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A BUSCA PELA EFICIÊNCIA E EFICÁCIA EM GESTÃO PÚBLICA:

ASPECTOS DA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL E O PAPEL DAS
TECNOLOGIAS DE INFORMÁTICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
CONTEMPORÂNEA

Carlos Dias de Oliveira*

Daniela Emilena Santiago Dias de Oliveira*

* Carlos Dias de Oliveira é Contador graduado pela UNIP, campus Assis, é aluno de
Pós-Graduação MBA em Controladoria de Empresas na UNIP, campus Assis, e
atualmente é escriturário na Prefeitura Municipal de Quatá, e-mail:
controller.oliveira@gmail.com.
* Daniela Emilena Santiago Dias de Oliveira é Assistente Social na Prefeitura
Municipal de Quatá, Mestre em Psicologia pela UNESP, campus Assis, docente do
curso de Serviço Social da UNIP, campus Assis, e-mail: santiago.dani@yahoo.com.br

RESUMO: Este estudo objetivou analisar uma empresa pública, identificando

aspectos afetos à comunicação e utilização de ferramentas de informática, visando a
alcançar a efetividade de suas ações. Nesse sentido, analisou-se o gerenciamento da
Secretaria Municipal de Administração e Finanças da Prefeitura Municipal, sendo que
os dados obtidos partiram da observação das atividades da Secretaria e de entrevista
junto ao responsável pelo órgão. Para o entendimento, recorreu-se a artigos
científicos e livros que abordam o papel da comunicação e das ferramentas de
informática, almejando a gestão eficiente. Concluiu-se que a empresa emprega um
amplo sistema de informática, o qual garante eficiência e eficácia as ações, mas que
a comunicação interna é restrita a e-mails, necessitando de aprimoramento.
Palavras-chave: Administração Pública. Comunicação Empresarial. Informática.

ABSTRACT: The objective of this study is to analize a public company, identifying

some aspects related to the communication and the use of computer tools aiming to
reach effectiveness of its actions. Considering, for that matter the management of the
municipal administration and finance offices from municipal administration; and in all
the abtained data came from the observation of the actives from the public office and
also the interview done with the responsible for that secretary. On the purpose of
understanding we reached for scientific articles and books that are about the role of
the communication and the computer tools to have an efficient administration. We
conclude that the company uses a broad computer system that ensures efficiency and
effectiveness to the actions, despite the internal communication is strict to e-mails, then
requiring improvement.
Key-Words: Public administration. Company Communication. Computing.
1. INTRODUÇÃO

No presente trabalho, realizamos a análise da Secretaria Municipal de

Administração e Finanças, que está vinculada à Prefeitura Municipal de Quatá. A
Prefeitura Municipal de Quatá é um órgão de administração municipal pública e que
teria, como finalidade geral, gerir o Município de Quatá nos aspectos que forem
públicos, ou seja, que sejam relacionados à vida da sociedade. Por conseguinte, a
Prefeitura Municipal de Quatá é um órgão que visa a organizar a vida em sociedade,
porém, atuando sobre aspectos que sejam comuns em uma dada realidade. Não
constitui como objeto de ação da Prefeitura Municipal de Quatá a administração de
aspectos privados, exceto se esses interferirem de forma negativa na vida em
sociedade.
A atuação da Prefeitura Municipal de Quatá acontece através da delimitação,
por áreas de ação, e destinadas a cada Secretaria, as quais, agregadas, no todo,
resultam de uma intervenção total. Atualmente, o município dispõe de onze
Secretarias que estão assim distribuídas: Administração e Finanças; Agricultura e
Meio Ambiente; Assessoria e Gabinete; Assuntos Jurídicos; Cultura e Turismo,
Educação; Esporte e Lazer; Infraestrutura, Urbanização e Serviços; Planejamento,
Obras e Desenvolvimento; Promoção Social e Saúde. Cada Secretaria possui um
gestor, secretário da pasta, que é responsável por executar ações sob sua esfera de
atuação. Além disso, estão vinculados a cada Secretaria trabalhadores que dão
concreticidade às ações a serem desenvolvidas. Atualmente, a Prefeitura Municipal
de Quatá possui 635 trabalhadores ativos, distribuídos nas diversas Secretarias
(Disponível em http://www.quata.sp.gov.br. Acesso em: 09 abr. 2017).
A Secretaria de Administração e Finanças, por seu turno, é responsável por
todo o gerenciamento financeiro da Administração Pública, realizando, assim,
movimentações financeiras que permitam à Prefeitura Municipal de Quatá a aquisição
de bens, serviços e o custeio de todas as necessidades apresentadas para a gestão
do Município. No item subsequente, apresentaremos maiores informações sobre a
Secretaria, mas cabe já destacar que nosso interesse em estudar tal Secretaria se
deve ao fato de ambos os autores deste texto atuarem na Prefeitura Municipal de
Quatá e, por conta disso, ter surgido em debate a questão da gestão.
 Para a realização deste estudo, foram feitas, além da leitura de artigos e livros
científicos, que abordam o conceito da comunicação empresarial e das novas
tecnologias na dinâmica das empresas públicas, também a observação e registro das
práticas instituídas pela Secretaria de Administração e Finanças. Ainda efetuamos a
leitura de decretos e portarias que delimitam a ação do setor em pauta. A observação
aconteceu durante uma semana na qual os autores registraram dados presentes na
prática do referido órgão e que nos permitiram compreender as formas de
comunicação empresarial que são usadas, assim como identificar o papel das
ferramentas de informática, nesse processo. Nesse sentido, nosso interesse esteve
orientado a compreender em que medida essas práticas colaboram para uma gestão
mais eficiente, objetivando, assim, a otimização dos recursos públicos.
Para a composição deste trabalho, definimos os seguintes itens: iniciaremos
com uma breve apresentação da empresa analisada, com especial atenção para a
Secretaria de Administração e Finanças. Na sequência, apresentaremos os conceitos
de comunicação empresarial e de novas tecnologias de informática e, conjuntamente,
indicaremos qual o formato de comunicação e quais são as ferramentas de informática
usadas na Secretaria de Administração e Finanças.

