Auxiliar de

escritório

GRUPO INE-RJ
Rua Evaristo da Veiga 21 Sobreloja Centro – Rio de Janeiro
telefones: 22203863 – 22624158 – 22620376 WHATSAP:
987054837 (Marcos)

 ÍNDICE

 A Empresa
 O Auxiliar de Escritório
 Comunicação Organizacional
 Liderança e Capacidade Empreendedora
 Arquivo do Auxiliar de Escritório
 Marketing Pessoal
 Correspondências Comerciais

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A EMPRESA
Empresa é uma forma de organização que desenvolve determinada atividade, visando obter lucro.
Algumas empresas produzem bens, por exemplo, as indústrias de alimentos, de roupas, de automóveis, etc.
Outras empresas prestam serviços, por exemplo, bancos, transportadoras, agências de turismo, etc.
Outras, ainda, compram e vendem mercadorias: são as empresas comerciais, como as lojas,
supermercados, etc.

O QUE É PESSOA FÍSICA E PESSOA JURÍDICA

Pessoa Física é o indivíduo ao qual o Estado, através de leis, assegura e estabelece obrigações.
É o ser humano, isto é, a pessoa natural que surge com o nascimento e desaparece com a morte.

Pessoa Jurídica é uma associação ou sociedade juridicamente constituída, com direitos e deveres
próprios, distintos dos direitos e deveres das pessoas que a formaram. É a coletividade de indivíduos cuja
existência é protegida pela lei, com personalidade própria e independente dos membros que foram capazes de ter
direitos e obrigações. Perante a lei, as empresas são consideradas pessoas jurídicas.

CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

1- Classificação em Função do porte: Esta classificação obedece a vários critérios tais como: ramos de
atividade, número de empregados, faturamento, capital e etc. um critério muito utilizado é classificar as empresas
de acordo com o número de empregados.

 Micro - de O a 9 empregados
 Pequena - de 10 a 99 empregados
 Média - de 100 a 500 empregados
 Grande - mais de 500 empregados

2- Classificação em função da nacionalidade e de propriedade das empresas.

Nacionais: Seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam.

Multinacionais: Localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas desses países.

3- Classificação por ramo de atividade:

Empresas extrativas: Extraem recursos Minerais, caça, pesca, madeira, minério,...

Empresas Agropecuárias: Cultivam Vegetais e criam animais, a finalidade é a obtenção de alimentos e

matérias primas para a indústria.

EMPRESA é uma forma de organização que produz bens, presta serviços ou

pratica o comércio, visando obter lucros.

ORGANIZAÇÃO INTERNA DA EMPRESA:

Boa estrutura e planejamento adequado são dois elementos básicos para que as empresas alcancem seus
objetivos e colham bons resultados. Para facilitar e melhor organizar a fase de execução de serviços, seus
escritórios são divididos em departamentos, seções e setores.

Cada uma dessas divisões tem responsabilidades próprias, pessoal adequado e tarefas definidas.
Todas essas divisões direcionam seu trabalho de acordo com o objetivo geral da empresa.

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 Alguns exemplos são:

- Departamento Administrativo: localiza-se nesta divisão o Setor de Pessoal, que cuida do recrutamento,
seleção, admissão e demissão dos empregados.

- Departamento Financeiro: neste departamento está situado o Setor de Contabilidade, responsável pelo
controle de todos os documentos que representam os dados financeiros e contábeis da empresa.

- Departamento Comercial: situa-se nesta divisão da empresa o Setor de Compras, que é o responsável
pela aquisição das mercadorias necessárias ao consumo interno ou à manutenção dos estoques.

ORGANOGRAMA DA EMPRESA

Há uma forma própria de representar, graficamente, a comunicação e a distribuição de várias divisões de

uma empresa. Essa forma é chamada de organograma.

EXEMPLO DE ORGANOGRAMA DE EMPRESA COMERCIAL:

DIRETORIA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO COMERCIAL FINANCEIRO
ADMINISTRATIVO

SETOR DE COBRANÇA
E FATURAMENTO

SETOR DE SETOR DE
COMPRAS CONTAS A PAGAR

SETOR DE SETOR DE SETOR DE

PESSOAL VENDAS TESOURARIA

SETOR DE ARQUIVO E SETOR DE SETOR DE

CORRESPONDÊNCIA ESTOQUE CONTABILIDADE

É importante conhecer o organograma da empresa em que se trabalha, pois, ele serve de “guia” para
todos os funcionários, uma vez que mostra a sua departamentalização, ou seja, a divisão em departamentos,
seções e setores. O domínio de tais informações facilita a comunicação no âmbito interno e externo da empresa.
Orientando-se pelo organograma, a (o) secretária (o) pode manter a indispensável formalidade hierárquica ao
dirigir-se aos membros da chefia.

ORGANIZAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO:

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 É indispensável o cuidado que se deve tomar quanto ao ambiente de trabalho. Deve-se tomar certos
cuidados quanto a objetos, ordem e aparência do local aonde vai se passar boa parte do tempo durante o
expediente de trabalho. A seguir, observe algumas orientações:

1 – Arejamento do escritório: as janelas devem ser abertas e as cortinas afastadas para renovar o ar. Devem ser
tomadas precauções a fim de evitar que papéis, porventura existentes sobre as mesas, se percam. No caso de
haver condicionador de ar, tenha sempre certeza de que o aparelho está em ótimas condições de funcionamento.

2 – Inspeção da limpeza e arrumação das coisas: verificar se o pessoal responsável pela limpeza está
executando corretamente os serviços, realizando a tarefa de retirar o pó dos móveis e demais objetos existentes,
bem como a limpeza de cinzeiros e cestos de papel. Verifique, ainda, se a sala das visitas encontra-se com jornais
e revistas atualizados.

3 – Cuidado com as plantas: caso existam vasos no escritório, verificar se necessitam de água, adubo e terra.

4 – Ordem no local de trabalho do chefe: verificar se tudo está em ordem – cinzeiros limpos, papéis
organizados, lápis e canetas prontos para serem utilizados, frigobar abastecido, clipes, grampos e elásticos
disponíveis e de fácil acesso, etc.

5 – Ordem no local de trabalho da secretária: organizar a mesa, colocando sobre ela apenas o necessário:
blocos, canetas, agendas, calendário, telefone, para que seu trabalho possa ser realizado sem interrupções. Os
demais materiais devem ser guardados em local de fácil acesso.

6 – Os instrumentos auxiliares de trabalho dever ficar acessíveis: listas telefônicas, guias da cidade, código de
endereço postal, caderneta de endereços, etc.

COMO ANOTAR RECADOS:

Para que o atendimento seja feito com qualidade é necessário anotar os recados com rapidez e eficiência,
cuidando de mínimos detalhes importantes. Um recado corretamente anotado deve conter o seguinte:

Recado simples:

 Nome da pessoa que procurou a empresa

 Nome da empresa que ela representa
 Assunto
 Número de um telefone para contato

Recado detalhado:

 Nome do Destinatário
 Número e data do recado
 Nome do Emissor do recado
 Nome da Empresa do Emissor
 Horário e referências do recado
 Assunto
 Nome do Receptor do recado (AUXILIAR)

Nas papelarias existem diferentes tipos de blocos para recados telefônicos. Eles são muito práticos e
facilitam a tarefa de anotar um recado com eficiência. A secretária poderá adotar o que achar mais conveniente e
funcional.

