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CLASSIFICAÇÃO, INDEXAÇÃO E CATALOGAÇÃO DE DOCUMENTOS - GRUPO PROMINAS

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Núcleo de Educação a Distância
PRESIDENTE: Valdir Valério, Diretor Executivo: Dr. Willian Ferreira.
O Grupo Educacional Prominas é uma referência no cenário educacional e com ações voltadas para
a formação de profissionais capazes de se destacar no mercado de trabalho.
O Grupo Prominas investe em tecnologia, inovação e conhecimento. Tudo isso é responsável por
fomentar a expansão e consolidar a responsabilidade de promover a aprendizagem.
GRUPO PROMINAS DE EDUCAÇÃO

Diagramação: Rhanya Vitória M. R. Cupertino
3
Prezado(a) Pós-Graduando(a),
Seja muito bem-vindo(a) ao nosso Grupo Educacional!

Inicialmente, gostaríamos de agradecê-lo(a) pela confiança
em nós depositada. Temos a convicção absoluta que você não irá se
decepcionar pela sua escolha, pois nos comprometemos a superar as
suas expectativas.
A educação deve ser sempre o pilar para consolidação de uma
nação soberana, democrática, crítica, reflexiva, acolhedora e integra-
dora. Além disso, a educação é a maneira mais nobre de promover a
ascensão social e econômica da população de um país.
Durante o seu curso de graduação você teve a oportunida-
de de conhecer e estudar uma grande diversidade de conteúdos.
Foi um momento de consolidação e amadurecimento de suas escolhas

pessoais e profissionais.
Agora, na Pós-Graduação, as expectativas e objetivos são
outros. É o momento de você complementar a sua formação acadêmi-
ca, se atualizar, incorporar novas competências e técnicas, desenvolver
um novo perfil profissional, objetivando o aprimoramento para sua atu-
ação no concorrido mercado do trabalho. E, certamente, será um passo
importante para quem deseja ingressar como docente no ensino supe-
rior e se qualificar ainda mais para o magistério nos demais níveis de
ensino.
E o propósito do nosso Grupo Educacional é ajudá-lo(a)
nessa jornada! Conte conosco, pois nós acreditamos em seu potencial.
Vamos juntos nessa maravilhosa viagem que é a construção de novos
conhecimentos.
Um abraço,
Grupo Prominas - Educação e Tecnologia
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5
Olá, acadêmico(a) do ensino a distância do Grupo Prominas!
É um prazer tê-lo em nossa instituição! Saiba que sua escolha

é sinal de prestígio e consideração. Quero lhe parabenizar pela dispo-
sição ao aprendizado e autodesenvolvimento. No ensino a distância é
você quem administra o tempo de estudo. Por isso, ele exige perseve-
rança, disciplina e organização.
Este material, bem como as outras ferramentas do curso (como
as aulas em vídeo, atividades, fóruns, etc.), foi projetado visando a sua
preparação nessa jornada rumo ao sucesso profissional. Todo conteúdo
foi elaborado para auxiliá-lo nessa tarefa, proporcionado um estudo de
qualidade e com foco nas exigências do mercado de trabalho.
Estude bastante e um grande abraço!

Professora: Adriana Penna
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O texto abaixo das tags são informações de apoio para você ao
longo dos seus estudos. Cada conteúdo é preprarado focando em téc-
nicas de aprendizagem que contribuem no seu processo de busca pela
conhecimento.
Cada uma dessas tags, é focada especificadamente em partes
importantes dos materiais aqui apresentados. Lembre-se que, cada in-
formação obtida atráves do seu curso, será o ponto de partida rumo ao
seu sucesso profisisional.
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CAPÍTULO 01
INTRODUÇÃO
CAPÍTULO 02
A CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
A Importância da CI para os Documentos, Arquivos e Técnicas

de Suporte ____________________________________________________ 14
Fontes e Recursos Informacionais ______________________________ 17
As Responsabilidades do Profissional da Biblioteconomia e Ar-

quivística sobre a Memória ____________________________________ 18
CAPÍTULO 03
DOS DOCUMENTOS AOS ARQUIVOS
O que é um Documento _____________________________________ 20
Elementos Característicos dos Documentos ____________________ 21
O que é um Arquivo ___________________________________________ 22
Importância e Finalidade dos Arquivos _________________________ 24
Tipos de Arquivos _____________________________________________ 26
A Diferença entre Arquivos, Bibliotecas e Museus _______________ 27
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CAPÍTULO 04
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A Classificação de Documentos _______________________________ 30
Três Vertentes Classificatórias __________________________________ 32
CAPÍTULO 05
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Alfabético ____________________________________________________ 35
Geográfico ____________________________________________________ 36
Ideográfico ___________________________________________________ 36
Numérico _____________________________________________________ 38

Alfanumérico _________________________________________________ 39
Classificação Decimal de Dewey (CDD) _________________________ 40
Classificação Decimal Universal (CDU) _________________________ 42
Classificação Facetada _________________________________________ 45
Classificação Bibliográfica de Bliss _____________________________ 45
As Contribuições de Brown _____________________________________ 46
Library of Congress ___________________________________________ 47
Ranganathan e as Cinco Leis da Biblioteconomia _______________ 48
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CAPÍTULO 06
INDEXAÇÃO E CATALOGAÇÃO
Indexação ____________________________________________________ 55
Catalogação ___________________________________________________ 58
Os Repositórios Digitais ______________________________________ 60
Referências ____________________________________________________ 62
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INTRODUÇÃO

Evolutivamente, o homem, mesmo que inconsciente num pri-
meiro estágio, procurou registrar e armazenar seus feitos desde a Anti-
guidade, que podemos exemplificar com os desenhos encontrados nas
cavernas e gradativamente veio utilizando outros meios como as tábuas
de argila, os pergaminhos, entre outros.
Armazenar o conhecimento registrado em suportes informacio-
nais, a fim de assegurar a guarda e a memória de sua história para as
gerações futuras é algo inerente ao ser humano.
Essa evolução é percebida desde as bibliotecas da Antiguidade,
com os tabletes de argila, o papiro, o pergaminho, até chegarmos ao
papel. Cada período foi marcado por características próprias, originadas,
sobretudo, pelas tecnologias disponíveis (BETTENCOURT, 2014, p. 15).
Da Biblioteca de Alexandria até as modernas bibliotecas do sé-
culo XXI, o caminho foi longo, muitas foram as mudanças. Aqueles concei-
1111
tos de “lugar de memória” e “templo do saber”, como assinala Bettencourt
(2014), nortearam os princípios fundadores das bibliotecas nacionais,
surgidas no século XVIII, como fatores de constituição da identidade na-
cional. Elas também estavam inseridas numa perspectiva herdeira das
concepções iluministas e dos ideais da Revolução Francesa.
Mas não é sobre bibliotecas que queremos nos debruçar no
momento e sim entender o que são documentos, arquivos, quais os
tipos de classificação, como pesquisar, onde podemos chegar, o que é
importante preservar, porque é importante a memória, enfim, os concei-
tos que permeiam a Biblioteconomia.
Esse caminho passa necessariamente por definirmos e con-
ceituarmos arquivo, relacionar com a Ciência da Informação, entender
o que é memória, fazer essas inter-relações.
Vamos começar pela Ciência da Informação, fontes e recursos
informacionais, sua importância e técnicas de suporte.
Uma unidade será reservada para definir documentos e seus
elementos característicos, arquivos, sua importância e finalidade, os ti-
pos existentes e as diferenças entre arquivos/bibliotecas e museus.
Na próxima unidade trataremos da classificação de documen-
tos e algumas vertentes classificatórias.
Métodos de classificação de documentos com ênfase nos Sis-
temas de Classificação Decimal de Dewey (CDD), Sistema de Classifi-
cação Universal (CDU) e as cinco leis de Ranganathan terão momentos

específicos, dada sua importância para a Biblioteconomia.
Por fim, trataremos da indexação e catalogação e dos reposi-
tórios digitais.
Ressaltamos em primeiro lugar que embora a escrita acadêmi-
ca tenha como premissa ser científica, baseada em normas e padrões
da academia, fugiremos um pouco às regras para nos aproximarmos
de vocês e para que os temas abordados cheguem de maneira clara e
objetiva, mas não menos científicos. Em segundo lugar, deixamos claro
que este módulo é uma compilação das ideias de vários autores, in-
cluindo aqueles que consideramos clássicos, não se tratando, portanto,
de uma redação original e tendo em vista o caráter didático da obra, não
serão expressas opiniões pessoais.
Ao final do módulo, além da lista de referências básicas, en-
contram-se muitas outras que foram ora utilizadas, ora somente consul-
tadas e que podem servir para sanar lacunas que por ventura surgirem
ao longo dos estudos.
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A CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

Não há caminho mais adequado para iniciarmos os estudos
deste módulo do que passarmos pela Ciência da Informação que possui
estreitas relações com a Biblioteconomia.
A Ciência da Informação é aquela que investiga as propriedades
e o comportamento da informação, as forças que governam o fluxo de
informação e os meios de processar a informação para ótima acessibi-
lidade e uso. O processo inclui a origem, a disseminação, a coleta, a
organização, o armazenamento, a recuperação, a interpretação e o uso
da informação. O campo está relacionado com Matemática, Lógica, Lin-
guística, Psicologia, Tecnologia da Computação, Pesquisa Operacional,
Artes Gráficas, Comunicação, Biblioteconomia, Administração e algumas
outras áreas (SHERA; CLEVELAND, 1977 apud FONSECA, 2005).
Do ponto de vista paradigmático, a Ciência da Informação vai de
um paradigma físico, em que focaliza o tratamento e a organização da in-
1313
formação para alimentar sistemas computacionais, para um cognitivo, em
que o objetivo continua sendo focalizar o tratamento e a organização da
informação, porém, os processos se baseiam no paradigma psicológico
para satisfazer os usuários individuais, chegando a um paradigma social,
em que os processos são baseados no contexto social/ cultural, objeti-
vando a construção da informação contextualizada (CAPURRO, 2003).
Num outro viés, podemos tratar a Ciência da Informação pelo
seu lado tecnológico e/ou da informática e sua interdisciplinaridade com
a Biblioteconomia, Documentação, Arquivologia, Museologia, Jornalis-
mo, Comunicação e Educação.
Desde meados do século XX, com acentuado uso agora no
século XXI, não há como o Bibliotecário/arquivista esquecer a presença
marcante das novas Tecnologias da Informação e Comunicação, que
trazem os mais variados tipos de suporte documental. É uma época que
exige conhecimento, competência, métodos e meios de produção, uti-
lização e conservação física especiais. E estes profissionais precisam
estar sempre atentos!
A Ciência da Informação se dedica ao estudo e desenvolvimento
dos fundamentos e técnicas de planejamento, construção, gestão, uso
e evolução dos sistemas de descrição, catalogação, ordenação, classi-
ficação, armazenamento, comunicação e recuperação dos documentos
criados pelo homem para testemunhar, conservar e transmitir seu saber e
seus atos, a partir de seu conteúdo, com a finalidade de garantir sua con-
servação em informação capaz de gerar novo conhecimento (ESTEBAN
NAVARRO; GARCIA MARCO, 1995 apud NASCIMENTO, 2002, p. 27).
Como se observa e tomando por base o pensamento de Albu-
querque (2006), a verdade é que falar sobre conceito de documento é
tentar transitar por entre áreas que, ao longo do tempo, modificaram,
ampliaram e restringiram seu sentido, adaptando-o e definindo-o de
acordo com suas perspectivas.
Particularmente para este curso, vamos seguir os caminhos da
Arquivologia e Biblioteconomia.
A IMPORTÂNCIA DA CI PARA OS DOCUMENTOS E ARQUIVOS E

