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É por meio disso que se sabe quem toma certas decisões dentro do sector, quem se dirigir em
momentos específicos e o que fazer em eventuais problemas que podem aparecer durante o
dia a dia. Toda essa “árvore” de cargos e suas raízes devem estar registradas dentro de um
organograma, documento do qual poderá ser usado em eventuais consultas, desde por parte
do recursos humanos até pelos directores.
Dessa maneira, é criado uma distribuição dos poderes de cada um, onde cada pessoa sabe
quais são as acções que precisam ser executadas e o que lhe é delegado. Assim, ao
estabelecer uma hierarquia bem definida, os colaboradores sabem exactamente a quem
precisam responder, por exemplo: o estagiário ao gestor do sector, o gestor ao líder da equipa,
o líder da equipa ao CEO e assim por diante.
Depois disso, é preciso que aconteça o registro dessa organização, dando assim espaço para o
organograma.
Existem 3 níveis hierárquicos dentro de uma empresa que devem ser seguidos para que se
tenha uma melhor organização e foco diante da delegação de tarefas: Estratégico, Tático e
Operacional.
O Estratégico é considerado como o nível mais alto da hierarquia, é nessa divisão que estão
posicionados cargos como: CEO; Presidentes; Directores; Gestores. E todos aqueles que
tomam as decisões globais referentes a empresa.
O trabalho tem o objectivo de estudar a amplitude de controlo e níveis hierárquicos com foco
as organizações.
Definicao de conceitos
Desempenho é a capacidade de uma organização de atingir seus objectivos pelo uso eficiente
e eficaz de seus recursos.
Direcção é a função da gestão que utiliza a influência para activar e motivar as pessoas no
sentido de alcançar objectivos organizacionais.
Nível institucional é o nível da gestão mais elevado e aberto da organização, pelo facto de
interagir com o ambiente externo.
Nível intermediário é o nível da gestão que serve de ligação entre o nível institucional e o
nível operacional. É geralmente ocupado por gestores.
Nível operacional é o nível da gestão mais baixo da organização e que cuida da execução das
tarefas e actividades quotidianas.
organização
Uma organização é uma entidade social composta de pessoas que trabalham juntas e
deliberadamente estruturada numa divisão de trabalho para atingir um objectivo comum.
Quando dizemos que é uma entidade social deliberadamente estruturada queremos dizer que
as tarefas são divididas entre os seus membros, e a responsabilidade pelo seu desempenho é
atribuída a cada um dos membros da organização.
O propósito de qualquer organização é o de produzir um produto ou serviço para satisfazer
necessidades dos clientes, que podem ser consumidores, utilizadores, associados ou contri-
buintes. Daí a forte ênfase na qualidade do produto ou do serviço ao cliente como as forças
vitais de uma organização e as fontes da sua vantagem competitiva.
A amplitude de controle
A amplitude de controle pode ser usada para medir a eficiência de uma organização, desde
que seja considerada no contexto de estrutura organizacional. Normalmente, a amplitude de
controle é estreita ou ampla, cada uma com seus pontos fortes e fracos.
Período estreito
O vão estreito está associado a um estrutura organizacional hierárquica com muitos níveis de
relatórios. A gestão gasta mais tempo supervisionando os subordinados e há mais
oportunidades para crescimento e o desenvolvimento.
No entanto, um período estreito tende a ser mais caro, pois exige o recrutamento
comparativamente de mais pessoal administrativo.
Supervisão mais próxima – com menos subordinados sob um gerente, este último
pode fornecer supervisão mais frequente e detalhada. Isso reduz a autonomia do
funcionário, mas aumenta o escopo para feedback, orientação e clareza sobre tarefas e
funções.
Comunicação - os canais de comunicação são normalmente mais curtos e directos,
com uma amplitude de controle estreita, pois há menos níveis de gerenciamento. Isso
pode levar a uma comunicação mais eficaz e uma disseminação mais rápida de
informações.
Delegação limitada - com um número menor de subordinados capazes de dividir a
carga de trabalho, os gerentes podem se envolver mais nas operações do dia-a-dia em
comparação com uma empresa com maior amplitude de controle.
Grande extensão
Um amplo vão está associado a uma estrutura organizacional plana com menos níveis de
relatórios.
A gestão existe para responder a perguntas, resolver problemas e incentivar a capacitação dos
funcionários por meio de maior responsabilidade e poder de decisão.
Apesar dos benefícios de uma ampla extensão, a estrutura pode resultar em gerentes
sobrecarregados por subordinados que exigem altos níveis de direcção, suporte e supervisão.
Por outro lado, alguns subordinados que preferem receber instruções directas podem sentir
diminuição do moral e da satisfação no trabalho.
Níveis Organizacionais
O gestor é uma figura essencial e indispensável para as organizações, qualquer que seja o seu
tamanho ou tipo. E dentro das organizações, o gestor pode ser um presidente ou director, um
gestor ou um supervisor, dependendo do nível que ocupa. Por outras palavras, o gestor pode
estar situado num dos três níveis organizacionais: no nível institucional, intermediário ou
operacional de uma organização. Em cada um dos níveis organizacionais, o papel do gestor é
diferente.
Nível Operacional
É o nível de gestão mais baixo de todos. É o nível mais íntimo da organização e constitui a
base inferior do organograma. É o nível que executa e realiza as tarefas e actividades
quotidianas. Neste nível, o gestor deve possuir uma visão operacional. Recebe o nome de
supervisão de primeira linha, pois tem contacto directo com a execução ou operação, que é
realizada pelos funcionários não administrativos e operários que se incumbem da realização
das tarefas e actividades rotineiras do dia-a-dia da organização.
