NOES DE ARQUIVOLOGIA

PROF. LIDA MENEZES

CONCURSO TRE/MS
NEON CONCURSOS

ARQUIVOLOGIA MTODOS E TCNICAS DE

ARQUIVO

Finalidade:
-Preservao
-Acesso informao de seus documentos que
servem Administrao e Histria
- Base terica e prtica para que se
compreenda o processo evolutivo da
humanidade.
-Funes e atividades dos rgos produtores,
seja pessoa fsica, jurdica, pblica ou privada.
Portanto, arquivos organizados, e nunca
fragmentados.

TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA

Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo.

Acesso possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de

autorizao legal.

Acondicionamento embalagem destinada a proteger os documentos e a

facilitar seu manuseio.

Acumulao formao progressiva, natural e orgnica do arquivo.

Armazenamento guarda de documento em mobilirio ou equipamentos

prprios em reas que lhes so destinadas.

Arquivamento conjunto das operaes de acondicionamento e

armazenamento de documentos.

Arquivista profissional de arquivo, de nvel superior.

ARQUIVSTICA
Disciplina tambm conhecida como

arquivologia que tem por objeto o

conhecimento da natureza dos arquivos e das
teorias, mtodos e tcnicas a serem observados
na sua constituio, organizao,
desenvolvimento e utilizao.

ARQUIVO

Conjunto de documentos que independentemente da

natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao
ao longo das atividades de pessoas fsicas ou
jurdicas, publicas ou privadas.

Entidade administrativa responsvel pela custdia,

pelo tratamento documental e pela utilizao dos
arquivos sob sua jurisdio.

Edifcio em que so guardados os arquivos

Mvel destinado a guarda de documentos.

CONSERVAO
Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a
proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte
utilizado.
CLIMATIZAO
Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes,
por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma
atmosfera conservao.

RGOS DE DOCUMENTAO
ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noes
que se confundiram por muito tempo, no s
pela finalidade e forma fsica dos documentos,
mas tambm, porque estas instituies tinham o
mesmo objetivo. Elas funcionavam como
grandes depsitos de documentos de qualquer
espcie, produzidos pelo homem.
As trs tem a funo de guardar, mas seus
objetivos so diferentes, podendo ser assim
definidos:

Arquivo
o conjunto de documentos que

independentemente da natureza ou
suporte, so reunidos por
acumulao ao longo das atividades
de pessoas fsicas ou jurdicas,
publicas ou privadas, visando a
utilidade que podero oferecer no
futuro.

Biblioteca
o conjunto de material, em sua

maioria impresso, disposto

ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta.

Museus
Instituies de interesse pblico, criada com a
finalidade de conservar, estudar e colocar a
disposio do pblico conjuntos de peas e
objetos de valor cultural. Observa-se, ento que
as finalidades das Bibliotecas e dos Museus
so essencialmente CULTURAIS, enquanto que
as dos Arquivos so FUNCIONAIS, porm o
valor cultural existe, uma vez que constituem a
base fundamental para o conhecimento da
Histria.

ESTGIOS DE EVOLUO
TEORIA DAS TRES IDADES
Para que os arquivos possam

desempenhar suas funes, torna-se

indispensvel que os documentos estejam
dispostos de forma a servir o usurio com
preciso e rapidez. A metodologia a ser
adotada dever atender as necessidades
da instituio a que serve, como tambm,
a cada estgio de evoluo por que
passam os arquivos.

Arquivo de 1 Idade ou Corrente

Constitudos de documentos em curso ou

consultados frequentemente, conservados

nos escritrios ou nas reparties que se
recebem e os produziram em
dependncias prximas de fcil acesso.

Arquivo de 2 Idade ou
Intermedirio
Constitudo de documentos que deixara

de ser freqentes consultados, mas cujos

rgos que os receberam e os produziram
podem ainda solicit-los. A permanncia
dos documentos nesses arquivos
transitria.

