PROCEDIMENTO

PRO 7.5
CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Rev. 00 Pág. 1/2

ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS

Necessidade de controle da
informação documentada (interna
ou externa)
 
CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Informação documentada controlada,
Controle de documentos e registros organizada e de fácil acesso

1. CONTROLE DE DOCUMENTOS

1.1. ELABORAÇÃO, ANÁLISE CRÍTICA E APROVAÇÃO

Qualquer colaborador pode reconhecer a necessidade de elaboração ou atualização de um documento. Identificada esta
necessidade, o documento é redigido em linguagem adequada ao usuário facilitando seu entendimento. Na redação,
preferencialmente estão envolvidas as pessoas com o conhecimento necessário para tal.

Em todos os casos, a responsabilidade por assegurar que os documentos necessários sejam elaborados (ou
atualizados), analisados criticamente quanto a sua adequação e aprovados (ou re-aprovados) pela Diretoria e/ou RD.

A aprovação dos documentos é realizada pelo responsável e fica evidenciada na Lista Mestra.

Nota 1: Para os documentos do SGQ (Manual da Qualidade, Procedimentos, Instruções e Formulários) a assinatura existirá apenas
na pasta de documentos originais que se encontra de posse do RD.

Nota 2: Para os envolvidos na elaboração e aprovação de documento, não se faz necessário o treinamento no mesmo.

1.2. DISTRIBUIÇÃO

Os documentos aprovados são distribuídos de modo que estejam disponíveis aos usuários nos pontos de uso. Tais
documentos ficam protegidos assegurando que permaneçam legíveis. O colaborador que identificar a deterioração do
documento em questão solicita ao RD a providência de uma nova cópia, recuperando assim o referido documento.

A distribuição de cópias dos documentos é controlada através de uma LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS em meio
eletrônico.

1.3. ALTERAÇÕES

Alterações, análise crítica e aprovação de documentos são executadas conforme descrito no item 1.1.

Para o controle e distribuição dos documentos revisados, é consultada a planilha eletrônica LISTA MESTRA DE
DOCUMENTOS para verificar os locais que deverão receber as cópias. Neste momento é atualizada a planilha
garantindo a indicação da revisão atual e respectiva data, em consonância com o documento.

De forma a assegurar que as atualizações realizadas nos documentos sejam identificadas, o RD mantém em meio
eletrônico as últimas versões do documento alterado na pasta DOCUMENTOS OBSOLETOS e identifica na cor
vermelha os itens alterados. Caso alguém precise verificar o que foi alterado o referido documento é consultado.

Os documentos obsoletos são removidos de todos os pontos de uso e destruídos. Quando houver interesse de retê-lo
por algum propósito, uma via do documento é identificada como “obsoleto” e será mantida em separado.

1.4. DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA

A distribuição e controle também são observados quando se trata de documentos de origem externa. A empresa define o
controle para os seguintes documentos:
 Normas de Sistemas de Gestão;
 Programas de Saúde e Segurança do Trabalho.

Nota 1: Não se faz necessário o controle da distribuição de legislações, normas técnicas (NBR) e normas regulamentadoras (NR),
visto que a empresa não retém tais documentos. Quando necessário consultar, possui acesso aos documentos por meio da internet,
consultoria, universidades, parceiros, sindicatos, conselho de classe, etc.
 
Para garantir o controle e distribuição desses documentos, é utilizada a LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS, na aba
“documentos externos” pelo setor que utiliza tais documentos, identificando os documentos existentes, data de
vigência e locais para onde foram distribuídos.
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1.5. PROJETOS

A distribuição dos projetos é controlada através da planilha LISTA MESTRA DE PROJETOS pelo RD.

Caso seja necessário se fazer algum ajuste (alteração) no projeto em questão, tal ajuste poderá ser realizado no próprio
projeto. Porém, enquanto o projeto não for enviado para aprovação dos órgãos competentes, deverá ser feito um circulo
ao redor do ajuste com a devida assinatura (visto) do responsável da obra.

2. CONTROLE DE REGISTROS

De maneira a manter um controle sobre todos os registros citados ao longo da documentação do Sistema de Gestão da
Qualidade foi criado ao final de cada procedimento o quadro de controle de registros.

Este quadro define:

 REGISTRO: A identificação de todos os registros necessários para prover evidência de conformidade com os
requisitos e evidência da efetiva operação do Sistema;
 ARMAZENAMENTO: O local onde devem ficar armazenados esses registros mantendo-os prontamente identificáveis;
 RECUPERAÇÃO: O caminho onde o documento é armazenado facilitando sua localização.
 PROTEÇÃO: A forma de guarda dos registros garantindo que permaneçam legíveis e protegidos em pastas,
armários, gavetas, escritório ou back up (no caso de registros em meio eletrônico), etc.;
 TEMPO DE RETENÇÃO: O tempo que o registro ficará armazenado.
 DISPOSIÇÃO: A forma de descarte/tratamento do registro após esse tempo de retenção.

Além do método de disposição definido, qualquer registro, após sua retenção, pode ter como disposição o
prolongamento de sua manutenção.

Nota:
Para garantir a proteção dos registros em meio eletrônico, são realizados backups periódicos.
Todos os colaboradores podem ter acesso e uso dos registros do SGQ.

3. REGISTROS

Identificação Armazenamento Recuperação Proteção Tempo de Retenção Disposição

LISTA MESTRA DE Back up em HD

Em meio eletrônico Por documento Permanente ---
DOCUMENTOS E PROJETOS Externo