ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

1 - A FUNÇÃO ALMOXARIFADO

1.1 Objetivos

Organizar um almoxarifado é colocar os materiais nos dispositivos de estocagem, de

forma que o fluxo de sua movimentação ocorra de forma rápida e econômica.

O curso proporciona o conhecimento de técnicas de armazenamento e movimentação

e auxilia na implantação da organização desejada no ambiente de trabalho. Apresenta
também a contribuição da logística para a organização dos almoxarifados.

A principal meta das empresas é, sem dúvida, ganhar dinheiro. Para verificar se uma
empresa está ganhando dinheiro, devemos medir e controlar o lucro, o retorno sobre o
investimento e o fluxo de caixa. Na administração de um fluxo logístico,
especificamente no gerenciamento de almoxarifados, vamos administrar o tamanho
dos inventários (estoques), agilizar as entregas para antecipar os ganhos, e controlar
os custos operacionais.

1.2 A importância do Almoxarifado

Considerando os custos financeiros, os custos de controle, as instalações de

armazenamento, os dispositivos de estocagem, os equipamentos de movimentação, o
pessoal envolvido, a preservação de materiais, a obsolescência, as perdas, etc., fica
bastante difícil justificar a existência de uma estrutura de almoxarifado nas empresas.

Voltando no tempo, verificamos que antes da Revolução Industrial, no século XIX, o

sistema de produção era artesanal; o produto, quase sempre, era elaborado por uma
só pessoa, o artesão. Assim, dadas a sua capacidade individual de produção e a
simplicidade de suas ferramentas, o volume produzido era pequeno e os estoques não
eram necessários.

Depois da invenção da máquina a vapor e a consideração da economia de produção,

quando o produto é feito em grandes lotes e através da divisão do trabalho, surgiu a
necessidade de ter disponíveis as matérias primas, em quantidades maiores. Isto não
era problema, devido à abundância de recursos humanos na natureza.

No início do século XX acontece o aprimoramento das técnicas de produção, com as

linhas de montagem, iniciadas pela Ford (a produção em série). Assim, ficou
evidenciado que quanto maior o volume de produção, mais ficavam diluídos os custos
para cada unidade produzida. Sedimentou-se a necessidade de grandes estoques, e
surgiram inúmeras técnicas de administração de estoques, armazenamento e
movimentação de materiais.

A partir dos anos 70, com a deflagração de crises mundiais de petróleo, ficou evidente
que o crescimento econômico e industrial experimentado em todo o mundo até então,
tinha sido interrompido. No futuro, todos os países enfrentariam picos de crescimento e
quedas de produção.

Movidas pela necessidade, muitas empresas foram obrigadas a reestruturar seus

conceitos e modelos de produção. Surgiu o conceito “Just in time” no Japão.

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O ideal seria trabalhar (produzir, comercializar e prestar serviços) sem a necessidade

de ter estoques, mas na realidade isto nem sempre é possível.

Podem ser ressaltadas duas situações em que os estoques são indispensáveis, a fim
de regular o consumo dos materiais:

a) quando o local de produção é diferente do local de consumo e

b) quando o ritmo de produção é diferente do ritmo de consumo.

1.3 O que é Almoxarifado

Almoxarifado é sinônimo de conservação, controle, fiscalização e concatenação de

esforços para o êxito do empreendimento.

A palavra pode ser usada a tudo que se refira à ordem, disciplina, registro de fatos,
previsões e provisões, não somente de materiais e matérias-primas, mas também de
tudo que diz respeito à perfeita ordenação, da forma pela qual decorrem os fatos e as
previsões como deverão ocorrer.

Não vai longe a época em que a idéia de almoxarifado nos sugeria uma espécie de
armazém, de ambiente escuro e ar viciado, onde se arrecadavam coisas velhas e
coisas novas, com pouca ou nenhuma ordem.

O colaborador que recebia o nome de “almoxarife” não passava de um simples guarda,

que, além da missão de guardar, tinha ainda as funções de recebedor/entregador de
materiais e artigos diversos. Os principais requisitos para ser admitido em tais funções
eram: ser honesto, conhecer o alfabeto e ter noções de números. Assim era de fato até
há pouco tempo.

A tendência cada dia maior para a racionalização das atividades profissionais

humanas, fator primordial para a sobrevivência das empresas, veio a atingir e refletir-se
no almoxarifado, que hoje podemos afirmar ser uma das mais importantes áreas dentro
da estrutura das organizações industriais e comerciais.

Não é difícil imaginar as conseqüências desastrosas que teria uma empresa onde os
programas de produção fossem continuamente afetados por faltas negligentes dos
materiais indispensáveis ao cumprimento das tarefas.

1.4 Sub-funções de um Almoxarifado

 Recepção de materiais adquiridos;

 Estocagem de materiais;
 Preservação de materiais;
 Inventário físico de materiais;
 Controle de estoque;
 Distribuição de materiais.

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1.5 Organograma de um Almoxarifado

GERÊNCIA DE ALMOXARIFADO

Recepção Inventário
Estocagem Preservação Controle Distribuição
de físico
de materiais de materiais de estoque de materiais
materiais de materiais

Planejamento Identificação Determinação

Quantita- Conferência Classificação
de das de níveis
tiva cíclica de entregas
armazenagem necessidades de estoque

Monitoramento
Qualita- Localização Inventário Recebimento Programação
das condições
tiva de materiais anual de estoque de entregas
de estocagem

Materiais
de Controle das
aplicação disponibilidades
imediata

1.6 Técnicas importantes para organizar o Almoxarifado

Para efeito de estudo, dividiu-se a função almoxarifado em três partes: operação,

organização e planejamento.

O estudo de Organização de Almoxarifado parte do princípio da sua existência, em

pleno funcionamento, e o que se pretende é dar ênfase a algumas providências que
podem deixar as operações mais racionais e tornar esta uma atividade mais produtiva.

Entre estas técnicas podemos destacar:

 O Programa dos 5S’S (Housekeeping) ou dos 8S’S (Behaviourkeeping);

 A preservação dos materiais;
 O planejamento da armazenagem;
 A localização dos materiais;
 As medidas de desempenho da função;
 O diagnóstico das operações.

