Tudo bem explicadinho

por Reinaldo Polito

Um erro comum nas apresentações é o de desenvolver o assunto central, a

mensagem principal, sem que os ouvintes estejam devidamente preparados para recebê-lo.
Antes de expor um assunto você deverá sempre verificar até que ponto as pessoas
conhecem sobre as informações que irá transmitir. Todos os dados que puderem auxiliar os
ouvintes para que entendam bem a mensagem deverão ser antes comunicados. Conforme
vimos nas últimas semanas, se você tiver de dar a solução a um problema, conte antes qual
é o problema. Se tiver de falar sobre um assunto novo, atual, faça antes um retrospecto, fale
um pouco do passado para que compreendam com mais facilidade o presente. Hoje, vou
mostrar como você poderá agir para facilitar o entendimento dos ouvintes quando desejar
explicar os detalhes para uma solução dada.
Imagine que todos os departamentos de sua empresa estejam devidamente
informatizados, mas que há um setor ainda controlado na cadernetinha. Lógico que há
muitos anos esse tipo de controle já não funciona nem ao menos para organizar os
pequenos botecos da periferia. Por isso, você resolve abrir a burra, soltar a mão de
reumatismo e investir em equipamentos que possam informatizar esse último moicano.
Terminada a operação que, além do dinheiro, consumiu pouco mais do que um telefonema e
uma tarde de trabalho, você reúne a tropa para comunicar o grande feito. Observe que seu
objetivo nessa apresentação não é o de falar sobre a informatização em si, mas sim dos
detalhes todos que a envolvem, como, por exemplo, o melhor controle de estoque, a
velocidade dos relatórios, a adequada distribuição dos territórios dos vendedores, as
oscilações das vendas, enfim, todas as conseqüências do investimento realizado. Significa
que você irá citar o processo de informatização como base de preparação para que os
ouvintes compreendam com mais facilidade o assunto principal, e este seriam os detalhes
proporcionados pelas mudanças ocorridas no setor.
Vamos a um outro exemplo. Em sua cidade há dois bairros importantes separados por
um rio. Para irem de um lado ao outro os habitantes precisam dar uma volta enorme, ou
então fazer a travessia de barco, que, entretanto, nem sempre está disponível. Você, como
bom prefeito, de olho na reeleição, atende a uma antiga reivindicação dos munícipes, faz um
empréstimo e constrói a tão esperada ponte. Durante sua campanha a construção desta
ponte será mencionada à exaustão em todos os comícios. Só que a ponte que é a solução
de um problema será utilizada como preparação para o assunto principal, que neste caso
também se constituirá dos detalhes, como o investimento realizado, a mão de obra
empregada, o desenvolvimento das empresas da região, fornecedoras de produtos e
serviços, enfim os pormenores ligados direta ou indiretamente àquela construção.
Essa é uma boa regra a ser seguida: quando a solução de um problema se
transformar em detalhes que justifiquem uma apresentação, use a solução como preparação
para facilitar o entendimento dos ouvintes e suas conseqüências como o assunto principal.
Fique atento a esses conceitos, pois as apresentações, em que os detalhes de uma
solução precisam ser explicados, são muito importantes porque, de maneira geral, servem
para valorizar um feito, justificar um investimento ou empreendimento, ou, o que é ainda mais
comum, persuadir sobre sua utilidade.