Controle Financeiro das

Atividades Escoteiras
Controle Financeiro das
Atividades Escoteiras
Criado por Eduardo Alves Pereira

Para utilização do
45 GE/RJ Major PM Manoel dos Santos Portugal

Este roteiro é uma adaptação baseada no curso

online criado pelo chefe Bruno Souza do 11 GE/DF
José de Anchieta, consultado em fevereiro de 2023

www.geja11df.org.br

45 Grupo Escoteiro / RJ
Major PM Manoel dos Santos Portugal

Fevereiro de 2023
Índice
As atividades escoteiras.............................................................1
Tarefas da gestão financeira.......................................................3
Levantamento de necessidades..................................................9
Orçamento................................................................................13
Como preencher a Planilha.................................................14
Definindo o valor da cota.........................................................17
Captação de recursos................................................................19
Compras...................................................................................22
Prestação de Contas.................................................................25
O que deve entrar na prestação de contas?..........................26
O que fazer se o saldo for negativo ou positivo?................28
Para encerrar…........................................................................31
As atividades escoteiras

Ser escoteiro, para os jovens, é participar de um mundo

de aventuras, descobertas e aprendizagem. Eles fazem
isso quase sem perceber, participando principalmente de
jogos e de um conjunto de atividades preparadas pelos
adultos voluntários que atuam como Escotistas.
Idealmente, o resultado dessas experiências fica para o
resto da vida, na forma de uma perspectiva construída
com base no respeito, na solidariedade, na autonomia e
na confiança.

Para os adultos, o “ser escoteiro” é diferente. A visão de

mundo de um adulto que atua no movimento escoteiro
carrega uma visão mais pró-ativa, focada no objetivo de
conduzir o jovem a se desenvolver como pessoa da
melhor maneira possível, seguindo o método escoteiro.
Para isso, são usados um conjunto de artifícios para atrair
e engajar os jovens para que se envolvam com as
atividades e, nesse envolvimento, descubram
gradualmente o conjunto de valores que formam a base e
o propósito do escotismo.

A base para a aplicação do método escoteiro são as

atividades, sejam de sede ou externas. Em geral, nas
1
atividades de sede são trabalhados os aspectos de
progressão pessoal dos jovens e, nas externas,
desenvolvidos aspectos específicos ou voltados a
propósitos mais genéricos, como desenvolvimento de
relacionamentos, interação, troca de experiências etc.

Para aprofundar seus conhecimentos sobre atividades

escoteiras em geral, os Escoteiros do Brasil lançaram a
publicação “Padrões de Atividades Escoteiras: um
manual para Escotistas e Dirigentes”, disponível para
download no site escoteiros.org.br.

O foco deste guia está na preparação de atividades

externas, especialmente acampamentos, acantonamentos,
bivaques e outras que tenham duração de, pelo menos,
um dia inteiro ou que necessitem do aporte de recursos
financeiros por parte das famílias para serem realizadas.

2
Tarefas da gestão financeira
Controlar o dinheiro dos outros é uma tarefa sofrida, mas
necessária. Esse responsável pela gestão dos recursos
para atividades externas, precisa tomar uma série de
cuidados e desenvolver estratégias para garantir que os
valores sejam utilizados de forma adequada, conforme
estabelecido pelo plano de ação combinado. Além disso,
é necessário zelar pela economicidade, transparência e
responsabilidade.

No Movimento Escoteiro, é comum que o responsável

pelos recursos financeiros de uma atividade seja um dos
escotistas da seção, que talvez esteja acumulando outras
funções como voluntário. Por essa razão ele precisa estar
bem preparado, desenvolvendo as competências de
controle do tempo, auto-disciplina, capacidade de
comunicação e atenção aos detalhes.

