Capítulo 3: Grupo de processos: Iniciação

Meta
Apresentar como um projeto é avaliado e aprovado (grupo de processos
de Iniciação).
Objetivos
Após o estudo deste capítulo, você deverá ser capaz de:
1. Reconhecer as atividades para definir e obter aprovação para um
novo projeto
2. Estabelecer os objetivos de um projeto
3. Identificar as partes interessadas no projeto
4. Identificar os documentos necessários para elaborar o termo de
abertura
5. Desenvolver o Termo de Abertura de um projeto
Descrição do conteúdo
 Viabilidade do projeto (Business case)
 Declaração do trabalho
 Fatores ambientais da empresa
 Partes interessadas
 Documentação inicial
 Termo de abertura (entradas, ferramentas e saída)
Relacionamento com outras disciplinas
 Avaliação de investimento
 Matemática financeira
 Contabilidade gerencial
 Ambiente legal e empresarial
 Viabilidade do projeto (Business case)

Contando uma história de como ocorre um empreendimento dentro de uma

empresa e como esse empreendimento é administrado e gerenciado, precisamos
antes de iniciar um projeto, qualificarmos bem esse empreendimento. Essa
qualificação pode ser feita por um Business case, ou uma analise SWOT, matriz GUT,
análise de viabilidade e outras formas de se validar, e verificar a real necessidade
desse projeto ser empreendido, e a comprovação de que ele é viável
economicamente, financeiramente e que acontecerá em um tempo que atenda os
requisitos de suas necessidades.
Notem que sempre faço referência aos projetos como empreendimentos, pois é
dessa forma que eles são entendidos dentro das instituições, como
empreendimentos. Então a iniciação deve mostrar que esse empreendimento é
viável, e seus instrumentos de análise de viabilidade são os citados acima.

Para citarmos esses instrumentos de viabilidade, mencionaremos algumas teorias e

artigos que seguem:

Matriz GUT – É uma ferramenta que relaciona alguns aspectos de gerenciamento de

questões em uma instituição, que esta ligada a análise SWOT. Basicamente a análise
GUT relaciona 3 variáveis (Gravidade, Tendência e Urgência). Uma das vantagens
dessa forma de avaliação, é a análise imparcial das questões; ela compara questões
ou problemas e pode usada também na priorização do portfólio.
Para elaborar uma matriz GUT, devemos seguir os seguintes passos:
 Listar as questões – como essa análise é usada na gestão de portfólio, as
questões já devem ter passado por essa análise;
 Atribuir nota para as variáveis consideradas nessa análise. Devemos também
ter uma escala, que pode ser de 1 a 5. Essas variáveis são:
o Gravidade – avaliar quantitativamente o impacto da questão na
instituição, podendo ser: tarefas, pessoas, resultados, processos,
organizações etc...;
o Urgência – avaliar a necessidade dessa questão ser resolvida na escala
de tempo;
o Tendência – avaliar se a questão tem uma tendência de se agravar
com o tempo. Algumas questões podem não ter uma gravidade
imediata, mas se agravam com o tempo de uma forma bastante
rápida.
 Somar esses valores totalizando-os para que possam ser comparados com
outros empreendimentos. Notem que estamos falando novamente em
comparação com outros empreendimentos e nesse momento estamos
apresentando um único projeto, mas se queremos aprova-lo, entendemos
que esse empreendimento já foi avaliado junto a outros empreendimentos e
devemos agora apresentar como esse empreendimento ficou posicionado no
portfólio de projetos.

Matriz SWOT – também conhecida como matriz FOFA, pois relaciona as Strenghts
(Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats
(Ameaças). Essa matriz relaciona esses 4 aspectos em dois eixos, sendo o eixo de
pontos positivos de negativos e outro eixo de fatores internos e externos à
organização. Dessa forma temos as seguintes combinações:
 Pontos negativos internos – Fraquezas;
 Pontos positivos internos – Forças;
 Pontos negativos externos – Ameaças;
 Pontos positivos externos – Oportunidades.
Esses itens relacionados entre eles, nos dão uma boa visão do empreendimento, e
sua relação com as questões da empresa. Dessa forma ajudam a viabilizar o projeto.

Análise de viabilidade – É um estudo que comprova que o empreendimento é viável

dentro de tempo e custos esperados. É uma avaliação técnico financeira do
empreendimento que se baseia em um estudo da hipótese desse empreendimento
ser executado. Esse estudo pode se dar por uma relação análoga a
empreendimentos semelhantes já empreendidos, já que nesse momento do projeto,
é possível que ainda não tenhamos muitas informações relativas a sua execução.
Então de uma forma análoga, fazemos comparações e estimamos sua aplicação em
outros empreendimentos. Apesar de inexata, essa forma de comparação por
analogia, é adequada para esse momento do projeto.