2. SITUANDO O DEBATE: A EMPRESA ANALISADA

No que diz respeito ao surgimento da Secretaria de Administração e Finanças,

identificamos, com base na observação de documentos institucionais, no caso, o
decreto municipal de criação, que se deu no ano de 2005. Antes desse período, não
é possível identificar a existência dessa Secretaria, pois o que existia era o Setor de
Finanças e Contabilidade. Por conseguinte, em 2005, foi criada a Secretaria de
Administração e Finanças, que congregou o Setor de Contabilidade, a Tesouraria e a
Licitação. A partir de então, a Secretaria de Administração e Finanças passou a ser
responsável por analisar e realizar pagamentos, mediante o encaminhamento de
solicitação de compras de cada setor (Lei nº 2.567/2010).
Já em relação à organização atual da Secretaria, vimos que a prática
desenvolvida é apoiada nos setores de Contabilidade, Finanças e Licitação. Na
Contabilidade, são efetuados o empenho e a liquidação das despesas, por meio da
apresentação da solicitação de compras de cada Secretaria. A requisição de compras
deve ser encaminhada ao Setor de Licitação, que checa três orçamentos e os valores
mais baratos, dependendo do limite de compra, e os locais para que a compra seja
realizada, e a encaminha para empenho e liquidação, na Contabilidade. Após
empenho e liquidação, são colhidas assinaturas do Contador, do Secretário da
Administração e Finanças e do Prefeito Municipal, e o documento retorna à
Tesouraria, para proceder ao pagamento. Ou seja, toda a prática do órgão acontece
por meio de documentos, os quais, em grande medida, não são digitalizados. Por
exemplo, a requisição e os cheques são entregues manualmente e transitam dessa
forma pelos setores da Prefeitura Municipal de Quatá.
Já em relação aos processos gerenciais usados no órgão, observamos que
todos os processos de gerenciamento visam a realizar os pagamentos das despesas
municipais, com lisura e ética. Por conseguinte, todo pagamento que chega até a
Secretaria já foi submetido e analisado pelo Setor de Licitação. Quando a despesa
chega, documentada segundo requisição, significa que todos os procedimentos
administrativos com relação à compra, dentro dos limites legais, já foram adotados no
Setor de Licitação. A liquidação é um procedimento que se destina ao registro da baixa
do empenho, sendo que ambos os processos têm a finalidade de delimitar o que será
pago. Somente após esse procedimento, que se vale também das notas fiscais que
acompanham as requisições de pagamento, é que o mesmo é requisitado à
Tesouraria. Essa seria uma maneira burocrática de administrar e constituem um fluxo
para que as ações sejam desenvolvidas cotidianamente.
Por fim, no que diz respeito às práticas de liderança presentes na Secretaria,
verificamos que há um secretário e o contador. Nesse órgão, há 10 funcionários,
sendo que 06 estão vinculados à Contabilidade e 04 estão direcionados à Tesouraria.
Destes, 09 trabalhadores são efetivos e estão assim distribuídos, segundo a função:
07 são escriturários, 01 é auxiliar contábil, 01 é digitador, além do secretário, que não
é efetivo. Na Contabilidade, o Auxiliar Contábil é responsável por gerenciar o serviço
e, na Tesouraria, um Escriturário assumiu a gestão da mesma. Assim, busca-se
sempre que os trabalhadores sejam, em sua maioria, funcionários efetivos. Portanto,
entende-se que todos trabalham de maneira equiparada e que os responsáveis
apenas fazem a gestão do serviço, sem a existência da imposição de um cargo como
chefe.
Partindo da análise das observações que realizamos na dinâmica da Secretaria
de Administração e Finanças, foi possível inferir que, no órgão em pauta, há poucos
funcionários. É, por conseguinte, uma secretaria pequena e que procura viabilizar os
pagamentos da Administração Pública, para que os demais serviços públicos
desenvolvidos nas demais Secretarias que integram a Administração possam ser
executados. Portanto, o relacionamento dessa Secretaria é estabelecido apenas com
outras Secretarias da Prefeitura Municipal e com o Prefeito. Nessa Secretaria, não há
contato com outros órgãos do setor privado. Todos os processos de compra e
pagamento, desde 2016, passaram a ser analisados pelo Controle Interno da
Prefeitura, que é exercido por um profissional efetivo, de nível superior, o qual é
encarregado de analisar todo o procedimento de compras e pagamento feito pela
Administração Pública Municipal.
No decurso deste artigo, no item subsequente, apresentaremos as teorias que
nos aproximam da discussão sobre a comunicação empresarial e sobre as novas
tecnologias.