Nomes e endereços devem ser anotados cuidadosamente e sem abreviaturas, de preferência, deve-se
pedir para que sejam soletrados. No caso de endereços sem números para localização, deve-se escrever vários
detalhes para facilitar a localização, como: cor, ponto de referência, placas com alguns dizeres, etc.

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 Haverá mais rapidez e eficiência se você aplicar estas orientações do que se preferir confiar em sua
memória. É uma tragédia o fato de um secretário ou secretária não conseguir transmitir com precisão um recado
ao seu chefe. Alguns, por não anotarem corretamente os recados, não conseguem lembrar o nome da pessoa que
ligou, o assunto que desejava tratar, ou simplesmente esquecem de transmitir os recados aos destinatários. Isto
impressiona mal e denota falta de maior habilidade profissional.

Em tese, seria assim: se um funcionário não consegue transmitir um recado com eficiência, como poderá
crescer e se desenvolver dentro da empresa? É mais difícil anotar um simples recado do que gerenciar um setor,
por exemplo?

Portanto, da próxima vez que você precisar anotar um recado, lembre-se de seguir os passos necessários
para não falhar nesta importante tarefa inerente à sua função. Existem, talvez, milhares de pessoas desejando
ardentemente ocupar o seu lugar!

DOCUMENTOS QUE O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO MANUSEIA:

1. CHEQUE:

CHEQUE é uma forma de pagamento á vista,

emitido contra um banco em que se tenha conta
corrente.

Trata-se de uma documentação padronizada, que serve para fazer pagamentos ou retirar dinheiro,
embora, em geral, não possua as mesmas garantias do dinheiro.
A pessoa responsável por assinar o cheque é denominada “emitente”. Diz-se que ela o emite contra um
banco porque este deve pagar o cheque á pessoa que o apresentar ao caixa.
Os cheques recebem diferentes denominações, de acordo com a forma com que são preenchidos e
conforme a garantia que apresentam. Assim, temos os seguintes:

 CHEQUE AO PORTADOR:

Qualquer pessoa que o apresentar ao caixa do banco

poderá retirar o dinheiro.

 CHEQUE NOMINAL:

É aquele em que consta o nome da pessoa que deve

recebê-lo. O banco só pagará a essa pessoa mediante
identificação. Mas, se essa pessoa assinar no verso do
cheque, ou seja, endossá-lo, poderá retirá-lo, desde
que seja identificada assinatura do endossante.

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 CHEQUE CRUZADO:

Este é riscado com dois traços paralelos

transversais. Quando isto ocorre, indica que a
pessoa que irá retirar o dinheiro, deverá depositá-lo
em sua conta bancária, pois só o banco poderá
cobrá-lo. Se o cruzamento levar o nome de um
banco, somente nesse banco poderá ser depositado.

 CHEQUE VISADO:

É aquele que recebe um visto do banco. Este visto

garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro
suficiente na conta para “cobrir” o cheque.
Geralmente, isto ocorre quando a quantia em
dinheiro é grande, ou quando o cheque for de
outra cidade.

 CHEQUE ESPECIAL:

É aquele em que o banco garante o pagamento até

um certo limite. A pessoa que emite um cheque
especial tem um cartão de identificação que
determina o limite garantido pelo banco.

 CHEQUE AVULSO:

É um cheque nominal, emitido por qualquer pessoa, a

pedido de qualquer pessoa interessada em sacar o
dinheiro de sua conta diretamente no caixa.

Para que um cheque seja válido, é necessário que o

mesmo seja preenchido corretamente e sem conter
nenhuma rasura.

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 Campo Banco Agência Conta Cheque
333 237 9951 0005840 – 6 001824 R$

Pague por este Cheque a quantia de --------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- centavos acima
a ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------ ou á sua ordem

BRADESCO __________________, ____de___________de____04

São Paulo – SP
Av. Ipiranga, 106 – Centro ---------------------------------------------------------------
Alfredo Matos dos Anjos Nascimento Lira
CPF: 234.345.456 – 00

DADOS QUE DEVEM CONTER NUM CHEQUE DEVIDAMENTE PREENCHIDO:

 VALOR DO CHEQUE EM ALGARISMOS

 VALOR DO CHEQUE POR ESTENSO

 NOME DO PORTADOR, PODENDO DEIXAR ESSE ESPAÇO EM BRANCO

 NOME DA CIDADE ONDE O CHEQUE FOI EMITIDO

 DIA, MÊS E ANO DA EMISSÃO DO CHEQUE

 ASSINATURA DA PESSOA QUE EMITIU O CHEQUE

ATENÇÃO:

Um cheque bem preenchido deve conter todos os dados acima

solicitados, não conter rasuras ou correções e conter traços que
ocupem os espaços não preenchidos inteiramente. Aconselha-se
que “um” e “três”, quando usados no início da expressão por
extenso, sejam escritos desta maneira: “hum” e “treis”. Isto irá
evitar que sejam alterados para “cem” e "treze” ou “trezentos”

2. NOTA PROMISSÓRIA:

NOTA PROMISSÓRIA é um documento que

representa uma promessa de pagamento futura feita
pelo devedor ao credor.

Para que uma nota promissória tenha validade oficial, deverá estar totalmente preenchida e assinada.
A nota promissória pode ser feita em diferentes ocasiões, tais como: empréstimo de banco,
financiamentos, créditos em lojas, compras de produtos de pessoa física, etc.

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 A empresa que vende ou o banco que empresta emite a nota promissória, que deve ser aceita, isto é,
assinada pela pessoa que comprou ou emprestou.
DADOS DE UMA NOTA PROMISSÓRIA:

 NÚMERO DA NOTA PROMISSÓRIA

 DATA DO VENCIMENTO POR ESTENSO
 DATA DO VENCIMENTO EM ALGARISMOS
 VALOR DA NOTA EM ALGARISMOS
 VALOR DA NOTA POR EXTENSO
 NOME DA PESSOA QUE DEVERÁ RECEBER O DINHEIRO E CPF OU CNPJ
 NOME DO DEVEDOR E CPF OU CNPJ
 ENDEREÇO DO DEVEDOR
 LUGAR ONDE A NOTA DEVERÁ SER PAGA
 ASSINATURA DO DEVEDOR
 LOCAL E DATA DA EMISSÃO DA NOTA
 AVALISTAS ( quando necessário )

Uma nota promissória será válida se for preenchida corretamente e não conter nenhuma rasura ou
alteração na forma de preenchimento.
Quando o devedor paga o valor da nota promissória, esta deve ser entregue para ele imediatamente para
que sirva de comprovante de pagamento.

Modelo de nota promissória:

Vencimento______de____________de______
Nº
R$

Ao(s)................................................................................................................................................
.............................................................. Pagar..... por esta única via de NOTA PROMISSÓRIA
a ................................................................... CPF / CNPJ............... ou á sua ordem, a quantia de

em moeda corrente deste país.

Pagável em ............................................................... .......................................................

Emitente ................................................................... LOCAL E DATA
CPF / CNPJ .............................................................
END........................................................................... ................................................................
ASSINATURA

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 3. RECIBO

RECIBO é um documento onde uma pessoa declara ter recebido

determinada quantia.
RECIBO é um documento onde a pessoa declara ter recebido
determinada quantia. É uma prova de pagamento e é emitido pela
pessoa ou empresa a quem se está pagando determinada dívida. Do
mesmo modo, os bancos devem dar recibos de depósitos ao cliente que
está depositando dinheiro ou cheque.