Business case é uma reunião de análises que compõem informações para

autorização do projeto. E deve reunir entre as análises as respostas para algumas
perguntas como por exemplo:

 Por que o projeto é necessário?

 Como o projeto ajudará a resolver os problemas identificados pela
organização?
 Qual a solução recomendada?
 Quais os benefícios esperados?
 O que vai/pode ocorrer ao negócio se a solução não for implantada?
 Quando a solução será implantada e os recursos necessários para tal?

Especificação do trabalho do Projeto - ETP

Segundo o PMBoK a especificação do trabalho está descrita como uma das entradas
para elaboração do Termo de Abertura do Projeto( TAP).

“A especificação do trabalho do projeto (ETP) é uma descrição narrativa dos

produtos, serviços ou resultados a serem entregues por um projeto. Para projetos
internos, o responsável inicial ou patrocinador do projeto fornece a especificação do
trabalho com base nos requisitos das necessidades dos negócios, produtos ou
serviços. Para projetos externos, a especificação do trabalho pode ser recebida do
cliente como parte de um documento de licitação, (por exemplo, uma solicitação de
proposta, solicitação de informações ou solicitação de licitação) ou como parte de
um contrato. A ETP informa o seguinte:
 Necessidade de negócios. Uma necessidade de negócios de uma organização
pode ser baseada numa demanda de mercado, avanço tecnológico, requisito
 legal, uma regulamentação governamental, ou uma consideração ambiental.
Normalmente, a necessidade de negócios e a análise de custo benefício estão
contidas no business case para justificar o projeto.
 Descrição do escopo do produto. A descrição do escopo do produto
documenta as características do produto, serviço ou resultados que o projeto
deverá criar. A descrição deve documentar também a relação entre os
produtos, serviços ou resultados sendo criados e a necessidade de negócios
que o projeto abordará.
 Plano estratégico. O plano estratégico documenta a visão estratégica, as
metas e objetivos da organização e podem conter uma especificação de
missão de alto nível. Todos os projetos devem estar alinhados com o plano
estratégico da sua organização. O alinhamento com o plano estratégico
garante que cada projeto contribua para os objetivos gerais da organização. ”

Dessa forma a especiação do trabalho deve relacionar toda a análise com a

estratégia da empresa, corroborando a justificativa da execução do
empreendimento.

Fatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais da empresa, são os aspectos não formais que podem impactar
na evolução do projeto como um todo. Esses fatores são diferentes dos itens que
estão relacionados a normas e procedimentos que estão formalizados e podem ser
comprovados. São fatores que não estão descritos e não podem ser usados como
argumentos formais para tomada de decisões em ações. São, entretanto, igualmente
importantes.

Podemos citar alguns exemplos de fatores ambientais da empresa como:

 Hábitos locais – O Brasil é um país com vários países dentro dele, isso se dá
pelo seu tamanho e pela sua colonização ter acontecido com influências de
várias culturas. Então podemos entender que em cada região os hábitos
podem influenciar os calendários do projeto por exemplo. Gosto de citar um
cenário onde algumas festas tem impacto diferentes em algumas regiões do
Brasil. Imagine o impacto em feriados e dias que comumente são entendidos
pela comunidade local como dias não úteis, independente de haver a
formalização do feriado. Imagine eventos como carnaval, festa junina,
acontecendo no Rio de Janeiro, Pernambuco e Blumenau. Qual o impacto no
calendário de disponibilidades dos integrantes da equipe de projeto nessas
datas e nesses locais?
 Influências religiosas – Assim como os hábitos locais, a religião pode
influenciar o comportamento dos integrantes da equipe de um projeto e
devem ser igualmente tratados com respeito e atenção, para não gerar
problemas e conflitos desnecessários que podem comprometer o andamento
do projeto;
 Empresas multinacionais – Essas empresas, embora operem na nossa região,
trazem hábitos de sua matriz que devem ser considerados para evitar que
 representem impacto negativo no projeto;
 Origem da instituição – Instituições privadas têm um ritmo e forma de lidar
com problemas, instituições públicas têm outro ritmo e forma diferenciada
de lidar com questões. Da mesma forma uma ONG (Organização não
Governamental), por ter objetivos diferentes de instituições privadas ou
públicas, tratam suas questões de forma diferente.

