1

Introdução 3
Como funciona este e-book 7
O que é administração do tempo? 10
Análise Pessoal 13
Descubra o seu porquê 14
Determine as suas metas 20
Novos Hábitos 27
Mudança de hábitos 28
1º Hábito: Capture 35
2º Hábito: Processe 41
3º Hábito: Planeje o seu dia 44
Hora da ação 49
Problemas Resolvidos 51
Como ter foco no trabalho 52
Como evitar a procrastinação 54
Conclusão 56
 3

Há cerca de 5 anos, entrei nesse mundo de melhoria de produtividade e

administração do tempo.

Tudo começou, quando eu tinha acabado de entrar em um novo

emprego e diariamente me deparava com uma grande quantidade de
atividades que não sabia como lidar.

Eu começava uma atividade e depois de alguns minutos, já estava

fazendo outra coisa que não tinha relação alguma com a anterior.

Esse problema resultava em muita perda de tempo, e no final de tudo,

eu nunca terminava o que propunha a fazer no tempo .

Eu chegava em casa frustrado, pois percebia que o meu dia passava e

não produzia nada relevante. E que mesmo em alguns meses
trabalhando, eu não conseguia terminar nada significativo.

Tanto que entre os meus colegas de trabalho, eu era considerado como o

“cara que não tinha foco”.

Até que um dia resolvi mudar essa situação e comecei a pesquisar

diversos métodos e livros sobre administração de tempo e
produtividade.
 4

Foi uma busca intensa por novos materiais. Cada dia que passava, eu me
sentia mais desafiado a encontrar soluções e colocá-las em prática no
trabalho.

No meio dessa busca, encontrei materiais de baixa qualidade, que

ensinavam métodos antiquados e complexos que só me faziam perder
tempo.

Por outro lado, conheci materiais de grandes experts, como: David Allen,
Christian Barbosa e Leo Babauta.

Os materiais (vídeos e livros) desses autores fizeram que eu me tornasse

cada vez mais organizado e produzisse mais.

Os resultados começaram a aparecer, as atividades que eu nunca

terminava, começaram a ser entregues no prazo.

Foi só uma questão de tempo para ser elogiado pelo aumento na

produtividade e também por “encontrar o foco”.
 5

Primeiros Resultados

Nos primeiros meses que apliquei o que aprendi, notei que tinha mais
tempo livre.

Eu trabalhava e estudava, consegui uma pequena janela de tempo e,

logo, me desafiei a ir para a academia.

Criei esse novo hábito de praticar atividades físicas, que mantenho até
hoje, 5 anos depois. Uma grande melhoria na minha qualidade de vida.

O que consegui?

Uma das coisas que explicarei neste livro, é que a importância de se

realizar coisas significativas, sem deixar o seu dia em branco, vai além de
apenas ter tempo livre.

Isso foi importante porque, nesses 5 anos, pude me dedicar ao trabalho

e às atividades físicas, fazer um MBA no exterior, ter tempo livre para
estar com a minha família e amigos, estudar em casa e criar o Faça
Acontecer.
 6

Neste livro, relatarei minhas experiências nessa minha jornada, além de

oferecer dicas e hábitos valiosos que melhorarão a sua produtividade.

Ao invés de você quebrar a cabeça procurando diversos métodos e

passar pelo que passei no começo da minha jornada, você encontrará a
síntese dos melhores métodos neste livro.

Também quero deixar claro que não sou um especialista no tema (como
os que foram citados anteriormente), mas meu interesse pela
administração do tempo, aliado à minha vontade de mudar, fez com que
eu tivesse ótimos resultados.

Muitas pessoas tiveram ótimos resultados com as mudanças propostas

neste e-book, e tenho toda a certeza que você também terá.
 7

Este livro é dividido em 3 partes.

- Análise pessoal e Planejamento

Na análise pessoal, você fará uma análise da sua situação atual.

Entenderá o real motivo que o leva a querer melhorar a sua
produtividade.

Cada pessoa tem um motivo diferente.

1º Exemplo

Existem pais que passam grande parte do seu tempo trabalhando e se

dedicam pouco a família. Veem que a infância dos seus filhos passará, e
que do jeito que as coisas andam, perderá esse momento incrível da vida
dos seus filhos.

Por isso, almejam ter tempo livre para poder aproveitar esses momentos
com a família.
 8

2º Exemplo

Existe também casos de pessoas que querem ter tempo para fazer
atividades físicas (como foi o meu caso).

Já prometeram diversas vezes que começariam a praticar um esporte,

como correr, ir à academia ou, pelo menos, caminhar em um parque. No
entanto, depois de dias intensos de trabalho, não têm energia para fazer
nada.

Eu poderia listar dezenas de exemplos, mas estenderia muito este

começo de livro.