2 - O PROGRAMA 5’S NOS ALMOXARIFADOS

O programa dos 5S's é uma prática desenvolvida no Japão, a partir da década de 50. A
denominação 5S's é devida as cinco atividades seqüenciais e cíclicas iniciadas pela
letra "S", quando nomeadas em japonês. Depois de ocidentalizada, ficou conhecida
também como Housekeeping.

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O programa 5’S tem como objetivos:

 Organizar o local de trabalho,
 Mantê-lo arrumado e limpo,
 Em condições padronizadas, e
 Disciplinar os funcionários para a manutenção desta filosofia.

2.1 Seiri – organização: colocar as coisas em ordem.

a. Objetivo:
 Estabelecer critérios para eliminar o desnecessário.

b. Benefícios:
 Liberação de espaços,
 Reaproveitamento de recursos,
 Combate da burocracia,
 Diminuição dos custos.

2.2 Seiton – arrumação

a. Objetivos:
 Ambiente de trabalho organizado,
 Lay out e arrumação eficientes,
 Aumento da produtividade.

b. Benefícios:
 Economia de tempo,
 Diminuição do cansaço físico.

2.3 Seiso – limpeza: acabar com o lixo, a sujeira e tudo que for estranho ao local de
trabalho.
a. Objetivos:
 Grau de limpeza compatível com as necessidades,
 Eliminação do lixo e da sujeira,
 Descoberta de pequenos problemas através da inspeção da limpeza.

b. Benefícios:
 Bem-estar social,
 Manutenção das instalações e equipamentos,
 Prevenção de acidentes.

2.4 Seiketsu – padronização: garante que os resultados não retrocedam, e que

todos cumpram os procedimentos de forma habitual.
a. Objetivos:
 Padrões de gerenciamento para manutenção dos 5s’s,
 Visual inovador para revelar anormalidades.

b. Benefícios:
 Local de trabalho agradável,
 Ausência de acidentes,
 Ambiente harmonioso,
 Motivação do pessoal.

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2.5 Shitsuke – disciplina: criar a capacidade de fazer as coisas como devem ser
feitas.
a. Objetivos:
 Desenvolvimento de bons hábitos,
 Locais de trabalho onde todos seguem as regras,
 Comunicação e feedback como rotinas diárias.

b. Benefícios:
 Previsibilidade dos resultados,
 Auto-inspeção e autocontrole,
 Melhoria contínua, tanto pessoal como organizacional.

3 - PROCEDIMENTOS DE RECEPÇÃO DE MATERIAIS ADQUIRIDOS

O recebimento de materiais é sem dúvida uma das funções mais importantes da

empresa. Além de garantir a qualidade e quantidade especificada no momento da
compra, é na recepção de materiais que se inicia o processo de pagamento. Assim, tão
logo o material seja entregue, deve-se tomar as providências de controle para garantir
o fluxo das notas fiscais para a área financeira, sem atrasos, devidamente conferidas e
certificadas.

3.1 Controle de ordens de compra em aberto

Todas as ordens de compra, depois de aprovadas e aceitas pelo fornecedor, devem ter
suas cópias distribuídas às várias áreas da organização, entre elas o almoxarifado.

No almoxarifado, na área de controle de recebimento, deve-se adotar um controle

destas ordens de compra, para que suas informações estejam disponíveis no momento
do recebimento dos materiais.

3.2 Controle por ordem alfabética

As ordens de compra devem ser arquivadas em ordem alfabética, divididas por

fornecedores. Um bom modelo de arquivo é o de pastas suspensas.

Este procedimento facilitará quando da chegada do material, pois será necessário

efetuar o confronto das notas fiscais com as informações das ordens de compra, e
desta forma será mais fácil encontrá-las.

3.3 Recepção dos materiais

Quando a entrega dos materiais é efetuada por transportadora, devem ser adotados os
seguintes procedimentos:

a. Verificar a nota fiscal para certificar-se de que a empresa é realmente a

destinatária;
b. Efetuar a conferência do conhecimento de frete com a nota fiscal;
c. Conferir os volumes entregues (a quantidade de volumes, a identificação, o peso,
a apresentação, se houve violação, etc.);

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d. Observar no conhecimento de frete possíveis irregularidades encontradas na

conferência de volumes;
e. Certificar o conhecimento de frete e liberar o veículo da transportadora.
3.4 Conferência quantitativa

Após a liberação da transportadora, inicia-se a conferência quantitativa dos materiais,

que deve observar os seguintes passos:

 Emitir a nota de entrada de materiais de acordo com os dados extraídos da ordem

de compra e da nota fiscal;

 Efetuar a conferência das quantidades constantes da nota fiscal com as

efetivamente recebidas;

 Proceder às alterações de possíveis divergências encontradas na conferência

quantitativa.

Providências para as ocorrências verificadas na conferência quantitativa:

 Fornecimento a maior (é entregue uma quantidade maior que o informado na nota

fiscal):

 Verificar se há interessa da empresa pela quantidade excedente;

 Se houver interesse, é providenciada uma ordem de compra complementar e

solicitada ao fornecedor uma nota fiscal complementar;

 Se não houver interesse, devolve-se ao fornecedor com nota fiscal de simples

remessa e frete a pagar.

 Fornecimento a menor (é entregue uma quantidade menor que o informado na

nota fiscal)

 Verifica-se se há interesse da empresa pela quantidade faltante;

 Se houver interesse, negocia-se com o fornecedor a entrega do material

faltante;

 Se não houver interesse, procede-se ao cancelamento do saldo da ordem de

compra junto ao fornecedor.

 Fornecimento em excesso (é entregue uma quantidade maior que a da ordem de

compra, mas a nota fiscal está correta):

 Efetua-se a glosa da quantidade excedente;

 Verifica-se se há interesse da empresa pelo excedente;

 Se houver interesse, é providenciada uma ordem de compra complementar;

 Se não houver interesse, procede-se à devolução ao fornecedor com frete a

pagar.

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3.5 Conferência qualitativa

Destina-se a garantir que os materiais que estão sendo entregues estão em

conformidade com a especificação estabelecida no momento do desenvolvimento do
processo de aquisição.