Um recibo preenchido corretamente deve conter o seguinte:

 NÚMERO DO RECIBO
 VALOR DO RECIBO EM ALGARISMO
 NOME DA PESSOA QUE EFETUOU O PAGAMENTO
 ENDEREÇO DA PESSOA QUE EFETUOU O PAGAMENTO
 VALOR DO RECIBO EM ALGARISMO
 A QUE SE REFERE O PAGAMENTO
 NOME DA PESSOA QUE RECEBEU O DINHEIRO
 ENDEREÇO DA PESSOA QUE RECEBEU O DINHEIRO
 CPF / RG OU CNPJ DA PESSOA QUE RECEBEU O DINHEIRO
 LOCAL E DATA DA EMISSÃO DO RECIBO
 ASSINATURA DE QUEM RECEBEU O DINHEIRO

MODELO DE RECIBO:

RECIBO
Nº R$

RECEBI(EMOS) DE_________________________________________________________________________

ENDEREÇO_______________________________________________________________________________

A IMPORTANCIA DE _______________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________

REFERENTE A_____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

CHEQUE AGENCIA BANCO

NOME EMITENTE DATA

ENDEREÇO ASSINATURA
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CPF/RG/CNPJ
 04. NOTA FISCAL

NOTAS FISCAIS

É um documento que o vendedor emite por ocasião, para acompanhar a mercadoria e servir como prova
de que a compra foi realizada, e também para fins de fiscalização. A sua emissão é obrigatória, por exigência de
lei. É importante notar que NFs sempre originam de dois tipos de transação: venda de mercadorias ou prestação
de um serviço.
As notas fiscais, por exigência legal, têm, de acordo com sua finalidade, a determinação mínima do
número de vias. As empresas podem acrescentar quantas vias acharem necessárias para efeito de controle
interno, tais como: faturamento, livros fiscais, estatísticas, contabilidade, etc.

TIPOS DE NFs

Os diversos tipos de notas fiscais variam de acordo com as características da venda, obedecendo à
legislação, sendo que as diferenças entre várias séries são mínimas. O fim a que se destina a Nota Fiscal, está
implícito na letra que vem logo abaixo do número e que é conhecido como a série da nota fiscal. Cada série pode
possuir tantas sub-séries (estas representadas por números) quantas a empresa julgar conveniente.

1. VENDA A COMERCIANTE OU INDUSTRIAL, COM IPI, DENTRO DO ESTADO: SÉRIE A.

Remessa de produtos de uma indústria para um comprador, comerciante ou particular, instalado ou

residente no mesmo estado.

Cálculo IPI
Nesta série existem duas colunas estreitas com a "Classificação: Posição e Sub-posição", representadas
por algarismos que variam de acordo com a extensa tabelam organizadas pelo Ministério da Fazenda. A posição e
sub-posição do produto é que vai determinar qual alíquota (percentual) devida ao IPI. Tanto a alíquota quanto o
valor devido ao IPI possuem colunas próprias, do lado direito da Nota Fiscal.

Cálculo do ICMS
Nas notas fiscal série A ou série C, ambas sujeitas ao IPI, o ICMS (imposto sobre circulação de
mercadorias) é calculado somente sobre o valor das mercadorias, e não sobre o total da Nota (que inclui IPI). A
alíquota do ICMS é variável. No caso de remessa de mercadoria de indústria para empresa ou particular, dentro do
mesmo estado, alíquota do ICMS é de 18%.

2. VENDA A COMERCIANTE OU INDUSTRIAL, SEM IPI, DENTRO DO ESTADO: SÉRIE B.

Esta série é utilizada em:

a- Venda de mercadorias a comércio. Utilizadas na venda de atacadistas para varejistas. Esta série não
possui espaços para a classificação, a alíquota e o valor do IPI, pois somente as indústrias pagam este imposto.
b- Venda de mercadoria ao consumidor. Utilizada nas vendas a prazo de mercadorias em geral,
mercadorias a entregar, mesmo à vista, pois outra série (D) habitualmente não consta o nome, nem
endereço do comprador.

3. VENDA A COMERCIANTE OU INDUSTRIAL, FORA DO ESTADO: SÉRIE C.

Idêntica a serie A, sendo que a grande diferença está na sua finalidade, que é a remessa de mercadorias
de um estado para outro, de indústria para comércio ou particular.

4. VENDA A CONSUMIDOR: SERIE D

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 Sua finalidade é de vendas a consumidores e é utilizada em todas as vendas à vista. Nos pequenos
comércios, quitandas, bares, restaurantes, etc. existe nota fiscal simplificada constando somente à data e o
valor.

5. NOTA FISCAL DE ENTRADA: SERIE E

Sua finalidade é dar cobertura às mercadorias adquiridas de leilões, de particulares (usadas), de sucatas,
etc.

6. NOTA FISCAL DE PRODUTOR: NÃO É SERIADA

7. NOTA FISCAL SÉRIE ÚNICA

Nota fiscal sem distinção de sub-série. Deve constar a designação "série única". Substitui todos os tipos
acima.
Obs.: os valores aqui citados, estão sujeitos à mudanças de acordo com o que a lei determinar.

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O AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
Com a globalização e as informações chegando até nos de forma veloz e sem precedentes, necessitamos
de aprendizado e aperfeiçoamento contínuos.

Os requisitos valorizados pelas empresas para caracterizar o perfil de um (a) AUXILIAR eficiente neste inicio de
milênio compreendem desde a boa aparência, elegância no falar e no vestir, conhecimento dos serviços
administrativos, domínio de equipamentos e programas com alta tecnologia (informática-internet,intranet), até o
domínio do idioma pátrio (às vezes de uma segunda língua), versatilidade funcional, conhecimentos gerais e
específicos da profissão e um grau satisfatório de capacidade e adquirir e processar novas informações. Dessa
maneira, alcançar o êxito pretendido dependerá unicamente do trabalho e esforço despendido e dos
conhecimentos adquiridos para o desempenho dam função.

Esta apostila servirá com instrumento norteador para o alcance de seus objetivos nas diversas áreas se atuação.
O presente trabalho deverá ser útil no dia- a –dia , e nas atividades de quem já trabalha como AUXILIAR DE
ESCRITÓRIO ou que pretende percorrer novos rumos no universo profissional.