Algumas das tarefas executadas na gestão das finanças

de uma atividade escoteira são:

1. Levantar o material necessário, verificar o que já está

disponível no Grupo escoteiro e o que precisa ser
providenciado/adquirido;

3
2. Fazer cotação de preços do material que precisa ser
adquirido;

3. Calcular o valor da cota a ser cobrada dos

participantes da atividade;

4. Receber o valor da cota dos participantes;

5. Providenciar a compra do material;

6. Conferir os valores recebidos e gastos;

7. Preparar-se para compras adicionais imprevistas;

8. Prestar contas, à chefia, à diretoria e aos responsáveis;

9. Destinar eventuais sobras;

10. Reparar eventuais prejuízos;

11. Ressarcir pessoas que fizeram compras diretamente.

Vamos discutir uma forma de planejar o controle

financeiro de uma atividade, executar o planejamento e
fazer a prestação de contas, de forma efetiva e
transparente.

Temos então um conjunto de boas práticas, para gerir as

finanças da Atividade Escoteira com economia,
transparência e responsabilidade. Os mesmos princípios
podem ser úteis em outras áreas e tarefas.

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Planejamento financeiro
O planejamento financeiro começa quando se decide
fazer uma atividade que necessite do aporte de recursos.
Pode ser qualquer tipo de atividade ou projeto, embora
os mais comuns sejam os acampamentos,
acantonamentos, bivaques e passeios.

Planejar significa antecipar as necessidades do projeto ou

atividade, montando estratégias para atendê-las, mas
também antecipar as dificuldades e os desafios para que
o projeto ou atividade aconteça.

O planejamento financeiro abrange:

1. Levantamento de necessidades;

2. Orçamento;

3. Captação de recursos;

4. Compras;

5. Prestação de contas.

Cada uma dessas etapas possui um conjunto de

necessidades que precisam ser atendidas e um conjunto
de situações indesejadas que precisam ser evitadas ou
mitigadas.

5
A primeira boa prática é escolher um responsável
financeiro tão logo seja tomada a decisão de realizar uma
atividade. Assim, o gestor financeiro da atividade poderá
acompanhar todo o processo de planejamento.

O coordenador da atividade deve, desde o início do

planejamento, envolver o responsável financeiro sobre as
ideias que possam gerar gastos.

O bom gestor financeiro deve ser metódico, disciplinado,

capaz de se comunicar com outras pessoas com
facilidade, tolerante e paciente:

1. Metódico: saber organizar as tarefas de maneira

sequencial, sendo flexível para tentar atender as
necessidades da atividade, dos colaboradores, dos
responsáveis e dos jovens, sempre que for possível;

2. Disciplinado: manter o controle responsáveis pelos

jovens de recibos, notas e documentação, cumprir
estritamente os prazos;

3. Capaz de se comunicar: ser capaz de conversar com

diferentes tipos de pessoas, em diferentes situações –
os responsáveis pela atividade, a diretoria do grupo,
os responsáveis, os jovens, os fornecedores, etc. Cada

6
 público tem suas necessidades e prioridades
específicas;

4. Tolerante e paciente: compreender que nem sempre

as coisas acontecem da forma que se planeja, e que
outras pessoas possuem outras prioridades, em certas
ocasiões pode ser necessário apaziguar, ou respirar
fundo, para com calma, encontrar a melhor solução,
quando a situação se encaminhar para diferença de
compreensão ou interesses.

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Levantamento de necessidades

Essa etapa requer a participação de todos os adultos

envolvidos na atividade e tem como objetivo definir o
que será necessário adquirir para se ter sucesso. Isso leva
tempo — nenhuma atividade nasce pronta! O mais
comum é que a atividade vá sendo formada
gradativamente, em alguns encontros de planejamento
entre os adultos responsáveis — dentre os quais deve
estar aquele que será o responsável financeiro, de
preferência definido logo no início do planejamento.

A tarefa do responsável financeiro durante o

levantamento das necessidades é tomar nota de tudo o
que for definido como essencial, importante e opcional
para a atividade. Por que classificar? Porque o que será
efetivamente adquirido vai depender de dois fatores: do
custo e da receita. Se algum item for excessivamente caro
e for essencial, a cota de participação pode ficar muito
alta, inviabilizando a participação dos jovens. Se o
mesmo item for opcional, a atividade poderá ser
executada sem ele caso a cota se mostre inviável.