TÉCNICAS DE SUPORTE
Segundo Rousseau e Couture (1994), a informática, entendida

como a “técnica que permite a produção e o tratamento acelerado da
informação por meio de operações eletrônicas e mecânicas”, tem hoje
nos arquivos marcada presença.
As tecnologias eletrônicas da informação aumentaram muito a
14
capacidade da sociedade de gerar, reunir, recuperar, examinar e utilizar
dados com objetivos os mais variados, apresentando ainda a vantagem
do acesso à informação a distância e a vantagem de nos ajudar a elimi-
nar dados/informações redundantes, supérfluas, irrelevantes (DURAN-
TI, 1994 apud BELLOTO, 2004).
Enfim, o documento em meio ‘informático’ traz a possibilidade da
densidade máxima da informação em um mínimo de suporte, do qual a
mensagem, naturalmente, terá de passar por reconstrução legível por má-
quina para ser entendida. Entretanto, dentro da peculiaridade do documen-
to arquivístico, os especialistas chamam a atenção dos bibliotecários/ar-
quivistas para o fato de que todo o processamento que se dê à informação
arquivística não pode se afastar dos princípios teóricos básicos da arqui-
vística, refletindo sempre o princípio da proveniência e a organicidade na
ordenação interna dos fundos (TALLAFIGO, 1994 apud BELLOTO, 2004).
Isto, mesmo em se admitindo a já não centralização material
e formal dos documentos, tal como se apresentavam anteriormente na
forma tradicional da organização arquivística. Nesta, campeava o supor-
te papel, a informação formalmente padronizada e a obediência estrita
e material ao princípio da proveniência. Ora, a informática vem mudar
sensivelmente estas verdades, porque separa a informação do suporte
reconhecível, já que este é um sistema informático. Trata-se, portanto,
de documentos virtuais (CARUCCI, 1994 apud BELLOTO, 2004) e as-

sim sendo compreendidos e tratados.
Lembremos que são vários os meios de guarda de documentos
de arquivo, dentre eles o papel, CD, disquete e a microfilmagem, no en-
tanto, ocorre, eventualmente, a necessidade de se alterar o suporte de
determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservação
dos mesmos. Assim dentre as principais técnicas de atualização de ar-
quivo (mudança de suporte) teremos a microfilmagem e a digitalização.
Utilizando o fax ou Scanner, conseguimos digitalizar a maioria
dos documentos que precisam ser preservados em arquivo. Esta é uma
maneira de ter uma cópia de segurança e também economia de espaço.
Segundo várias empresas que oferecem este tipo de serviço, a

Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos
15
físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o
acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e cola-
boradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
É indicado para empresas que possuem documentos que pre-
cisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada.
Dentre as vantagens e benefícios da Digitalização de Docu-
mentos, teremos:
• facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
• redução de tempo das atividades que requerem a análise de
documentos;
• redução de custo com recuperação e duplicação;
• preservação do arquivo físico;
• integração de dados ativos e históricos.
Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do
documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha), mas
que exige equipamentos especiais para a leitura que são as leitoras de
microfilme ou leitoras de microfichas.
Uma vantagem e justificativa para o uso da microfilmagem se

refere à economia de espaço, pois o microfilme nada mais é do que uma
imagem de forma reduzida, em formato de rolo com as devidas etique-
tas de identificação e que pode ser guardado em gavetas específicas.
Sua validade legal está na Lei nº 5433/68 e Decreto nº 1799/96,
ou seja, lhe conferem o mesmo valor legal do documento original.
Outra vantagem dos microfilmes é a questão da segurança,
por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reproduções
com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno
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volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de
segurança), protegido de sinistros (essa cópia de segurança deverá,
obrigatoriamente, estar em local separado da cópia de trabalho).
Para a adoção da microfilmagem, deve-se considerar vários ele-
mentos, tais como, custo/benefício, vantagens e desvantagens de sua
utilização como instrumento tecnológico para auxiliar não só na preser-
vação dos originais, mas também na garantia da segurança do acervo e
agilizar a utilização. Para que o serviço de Micrografia seja implantado
com eficiência/eficácia, faz-se necessário antes de tudo a organização
arquivística dos documentos, com a utilização de catálogos (eletrônicos
ou manuais) para a organização destes, bem como a implantação de cri-
térios para a avaliação e seleção do acervo (LOPES, 2004).
A microfilmagem apresenta para a preservação dos documen-
tos vantagens incontestáveis, mas em relação ao acesso existem alguns
problemas, que podem ser considerados graves, tais como a questão
de que somente podem ser utilizados em locais onde se possua equi-
pamento específico, sua leitura é morosa, existem dificuldades de ma-
nuseio dos documentos e as cópias têm qualidade inferior ao original.
Por esta razão é que sistemas híbridos que conjugam a Mi-
crografia com os atuais sistemas eletrônicos para armazenamento de
documentos vêm cada vez mais sendo utilizados, pois, a utilização de
meios eletrônicos para guarda de documentos ainda não é totalmente

segura (LOPES, 2004).
Informática documentária é o conjunto de aplicações da

informática à documentação, técnica que se refere às intervenções
da informática nas diversas fases de produção e utilização de do-
cumentos: produção de textos, difusão pelo editor, gestão pela bi-
blioteca, análise e indexação para constituição de bases de dados
bibliográficos e para difusão seletiva, e softwares para a pesquisa
nestas bases de dados (DEWEZE, 1994 apud ARAÚJO, 2003).
FONTES E RECURSOS INFORMACIONAIS
Definir fonte de informação é algo muito complexo devido a

gama de tipos de materiais que são fontes, de todo modo, o que sabe-
mos é que tanto as fontes quanto os recursos informacionais influen-
17
ciam nosso conhecimento e aprendizado.
Que a informação é um elemento importantíssimo para que as
atividades profissionais estejam incorporadas na evolução que acelera a
universalidade do conhecimento, é óbvio, e tão importante quanto, é sa-
bermos que existem vários tipos de fontes e recursos informacionais, quais
suas características, escopo, abrangência e uso, entre outros fatores.
Existem fontes e recursos informacionais orais, impressos, di-
gitais e multimídia. Cada qual apresenta sua função, diferencia-se pelo
seu conteúdo e principalmente pelo público-alvo a qual é direcionado
(UFSC, 2010).
Segundo a página na Internet de trocas de informações e discus-
sões em sala de aula da Universidade Federal de Santa Catarina, as fontes
e recursos informacionais podem ser primárias, secundárias e terciárias.
As fontes primárias são aquelas pertinentes ao produto de in-
formação elaborado pelo autor, por exemplo, artigos, livros, relatórios
científicos, patentes, dissertações, teses.
Diferencia-se de fontes secundárias que revelam a participa-
ção de um segundo autor, produtor como no caso das bibliografias, os
dicionários e as enciclopédias, as publicações ou periódicos de indexa-
ção e resumos, os artigos de revisão, catálogos, entre outros.
Assim, as fontes de informação secundárias são aquelas que
remetem a fontes de informação primária, tais como: arquivos; Bases de
dados; Bibliotecas; Bibliografias; Dicionários; Editoras; Enciclopédias;

Filmes e vídeos; Indicadores e Índices; Normas técnicas, enquanto as
fontes terciárias podem ser mencionadas como as bibliografias de biblio-
grafias, os catálogos de catálogos de bibliotecas, diretórios, entre outros.
As fontes impressas evoluíram ou algumas já nasceram ele-
trônicas, e cada vez mais, torna-se difícil separar por categorias. Assim
temos os Catálogos Públicos de Acesso em Linha (original do inglês
Online Public Access Catalogues – conhecidos como OPAC) e os ca-
tálogos coletivos (do inglês Collective Online Public Access Catalogues
– COPAC’s), ambientes de interação por computadores como videocon-
ferências por computador e os diretórios de endereços URL, as biblio-
tecas virtuais e digitais devido a Internet possibilitar a convergência de
mídias e simultaneidade (comunicação síncrona e assíncrona). (http://
bib-ci.wikidot.com/start).
AS RESPONSABILIDADES DO PROFISSIONAL DA BIBLIOTECO-

NOMIA E ARQUIVÍSTICA SOBRE A MEMÓRIA
Seremos breves, mas vocês terão muito tempo para refletir so-
18
bre a responsabilidade que lhes é imputada acerca da importância da
memória para o ser humano.
Memória é uma herança nossa do passado, é intencional, é
quase ditatorial!
Robert (1990, p. 137 apud JARDIM, 1995, p. 4) infere que
os arquivos constituem a memória de uma organização qualquer que seja a

sociedade, uma coletividade, uma empresa ou uma instituição, com vistas a
harmonizar seu funcionamento e gerar seu futuro. Eles existem porque há
necessidade de uma memória registrada.
Nesse sentido, os bibliotecários e os arquivistas devem contar

com o apoio de historiadores “para trabalharem a definição mesma de ar-
quivos como lugar de elaboração e de conservação da memória coletiva”.
Rousseau e Couture (1994, p. 37) também não são menos
contundentes: “o arquivista tem o mandato de definir o que constituirá a
memória de uma instituição ou de uma organização”. Isso é sério, prin-
cipalmente no momento do desbaste e/ou descarte.
Portanto, devemos perceber que muito além de cuidar da ma-
nutenção de um arquivo, colocar os documentos/livros em seus devidos
lugares e respectivas ordens, para além daquela função de “guardador
de papéis velhos”, o bibliotecário/ arquivista na contemporaneidade tem
uma missão audaciosa, desafiante e nobre: fazer-se guardião e preser-

vador da memória que de individual passa a coletiva.
19
DOS DOCUMENTOS AOS ARQUIVOS
O QUE É UM DOCUMENTO
De acordo com o Arquivo Nacional (1995, p. 11):

• documento é toda informação registrada em um suporte ma-
terial, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesqui-
sa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada época ou lugar;
• documentos de arquivo são todos os documentos que, produ-
zidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou priva-
da, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou
de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a
que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício
de suas funções.
2020
Para Martins (1998), um documento pode ser entendido como
a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e
seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento
de uma atividade.
Entende-se por documentos de arquivo, os documentos “pro-
duzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de
uma pessoa, família, instituição pública ou privada” (RONCAGLIO; SZ-
VARÇA; BOJANOSKI, 2004).
Os documentos são criados uns após os outros, em decorrência
das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvol-
vimento da vida pessoal ou institucional. Por essa razão, o documento
arquivístico contém informações de natureza administrativa ou técnica e
tem como característica marcante a originalidade, ou seja, não tem impor-
tância em si mesmo, mas no conjunto de documentos do qual faz parte.
Um documento pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de
atendimento) ou Composto (Processo) e devido às organizações de-
senvolverem diversas atividades de acordo com suas atribuições, os
documentos acabam por refletirem essas atividades, uma vez que fa-
zem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acu-
mulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros
em que se apresentam dentro de um Arquivo, que veremos mais adiante.

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS
Por mais variados que sejam, os documentos costumam apre-

sentar elementos característicos comuns: suporte, forma, formato, gêne-
ro, espécie, tipo e contexto de produção. Para maior clareza, vejamos al-
gumas definições técnicas e exemplos oferecidos por Gonçalves (1998):
a) Suporte: é material sobre o qual as informações são regis-
tradas. Exemplos: fita magnética, filme de nitrato, papel.
b) Forma: estágio de preparação e de transmissão de docu-
mentos. Exemplos: original, cópia, minuta, rascunho.
c) Formato: configuração física de um suporte, de acordo com
a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, car-
taz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme.
d) Gênero: configuração que assume um documento de acordo
com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: documentação audiovisual, documentação fonográfica, do-
cumentação iconográfica, documentação textual.
e) Espécie: configuração que assume um documento de acor-
21
do com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exem-
plos: boletim, certidão, declaração, relatório.
f) Tipo: configuração que assume uma espécie documental, de
acordo com a atividade que a gerou. Ex.: boletim de ocorrência, certidão
de nascimento, declaração de bens, imposto de renda, relatórios de
atividades.
O QUE É UM ARQUIVO
De acordo com o art. 2º da lei nº 8.159/91, arquivos são:
[...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exer-
cício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Paes (2004) define arquivo como sendo
a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por

uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a con-
secução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
Por sua vez, Prado (1992) diz que arquivo é “a reunião de do-
cumentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futura-
mente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser plane-
jado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades
inerentes aos setores” e que, “para realizar o trabalho de arquivamento, o
arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue”.
Nessa linha de definições, para o Dicionário Brasileiro de Ter-
minologia Arquivística, a Arquivologia, também chamada de Arquivísti-
ca, “é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e
técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, pre-
servação e utilização dos arquivos”.
Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civili-
zação grega. Nos séculos V e IV a.C., os atenienses guardavam seus
documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O impe-
rador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual
o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que
os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração
e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontra-
dos rapidamente (SCHELLENBERG, 2006).
Segundo Fraiz (1994), em sua gênese dos arquivos, foi somente
22
a partir da segunda metade do século XVI que os arquivos evoluíram em
função da especialização de diferentes órgãos governamentais e admi-
nistrativos para consolidar o poder monárquico absoluto, surgindo, então,
os arquivos do Estado. Entretanto, foi somente no século XVII que a no-
ção de arquivos públicos começou a receber algumas implicações, pois,
até então, não existia diferenciação entre a ideia de arquivos públicos e
arquivos privados no sentido contemporâneo da teoria arquivística.
Ou seja, foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu
definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Esse
reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo ar-
quivístico:
a) Criação de uma administração nacional e independente dos
arquivos.
b) Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos.
c) Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela con-
servação dos documentos de valor, do passado.
Desse modo, o século XIX trouxe também a preocupação com
o resgate da memória, influenciada pelo romantismo juntamente ao pro-
cesso de constituição das nacionalidades. Assim, é neste século que
se evidencia a criação de várias instituições de memória, bibliotecas e
museus. No entanto, é preciso lembrar que a inclusão dos arquivos pri-
vados, inclusive dos arquivos pessoais, na definição geral de arquivos,

apareceu somente no século XX e sua valorização pode ter coincidido
com a constituição do indivíduo (FRAIZ, 1994).
Portanto, é fato que estes arquivos privados constituem um
precioso bem cultural na medida em que agregam significativo patrimô-
nio documental e cultural (SVICERO, 2013).
Ao longo da história, a conceituação de arquivo mudou em
conformidade com as mudanças políticas e culturais que as socieda-
des ocidentais viveram; tanto por isso, os arquivos são um reflexo da
sociedade que o produz e o modo de interpretá-lo também acompanha
as mudanças que ocorrem. Fatores tais como a finalidade dos arquivos
ou os suportes utilizados já foram considerados como definidores do
arquivo e, hoje, não o são mais.
Menne-Haritz (1994, p. 530 apud RODRIGUES, 2006), por
exemplo, aponta o surgimento dos documentos eletrônicos como o
evento que permitiu ao arquivista entender que o que o motiva a avaliar
os documentos não são problemas de espaço ou custo para o arma-
zenamento, mas, segundo a autora, é a redundância de informações.
Assim, não há uma conceituação de arquivo que seja definitiva.
Alguns autores, como Rousseau e Couture (1994, p. 284), têm
definido arquivo como um conjunto de informações, e não como um
23
conjunto de documentos. Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo
é um conjunto de informações, entende-se que o termo informação não
é esclarecedor quando se deseja conceituar arquivo.
Entende-se que a informação arquivística não prescinde do
seu suporte, mesmo que ele não seja passível de leitura a olho nu.
Dentre outras justificativas para isso, tem-se que a Autenticidade da in-
formação arquivística depende de um conjunto de referências dentre as
quais estaria o suporte que contém a informação (RODRIGUES, 2006).
• De origem latina (archivum), em seu sentido antigo iden-

tifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.
• É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maio-
ria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de
sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos,
visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.
• Em se tratando de ambiente escolar, seria o conjunto,
rigorosamente organizado, de documentos e informações que
comprovem, sem equívocos, a identidade e os fatos relativos à es-
colaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da instituição

escolar e evidenciam, ao mesmo tempo, os aspectos de organiza-
ção e ação da escola, referentes ao processo de educação e ensino
vivenciado pelos alunos, ao longo do todo o período de funciona-
mento da instituição (arquivo escolar).
IMPORTÂNCIA E FINALIDADE DOS ARQUIVOS
A importância do arquivo para uma instituição está ligada ao au-

mento expressivo do volume de documentos que ela utiliza no exercí-
cio de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de
guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais
úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas
permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas
também a economia de recursos para a instituição (JUSPODIVM, 2013).
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,
qualquer que seja ela, mas tem outras. Vejamos:
• guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando
para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
24
• garantir a preservação dos documentos, utilizando formas
adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatu-
ra, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
• atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de
documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender
rapidamente a demanda pelas informações ali depositadas.
Quanto às suas funções, o arquivo é o instrumento principal
para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pú-
blica ou privada. Sua função básica é a guarda e a conservação dos
documentos, visando a sua utilização futura, presente e passada.
Para alcançar estes objetivos, é necessário que o arquivo dis-
ponha dos seguintes requisitos:
• contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
• estar instalado em local apropriado;
• dispor de instalações e materiais adequados;
• utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados
na teoria arquivística moderna;
• contar com normas de funcionamento;
• contar com dirigente qualificado, preferencial, mas não obri-
gatoriamente, até pela escassez dos mesmos, formado em arquivologia.
No entendimento de Paes (2004): “a principal finalidade dos ar-
quivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo,

em base do conhecimento da história”. Ela destaca ainda que a “função
básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda”. Observa-se, portanto, que o arquivamento
não consiste apenas em guardar documentos, mas em servir de fonte de
pesquisa para toda a administração (além de outras pessoas ou institutos a
quem possa interessar), sendo base para eventuais tomadas de decisões.
Por se constituírem em instrumentos das atividades institucionais
e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais de informa-
ção e prova para as conclusões relativas a estas atividades, sua criação,
manutenção, eliminação e modificação (JUSPODIVM, 2013), disso decor-
rem algumas características fundamentais, tais como a autenticidade, a
naturalidade, o inter-relacionamento, a unicidade e a legalidade.
São características dos arquivos:
a) O arquivo possui essência funcional/administrativa, consti-
tuindo-se na maioria das vezes de um único exemplar ou de um limitado
número de cópias.
b) Conteúdo exclusivamente formado por documentos produzi-
dos e/ou recebidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa,
organismo ou instituição.
c) Tem origem no desempenho das atividades que o gerou
25
(servindo de prova).
d) Possui caráter orgânico, ou seja, relação entre documentos
de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui
muito mais valor quando está integrado ao conjunto a que pertence do
que quando está desagregado dele) (EDITORA JUSPODIVM, 2011).
Em outro momento do curso, falaremos dos diversos princípios
relativos às áreas que estamos estudando, mas já podemos adiantar
que os princípios arquivísticos estabelecem três características intrín-
secas ao arquivo que podem ser assim designadas: a singularidade do
produtor do arquivo, a filiação dos documentos às ações que promovem
a missão definida e a dependência dos documentos dos seus pares
(RODRIGUES, 2006, p. 107).
TIPOS DE ARQUIVOS
Do mesmo modo que existem vários tipos de documentos,

existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e compe-
tências das entidades que os produzem.
Se pensarmos no formato, espécie e gênero, teremos:
a) Formato: é a configuração física de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: for-
mulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira
de microfilme, mapa.
b) Espécie: é a configuração que assume um documento de
acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, re-
querimento, organograma.
c) Gênero: configuração que assume um documento de acordo
com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico
(obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas); textual (do-
cumentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, ob-
jetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, CD-ROM).
d) Tipo de documento: é a configuração que assume um docu-
mento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: ata de posse,
boletim de notas e frequência de alunos, regimento de departamento,
processo de vida funcional, boletim de atendimento de urgência, pron-
tuário médico, tabela salarial.
Se pensarmos nas entidades criadoras/mantenedoras os ar-
quivos podem ser classificados em:
• públicos (federal, estadual, municipal);
26
• institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
• comerciais (empresas, corporações, companhias); e,
• pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, entre
outros).
Arquivo especial é outro nome dado para os arquivos que guar-
dam e organizam documentos cujas informações são registradas em
suportes diferentes de papel, discos, filmes e fitas. Estes podem fazer
parte de um arquivo mais completo.
Existem aqueles que guardam documentos gerados por ativi-
dades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa,
de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados
com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arqui-
vos Especializados (MARTINS, 1998).
Os arquivos públicos e privados serão apresentados em outro
momento.
A DIFERENÇA ENTRE ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS
Podemos dizer que existem três órgãos de documentação: um

arquivo propriamente dito, a Biblioteca e o Museu.
Enquanto no Arquivo temos uma cumulação ordenada dos

documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução
de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro;
na Biblioteca temos conjuntos de materiais, em sua maioria impressos,
dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta; os Museus
são instituições de interesse público criada com a finalidade de con-
servar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e
objetos de valor cultural (PAES, 2004).
As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de ar-
quivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao
modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Os arquivos
têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do gover-
no ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser conside-
rado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primor-
dialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas
são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos princi-
palmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são
produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento
de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca
27
e sua qualidade própria de arquivo, só se conserva integralmente en-
quanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca
não deve recolher documentos oficiais, mas há controvérsias.
Além disso, há significativa distinção quanto aos métodos empre-
gados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos
por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base
partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples
peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento.
Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à in-
teira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário,
ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como pe-
ças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos
de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.
O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças
avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal ob-
jetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determi-
nada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em
determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças
tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu va-
lor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documen-
tos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma
classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio
da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa,

quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.
Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de
biblioteca existirem geralmente em numerosos exemplares, ao passo
que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em
limitado número de cópias.
Pode-se dizer que a Biblioteconomia trata de documentos individu-
ais e a arquivística, de conjuntos de documentos (http://www.rccg.vo6.net).
Vejamos no quadro abaixo um panorama dos problemas, mé-
todos e desenvolvimento das áreas específicas de Biblioteconomia, Ar-
quivologia e Museologia.
28
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Classificação, num conceito geral, é o ato de classificar; sepa- CLASSIFICAÇÃO, INDEXAÇÃO E CATALOGAÇÃO DE DOCUMENTOS - GRUPO PROMINAS
rar por semelhanças ou diferenças; dividir. Também podemos dizer que

é ordenar, organizar. O termo classificar também vem de reunir, agrupar
coisas ou ideias semelhantes, ou seja, pertencentes à mesma classe
(SOUZA, 2009).
Classificar o conhecimento é algo tão antigo quanto o surgi-
mento da humanidade e significa ação ou efeito de classificar. Como
método foi empregado no início de seu surgimento de diversas formas
na proporção em que o conhecimento se desenvolvia (ANDRADE;
BRUNA; SALES, 2011).
Para a Biblioteconomia, a classificação segundo Lago (2009, p.15):
é o agrupamento de documentos semelhantes, distribuídos em classes e

representados por símbolos (números, letras, sinais gráficos) dentro de um
2929
determinado sistema de classificação, seja CDD, CDU. Assim, os documen-
tos de um assunto deverão estar reunidos num mesmo local.
A classificação está presente em todo lugar, o ser humano clas-

sifica tudo que possui semelhança e separa tudo que possui diferença,
é um processo mental habitual do homem que facilita a compreensão e
o conhecimento (SILVA, 2012).
Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna
possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de
elementos, de modo a facilitar a sua posterior identificação, localização
e consulta (RIBEIRO, 2006).
Por outras palavras, é um método que permite ordenar os vários
elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças e dife-
renças, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente.
De modo geral, os sistemas de classificações são conjuntos
artificiais de signos uniformes que permitem a comunicação entre a lin-
guagem natural dos usuários e a unidade de informação, eles são utili-
zados para figurar o conteúdo dos documentos, por isso alguns autores
os definem como sistemas simbólicos instituídos com intuito de facilitar
a comunicação (ANDRADE; BRUNA; SALES, 2011).
A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Classificar significa dividir elementos em grupos, reunir coisas,

assuntos e seres de acordo com cada característica em comum ou in-
comum, analisando as diferenças e semelhanças entre os grupos. Se-
gundo Piedade (1983, p. 16), “classificar é dividir em grupos ou classes,
segundo as diferenças e semelhanças”.
No entendimento de Gonçalves (1998) – de maneira geral – o
objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e
às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as li-
gações entre os documentos. Ela infere que a classificação é, antes de
tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de
arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito
às funções/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou não em
estruturas específicas, como departamentos, divisões, entre outros).
A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a
hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espa-
cialmente. Esse esquema é chamado “plano de classificação”.
Quanto à ordenação, seu objetivo básico é facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma
30
atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos
atingem um volume significativo. A adoção de um ou mais critérios de
ordenação para uma série documental permite evitar, em princípio, que,
para a localização de um único documento, seja necessária a consulta
de dezenas ou centenas de outros.
O procedimento técnico de classificação alcança, portanto, os
tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera, so-
bretudo, a forma e as razões que determinaram sua existência (como e
por quê foram produzidos). Já a ordenação aborda os tipos documentais
especialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas.
Também Ribeiro (2006) fala que na classificação de documen-
tos em arquivos, pode-se distinguir dois aspectos distintos:
1) A classificação como ato mental; que pressupõe uma divisão
intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e
subgrupos.
2) A disposição material e física desses grupos; colocando-se
os documentos numa ordem previamente estabelecida e de acordo com
o sistema de classificação concebido para o efeito.
Na classificação, as operações de descrição de conteúdo de
um documento consistem na determinação do seu assunto principal e
eventualmente, um ou dois assuntos secundários que se traduzem pelo
termo mais apropriado figurando num dos tipos classificatórios.