3. A COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL E AS NOVAS TECNOLOGIAS: NOTAS

PARA O DEBATE

3.1. A Comunicação na Secretaria de Administração e Finanças

A Comunicação Empresarial integra todas as práticas laborais contemporâneas

e está presente tanto em empresas privadas quanto em empresas públicas. A
Comunicação Empresarial tem como objetivo fazer com que a empresa divulgue
informações sobre sua dinâmica institucional, destinando-as ao público interno e ao
público externo. A Comunicação Empresarial pode ser nominada como Comunicação
Empresarial ou Comunicação Institucional, uma vez que nos remete a dados que são
disponibilizados pela empresa pública ou privada, podendo ser mais bem
compreendida conforme a delimitação abaixo:
[...] a relação da empresa com seu público interno e externo, envolvendo um
conjunto de procedimentos e técnicas destinados à intensificação do
processo de comunicação e à difusão de informações sobre as suas
atuações, resultados, missão, objetivos, metas, projetos, processos, normas,
procedimentos, instruções de serviço etc. (MATOS, 2004, p. 09 apud
BRONDANI; BARROS, 2015, p. 1).

Ou seja, a comunicação acontece com a finalidade de transmitir ao público

informações sobre a dinâmica e a realidade empresarial. A definição acima ainda nos
indica um aspecto relevante acerca da comunicação empresarial: destina-se ao
público interno e externo.
 A percepção sobre os meios de comunicação que são usados pela Secretaria
de Administração e Finanças partiu da observação de tais procedimentos, em virtude
de atuarmos junto a esses órgãos. Assim, notamos que grande parte das informações
sobre a dinâmica do trabalho é encaminhada via e-mail, somente do e-mail oficial.
Essa seria uma comunicação interna, empregada dos Gestores para a Secretaria e
entre as Secretarias. Esse meio de comunicação é usado para dar informes sobre
assuntos afetos à dinâmica laboral, mas também para oferecer indicações afins a
respeito do processo de trabalho. Via e-mail são encaminhados boletins de caixa,
decretos e portarias de orientação, legislações afins e todos os outros documentos
que se mostrem necessários.
Outro meio de comunicação utilizado é o encaminhamento de ofícios, sendo
que sempre são remetidas duas vias do documento, o qual é direcionado ao
responsável pelo setor. Assim, tanto a Secretaria de Administração e Finanças
encaminha esses documentos, quanto os recebe de outras Secretarias e outros
órgãos. Quando da entrega de ofícios, uma via deve ser assinada pelo recebedor e
arquivada em local específico para tal finalidade. Também nesse caso vemos a
presença de um formato de comunicação interna, que também funciona como um
dispositivo para orientar o processo de trabalho, no alcance do objetivo pactuado.
Como se trata de uma Prefeitura pequena, como já enfatizamos em vários
trechos deste artigo, e uma Secretaria igualmente pequena, existe a comunicação
interpessoal entre os setores Tesouraria, Contabilidade e Licitação e desses
trabalhadores com o Gabinete e demais setores. Essa comunicação é necessária e
garante maior aproximação e vínculos entre os trabalhadores, otimizando, assim, o
processo de trabalho. Nesse caso, temos a predominância da comunicação de
natureza interna, uma vez que está voltada ao público que trabalha na referida
Secretaria e aos demais trabalhadores da Prefeitura Municipal que estabeleçam
relações com o referido órgão.
A comunicação interna é direcionada a funcionários e colaboradores
diretamente vinculados à empresa e a comunicação externa é relacionada a
clientes, consumidores, fornecedores, acionistas, empresas concorrentes,
sociedade, mídia, governo, órgãos públicos, escolas, sindicatos etc.
(BRONDANI; BARROS, 2015, p. 1).