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Uma boa prática para o levantamento das necessidades é
manter um arquivo compartilhado entre todos os adultos
com a lista de materiais para cada momento da
programação. Por exemplo:

Hora Atividade Materiais / Tipo

09:00 Bola (E)

Jogo Soutball
Lenço escoteiro

10:00 Frutas (E)

Lanche
Suco (E)

10:30 Cordas (E)

Roldana (E)
Montagem
Cadeirinha (I) – pode ser
da tirolesa
substituída por instrução de
cadeirinha de bombeiro

11:30 Preparação Por patrulha

do almoço

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Embora seja uma atividade que não se resolve em uma
única reunião, também é importante que tenha uma data
limite para finalizar. Caso contrário, será difícil fazer um
orçamento preciso e definir o montante a ser captado.

Uma vez consolidado o levantamento de necessidades, o

responsável financeiro deve consolidar o material
necessário em uma lista e validar com os demais adultos,
para evitar esquecimentos ou inclusões de última hora.
Novamente, ter um arquivo compartilhado em uma
ferramenta como o Google Drive ajuda bastante.

11
12
Orçamento
Para a maioria das pessoas, essa é uma das etapas mais
trabalhosas. Orçar significa levantar os preços para
compra de cada item necessário, de preferência com
diferentes fornecedores para evitar custos desnecessários.

Mas antes de sair orçando sua lista de atividades, há uma

tarefa essencial: consultar a diretoria do grupo para
verificar se alguns dos materiais necessários já estão
disponíveis para a seção. Para isso, procure o diretor
financeiro e/ou administrativo e repasse a sua lista de
materiais para verificar, é possível que os valores da sua
lista caiam pela metade!

Após a resposta da diretoria sobra a disponibilidade de

materiais, comece a pesquisar os preços das coisas no
mercado.

Sempre que possível faça a cotação dos itens em, pelo

menos, três fornecedores diferentes. Peça o orçamento
por escrito, com preços, condições e descontos. O
responsável financeiro da atividade precisa ser metódico
e guardar essas cotações por escrito, de maneira

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organizada, no papel ou no celular, para poder comparar
valores e confrontar os fornecedores e solicitar descontos.

O Grupo disponibiliza uma planilha financeira

desenvolvida para orçamento de atividades escoteiras. A
planilha ajuda em, pelo menos, três momentos:

1. No orçamento, através do registro das cotações de

cada item, com cálculo automático do valor mínimo e
valor médio;
2. Na definição da cota de inscrição, calculada a partir
do orçamento médio;
3. No controle da captação de recursos, seja através das
cotas de participação, doação ou patrocínio;
4. Na prestação de contas, através do registro dos
documentos fiscais e dos valores finais de aquisição
de cada item.

Como preencher a Planilha

O orçamento está na aba “Despesas” da planilha. É lá que
o responsável financeiro da atividade preenche a
descrição, os dados gerais da atividade e a previsão da
quantidade de jovens e adultos participantes.

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 As colunas estão divididas em três grupos:

1. Descrição:
a) Item – material necessário para a atividade;
b) Tipo de despesa;
• Alimentação – permite calcular o custo de
alimentação individual na a atividade;
• Transporte – permite analisar o custo com
transporte, passagens, combustível, etc.;
• Local – custos com o Local, aluguel, taxas, etc;
• Material de consumo – itens que serão
“consumidos” na atividade;
• Material permanente – ficarão para o Grupo
após a atividade ;
• Outros – outro tipo de despesa
c) Quantidade - quantas unidades são necessárias;

2. Planejamento:

a) Cotações feitas junto aos fornecedores;

b) Menor custo unitário – Menor valor encontrado
entre as cotações;
c) Custo médio unitário – Valor médio entre as
cotações;
d) Menor custo total;

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 e) Menor custo médio;
f) Situação em que se encontra a compra
• Em orçamento
• Orçamento concluído
• Em compra
• Aguardando entrega
• Comprado
• Em falta
• Outro