Arquivo de 3 Idade ou
Permanente
Constitudo de documentos que perderam
todo valor de natureza administrativa e que
conservam em razo de seu valor histrico
(probatrio e informativo) os meios de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes
so os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases, corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os
documentos e, consequentemente, uma
organizao adequada.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A escolha do mtodo de arquivamento

deve considerar as caractersticas dos

documentos a serem classificados.
Os mtodos bsicos de arquivamento
mais utilizados so os seguintes:
Alfabtico;
Geogrfico;
Numrico simples;
Ideogrfico.

Mtodo Alfabtico

Elemento principal o nome, neste mtodo no

necessrio consultar ndices para se localizar
os documentos. As fichas ou pastas so
colocadas em ordem alfabtica, segundo as
regras gerais de Alfabetizao.
Considera-se, primeiro, o ltimo sobrenome,
depois o prenome.
Exemplos: Jorge Elias de Alencar
Eduardo Fonseca
Arquivam-se: Alencar, Jorge Elias de
Fonseca, Eduardo

 Quando houver sobrenomes iguais,

prevalece a ordem alfabtica do prenome:

Exemplos: Zulmira Albuquerque
Sandra Albuquerque
Arquivam-se: Albuquerque, Sandra
Albuquerque, Zulmira

 Empresas com nomes abreviados

so considerados como se tivessem

escritos por extenso.
Exemplos: Cia. Eletricidade de Brasl
Telebraslia
Arquivam-se: Companhia de Eletricidade de
Braslia
Telecomunicaes de Braslia

 Sobrenomes compostos ligados por

hfens tero entrada pela primeira parte.

Exemplos: Osmar Vilas-Boas
Bianca Duque-Estrada
Arquivam-se: Duque-Estrada, Bianca
Vilas-Boas, Osmar

 Se o nome for composto de dois

sobrenomes ligados pela partcula e,

estes sero considerados compostos.
Exemplos: Regina Costa e Silva
Srgio Moura e Santos
Arquivam-se: Costa e Silva, Regina
Moura e Santos, Srgio

 Os nomes com Santo, Santa e So,

seguem a regra dos nomes formados de

um substantivo e um adjetivo.
Exemplos: Maria Santa Clara
Jos So Marcos
Igor Santo Amaro
Arquivam-se: Santa Clara, Maria
Santo Amaro, Igor
So Marcos, Jos

 Ttulos como Doutor, General, Conde,

Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre

parnteses.
Exemplos: Doutor, Abel de Almeida
Ministro Dilson Funaro
Arquivam-se: Almeida, Abel de (Doutor)
Funaro, Dilson (Ministro)

Os nomes que exprimem grau de parentesco com

Jnior, Filho, Sobrinho, Neto, so considerados partes
integrantes do ltimo sobrenome, mas no so
considerados pela alfabetao.

Exemplos: Janana Antunes Neta

Carlos Santos Jnior
Marcos Lima Sobrinho
Mario Dutra Filho
Arquivam-se: Antunes Neta, Janana
Dutra Filho, Mario
Lima Sobrinho, Marcos
Santos Junior, Carlos

Nomes orientais Japoneses, Chineses e

rabes so registrados como se apresentam.

Exemplos: Chen Tai-Chien

Roin Ko-Sheng
Al Bem Hur
Arquivam-se: Al Ben Hur
Chen Tai-Chien
Roin Ko-Sheng

 Os nome espanhis: sobrenome paterno

antecede o materno, no devendo ser

abreviado. por este que se deve entrar.
Exemplos: Jorge Pin Y Soler
Silvia Perez Fontana
Arquivam-se: Perez Fontana, Silvia
Pin Y Soler, Jorge

 As firmas, empresas, instituies e rgos

governamentais devem ser considerados

tais como se apresentam.
Exemplos: C & Modas
J. Cmara & Irmos S/A

Os congressos, conferncias, reunies, assemblias,

quando precedidas de nmero, que estejam em
algarismos ou por extenso, entraro pelo nome e os
nmeros so colocados no fim entre parnteses.
Exemplos: 5 Congresso de Psicologia
20 Reunio da Associao Comercial.
Arquivam-se: Congresso de Psicologia (5)
Reunio da Associao Comercial (20)