Com efeito, a comunicação interna, no caso em pauta, é usada entre os

funcionários, tanto os efetivos quanto os lotados em cargos comissionados. Na
Secretaria estudada, não temos consumidores, clientes, acionistas, porque pertence
a uma empresa pública, porém, no caso da Administração Pública, temos como
público externo a sociedade civil, que, empossada das prerrogativas constitucionais,
exerce o controle público. Temos visto, conforme Behring e Boschetti (2010), que, a
partir da Constituição de 1988, novos atores sociais são chamados à participação
popular, inaugurando, a partir de então, uma nova forma de gestão daquilo que é
público. Nesse sentido, vemos a instituição de dispositivos de participação popular,
na gestão pública, através dos conselhos de políticas sociais, das experiências de
orçamento participativo, dentre outros dispositivos que visam a desresponsabilizar o
Estado na administração daquilo que é público.
Associado a esse processo, temos a descentralização político-administrativa
na qual o Governo Federal descentraliza os processos de decisão para Estados e
Municípios, porém, observamos que, apesar da descentralização de decisões, não
temos a descentralização de recursos. Assim, Estados e Municípios passam a ter
orçamentos reduzidos, mas a ampliação da necessidade de suas ações em prol de
várias áreas e segmentos afins, objetivando garantir o mínimo necessário a uma
parcela significativa da população (BEHRING; BOSCHETTI, 2010).
Fato é que, nos anos 1990, temos um aceleramento das possibilidades da
intervenção da sociedade civil na gestão pública e, atualmente, percebemos que a
legislação tem condicionado Estados e Municípios a uma gestão mais transparente.
Nesse sentido, todas as movimentações financeiras de Municípios têm que ser
públicas, com amplo acesso para todos os segmentos. Por conta disso, os dados da
Secretaria de Administração e Finanças são disponibilizados via site, tanto da
Prefeitura Municipal como do Portal da Transparência, para consulta do público
externo. O site funcional do Município apresenta o link “Transparência”, onde
podemos realizar consultas de pagamentos, recursos recebidos e todas as demais
informações financeiras da Prefeitura, que, como sabemos, são gerenciadas pela
Secretaria de Administração e Finanças. Por conseguinte, vimos que temos, nesse
dispositivo, um meio de efetivação da comunicação externa, ou seja, é uma forma de
apresentar ao público externo à administração pública as informações financeiras do
referido órgão.
Brito (2014, p. 55), por outro lado, no entanto, descreve esse novo formato
gerencial usando o termo accountability, pelo qual busca designar as novas
atribuições conferidas aos órgãos públicos, a partir dos anos 90 do século XX,
desejando, assim, conferir maior eficiência ao Estado e também tornar os atos estatais
públicos e submetidos ao controle social. O accountability pressupõe uma gestão
diferenciada, mais eficiente e eficaz, e, sobretudo, embasada pelo compromisso ético
e legal que deveria em tese cercear todas as ações estatais. Usando a definição do
autor, o accountability pode ser entendido como a “[...] obrigação de membros de um
órgão de administração ou representativo de prestar contas a instâncias controladoras
ou a seus representados” (BRITO, 2014, p. 55), sendo que, no caso do órgão público,
a prestação de contas é direcionada a instâncias reguladoras e à população em geral.
Além dos dados da movimentação financeira da Prefeitura Municipal de Quatá,
há outros informes que a Secretaria de Administração e Finanças pode disponibilizar,
via site. Os assuntos relacionados ao que é inserido no site funcional da Prefeitura é
elaborado pela Imprensa, setor diretamente ligado ao Gabinete. As informações
inseridas no Portal da Transparência, por outro lado, são ligadas às movimentações
financeiras de toda a Prefeitura Municipal. Além do site funcional, para a comunicação
externa, alguns avisos da Secretaria de Administração e Finanças são divulgados na
Rádio local, quando isso se mostrar necessário. Já os balancetes finais de prestação
de contas são publicados nos jornais regionais e municipais de maior circulação. Esse
tipo de comunicação, voltado ao público externo, é descrito por Brondani e Barros
(2015, p. 02) com a terminologia “Imprensa”, que pode ser compreendida como uma
forma de comunicação que
[...] funciona integrada ao processo de Comunicação Externa da empresa e
cuida do fluxo de notícias e informações da empresa para a mídia (jornal,
revista, televisão, rádio e internet) e o seu relacionamento com jornalistas e
públicos formadores de opiniões ligados à comunicação social.