3. Execução:
a) Valores efetivamente pagos pelos itens;
b) Detalhes das compras;
c) Número do documento – Nota, recibo, cupom;
d) Adquirido por – Nome da pessoa que fez a compra;
e) Data da Compra;
f) Origem do pagamento – Qual a fonte de recursos
usada para pagamento da compra;
• Conta bancária – Cartão de débito ou Pix da
Conta do Grupo;
• Dinheiro – Pagamento com dinheiro do caixa do
Grupo
• Pessoa Física – alguém comprou diretamente e
será necessário o ressarcimento, preencher o
nome em “Observações”;
• Outro;

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 g) Ressarcir - indica se o valor precisa ser ressarcido à
pessoa que efetivou a compra;
h) Data do ressarcimento – Quando o ressarcimento
foi efetuado;

Nos títulos de cada coluna há uma nota explicando do

que se trata aquela informação e com orientações sobre o
preenchimento doa dados.

A planilha contém alguns itens exemplo. Os orçamentos

são fictícios, precisam ser refeitos.

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Definindo o valor da cota

Em atividades escoteiras, o objetivo é estimular a

participação da maior quantidade possível de jovens de
acordo com o objetivo de cada atividade, sendo
necessário trabalhar para que a cota de participação seja
compatível com a realidade financeira das famílias.

Sendo assim, o responsável financeiro da atividade deve

zelar pela economia, levando em conta que o objetivo de
garantir que a atividade tenha o menor custo possível
com a maior qualidade e o cumprimento dos objetivos
pedagógicos, independentemente do perfil financeiro das
famílias.

O escoteiro é econômico e respeita o bem alheio, o que

significa gastar apenas o necessário, nem mais e nem
menos.

A nossa planilha financeira faz o cálculo da cota de

participação considerando:

1. A quantidade prevista de jovens que participarão da

atividade. Considera-se que o adulto voluntário
participante da atividade estará isento de contribuir
coma cota de participação na atividade;

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2. Subsidio financeiro do Grupo; (ver o item “Captação
de Recursos”);

3. O orçamento dos materiais necessários; (ver o item

“Orçamento”);

4. 10% adicionais como margem de segurança para

custos adicionais imprevistos.
A cota de participação aparece na aba “Resumo” –
Cota Individual – Planejado.

Com base na previsão da cota de participação individual,

cabe ao responsável financeiro da atividade, consultando
os demais adultos da Seção e/ou a Diretoria, avaliar se o
valor é aceitável ou não. Se necessário, revise os
orçamentos e/ou materiais necessários para adequar o
custo à capacidade das famílias em pagar a cota de
participação.

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Captação de recursos
Captar recursos quer dizer: como vamos juntar dinheiro
suficiente para realizar essa atividade?

As formas mais comuns são:

1. Rateio dos custos pelos participantes da atividade;

2. Subsidio financeiro do grupo escoteiro;

3. Patrocínio de empresas, em geral a contrapartida é

incluir a logomarca no material de divulgação;

4. Doação, de responsáveis ou apoiadores;

5. Ações de captação de recursos;

As duas primeiras são bastante comuns; o patrocínio é

uma boa possibilidade mas é função da diretoria
conduzir esses acordos; a doação, embora possível,
depende da vontade de terceiros e por isso não pode ser
considerado como valor certo; a realização de ações de
captação de recursos, rifas, sorteios, venda de
artesanatos, doces, sorvetes, sacolé etc, pode e deve ser
utilizada de maneira complementar.

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A nossa planilha prevê também o controle da captação de
recursos. Na aba “Receita”, e conta com os seguintes
recursos:

1. Tipo da receita;

a) Cota de participação;

b) Contribuição do Grupo;

c) Doação;

d) Outra;

2. Descrição do recebimento;

No caso de pagamento de cota de participação,

coloque o nome do jovem.

3. Valor recebido: quanto foi recebido, em R$;

4. Data de pagamento o dia que o valor foi recebido;

5. Recebido por: nome do adulto que recebeu o dinheiro,

é comum que o pagamento da cota, por exemplo, seja
feito a adultos diferentes.

Em cada título há uma nota explicando como deve ser

feito o lançamento. Deixe o mouse parado por alguns
segundos sobre a célula para visualizar.