A inspeção poderá ser efetuada de forma unitária, onde o inspetor da qualidade

confere todos os materiais entregues. Outra maneira de realizar a aferição da
qualidade é por amostragem, quando é separada uma parte do lote sobre a qual é
aplicada a verificação e são realizados os testes necessários.

No recebimento qualitativo podem-se adotar as seguintes técnicas:

a. Verificação – onde o inspetor efetua a comparação de algumas variáveis pré-

estabelecidas, dimensionais e visuais, com o material recebido;

b. Testes mecânicos – onde o inspetor submete os materiais, ou parte deles, a

testes mecânicos, como por exemplo: exame de torque, cisalhamento, esforço por
meio de deformação, impacto, etc.

c. Testes químicos – onde o material é submetido a condições artificiais, com

utilização de produtos químicos, que reproduzem as parecidas com as que o
material encontrará quando estiver em uso, como por exemplo: testes de
envelhecimento;

d. Testes elétricos – onde o material é submetido à aplicação de eletricidade para

serem avaliadas suas condições de operacionalidade, como por exemplo: ensaios
de curto circuito, tensão aplicada, etc.

Providências para as ocorrências verificadas na conferência qualitativa:

 Material com defeito - Susta-se o processo de recebimento, comunica-se o

fornecedor e aguarda-se um prazo pré-estabelecido para regularização, senão
efetua-se a devolução da mercadoria.

 Defeito secundário - Trata-se de defeitos que podem ser resolvidos pelo

fornecedor na empresa, em curto período de tempo.

 Defeito grave - Defeitos que obrigam o recolhimento do material de volta ao

fornecedor a fim de que sejam feitos reparos ou nova fabricação.

4 - A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR MATERIAIS POR GRUPOS

Normalmente nos almoxarifados são guardados diversos materiais que apresentam

diferentes perfis de consumo, bem como necessitam de métodos os mais variados de
movimentação e estocagem. Estocagem é a guarda segura e ordenada de todos os
produtos, em ordem prioritária de seu uso, bem como a preservação dos mesmos
dentro de técnicas que minimizem os custos operacionais.

4.1 Objetivos da estocagem

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 Máximo uso do espaço;

 Utilização efetiva da mão-de-obra e equipamento;
 Acesso fácil a todos os itens;
 Movimentação eficiente dos itens;
 Máxima proteção dos itens;
 Boa qualidade de estocagem.

4.2 Critérios para alocação de materiais na estocagem

a. Estocagem por características do produto;

b. Uso de grandes áreas para grandes lotes;

c. Uso dos locais de estocagem mais elevados para produtos que são pouco
utilizados (ou inativos), que necessitem de segurança, que sejam leves e
fáceis de manusear, etc.;

d. Estocar itens pesados em pisos resistentes e mais próximos da área de

expedição;

e. Estocar itens leves em pisos menos resistentes, ou em estruturas tipo

mezanino;

f. Aproximar na estocagem os itens que têm semelhança entre si;

g. Colocar os itens que tem movimentação mais freqüente perto das áreas de
recebimento e em localizações mais baixas, e o contrário com os itens de
pouco movimento;

h. Localizar as atividades de serviços auxiliares em áreas de menor pé-direito

(teto mais baixo).

4.3 Tipos de estocagem e sua aplicação

4.3.1 Glossário

a. Matéria prima: material empregado no produto sem ter experimentado

qualquer processo;

b. Componentes: itens utilizados na montagem do produto, obtidos de fontes

externas;

c. Produtos em processo: materiais em que a empresa efetuou algum tipo de

trabalho, e que aguardam sua conclusão ou acoplamento a outros produtos
em fase de produção ou aquisição;

d. Produtos acabados: itens terminados e liberados aguardando venda ou

entrega ao cliente;

e. Suprimentos: materiais consumíveis utilizados na fabricação de produtos

principais;

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f. Materiais para embalagem: materiais necessários para a preservação do

produto durante a armazenagem e o transporte. Também se incluem as
embalagens promocionais.

g. Materiais para manutenção: itens necessários para manutenção e

preservação das máquinas, equipamentos e instalações;

h. Materiais de uso geral: materiais não inseridos no contexto produtivo, porém

necessários às atividades da empresa.

4.3.2 Estocagem externa

Devido a sua natureza, muitos itens podem ser estocados em áreas externas dos
armazéns. Isto diminui os custos de estocagem e simultaneamente aumenta o espaço
interno para estocagem de materiais que necessitam de proteção.

Considerando as intempéries, devem ser construídos escoamentos eficientes, para a

drenagem das águas pluviais. Se na época de chuva o pátio se tornar intransitável para
os equipamentos de movimentação, as operações serão extremamente custosas,
ineficientes e sem segurança.

Para a demarcação do lay out, deve-se considerar o tipo de piso, a largura dos
corredores, o material estocado, o fluxo, etc. As áreas de estocagem têm que ser
cuidadosamente demarcadas no piso, para permitir sua fácil visualização a distância.

4.3.3 Estocagem interna

A tendência, em práticas de estocagem, tem sido a de dar completa mobilidade aos

equipamentos de movimentação e aos materiais. O velho tipo de almoxarifado com
prateleiras fixas está desaparecendo.

As maneiras mais comuns de estocagem de materiais podem ser:

a. Caixas: quando se tratar de peças pequenas ou matéria-prima a granel;

b. Empilhamento: processo utilizado para cargas de formato uniforme e topo plano,

que possibilitem boa utilização da área disponível, flexibilidade na arrumação,
baixo custo de equipamentos e movimentação rápida;

c. Paletes-caixas: podem ser empilhados uns sobre os outros com relativa

segurança e sem transferir a carga para os materiais;

d. Estruturas metálicas para estocagem: simples e versáteis, oferecem novas

alternativas ao planejamento da estocagem;

e. Estruturas modulares padronizadas reguláveis : segundo o peso e forma de

manuseio dos materiais, tais estruturas podem se classificar em duas categorias:

 Leves (prateleiras) – são as tradicionais estantes metálicas constituídas por

colunas em perfis de chapa de aço dobrado, perfuradas continuamente, que
permitem o ajuste das bandejas de acordo com o material a ser estocado;

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 Pesadas (porta-paletes) – são estruturas metálicas mais robustas, também

reguláveis e próprias para armazenar cargas unitizadas. Apresentam-se nas
seguintes estruturas:

- Porta paletes convencional;

- Porta paletes com dupla profundidade;
- Porta paletes com trânsito interno;
- Porta paletes tipo armazenagem dinâmica;
- Tipo braços em balanço;
- Deslizantes;
- Em pisos intermediários (mezaninos).