O que este capítulo propõe é verificar o propósito que o leva a querer ter
maior tempo livre. É ele que te motivará todos os dias a ter mais tempo
livre.

Depois de definir seu o seu motivo, chega a hora de criar uma meta. Ou
seja, você colocará no papel o que pretende alcançar assim que tiver
maior tempo livre ou for mais produtivo.
 9

- Mudança de Hábitos

Para ser mais produtivo não basta apenas ler o livro.

Uma boa administração do tempo é composta pela aquisição de hábitos

produtivos na sua vida.

Na segunda parte do livro, apresentarei três diferentes hábitos que farão

com que você aumente a sua produtividade.

O método que proponho consiste na aquisição desses três hábitos em

um período de 3 meses ou um hábito a cada 30 dias. Caso você siga essa
mudança de hábitos, verá uma melhora na forma como utiliza seu
tempo.

- Problemas Resolvidos

Na última parte do livro, escrevo sobre dois problemas típicos de

produtividade e como podemos resolvê-los. Os problemas são: como ter
mais foco e como vencer a procrastinação.
 10

A administração do tempo, segundo o Wikipedia, é o

O ato ou processo de planejamento e controle consciente sobre a quantidade
de tempo gasto em atividades específicas, especialmente para aumentar a
eficácia, eficiência ou produtividade.

Com essa definição, parece que a administração do tempo é um bicho de

sete cabeças. Mas não se preocupe, eu simplificarei.

Se você está lendo esse livro é porque:

1. Quer usar melhor o seu tempo

2. Ter mais tempo livre

Quando você quer usar melhor o seu tempo, você quer ter mais
produtividade, ou seja, controlar melhor o tempo para fazer as tarefas,
produzindo mais trabalhos de qualidade em menos tempo.

Assim, uma pessoa que normalmente fica até depois do expediente para
terminar trabalhos que restam, ao começar a estudar e aplicar os
conceitos nesse livro, concluirá seus trabalhos mais cedo e poderá chegar
em casa no horário.
 11

Agora, quando você quer ter mais tempo livre, significa que você
consegue ser produtivo e, ao mesmo tempo, definiu as prioridades na
sua vida. O “tempo livre” é o período que todos ansiamos para fazer as
coisas que sempre adiamos, como:
• 1 hora diária que você precisa para ir à academia,
• Noites livres para dar atenção à sua família,
• Tempo focado para estudar ou criar uma empresa do zero.

Mas administração do tempo seria o termo mais correto para isso?

Em minha opinião, não. Afinal, não conseguimos administrar o tempo!

Como conseguimos administrar algo que é imutável? Todos nós temos as

mesmas 24 horas por dia.

No entanto, existem pessoas que conseguem fazer de tudo e colher bons

resultados, parecendo super-heróis. O que difere esses “super-heróis”
de nós, meros mortais, é a forma como utilizamos o tempo.
 12

Mas como utilizar melhor o seu tempo?

Esse é o tema do livro. Depois de você fizer as atividades de análise

pessoal e criar novos hábitos, que é o que proponho neste livro, você
terá uma melhora considerável na utilização do seu tempo e colherá
resultados fantásticos.

Imagine agora você com mais tempo livre e produzindo mais no trabalho
e em casa! É isso que você quer?

Então continue lendo este e-book, que será uma fonte valiosa para o seu
desenvolvimento pessoal.

Neste livro você aprenderá:

• Definir o que é realmente importante para você

• Como adquirir hábitos produtivos

• Vencer os maiores vilões de produtividade

13
 14

Como você já chegou até esta parte do livro, percebo que você
realmente quer aprender a ser mais produtivo e ter mais tempo livre.

Mas agora te faço uma pergunta:

Por que você quer isso?

O primeiro passo para melhorar a sua produtividade é entender o

motivo que o leva a querer isso.

Afinal, por que você quer ter mais tempo livre ou produzir mais?

Para algumas pessoas, querer ser mais produtivo pode levar a que elas
sejam promovidas. Afinal, elas produzirão mais e, assim, realizarão mais
atividades importantes, podendo ser recompensadas por isso.

Outras pessoas, por exemplo, querem ter mais tempo livre para poder
estudar. Elas não aguentam mais adiar a promessa de fazer uma
faculdade por causa da “falta de tempo”.

Existem também os casos de pessoas que querem mais tempo livre para
melhorar a sua saúde, usando esse tempo para descansar, praticar algum
exercício, fazer um check-up ou só para ter maior tempo e não depender
tanto de fast food.
 15

Na verdade, existem inúmeros motivos que podem fazer com que você
queira ser mais produtivo e ter mais tempo livre.

Os exemplos anteriores, mostram alguns perfis mais comuns, de pessoas

que procuram a administração do tempo para mudar suas carreiras, sua
educação e sua saúde.

- Motivação

Ao descobrir o seu Porquê (o seu motivo ou propósito), você encontrará

uma motivação sempre que estiver desanimado.

