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20 PASSOS PARA ORGANIZAR UM EVENTO DE SUCESSO

Guia prático para organizadores de evento não deixarem nada para
trás na hora de planejar uma convenção, congresso ou evento de
qualquer tipo

ANTES DE TUDO...
Sabemos que organizar um evento não é tarefa fácil. Afinal,
sempre queremos que tudo saia de acordo com o planejado,
porque o que está em jogo é a imagem e reputação da sua marca. 

Nessas horas nada melhor do que uma ajuda de quem entende do

assunto. Por isso, eu preparei uma lista prática com 20 tópicos que
você não pode ignorar.

Utilize-a como um checklist, marcando sempre o que já foi

concluído para ter um controle melhor da sua organização do
evento.
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Esperamos que goste do conteúdo e que realize um evento

espetacular.
 

Boa leitura!
 

1-Faça um check list de todas as etapas do

planejamento

O primeiro passo para planejar um evento é se organizar. Sendo

assim, lançar mão de listas é uma ferramenta importante para que
cada etapa do planejamento seja executada, sem deixar escapar
nenhum detalhe.

 Afinal,
para que o evento seja bem-sucedido, é muito importante
estarmos atentos aos mínimos detalhes, certo?

Portanto, faça um checklist de todas as etapas necessárias para a

execução do evento. Esta é uma parte fundamental do planejamento.
Inclua no checklist, itens como:

Cronograma;
Orçamento;
Data, local e horário;
Membros da equipe de organização;
Tema do Definição de público e número de pessoas;
Definição de público e número de pessoas;
Divulgação;
Escolha dos palestrantes;
Pós-evento.

2- Organize-se e planeje-se
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Com o checklist em mãos, é o momento de dar os primeiros passos

rumo a realização do evento. Para tanto, e preciso se organizar e se
planejar.

Nesta etapa, mesmo que você já tenha experiência no planejamento

de eventos, procure trocar ideias sobre o tema com os demais
membros da equipe que você formar.

Foque questões como o objetivo do evento, a proporção, qual tipo de

marketing será necessário, estratégias para levantar recursos,
pesquisa sobre fornecedores e produtos necessários, infraestrutura e
profissionais para agregar mais valor ao evento, dentre outros
aspectos importantes.

Documente todos estes itens no plano do evento, incluindo todas as

necessidades, regras, requisitos do evento, plano financeiro, gestão e
organização e as estratégias que serão adotadas para tirar o evento
do papel .

3- Monte um cronograma
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Montar o cronograma é fator fundamental para promover um evento

de sucesso para a sua empresa.

Já imaginou, definir cada etapa do planejamento, mas não ter uma

data, ao menos estimada, por exemplo, de sua conclusão?

É com o cronograma estabelecido que se torna mais prático e viável,

conferir como está o andamento de cada etapa e o fluxo de
cumprimento dos prazos pré-estabelecidos.

Uma boa estratégia para montagem de cronogramas é definindo uma

linha do tempo, por exemplo.

Para tanto, procure levar em conta, uma margem de tempo razoável

para que os horários de todas tarefas sejam seguidos de maneira
otimizada.

4- Defina as questões decisivas

Quem serão os fornecedores e parceiros que irão contribuir com o
sucesso do evento?

Quais as suas intenções com a realização de um evento de

determinado porte?

O objetivo principal é divulgar a marca ou um produto, gerar vendas,

se tornar conhecida, treinar os colaboradores? Ou tudo isso junto?

As respostas para estas questões darão um norte a seguir, na

execução dos passos seguintes que levarão à realização de um
evento de sucesso.
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 5-Faça as contas para não ultrapassar seu orçamento

  Estabelecer um bom relacionamento com fornecedores é uma

prática essencial durante o planejamento e organização de um
evento de sucesso. Isso pelo fato de que, com um diálogo aberto e
honesto, é possível muitas vezes negociar as melhores condições,
tanto para a empresa fornecedora, quanto para a empresa
contratante dos serviços e produtos.criando um elo de confiança com
os fornecedores, é possível desde pleitear descontos quando o
pagamento é à vista, até mesmo parcelar o pagamento.

 Extrapolaro orçamento original é um indício negativo, que pode

levar a empresa a prejuízos, e este não é o intuito de nenhum evento,
não é mesmo?

6 Escolha a data com cuidado

Uma escolha de data equivocada é capaz de colocar por terra, todo o
trabalho. Imagine que você marca o evento em uma data muito
próxima a datas comemorativas, como natal e ano novo, que são
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datas onde a maior parte das pessoas já tem diversos outros

compromissos. As chances das pessoas comparecerem serão
remotas, não é mesmo?

Feriados podem tanto favorecer quanto prejudicar a data do evento,

portanto, analise de maneira minuciosa esta questão, antes de defini-
la, ok?

 7- Analise e escolha o local e horário

Se durante a concepção do evento para a sua empresa você fez um
levantamento do público e chegou em um número de participantes,
escolher o local será uma tarefa tranquila.