Estantes leves Estrutura com braços em balanço

Estrutura porta-paletes convencional Berços empilháveis

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Estrutura porta-paletes com trânsito interno (driven)

Contentor: caçamba empilhável Contentor aramado

Estrutura em piso intermediário Estrutura porta-palete de

- mezanino estocagem dinâmica (roll-in)

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Montantes para empilhamento

5 - A PRESERVAÇÃO DE MATERIAIS

Muito dinheiro é perdido regularmente pelas empresas em virtude da má conservação

de materiais em estocagem. Os cuidados normais que são requeridos pelos materiais
para a sua perfeita conservação dependem essencialmente das suas características e
de sua natureza.

É preciso conhecer bem os métodos e processos para escolher quais serão adotados
para cada caso, tendo em vista a perfeita conservação dos materiais em regime de
estocagem curta ou prolongada.

Preservar os materiais quer dizer mantê-los estocados a fim de garantir suas condições
físicas e químicas, para que no momento de sua utilização estejam em condições
idênticas às do momento de sua aquisição.

Para poder solucionar os possíveis problemas de preservação, é preciso saber:

 Quais os materiais que são considerados explosivos e que deverão ser

classificados como perigosos;

 Quais aqueles que deverão ser considerados agentes de oxidação, com o fim de
separá-los dos inflamáveis e combustíveis;

 Quais os que convém guardar em áreas de segurança;

 Quais aqueles que exigem ambiente seco, com ou sem ventilação;

 Quais os que possuem um tempo de conservação limitado.

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5.1 Problemas mais comuns e recomendações:

a. Poeira – com vistas a eliminar o problema ocasionado pela poeira nos

almoxarifados, deve-se:

 Proteger com embalagens apropriadas os materiais (sacos plásticos, filmes,

papel, papelão);

 Efetuar a preparação do piso (alisamento) e pintar com tinta resistente, que

é uma boa maneira de se eliminar a geração de poeira;

 Manter uma programação semanal de lavagem dos pisos e diária para

varrição e aspiração da poeira dos pisos e dispositivos de armazenamento;

 Construir um sub-almoxarifado para os materiais mais sensíveis à poeira.

b. Ferrugem – por ser a ferrugem uma corrosão provocada pela união do oxigênio
com o ferro ou com o aço, alimentada pela presença de umidade, deve-se
procurar os agentes causadores destes problemas:

 Eliminando a umidade excessiva do ambiente através da utilização de sílica-

gel, ou com a instalação de resistências elétricas que, pelo aquecimento do
ar, agem eliminando a umidade;

 Protegendo as peças pela aplicação de óleos e graxas especiais, verniz,

talco ou pó absorventes, papel parafinado, sacos plásticos, películas ou
filmes plásticos e inibidores de fase vapor.

c. Oxidação – a oxidação aqui referida é a ocorrida com equipamentos e aparelhos

eletro-eletrônicos, ocasionada principalmente pela variação de temperatura e
umidade excessiva. Para estes casos, são recomendados os seguintes
procedimentos:

 A seleção dos equipamentos e aparelhos que necessitam ser estocados em

ambiente especial;

 A preparação de um ambiente climatizado, que efetue automaticamente a

regulagem das condições ideais de temperatura e umidade;

 A instalação de aparelhos de medida (higrômetro e termômetro) para

monitorar as condições de temperatura e umidade estabelecidas;

 A construção do prédio de forma a preservar as condições ideais

proporcionadas pelos climatizadores, sendo vedada, sem janelas, com
forração anti-térmica e portas com fechamento hermético.

d. Abafamento – para se neutralizar a ação do abafamento, recomenda-se dotar a

instalação de armazenamento com ventilação natural e/ou forçada. Para
aproveitar a ventilação natural, é suficiente:

 a instalação de portas maiores (3 m x 4,5 m se houver a circulação de

veículos ou 2 m x 2,5 m),

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 prever um pé-direito alto na construção,

 deixar uma abertura (em toda a extensão da parede) entre o final da parede
e a cobertura,

 instalar aberturas (cumeeiras) nas partes mais altas do telhado.

Já no caso de ventilação forçada, devem ser instalados exaustores elétricos e/ou

exaustores eólicos (movidos a vento).

e. Luz – a incidência direta de luz pode afetar alguns materiais, principalmente no

caso de papéis, alimentos e produtos químicos. Nestes casos, deve-se
neutralizar a passagem dos raios solares mediante pintura sobre as janelas ou
clarabóias, permitindo somente a passagem da claridade.

f. Evaporação – os problemas de evaporação são causados pelo calor ou pelo

longo período em que os materiais ficam estocados; assim é importante tomar as
seguintes precauções:

 Manter estes materiais em ambiente fresco e ventilado;

 Proceder à entrega obedecendo à ordem de chegada (o primeiro que entra é

o primeiro que sai);

 Estabelecer níveis de estoque que permitam uma maior rotatividade dos

materiais suscetíveis a este fenômeno.

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6 - INVENTÁRIOS E AVALIAÇÕES

6.1 Inventários

6.1.1 Definições

a) Inventário: levantamento individualizado e completo dos bens e valores ativos e

passivos duma sociedade mercantil ou de qualquer entidade econômica (Dicionário
Aurélio)

b) Inventário físico de materiais: é o levantamento individualizado de todos os

materiais armazenados em almoxarifado, para fins de confrontação com os
registros contábeis na realização do balanço.