No primeiro exemplo que citei, da pessoa que quer produzir mais para
ser promovida, caso ela acorde desanimada em um dia ou receba um
feedback negativo no trabalho, ela encontrará forças no seu “Porquê”,
que é ser promovida.

Por isso, gostaria que você fizesse o seguinte exercício: os 5 Porquês.

 16

Os 5 Porquês

Esse exercício foi baseado numa técnica japonesa utilizada pelo sistema
de produção da Toyota nos anos de 1970, chamada 5 whys (5 Porquês).

Ele ajudará você a entender qual é a real motivação para ter o controle
do seu tempo. Com esse exercício, você saberá o que está procurando de
verdade na sua vida ou carreira.

O exercício é simples e funciona da seguinte maneira: você deve

responder a 5 porquês seguidos até achar a sua mais profunda
motivação.

Você começa com essa pergunta:

Por que eu quero administrar o meu tempo? (1º Porquê)

Assim que você responder, pergunte-se novamente:

Por que + “resposta da primeira pergunta” ? (2º Porquê)

A partir da resposta, você deverá perguntar-se “Por que” no total de 5

vezes.
 17

Se você não entendeu nada, não tem problema. A melhor forma de

explicar essa atividade é por meio de um exemplo.

Exemplo da pessoa que quer ser promovida

[1º Porquê] Por que eu quero administrar o meu tempo?

(Resposta) Eu quero administrar o meu tempo para produzir mais no

trabalho e realizar atividades mais importantes.

[2º Porquê] Por que eu quero produzir mais no trabalho e realizar

atividades mais importantes?

(Resposta) Para que meu chefe reconheça a minha contribuição na

empresa, e eu me tornar uma peça fundamental na minha equipe.

[3º Porquê] Por que eu quero que meu chefe reconheça a minha
contribuição na empresa e me tornar uma peça fundamental na equipe?

(Resposta) Para que eu consiga ser promovido até o final o ano.

 18

[4º Porquê] Por que eu quero ser promovido?

(Resposta) Para ter um aumento no meu salário.

[5º Porquê] Por que eu quero ter um aumento no salário?

(Resposta Final) Para eu ter uma quantia de dinheiro sobrando para

comprar a minha própria casa.

Pronto!

Depois de tantos “porquês” no exemplo acima, foi descoberta a real

motivação, que é a de ter dinheiro para comprar a própria casa.

É essa motivação que será o combustível que dará a energia necessária

para a pessoa todos os dias.

Ela se sentirá motivada a aplicar todos os conhecimentos que está

aprendendo neste livro e tentará sempre melhorar a sua produtividade.
 19

E você, qual é o seu “Porquê”?

Faça o exercício dos 5 Porquês, ele é muito importante para você

encontrar o motivo de administrar melhor o tempo e o ânimo necessário
para fazer essa mudança em sua vida!
 20

Agora que você sabe a sua principal motivação para aproveitar algumas
horas livres por dia e ser mais produtivo, chegou a hora de estipular as
suas metas.

As suas metas estão diretamente relacionadas com a resposta do 5º

Porquê definido na atividade anterior.

A resposta final dada no exemplo da atividade dos 5 Porquês era o de

ganhar dinheiro para comprar uma casa. Agora, é o momento de
determinar uma meta como “arrecadar em 1 ano o dinheiro suficiente
para dar entrada no pagamento da minha casa”.

Outro exemplo é o de um “porquê” de “emagrecer de modo que eu

tenha mais saúde e qualidade de vida”.

Assim, a meta pode ser determinada como “Emagrecer 6 kg em 3 meses,

a partir de uma reeducação alimentar e prática de exercícios físicos na
academia três vezes por semana”.
 21

Se você observar, este último exemplo de meta é bem detalhado, pois

explica:
– Quantos quilos a pessoa quer perder (6 kg)
– O prazo para atingir esse objetivo (3 meses)
– A maneira como vai conseguir atingir esse objetivo (com
reeducação alimentar e prática de atividades físicas na
academia três vezes por semana)

As metas são assim, bem detalhadas e motivadoras. Neste capítulo,

ensinarei a você como criar uma meta nesses padrões seguindo a
Metodologia S.M.A.R.T.

Mas, o que é a Meta S.M.A.R.T.? Smart é uma sigla para os seguintes

termos em inglês: Specific (Específica), Measurable (Mensurável),
Attainable (Alcançável), Relevant(Relevante) e Timely (Temporal).

Para ajudar você a definir Metas Smart, utilizarei o exemplo dado

anteriormente para ilustrar como definir uma meta seguindo essa
metodologia.
 22

Específica

Uma meta específica tem uma chance muito maior de ser realizada do
que uma generalista.

Um objetivo vago poderia ser “ficar em forma” e um objetivo específico

seria “entrar em uma academia e treinar três vezes por semana”.