Afinal, você já saberá que o ambiente deverá acomodar de maneira

confortável, determinado número de pessoas, correto?

É importante que você, como organizador, leve em conta fatores

como facilidade de acesso ao local, se o horário do evento é amigável
à presença das pessoas.

Analise também se o local selecionado para a realização do evento é

um ambiente seguro, com boa reputação, infraestrutura, banheiros,
acessibilidade, estacionamento, etc.

8- Monte uma equipe eficiente para a organização

Mesmo a pessoa mais experiente do mundo em organização e
planejamento de eventos de sucesso, jamais conseguirá ser bem-
sucedida nesta empreitada, se ela não contar com o suporte de uma
equipe eficiente que a ajude na organização e realização.

Para tanto, a equipe deve ser alinhada às expectativas do (a)

organizador (a), com objetivos em comum, competências e habilidades
que agreguem e complementem a realização de um evento de sucesso.
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Procure se cercar de pessoas com estes perfis, faça seleções dos

melhores profissionais para criar uma equipe confiável.

Desta forma, ficará mais fácil delegar tarefas, montar frentes de trabalho
e não se sobrecarregar.
 

9- Escolha o tema do evento

De um workshop motivacional, passando por uma convenção de

vendas, congressos, confraternização, SIPAT e tantas outras
ocasiões, determinar qual será o tema do evento é mais um tópico de
extrema necessidade, para quem pretender realizar um evento
marcante e de sucesso para a empresa.

O tema do evento deverá estar alinhado ao público-alvo.

Você poderá optar desde um evento com o tema educação, até outros
como vendas, motivação, empoderamento feminino, diversidade,
inovação, empreendedorismo, carreira, resiliência, liderança,
atendimento ao cliente, gestão de pessoas, entre outros.

Sendo assim, analise o objetivo do evento, seu principal mote, e

sintonize o tema com a mesma “frequência”.
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10- Defina público e o número de participantes

Quem deverá ser o público-alvo do evento da empresa? Os

funcionários e colaboradores? Pessoas que moram ao redor do local?
Adultos? Criança? Empresário? Professores? alunos? Empresas
parceiras? Se sim, de qual segmento?

E qual o número de participantes? Tais informações são

imprescindíveis para a melhor formatação do evento, bem como para
definirmos qual o porte do evento.

Identificar quem será a plateia, ajudará a comunicação do evento,

tanto no conteúdo que será abordando durante seu acontecimento,
quanto na divulgação prévia, em uma campanha de marketing, por
exemplo.

Quem deverá ser o público-alvo do evento da empresa? Os

funcionários e colaboradores? Pessoas que moram ao redor do local?
Adultos? Criança? Empresário? Professores? alunos? Empresas
parceiras? Se sim, de qual segmento?

É extremamente necessário saber qual grupo de pessoas podem

nutrir interesse pelo evento, e em alguns casos, criar personas pode
trazer maior assertividade no planejamento.

11- Inove, em todos os sentidos

  Uma boa dose de criatividade sempre cai bem. Agora, pense em
um evento que tenha como características, criatividade, atrações,
etc. É possível desde oferecer uma gastronomia diferenciada, com
variedade de opções, ou ainda, oferecer ganhos ao público, que vão
além da participação.
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Brindes, atividades descontraídas e diferenciadas, recursos

tecnológicos como um app, capaz de estimular o engajamento
online do público, são algumas das inúmeras possibilidade que
poderão ser exploradas.

12- Cuide dos fornecedores

Não importa se o seu evento seja uma convenção e grande porte,

ou um pequeno coquetel. O papel dos fornecedores e os cuidados
que o organizador do evento deve ter para com eles, determinará
boa parte do sucesso. Crie uma relação honesta, firme parcerias,
negocie condições e mostre a eles os objetivos do projeto que
envolve o evento. Isso facilitará a compreensão deles, otimizando
todo o processo durante o pré-evento, ou seja, nas etapas de
concepção e planejamento do evento.

Certifique-se de quais setores você necessitará de fornecedores. Por

exemplo, pode ser preciso contratar:
 

• Profissionais de TI para suporte em equipamentos;

• Assessoria de Imprensa;

• Consultores de marketing;
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• Gráfica de impressor e folders;

• Equipe de Staff para apoio no dia do evento;

• Uma agência de Publicidade ou Marketing;

• Buffet, etc.

Invista em montar um time/equipe que fique responsável por checar

como anda o trabalho dos fornecedores,prazos e cronogramas, para que
fique tudo alinhado e resolvido antes da data de realização do evento.

13- Produza os impressos que serão distribuídos

Por mais que a era digital dê as cartas no contexto atual, é
impossível negar a importância que os materiais impressos exercem,
sobretudo no cenário corporativo.

Os impressos que serão distribuídos, tanto durante o evento, quanto

antes, na divulgação, devem estar em sintonia com a identidade visual
da empresa/marca que está promovendo o evento.