O universo de relacionamento, no entanto, é restrito, uma vez que temos no

Município somente dois jornais e uma rádio, ou seja, não há uma ampla relação da
Imprensa da Prefeitura Municipal com a mídia local, que é limitada. Acreditamos que
a maior finalidade da Imprensa Municipal é dar visibilidade àquilo que é desenvolvido
pela Prefeitura Municipal e, também, pelas Secretarias a ela vinculadas.
Desse modo, podemos inferir que temos a presença de comunicação vertical,
ascendente e descendente. A comunicação descendente, como indicado por Barreira
(2001), é a transmissão de informações dos cargos mais elevados para os menores.
Isso está presente quando há informes encaminhados pelo Secretário ou então pelo
Gabinete do Prefeito. Também notamos que há comunicação vertical ascendente, já
que existe a troca de e-mails e informações dos cargos menores para os maiores.
Barreira (2001) enfatiza que tivemos, no Brasil, no âmbito da gestão pública,
uma mudança cultural grande, nos anos 1990, no que diz respeito aos formatos de
comunicação e de decisão. Segundo tal autor, no país, historicamente, temos tido a
predominância de gestões em que as decisões são adotadas em uma esfera tida
como superior e apenas são comunicadas às instâncias consideradas inferiores. Em
sua discussão, o autor nos indica que geralmente as decisões eram tomadas por
aqueles que representavam o Governo Federal e transmitidas aos Estados e,
consequentemente, aos Municípios. Obviamente, não tínhamos, no tempo da
Colonização e do Império, essas instâncias tão delimitadas e definidas, mas, via de
regra, as decisões não eram partilhadas, porém, comunicadas.
Esse novo formato de discussão foi então inaugurado, no Brasil, a partir da
Constituição de 1988, o que impôs ao Estado, nas mais diversas esferas, a realização
de melhorias no seu aparato burocrático e em suas relações com os mais variados
atores, incluindo, nesse rol, os prováveis parceiros de natureza privada. Essas novas
formas de gestão requerem a comunicação vertical entre os atores e os órgãos
públicos, e não mais a imposição de decisões e saberes. Tal possibilidade é
contemplada ainda mais, por meio da facilidade de distribuição de saberes
potencializada, sobretudo, pela velocidade com que as informações são partilhadas e
destinadas a uma gama cada vez maior de pessoas. Essas mudanças alteram os
formatos de comunicação usados pelo Estado e interferem também nas relações de
poder e de disputa de poder.
Barreira (2001) assinala que precisamos compreender sob quais argumentos
foi consolidada essa nova gestão, mais transparente e comunicativa, ou seja,
precisamos compreender que essa nova organização estatal serve à necessidade do
Estado em transferir mais responsabilidade à sociedade civil, pela gestão de políticas
e serviços sociais que deveriam ser garantidos pelo poder público. Na mesma medida,
vemos que cada vez mais a descentralização político-administrativa não vem
acompanhada de partilha de recursos, e os Municípios se percebem em meio à crise
fiscal, tendo que reduzir os investimentos em áreas consideradas básicas. Tendo em
vista esse pano de fundo, nada positivo, entretanto, é que temos subsídios para
fortalecer as possibilidades de controle e reivindicação da população, e isso só é
possível, quando o órgão público utiliza a comunicação vertical e dá visibilidade a
todos os atores sociais. Portanto, essas práticas comunicativas tanto devem servir
para a transparência pública quanto devem estar presentes na dinâmica do trabalho,
visando, assim, à eficiência e à eficácia das ações propostas.
Dessa forma, passamos, na sequência, para a discussão das novas
tecnologias utilizadas, com a finalidade de prover a eficácia e a eficiência das
intervenções da referida Secretaria.

3.2. As novas tecnologias e o processo de trabalho na administração pública

A informática é essencial para as atividades desenvolvidas na Secretaria de

Administração e Finanças. Dessa maneira, tivemos informação, por meio da
observação, de que o Sistema de Informática foi instituído no ano de 2005, junto à
Prefeitura Municipal e, por conseguinte, junto à Secretaria de Administração e
Finanças. Antes desse período, as informações contábeis eram registradas em fichas
datilografadas, que posteriormente eram transferidas ao único computador existente.
Na ocasião, tanto o telefone quanto a internet estavam cortados no Município, em
decorrência de falta de pagamento.
No ano de 2005, após o pagamento de tais pendências, foram adquiridos 06
computadores, os quais, desde então, têm sido atualizados para versões mais
recentes. Além dos computadores, hoje, a Secretaria possui ainda 05 impressoras.
Também em 2005, foi comprado um sistema de registro da empresa Fiorilli, que, além
do sistema em si, ofereceu capacitação aos trabalhadores e manutenção do referido
sistema, o qual permitiu o registro de empenhos, liquidações e pagamentos.