Mensurável

Você deve estabelecer critérios para mensurar os resultados dos seus

objetivos.

No caso da meta “entrar em uma academia e treinar três vezes por

semana” você não estabeleceu nenhuma métrica.

Já na meta “entrar em uma academia, treinar três vezes por semana e

perder 6 kg” já inclui uma métrica.

Assim, você conseguirá verificar a eficácia do seu esforço através dos

quilos perdidos e o quanto falta para alcançar a métrica de 6 kg.
 23

Atingível

A meta tem que ser atingível. Não adianta criar objetivos mirabolantes
que dificilmente serão atingidos.

Portanto, não adianta uma pessoa querer perder 20 kg em 3 meses, se

para ela, perder essa quantia é impossível.

O inverso também seria se a pessoa quisesse perder 1 kg em 6 meses.

Essa é uma meta bem fácil e pouco desafiadora.

A sua meta deve ser ao mesmo tempo alcançável e desafiadora.

Relevante

Essa meta é realmente relevante para você?

Aqui você verificará se vale mesmo a pena investir seu tempo para
atingir essa meta.

No exemplo da perda de peso, essa mudança pode ter uma grande

relevância para a pessoa, devido a melhoria na saúde ou na estética.
 24

Todas as metas que estejam vinculadas ao nosso Porquê são relevantes,

já que estão relacionadas com uma forte motivação interna.

Temporal

Também é necessário definir um prazo para que o seu objetivo seja

alcançado.

No caso do emagrecimento, a meta ideal seria: “entrar na academia,

treinar três vezes por semana, perder 6 kg em 3 meses”. Assim será
estabelecido um prazo (3 meses) para atingir o objetivo.

Agora é a sua vez

Como você aprendeu a criar as suas metas seguindo a metodologia

S.M.A.R.T, chegou a momento de mais uma atividade.

A atividade que proponho agora também é bem simples. Você deve

analisar o motivo (resposta do 5º Porquê) e criar uma, apenas uma, meta
relacionada a ele.

Utilize o metodologia que expliquei para detalhar a sua meta.

 25

Assim que você começar a fazer a atividade, poderá achar que a

metodologia S.M.A.R.T se baseia em uma série de regras sem sentido. No
entanto, eu te garanto que depois que você começar a definir as suas
metas utilizando esta metodologia e alcançar resultados, dificilmente
deixará de usá-la.

Eu utilizo a metodologia S.M.A.R.T. há anos! E ela tem se mostrado muito

útil para a minha evolução pessoal e profissional.

Realização das atividades

Outra observação importante é em relação à realização das atividades

propostas. Muitas pessoas que leem livros como este, que propõem
atividades para o leitor colocar em prática o que leu, deixam para realizá-
las depois.

Por mais que pareça fácil, no início, deixar as atividades para depois ou
realizá-las mentalmente, peço que você pegue uma folha de papel e faça
as atividades propostas, a dos 5 porquês e das metas S.M.A.R.T.

Segundo estudos, ao colocar a sua meta no papel, além de torná-la clara,

esta ação também te motivará mais a alcançá-la.
 26

Você usufruirá de todo o conteúdo desse e-book e poderá fazer uma

grande mudança na sua vida, caso coloque em prática as dicas que
ofereço nas atividades propostas.

Se você optar por ler o livro de forma passiva, deixando para depois,
correrá o risco de nunca implementar nenhuma mudança em sua vida,
fazendo com que a leitura deste livro tenha sido em vão.

Você verá nas próximas páginas que uma administração de tempo eficaz
está relacionada à sua forma de AGIR e à sua mudança de hábitos.
27
 28

Existem duas maneiras de ser mais produtivo: realizando pequenas

ações pontuais e mudando hábitos.

No primeiro caso, as ações pontuais farão uma pequena melhoria na sua

produtividade, mas o ajudarão bastante a dar o primeiro passo.

Existem algumas ações que podem ser feitas e melhoram a sua

produtividade rapidamente, como a organização do seu ambiente de
trabalho e o cancelamento de atividades ou eventos que não têm
importância.

No blog Faça Acontecer, publico algumas maneiras pontuais para ser

mais produtivo. Se você baixou este e-book diretamente do site,
receberá pelo e-mail diversas dicas sobre o assunto.

No segundo caso, a mudança da hábitos, demora um pouco para ser

implementada, no entanto, gerará um resultado duradouro para você.

Como a proposta desse livro é oferecer uma mudança de longo prazo na

sua vida, começaremos pela mudança de alguns simples hábitos.
 29

No meu caso, melhorei a forma como lido com o tempo quando adquiri
cada um desses hábitos que irei explicar aqui. Eles são bastante simples e
fizeram o meu dia a dia muito mais produtivo.

Mas como adquirir novos hábitos?

