Exercício 1 – Modelação e mapeamento de processos

Pretende-se simular o processo de entrevistas e desenhos dos fluxogramas que permitam caracterizar
um processo.

O processo a analisar e modelar é a “Solicitação de materiais de economato” e vamos admitir que

realiza uma entrevista ao Técnico/administrativo que realiza este trabalho, neste cenário a requisição
de economato/material de escritório é realizada por uma Direção-Geral, mas o armazém é controlado
por uma Secretaria-Geral, tendo-se obtido a seguinte informação:

• No dia 30 de cada mês é recebida a lista de economato de todas as áreas.

• Regista-se esta lista numa folha de cálculo e validam-se os códigos dos produtos
• É solicitada autorização/ aprovação ao dirigente, realizo a requisição de material e imprimo a
lista.
• Mando a lista para o colega que vai ao armazém, que no prazo de dois dias, confe e retorna os
materiais requisitados.
1. Elabore um fluxograma que permita evidenciar todas as atividades descritas no processo.
Nesta fase ainda não consideramos se há alguma melhoria que possa ser introduzida no
processo, o objetivo é desenhar o processo conforme é executado e captar as informações
importantes.

Porém, é importante observar e anotar fatos que podem ser melhorados. Guarde o resultado da
primeira análise bem como as propostas de melhoria para apresentar e partilhar com os restantes
grupos.

2. Muitas vezes, na primeira entrevista não é possível identificar todas as etapas do Processo
tendo que falar com o executor novamente. O fluxograma não pode conter gap´s entre as
atividades que distorcem o entendimento linear do Processo, como por exemplo:
a. O executor do Processo diz que imprime o documento, mas não declara o que faz com
a impressão. Fica um gap nas atividades, ou seja, qual o propósito e o destino do
documento impresso? As atividades devem ser sempre interligadas.
b. Outras situações que configuram gap no Processo, são por exemplo a falha do próprio
processo, neste caso, será analisado para propor como melhoria.
Introduza alterações no desenho do processo com vista a eliminar os gaps e situações que
lhe pareçam ter ficado omissas.
 3. É natural que após a realização do ponto 2 tenham surgido duvidas e questões para completar
o fluxograma e identificar informações que podem ajudar na análise, tais como:
a. Como recebe a lista? De quem? Qual formato do documento?
b. Onde está a folha de cálculo? Como é feito o registo?
c. O que é a validação? Como valida? Porque valida? Ocorre erros?
d. E se o gestor não aprovar? Quais regras de aprovação? Qual o prazo de aprovação?
e. Se não exir em armazém? Como é feito o pedido da compra? Ocorre problemas?
f. Como envia a lista para o armazém? O armazém comunica algo? Tem prazo para
finalizar?
Após recolher a informação resultante do questionário anterior ajuste o seu fluxograma de forma a
refletir a informação recolhida.

Guarde uma vista do fluxograma final e prepare uma apresentação para poder partilhar com os
restantes grupos as várias etapas da modelação deste processo.