Design Sprint em Projetos

de Transformação Digital

Anexo: Estudo de caso de Design

Sprint: Empresa Mato-grossense de
Tecnologia da Informação

4 Caso de Design Sprint na

administração pública

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Dia 1: Segunda-feira
No primeiro dia do sprint, o trabalho esteve focado em alinhar o conhecimento do time sobre a intranet
em funcionamento. Também foram definidas quais as questões que precisavam ser respondidas nos
testes com os usuários.

O time inicialmente definiu que o objetivo do projeto era “desenhar um produto novo que estimulasse os
funcionários a acessar a intranet diariamente”. De acordo com os dados revelados de pesquisas anteriores,
havia aspectos centrais que precisavam ser modificados, tais como:

- A dificuldade de comunicação interna entre os colaboradores da MTI.

- A ausência de atratividade no acesso à intranet.

Nesse sentido, a equipe elaborou a seguinte hipótese: A intranet pode reduzir o ruído na comunicação
interna da MTI.

A seguir, a equipe elaborou perguntas sobre o objetivo a longo prazo. Entre as diversas questões levantadas
pelo time, as principais foram:

- O que inserir na intranet para torná-la atraente?

- O login desestimula o acesso à intranet?

Com o exercício Start by the End, foram desenhados, no lado esquerdo do diagrama, os atores envolvidos
com a intranet, e, do lado direito, o objetivo a longo prazo. Entre os extremos, a equipe escreveu os passos
que cada ator deveria desempenhar para que o objetivo, o acesso diário à intranet, fosse alcançado. Após o
exercício, a equipe tinha em mãos o mapa do problema, o objetivo e os atores definidos.

No período da tarde, foram entrevistados especialistas diretamente relacionados ao uso e aos processos de decisão
da intranet. A essas pessoas, a equipe direcionou perguntas consideradas óbvias, a fim de nivelar o conhecimento
de toda a equipe do Design Sprint. Entre os entrevistados constavam usuários da intranet, colaboradores do setor
de Recursos Humanos, membros da Direção da MTI e funcionários da Segurança da Informação.

Após as entrevistas, foi realizado o exercício HMW, que consistiu em cada membro individualmente registrar
perguntas em post-its do tipo: “Como poderíamos resolver a situação relacionada a...?”. As anotações
foram votadas por todo o grupo e as mais pontuadas foram deslocadas para compor o mapa do problema,
tal como você vê na figura a seguir.

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 Exercício desenvolvido pela equipe da MTI para acelerar o novo portal da intranet.
Fonte: Imagem cedida por MIT.

O membro participante que desempenhava o papel de definidor, ao observar o mapa do problema, foi o
responsável por indicar um único problema a ser resolvido pela equipe de Design Sprint no decorrer da semana.

Após essas atividades estava concluído o problem framing, que pode ser resumido na seguinte sentença:
“Como reduzir o ruído na comunicação interna da MTI a partir do acesso diário à intranet?”

Dia 2: Terça-feira
O segundo dia do Design Sprint começou com as demonstrações relâmpago de exemplos de projetos
inspiradores. Cada participante reuniu de dois a três projetos cujas soluções considerava relevante e
apresentou as imagens aos demais colegas em um mural destinado à visualização dos projetos.

A atividade seguinte consistiu na preparação por parte de cada membro para esboçar graficamente uma
proposta de solução. Antes, os participantes caminharam pela sala, fizeram anotações e, então, passaram
a realizar o exercício Crazy 8’s.

O segundo dia de trabalho foi finalizado com os esboços dos sprinters reunidos em uma única pasta. Os
esboços permaneceram anônimos, ou seja, sem a identificação dos autores.

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Dia 3: Quarta-feira
No terceiro dia, os protótipos desenhados foram colados nas paredes da sala de trabalho, uma prática
comum do exercício denominado Museu de Arte.

Então, cada participante recebeu cinco adesivos circulares para demonstrar quais ideias de protótipo que
mais gostava e, desse modo, concretizava-se o exercício Mapa de Calor.

A equipe passou a executar o exercício Críticas Relâmpago. O facilitador narrou à equipe as ideias
registradas nos esboços, fazendo um breve resumo de cada proposta. Ao término dessa atividade foram
revelados os autores de cada esboço.

Na sequência, cada participante recebeu mais dois adesivos circulares e, mais uma vez, tiveram a
oportunidade de sinalizar as ideias preferidas, o que é chamado de Pesquisa de Intenção de Voto.

A seguir, foi praticado o exercício Super Voto, no qual o decisor recebeu adesivos circulares em cores
diferenciadas e definiu quais os esboços tinham potencial para se tornarem protótipos.

No projeto de intranet da MTI houve quatro esboços vencedores. Motivo pelo qual a equipe decidiu proceder
com a prática All-in-one, ou seja, reunir todas as ideias em uma única versão.

No período da tarde do terceiro dia foi desenvolvido o storyboard da ideia de solução. A equipe elaborou
a cena de abertura do portal da intranet. Nesse caso, foi planejado um e-mail a ser enviado para todos os
colaboradores da MTI com um link que, quando clicado, enviasse o usuário para o portal da intranet.