Atualmente, o sistema é utilizado na Prefeitura Municipal de Quatá e também

na Secretaria de Administração e Finanças. Esse sistema permite que sejam feitos o
empenho e a liquidação, além de que seja gerada a folha de pagamento dos
trabalhadores da Prefeitura Municipal de Quatá, o lançamento de trabalhadores que
fazem jus à cesta básica e, ainda, que sejam realizadas consultas às contas públicas.
É esse sistema, igualmente, que possibilita sejam inseridos junto ao Portal da
Transparência os dados de todas as transações financeiras concretizadas, que vão
desde o registro da remuneração dos trabalhadores até os pagamentos de
fornecedores, por exemplo.
 Além desses dispositivos, temos ainda o aporte à internet. No caso, todos os
computadores disponíveis na Secretaria de Administração e Finanças têm acesso à
internet. Nesse sentido, a comunicação interna acontece através do encaminhamento
de e-mails. Todos os e-mails dos servidores possuem a extensão quata.sp.gov.br,
uma vez que não são permitidos e-mails pessoais para abordar questões laborais. No
rol de informações encaminhadas, figuram: orientações quanto ao cumprimento de
horário, indicações quanto às possíveis pendências de trabalho, informações em geral
e, via de regra, são encaminhadas do Secretário da pasta ou então do Gabinete do
Prefeito Municipal. Os e-mails oficiais também são dispositivos importantes de trocas
de informações entre os trabalhadores e destes com os demais representantes de
outras Secretarias.
Por fim, ainda com base na descrição das técnicas de informática, devemos
indicar o site funcional da Prefeitura Municipal, hospedado no domínio
www.quata.sp.gov.br. Não é um site específico da Secretaria de Administração e
Finanças, porém, nele podem ser indicados informes dessa Secretaria, assim como
das demais vinculadas à Prefeitura Municipal, sempre que isso se mostrar necessário.
Analisando os dispositivos de informática que são utilizados na Secretaria de
Administração e Finanças, podemos inferir que todos os processos realizados provêm
do acesso a técnicas de informática relacionadas à disponibilidade de equipamentos,
à existência de um sistema específico para o registro das informações contábeis, ao
acesso à internet e à existência de um site oficial. Em tese, Guimarães (2000)
assevera que todas as empresas contemporâneas precisam dos dispositivos
tecnológicos existentes, acrescentando que essa não é uma necessidade apenas das
empresas privadas, mas também das públicas, as quais devem igualmente primar
pela eficiência do processo de trabalho e pela transparência das ações.
Derivando ainda da prática apresentada pela Secretaria de Administração e
Finanças, é possível concluir que temos, por meio do aporte ao Sistema Fiorilli, a
presença de uma rede que permite as diversas movimentações financeiras e
contábeis de toda a Prefeitura Municipal de Quatá. O sistema é um meio que favorece
a comunicação em rede e pode ser entendido como um sistema de local área network
(lan), que é, nos termos de Araújo Neto (2015), uma forma de interligar e conferir
informações para dispositivos que estão localizados em uma área restrita, ou seja, os
dados de movimentação financeira estão restritos aos trabalhadores da Secretaria.
 No entanto, o Sistema Fiorilli possui um caráter dual, à medida que permite que
sejam acessadas e registradas informações bancárias e sejam inseridos dados junto
ao Portal da Transparência. Nesse sentido, torna-se um sistema de wide area
network, já que permite a troca de informações via rede de longa distância, de acordo
com Araújo Neto (2015).
Por outro lado, toda a gestão dessa rede, balizada pela internet, só é possível
pelo fato de a Secretaria possuir recursos suficientes para uma gestão eficiente.
Guimarães (2000) salienta que uma gestão pública eficiente precisa de insumos que
possibilitem sua execução, destacando a necessidade de uma série de recursos,
dentre os quais equipamentos em bom estado de conservação e atualizados com as
demandas presentes. Além dos equipamentos, também são necessários, conforme o
autor, trabalhadores com capacidade técnica e gerencial para administrar os itens que
estão disponíveis, algo que é disponibilizado pela Secretaria em pauta. Por
conseguinte, vemos que há uma rede e que há recursos visando a uma gestão
eficiente.
Também foi possível inferir que as técnicas de informática, como os e-mails,
são usadas como meios para a comunicação entre os trabalhadores e desses com
aqueles que assumiram cargos de gestão. Os e-mails são mecanismos de conferir,
aos trabalhadores, um rol amplo de informações sobre tudo aquilo que se relaciona à
prática laboral. Sabemos que, conforme Araújo Neto (2015), a informação para os
trabalhadores e sua utilização para orientar o processo de trabalho garantem o
sucesso de determinadas empresas. Em outras palavras: “[...] as corporações bem
sucedidas no século XXI são aquelas focadas no conhecimento, no fluxo intenso de
informações e em pessoas capacitadas participando das decisões” (ARAÚJO NETO,
2015, p. 58).
Ainda no quesito da comunicação, vemos que Sistema Fiorilli é ainda uma
forma de conferir informação aos munícipes, acerca das questões financeiras
presentes na Secretaria de Administração e Finanças. Nesse sentido, além de um
meio para organizar o processo de trabalho, torna-se também uma maneira de dar
transparência às movimentações realizadas, garantindo lisura a todos os processos e
atendendo às prerrogativas postas à administração pública. Afinal, esse sistema foi
elaborado para satisfazer as necessidades da administração pública, e essa é tida
como uma peculiaridade fundamental apontada por Araújo Neto (2015) sobre os
sistemas, a saber: devem ser flexíveis e adaptáveis às necessidades da empresa.
 Portanto, não há um amplo sistema e um rol imenso de tecnologias de
informática, porém, as que são utilizadas têm se mostrado suficientes para atender às
necessidades da Secretaria de Administração e Finanças.