6.1.2 Tipos de inventário

6.1.2.1 Inventário anual

Na data do balanço (final do exercício), será feito um inventário geral compreendendo a

contagem física, a avaliação e a contabilização dos materiais em estoque.

a) Objeto do inventário físico anual:

O inventário físico anual abrange todos os materiais pertencentes à empresa. Deverão

também ser incluídos os materiais que pertencem à empresa embora se encontrem
fisicamente fora dela, como:

- os materiais remetidos para terceiros;

- os materiais em trânsito entre unidades descentralizadas, sendo arrolados
pela unidade de origem;
- os materiais cedidos por empréstimo a outras empresas ou a terceiros.

Os materiais deverão ser arrolados pela localização efetiva na data do inventário,

inclusive aqueles cujo detentor da responsabilidade não tenha documento de posse
efetiva (nota fiscal, termo de responsabilidade ou equivalente).

Deverão ser incluídos como anexos do inventário e relacionados à parte os materiais

que, embora se encontrem fisicamente na empresa, pertençam a terceiros, tais como:
- materiais a serem devolvidos aos fornecedores, por não terem sido
aprovados na inspeção de recebimento ou
- materiais recebidos de órgãos públicos ou de fornecedores a título de
empréstimo ou demonstração.

b) Responsabilidades:

Cabe ao departamento de patrimônio a responsabilidade pelo planejamento, pela

coordenação e pelo controle da execução do inventário. Aos demais, cabe cumprir o
planejamento e executar o inventário.

c) Procedimentos:

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

O diretor geral da área financeira (ou cargo equivalente) designará o responsável pela
comissão de inventário e o responsável pela comissão para promover a tomada de
contas do encarregado do almoxarifado.

Ao gerente de controle patrimonial (ou cargo equivalente) cabe:

 fixar a data do início do inventário e o prazo para sua conclusão,

 realizar uma reunião a fim de instruir todos os responsáveis sobre os
procedimentos do inventário e
 efetuar os ajustes contábeis das divergências encontradas no inventário físico
após a autorização da diretoria.

Ao almoxarifado cabe providenciar:

 a arrumação dos materiais antecipadamente,

 a atualização dos documentos de posse dos materiais junto aos órgãos
detentores dos mesmos, para efeito de comprovação e composição das
quantidades a serem apuradas no inventário físico,
 a atualização dos documentos de movimentação até a data prevista, eliminando
todas as pendências existentes,
 a listagem dos materiais com saldo em estoque, ou uso sob sua guarda e/ou
utilização,
 a identificação e contagem física dos bens sob sua responsabilidade e
 o confronto do levantamento físico com a listagem de materiais, apontando
possíveis divergências para ajuste posterior.

À comissão de inventário de materiais cabe:

 providenciar a listagem dos materiais contabilizada para cada almoxarifado,

efetuando o encaminhamento aos mesmos a tempo para a realização do
levantamento físico,
 recepcionar o levantamento dos órgãos e efetuar testes físicos com a finalidade
de validar o levantamento das áreas,
 elaborar o relatório final dos resultados dos trabalhos inerentes ao inventário,
 encaminhar à diretoria os resultados do inventário para aprovação do ajusto das
possíveis divergências e providências administrativas que forem necessárias.

6.1.2.2 Inventário periódico

Para fins de controle interno, ocasionalmente poderá ser realizado um inventário físico
de materiais nos almoxarifados da empresa, assim serão evitadas as discrepâncias
exageradas no inventário anual.

Procedimentos:
 estabelecer cronograma de contagens de acordo com a classificação ABC,

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 estabelecer o acondicionamento dos materiais em quantidades múltiplas das

quantidades de movimentação (distribuição de freqüência),
 adotar critérios rígidos de documentação para entrega dos materiais.

Para efeito de controle interno, o pessoal do almoxarifado deve realizar conferência

cíclica dos estoques, por setor, dispositivo de armazenamento ou conforme designado
pelo supervisor.

Modelos:

Cronograma de conferência cíclica do estoque – grupo ________

Descrição do 1ª semana 2ª semana 3ª semana 4ª semana

Código
material S T Q Q S S T Q Q S S T Q Q S S T Q Q S

Contado por: Conferido por: Responsável: Data:

Acompanhamento das divergências

Descrição do Confronto físico x contábil

Código
material 1.º 2.º 3.º 4.º 5.º 6.º 7.º 8.º 9.º 10.º11.º12.º13.º14.º15.º16.º17.º18.º19.º20.º

Acompanhado por: Responsável: Data:

6.2 Avaliação da atividade armazenagem

É de fundamental importância que se proceda permanentemente à avaliação do

desempenho da atividade armazenamento. Essa avaliação deve permitir, com relativa
facilidade, acompanhar os resultados e tomar ações corretivas para aprimoramento da
função.
Dentre os aspectos que podem ser avaliados, podemos destacar:

 Eficiência da política de estoques

 Evolução dos itens inativos em estoque
 Índice de rotação dos estoques
 Risco de ruptura dos estoques
 Aproveitamento de espaço
 Aproveitamento de volume

6.3 Diagnóstico das operações

Avaliação de requisitos de operação dos almoxarifados, procedida concomitantemente

ao inventário, ou em avaliações esporádicas a critério da gerência da área.

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a. Objetivo: Identificar dificuldades que possam estar incidindo no aumento de

divergências no controle dos estoques, falhas no atendimento e outros pontos
estabelecidos para o atingimento do produto no almoxarifado.

b. Quesitos a serem avaliados:

 Recebimento de materiais;
 Armazenagem;
 Equipamentos;
 Expedição de materiais;
 Controle e processamento da documentação;
 Conferências cíclicas;
 Bens patrimoniais;
 Instalações;
 Materiais e/ou equipamentos em poder de terceiros;
 Segurança no que se refere a:
- Prevenção de acidentes,
- Instalações e sanitários,
- Prevenção de incêndio,
- Equipamentos de proteção individual e coletiva.