O Processo de Gestão
Desde meados do século XX, tornou-se prática comum definir a gestão em termos das suas
quatro funções específicas: planeamento, organização, direcção e controlo. Assim, a gestão é
o processo de planear, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização
e de utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objectivos
organizacionais previamente estabelecidos.
AMBIENTE EXTERNO
PLANEAMENTO
ENTRADAS SAÍDAS
CONTROLO ORGANIZAÇÃO
DIRECÇÃO
Processo significa uma sequência de funções que se sucedem. É um meio, método ou maneira
de conduzir certas actividades. Referimo-nos à gestão como um processo para enfatizar que
todos os gestores, independentemente dos seus níveis ou funções, se cruzam continuamente
em certas actividades inter-relacionadas – como planear, organizar, dirigir e controlar - para
alcançar os objectivos desejados.
Planeamento define o que a organização pretende fazer no futuro e como deverá fazê-lo. Por
essa razão, o planeamento é a primeira função da gestão, definindo os objectivos para o
futuro desempenho organizacional e decidindo sobre os recursos e tarefas necessários para
alcançá-los adequadamente. O planeamento produz planos que se baseiam em objectivos e
nos melhores procedimentos para alcançá-los adequadamente. Assim, planear envolve
solução de problemas e tomada de decisões quanto a alternativas para o futuro. O
planeamento, portanto, é o processo de estabelecer objectivos e o curso de acção adequado
para alcançar esses objectivos.
Direcção representa a colocação em marcha daquilo que foi planeado e organizado. Para
tanto, a direcção é a função da gestão que envolve o uso de influência para activar e motivar
as pessoas a alcançar os objectivos organizacionais. A direcção, portanto, é o processo de
influenciar e orientar as actividades relacionadas com as tarefas dos diversos membros da
equipa ou da organização como um todo.
Planeamento
Definir
objectivos e
meios para
Recursos Desempenho
Controlo Organização
Humanos Objectivos
Financeiros Monitorar as Delegar poder Produtos
Materiais actividades e para corrigir Serviços
Informação fazer as tarefas Eficiência
Tecnologia Eficácia
Direcção
Usar
influência
para motivar
As Competências do Gestor
Segundo Katz, o sucesso do gestor depende mais do seu desempenho do que dos seus traços
particulares de personalidade, daquilo que ele faz e não daquilo que ele é. E o seu
desempenho é o resultado de certas competências que o gestor possui e utiliza. Uma
competência é a capacidade de transformar conhecimento em acção e que resulta num
desempenho desejado.
Para Katz, existem três tipos de competências importantes para o desempenho bem sucedido
na gestão: as competências técnicas, humanas e conceptuais. As competências técnicas
envolvem o uso de conhecimento especializado e facilidade na execução de técnicas
relacionadas com o trabalho e com os procedimentos de realização. É o caso da competência
em contabilidade, programação de computador, engenharia etc. As competências técnicas
estão relacionadas com o fazer, isto é, com o trabalho com "coisas", como processos
materiais ou objectos físicos e concretos.
Competências
NÍVEL Conceptuais
INSTITUCIONAL
Competências
NÍVEL
INTERMEDIÁRIO Humanas
NÍVEL Competências
OPERACIONAL
Técnicas
Estas três competências duráveis conduzem o gestor ao sucesso nas suas actividades. No
decorrer deste manual, o leitor sentirá a preocupação constante de proporcionar e actualizar o
conhecimento, de formular a perspectiva e, sobretudo, de formar e impor a sua atitude.
Conhecimento
Know-how. Informação.
Actualização profissional.
Reciclagem contínua.
Atitude
Perspectiva
Objectivos
Produção Vendas Clientes Marketing I&D Desenvolvimento Departamentais
Objectivos
Individuais
Mensagem Externa
Objectivos e Planos
Operacionais
Objectivos Estratégicos
São os objectivos globais e amplos da organização e são definidos a longo prazo. Em termos
de horizonte de tempo, os objectivos estratégicos estão focalizados no longo prazo, isto é,
entre dois a cinco ou mais anos pela frente. Os objectivos tácticos estão voltados para um
horizonte de médio prazo de um ano (período fiscal ou contabilístico da maioria das
organizações), podendo, em alguns casos, chegar a dois anos. Os objectivos operacionais
quase sempre são imediatos e focalizados no curto prazo. A figura abaixo apresenta uma
visão da dimensão de tempo dos objectivos
Aumento do retorno
sobre o investimento Objectivos
organizacional Estratégicos
Aumento da Redução de
Produção Custos
Aumento da Redução de
Produção Custos
Objectivos
Tácticos
Utilização Aquisição de
intensiva dos recursos adicionais
recursos actuais
3. Distribuir a riqueza gerada. A riqueza gerada pela organização deve ser distribuída
proporcionalmente entre os parceiros que contribuíram para a sua criação. Assim,
accionistas, investidores, gestores, funcionários, fornecedores, clientes – todos
aqueles que directa ou indirectamente contribuíram para o sucesso da organização –
devem receber uma recompensa proporcional pela sua contribuição à organização.
Esse é o segredo do negócio: saber compartilhar o sucesso com aqueles que o
tornaram possível, de maneira que todos – sem nenhuma excepção – se sintam
motivados a continuar, manter ou incrementar os seus esforços para o sucesso
organizacional.
Conclusão
Referências Bibliográficas
1 Henry Mintzberg. "The manager's job: folklore and fact", Harvard Business Review,
vol. 53, Julho/ Agosto de 1975.
4 Clayton Netz. "Seja burro (e aguente as consequências) ", Exame, edição 637, 4 de
Junho de 1997.
5 Henry Mintzberg. The nature of managerial work, Nova York, Harper & Row, 1973.
Adaptado de Richard L. Daft. Management, Orlando, The Dryden Press, 1994.