O (A) AUXILIAR DOS NOVOS TEMPOS

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO exerce hoje o papel de Assistente Executiva e como tal deve estar alerta ao
fenômeno causador de mudanças de pensamento e comportamento na sociedade atua: a globalização. Este
fenômeno desencadeou a Terceira Revolução Industrial ou a Revolução Digital, baseada na tecnologia da
informação, transformando as relações de trabalho e tornando mais complexos os papeis destinados a cada um
nas organizações
A empresa moderna está no meio da Revolução Digital. Se ela não estiver conectada com o mundo, estará fadada
a desaparecer.
Do ponto de vista social, pode-se afirmar que impossível não se globalizar.O mundo hoje está sintonizado e
interligado via rádio, revista, jornal e Internet. A imagens, sons, enfim, a comunicação estimula os questionamentos
nos indivíduos, com relação aos valores e crenças, quanto as mudanças de comportamento. Assim como as
empresas, as carreira vem e vão com as mudanças.
Do ponto de vista econômico, a globalização significa um mundo sem fronteiras. As empresas compram matéria-
prima em qualquer lugar do mundo, e fabricam seus produtos onde a mão-de-obra seja mais barata, para vende-
los onde os preços forem mais competitivo, numa velocidade incrível, ou seja com um ajuste de tempo, tecnologia,
qualidade e custo.
Neste início de milênio a secretária passa a ter uma nova designação, a de Assistente Executiva. Essa
designação não é somente no nome, mas de fato. Ontem as secretárias eram especializadas em datilografar
cartas, tomar apontamentos em caderninhos, servir cafezinhos e organizar agendas. Hoje, os executivos querem
secretárias que não levem problemas, mas que os resolvam, querem uma colaboradora versátil, polivalente, que
tenha uma visão global das empresas e dos negócios que ela pertence.
Enquanto a empresa modifica aos poucos suas tendências administrativas, a Secretária dos Novos Tempos deve
apresentar, além da competência técnica, competência social. Entende-se como competência social um conjunto
de qualidades, tais como:

 Capacidade de automotivar-se;
 Empatia;
 Capacidade de liderança;
 Aptidão de relacionamentos;
 Capacidade de motivar as pessoas ;
 Capacidade de resolver conflitos;
 Capacidade de autodesenvolvimento;
 Capacidade de assumir responsabilidades;
 Pontualidade;
 Capacidade de aprender continuamente;
 Capacidade de ler os ruídos verbais e não verbais;
 Aptidão para multicuturalismo;
 Cooperativismo;
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 E outros.

Portanto, ser um auxiliar dos Novos Tempos ou uma Assistente Executiva, é estar atenta as modificações do
mercado de trabalho, à evolução da profissão ,às necessidades das empresas, e ir além, ou seja , desenvolvendo-
se através da atualização contínua, ou mais ainda, é ter a competência técnica que o cargo exige, somada a sua
competência social.

“ O único meio de se descobrir os limites do possível é ir além deles, alcançando o impossível .” (Arthur C.
Clarck)

QUAL O PAPEL QUE O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO EXERCE?

Hoje O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO tem como papel principal seu trabalho na organização como um todo,
assessorando diretamente um ou mais executivos em uma empresa pública ou privada, devendo planejar,
organizar e dirigir os serviços das secretárias, redigir e interpretar textos profissionais (inclusive em outros idiomas)
, verificar, avaliar e despachar a correspondência; planejar, organizar e participar das visitas, reuniões e eventos,
recepcionar visitantes, realizar contatos externos; facilitar o relacionamento das chefias com os subordinados,
clientes internos e externos. Para tanto, a função exige competência técnica: conhecimento de administração,
planejamento, psicológica, comunicação, liderança, marketing, informática e idiomas.

COMO EXERCE ESSE PAPEL?

O auxiliar é alguém que trabalha muito, porém, criando o seu próprio trabalho, a sua rotina. Ela executa, não serve.
Está sempre se atualizando, modificando, aceitando opiniões, sugestões, crescendo. Toma iniciativas e assume
responsabilidades pelas mesmas. Elabora suas tarefas independente de receber valores.
Tem uma concepção de vida que lhe permite cumpri seus deveres. Defende seus direitos. Age com segurança no
meio sociocultural em que vive. É uma pessoa interiormente satisfeitas portanto criativa e independente. É a
colaboradora de primeira linha do futuro. Tanto na sua existenciais quanto no seu trabalho busca mesclar verdades
e valores, e procura sempre destacar o talento de que é possuidora. Sente que seu trabalho “tem significado” e
através dele está contribuindo, de forma positiva, para o bom trabalho da empresa e da sociedade. Com
profissionalismo e competência garante um caminho certo na entrada do terceiro milênio.

DESENVOLVNDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO aprendeu que no desempenho de suas tarefas exerce quase todas as funções
previstas na área de comunicação. São elas:

 Prever;
 Organizar;
 Comunicar;
 Coordenar;
 Controlar;

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve ter capacidade (habilidade,aptidão) e qualidade (atributo) para executa
suas tarefas. Entre suas habilidades (condição de aprender) que devem ser desenvolvidas, para o bom
desempenho de sua função, estão:

 Técnicas funcionais;
 De solução de problemas;
 Interpessoais.

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO não trabalha isolado. Ele desenvolve seu trabalho levando em conta que está
vinculada a um time (a empresa e todos os colaboradores, inclusive ela) que necessita está sempre em harmonia,

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por que seus componentes possuem habilidades diversas complementares e consistentes com a missão da
empresa.
Em um time verdadeiro não deve existir estrelas solitárias, ao redor dais quais circulam todos os outros. Todos
devem ser importantes e contribuir para o de sucesso do trabalho que desempenham.

AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UM AUXILIAR

 Vontade e disposição para assessorar pessoas.

 Ter seu trabalho como um fim para sua realização e não como meio para evitar ficar restrita a uma rotina
doméstica: mostrar que também sabe “fazer alguma coisa”, ganhar “um dinheirinho”. Ter uma atividade para
gastar energia e, para assim, não engordar, conhecer bastante gente, etc.
OBS.: “Se você por um acaso se identificar com uma dessas “alternativas – meio”, por favor demita-se: sua
empresa corre perigo!”.
 Discrição: As suas atividades envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa.
 Bom Senso: Em muitos momentos você estará frente a situações que exigem muito bom senso.
 Objetividade: Você existe para facilitar o “caminho” das pessoas envolvidas com a empresa e, para resolver
problemas. Assim, é necessário que você seja objetiva, precisa, prática, em tudo.
 Criatividade: Cada dia, jornada de trabalho, exige de você várias soluções: um novo método para arquivo ...
várias “desculpas”, um novo sistema para agenda, como conseguir colocar 20 pessoas numa sala de reuniões
numa sala que só cabem 10, como conseguir um cafezinho para a visita importante, depois que a copa fechou
e etc. etc. Portanto, desenvolver e manter sua criatividade é prioridade.
 Lealdade: A partir do momento que você fez um contrato com sua empresa, seja leal a ela, em tudo.
 Respeito: Lembre-se do velho ditado “não faça aos outros o que não deseja que lhe façam”. Respeite a
estrutura da sua empresa a personalidade e a forma de ser das pessoas.
 Iniciativa: Crie e seja capaz de executar. Tome iniciativas que facilitarão a rotina de todos, desde que isso não
ofenda ninguém.
 Dinamismo: Já que você aceitou o desafio de ser secretária, execute-o com vivacidade, alegria, disposição.
 Paciência: Ela será a sua maior “aliada” no seu dia-a-dia.
 Vontade de se relacionar: Você é um ponto de referência para a empresa e um eixo em torno do qual muita
coisa e pessoas giram. Você precisa se relacionar bem e com todos, independentemente da posição
hierárquica, dos valores culturais, da situação econômica etc.
 Pontualidade/Assiduidade: Planejar, organizar e controlar o tempo da sua atuação, é uma das suas atividades.
Você precisa saber planejar, organizar e controlar, primeiramente, o seu tempo.
Atrasos e faltas somente para momentos emergenciais. Uma falta ou um atraso seu pode trazer problemas
para muitas pessoas e áreas que dependem das informações transmitidas por seu intermédio.
 Boa aparência: Você é imagem da sua área de atuação na empresa. Portanto, sua aparência pessoal é fator
importante.
 Cultura: Atualização cultural permanente fator imprescindível para a Secretária.
 Conhecimento da empresa: Você precisa “dominar” sua empresa, conhecendo sua RAZÃO DE SER, seus
produtos e serviços, organogramas, nome e cargos das pessoas, lay-out e etc.