Adquirir um novo hábito não é algo que se realiza do dia para a noite, ele
demora alguns dias para que esteja presente na sua rotina de maneira
quase automática.

Alguns especialistas indicam que há uma demora 21 dias para se formar

um novo hábito, enquanto outros afirmam que são 30 dias.

Pesquisas recentes informam que há uma demora de 18 a 254 dias para

adquirir um hábito.

Ou seja, não é realizando uma mesma atividade por uma semana que ela
se tornará um hábito.

Neste e-book vamos usar como referência o período de 30 dias.

 30

Muitos autores famosos na área de desenvolvimento pessoal como, por

exemplo, Steve Pavlina (StevePavlina.com) e Leo Babauta (Zen Habits)
realizaram grandes mudanças em suas vidas focando na mudança de
hábitos no período de 30 dias, o que é conhecido como o Desafio dos 30
dias.

No caso de Steve Pavlina, ao fazer diversos Desafios dos 30 Dias ele já

conseguiu:
• Criar o hábito de organizar sua casa diariamente
• Se tornar vegetariano
• Largar cigarro, bebida alcoólica e fast food
• Ler diariamente
• Praticar atividade física todos os dias

Logo, o desafio dos 30 dias tem um poder enorme, não só na melhoria

da sua administração do tempo, como também na mudança de qualquer
hábito.

Existe um vídeo de uma apresentação feita por Matt Cutts (blogueiro e

funcionário do Google) no TED Talks, no qual ele explica os benefícios do
desafio dos 30 dias em sua vida.
 31

O vídeo é bem curto, tem cerca de 3 minutos e recomendo que você

assista para entender melhor o desafio dos 30 dias.

Cl

ique aqui para assistir

O idioma do vídeo é o inglês, porém você pode selecionar legendas em

português.
 32

Quais são os Hábitos?

Os hábitos que proponho que sejam seguidos no desafio dos 30 dias

foram retirados e adaptados do ótimo livro chamado Zen to Done, do Leo
Babauta, autor do blog Zen Habits. Eles são:

1. Hábito 1: Capture

2. Hábito 2: Processe

3. Hábito 3: Planeje seu dia

São apenas três hábitos que julgo importantíssimos para a melhoria da

produtividade. Eu adquiri cada um desses hábitos seguindo alguns
desafios dos 30 dias.

Explicarei nos próximos capítulos detalhadamente o que é cada um dos

hábitos.

Uma dica valiosa para você, que quer mudar a sua vida para melhor, é a
seguinte: vá com calma!
 33

Não adianta tentar mudar os três hábitos de uma vez. Sugiro que ao
invés disso, você selecione apenas um hábito e foque nele durante os 30
dias.

Ou seja, você adquirirá um novo hábito a cada 30 dias.

Parece uma eternidade, mas cá entre nós, não é nada mau adquirir três
novos hábitos e ter uma melhoria na sua produtividade e qualidade de
vida em apenas 90 dias (3 meses).

My 30 Days Challenge

Existe uma ferramenta que eu utilizo sempre para me recordar e medir

os meus avanços nos desafios de 30 dias. Essa ferramenta é o My 30
Days Challenge.

O My 30 Days Challenge é um site inspirado na apresentação do Matt

Cutts que oferece um serviço bem bacana: ele envia lembretes para você
realizar o desafio e também monitora o seu avanço.

Por exemplo, se o meu desafio atual é o de planejar o meu dia logo

quando eu acordar, receberei um lembrete para fazer o meu
planejamento de atividades diário e depois terei que informá-lo se
cumpri ou não o desafio no dia.
 34

Assim, além de me recordar que tenho que planejar o meu dia, o site
mede o meu avanço na mudança do hábito no período de 30 dias.

Vale a pena você dar uma olhada no site: My 30 Days Challenge

O único problema do site é que está em inglês, mas ele está desenhado
de maneira bastante intuitiva.

Nas próximas páginas, explicarei cada um dos hábitos que proponho que
você adquira nos próximos 3 meses.
 35

Quantas vezes já aconteceu de você se lembrar de algo importante ou

ter uma ideia sensacional no meio da rua, mas quando chega em casa,
tenta se recordar do que lembrou a instantes, mas, percebe que se
esqueceu de novo?

Esse problema ocorre porque nós confiamos demais na nossa memória e

por mais que a memória seja fundamental para nós, seres humanos,
termos nos desenvolvido nos últimos milhares de anos, ela também é
passível de falhas.

Com a overdose de informação que sofremos hoje em dia, a nossa

memória não consegue armazenar tudo que queremos.

Dessa forma, temos que criar um pequeno sistema para capturar as

informações que chegam até nós, para não nos esquecermos delas.

Esses nossos problemas de memória podem ser resolvidos através de um

sistema de captura.
 36

Sistema de captura de informações

Quando escrevo sobre um sistema de captura de informações não estou

falando sobre um programa de computador fantástico e complexo que
armazenará todas as informações que você queira guardar.