As linguagens classificatórias (decimal, CDU, e outras) são ins-
trumentos de trabalho muito importantes e que se encontram ligados
às necessidades do funcionamento dos arquivos, bibliotecas, centros e
serviços de documentação. Permitem representar de maneira sintética
o assunto de um documento e reagrupar as obras nas prateleiras por
afinidade de conteúdo (RIBEIRO, 2006).
As classificações devem envolver todo o conhecimento, pois
existem diversos documentos com variados assuntos de qualquer área
do conhecimento. Uma biblioteca, por exemplo, deve utilizar o sistema
de classificação mais apropriado, um sistema que se atualize com os
novos assuntos surgidos, afinal de contas, a biblioteca sempre foi e será
um organismo em crescimento (SILVA, 2012).
De acordo com Ranganathan, sobre o qual falaremos em deta-
lhes mais adiante, (2009, p. 254) “é necessário que a classificação seja
abrangente, envolvendo todo o saber passado e presente”.
Para Silva (2012), as classificações têm o objetivo de identi-
ficar o assunto do documento, para que ele possa ser posto em local
determinado nas estantes, junto com outros documentos com assuntos
semelhantes. Facilitando assim, a busca do livro pelo bibliotecário e
pelo usuário da biblioteca, evitando perda de tempo. É uma atividade
31
tecnicista específica do profissional bibliotecário que se encarrega de
classificar os acervos das bibliotecas.
TRÊS VERTENTES CLASSIFICATÓRIAS
Segundo estudos de Pereira et al. (2009), as classificações po-

dem ser definidas em três níveis: social, filosóficas e bibliográficas.
A classificação social é aquela intrínseca ao ser humano, fa-
zendo parte de sua natureza. É algo que constitui a personalidade de
uma pessoa, atuando diariamente para a organização mental dela. Por
isso, elas podem classificar apenas o que lhe interessam.
A classificação filosófica é uma classificação mais elaborada e
sofisticada, voltada para a definição e hierarquização do conhecimento
humano.
Já a classificação bibliográfica, preocupa-se com a organiza-
ção e a disposição física de documentos, visando com isso, a sua recu-
peração. Busca ordenar, para arquivar e ter acesso ao documento em
estantes ou nos arquivos. “Todas as teorias da classificação bibliográ-
fica buscam promover uma classificação sistemática, lógica que reflita
crítica e sistematicamente sobre os elementos de ligação que servem
para a reunião de conceitos” (ARAÚJO, 2006, p.122).
Grandes nomes da classificação como Brown, Bliss, Ranga-

nathan e Dewey foram de suma importância e colaboração para as
classificações mais utilizadas em nossos dias, como a da Library of
Congress, Classificação Decimal de Dewey (CDD) e a Classificação
Decimal Universal (CDU).
Para se acompanhar a evolução e o surgimento das novas ci-
ências e tecnologias, faz-se necessário uma boa classificação para uma
posterior indexação e finalmente uma representação à altura do assun-
to proposto no material classificado, para que ele seja facilmente encon-
trado tanto pelo profissional da informação como pelo usuário, e para
este objetivo ser alcançado gradativamente Brown, Bliss, Ranganathan,
Dewey, Otlet, La Fontaine e tantos outros deram a sua importante con-
tribuição (PEREIRA et al., 2009).
32
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE

DOCUMENTOS
Apesar de termos explicado por diversos autores a definição,

conceitos, objetivos e importância da classificação de documentos, ain-
da falta muito, afinal de contas, são várias as possibilidades e os méto-
dos de classificação que vieram evoluindo ao longo dos tempos. Sejam
métodos para arquivo ou para bibliotecas, eles têm muito a contribuir
para a organização desses espaços.
Em se tratando de documentos de arquivo, rapidez e eficiência
são duas das condições para quem trabalha com eles, principalmente
porque uma segunda ou terceira pessoa pode estar precisando desses
documentos, por exemplo, para contar seu tempo de serviços com vis-
tas à aposentadoria, correto?! Por isso, esses documentos precisam
estar dispostos de maneira lógica e racional.
A essa ação, de buscar e utilizar um documento, chamamos de
recuperação. As formas de recuperação de uma determinada informação,
3333
contida em documentos arquivados, é extremamente importante; quan-
to mais ágeis forem os recursos para encontrar o documento procurado
tanto mais eficiente será considerado o sistema de recuperação adotado.
Por esta razão, os documentos devem ser sistematicamente
dispostos nos arquivos e de tal forma ordenados, que permitam o uso
de indicadores para facilitar as buscas. Tais indicadores de localização
são obtidos tanto com a utilização de letras como de número, constituin-
do-se nos chamados métodos de arquivamento.
Um arquivo jamais deverá ter uma organização pessoal; de-
verá ser racional e simples, perfeitamente escriturado e organizado de
forma que – em qualquer época – outras pessoas que vierem a lidar
com ele, imediatamente tenham condições de entendê-lo e manuseá-lo
com rapidez (FEIJÓ, 1988).
A natureza dos documentos e a estrutura da organização são
determinantes para a escolha do método de arquivamento. Método é,
por assim dizer, um plano de disposição de documentos objetivando
facilitar tanto a guarda como a consulta.
Os métodos de arquivamento podem ser básicos e/ou padroni-
zados, conforme a tabela abaixo:
Também podemos dividir os métodos de arquivamento em dois

grandes sistemas: direto e indireto.
• Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita
diretamente no local onde se acha guardado.
• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o docu-
mento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso
da utilização de fichários.
Entre os métodos mais comumente utilizados para se organi-
34
zar arquivos ou fichários temos:
a) Método alfabético (organiza a partir de nomes).
b) Método numérico, que se divide em: numérico simples (or-
ganiza por um número relativo ao documento), cronológico (organiza
por data) ou dígito-terminal.
c) Método geográfico (pelo local de produção).
d) Método ideográfico (pelo assunto do documento).
ALFABÉTICO
O método que utiliza um nome existente no documento para

organizá-lo de forma alfabética, utilizando-se desse mesmo nome para
localizar o referido documento, quando necessário. A ordenação alfabé-
tica utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os documentos
que começam com as mesmas letras.
O método alfabético é um método direto, pois não exige a ado-
ção de índice para que o documento seja localizado. Sua busca se dá
diretamente no documento.
Consiste em ordenar a documentação em rigorosa ordem alfabé-
tica, ou seja, é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o
nome, pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita direta-

mente no arquivo por ordem alfabética, devendo ser respeitadas as regras
de alfabetação. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.
É importante destacar que neste método as letras K, W e Y, já
deverão ser convenientemente consideradas, pois entram na composi-
ção de nomes de origem estrangeira e já fazem parte oficialmente do
nosso alfabeto. A posição correta que ocupam é a seguinte: ...f, j, k, l,...,
t, u, v, w, x, y, z.
A desvantagem do método alfabético é a alta incidência de er-
ros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande,
devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
a.1 Regras de Alfabetação:
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, sendo
estas as principais:
1 - Palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra.
Exemplo: Laurita Mendes Garcia, Lurdes de Jesus Pinheiro,
Mércia Aparecida Campos
2 - Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobre-
nome e depois o prenome.
Exemplo: Estela Rodrigues Magalhães, Guilherme Souza As-
sis de Andrade, José Carlos Valverde Magalhães,
35
Arquiva-se: Andrade, Guilherme Sousa Assis de, Magalhães,
Estela Rodrigues, Magalhães, José Carlos Valverde
3 - Sobrenomes Compostos de um substantivo e um adjetivo
ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo: Eduardo Castelo Branco, Gabriela Sanches Vila-Lo-
bos, Rômulo João Monte Verde,
Arquiva-se: Castelo Branco, Eduardo, Monte Verde, Rômulo
João, Vila-Lobos, Gabriela Sanches
4 - Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, e, um, uma,
não são considerados.
Exemplo: Bruno Honório de Freitas, Letícia Cristina d’ Andrade
Arquiva-se: Andrade, Letícia Cristina d’, Freitas, Bruno Honório de
GEOGRÁFICO
Os documentos são classificados e agrupados com base nas

divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, provín-
cias, distritos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros
critérios geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos,
como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a
um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua

informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de ha-
ver necessidade de localizar fatos ou pessoas num espaço geográfico
determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas que
normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e outros
critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográ-
ficos e de arte popular (RIBEIRO, 2006).
É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas
filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os documentos se-
parando-os por cidade, quando estas pertencerem ao mesmo Estado
em que está localizada a filial. Neste caso, estará sendo utilizado o mé-
todo geográfico. Recomenda-se que, em caso de organização de no-
mes de cidades, esta seja feita iniciando-se pela capital e, em seguida,
por ordem alfabética das demais cidades (PAES, 2004).
IDEOGRÁFICO
A classificação ideológica, também designada como ideográfi-

36
ca, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de
assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos re-
ferentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados
segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a
seguir, de forma alfabética. Isto é: o método ideográfico é aquele que
separa os documentos por assunto e uma vez identificados os assun-
tos, estes podem ser aplicados levando-se em consideração seus no-
mes ou números a eles atribuídos.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em
grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares e
restritas exigindo um certo controle e disciplina devido à grande varie-
dade de palavras com significados análogos.
Para aplicar este sistema, é necessário elaborar um instrumen-
to de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assuntos
nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou lista-
gem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando um
determinado número de regras, tais como, evitar as abstrações (por
abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a utilização de pa-
lavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva
para a palavra-chave que está se utilizando.
Para que o trabalho fique completo, deve-se submeter a lista-
gem a uma cuidadosa avaliação pelos usuários do arquivo, de forma a

poder introduzir os melhoramentos necessários que permitam a recupe-
ração dos documentos arquivados. Ressalte-se ser um instrumento que
deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura
interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo
resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos que são
abordados na documentação, permitir o agrupamento dos documentos
de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser
altamente flexível (RIBEIRO, 2006).
Vejamos no quadro abaixo algumas possíveis classificações
pelo método ideográfico:
37
A fim de facilitar o arquivamento, o método ideográfico poderá ser
utilizado a partir de códigos atribuídos a cada assunto, caso em que esta-
rão presentes os métodos DUPLEX ou DECIMAL. Em ambos os casos,
os assuntos serão organizados em títulos gerais, dentro dos quais estarão
presentes, de forma hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo do
método enciclopédico. A diferença básica entre os métodos duplex e o de-
cimal reside no fato de que, enquanto o método duplex permite a criação
de infinitas classes, o método decimal limita a criação das classes a 10.
NUMÉRICO
O recurso numérico é um excelente indicador de localização de

documentos arquivados.
A numeração de matrícula nada mais é do que uma metodolo-
gia de recuperação de documentos utilizados no método numérico.
A numeração da matrícula permite uma utilização sequencial in-
definida, ou intermitente, não tem regras fixas, podendo ser utilizada a
forma que mais convier à organização do arquivo, bastando que ao idea-
lizar seu uso, seja definida que tipo de sequência numérica será adotada.
A numeração de matrícula irá definir a respectiva posição se-
quencial do arquivamento, facilitando enormemente o encontro rápido
da documentação desejada.
Se pensarmos em ambiente escolar, por exemplo, lembramos,
inicialmente, que uma quantidade significativa de alunos matricula-se
anualmente nas instituições de ensino.
Este método então poderá ser:
a) Numérico Simples – é obedecida a ordem de entrada no arqui-
vo, pela numeração atribuída ao documento ou do próprio, sem preocupa-
ção com a ordem alfabética, devendo ter um índice alfabético remissivo.
Exemplo:
Amanda Florêncio dos Santos - Matrícula nº 00234 (PASTA 008)
Bernardo Nunes Moraes - Matrícula nº 02732 (PASTA nº 091)
Ruth Dias Teixeira - Matrícula nº 04569 (PASTA nº 153)
b)) Numérico Cronológico – neste método deve ser levado em
consideração, especificamente a data e ano do documento.
Exemplo:
1. Ofício nº 34 de 20/02/07 e Ofício nº 41 de 13/03/07 - Arquiva-
-se na Pasta de Ofícios do ano de 2007 por ordem de data.
2. Diário de Classe do ano letivo de 2003 - Arquiva-se no arqui-
vo permanente na Pasta de Diários de Classe - 2003.
3. Pasta de Gustavo Queiroz Botelho concluinte do Ensino
38
Fundamental em dezembro de 1997 - Arquiva-se no arquivo permanen-
te na Pasta de alunos concluintes ou que interromperam seus estudos
na instituição de ensino - 1997.
Segundo Ribeiro (2006), a classificação numérica utiliza a se-
quência natural dos números inteiros para ordenar os elementos de um
conjunto de documentos. Este sistema de classificação é utilizado em
conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético,
para que se possam arquivar ou recuperar os documentos. Esta combi-
nação pode ser traduzida em ficheiros remissivos, ordenados alfabeti-
camente, ou mediante a utilização de meios informáticos que permitirão
a localização dos documentos para posterior utilização.
Embora apresente vantagens como o fato de permitir a clas-
sificação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilitar a de-
tecção imediata da falta de um processo ou documento pela ausência
do número sequencial correspondente, já que se torna mais fácil ler
números do que letras e permitir uma arrumação dos documentos ou
processos de forma rápida e expedita, tem a desvantagem de se tornar
muito difícil a localização de um documento ou processo quando se
lança erradamente um número.
ALFANUMÉRICO