DIAGNÓSTICO DE ALMOXARIFADO
Almoxarifado:
Local: Data:
Gerente do almoxarifado:
Diagnóstico realizado por:
Recebimento de materiais
Tempo utilizado
Operações
24 h 48 h + 48 h
Conferência dos materiais
Emissão da nota de entrada
Inspeção dos materiais
Remessa da NF para pagamento
Guarda dos materiais em estoque
Si
Ocorrências Não
m
Quantidade a maior / a menor que as permissíveis, bem como danos, são
apontados na nota fiscal e no conhecimento de frete, no ato do recebimento.
Os procedimentos de conferência dos volumes recebidos de transportadoras
são realizados conforme instruções.
Os veículos são pesados por ocasião do início e fim do processo de
recebimento.
Observações:

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

EXPEDIÇÃO DE MATERIAIS
Itens Sim Não
Existem cartões de cadastro de assinatura atualizados, para o pessoal
credenciado a retirar materiais do almoxarifado?
Os materiais são separados e entregues em tempo hábil, conforme
solicitação das áreas requisitantes?
Existe atraso no atendimento das solicitações?
Existe controle dos materiais faltantes para entrega posterior aos
requisitantes?
Foi constatada entrega de material sem documentação pertinente?
O almoxarifado estabeleceu um cronograma de entregas juntamente com os
requisitantes?
O romaneio é feito no despacho de materiais para clientes ou outras
localidades?
O almoxarifado estabelece o critério de dupla conferência dos materiais a
serem entregues?
Foi observada alguma irregularidade nos procedimentos de expedição de
materiais?
Observações:

ARMAZENAGEM
Regula
Itens Bom Ruim
r
Arrumação e organização dos materiais (espécie e categoria).
Identificação dos materiais (placas identificadoras).
Área de circulação (desimpedida e demarcada).
Área de estocagem (demarcada e utilizada corretamente).
Lay out geral do almoxarifado devidamente demarcado e
organizado.
Sistema de localização de materiais – código padronizado.
Itens Sim Não
Materiais armazenados de acordo com as necessidades de preservação.
Materiais armazenados em pátios devidamente identificados.
Sucatas e refugos são controlados até o momento da venda.
Existem materiais fora de estoque (sobras e/ou devoluções).
Existem materiais não movimentados há mais de xx período. Se sim,
quais?
Foi constatada alguma anormalidade na armazenagem. Se sim, quais?

SEGURANÇA
Prevenção de acidentes Bom Regular Ruim
Condições do prédio
Acesso à área
Condições do piso
Escadas fixas
Iluminação
Ventilação
Condições da instalação elétrica
Tomadas de energia
Sanitários Sim Não
Número de aparelhos compatível com o de empregados.

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

Sanitários separados por sexo.

Calhas coletivas.
Toalhas coletivas.
Condições de limpeza.
Prevenção de incêndio Sim Não
Extintores de incêndio instalados.
Acessos desobstruídos.
Existência de cinzeiros no chão.
Equipamentos de proteção individual Sim Não
Capacetes
Luvas
Óculos

7 - A LOCALIZAÇÃO DE MATERIAIS

O objetivo de um sistema de localização de materiais deverá ser de estabelecer os

meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais estocados sob
responsabilidade do almoxarifado. Deverá ser utilizada uma codificação alfanumérica,
pois assim não será confundida com a codificação dos materiais.

7.1 Definição

Código de localização e identificação de materiais – é o conjunto de símbolos

(números e letras) dispostos de forma que representem os locais, dispositivos de
estocagem e identifiquem os materiais.

7.2 Terminologia básica

a. Instalação de armazenamento: áreas físicas destinadas ao recebimento,

conferência, estocagem e expedição de materiais, constituindo-se basicamente
de armazéns, galpões e pátios.

b. Setor de armazenagem: espaço decorrente da divisão de uma instalação de

armazenamento, destinado a facilitar a localização do material.

c. Dispositivos de armazenagem: denominação genérica dos meios apropriados

para uso em armazenagem de materiais. São constituídos de artefatos
construídos à base de estrutura metálica ou madeira. Servem para melhor
aproveitamento das áreas de armazenagem. Os mais comuns são: porta-paletes,
estantes, racks, armações, contentores, etc. A área livre programada (sem os
dispositivos convencionais), para fins de endereçamento, também constitui um
dispositivo de armazenagem.

d. Circulação principal: é a que tem início na frente de uma instalação de

armazenamento, atravessando-a em linha reta até a porta, parede ou cerca
oposta.

e. Área livre: espaço destinado à estocagem de materiais, cujo peso, dimensões,

tipo de embalagem, quantidade ou outro fator qualquer, impeça a utilização de
outro dispositivo de armazenagem.

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

7.3 Definição física dos locais a serem endereçados

Circulação
principal

Dispositivos de
armazenament
o

Setores de
Área livre
armazenamento

7.4 Procedimentos

7.4.1 Instalações

As instalações de armazenamento devem ser identificadas por números, com a

seqüência iniciada no número “01”.

INSTALAÇÕES
Armazéns Galpões Pátios Vago Vago
DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ
01 19 20 39 40 59 60 79 80 99

7.4.2 Setores

Os setores de armazenamento devem ser identificados por letras, com a seqüência

iniciada na letra “A”.
SETORES
A B C D E F G H I J Z

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7.4.3 Dispositivos

Os dispositivos de armazenamento devem ser identificados por números, com a

seqüência iniciada no número “01”.

DISPOSITIVO
Estantes com Armação para
Estantes com Armação
escaninhos chapas, perfis Porta-paletes Área livre Vago
prateleiras cantilever
e/ou gavetas e tubos
DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ DE ATÉ

00 19 20 39 40 49 50 69 70 79 80 89 90 99

7.4.4 Símbolos

Os símbolos dos dispositivos de armazenamento devem ser colocados no topo do

primeiro montante de cada um, e devem estar voltados para a circulação principal. Os
símbolos das áreas livres devem ser direcionados para a circulação principal de forma
suspensa, e em suportes os que estiverem situados no pátio.

7.4.5 Interseções

A localização final de estocagem deve ser feita através da interseção das letras da
horizontal com seqüência iniciada na letra “A” (o ponto de início deverá ser conforme os
critérios da movimentação “ABC”) e vertical (de baixo para cima) com a seqüência
iniciada na letra “A”.

INTERSEÇÕES
HORIZONTAL VERTICAL
1° dígito X 2° dígito AA AB AC AD ... BA BB BC ... CA CB ... ZZ

7.4.6 Plaquetas

A identificação do material é realizada fixando a plaqueta ao material ou à embalagem

de maneira que fique voltada para a circulação.