Longe disso! O que ofereço neste e-book é a simplicidade. Então

resolveremos nossos problemas de forma simples.

Esse sistema de captura de informações pode ser: um pequeno caderno

de anotações ou um smartphone.

Ele deve ser um objeto em que você possa anotar todas as informações
que chegam para você e ser pequeno o suficiente para caber no seu
bolso.

No meu caso, eu uso o meu caderninho verde.

 37

Eu levo esse caderno de anotações para todos os lugares que vou e

anoto tudo que me lembro ou me pedem. Um caderno de anotações e
uma caneta é tudo que você precisa para começar a capturar as
informações.

E o melhor, é muito barato. Você consegue comprar um caderninho

desses a partir de 3 reais. Existem desde simples cadernos de anotações
de capa mole até um Moleskine, que é um pouco mais caro.

Agora, caso você esteja mais acostumado com tecnologia e goste de

fazer tudo no seu smartphone, pode utilizá-lo para armazenar as
informações.

Uma boa opção é instalar o app Evernote no seu smartphone. Ele é

bastante útil para você armazenar as informações e acessar de qualquer
dispositivo que tenha o aplicativo instalado.

E agora, o que fazer?

Depois que você capturou as informações, você precisa fazer algo em

relação a elas. Afinal, não será muito útil se você apenas anotar o que se
lembra ou te pedem e pronto!
 38

Nesse hábito de capturar, além de anotar as informações no seu sistema

de captura, você deverá aproveitar para fazer uma revisão diária do que
escreveu.

No final do seu dia, dê uma olhada no seu caderninho ou smartphone e

verifique o que você escreveu lá.

Pergunte-se, o que devo fazer com essas informações?

Se for uma tarefa que você se lembrou de fazer, você tem duas opções:
realize essa tarefa ou coloque na sua lista de tarefas para fazer. O
objetivo é que você tome uma ação e não se esqueça dela.

Caso seja uma ideia que você teve, procure colocá-la em prática.

Auxílio para o seu cérebro

Este hábito de captura é um auxílio para o seu cérebro. Porque por mais
impressionante que o cérebro seja, ele não consegue lidar com tantas
informações.

O sistema de captura de informação servirá como uma memória externa

que dificilmente falhará quando você estiver habituado a utilizá-lo.
 39

Agora é a sua vez!

Espero que você tenha compreendido este primeiro hábito, que apesar
de ser muito simples, te ajudará a se lembrar da maioria das informações
que precisa e aumentará muito a sua produtividade.

Neste e-book não proponho que você adquira apenas um hábito, mas
sim um hábito de cada vez. Portanto, é importante fazer o desafio dos 30
dias para adquirir este hábito.

O desafio é simples:

• Carregue sempre o seu sistema de captura (caderninho ou

smartphone). Independente do lugar que você for, leve-o.

• Sempre que se lembrar de algo, alguém te pedir um favor ou

tiver uma ideia, anote nele.

• No final do dia, verifique o que você anotou e tome uma

atitude.
 40

Basta seguir essas ações durante 30 dias, que você se acostumará a usar
o sistema de captura.

Este hábito é bastante importante e você verá nas próximas páginas que
ele será útil para a aquisição dos dois outros hábitos.
 41

Com você aprendeu a capturar as ideias e guardá-las em um caderninho

para não esquecer (hábito de capturar) e desenvolveu este hábito, não
terá problemas em lidar com esse novo hábito.

O primeiro hábito é bastante útil, mas será muito mais agora. Pois
aprenderemos a processar as informações que recebemos, como:
lembretes, pedidos de tarefas e até informações inúteis.

Atualmente, a nossa maior “caixa de entrada” de informações

relacionadas ao trabalho é o nosso e-mail.

É comum recebermos muitos e-mails por dia. Entre eles:

– Pessoas pedindo para realizar uma tarefa
– Informações úteis para usarmos de referência futura e
– LIXO. Sim, nós recebemos muita informação inútil (até mais do
que informação útil).

Mas como lidar com essa grande quantidade de informação?

Ao invés de te explicar aqui, cada detalhe sobre como processar toda a

informação que recebe no e-mail, tenho uma solução melhor.
 42

Recentemente, criei um vídeo sobre uma técnica chamada caixa de

entrada zerada. Ao utilizar esta técnica você conseguirá processar todos
os e-mails que recebe, não esquecerá das informações úteis e será muito
produtivo.

Então, sugiro que você acesse o vídeo no qual explico sobre a caixa de
entrada zerada. Ele é bem curto e é uma informação bastante útil.

