Estabelecendo Prioridades e Executando Tarefas

José Maurício dos Santos Pinheiro

Existem aqueles profissionais que tentam “abraçar o mundo com as pernas”. Se você
abraçar o mundo somente com os braços já poderá sentir o mundo mais perto de você. Priorize
suas atividades e evite o acúmulo de tarefas, pois isto não é sinal de desempenho.
Priorizar significa decidir o que é mais importante, quais metas perseguir. Uma condição
necessária para estabelecer prioridades é, portanto, o entendimento das metas que se quer
alcançar. A principal maneira para se conseguir ter essa noção é conferir se as prioridades que
vêm sendo adotadas realmente são as tarefas mais importantes para o negócio. Ter uma visão
do todo é um dos passos mais importantes para se definir as prioridades.
Falando de prioridades, a primeira providência é organizá-las. O ser humano tem uma
tendência natural de priorizar as atividades onde se sente mais confortável. Daí, outras tarefas
que também precisariam receber igual ou maior atenção são deixadas em segundo plano.
Normalmente isto acontece quando a pessoa está muito envolvida em algum projeto ou quando
não consegue dizer não à carga extra de trabalho que lhe é apresentada. O Princípio de Pareto
(também conhecido como princípio 80-20), sugerido por Juran, afirma que 20% das atividades
são responsáveis por 80% dos resultados, ou seja, afirma que existe um forte desequilíbrio entre
causas e efeitos, entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados. Traduzindo,
cumprir determinadas tarefas primeiro tem mais resultados do que realizar outras, mais
“urgentes”.
Outro aspecto não menos importante é a organização. Organizar significa agendar os
próprios compromissos ou delegar tarefas a outros a fim de atingir a meta. Organizar prioridades,
delegar responsabilidades e estabelecer prazos requer compartilhar compromissos e agendas.
Isto facilita no escalonamento da rotina de trabalho e no estabelecimento de cronogramas para as
atividades. Entretanto, cabe observar que prazos pouco confortáveis podem atrapalhar a
conclusão de tarefas. Isso ocorre porque o ser humano calcula mal o tempo que perde numa
atividade e acha que precisará de menos tempo do que o realmente necessário. Neste caso, a
melhor opção é pedir ajuda a alguém mais experiente, que não tenha a mesma rotina, mas que
entenda bem a atividade e possa orientar quanto ao desempenho nas prioridades, tarefas e
prazos. 
Desempenhar significa disciplinar nossa atividade de acordo com as prioridades a fim de
se obter os resultados desejados na execução das tarefas. Portanto, antes de aceitar uma nova
tarefa, analise sua agenda e verifique suas prioridades. Se achar que a solicitação vai prejudicar
outros projetos mais importantes sem trazer um resultado compensatório, a melhor saída é
negociar um prazo diferente ou encontrar uma forma de recusar a missão para não prejudicar o
desempenho. Tenha em mente que profissionais de sucesso investem sua energia em
prioridades e novas oportunidades, colocam em primeiro lugar o mais importante, não
necessariamente o que é mais urgente.