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COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
COMUNICAÇÃO

ESCRITA: Ao comunicar-se por escrito O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve utilizar-se de uma redação
moderna, simples e objetiva, ou seja, frases curtas, com termos atuais, não vulgares, e vocabulário específico. O
importante é ter sempre em mente a linguagem do leitor e o público alvo, utilizando-se da educação e gentileza,
buscando ser formal quando a situação assim o exigir.
ORAL: Com relação ao(s) chefe(s), colegas e clientes, O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve atuar com clareza
e objetividade, buscando sempre perguntar, em caso de dúvida. Jamais deixar que as dúvidas paralise suas
ações.

VIA TELEFONE: Quando O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO fala ao telefone, deve lembrar que ela na ocasião
representa a empresa. Deve utilizar o telefone como instrumento de trabalho imprescindível consciente de que
todas as chamadas são importantes. Um bom atendimento telefônico em uma empresa é primordial, portanto, para
tal deve ser seguidas algumas regras para o bom atendimento.

COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL: A comunicação interpessoal pode ser traduzida como “empatia”. Uma
sensibilidade intuitiva para enxergar o outro, da forma como o outro se sente. E se a recíproca ocorrer, podendo o
outro também nos ver como nos sentindo, então terá ocorrido o verdadeiro “encontro”. Esse fundamento da
empatia é uma aptidão emocional indispensável para manter elevada a qualidade de nossas relacionamentos
pessoais ou profissionais. Nenhuma relação ou parceira pode se desenvolver em benefício no bem-estar das
partes envolvidas se não estiverem calcadas na “empatia”, no bom entendimento de palavras e gestos (símbolos).

COMUNICAÇÃO ESCRITA

Todo O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO necessita estar atualizado para trabalhar com qualidade, modernidade e
competência. Para que ele possa usar corretamente a linguagem deve buscar na leitura conhecimentos e
informações para enriquecer o seu vocabulário. Além disso, precisa possuir o domínio da gramática. Usar
corretamente os pronomes de tratamento. Com a nova reforma ortográfica, „e importante que esteja atualizada.
A palavra tem, como sabemos, significado diferente para pessoa diferente. É claro, que todos podemos Ter, por
vezes dificuldades para nos comunicarmos com o outro.
Com certeza, porém poucos percebem que essa dificuldade resulta do significado que cada um dá a mesma
palavra.
É preciso entender que não existe, necessariamente, uma ligação entre um símbolo ou uma palavra e o que eles
representam. Poderíamos passar a chamar o “cachorro” de “gato” ,se todos concordassem. A aprendizagem do
significado da palavra é gradual. Por exemplo: nós sabemos que há palavras com significados variados no
dicionário. A palavra “tombar” pode significar: deitar ao chão, derrubar, fazer cair, inventariar, arrolar, registrar.
O fato é que a mesma palavra pode Ter vários significados nem sempre relacionados. Pode criar situações de
discordância involuntária e não intencional, por que as pessoas transmitem palavras e não significados.
A palavra é pois muito limitada, não transmite completamente ou inclui todos os detalhes de uma idéia, objeto ou
experiência. O problema é que quando usamos uma palavra podemos Ter em mente “um quadro”, mas, o nosso
ouvinte poderá ter outra situação em mente.
Por exemplo, quando falo “cão”, penso em um pastor alemão, um animal bem conhecido de todos, mas,
provavelmente, cada um pensará num cão de raça, de tamanho, aspecto e cor diferente.
Por conseguinte, cabe ao AUXILIAR DE ESCRITÓRIO cuidar com interesse da aprendizagem do idioma pátrio,
levando em consideração os aspectos de seqüência de pensamento, estilo, dialeto, linguagem figurativa e, até
mesmo a “gíria”, no uso da palavra.

“ O importante não é o que se diz, mas como se diz.”

BUSCANDO INSTRUMENTO NESCESSARIO

Se você quer realmente ser um bom redator, que ferramentas deverá ter em mãos?
A resposta é simples. O principais apoios do redator são:

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 Gramáticas
 Dicionários
 Livros de redação e estilo
 Textos de consulta da área
 Livros do tipo “tira-dúvidas”(para consulta rápida)

Assim sendo:

 Faça assinatura de uma revista que trate doa assuntos gerais que ocorrem no país.
 Faça assinatura do principal; jornal da cidade.
 Busque, constantemente, novidades literárias ligadas a sua profissão (pesquisar em livrarias pode ser um
ótimo relex)
 Procure ler revistas que tratem de assuntos empresarias, econômicos.

COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

1- Elemento da comunicação

Emissor: Aquele que emite a mensagem

Receptor: Aquele que recebe a mensagem
Canal: Meio através do qual é transmitida a mensagem (e como)
Mensagem: O que se transmite
Símbolo - Veículo: Sinal, perceptível pêlos sentidos humanos (visão, audição, paladar, olfato, tato) que
representa uma idéia ou emoção. Forma pela qual é transmitida a mensagem. Gestos
Palavras: Símbolo básico da comunicação interpessoal.
Código: Vocabulário ou sistema de símbolos convencionais usados na comunicação.
Feedback: É a troca de qualquer tipo entre o Emissor e Receptor, para clarear a mensagem.
Dicionário individual: Conjunto resultante de Educação, Costumes, Valores, Conceito, Percepção, Pré-
conceito etc.

RUÍDO NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

Ruído: É um fator que compromete a eficiência da comunicação oral. Entende-se por ruído tudo que afeta em
graus diversos, a transmissão de uma mensagem: vez muito baixa ou encoberta por música, aplausos, barulho,
falta de atenção do receptor erros de interpretação.

COMO EVITAR RUÍDOS NA COMUNICAÇÃO

 Planeje com antecedência o que deve dizer ou escrever.

 Escolha o vocabulário para evitar ambigüidade ou linguagem ininteligível.
 Adote tom de voz adequado
 Evite lugares onde é fácil o desvio de atenção
 Solicite “feed-back”(retorno).

A ARTE DE OUVIR

 Este ditado árabe ilustra a importância do ato de ouvir, também no processo de comunicação empresarial.
Com esta habilidade desenvolvida, o executivo negocia melhor, atende as necessidades reais dos seus
clientes, negocia bem as disputas entre partes conflitantes e avalia com maior percepção as suas próprias
decisões.
 Dizem que, por esse motivo, Deus nos deu ouvidos e uma boca, na esperança de que ouviremos mais que
falássemos.
 Nem sempre, no entanto, tal capacidade é adequadamente praticada nas organizações modernas, resultando
em prejuízos profissionais e empresariais. Aliás, os prejuízos que se acumulam no mundo dos negócios em
função da pouca capacidade do executivo em ouvir, certamente são enormes. E este peso, proveniente da

17
 falta de atenção, direção e reflexão por parte dos seus profissionais, recai diretamente sobre os resultados da
empresa.

COMO TORNAR-SE UM BOM OUVINTE

A habilidade de ouvir bem, como muitas outras coisas na vida, é uma questão de simples treino. Algumas
pessoas já aprenderam a ouvir, outras ainda precisam desenvolver esta habilidade. Nunca é tarde, no
entanto, para se desenvolver esta capacidade.