A classificação alfanumérica resulta da combinação dos siste-
mas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de
um número ou conjuntos de números a uma determinada classe alfabé-
tica para posterior arquivamento e localização (RIBEIRO, 2006).
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco
de erro no arquivamento dos documentos e processos, já que estes são
localizados pelo número atribuído à classe, procurando-se a seguir, na
sequência alfabética. A probabilidade de erro fica assim restringida ao
espaço compreendido pela classe.
Exemplo:
O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al.
O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az.
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl.
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz.
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl.
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz.
E assim sucessivamente...
Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José
Gonçalves, temos de o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe
39
encontra-se arquivado por ordem alfabética (RIBEIRO, 2006).
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY (CDD)
Do ponto de vista de finalidade, as classificações CDD e CDU

são classificações documentárias, utilizadas para organizar documen-
tos em bibliotecas, com a finalidade de recuperar a informação (EDU-
VIRGES, 2011).
Enquanto a CDD surgiu necessariamente para ser utilizada em
bibliotecas, a CDU surgiu para o uso bibliográfico. Vejamos primeiro a
CDD para em seguida discorrermos sobre a CDU.
É de uma pesquisa bibliográfica realizada por Andrade, Bruna
e Sales (2011), que teve como objetivos mostrar a usabilidade dos sis-
temas de classificação CDU e CDD nos centros informacionais, e sua
representatividade na recuperação da informação que extraímos infor-
mações concisas e claras sobre as classificações em tela: CDD e CDU.
A CDD foi criada pelo bibliotecário Melvin Dewey, com base na
classificação de Harris e foi a primeira classificação bibliográfica pro-
priamente dita, pois utiliza números arábicos. É a classificação mais
utilizada no mundo, editado em várias línguas, mas suas línguas oficiais
são o espanhol e o inglês.
A ideia de Dewey era organizar os livros do conhecimento hu-

mano em apenas dez classes. Na sua primeira edição, ela iniciou com
42 páginas e recebeu o nome em inglês de A Classification and subjetc
índex for cataloging and arranging the book and pamplets of a library, e
passou a se chamar de Classificação Decimal Dewey a partir da décima
sexta edição (EDUVIRGES, 2011).
A Classificação Decimal de Dewey – (CDD) – ou DDC (sigla
em inglês) é sem dúvida um dos mais importantes inventos da humani-
dade. Ao buscarmos embasamento teórico para essa afirmação, o mais
próximo que chegamos foi encontrar a Classificação dos Seres Vivos,
na 32º posição no que se refere a grandes feitos da humanidade (AN-
DRADE; BRUNA; SALES, 2011).
No entanto, para as autoras acima, parece muito simples a
comprovação do raciocínio, sendo necessário apenas pensar por al-
guns segundos em todas as informações que são produzidas, e ima-
ginar o que seriam de todas elas e de toda a humanidade, caso não
houvesse um acesso rápido ao que se deseja. Sem a classificação bi-
bliográfica perderíamos a maior parte do nosso tempo procurando algo
que nos valha. Diga-se de passagem, que elas não ressaltam apenas
a importância da classificação de Dewey, mas de todos os sistemas de
40
classificação bibliográficos, especialmente a CDD e CDU.
A classificação Decimal de Dewey foi desenvolvida em 1876
por Melvil Dewey, atualmente é o sistema de classificação bibliográfica
mais utilizado em todo o mundo, desde sua criação até os dias atuais
passou por várias edições, sendo a de 2011 a mais atual, que corres-
ponde a 23º edição.
A 2º edição foi publicada em 1885, com o nome Decimal Clas-
sification and Relative Índex, desta vez com indicação de responsabili-
dade, mas somente na sua 16º edição, a obra passa a ser denominada
de Dewey Decimal Classification (DDC), conhecida em português como
Classificação Decimal de Dewey (CDD).
Desde sua primeira edição até os dias atuais, a CDD sofreu
várias alterações, tanto no que diz respeito ao aumento do número de
classe, quanto à revisão das mesmas.
Segundo Piedade (1983, p. 89), a ordem das classes segue
um pensamento lógico:
O homem começou a pensar e a procurar uma explicação para sua existên-

cia, e assim surgiu a Filosofia; incapaz de desvendar o mistério, imaginou a
existência de um ser supremo que o havia criado, surge a Religião; multipli-
cando-se o homem passa a viver em sociedade e vêm as Ciências Sociais;
sente necessidade de se comunicar com os companheiros e cria línguas;
passa então a investigar os segredos da natureza e temos as Ciências Pu-

ras; de posse desse conhecimento procura deles tirar proveito aparecendo
as Ciências Aplicadas; e agora, já sentindo capaz de criar, dá origem às Artes
e à Literatura; finalmente a História que conta tudo que passou.
Dewey dividiu o conhecimento humano em 9 classes, e reser-

vou uma classe para reunir obras relacionadas a assuntos gerais, para
isso usou uma notação com números decimais.
As classes principais são:
000 Generalidades.
100 Filosofia e disciplinas relacionadas.
200 Religião.
300 Ciências Sociais.
400 Línguas.
500 Ciências Puras.
600 Tecnologia (Ciências Aplicadas).
700 Artes, Recreação e Artes Cênicas.
800 Literatura (Belas Letras).
900 Geografia. Biografia. História.
As classes possuem 9 subdivisões em classes menores, e cada
divisão possui 9 seções. A CDD conta com tabelas auxiliares. São elas:
41
Tabela 1 – Subdivisões standard (aplicáveis a qualquer tabela
principal).
Tabela 2 – Áreas (aplicáveis a qualquer tabela principal).
Tabela 3 – Subdivisões para literaturas individuais (subdivide a
classe 800).
Tabela 4 – Subdivisões para línguas individuais (subdivide a
classe 400).
Tabela 5 – Grupos raciais, étnicos, nacionais (utilizadas so-
mente quando o sistema determina).
Tabela 6 – Línguas (utilizadas somente quando o sistema de-
termina).
Tabela 7 – Pessoas (utilizadas somente quando o sistema de-
termina).
As tabelas auxiliares, como o próprio nome sugere, permitem
um maior detalhamento do assunto. O índice é parte integrante da CDD,
ele está ordenado alfabeticamente, é chamado de índice relativo “por-
que relaciona todos os aspectos de determinados assuntos que possam
pertencer a outras classes” (BLATTMANN, 2002).
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL (CDU)

A Classificação Decimal Universal (CDU) é um mecanismo

preestabelecido como instruções, com a finalidade de ser utilizada pelo
profissional da informação no auxílio na identificação do assunto no
documento, independente do suporte nas quais as informações estão
inseridas e conseguintes, classificar o documento utilizando as regras
descritas na mesma. Conforme Souza (2010),
a CDU é compreendida como uma linguagem de indexação e de recupera-

ção de todo o conhecimento registrado e na qual cada assunto é simbolizado
por um código baseado nos números arábicos.
Dessa forma, evidencia-se a necessidade de meios de padro-

nização e direcionamento na recuperação da informação universal sob
todo o conhecimento científico.
Os belgas Paul Otlet e Henri La Fontaine, após várias pesquisas
no intuito de criar um meio de controle e identificação bibliográfica, cria-
ram o Manual Du Repertoire Bibliographique Universal, desenvolvida a
partir da 19° edição da CDD e fora publicada em 1904 a 1907, conhecida
como Classificação de Bruxelas. Somente em 1927, a segunda edição
fora publicada com o título Classification Decimale Universelle em edição
francesa e, em 1933, publicaram a Edição – Padrão Internacional – des-
42
crita como Máster Reference File. Em 1934 a 1948, foi publicada a 3° edi-
ção em alemão. A CDU encontra-se na língua inglesa que é a oficial, na
francesa, italiana, portuguesa e alemã. A primeira edição média na língua
portuguesa foi publicada em 1976, pelo Instituto Brasileiro de Informação
e Tecnologia-IBCT, no entanto, a segunda parte, já fora publicada em
2005 (ANDRADE; BRUNA; SALES, 2011; EDUVIRGES, 2011).
A responsabilidade da manutenção e administração da CDU
mundialmente é a UDC Consortium e atualmente no Brasil é IBICT –
membro da Federação Internacional de Documentação. A CDU quando
atualizada, corrigida ou alterada, é publicada através da Extensions and
corrections to the UDC- E&C.
A notação da CDU é mista, pois contém sinais, símbolos, nú-
meros decimais, sinais gráficos e letras, visto que, quando estabelecido
o código e ordenação, é determinável a classificação do documento. A
CDU é composta pelas tabelas principais ou sistemáticas, essa tabela
comporta todo o conhecimento científico, sendo dividida em 10 classes
principais de 0 a 9, e a classe 4 se encontra vaga, pois fora transferida
para classe 8, em 1964. Cada classe é subdividida em 10 seções, e
as mesmas são novamente desdobradas em 10 subclasses. Vejamos
como são apresentadas as 10 classes:
0. Generalidades.
1. Filosofia.

2. Religião.
3. Ciências Sociais.
4. Vaga.
5. Ciências Puras.
6. Ciências Aplicadas.
7. Artes. Recreação. Diversão. Esportes.
8. Linguística. Literatura.
9. História, Geografia. Biografias.
A CDU contém as tabelas auxiliares, que permitem a constru-
ção de números compostos, ou seja, a atribuição de um número ex-
traído de determinada localidade para unir aos números das tabelas
principais, especificando a determinação do assunto do item.
As tabelas auxiliares dividem-se da seguinte forma:
• auxiliares de relação, adição ou coordenação na qual o sinal
é o +, liga dois ou mais assuntos consecutivos formando um número
composto;
• extensão consecutiva, o sinal é /, a barra oblíqua liga dois ou
mais assuntos seguidos e consecutivos e também locais e épocas;
• a relação, o sinal é: dois pontos, ideia de dependência em
uma relação, limitando os assuntos ligados;
43
• colchetes ou sinal de agrupamento [ ] que indica intercalação
para a alteração à ordem de citação dos assuntos e não há alteração à
ordem de arquivamento;
• dois pontos duplos ou sinal de ordenação indica relação fixa
à ordem dos números, sem a intervenção dos termos.
E há as auxiliares independentes, que são utilizadas separa-
damente ou em qualquer número da CDU, sendo elas as auxiliares de
língua, forma, lugar, raça e tempo, em que os símbolos e suas fun-
ções respectivamente são: = indica língua, (0/09) a forma na qual o
documento se apresenta, (1/9) indica lugar ou aspecto geográfico, (=...)
raça” “indica datas, períodos, tempo cronológico em geral.
E por último, as auxiliares dependentes que são utilizadas sem-
pre ligadas a um número da CDU, a subdivisão alfabética A/Z que é utili-
zada em Biografias, Filosofia, Música, Pintura e Literatura; propriedade
-02 em que qualifica o assunto; materiais -03 que representam materiais
ou objetos de fabricação; pessoas -05 que aumenta a especificidade do
assunto; asteriscos que indica símbolo criado que não consta na CDU.
Ainda se tem as auxiliares especiais ou analíticas, nas quais são: a
analítica de ponto. 01/.09 que representa atividades. Processos, instala-
ções; e a analítica de traço representada por -1/-9 indica componentes;
analítica de apóstrofo ‘0/9’ que possui a função enumerativa e integrati-
va. Por fim, o índice alfabético complementa a estrutura da CDU.
Existem duas ordens para a organização e processamento téc-

nico da formação e aplicação do código, a ordem de citação ou horizon-
tal que os elementos são combinados para a formação do número de
classificação e a ordem vertical ou intercalação que possui uma ordem
a seguir para o arquivamento dos itens nas estantes. E há presença dos
seguintes símbolos: → (seta) que significa ver também e o subdividir
como (ANDRADE; BRUNA; SALES, 2011).
Ambas CDD e CDU possuem pontos positivos e negativos,
conforme mostra o quadro abaixo:
44
Fonte: Andrade; Bruna; Sales (2011, p. 40).
CLASSIFICAÇÃO FACETADA
Segundo Duarte (2010), a classificação facetada trata-se de um

tipo de classificação capaz de identificar características comuns a diversas
categorias de um assunto, organizando-o em partes denominadas de face-
tas. Envolve dois processos diferenciados, porém complementares: a aná-
lise de assunto em facetas e a síntese dos elementos constituintes do mes-
mo, sendo, portanto, aplicável a qualquer que seja área do conhecimento.