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Defina um prazo máximo para a captação de recursos
considerando aspectos como: prazo de entrega dos
materiais, não adianta comprar algo só poderá ser
entregue depois que da atividade, e o tempo para
aquisição, há casos em que o acesso ao fornecedor pode
ser mais demorado, como acontece com compras feitas
pela internet.

Caso as ações de captação de recursos não sejam

suficientes para arrecadar o montante necessário até o
fim do prazo previsto, os adultos responsáveis deverão
decidir qual ação tomar, entre as possibilidades estão:

1. Adaptar a atividade para que ela “caiba” nos recursos

financeiros disponíveis;

2. Adiar a atividade para que recursos financeiros

adicionais sejam captados, considerando reforçar a busca
por patrocínio ou ações de captação de recursos pontuais;

3. Cancelar a atividade e devolver o dinheiro captado.

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Compras
A consequência de um Planejamento financeiro bem feito
é que fica mais fácil executar a fase de Compras, basta
comprar os materiais. São necessários alguns cuidados
específicos do responsável financeiro da atividade para
que a fase seguinte, prestação de contas, seja feita com
qualidade

1. Todas as compras devem ter um comprovante, nota,

cupom fiscal ou recibo;

2. Guarde todos os comprovantes de maneira

organizada, para ficar fácil recuperá-los no momento
da prestação de contas, se possível, escaneie cada
comprovante e organize por data de compra;

A nossa planilha vai ajudar também nessa etapa.

Na aba de “Despesas”, o grupo “Execução” registra as

informações de compra de cada item, que serão
utilizadas para gerar o resumo financeiro da atividade
que, por sua vez, será apresentado na prestação de
contas.

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Esse grupo possui as seguintes colunas:

1. Valor Total Aquisição: o valor pelo qual aquele item

foi adquirido;

2. Nº Documento: número da nota, cupom fiscal ou

recibo que registra aquela compra;

3. Adquirido por: nome da pessoa que fez a compra,

usado no caso de ressarcimento;

4. Data Aquisição: data em que a compra foi feita;

5. Origem do Pagamento:

a) Conta bancária do Grupo – Pix ou débito;

b) Pessoa física – alguém comprou diretamente e será

necessário o ressarcimento;

c) Outro – especificar na coluna “Observações”;

6. Ressarcir?: É necessário ressarcir quem fez a compra?

No caso de uma doação não há ressarcimento, por
exemplo;

7. Data Ressarcimento: data em que foi feito o

ressarcimento;

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As células de título possuem notas para ajudar no
preenchimento.

Considerações a serem feitas no momento da compra e

da escolha do fornecedor:

1. Para definir o fornecedor de algum material, não

pense somente no valor. Avalie também questões
como:
a) Prazo de entrega;
b) Qualidade do produto;
c) Negociação de descontos;
• Para pagamento antecipado em dinheiro, por
exemplo
d) Opção de formas de pagamento;
• Parcelamento;
• Troca por serviços;
• Desconto no valor do local de realização da
atividade em troca de ações ambientais, como
plantio de árvores, por exemplo;
2. Histórico do fornecedor;
a) Entrega no prazo;
b) Bom atendimento;
c) Referências de outros adultos que já compraram
desse fornecedor

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28
Prestação de Contas
O trabalho do responsável financeiro só termina após
aprovada a prestação de contas da atividade.

Por que prestar contas? Não somos todos escoteiros e

dignos de confiança?

Entenda que a prestação de contas tem outras finalidades

além da transparência:

1. Sob a perspectiva dos responsáveis pelos jovens, é

uma demonstração de respeito e consideração com
quem cedeu dinheiro para que a atividade
acontecesse;

2. Para os demais adultos, é uma oportunidade de

entender melhor o impacto financeiro das atividades,
bem como se avaliar o custo x benefício das atividades
educativas;

3. Para os jovens, é uma excelente oportunidade de

aprendizagem para a vida, afinal, nem todas as
pessoas que passarão pela vida deles serão escoteiras;

4. Atendimento à legislação contábil, que precisa

registrar a movimentação financeira do grupo todo, o
que inclui qualquer recurso que tenha sido utilizado
em atividades.
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A prestação de contas pode ser feita em uma reunião
entre o responsável financeiro, os adultos coordenadores
da atividade e quem contribuiu financeiramente para a
realização da atividade, os responsáveis pelos jovens, a
diretoria do grupo, patrocinadores, etc.