É como aprender a nadar: em qualquer fase da vida é perfeitamente visível aprimorar a habilidade de nadar,
através da simples prática. Ouvir também é assim.
Eis um exercício que ajudará você a desenvolver sua capacidade de melhor ouvir:

 Assuma consigo mesmo o compromisso de treinar diariamente durante 5 minutos, estipulando a ocasião
durante o dia em que pretende praticar.
 Escolha a pessoa ou situação que vai proporcionar a oportunidade para o treinamento (subordinado, colega,
mulher ou marido, primeira pessoa que entrar no seu gabinete, etc.).
 Procure ficar ouvindo a pessoa em questão durante pelo menos 5 minutos. Evite interromper, acumulando
dúvidas eventuais para esclarecer em momento oportuno.
 Observe seu próprio comportamento. Como é a experiência de ouvir? Você tem muita vontade de interromper,
ou de completar as frases do outro? Você chega a se desligar, permitindo que outros assuntos invadam seu
espaço? Você chega a ficar ansioso, impaciente?
 Repita o exercício diariamente durante três semanas. Procure corrigir as disfunções à medida que você as
identifica.
Com este investimentos de apenas 5 minutos por dia aplicado à arte de ouvir, durante três semanas, você passará
a ouvir mais conscientemente, podendo usar esta habilidade em situações que pedem um ouvido bem treinado. É
preciso, no entanto, estar sempre atento a uma série de “dicas” para tornar o ato de ouvir realmente eficaz.

INTERPRETAÇÃO

QUAL A SUA PERFORMACE COMO OUVINTE?

 Se você alcançar 32 ou mais pontos, você é um bom ouvinte – alguém que desperta confiança e que sabe
captar as idéias dos seus interlocutores.
 27 a 31 pontos coloca você entre os ouvintes médios.
 22 a 26 pontos mostram a necessidade de uma prática consciente da arte de bem ouvir, a fim de superar
algumas deficiências.
 Abaixo de 21 pontos significa que, provavelmente, boa parte das mensagens que você escuta é deturpada e
transmitida com interferência.

ATENDIMENTO TELEFÔNICO

ORIENTTAÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO DO TELEFONE

ATENDENDO CHAMADAS

 Atenda o primeiro toque, inclusive o telefone ao lado, na ausência do seu colega.

 Seja objetivo e não diga ALÔ, diga:

a) Nome da empresa, setor e seu nome: (quando for ligação externa)

b) Setor e nome: (quando for ligação interna)

 “OUÇA ATENTAMENTE” e faça anotações sobre o assunto, conservado ao lado do telefone bloco de papel e
lápis.
 Transfira você mesmo suas ligações, consultando, se necessário, a lista de ramais internos.
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 EFETUANDO CHAMADAS

 Faça você mesmo as suas ligações.

 Antes de ligar, reveja as suas anotações sobre o assunto.
 Não use lápis, caneta ou outro objeto para discar, evitando ligações erradas e a danificação do equipamento.
 Insista você mesma na ligação.
 Seja objetiva e cordial, diga : seu nome, nome da empresa e setor.
 Vá direto ao assunto.

NA SUA AUSÊNCIA

 Deixe por escrito com alguém do seu setor: seu destino e a que horas retorna.
 Na sua volta: cheque seus recados e ligue imediatamente.

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LIDERANÇA E CAPACIDADE EMPREENDEDORA
AÇÕES
As ações deverão sempre conter os chamados iniciadores de processo ou detonadores práticos operacionais.
Para se ter uma idéia, os profissionais serão avaliados por ações não realizadas. Isto quer dizer: sempre que o
profissional deixar de acionar uma ação, ocasionando com isso, perda em cadeia de muito tempo e dinheiro, o
concorrente fatalmente será beneficiado. Não à omissão, não a negligência.

OUSADIA
A ousadia é, sem dúvida nenhuma, a senha dos vencedores, Sinal daqueles que não têm medo de sair na frente.
Tentar quantas vezes for necessário. Ser paciente em testar um novo caminho. Não Ter receio de se sentir
diminuído ou criticado por Ter tido uma ousadia pouco comum. Os verdadeiros profissionais utilizam-se da
ousadia para desafiar o desconhecido, e como prêmio, ganham a primazia do pioneirismo.

POSTURA
A postura profissional aparece sob todos os aspectos: postura em executar e comandar tarefas complexas e com
tempo determinado; postura ética por toda a organização; postura de volume qualitativo e quantitativo, de tarefas
internas e externas; postura em saber esperar; postura em saber perder; postura em saber aprender; postura em
saber ganhar em qualquer campo ou circunstância, com ou sem auxílio.

DETERMINAÇÃO
Haja determinação para se alcançar objetivos, sejam claros ou complexos. A determinação é medida pela
intensidade e firmeza pelas quais o profissional se conduz ao objetivo proposto. Determinação em não recuar,
quando muitos recuam. Determinação em seguir, quando muitos estão voltando. Determinação de apostar no
desconhecido, quando muitos só apostam no concreto. Determinação em fazer e acontecer, quando muitos
esperam alguém dar o primeiro passo.

OBJETIVIDADE
Alguns executivos perdem lugar ou preferência de comando por total inabilidade de falar e colocar as coisas com o
menor desgaste de palavras e ações. A objetividade é adquirida através de exercícios e práticas, onde o objeto
direto das ações é colocada em primeiro lugar. A objetividade passa a ser prioridade para ganhar tempo. É
conquistar espaços, indo direto ao assunto, sem passar por bifurcações ou labirintos sem fim.

“SEMPRE”. DAQUI A TRÊS MESES, REAVALIE SEU PERFIL E VEJA OS PROGRESSOS QUE FEZ.
IMPACTO DA GLOBALIZAÇÃO SOBRE NOVOS ASPECTOS DO NOVO PAPEL DA SECRETÁRIA NO BRASIL.

A Globalização Exige:

 Maior conhecimento do mercado

 Maior produtividade
 Maior qualidade
 Maior poder de resposta
 Maior agilidade dos processos decisórios
 Novas estruturas
 Maior visão holística
 Novos talentos: informática e idiomas
 Visão de futuro

FINAL DE EXPEDIENTE

 Disciplinar o uso do telefone;

 Gravar as mensagens;
 Limpar a mesa.

DESPERDIÇADORES DO TEMPO

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Assim como devemos saber sobre os economizadores do tempo, é necessário ter conhecimento também dos
desperdiçadores de tempo:

 Tomada de decisões
Falta de decisão;
Deixar para depois;
Boatos, mexericos;
Exigências de outras informações
 Comunicação
Comunicações excessivas;
Conversa fiada;
Instruções insuficientes;
Falta de atenção ao que os outros dizem;
Reuniões mal programadas.
 Controle
Interrupções por telefone;
Instantes inesperados;
Incapacidade de dizer não;
Informações incompletas;
Tarefas inacabadas;
Desempenho insuficiente;
Esgotamento, preocupações;
Distrações visuais e ruídos;
Más condições físicas;
Excessos de controles;
Desconhecimento do que precisa saber;
 Direção
Conflitos não administrativos;
Conflitos se equipe;
Falta de coordenação do trabalho em equipe;
Monotonia/Tédio;
Delegação insuficiente, minúcias.
 Recrutamento de pessoal
Pessoa sem iniciativa;
Pessoal com problemas;
Absenteísmo, atrasos;
Excesso de pessoal;
Pessoal despreparado.
 Organização
Equipamentos e instalações inadequados;
Arquivamento deficiente;
Papelório, burocracia, leitura;
Muitos chefes;
Duplicidade de esforços;
Responsabilidades e autoridades confusas;
Desorganização pessoal/mesa atulhada.
 Planejamento
Atividades externas/tarefas favoritas;
Pressa, impaciência;
Viagens;
Espera de informações, decisões, entrevistas;
Tentativa de fazer muitas coisas;
Controle de crises-mudanças de prioridade;
Ausência de planejamento mensal, semanal, diário;
Falta de planejamento a longo prazo.