Nos sistemas facetados, a divisão do assunto é realizada sem-
pre em cadeia, na qual determinado assunto vai se dividindo subclasses
até as variações se esgotarem. Desse modo, tal tipo de classificação
contribui na construção de estruturas semânticas, a partir do momento
em que organiza o conhecimento por meio de mapeamento de áreas
tendo como início a modelagem de uma estrutura semântica.
O termo da “análise facetada” foi introduzido primeiramente em
discussões da classificação bibliográfica na década de 1930 por Ran-
ganathan, para denotar a técnica de separar os vários elementos de
assuntos complexos com relação a um jogo de conceitos fundamentais
abstratos. É definida na literatura da área como uma técnica na qual
conceitos são decompostos em classes elementares, ou facetas, que
formam grupos homogêneos mutuamente exclusivos (DUARTE, 2010).
Sugere-se, caso haja interesse, leitura integral do artigo que
pode ser encontrado em www.brapci.ufpr.br/download.php?dd0=10579
CLASSIFICAÇÃO BIBLIOGRÁFICA DE BLISS
A classificação bibliográfica de Henry Evelyn Bliss, bibliotecá-

45
rio do College of City of New York, apresenta uma estrutura segundo o
“consenso científico e educacional”, seguindo uma ordem de implicação
da ideia de evolução (SOUZA, 2006).
O esquema de Bliss adotou a divisão dos conhecimentos hu-
manos conforme o conceito educacional da época de sua construção
(1940), reunindo-os em quatro grandes grupos: Filosofia, Ciência, His-
tória, Tecnologia e Arte. O esquema de Bliss inicia pela Filosofia, reve-
lando a sua importância no contexto científico-educacional, seguida da
Ciência. Destaca a História como classe principal e termina a sequência
com Tecnologia e Arte. Observa-se que Filosofia, História e Arte são
consideradas grandes áreas, no mesmo nível de Ciência e Tecnologia
Segundo pesquisas de Pereira et al. (2009), seu sistema foi
apontado como um dos melhores desenvolvimentos de classes encon-
trado em classificações bibliográficas, tendo como uma de suas princi-
pais características, a possibilidade de classificações alternativas.
Em suma, a classificação de Bliss dá liberdade ao classifica-
dor, porém, infelizmente, seu sistema não apresenta explicações nem
exemplos de sua aplicação, tornando-o de difícil aprendizado.
AS CONTRIBUIÇÕES DE BROWN
James Duff Brown nasceu em Edimburgo, na Escócia, concluiu

seus estudos com doze ou treze anos, após sua formação, dedicou sua
vida à leitura, particularmente, em Biblioteconomia, Música e Literatura.
Trabalhou para vários editores e livrarias de bibliotecas, logo começou
a trabalhar como assistente na Biblioteca Mitchaell Glasgow. Ele criou
dois sistemas de classificação que não servia para coleções grandes,
por serem muito rígido: “Quinn-Brown Classification” e “Adjustable Clas-
sification” (PEREIRA et al., 2009).
Posteriormente, idealizou um sistema de classificação intitulado
de “Subject Classification” – classificação por assuntos – que teve sua
primeira publicação em 1906 considerada, na época, um bom sistema
de classificação, sendo usado em muitas bibliotecas inglesas por vários
anos, na qual introduziu o livre acesso às estantes (BARBOSA, 1969).
Na época ,Brown chegou a ser reconhecido como Dewey da
Inglaterra, pois tinha energia surpreendente, mostrava-se comprome-
tido e interessado em todos os aspectos da biblioteca e da Biblioteco-
nomia, foi um dos primeiros a escrever livros sobre Biblioteconomia e o
criador do único sistema de classificação do país.
A partir desta posição, foi reconhecido e prestigiado no mundo
das bibliotecas e da Biblioteconomia, pois no final do século XIX e no início
46
do XX na Inglaterra, deu contribuição muito importante para a área da Bi-
blioteconomia, principalmente devido a sua classificação de assuntos que
foi subsídio para evolução de outros sistemas (PEREIRA et al., 2009).
LIBRARY OF CONGRESS
Criada em fins do século XIX, mais exatamente em 24 de abril

de 1800, a Library of Congress, ou Biblioteca do Congresso (Estados
Unidos – EUA), foi inaugurada com uma coleção de 3.000 volumes. Os
livros, que antes eram ordenados por tamanho, em 1892, já estavam
divididos em 18 classes, baseadas nas classificações de Francis Ba-
con, com adaptação de Diderot e d’Alembert. Em 1815, fora adquirida
a coleção de Thomas Jefferson, constituindo assim, a nova biblioteca.
Após a mudança de prédio, em 1897, os bibliotecários senti-
ram a necessidade de criar um novo sistema de classificação que com-
portasse o crescente acervo.
Designados por John Russel Young, então diretor da entidade,
James Hanson e Charles Martel tomaram por guia a Classificação Expan-
siva de Cutter, “introduzindo grandes modificações, especialmente quanto
à notação” (PIEDADE, 1977, p.118). A partir deste planejamento em linhas
gerais, cada classe foi entregue a diversos especialistas, derivando daí, as

pequenas diferenças que ocorrem de uma classe para outra.
As classes são publicadas independentemente umas das ou-
tras, e cada uma tem seu próprio índice, sofrendo revisões e acrésci-
mos, conforme a expansão do acervo, publicadas quadrimestralmente
no L.C. Classification: Addition and changes.
Em sua estrutura, a ordem alfabética é frequentemente utiliza-
da. Na notação, a classificação é mista, contendo letras maiúsculas, e
algarismos arábicos, de 1 a 9.999, precedidos por um ponto, chamada
de números-de-Cutter, por ser semelhante as conhecidas Author marks,
projetadas por Cutter.
A Classificação da Library of Congress baseou-se em 21 clas-
ses principais, representadas de A-Z, exceto pelas letras I, O, N, X e Y,
deixadas para futuras expansões, sendo igualmente adotada por diver-
sas bibliotecas dos EUA e no mundo.
O sistema da Biblioteca do Congresso tem a flexibilidade para
classificar qualquer tipo de material, é muito detalhado, bastante enu-
merativo, porém recorrente à síntese, quando aplicada suas inúmeras
tabelas auxiliares. É um esquema prático, para aqueles que acreditam
em soluções simples (PEREIRA et al., 2009).
47
RANGANATHAN E AS CINCO LEIS DA BIBLIOTECONOMIA
Shiyali Ramamrita Ranganathan (1892-1972), matemático in-

diano que se tornou bibliotecário, foi um dos estudiosos que mais con-
tribuiu para a teoria da Biblioteconomia no século XX, especialmente na
área da classificação de assunto.
Na sociedade de castas da Índia, a família de Ranganathan
pertencia aos Brâmanes (topo da pirâmide, formada por sacerdotes,
magos, religiosos e filósofos – as pessoas encarregadas de realizar os
sacrifícios e rituais sagrados).
Ranganathan era extremamente religioso, vegetariano e admira-
dor de Gandhi. Graduou-se em Matemática na Universidade de Madras em
1916. Tornou-se, então, professor de Matemática, exercendo essa ativida-
de durante sete anos em três das faculdades da Universidade de Madras.
Também politizado, lutava pela melhoria de condições de tra-
balho de sua classe e, como professor, preocupava-se com o ensino e
a pesquisa em seu país.
Iniciou uma campanha visando a melhoria das condições da
biblioteca da Universidade de Madras. Assim, quando em 1924 vagou
o cargo de bibliotecário desta Universidade, foi praticamente levado por
seus colegas a candidatar-se ao cargo, que acabou por acarretar uma
profunda mudança em sua vida e na própria área da Biblioteconomia.

Um dos requisitos do cargo era que o bibliotecário que assu-
misse deveria estudar Biblioteconomia na Grã-Bretanha. Em 1924, in-
gressou na Escola de Biblioteconomia na College University, em Lon-
dres para especializar-se. Inicia um caminho de estudos e observações
que o levou a entender o que era na verdade o complexo mundo da
Biblioteconomia, mundo que se colocava entre aquele que produzia e
registrava o conhecimento e aquele que necessitava de informação/co-
nhecimento contido nos documentos (CAMPOS, 2004).
Seu sistema de Classificação de Dois Pontos (Colon Classifi-
cation), publicado em 1933, surgiu de sua insatisfação com os sistemas
de Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Uni-
versal (CDU). Depois de constatar que a maioria dos assuntos tratados
em cinco periódicos diferentes era formada de assuntos compostos,
Ranganathan projetou sua Classificação de Dois Pontos, também co-
nhecida como Classificação em Facetas ou Classificação Analítico-Sin-
tética. Baseado nesta evidência, criou um sistema quase matemático,
estruturando o conhecimento de maneira que os assuntos compostos
sinteticamente surgissem a partir de conceitos “elementares”. Ranga-
nathan publicou seis edições desse sistema e faleceu em 1972, quando
48
sua sétima versão estava para ser publicada (LIMA, 2004).
Como diz Targino (2010, p. 122), por detrás de aparente in-

genuidade, os enunciados propagados por Ranganathan são, em sua
essência, os precursores de quaisquer movimentos liderados por profis-
sionais bibliotecários, hoje ditos da linha de frente.
Em 1928, cada dia mais envolvido com as questões biblioteco-
nômicas, e cada vez mais preocupado com os princípios que poderiam
nortear as atividades do profissional da informação, conta Ranganathan
que, em uma noite em que colocou de lado todas as outras tarefas para
concentrar-se nestas questões, encontra-se com seu antigo professor
de Matemática, Edward B. Ross, a quem devia “todo o seu ser intelectu-
al e por quem tinha grande afeição” (Satija) e expõe as suas angústias.
Edward B. Ross, por essa relação estreita com Ranganathan, acaba
por acompanhá-lo em sua nova esfera de trabalho. Dialogando com