4. A EFICIÊNCIA, A EFICÁCIA E A GESTÃO NA SECRETARIA DE

ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS

Em nossa discussão, no início deste texto, temos enfatizado sobre a

importância da eficiência e da eficácia, uma vez que são perseguidas pela gestão
pública contemporânea. A Secretaria de Administração e Finanças, por sua vez,
busca desenvolver ações focadas na eficiência e na eficácia: mas, o que podemos
compreender por eficiência e por eficácia? Para responder a esses questionamentos,
recorremos ao trabalho de Carvalho (2001).

A autora nos coloca que eficiência pode ser compreendida como

[...] a relação entre a aplicação de recursos (financeiros, materiais, humanos
e os benefícios derivados de seus resultados. Ou seja, a obtenção de “custo”
mínimo (menor número de insumos e pessoal, de moeda) para o maior
número e qualidade de benefícios. (CARVALHO, 2001, p. 73).

Ou seja, os recursos empregados têm conseguido contemplar os objetivos

propostos, produzindo resultados positivos? Ademais, os recursos disponíveis têm
sido suficientes para gerar os benefícios propostos?

Considerando a nossa análise na Secretaria de Administração e Planejamento,

no aspecto da comunicação, podemos inferir que os e-mails, os ofícios e a
comunicação interpessoal entre os setores são recursos extremamente importantes
para garantir a qualidade do serviço. Por isso, no aspecto da comunicação interna,
concluímos que temos observado uma gestão eficiente, por parte da Secretaria de
Administração e Finanças. A comunicação interna, entretanto, tem englobado todos
os atores envolvidos na referida Secretaria. No entanto, grande parte dessa
comunicação acontece de maneira não sistematizada, não planejada, e um pouco
provinciana. Caso a Secretaria de Administração e Finanças deseje ampliar ainda
mais a qualidade de suas ações, buscando uma ação ainda mais eficiente, esses
processos deveriam ser constituídos de uma forma sistemática.
 Já no que diz respeito à comunicação externa, vimos que a Secretaria de
Administração e Finanças utiliza a mídia local, incluindo o site funcional, para a
exposição das movimentações financeiras desenvolvidas pela Prefeitura Municipal de
Quatá. Não temos como mensurar, todavia, a quantidade de pessoas que é
contemplada pelas ações da Secretaria de Administração e Finanças, no que
concerne à comunicação externa, já que a forma de expor tais dados é acessível a
toda a população. Por conseguinte, mostra-se eficiente também por possuir um custo
extremamente baixo (sobretudo as informações divulgadas via site) e contemplar um
número elevado de pessoas.

Entendemos ainda que é uma gestão que tem contemplado a efetividade,

porque tem conseguido tornar as movimentações financeiras da Prefeitura Municipal
de Quatá passíveis do controle público, isto é, contemplando assim o accountability.
Carvalho (2001) interpreta essa publicidade como um dos requisitos para a
democratização do que é público e, aliás, indica que uma gestão eficiente é aquela
que partilha as informações com a comunidade.

No sentido discutido acima, a informática, que comporta tanto equipamentos

quanto acesso à internet e uso do sistema, constitui exemplo de recursos basais para
que a empresa consiga ser eficiente. Da mesma maneira, trabalhadores habilitados
ao manuseio dos equipamentos, ao correto registro de dados no sistema, são
igualmente recursos basais para a gestão financeira eficiente. Nesse sentido, temos
visto que a Secretaria de Administração e Planejamento tem utilizado os recursos de
maneira eficiente, otimizando o pessoal que possui e as ferramentas informacionais.
No entanto, três trabalhadores do referido órgão, que são escriturários, não possuem
formação específica na área. O ideal seria que, nessa Secretaria, só atuassem
pessoas com formação superior ou técnica, especificamente nas áreas de
Administração, Contabilidade, Economia ou Gestão Social ou Pública.

Pudemos verificar, assim, que temos uma gestão eficiente, sob diversos
aspectos, porém, há algumas deficiências, como indicamos anteriormente. Mas, e a
questão da eficácia? Podemos dizer que temos práticas na Secretaria de
Administração e Finanças eficazes?

Ora, a eficácia está relacionada ao alcance dos objetivos propostos pela ação.
Assim, a gestão será eficaz “[...] à medida que suas metas sejam iguais ou superiores
às propostas.” (CARVALHO, 2001, p. 74). Porém, no caso específico, não temos uma
meta quantitativa, mas uma meta geral, que é garantir a sanidade financeira da
Prefeitura Municipal de Quatá e, nesse sentido, vemos que todas as práticas da
Secretaria de Administração e Finanças têm buscado contemplar tal meta. Podemos
então inferir que temos tido uma gestão eficiente, à medida que tem conseguido
garantir o equilíbrio entre compras e pagamentos e, dessa forma, tem feito com que a
Prefeitura Municipal de Quatá não possua dívidas, atingindo assim a sua meta.