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 AUMENTE O TEMPO PARA O SEU EXECUTIVO

Eu aumento o tempo do meu Executivo, pois uso os economizadores de tempo.

Todos os passos seguidos, de eliminação dos desperdiçadores de tempo e aproveitamento dos

economizadores do tempo vão dar a Secretária uma melhor condição de desempenhar suas tarefas,
contribuindo para aumentar o tempo do seu executivo, resultando no crescimento da empresa.
A administração do tempo pelas empresas é um recurso usado para obter vantagens competitivas. Vez que as
surpresas mais rápidas que seus concorrentes no atendimento das necessidades de seus clientes, alcançarão
um crescimento maior e são mais lucrativas. Com isso, vamos elevar a satisfação do cliente e reduzir o custo.

EXECUTE SUAS TAREFAS GANHANDO TEMPO

Administração do tempo determina a eficácia sobre a eficiência. Assim se a eficiência se refere a quão bem
você faz alguma coisa e a eficácia determina que você deveria está fazendo aquilo. Cabe pois a Secretária
assumir o comando das tarefas simples das ordens de rotina, dentro da visão do planejamento, ganhando com
isso tempo para crescer como profissional.

ENRIQUEÇA COM O TEMPO QUE GANHOU

Quando a secretária aumenta o seu tempo pela organização da rotina de suas tarefas, pode adquirir novos
conhecimentos e informações, através do processo do aprendizado que é uma constante na vida das pessoas
com visão de futuro.
Assim ela terá tempo para ler, aumentando sua cultura geral, dentro da visão de globalização na qual todos
nos estamos inseridos.

O EXECUTIVO ATUALIZADO LER MUITO E O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO TAMBÉM

AGENDA DIÁRIA DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

Corresponde ao seu dia a dia, envolvendo todas as suas atribuições dentro do ambiente da empresa.
Todo o trabalho desenvolvido pela secretária vai depender de como ela organiza e utiliza sua agenda, que
poderia Ter definido como parte integrante da função de planejamento.
O ideal para que o trabalho não sofra solução de continuidade é que tanto Executivo como Secretária
tenham sua própria agenda; que as mesmas fiquem em local de fácil acesso e que a localização de
informações seja imediata e clara.

A agenda de trabalho do AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve conter:

 Nome, telefones e endereços de clientes, empresas com as quais o executivo tem transações e de
familiares e amigos do mesmo;
 Reuniões a preparar;
 Entrevistas a marcar;
 Cartas e telegramas a responder;
 Assuntos a estudar;
 Viagens a organizar;
 Visitas à empresas pelo executivo;
 Documentos a reclamar e arquivar;
 Compromissos a lembrar;
 Cartões a enviar;
 Pagamentos a fazer;
 Lista de restaurantes que o executivo freqüenta;
 Lista de floricultura.

É recomendável um bloco de anotações para O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO registrar informações que
a todo momento estão a aparecer. O tipo da agenda que a Secretária vai usar deve ser escolhido de
acordo com as suas conveniências e as da empresa. O comercio apresenta uma grande variedade.
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 A Secretária além da sua agenda de trabalho deve utilizar uma agenda de bolso para o caso de algum
registro em casa ou no caminho da empresa. E hoje a Secretária já pode contar com uma agenda
eletrônica, produto do avanço da tecnologia.

APARÊNCIA:

 Vivemos numa época de luta, competição e qualificação onde a aparência é fundamental;

 É importante uma boa aparência, cabelo com bom corte, mãos e unhas limpas, roupa bem passada, meias
e sapatos que combinem com a roupa;
 Evite roupas exageradamente curtas, transparentes ou decotadas (mesmo que estejam na moda);
 Os sapatos devem ser cômodos, discretos, acompanhados de meias. Opte sempre pelos clássicos que
nunca saem da moda. Não use tênis ou sandálias;
 Evite perfumes muito fortes ou muito doces, podem causar nauseais em algumas pessoas. Perfumes
ativos só em ocasiões especiais ou a noite;
 Use bijuterias discretas e de bom gosto e não sobrecarregue a aparência utilizando varias delas
conjuntamente;
 com os esmaltes As mãos devem ser bem tratadas. Cuidado descascados, neste caso é preferível usar
base;
 A mulher elegante não se deixa levar por modismos. Use roupas que valorizem o seu tipo e combinem
com a sua personalidade. Cultive a sua própria moda;
 Organize o seu guarda-roupa de trabalho, opte sempre por roupas em cores discretas, neutras, de bom
tecido e corte;
 Num estado que tem o clima quente como o nosso, o linho é recomendável;
 Sua maquiagem deve ser discreta, procure retocar o batom sempre que necessário, mais evite faze-lo em
presença de outra pessoa;
 Jeans só se acompanhado de blazer ou blusa elegante, nunca camiseta e tênis;
 Nunca se mostre ansiosa demais, falando e gesticulando em excesso;
 Mantenha-se calma segura e confiante.

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ARQUIVO DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
Mesmo que a empresa possua um setor de arquivo, os documentos de caráter especifico da chefia serão
guardados em local restrito as consultas do chefe e do próprio AUXILIAR DE ESCRITÓRIO. É apreciável a
quantidade de papeis destinados ao arquivo e que convergem para a secretária: contratos, projetos, memorandos,
ofícios, circulares, além de correspondência ordinária recebida e das copias dos demais documentos expedidos.
O arquivo tem a função de conservar documentação de forma ordenada e classificada possibilitando a informação
rapina e precisa.
Os documentos especificais do Executivo serão guardados em um local exclusivo para consultas do O (A)
AUXILIAR DE ESCRITÓRIO e , eventualmente , do Executivo.
Neste arquivo é comum encontrar-se documentos como contrato, projetos, ofícios, portarias, circulares, dentre
outros.

É a função da secretária organizar, zelar e manter atualizado seu arquivo.

Recomendações importantes ao arquivar:

 Grampear, no canto superior esquerdo, os documentos que deverão ficar juntos.

Nunca utilizar clipes.
 Documentos grandes e volumosos deverão ser dobrados, deixando seu título voltado para o lado externo,
ficando visível, facilitando a consulta.
 Perfura os documentos de forma centralizada.
 Consertar os documentos danificados, rasgados, com papel manteiga e cola transparente e fita adesiva, antes
de arquiva-los.
 Para repor o documento no local de origem, anote os documentos retirados do local onde se encontrava,
objetivando a reposição correta.

TIPOS DE ARQUIVO

De Acordo com a quantidade de vezes que você usa ou consulta o arquivo, existem três tipos. São eles: Arquivo
Ativo, Arquivo Inativo e Arquivo Histórico.

 Arquivo Ativo: é aquele que guarda documentos de uso freqüente e continua recebendo novos documentos
usado sempre continuamente.
Ex.: arquivo de documentos, correspondência recebida.