Ranganathan em um dado momento enuncia – “Diga, livros são para
serem usados, diga que isso é a sua primeira lei”. Assim, a enunciação
das outras quatro leis (a cada leitor o seu livro, a cada livro o seu leitor,
poupe o tempo do leitor, a biblioteca é um organismo em crescimento)
foi automática e a apresentação e divulgação das leis foram iniciadas
naquele ano em vários cursos e eventos na Índia (CAMPOS, 2004).
Em 1931, publica a primeira edição do livro “As Cinco Leis da
Biblioteconomia”, no mesmo ano em que, a partir de seus esforços, foi
criado o primeiro Curso de Biblioteconomia na Índia. Atualmente, estas
Cinco Leis permeiam e são consideradas como base para todas as ati-
vidades biblioteconômicas, como:
• seleção e aquisição;
• administração de bibliotecas;
• recuperação de informação;
• classificação e indexação;
• atendimentos aos usuários, entre outros.
E “como Leis Fundamentais em qualquer outra disciplina, as
Cinco Leis são simples e podem, mesmo, aparecer como sendo triviais”
(RANGANATHAN, FIVE LAWS). Mas são elas que permitem que o pro-
fissional possa compreender de uma forma mais abrangente a função
49
de sua profissão, dentro de um contexto social, que permite definir cri-
térios e princípios de ação que vão desde o posicionamento ético deste
profissional até a escolha de métodos e técnicas para o seu fazer diário.
Campos (2004) analisa as cinco leis sem vinculá-las a uma ativi-
dade específica da Biblioteconomia, mas de uma visão ética, social e pro-
fissional que os envolvidos devem ter como princípios de ação no exercício
de sua profissão. Além desta perspectiva, ela constrói seu texto tomando
por princípio o “Método Científico em Espiral” (Ranganathan, Prolegome-
na), no qual ele discute o processo do conhecimento como uma espiral em
eterno desenvolvimento, onde uma dada ação interfere na ação subse-
quente e assim sucessivamente. Assim, cada lei desencadeará a próxima
lei fazendo com que ocorra um processo cíclico e dinâmico.
Vejamos:
1ª LEI – Os livros são para serem usados
Nesta primeira lei, Ranganathan discute questões que irão
envolver a democratização da informação, pois o que faz com que a
instituição biblioteca exista é o fato do homem, ao desvendar o mundo,
ao trocar experiências sobre suas descobertas e ao comunicar estas
descobertas e avanços para possibilitar a transmissão de conhecimen-
to, elabora registros, inscrições. Estes devem estar organizados, arma-
zenados e preservados para propiciar a transmissão de conhecimento
para a geração futura.
Nesta medida, a biblioteca é a organização que tem por função

organizar, tratar e disseminar as informações contidas nestes registros
visando sua difusão e criando meios para a propagação do saber. Atual-
mente, mais do que nunca, o bibliotecário deve ser o grande dinamiza-
dor, pois deve propiciar que os livros/documentos/informações possam
ser utilizados, e não para serem somente armazenados. Se até o século
dezenove, o número de literatura era relativamente pequeno – o que
transformava, na maioria das vezes, o próprio produtor de conhecimen-
to em usuário, pois o acesso ao conhecimento era possibilitado a pou-
cos, e os bibliotecários eram grandes estudiosos e por vezes produtores
também de conhecimento, nos tempos atuais, com o volume cada dia
maior de literatura, com esse caos documentário, e a impossibilidade
de se acompanhar todas as transformações das diversas áreas de co-
nhecimento, o bibliotecário deve desenvolver mecanismos para que as
informações possam ser divulgadas, possam ser democratizadas.
Mas, aponta Ranganathan, que para democratizar o uso da in-
formação, é necessário empreender esforços políticos visando a educa-
ção irrestrita. Nem todos podem ter acesso à informação, não porque
não estejam interessados, mas porque a desconhecem. Este era um fato
constante na Sociedade Indiana, onde uma grande maioria não tinha
50
acesso ao conhecimento registrado, o que até hoje ainda é uma realidade
não apenas naquela Sociedade, mas também para uma grande maioria
de indivíduos de nossa Sociedade. Assim, todo homem tem o direito de
ser um leitor em potencial, o que acaba levando-o ao enunciado da 2ª Lei.
2ª LEI – A cada leitor o seu livro
Possibilitar que cada leitor obtenha o seu livro é, antes de tudo,
afirmar que todo homem deve ter acesso ao conhecimento. Rangana-
than afirma que a educação de um povo é uma vontade política (RAN-
GANATHAN, FIVE LAWS).
Esta lei propicia a discussão do bibliotecário como educador,
apresentando as diferenças sociais, políticas e econômicas do mundo em
geral, discutindo o papel dos países dominadores e dominados, e como
esses fatores influenciarão questões que envolvem o acesso à informação.
O papel do bibliotecário é também de conscientização da im-
portância de uma política educacional em seu país e sensibilização dos
políticos e da sociedade, de uma maneira geral, da importância deste
acesso à informação.
Na segunda lei, Ranganathan propõe que se realizem campa-
nhas envolvendo as bibliotecas públicas e os meios de comunicação.
Estas ações permitirão que todos indiscriminadamente possam se be-
neficiar do conhecimento registrado e organizado na instituição bibliote-
ca. O importante aqui é permitir a acessibilidade à informação – naquele

momento, o livro –, a cada leitor/usuário, seja ele real ou virtual.
Mas, como indiano, inserido em suas tradições, e como um gran-
de observador das necessidades humanas, sabia que nem todos necessi-
tavam da mesma informação, que o princípio da diferença era o que per-
mitia aos homens estarem em cadeias evolutivas diversas ou em estados
socioculturais diferentes, pois nem tudo é interesse de todos, cada indiví-
duo tem as suas necessidades. Na área da Biblioteconomia, é imprescindí-
vel defender essas diferenças. O que acaba por levá-lo a enunciar a 3ª lei.
3ª LEI – Para cada livro o seu leitor
Nesta terceira lei, Ranganathan apresenta o livro/documento
como um veículo de comunicação/transporte que permite que um ou vá-
rios indivíduos apresentem as observações, descobertas e questiona-
mentos sobre os fenômenos e ocorrência do mundo que o(s) cerca(m).
Nesta perspectiva de autoria coexistem, também, leitores di-
ferentes. Cada pessoa, devido à sua formação, suas crenças e visões
de mundo, possuem necessidades diferentes e é necessário que o bi-
bliotecário – como um profissional que está preocupado em fornecer a
informação adequada para o usuário certo – tenha como princípio de
ação a diferença, para que possa servir como um elemento facilitador
entre cada usuário e o livro/documento/informação adequados.
51
Assim, como vimos anteriormente, na segunda lei, a biblioteca
deve ter um papel social, possibilitando condições de acesso à informa-
ção. Com a enunciação da terceira lei, podemos dizer que o bibliotecá-
rio deve perceber as necessidades de cada usuário, respeitar as suas
diferenças individuais.
Ranganathan propõe então: respeito aos diferentes tipos de usuários (dife-

rença etária, cultural, social, psicológica, educacional, entre outras), e para
usuários diferentes, diferentes bibliotecas e diferentes formas de organiza-
ção dos acervos.
Atualmente, estas questões são apresentadas na literatura da

área através dos conceitos de canais e linguagens diferentes para cada
necessidade do usuário, ou dito de outra forma, sobre a questão do reem-
pacotamento de informações. Mas ao dirigir o “olhar” para a organização
dos acervos, para atender a usuários diferentes, está intrinsecamente
visando também recuperar informação, pois a biblioteca não é um de-
pósito, existe um tempo de recuperação; o homem atual precisa estar
informado sobre a evolução do conhecimento de sua área de interesse
em menor tempo possível. O que leva Ranganathan a enunciar a 4ª lei.
4ª LEI – Poupe o tempo do leitor
O bibliotecário, além de ser um dinamizador, deve ser um agi-
lizador de informação. A coleção deve ser organizada visando às possi-

bilidades de recuperação.
A partir desta lei, Ranganathan discute questões ligadas à or-
ganização/recuperação do acervo: métodos, técnicas e instrumentos
adequados que possam atender à necessidade dos usuários, possibili-
tando que as informações contidas nos documentos possam chegar ao
usuário em menor tempo possível.
Vejamos os questionamentos propostos por Campos:
Por que Ranganathan estava tão preocupado com o tempo do
leitor?
Por que a necessidade de criação de instrumentos adequados
a populações específicas de usuários?
Enfim, por que a existência de todo um aparado complexo?
Porque todo usuário tem o direito de acesso à informação atu-
alizada no seu campo de interesse, em menor tempo possível. Esta lei
evidencia que, para que as atividades do bibliotecário possam funcio-
nar satisfatoriamente, é necessário que este profissional de informação
não se comporte como um mero repassador de informação/documento,
aceitando métodos e técnicas estabelecidos, mas criando em seu fazer
diário instrumentos e formas de ação mais adequados ao Sistema de
52
Informação no qual está inserido. Mas que se comporte como pesqui-
sador e pensador do seu fazer, tendo a disposição e a coragem para, se
for necessário, pesquisar novas técnicas, novos métodos e novos ins-
trumentos que possibilitem um atendimento mais eficaz ao seu usuário.
Para isso, é preciso desenvolver e, também quando for o caso,
introduzir princípios novos para as atividades de Administração de Bi-
bliotecas, de Seleção, de Disseminação de Informação, de Cataloga-
ção, de Serviço de Referência, de Classificação, entre outros.
Ranganathan apresenta então nesta lei, uma série de discussões
a respeito destas atividades, sempre incentivando o profissional da infor-
mação a ter a coragem de criar novas formas de organização, e de quebrar
paradigmas já estabelecidos. Ele dá o exemplo quando propõe um novo
método classificatório para possibilitar maior hospitalidade – entrada de no-
vos assuntos na Tabela – nos esquemas de Classificação e, consequen-
temente, estar mais acessível à evolução do conhecimento e à criação de
novos assuntos, o que até então não era possível nos Esquemas vigentes.
Toda esta organização é necessária porque visa a atender ao crescimento
constante do acervo, pois a biblioteca não é mais uma organização estáti-
ca, ela é dinâmica, o que acaba por levar Ranganathan a enunciar a 5ª lei.
5ª LEI – A biblioteca é uma organização em crescimento
O homem através dos séculos, ao conhecer novas técnicas, no-
vos instrumentos, ao desvendar a natureza, sentiu a necessidade de co-

municar as suas descobertas e para isso registrou. É principalmente na
biblioteca que estão esses registros; ela é a depositária do conhecimento
humano. Portanto, a biblioteca é uma organização em crescimento, pois a
produção de conhecimento é um ato contínuo e dinâmico do ser humano.
Para que a instituição Biblioteca possa acompanhar esse cres-
cimento, fazem-se necessários bibliotecários com postura mais dinâmica
e criativa, pois novos assuntos surgem, bem como novos usuários com
características diversas. Isto exige a todo momento, um repensar sobre
as práticas e instrumentos utilizados e sobre as atividades realizadas.
Assim, se é verdade que o homem elabora registros para co-
municar suas descobertas, é necessário que esses registros possam ser
usados, como diz Ranganathan – os livros são para uso. E isso nos leva
a um movimento contínuo, na enunciação das leis, pois uma é necessária
porque as outras existem. Esse é o Método Científico apresentado por
Ranganathan e caracterizado pelo movimento sem fim em espiral.
Campos (2004) explica subjacente a todas as leis que pode-
mos observar o seguinte:
Ranganathan nos leva a todo momento a um movimento do pensar que pre-

coniza e discute a postura do bibliotecário, como um profissional que tem
53
por função possibilitar o acesso à informação. Informação que não deve ser
encarada como uma entidade que somente carrega bits e bytes, mas como
uma das possibilidades do ser humano de obtenção de conhecimento sobre
o mundo que o cerca, podendo assim, iniciar o processo de transformação
social, econômica, e por que não, ética.
O profissional que atua nesta área deve ter bastante discerni-

mento e visão do seu papel, que não é o de somente repassador de in-
formação, mas de uma pessoa que deve ter a postura de um educador,
que se preocupa com a qualidade da informação que repassa, de como
repassa e para quem repassa, pois o conhecimento registrado em qual-
quer veículo informativo tem um papel social, que na maioria das vezes,
para não afirmar sempre, pode ser transformador.
Assim, quando enunciadas as Cinco Leis da Biblioteconomia,
elas se restringiam ao contexto da Biblioteca. Hoje, com o desenvolvi-
mento das atividades biblioteconômicas, elas podem ser perfeitamente
aplicadas em todos os Serviços de Informação, que envolvem as ativi-
dades de profissionais que estão entre o produtor de conhecimento e
o necessitador de informação. Atualmente, elas poderiam até ser apli-
cadas ao Setor Quaternário, setor em que o objeto dinamizador é a
informação, cuja disseminação leva em conta critérios visando a análise
do poder de transformação/paralização, libertação/manipulação, enten-
dimento/ignorância, que acabam por exigir um repensar constante dos
profissionais que lidam com a informação quanto à sua postura ética.