7.5 Constituição dos códigos

Para elaboração do código serão distribuídos números e letras correspondentes aos

dispositivos de armazenagem, como segue:

- Armazéns, galpões e pátios ........................................números

- Setores de armazenagens ..........................................letras

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

- Dispositivos de armazenagem ....................................números

- Divisão dos dispositivos de armazenagem..................letras

7.6 Placas de localização

a. Placas de poliestireno: pintura com tinta vinílica brilhante sobre a chapa de

poliestireno tratada, na cor indicada. Após secagem, deverá receber impressão
silk screen (serigráfica) do texto ou grifo usando tela de nylon 200.

b. Placas de alumínio (opcional): utilizar chapa de alumínio de espessura 1 mm

observando as dimensões dos respectivos desenhos e tratamento superficial com
pintura primer com oxireagente específico para alumínio, secado em estufa a 200
graus. Após a secagem, pintura com tinta automotiva para superfície não ferrosa
na cor indicada (superfície frontal, lateral, verso e topos), secada em estufa a 200
graus por 45 minutos. Após cura de 48 horas, deverão receber impressão silk
screen (serigráfica) do texto ou grifo usando tela de nylon 200.

7.7 Placas de identificação

Deverão ser confeccionadas em poliestireno para que possam ser reutilizadas. Para
prolongamento da vida útil das plaquetas, observar as sugestões listadas:

 Não permitir que a plaqueta siga junto com o material tanto para requisitante
como em transferência entre almoxarifados;

 Se não houver aderência da fita dupla-face em materiais como madeira, utilizar

os furos laterais para fixação com pregos ou percevejos (tachinhas);

 Para gravação do código existente na plaqueta, utilizar caneta porosa de cor

preta;

 Para remoção do código, utilizar álcool comum e algodão;

 Quando ocorrer a perda de aderência da fita, substituí-la por outra.

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

8 - A DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS

A atividade de distribuição de materiais é de importância significativa, pois os materiais

serão destinados a uma utilização (produção, vendas, manutenção, etc.) e vai gerar,
direta ou indiretamente, um ganho para a empresa.

Outro aspecto bastante relevante é que a saída de materiais do almoxarifado tem que
ser bastante criteriosa em termos de controle. Caso não sejam tomados os cuidados
necessários, pode-se trocar itens, entregar quantidades a maior ou menor, gerando
retrabalho e custos desnecessários ao sistema.

Ainda deve-se considerar que entregas errôneas vão provocar divergências nos
inventários físicos, comprometendo a qualidade dos serviços.

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

8.1 Programação de entregas

Com vistas a racionalizar os serviços de distribuição o encarregado de programar as

entregas divide-as em categorias, para dar o tratamento adequado a cada uma delas.
Para efeito de programação de atendimento podemos dividir as entregas de materiais
conforme demonstrado a seguir.

8.2 Entregas de materiais para a produção

Os materiais destinados à produção podem ter as suas entregas facilmente

programadas, bastando o encarregado obter as ordens de produção de períodos
futuros (semanal, quinzenal, mensal, etc.). Uma vez com a programação de utilização
em mãos, elabora-se o cronograma de entregas, obedecendo à seqüência de
utilização, que também deverá ser a mesma na estocagem.

8.3 Entrega de materiais para a manutenção

A atividade de manutenção pode ser dividida em manutenção preventiva e corretiva.

Para o caso de manutenções preventivas, podemos elaborar juntamente com o pessoal
da manutenção uma programação de entregas com a antecedência necessária, sem a
necessidade de acumular com outras entregas de materiais.

Para o atendimento das manutenções corretivas não podemos nos programar, uma vez
que o equipamento não pode ficar parado muito tempo, o que certamente significaria
prejuízo para a empresa. Assim devemos estar preparados para atender estas
solicitações, tendo um bom cadastro de fornecedores confiáveis e remanejando os
outros atendimentos.

8.4 Entrega de materiais de uso geral

O encarregado pela entrega de materiais deve comunicar às várias áreas da empresa

quais os dias em que serão entregues os materiais. Desta forma, poderão emitir suas
requisições com a devida antecedência, para que possam receber os materiais nas
datas programadas.

As requisições recebidas antecipadamente poderão ser reunidas e sintetizadas em

novo documento chamado Romaneio de Materiais. Este procedimento facilitará a
separação dos materiais racionalizando a movimentação e economizando recursos de
pessoal e de equipamentos.

8.5 Entregas emergenciais

Estas entregas devem ocorrer de forma esporádica e somente quando ocorrer algum
fator extraordinário. Nestes casos não há como programar as entregas, mas deve-se
ter condições de fazê-las no menor tempo possível.

As empresas que trabalham em mais de um turno devem ter empregados de plantão

no almoxarifado para atender às entregas emergenciais.

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

8.6 Romaneio de entrega de materiais

Este documento se presta para facilitar a separação de materiais constantes em várias

requisições, com isso os serviços de separação de materiais no estoque podem ser
racionalizados.

9 - O ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS

9.1 Planejamento de armazenagem

Planejar o armazenamento é primordial, senão há aumento de custos operacionais da

empresa no que diz respeito a:

 Custos de movimentação;
 Aproveitamento de espaço;
 Preservação de materiais;
 Segurança.

Para planejar adequadamente o armazenamento, é preciso conhecer a quantidade de

material a ser estocada por determinado período, as instalações de armazenamento a
serem utilizadas, os dispositivos ou unidade de estocagem e o método de
movimentação de materiais, como se vê a seguir.

9.2 Aproveitamento de espaço

A partir do estoque máximo podemos dimensionar o espaço necessário para estocar a

totalidade dos materiais.

Transformando as quantidades de materiais em volume e associando esses volumes

às unidades de estocagem dentro das instalações de armazenamento, obteremos o lay
out e o correto aproveitamento do almoxarifado, ou do almoxarifado ideal às
necessidades da empresa.