Há outros aspectos que podem e devem ser considerados como fatores ambientais
da empresa, mas todos eles têm a ótica de cuidar dos pontos não formais da
instituição, que normalmente poderiam não ser considerados.

Partes interessadas

O cuidado e a atenção com as partes interessadas no projeto têm tomado grande

importância no trato dos projetos. Isso se deve ao fato das partes interessadas no
projeto serem o motor das necessidades do projeto. O relacionamento com as
partes interessadas é um aspecto tão relevante na gestão do projeto, que o PMBoK
tem um capítulo só para tratar desse assunto.
Há 4 processos relacionados a gestão da expectativa das partes interessadas:
 Identificar as partes interessadas - Identificar as partes interessadas é o
processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar
ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto, e
analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses,
nível de engajamento, interdependências, influência, e seu impacto potencial
no sucesso do projeto. O principal benefício deste processo é que ele permite
que o gerente de projetos identifique o direcionamento apropriado para
cada parte interessada ou grupo de partes interessadas.

 Planejar o gerenciamento das partes interessadas - Planejar o

Gerenciamento das Partes Interessadas é o processo de desenvolver
estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes
interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do
projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto
potencial no êxito do projeto. O principal benefício desse processo é o
fornecimento de um plano claro e de interação com as partes interessadas
do projeto para que apoiem os interesses do projeto.

 Gerenciar o engajamento das partes interessadas - Gerenciar o engajamento

das partes interessadas é o processo de se comunicar e trabalhar com as
partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas, abordar
as questões à medida que elas ocorrem, e promover o engajamento
apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de
todo o ciclo de vida do projeto. O principal benefício deste processo é que ele
permite que o gerente de projetos aumente o nível de apoio às partes
 interessadas e minimize a sua resistência, ampliando de maneira significativa
as chances de êxito do projeto.
 Controlar o engajamento das partes interessadas - Controlar o engajamento
das partes interessadas é o processo de monitorar os relacionamentos das
partes interessadas no projeto em geral, e ajustar as estratégias e planos
para o engajamento das mesmas. O principal benefício desse processo é a
manutenção ou aumento da eficiência e eficácia das atividades de
engajamento das partes interessadas à medida que o projeto se desenvolve e
o seu ambiente muda.

Documentação inicial

Os documentos iniciais para que o um projeto se inicie foram mencionados nos

tópicos anteriores, mas de qualquer forma, o que eles buscam é contextualizar um
grupo de documentos que mostra o projeto com toda sua complexidade e vende o
projeto para as partes interessadas. Um projeto precisa de apoio e esse apoio não é
só do patrocinador ou sponsor do projeto, o apoio é necessário em todos os níveis
da empresa, assim como é necessário apoio e comprometimento de todos os
stakeholders pelo projeto. Lembramos que partes interessadas são todos aqueles
que de alguma forma impactam ou são impactados positivamente ou negativamente
pela execução do projeto, ou pelo produto do projeto.

Entre os documentos que compõem o conjunto de documentos de um projeto

temos:
 Business case;
 Análise GUT;
 Análise SWOT;
 Análise de viabilidade técnica e financeira;
 Estudo de caso;
 Estudo de cenários;
 Algum normativo que justifique a necessidade do projeto;
 Outros documentos que podem incrementar a venda do projeto na
instituição.

Termo de abertura do projeto (entradas, ferramentas e saída)

O Termo de Abertura do Projeto, é o documento que formaliza o início de projeto e