 Arquivo Inativo: guarda documentos que são utilizados às vezes, eventualmente.

 Arquivo Histórico: contém documentos da memória, da história da empresa. Dificilmente são consultados.

OS MÓVEIS PARA O ARQUIVO

São em aço ou madeira, com gavetas ou prateleiras e devem ser mantidos limpos e em boas condições, facilitando
a consulta rápida.
Os modelos de arquivos mais usados são o vertical, horizontal e o rotativo.

ATUALIZAÇÃO DO ARQUIVO

O arquivamento vai exigir do auxiliar uma vigilância contínua desse trabalho, já que o arquivo é a memória
mecânica da empresa.
Claro que, pois o arquivo, decididamente, alivia a carga de trabalho além de proporcionar rapidez nas informações.
Por isso, a secretária deve escolher um sistema de arquivamento, não permitindo o acúmulo de documentos para
arquivar. Só arquive o que estiver classificado.
No caso de retirada de documento do arquivo, faça com que o solicitante assine um documento, que deverá ficar
na pasta, no local do documento retirado.
Tome por hábito fazer uma revisão periódica dos arquivos e dê baixa no material desatualizado.

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Verifique, diariamente, se os arquivos são fechados no final do expediente. Os arquivos confidenciais só serão
abertos com autorização das chefias.
Não existe trabalho eficiente sem arquivo organizado e atualizado, pois ele é o centro de informações da empresa.

CONSEVAÇÃO E PROTEÇÃO DOS DOCUMENTOS

Arquivo requer muito cuidado. Lidar com papel exige bastante atenção, para que eles vençam as barreiras
do tempo.

Para você proteger uma correspondência de papel fino, coloque-a dentro de uma proteção plástica, ou de papelão,
de modo que possa ser arquivada corretamente.
A proteção dos documentos, poderá ser feita através de tratamento especial, no caso de livros, evitando-se o
desgaste que a fragilidade do papel apresenta.
Não esquecer que transcorrido algum tempo, muitos documentos arquivados passam a não ter a mesma utilidade
que vinham tendo no arquivo em movimento. Nesse caso, separam-se os documentos referente aos assuntos
liquidados, que vai para o arquivo morto.

COMO NOS LIVRAR DAS TRAÇAS

Através as aplicação de medicamentos específicos. Hoje contamos com firmas especializadas nesse campo.
Cabe a secretária, manter-se vigilante, para que seus documentos não sofram desgaste do tempo, dando-lhe a
proteção adequada que estão recebendo.

MICROFILMAGEM

O processo de microfilmagem é um dos recursos- modernos que a tecnologia coloca ao nosso alcance para
solucionar o arquivamento de centenas de documentos, já que sua reprodução se faz em tamanho reduzido.
Isso mesmo! O microfilme é um material transparente e flexível, contendo microfilmagem de documentos. É a
cópia reduzida de documentos originais feita por processos fotográfico, que transfere de uma película denominada
filme na reprodução desse original.
Há, porém, uma diferença. O microfilme pode ser usado para projeção ótica, mas não cinematográfica. A
microfilmagem consiste num processo de reprodução de documentos em tamanho reduzido, baseado nas técnicas
de fotografia.

SISITEMA DE MICROFILMAGEM

O microfilme faz parte do sistema de microfilmagem. Entende-se por sistema a maneira como ele será
processado, utilizando, pesquisando e duplicando.
A microfilmagem é a maneira mais moderna, cômoda e limpa de obtenção de informações rápidas e seguras.
Independente do sistema de microfilmagem escolhido, e quaisquer que sejam os seus objetivos, sempre existirão
três etapas fundamentais no processo.
 O registro de informações no microfone;
 O processamento de filmes;
 A unificação da informação microfilmada.
Um sistema de microfilmagem compõe-se da unidade de entrada, de processamento, e de saída.
Esta técnica de arquivamento é recomendável para os centros de documentação especialmente, bibliotecas, por
se construir na sua melhor solução de redução de espaço (em torno 99%), bem como propiciar rapidez de
consulta pelo manuseio fácil da informação.
Qual a forma mais segura de arquivamento? É o processo de microfilmagem.

Quem consegue marcar seu “ponto forte” sai sempre na frente.

Todos os dias centenas de slogans surgem, de repente, diante de nossos olhos. São frases curtas que aparecem
no pé dos anúncios, embaixo dos logotipos, e que se referem ou ao produto específico que está sendo anunciado
ou a empresa que o fabrica. Mas, quando os vemos assim, soltos dificilmente conseguimos relaciona-los a uma
marca.

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Quando a gente consegue fazer essa associação mental entre slogan e marca, ponto para a agência de
propagandas. Porque tem frases que são fáceis de lembrar, mas a conexão com o fabricante já não é tão
automática (“os nossos japoneses são mais criativos que os japoneses dos outros”. É da Sharp ou da Toshiba? ).
Há ainda casos em que frases de empresas concorrentes poderiam mudar de uma para outra sem
maiores comoções: “Movidos pela paixão” e “ Emoção em movimento” são da Fiat ou da Peugeot. Qual é a de
qual, você lembra? Mais há casos, poucos, mais há, em que o casamento é tão perfeito que dispensa até a marca:
“Uma boa idéia”; “1001 utilidades”, “Vale por um bifinho”; “Use e abuse”.
Ao contrario do que possa parecer, este texto não é sobre a eficácia das mensagens de marketing das empresas.
É sobre gente. Gente que estudou muito, que trabalha muito e é ambiciosa. Essa gente tem, entre outras coisas,
um slogan, mesmo que ainda não tenha percebido isso. Você já deve Ter ouvido alguém aí na sua empresa dizer:
“Se o Beltrano não resolver, ninguém resolve”. Isso quer dizer que o Beltrano leva razoável vantagem sobre os
fulanos em geral, por que ele já tem o seu slogan.
Slogans pessoais podem até brotar espontaneamente. Na maioria dos casos, porém eles tem de se criados e
divulgados pelo próprio funcionário, como as agências fazem com os slogans das marcas
Certa vez, durante uma avaliação de desempenho de um funcionário, eu e ele chegamos a um impasse. Ele dizia
que já estava merecendo uma oportunidade de virar gerente por que era muito criativo. Eu só não concordava,
como pensava exatamente o contrário. Como não conseguia convencer o outro, resolvi pedir a três pessoas, que
conheciam bem o dito cujo, para me escrever frases curtas- no máximo cinco palavras sobre ele.
Pedi também que as frases fossem a favor dele, para evitar constrangimento.
Resultados: 1. Não desiste fácil. 2.Carrega dez planos. 3. Um cara de palavra. Ou seja, ele não era percebido
como criativo pêlos outros, mas como um bom operador. Não deixa de ser um mérito, sem dúvida, porém
insuficiente para lhe garantir a tão desejada promoção.
Se você pretende voar alto na carreira, que tal fazer o teste do slogan? Peça a alguns colegas para escrever uma
frase sobre você. Se os resultados forem disparatados, é sinal que você ainda não conseguiu deixar marcado o
que considera ser o seu “ponto forte”. Se forem iguais, mais diferentes mais diferentes do eu você imaginava, está
na hora de investir numa boa campanha de marketing pessoal. E, se baterem com a sua autoconcepção, parabéns
você já saiu na frente numa corrida, muito disputada, na direção do sucesso.

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