Na quarta-feira ainda foram definidos os perfis das pessoas que realizariam o teste da intranet no último
dia do projeto de Design Sprint.

Dia 4: Quinta-feira
O quarto dia do Design Sprint foi o momento de criar o protótipo e reunir as informações registradas
nos murais da sala para a tela do computador. Para isso, a cada pessoa foi designada uma função, o que
permitiu que o protótipo fosse desenvolvido em um único dia, seguindo a proposta de dividir as tarefas
para conquistar o objetivo. Desse modo, foram estabelecidas as seguintes tarefas: o escritor, o coletor de
recursos, o executor, o recrutador, o entrevistador e o costureiro.

O escritor foi responsável por escrever os textos para o protótipo do portal da intranet, aproximando-o da
realidade do usuário.

O coletor de recursos foi a pessoa que procurou por imagens, ícones e botões para compor o protótipo. O
coletor auxiliou a atividade do executor, que por sua vez fez a montagem do protótipo.

O recrutador definiu quem eram as cinco pessoas a serem entrevistadas na sexta-feira. A pessoa que
desempenhou esse papel teve que confirmar antecipadamente a presença dos entrevistadores.

Os entrevistados foram escolhidos segundo o critério diversidade de idades, gêneros e raças. Dentro desses
critérios, foram selecionados funcionários outsource, de alta hierarquia, média hierarquia e de ponta. Por
meio de pesquisas anteriores, identificou-se o funcionário que mais havia tecido críticas à intranet, que foi
chamado para participar do teste de usabilidade do produto.

O entrevistador fez o roteiro da entrevista e se preparou para conduzir os testes com os usuários. No
projeto da intranet da MTI, o entrevistador não teve contato com o protótipo porque ele não deveria estar
emocionalmente envolvido com o produto. A equipe entendeu que, ao apresentar a intranet ao usuário, o
entrevistador não poderia reagir à opinião do usuário. Na quinta-feira, a fim de verificar se o roteiro estava
adequado para o dia seguinte, o entrevistador testou o roteiro com funcionários da Governança.

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 O costureiro foi quem coordenou todas as tarefas.
Ele verificou a sequência entre as telas, se os
ícones estavam condizentes, se as imagens tinham
qualidade suficiente etc. Em suma, o costureiro
verificou a coesão das partes do protótipo.

A ferramenta usada inicialmente para criar

Figura 26: Equipe de Design Sprint desenvolvendo o
protótipo da intranet.
Fonte: Imagem cedida pela MTI .
o protótipo foi o Figma, mas a equipe sentiu
dificuldade em aprender o software para
desenvolver o produto em um dia. Então
partiram para a ferramenta Marvel, que oferecia
os componentes prontos para desenvolver o
protótipo, como você vê na imagem a seguir.

Dia 5: Sexta-feira
O quinto e último dia do Design Sprint foi o momento de mostrar o protótipo da intranet aos usuários do
produto em sessões individuais. O produto foi apresentado aos usuários para que interagissem com as
principais telas e emitissem um feedback em tempo real sobre os pontos positivos e negativos da solução.
Ao todo, cinco colaboradores da MTI participaram das entrevistas e transmitiram suas impressões sobre o
novo portal da intranet.

Enquanto o entrevistador conversava com os usuários em uma sala isoladamente, o restante da equipe
esteva em uma sala ao lado acompanhando as entrevistas em simultâneo por uma câmera.

Após as entrevistas, a equipe se reuniu para fazer anotações e identificar padrões nas respostas dos
entrevistados. As reações dos usuários foram diferenciadas em três categorias: sentimentos positivos,
sentimentos negativos e sentimentos neutros.

Enfim, a hipótese e as perguntas iniciais que direcionaram o projeto de Design Sprint foram respondidas.
Confira a seguir.

Hipótese: A intranet pode reduzir o ruído na comunicação interna da MTI.

Os testes com os usuários indicaram que o novo portal da intranet teria potencial para diminuir o ruído
da comunicação interna da MTI, e proporcionaria uma mudança radical na comunicação da empresa.

Questão 1: O que inserir na intranet para torná-la atraente?

Visando facilitar o diálogo com a Presidência, foi criado o canal de comunicação “Fale com a
Presidência”. Para resolver dificuldades relacionadas ao setor de Relações Humanas, cujas
solicitações como férias, licença prêmio, notificações e avisos precisavam ser protocoladas, foi
estabelecida a sessão de “Recursos Humanos” na intranet. Foram também produzidos grupos de
discussão seguindo o modelo de rede social para estimular o contato digital entre os funcionários.
Outros elementos experimentados, como a utilização de elementos gráficos para simular a
gamificação dentro da intranet não foram compreendidos pelos usuários.

Questão 2: O login desestimula o acesso à intranet?

Uma das principais preocupações iniciais da equipe de Design Sprint era acerca do incômodo
do usuário em fazer login para acessar a intranet, mas, a partir dos testes, foi verificado que os
usuários não reclamaram sobre o login devido ao conteúdo da intranet ser interessante.