Dependendo da situação, também pode ser feita

simplesmente pelo envio de um relatório de prestação de
contas aos interessados. Em alguns casos, pode ser que
valha a pena chamar representantes dos jovens para
participar da reunião, para que comecem a ter
consciência da responsabilidade e dos custos de executar
uma atividade escoteira.

O que deve entrar na prestação de contas?

Basicamente, o que for necessário para que uma pessoa
que não acompanhou nada do planejamento da atividade
consiga entender como o dinheiro entrou, como ele saiu e
em que quantidades. A prestação de contas deve estar
substanciada por documentos, notas, cupons e recibos da
fase de compras.

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Não existe um padrão para a apresentação de um
relatório de prestação de contas, até porque o nível de
complexidade financeira é diferente de uma atividade
para outra. A forma mais simples de prestar contas é
uma tabela de três linhas:

(+) Recebimentos (receita recebida)

(-) Despesas (compras)
___________________________________________
(=) Resultado (Recebimentos – Despesas)

Pode ser utilizado mesmo modelo utilizado pela

Diretoria para prestação de contas mensais do Grupo.

Conforme a complexidade financeira e as exigências dos

interessados na prestação de contas, pode ser necessário
detalhar tanto os recebimentos quanto as despesas, bem
como esclarecer pontos específicos, por exemplo, no caso
de compras parceladas, as parcelas vincendas precisam
ser apontadas como despesas a vencer, ou receitas
recebidas por doações também podem ser especificadas
dessa forma, etc.

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Nossa planilha também ajuda na prestação de contas.

Na aba “Resumo” estão disponíveis duas tabelas:

1. Despesas:

a) Resumo das despesas, por tipo;

b) Margem de segurança;

c) Cálculo da cota de participação

2. Receitas:

a) Resumo das receitas obtidas, por tipo;

3. Resultado operacional da atividade:

O esperado é que o resultado seja zero, tanto no

planejado quanto no executado, na prática, o
responsável financeiro da atividade deve se esforçar
para que esse resultado seja o menor possível

Após a atividade, é importante analisar o seu resultado

financeiro:

O que fazer se o saldo for negativo ou positivo?

Essa decisão deve ser tomada antes mesmo da prestação

de contas, ainda na fase de planejamento. Caso não esteja

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definido, a decisão sobre o resultado financeiro deve ser
discutida entre o responsável financeiro, os
coordenadores da atividade, os interessados, aqueles que
deram dinheiro para a atividade como os responsáveis
pelos jovens, diretoria, doadores etc, e quando possível,
com representantes dos jovens.

Se faltar dinheiro, o que fazer?

Se sobrar dinheiro, vamos guardar, aplicar em materiais

para a seção e/ou outras atividades, ou devolver?

Uma boa prática para a prestação de contas é

disponibilizar aos interessados uma cópia da planilha
completa. Dessa forma, ficam evidentes todas as
transações efetuadas e os resultados financeiros da
atividade. Além da planilha, o responsável financeiro da
atividade também deve preparar um pequeno texto, uma
página no máximo, sintetizando a prestação de contas e
registrando os apontamentos e observações necessárias,
como ressarcimentos a fazer, compras ainda não pagas
etc.

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34
Para encerrar…
A responsabilidade financeira de uma atividade escoteira
envolve alguns fatores que merecem consideração e
atenção. Embora não seja uma tarefa complexa, demanda
disciplina, atenção, paciência e transparência.

Também é bom lembrar que o responsável financeiro da

atividade, embora responsável, não está sozinho, ele
pode e deve contar com a ajuda de outros adultos,
incluindo os responsáveis pelo jovem e membros da
diretoria do grupo.

Tomar conta de dinheiro é ao mesmo tempo uma

responsabilidade e um privilégio, indicativo de confiança
e respeito de ambas as partes, do responsável financeiro e
de quem confia no responsável financeiro.

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