Consequentemente, a comunicação interna e externa, vertical, ascendente e

descente são dispositivos necessários para que a Secretaria de Administração e
Finanças mantenha a sanidade financeira da Prefeitura Municipal de Quatá, visto que
essa comunicação disciplina o processo de trabalho, orientando-o, apesar de ser uma
comunicação ainda não sistematizada. No mesmo sentido, os dispositivos de
informática (computadores, internet e sistema de registro Fiorili) são basais para a
gestão financeira eficaz.

No contexto contemporâneo, de crise fiscal, de restrição de recursos, uma

gestão financeira eficiente e eficaz é condição fundamental para o funcionamento das
empresas, sobretudo as de natureza pública, como a que analisamos.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

No que concerne à questão da comunicação, percebemos que os meios

adotados pela Secretaria de Administração e Planejamento são compreendidos como
representativos da chamada comunicação interna, posta sobretudo por meio de
requisições, e-mails e ofícios. Essa modalidade de comunicação é um dispositivo
basal e que confere eficiência e eficácia às ações, uma vez que esses documentos
têm a potencialidade de organizar o processo de trabalho, na Secretaria de
Administração e Finanças da Prefeitura Municipal de Quatá. Assim, como a Secretaria
consegue atender aos objetivos de sua ação, podemos também inferir que toda a
saúde financeira da Prefeitura Municipal é contemplada, colaborando com o
desenvolvimento de uma prática pública ética e transparente.
No entanto, como grande parte desses documentos são entregues
manualmente, pensamos que possa existir nesse aspecto um provável nódulo ao
alcance da efetividade e eficiência nas ações da referida Secretaria, já que não há
processos tecnológicos que comprovem, por exemplo, a entrega de uma requisição
de compras no Setor de Licitação. Caso exista uma perda ou extravio de documentos,
será necessário que o demandante apresente segunda via, atrasando os processos
de compra. Portanto, seria imprescindível que esses processos fossem construídos
por via eletrônica.
Já a comunicação externa é viabilizada por meio de informações conferidas ao
site oficial da Prefeitura Municipal e ao Portal da Transparência. Os aspectos da
comunicação são suficientes para o porte da Secretaria e da Administração do
Município.
Em relação às Técnicas de Informática, observamos que a Secretaria de
Administração e Finanças, seguindo a ótica da Administração Municipal, busca
organizar sua prática com base na utilização das técnicas de informática, desde
sistemas de registro das operações financeiras realizadas a informações que são
inseridas no site funcional e no site da Transparência Pública, porém, ainda mantém
uma prática provinciana, ao conservar grande parte das movimentações respaldadas
em documentos físicos e não digitalizados.

REFERÊNCIAS

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2001. 86 f. Dissertação BARREIRA, M. B. Por uma reforma dos sistemas

horizontal e vertical de divisão das funções do Estado. (Mestrado em
Administração Pública) – Fundação Getúlio Vargas, Escola Brasileira de
Administração Pública, Rio de Janeiro, 2001.

BEHRING, E. R.; BOSCHETTI, I. Política Social: fundamentos e história. São Paulo:

Cortez, 2010.

BRITO, E. A. de Governança e accountability no setor público: auditoria operacional

como instrumento de controle das ações públicas a cargo do TCEMG. Revista
TCEMG, jan./fev./mar. 2014.

BRONDANI, R. F.; BARROS, K. L. Comunicação Corporativa: A Importância da

Comunicação na Gestão das Empresas. In: CONFERÊNCIA BRASILEIRA DE MÍDIA
CIDADÃ, X; CONFERÊNCIA SUL-AMERICANA DE MÍDIA CIDADÃ, V. UNESP,
FAAC, Bauru-SP, 22-24 de abril de 2015. Anais... 2015. Disponível em:
http://www.unicentro.br/redemc/2015/anais/DT7/DT7-32.pdf. Acesso em: 25 jun.
2017.
CARVALHO, M. do C. B. Avaliação de projetos sociais. In: ÁVILA, C. M. de (Org.).
Gestão de Projetos Sociais. São Paulo: AAPCS, 2001.

GUIMARÃES, T. de A. A nova administração pública e a abordagem da competência.

RAP, Rio de Janeiro, v. 34, n. 3, p.125-140, maio/jun. 2000.

PREFEITURA MUNICIPAL DE QUATÁ. Lei Complementar Municipal nº. 2.567 de

16 de junho de 2010. Quatá: Imprensa Municipal, 2010.

Sites Consultados

http://www.quata.sp.gov.br

http://cidades.ibge.gov.br/

Recebido: 29/11/2017.
Aprovado: 15/12/2017.