9.3 Instalações de armazenagem

São áreas físicas destinadas ao recebimento, à conferência, à estocagem e à

expedição de materiais.

a. Armazém: Edificação dotada de piso, cobertura e paredes frontais e laterais,

tendo o espaço útil dividido em área de administração, área de serviço e área de
estocagem.

b. Galpão: Edificação dotada de piso, cobertura e, quando necessário, cercas

frontais e laterais, tendo o espaço útil dividido em áreas de estocagem.

c. Pátio: Área descoberta dotada de piso drenado, compactado e quando necessário

pavimentado, com cercas frontais e laterais, considerando todo seu espaço útil
como sendo área de estocagem.

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 ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE ALMOXARIFADOS

9.4 Unidades de estocagem

Denominação de estruturas metálicas, plásticas ou madeira (tratada contra fogo e

insetos), dispostas de modo a formar dispositivos de sustentação de materiais,
destinadas a otimizar a utilização do espaço vertical, proteger, facilitar a localização,
organizar e racionalizar a estocagem.

As unidades de estocagem mais utilizadas são as estantes leves, estruturas com braço
em balanço e as estruturas porta-paletes.

9.5 Método de movimentação

Deve ser compatível com a planta das instalações, com o lay out de localização, com
as embalagens dos materiais, com as unidades de estocagem e com os recursos
disponíveis.

As formas de operação podem ser manuais, mecanizadas ou automatizadas.

9.6 Seleção de equipamentos

A seleção de equipamentos deverá ser precedida da observação dos seguintes fatores:

a. Material: características físicas, quantidade e acondicionamento;

b. Movimento: origem/destino, roteiro, freqüência, velocidade e distância;

c. Método: unidades de movimentação, custo operacional do equipamento e custo

operacional da mão-de-obra;

d. Instalações: tipos, pé-direito, resistência do piso e dimensões de portas e

corredores.

9.7 Tipos de equipamento de movimentação de materiais

Tipo de equipamento Características básicas para utilização

- Cargas uniformes,
- Movimento contínuo,
- Rota fixa,
Transportadores
- Carga constante,
contínuos
- Movimento de ponto fixo a ponto fixo,
- Condições especiais de movimentação,
- Necessidade de controle de processo.
- Movimentação dentro de área restrita,
Equipamentos de
- Cargas variadas em tamanho e peso,
elevação e transporte
- Movimento intermitente,
uniformes
- Operações freqüentes de elevação e transferência.
- Movimentação interna e externa,
- Rotas variáveis,
- Cargas variadas,
Veículos industriais
- Espaço e superfície adequados,
- Operações de manobra e empilhamento,
- Uso de cargas unitizadas.

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Nem sempre os equipamentos são necessários para resolver problemas de

movimentação. Normalmente, o método mais simples e econômico que deve ser usado
não requer nenhum tipo de equipamento. De fato, as técnicas de simplificação de
trabalho sugerem os seguintes procedimentos:

 Eliminar a movimentação,
 Combinar a movimentação com outras atividades,
 Mudar a seqüência de atividades para reduzir, eliminar ou alterar os movimentos
requeridos e
 Simplificar a movimentação.

9.8 Veículos industriais

a. Carrinhos manuais: são utilizados em toda movimentação de materiais de

pequeno peso e a curta distância. Sua aplicação não tem limites e das centenas
de tipos de carrinhos (manuais e mecânicos) existentes, pode-se classificá-los da
seguinte maneira:

- De alavanca,
- Plataformas rodantes,
- Carrinhos de uma roda,
- Carrinhos de duas rodas,
- Carrinhos de rodas múltiplas,
- Carrinhos especiais.
b. Trator com reboque: o uso recomendado para este equipamento é quando se
movimentam grandes quantidades de materiais por distâncias superiores a cem
metros. Tem alta capacidade de tracionar várias carretas ou carrinhos engatados
em seqüência, tornando seu custo operacional bastante baixo, comparando-se
com os custos de outros equipamentos operados nesta mesma situação.

c. Empilhadeira: é um dos equipamentos mais versáteis na movimentação de

materiais. Sua aplicação é bastante dinâmica, pois se presta tanto para o
armazenamento, as movimentações em pequenas distâncias, cargas e
descargas de veículos transportadores. Podem ser classificadas em:

- frontal de contra-peso,
- lateral,
- sub-apoiada (patola) e
- colhedeira (order-picking).

d. Empilhadeira manual: serve como uma alternativa para empresas que

necessitam efetuar a elevação de cargas de volume elevado para
armazenamento motorizado. Convém lembrar que este equipamento é bastante
limitado e se aplica quando o volume a ser movimentado é bastante
considerável, porém em local fixo.

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e. Paleteira hidráulica: é uma variação dos carrinhos manuais, porém dotada de

controle hidráulico que permite movimentar cargas paletizadas de peso até 2 ton,
com facilidade. Não pode elevar cargas, mas é muito útil em lojas e armazéns.

f. Paleteira elétrica: está situada em uma faixa intermediária entre as empilhadeiras

e as paleteiras hidráulicas. Apresenta grande versatilidade nas operações de
movimentação de materiais e de elevação de cargas com a vantagem de ter um
custo aproximado 40 % menor que as empilhadeiras. Como restrição, há a sua
limitação de altura, de mais ou menos 4,5 m, e a necessidade de se possuir nas
lojas ou armazéns um piso apropriado para que o equipamento opere dentro de
seu potencial e com a devida segurança.

10 - REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

ABRANTES, José. Programa 8S. Rio de Janeiro: Interciência, 2001.

ARAÚJO, Jorge Siqueira de. Administração de Materiais. 4ª ed. São Paulo:

Atlas, 1976.

DIAS, Marco Aurélio. Administração de Materiais, uma abordagem logística.

3. ed. São Paulo: Atlas, 1990.

FERNANDES, José Carlos de Figueiredo. Administração de Materiais. Livros

Técnicos e Científicos, 1981.

MOURA, Reinaldo Aparecido. Sistemas e Técnicas de Movimentação e

Armazenagem de Materiais. São Paulo: IMAM, 1979.

RIBEIRO, Haroldo. 5S. A base para a qualidade total. 9ª ed. Salvador: Casa da
Qualidade, 1994.

RIBEIRO, Paulo Décio. KANBAN. Resultados de uma implantação bem

sucedida. 4. ed. Rio de Janeiro: COP Editora, 1989.

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