Clique aqui para assistir o vídeo

 43

Meu exemplo

Hoje em dia, mesmo recebendo uma grande quantidade de e-mails nas

minhas caixas de entrada do blog e do trabalho, consigo mantê-las vazias
e com grande organização.
– As atividades que surgem, viram tarefas.
– Os spams e mensagens indesejadas, vão para a lixeira
– E-mails que precisam de resposta, são respondidos.

No final do dia, minha caixa de entrada sempre está vazia. Isso me deixa
menos dependente do e-mail e menos estressado em lidar com a
grande quantidade de informação que recebo.

Ação

Como escrevi anteriormente, para criar um novo hábito é necessária

uma mudança de atitude.

Pratique durante 30 dias as técnicas da caixa de entrada zerada

explicadas no vídeo e colha os resultados.
 44

O terceiro hábito é um dos mais importantes para você gerenciar o seu

tempo durante o dia de trabalho ou em casa. Esse hábito é o de planejar
o seu dia antes de realizar qualquer atividade.

Você pode escolher duas maneiras para planejar o seu dia:

1. De manhã, antes de começar a trabalhar, definir as tarefas que
realizará durante o dia;
2. Na noite anterior, assim que terminar o trabalho, definir as
tarefas do dia seguinte.

Para você planejar o seu dia, você utilizará a ferramenta preferida das
pessoas produtivas, a lista de tarefas. É na lista de tarefas que você
deverá escrever, nesse período de planejamento, quais são as tarefas
que deverá executar no dia.

Ela é muito versátil, você pode utilizar desde um pedaço de papel, o seu
caderninho de anotações, uma planilha de Excel ou até um aplicativo de
listas de tarefas.

Como disse no primeiro hábito (hábito de capturar), ainda estou me

adaptando a alguns recursos digitais para produtividade. Quando vou
fazer anotações e listar tarefas, prefiro uma solução física, off-line.
 45

Por isso, eu utilizo o mesmo caderninho de anotações que sugeri no

hábito de processar informações para fazer a minha lista de tarefas.

Se você gosta de utilizar aplicativos, existem alguns interessantes como

Remember the Milk e Wunderlist.

O legal deles é que você pode organizar a sua lista de tarefas pelo
smartphone, tablet ou computador, e as informações estarão
sincronizadas independente do aparelho utilizado.

O que importa é que você escolha por uma maneira de listar suas tarefas
que seja simples e fácil para você. Como você adquirirá este novo hábito,
opte pelo caminho que lhe seja mais confortável, para que depois que
estiver acostumado a planejar o seu dia fazendo listas de tarefa, você
possa utilizar novas formas.

Ou seja, se é mais confortável para você, assim como para mim, escrever
as tarefas no caderninho de anotações, faça isso.

O importante é que seja fácil! Depois de passar pelos 30 dias de desafio e

você estiver habituado a fazê-lo, poderá tentar planejar o seu dia com
uma opção digital, como o Remember the Milk.
 46

Tarefas Mais Importantes

Como eu disse anteriormente, aprendi estes hábitos no livro Zen to Done

e os coloquei em prática. Neste e-book, apresento a maneira como
adaptei estes hábitos na minha vida e como você também pode adaptá-
los.

Talvez a dica mais importante do Zen to Done é a de selecionar as tarefas

mais importantes.

No início do seu dia, você deverá selecionar dentre todas as tarefas que
pretende realizar, de uma a três tarefas que são importantes para os
seus objetivos pessoais.

Mas como saber quais são as tarefas mais importantes?

Bom, lembra-se do seu “porquê” e da sua meta definida? Eles serão

muito úteis agora!

As TMI (Tarefas Mais Importantes) estão relacionadas com o alcance das

suas metas. Então, quando você for planejar o seu dia de trabalho,
verifique dentre as tarefas que deverá realizar, quais são relacionadas
com a sua meta.
 47

Por exemplo, se a sua meta é a de virar empreendedor e criar a sua

empresa até o final do ano, a tarefa de ir ao contador e dar entrada no
processo de registro da nova empresa é uma tarefa importante, pois ao
concluí-la você estará um passo mais próximo da realização da sua meta.

Lembre-se, escolha até três TMI. Se escolher mais, não haverá

priorização.

Depois de selecionar as TMI, você deve começar o seu dia de trabalho

com foco total nelas. O ideal é que você não comece outras tarefas,
acesse e-mail ou rede social, dê total foco na realização dessas Tarefas
Mais Importantes.

Realize essas TMI logo no início do seu dia. E, assim que completá-las,
você estará cada vez mais próximo dos seus objetivos pessoais. Pouco a
pouco, tarefa por tarefa, você alcançará sua meta.

E o melhor, depois de realizar as tarefas importantes, terá uma sensação

de realização por ter completado o que era mais importante no seu dia e
estará mais motivado para fazer as outras atividades.

Assim que terminar as TMI, escolha uma atividade da sua lista que
considere importante e realize-a. Faça as tarefas por ordem de
importância.
 48

Agora é a sua vez!

