Organização do Arquivo

Dossier Azul Dossier Vermelho

Administrativo Contabilidade

Ordem de Arquivo: Ordem de Arquivo:

A– COMPRAS (APROVISIONAMENTOS) D02 - Contas Periódicas
A03 – Tabelas de Preços Peças Contabilísticas e Relatório do Período
A04 – Compras – Contratos de Fornecimento C10 – Facturas de Compras diversas
A05 – Armazém Compras C20- Compras Mercadorias
- Stocks críticos C30- Activos Tangíveis/Intangíveis
- Lista de Inventário C12- Bancos
- Listagem do Ponto de Encomenda C33-Facturas de Vendas de Mercadorias /Serviços
A09 – Estatística de Compras C40- Obrigações Fiscais
C50- Operações diversas
B - BIBLIOTECA C60- Salários
B04 – Livros Obrigatórios C66 - Amortizações
B99 - Notícias (c/ respectivo parecer) C70- Custo das vendas
C – CONTABILIDADE C97 - Apuramento dos Resultados
C001 - Livros Obrigatórios C98 – Encerramento das Contas
C01 - Declarações Periódicas e Impostos C99 - Repartição dos custos
C0001 – Documentos Contabilísticos
- - Matriz de Repartição de Encargos Exemplo de organização dos diários:
C03 – Auditorias e Conferências Separador Mês / Separador Diário / Diário / Documentação (1)
- Conciliações de Contas (1) A documentação, devidamente referenciada, deve ser
- Relatório de Auditoria arquivada por ordem numérica crescente

F – FINANCEIRA
F01 – Projecto de Investimento (Plano de negócio)
F04 – Financiamentos CRIAR UM SEPARADOR OU NOVA PASTA
Financiamentos Bancários
Contrato de Factoring
F05 – Leasing e ALD DOSSIER FISCAL
Leasing Mobiliário
Leasing Imobiliário Obrigações Declarativas
Leasing Operacional IVA
F06 – Seguro de Crédito IRPS
F99 – Financeira Diversos IRPC
Câmbios INSS
G – ADMINISTRATIVO GERAL Òbrigaçoes de Pagamento
G99 – Diversos IVA
Arquivo de Correspondência Emitida IRPS
I – PATRIMÓNIO (IMOBILIÁRIO) IRPC
I01 – Viaturas (factura e ficha de imobilizado) INSS
I02 – Edifício e Instalações (factura e ficha imobilizado)
I03 – Máquinas e Ferramentas (factura e ficha imobilizado) Obrigaçoes Contabilistas
I04 – Mobiliário e Decoração (factura e ficha imobilizado) Balanacetes de 12 meses
I05 – Informática (factura e ficha de imobilizado) Balancete de Regularizaçoes
I06 – Manutenção (factura e ficha de imobilizado) Balancete Final
I07 – Incorpóreo e Financeiro (factura e ficha imobilizado) Mapa de amortizações
I09 – Imobilizado Diverso (factura e ficha de imobilizado) Mapa de provisões / Perdas de Imparidade
I99 – Diversos Mapa de combustível
- Mapa de Controlo
Demonstrações Financeiras
J – JURÍDICA Balanço
J01 .- Contencioso Demonstraçoes de Resultados
Demonstraçoes de de Fluxos de Caixa
O – ÓRGÃOS SOCIAIS E PARTICIPAÇÕES Demonstraçoes de Variações de Capital
O01 – Pacto Social e Registos
Constituição da Sociedade
- Ficha de Identificação da empresa e Pacto Social Anexo:
- Declaração de Início de Actividade Encerramento de Contas
- Pedido de Certificado de Admissibilidade Acta de Aprovação de contas
Pedido de NUIT
- Pedido de Registo na Conservatória
- Segurança Social
O99 – Diversos

P - PESSOAL
P01 – Processo Individual
Contrato de Trabalho
Curriculum Vitae
P03 – Formação
P06 – Sindicatos
P07 – Segurança Social
P08 – Serviço Social / Medicina / Higiene e Segurança
P09 – Estatísticas
Balanço Social
Mapa de Férias
P99 – Diversos / Ambiente

Q – QUALIDADE E ORGANIZAÇÃO
Q01 - Manual da Qualidade / Processo

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Q03 – Manual de Procedimentos
Selecção de Fornecedores
Selecção de Clientes
S – SEGUROS
S01 – Seguro Pessoal
S02 – Seguro Transporte
S03 – Seguro Equipamento, Edifício e Instalações
S05 – Seguro Viaturas
S09 – Seguro Outros
S10 – Seguro de Crédito
T – TÉCNICA / PRODUÇÃO
T01 – Dossier de Produto (Fichas técnicas)
T09 – Estatística de Produção
V – VENDAS E MARKETING
V03 – Estudo de Mercado
V05 – Orçamentos/Consultas/Encomendas
V06 – Armazém de Expedição
V08 – Agentes e Vendedores (Comissões)
V10 – Contratos de Venda / Contrato de Royalties
V99 – Diversos
Crédito Documentário ou Carta de Crédito