Além disso, é sempre válido apostar em materiais impressos de alta

qualidade, levando em conta o aspecto de produção, pautado em
criatividade e inovação, sempre!

Neste sentido, o papel de um designer gráfico e de uma gráfica são

fundamentais para que o público possa ter em mãos, impressos de bom
gosto e que causem uma ótima impressão, tanto da empresa quanto do
evento.

14- Adote estratégias bem definidas

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Ter um mapa estratégico para guiar toda a organização e planejamento

de um evento é um fator determinante para que o objetivo de o tornar
bem-sucedido seja alcançado.

 Tanto é verdade que, caso o organizador do evento negligencie a

adoção de uma ou mais estratégias de planejamento e execução,
será impossível promover um evento de sucesso para a empresa.
Dentre as estratégias mais relevantes neste sentido, podemos citar:
Detalhar as etapas que implicam a organização do evento;

 • Elencar as prioridades;

•  Definir tempo de acompanhamento de cada processo e sua evolução;

 • Distribuir responsabilidades;

• Definir os participantes e quais demandas o evento deverá suprir, de

acordo com o público;

• Identificar quais tecnologias e fornecedores estão alinhados à

proposta do evento.

15- Faça a divulgação

Como as pessoas poderão se interessar pelo seu evento, sem saber
ao menos que ele existe? A divulgação é mais uma das peças e
engrenagens que constroem um evento de sucesso. Quanto melhor o
evento da empresa for divulgado, maiores as possibilidades de atrair as
pessoas até ele.

Para alavancar as chances, uma ótima estratégia é contratar

profissionais de comunicação e marketing para que eles executem as
melhores ferramentas e além disso, quem entende do assunto terá a
expertise necessária para direcionar a comunicação exatamente para o
perfil de pessoas que fazem parte do público-alvo.

16- Não deixe nada para última hora

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Com tantas etapas, tarefas, negociações, e itens a se chegar, o fator

tempo deve ser sempre priorizado e valorizado durante a montagem de
um evento de sucesso para a sua empresa.

Lembre-se que o tempo deve estar em seu favor e não ao contrário e

para isso, é necessário levar este fator em alta consideração desde o
início do planejamento e desenvolvimento do cronograma.

Se manter na vanguarda, ou seja, um passo à frente, sobretudo na

tomada de decisões, antevendo situações e executando a melhor gestão
de tempo possível, trará ótimos frutos na realização do evento para a
empresa.

Portanto, nada de convidar os participantes às vésperas do evento, ou

deixar para negociar com fornecedores nos últimos dias antes do
evento. Cheque os equipamentos e todos os recursos, isso evitará
imprevistos.

17- Use questionários

Estabelecer contato e nutrir uma relação com os participantes do
evento, tanto durante quanto depois de realizado, é uma ótima maneira
de engajar o público.

Nada de questões longas e muito complexas, procure ser simples e

direto. Com certeza, você terá em mãos um material extremamente rico
para utilizar posteriormente.

18- Tenha uma recepção impecável

Na reta “final”, um detalhe faz TODA a diferença: a recepção. Durante
a recepção, por menor que seja, pode “manchar” a excelência no
atendimento às pessoas.

Boa comunicação, sorriso espontâneo no rosto, e demonstração de

interesse pelo público, são fatores primordiais. Informar e orientar o
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público com carinho, educação e tranquilidade, são peças-chave para

que se desenvolva no decorrer do evento, uma recepção positiva.

19- Escolha o palestrante certo

Um evento de sucesso está relacionado, como vimos até aqui, com
muitos fatores. Outra peça emblemática para um evento bem-sucedido é
a escolha correta do palestrante.

O palestrante ideal é aquele que traga consiga uma bagagem rica de

conhecimento, com uma trajetória respeitada. Se trata de um
profissional capaz de encantar e cativar o público, fazendo com que sua
apresentação fique marcada na memória da pessoa.

Além disso o palestrante certo é aquele que esteja sintonizado com a

proposta do evento e com a expectativa do público-alvo. Ele deve ser
capaz de impactar o público de maneira tão positiva, que as pessoas
sairão do evento diferente de quando lá adentraram.

20- Invista no pós evento

O evento acabou, mas o trabalho ainda não. Se você ignorar o pós-

evento, estará perdendo a oportunidade de alavancar sua marca e
estreitar a relação com o público.
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É importante investir no pós-evento, e há várias formas de fazer isso.

Coletando feedback dos participantes e analisando o retorno sobre o
investimento realizado, avaliando as métricas de desempenho,
alimentando a relação com os participantes, por meio das redes sociais,
etc.

Enviar um cartão ou e-mail de agradecimento pela participação também

é um gesto positivo. Não apenas ao público, mas também aos
colaboradores do evento, equipes e fornecedores, palestrantes, e todos
que, de alguma forma, estiveram envolvidos com o evento e tornaram
ele possível.

Te desejo sucesso!!!