Como você deve ter observado, esta meta é bastante simples. Mas
mesmo sendo simples, não quer dizer que não seja importante.

Ao planejar o seu dia, usar as listas de tarefas e priorizar as atividades,

você terá um maior controle sobre o que deve fazer, além de se
aproximar da sua meta.

Portanto, sugiro que siga as dicas deste capítulo e faça o desafio dos 30
dias, realizando o que foi proposto aqui, para que você adquira o hábito
de planejar o seu dia.
 49

Existe um provérbio chinês de que gosto muito:

“A conversa não cozinha o arroz.”

Ele sintetiza bastante as situações em que estudamos sobre um assunto,

criamos promessas de melhorias, quando conversamos com os outros
sobre o que faremos (mas, no final, não fazemos nada).

A conversa, o estudo ou promessas, sozinhos não resolvem a nossa vida.

Eles são bastante importantes, mas não são nada sem a ação.

Eu não acredito que se apenas “pensarmos positivo” o mundo conspirará

a nosso favor, a não ser que tomemos uma atitude para fazer as coisas
acontecerem em nossa vida.

Por esse motivo, o nome do blog é Faça Acontecer, pois tenho certeza de
que leitores como você, querem fazer mudanças significativas nas suas
vidas e tomam atitudes para que isso ocorra (vocês fazem acontecer).

Neste capítulo, faço um pedido a você: procure implementar os hábitos

propostos neste e-book.
 50

Pense por um lado, você só será desafiado por um mês, e este é um

período muito curto da nossa vida. Adquirir um novo hábito a cada 30
dias, fará a sua vida muito melhor.

Quando não colocamos em prática os hábitos propostos, só adquirimos

uma coisa, o conhecimento. Só que o conhecimento dos hábitos não
terão tanto impacto no nosso futuro se comparado à ação, afinal, a
conversa não cozinha o arroz!

Portanto, vamos fazer acontecer!

Se você já está colocando em prática os hábitos e atividades propostas,

parabéns! Você colherá os resultados do seu esforço e se tornará muito
mais produtivo.

Nos próximos capítulos explicarei como resolver problemas específicos

de produtividade.
51
 52

Um dos problemas mais comuns de quem quer aumentar a

produtividade é a falta foco.

Começamos uma atividade e, depois de alguns minutos, estamos

fazendo outra coisa que não tem nada a ver. Muitas vezes, isso ocorre
quando trabalhamos no computador e nos distraímos com qualquer
coisa, como: um e-mail que recebemos, uma olhadinha rápida em um
site de notícias, acessar redes sociais etc.

O problema é que podemos perder o triplo do tempo para executar uma

tarefa dessa maneira do que se estivéssemos focados.

Como já expliquei na introdução, eu tive esse mesmo problema no

passado, então resolvi estudar e criar novos hábitos para ter mais foco.

A partir dos meus aprendizados e experiências, criei um vídeo que

explica como ter mais foco.

São novas técnicas que poderão te ajudar muito. Se você já está

implementando os hábitos que propus no livro, saiba que eles o ajudarão
bastante a ter mais foco.
 53

E se quiser melhorar o seu foco ainda mais, assista o vídeo.

Clique aqui para assistir o vídeo

 54

Você sabe o que é procrastinação?

A procrastinação ocorre quando temos uma tarefa importante para fazer,

mas adiamos a sua realização para fazer outra atividade que não agrega
valor.

Um dos exemplos típicos é o de estudantes, que quando têm marcada

uma prova para fazer em uma semana, encontram atividades para fazer
durante todo esse tempo e só estudam na madrugada anterior a prova.
Ficam estressados e cansados no dia da prova e correm o risco de ter um
desempenho irregular.

No trabalho isso também é comum. A procrastinação ocorre, por

exemplo, quando temos de criar uma apresentação para uma reunião e
adiamos tanto que deixamos para fazer algumas horas antes do
encontro.

Neste vídeo, apresento algumas dicas importantes para você evitar a

procrastinação.

Clique aqui para assistir o vídeo

 55

Clique aqui para assistir o vídeo

 56

Se você chegou até essa parte do livro, não é preciso ter dúvidas que está
realmente motivado para melhorar a sua vida e domar a forma como usa
o seu tempo.

Caso você não tenha começado a fazer as atividades e colocar em prática

os hábitos, agora é a hora.

Assim que você baixou o e-book, você também entrou na Lista VIP do
Faça Acontecer. Portanto, você receberá por e-mail, dicas de
produtividade e como se desenvolver pessoal e profissionalmente.

Acesse também a nossa página no Facebook. É nela que eu divulgo

diversos conteúdos interessantes que encontro na internet para os
nossos seguidores.

Página do Faça Acontecer no Facebook

Desejo-lhe boa sorte na aquisição dos novos hábitos, e Faça Acontecer!