Programa de Auditoria: Deptº de Compras

Governança

Avaliar a aderência às leis e regulamentos que regulam o processo de aquisições (importações

principalmente);

Observar os normativos vigentes, políticas de aquisição de materiais e serviços e

procedimentos internos (em especial cotação, licitação, etc.);

Analisar o Código de Conduta e a Política de Aquisição de Materiais e Serviços do grupo (itens

relacionados a contratações de Fornecedores);

Verificar a realização de treinamentos mandatórios (o time de compras, em geral, é

considerado “risk staff”, por lidar com entidades externas e negociar valores financeiros assim
sendo os treinamentos de compliance são extremamente importantes neste processo, em
especial aqueles exigidos pela Lei Anticorrupção brasileira; e

Atentar para aprovações de compras de acordo com tabela de alçada de aprovação da

empresa, de autoridades e delegações designadas pelo grupo e também avaliar a assinatura do
contrato com o fornecedor versus as procurações vigentes na empresa.

Processos e Controles

Analisar a estratégia e planejamento das compras para determinado período (geralmente para
um exercício). Vale lembrar que nem sempre as compras têm como principal “drive” o preço,
pode ser qualidade, prazo ou ainda ser um fornecedor exclusivo (incluir isso na análise);

Avaliar a gestão do cadastro de fornecedores e prestadores (cadastros duplicados, CNPJs

duplicados, empresas que atualizaram razão social e possuem dois ou mais cadastros, tudo isso
pode ser uma forma do fornecedor driblar os controles de homologação da empresa), portanto
é necessário envidar esforços no sentido de revisar pelo menos uma vez ao ano o cadastro de
fornecedores e retirar os fornecedores sem movimento por mais de 6 meses, obrigando dessa
forma a manter o cadastro sempre limpo e atualizado, inclusive quanto aos dados bancários
dos mesmos;

Verificar os controles de homologação (verificar a existência de bloqueios de fornecedores e os

motivos do bloqueio, quem pode bloquear, como são as regras de homologação e bloqueio,
etc.);

Verificar a gestão de fornecedores estratégicos (especialmente para serviços e para grandes

compras), analisar a saúde econômico-financeira (verificar se o fornecedor consegue fornecer
o escopo contratado com margem de segurança), “background check” (antecedentes do
fornecedor), avaliar a existência de grau de parentesco com profissionais da companhia
(inadmissível, porta aberta para fraude), etc.;

Data: 11/12/2023 MLM

Verificar e mensurar a quantidade de pagamentos emergenciais (sem passar pelo Centro
Nacional de Automação Bancária – CNAB) que vem sendo realizados por fora do atual sistema
de compras e tentar minimizar ou extinguir tal prática;

Avaliar o fluxo de cotação, seleção e escolha de propostas comerciais (formalização de

declínios, qualificações técnicas e comerciais, checando se todas as propostas possuem retorno
do fornecedor, mesmo que seja um declínio, verificar quem qualificou ou desqualificou as
propostas técnicas, avaliar a qualidade da inserção das informações das propostas no quadro
comparativo comercial e se estão comparando o mesmo bem ou serviço, se preços e prazos
estão conforme a proposta, etc.);

Testar o processo de apuração de “savings” de suprimentos e rastreabilidade das informações

que o embasa (O “saving” é um dos principais KPI´s de compras), verificar se o preço não foi
inflado no momento de planejamento a fim de dar “saving” ou ter margem de manobra na
hora da compra;

Analisar a gestão dos processos de compras (especialmente emergenciais, opções técnicas e

fornecedores exclusivos, não podem ser regra, nem ter altos índices). Se tudo for emergencial
ou tiver fornecedor exclusivo, pode ser forte indício que não estão seguindo o procedimento
de compras (estão “by-passando” o processo). Uma boa saída é sempre questionar compras
emergenciais em contraposição com o planejamento da aquisição (ou seja, se a compra tiver
sido planejada, porque fazer uma compra emergencial, então não foi bem planejada). Outro
contraponto se dá ao fato de ter muitos fornecedores exclusivos (são exclusivos por quê? Só
eles prestam este tipo de fornecimento? Em caso contrário sempre existirá outros “players”
para consultar e para que a empresa não vire “refém” de nenhum desses fornecedores);

Verificar o processo de avaliação de fornecedores/prestadores (IQF – Índice de Qualificação de

Fornecedores) e ações de remediação (verificando se existe uma retroalimentação do processo
de compras, incluindo avaliações de fornecedores com ratings de fornecimento, inclusão de
históricos, etc., a fim de não contratar novamente fornecedores com baixa performance,
somente com base em bons preços);

Verificar a gestão do controle de arquivamento de documentação dos processos de compras (é

necessário que esteja disponível e rastreável, inclusive os envios de carta convite, declínios,
propostas, alinhamentos técnicos, propostas, contratos, etc.);

Verificar a gestão das contratações com adiantamentos financeiros (esse é um ponto bem
sensível e deve ser olhado com especial atenção) para que não ocorram pagamentos em
duplicidade por falta de um controle efetivo; e

Verificar o controle das garantias vinculadas, caso existam (avaliando as vigências das garantias
fiduciárias, seguros e etc.).

Sistemas de gestão e suporte

Verificar os controles de acessos, segregação de funções e parametrizações das alçadas de

aprovação sistêmicas para aquisições (verificar se refletem a hierarquia desejada e aprovada
pelo grupo);

Data: 11/12/2023 MLM

Verificar os sistemas de gestão e suporte de arquivamento dos processos e registro das
transações (avaliar os acessos as pastas de arquivamento para não serem alterados após
arquivamento definitivo);

Verificar e avaliar como a área de compras está “interfaceando” informações de propostas com
fornecedores, se existe a inclusão de avaliador técnico nas negociações técnicas de escopo, se
existe a abertura de propostas por um grupo colegiado (para propostas de alto valor), atentar
para o prazo de recebimento das propostas (deve ser rígido com relação a isso, pois a proposta
recebida após o prazo pode conter vazamento de informações das propostas anteriores e
favorecer o fornecedor que costuma sempre atrasar, ou seja, se sempre o último fornecedor
estiver ganhando as concorrências).

Data: 11/12/2023 MLM