Uma ética que preconiza a revitalização dos valores, de novos e de ve-
lhos valores que devem ser repensados.
Tamanha foi a importância de sua invenção, que estas leis são
aplicadas hoje em dia em bibliotecas e centros documentais do mundo
todo (CAMPOS, 2004).
54
INDEXAÇÃO E CATALOGAÇÃO

INDEXAÇÃO
Segundo consta nas orientações do Arquivo Nacional (2012), as

instituições arquivísticas devem ter como maior finalidade “o pleno aces-
so à informação”. Para que se cumpra este objetivo, seu acervo deve
estar organizado, ou seja, ter sido objeto de processamento técnico, que
engloba atividades de recolhimento, tratamento técnico, preservação, di-
vulgação, controle de acesso e uso de seu patrimônio arquivístico.
Dentre as atividades que compreendem o tratamento técnico
do acervo permanente, destacam-se duas essenciais à recuperação da
informação: a descrição e a indexação. É por meio delas que o usuário
pode fazer uso dos instrumentos de pesquisa para o acesso aos docu-
mentos (VIANA et al. 2013).
5555
A maior instituição arquivística do país, o Arquivo Nacional do Bra-
sil, adota a descrição multinível, ou seja, a representação dos elementos
e informações contidos nos documentos, levando-se em consideração a
estrutura de organização de um acervo e integrando-o em diferentes níveis
e em relações horizontais e verticais (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Mas o que vem a ser indexação?
Indexação é um processo subjetivo que visa à recuperação da
informação. A partir dela é possível a elaboração de índices. Nos siste-
mas informatizados de recuperação da informação, “uma indexação de
qualidade assegura uma recuperação mais precisa” (SOUZA, 2009, p. 7).
De acordo com a Associação Brasileira de Normas Técnicas
(1992, p. 2), “NBR 12676: métodos para análise de documentos: de-
terminação de seus assuntos e seleção de termos de indexação”, a
indexação compreende três estágios:
exame do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo; identi-

ficação dos conceitos presentes no assunto; tradução desses conceitos nos
termos de uma linguagem de indexação.
Em linguagem mais simples, Ribeiro (2006) explica que a in-

dexação é a operação que consiste em descrever e caracterizar um
documento com o auxílio de representações dos conceitos contidos
nesses documentos, isto é, em transcrever para linguagem documental

os conceitos depois de terem sido extraídos dos documentos por meio
de uma análise dos mesmos. A indexação permite uma pesquisa eficaz
das informações contidas no acervo documental.
A indexação conduz ao registo dos conceitos contidos num docu-
mento de uma forma organizada e facilmente acessível, mediante a cons-
tituição de instrumentos de pesquisa documental como índices e catálogos
alfabéticos de matérias. A informação contida num documento é represen-
tada por um conjunto de conceitos ou combinações de conceitos.
A indexação processa-se em duas fases:
a) Reconhecimento dos conceitos que contêm informação:
- apreensão do conteúdo total do documento;
- identificação dos conceitos que representam esse conteúdo;
- seleção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.
b) Representação dos conceitos em linguagem documental
com o auxílio dos instrumentos de indexação:
- servem ao indexador para indexar o documento;
- servem ao utilizador para recuperar a informação;
- contribuem para a uniformidade e consistência da indexação
(RIBEIRO, 2006).
56
Ao atribuir um descritor [isto é, um termo de indexação] a um
documento, o indexador declara que tal descritor possui alto grau de
relevância para o conteúdo do documento; quer dizer, ele declara que o
significado do descritor está fortemente associado a um conceito incor-
porado ao documento, e que é adequado à área temática do documento
(LANCASTER, 2004, p. 11).
O mesmo autor afirma que neste processo, o responsável pela
indexação deve estar atento a três perguntas: Do que trata o documen-
to? Por que foi incorporado ao acervo? Quais de seus aspectos serão
de interesse para os usuários?
Segundo Rubi e Fujita (2003, p. 67), o indexador tem a função
primordial de compreender a leitura ao realizar uma análise conceitual
que represente, adequadamente, o conteúdo de um documento para
que ocorra correspondência com o assunto pesquisado pelo usuário.
No entanto, para que essa correspondência aconteça, a adoção de uma
política de indexação torna-se imprescindível, pois ela será norteadora
de princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisões
para otimização do serviço e racionalização dos processos.
Essa política deve levar em conta três fatores: as características
e objetivos da organização, que determinam o serviço oferecido; a iden-
tificação dos usuários, para o atendimento de suas necessidades; e os
recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis na instituição, que

norteiam o funcionamento do sistema de informações, suas especifici-
dades e limitações (CARNEIRO, 1985, p. 221 apud VIANA et al., 2013).
Assim como as informações sobre suporte, forma de escrita, es-
pécie e gênero, o termo de indexação representa um ponto de acesso,
ou seja, um “elemento de informação, termo ou código que, presente em
unidades de descrição, serve à pesquisa, identificação ou localização de
documentos” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p.17).
Quando a espécie documental puder ser recuperada sem danos
por outro ponto de acesso, deve-se evitá-la como termo de indexação.
Se o arranjo documental for temático, não se recomenda a atribuição de
um termo de indexação igual ao título do nível hierárquico, em respeito ao
princípio da não repetição de informação em descrições hierarquicamen-
te relacionadas (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006).
Sendo vários os critérios para normalização e referências,
assim sugerimos que acessem o documento em http://www.acade-
mia.edu/6036734/Manual_b%C3%A1sico_para_indexa%C3%A7%-
C3%A3o_de_documentos_arquiv%C3%ADsticos
A título de exemplo e, no caso, à política de indexação no Ar-
quivo Nacional temos:
a) Uso de maiúsculas:
57
Além dos nomes próprios, as letras maiúsculas são utilizadas
na primeira letra do termo, seja ele principal, subdivisão ou o comple-
mento: Exemplos: Babosa (Planta); Brasil – Economia.
b) Adjetivos:
Não devem ser utilizados como termos de indexação.
c) Advérbios:
d) Verbos:
e) Flexão de gênero e número:
Nos casos nos quais existam os dois gêneros, aconselha-se o
uso do termo no masculino.
De acordo com o Instituto Português de Qualidade (1992), res-
ponsável pela “NP 4036: tesauros monolíngues: diretivas para a sua
construção e desenvolvimento”, a escolha entre singular e plural depen-
de da noção que o conceito exprime. Os descritores podem ser dividi-
dos em duas categorias gerais: entidades concretas e abstratas.
Viana et al. (2013) ponderam que as recomendações propostas
partem de uma abordagem interdisciplinar, que conjuga a Bibliotecono-
mia e o tratamento técnico de documentos arquivísticos e destacam que:
a qualidade da indexação depende da hospitalidade da linguagem de inde-

xação utilizada. Esta deve admitir livremente novos termos ou mudanças na

terminologia, bem como atender a novas necessidades dos usuários. Uma
política de atualização frequente é considerada essencial (ASSOCIAÇÃO
BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 1992, p. 4).
CATALOGAÇÃO
Segundo Mey (1995), a origem da palavra catálogo vem do

grego, kata (de acordo com, sob, em baixo ou parte) e logos (razão), de
forma que catálogo significa de acordo com a razão.
Para Dias (1967, p.1), “Catálogo, no seu sentido mais amplo, é
uma relação de livros correspondente a uma coleção pública ou priva-
da”, e, Mey (1995, p. 9), o define como: um canal de comunicação es-
truturado, que veicula mensagens contidas nos itens, e sobre os itens,
de um ou vários acervos, apresentando-as sob forma codificada e orga-
nizada, agrupadas por semelhanças aos usuários desse(s) acervo(s).
Ou seja, em um catálogo estão impressas as informações ne-
cessárias para que o material de uma biblioteca seja encontrado, sem,
no entanto, seguindo o raciocínio de Mey (1995), ser uma mera lista na
qual estão apenas ordenados os materiais do acervo, ele é um instru-
58
mento mediador da transferência da informação contida no documento,
retirada pelo profissional para o usuário, preservando sua característica
principal: de acordo com o perfil da instituição, de seus pesquisadores
e dos recursos disponíveis, ter dados precisos sobre a recuperação e
localização do item no acervo (ALBUQUERQUE, 2006).
O catálogo também contém informações que outras bibliote-
cas utilizam para manter uma relação de cooperatividade, necessitan-
do, para tanto, de regras que possam tornar mais fácil o trabalho dos
bibliotecários, já que um material poderá ser compartilhado por outras
bibliotecas. Sendo assim, há a necessidade da elaboração de códigos
para que o trabalho feito nos catálogos seja sistematizado e universal.
Segundo Dias (1967, p. 74), são os códigos, os instrumentos da
catalogação que permitem disciplinar a complexa operação de elaborar
os catálogos de uma biblioteca. A racionalização das normas de catalogar
sempre foi a preocupação dominante dos bibliotecários de todos os tem-
pos. Por sua vez, a catalogação em uma biblioteca tem a finalidade de
representar um item, tornando visíveis suas características e levando em
consideração as características do usuário e da instituição.
Mey (1995, p. 05) define catalogação como: o estudo, prepa-
ração e organização de mensagens codificadas, com base em itens
existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma
a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as men-

sagens internas dos usuários.
A catalogação consiste em não só identificar, mas também
dar diferentes escolhas para o pesquisador de encontrar o material ne-
cessário. A catalogação deve cumprir suas funções com as seguintes
características: “integridade, clareza, precisão, lógica e consistência”
(MEY, 1995, p.07).
Essas características, para serem executadas com eficiência,
dependem do profissional responsável por realizar um serviço no qual
não omita nenhum detalhe que venha prejudicar a recuperação do item
documentário pelo usuário (ALBUQUERQUE, 2006).
Para a realização da representação descritiva de um documen-
to não ser uma tarefa aleatória, existem regras e códigos que devem ser
seguidos para a padronização do processo de catalogação. Assim, o
uso de um código que esteja em consonância com os objetivos e metas
internacionais de catalogação se faz necessário.
Na história da catalogação, a normalização da forma de se ela-
borar catálogos só foi dar um grande salto no século XIX, no qual, para-
lelamente ao crescimento do material informacional, deu-se o desenvol-
vimento de muitos trabalhos que tratavam de dar os primeiros passos
rumo ao desenvolvimento de regras que normalizariam a elaboração
59
dos catálogos e definiria o desenvolvimento da catalogação. A siste-
matização do catálogo de forma universal virá a resolver o problema se
estes deixarem de ser listas e passarem a ser parte essencial na busca
por informações quanto ao acervo de uma biblioteca, ou seja, auxiliando
na consulta e na pesquisa (DIAS, 1967).
OS REPOSITÓRIOS DIGITAIS
Segundo o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tec-

nologia (IBICT), os repositórios digitais (RDs) são bases de dados on-line
que reúnem de maneira organizada a produção científica de uma institui-
ção ou área temática. Os RDs armazenam arquivos de diversos formatos.
Ainda, resultam em uma série de benefícios tanto para os pesquisadores
quanto às instituições ou sociedades científicas, proporcionam maior vi-
sibilidade aos resultados de pesquisas e possibilitam a preservação da
memória científica de sua instituição. Os RDs podem ser institucionais ou
temáticos. Os repositórios institucionais lidam com a produção científica
de uma determinada instituição. Os repositórios temáticos com a produ-
ção científica de uma determinada área, sem limites institucionais.
Viana et al. (2005, p. 3) definem repositórios digitais como “uma
forma de armazenamento de objetos digitais que tem a capacidade de
manter e gerenciar material por longos períodos de tempo e prover o

acesso apropriado”.
Os repositórios digitais, também denominados pela comunida-
de científica como e-prints, surgiram como alternativas ao tradicional
sistema de comunicação científica (KURAMOTO, 2006).
Observam-se algumas categorias de repositórios digitais de
acesso livre, como o caso do repositório digital temático que pode ser
entendido como aquele que armazena documentos científicos por área
do conhecimento.
No Brasil há repositórios temáticos que podem ser acessados
por meio do Diálogo Científico (DICI) do IBICT. Esses repositórios foram
classificados a partir da tabela de áreas do conhecimento do Conselho
Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) que foi
dividida em nove grandes áreas e suas subáreas (VIANA; MÁRDERO
ARELLANO, 2006).
Também existe o repositório digital institucional que segundo
Lynch (2003 apud LEITE; COSTA, 2006, p. 213)
é um conjunto de serviços que a universidade oferece aos membros de sua

comunidade, visando ao gerenciamento e disseminação dos materiais digi-
tais criados pela instituição e pelos membros de sua comunidade.
60
Enfim, o uso de repositórios digitais de acesso livre seja para
a comunidade acadêmica ou não, apresenta-se como uma nova ferra-
menta para disseminação da comunicação científica nas diversas áreas
do conhecimento (PETINARI, 2008).
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