traz outras informações que irão nortear a execução do projeto. Se formos avaliar
com mais detalhes, veremos que esse documento sempre existiu, mas nem sempre
era formalizado em um documento. Pensem bem e tentem lembrar de quantos
empreendimentos já foram autorizados por um e-mail, dizendo “OK”, ou um “Pode
Tocar”, falado na fila do cafezinho!!! Da mesma forma depois do projeto estar em
andamento, pode haver comentários do tipo “não foi bem isso que você me falou “,
ou “não foi isso que entendi”.
A ideia do termo de abertura, é ser um documento que gere essa autorização, para
se iniciar um projeto e também não deixar dúvidas sobre alguns aspectos como a
justificativa, o conteúdo do projeto, estimativas, equipe, premissas, restrições, etc...
O termo de abertura deve reunir algumas informações mínimas, mas essas podem
variar de acordo com a empresa, as necessidades do negócio, cultura da instituição,
etc. Devemos lembrar que a gestão de projetos, deve sempre respeitar as
necessidades do projeto, sem ter a rigidez de um padrão metodológico rígido. Então,
todos os documentos elaborados devem atender às necessidades do projeto.
A recomendação é que o termo de abertura tenha alguns elementos básicos que
são:
 Contextualizar o problema – que em alguns templates podem estar descritos
como Justificativa, ou demanda do projeto;
 Solução – uma vez apresentado um problema, temos que ser capazes de
apresentar uma solução. Em alguns templates de termo de abertura, podem
ser chamados de objetivo do projeto, escopo para atendimento a demanda,
ou algo parecido;
 Estimativas – uma vez que existe concordância que há um problema para ser
tratado e a solução parece adequada, precisamos estimar os principais
recursos para realizar esse projeto, essa estimativa não deverá ser exata, até
mesmo porque, nesse momento, não foram feitos estudos profundos, e sim
levantamentos preliminares sobre o projeto. Então essas estimativas deverão
ser centrais permitindo variações para cima e para baixo, ou estimativas
balizadoras, estimando limites inferiores e superiores. Esses recursos são:
o Estimativa financeira – um valor estimado para a realização do
projeto (Ex : de $1.500 K e $2.000 K, ou em torno de $1.700 k);
o Estimativa física – um tempo estimado para realização do projeto (Ex.
de 6 a 9 meses, ou em torno de 7 meses).
 Equipe – é necessário estimar também uma equipe que deverá ser alocada
ao projeto. Dado que não há um padrão para esse e os demais documentos
de gestão de projetos, estes deve ser feito de maneira que fique
suficientemente claro para quem vai ler e aprovar o documento. Neste
momento declare quantas pessoas se estima que devam ser alocadas no
projeto, se trabalharão em part time ou full time. Se você já tem os nomes
dos integrantes da equipe, ou se irá colocar somente o perfil profissional
necessário (Ex. Analista financeiro Pleno). Enfim é necessário qualificar os
membros necessários para compor a equipe do projeto;
 Premissas e restrições – A ideia de listar premissas e restrições é
entendermos que precisamos assumir algumas verdades para que o projeto
ocorra, já que o ambiente de projeto é formado por incertezas o tempo todo.
Da mesma forma, combinamos que há alguns limites para atuação do projeto
que não devem ser confundidos com o não escopo. Embora em algumas
instituições se possa encontrar esses dois temas listados no mesmo campo,
as diferenças entre premissas e restrições são:
o Premissas – são verdades que precisamos assumir para realização do
projeto, já que temos muitas incertezas ocorrendo. Um exemplo disso
é quando vamos comprar algo para pagar de forma parcelada, nesse
momento assumimos uma premissa que teremos o dinheiro para
 pagar;
o Restrições – são limites impostos ao projeto, por exemplo uma
limitação de verba, ou tempo para execução do projeto. Não
podemos confundir com não escopo, que embora possa ser um limite,
o não escopo diz o que não será feito (Ex. somente uma área da
empresa). O não escopo pode fazer parte do termo de abertura se for
necessário enfatizar essa informação. No exemplo da premissa da
compra de um bem, uma restrição e ter que pagar a vista quando se
tem limitação de recursos financeiros.

Com esses elementos temos informações para elaborar um termo de abertura e

seguir para aprovação desse documento.
O PMBOK define o termo de abertura como “Desenvolver o termo de abertura do
projeto é o processo de desenvolver um documento que formalmente autoriza a
existência de um projeto e dá ao gerente do projeto a autoridade necessária para
aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto. O principal benefício deste
processo é um início de projeto e limites de projeto bem definidos, a criação de um
registro formal do projeto, e uma maneira direta da direção executiva aceitar e se
comprometer formalmente com o projeto.” Ele pode ter os seguintes itens, mas não
se limita a estes citados:
 Finalidade ou justificativa do projeto;
 Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados;
 Requisitos de alto nível;
 Premissas e restrições;
 Descrição de alto nível do projeto e seus limites;
 Riscos de alto nível;
 Resumo do cronograma de marcos (milestones);
 Resumo do orçamento;
 Lista das partes interessadas;
 Requisitos para aprovação do projeto (ou seja, o que constitui o sucesso do
projeto, quem decide se o projeto é bem sucedido e quem assina o projeto);
 Gerente do projeto, responsabilidade, nível de autoridade designados;
 Nome e autoridade do patrocinador ou outra(s) pessoa(s) que autoriza(m) o
termo de abertura do projeto;