Este documento discute como reduzir a evasão de trainees no programa da ENGETOP - Empresa Júnior de Engenharia Civil da UFBA. Ele analisa as principais causas da evasão, como a falta de conhecimento sobre o funcionamento da empresa e a sobrecarga de atividades. Também propõe soluções como apresentar melhor o programa trainee antes da seleção e aumentar o tempo do programa para diminuir a carga. O objetivo é formar mais membros capacitados e qualificados para a empresa.
Descrição original:
TCT ENGETOP
Título original
TCT - ENGETOP - Como reduzir a evasão de trainees durante o Programa Trainee
Este documento discute como reduzir a evasão de trainees no programa da ENGETOP - Empresa Júnior de Engenharia Civil da UFBA. Ele analisa as principais causas da evasão, como a falta de conhecimento sobre o funcionamento da empresa e a sobrecarga de atividades. Também propõe soluções como apresentar melhor o programa trainee antes da seleção e aumentar o tempo do programa para diminuir a carga. O objetivo é formar mais membros capacitados e qualificados para a empresa.
Este documento discute como reduzir a evasão de trainees no programa da ENGETOP - Empresa Júnior de Engenharia Civil da UFBA. Ele analisa as principais causas da evasão, como a falta de conhecimento sobre o funcionamento da empresa e a sobrecarga de atividades. Também propõe soluções como apresentar melhor o programa trainee antes da seleção e aumentar o tempo do programa para diminuir a carga. O objetivo é formar mais membros capacitados e qualificados para a empresa.
TRABALHO DE CONCLUSO TRAINEE Como reduzir a evaso de trainees durante o Programa Trainee
Trabalho de Concluso Trainee apresentada ENGETOP como requisito de concluso do Programa Trainee. O trabalho aborda uma temtica abrangente em relao Empresa.
Orientador: Ricardo Mota
ENGETOP Empresa Jnior de Engenharia Civil da UFBA Salvador, 2013 2
RESUMO
Com o objetivo em ter uma ENGETOP - Empresa Jnior de Engenharia Civil da UFBA ainda mais fortalecida, que contribua ainda mais com o desenvolvimento da sociedade e dos prprios alunos do curso. Este trabalho aborda a importncia em ter um Programa Trainee efetivo em relao evaso dos trainees, analisando as causas que levam os trainees a desistirem de entrarem na ENGETOP e propondo solues em que reduza a evaso de trainees dispostos e com grande potencial para fazer a diferena dentro da empresa.
INTRODUO Em qualquer empresa jnior, no nada fcil ter uma equipe formada por membros dispostos e capazes de ter uma vivncia empresarial, realizando projetos e servios na rea de atuao da empresa, visando desenvolvimentos pessoais, profissionais e colaborando para o crescimento da sociedade por meio de servios com custo abaixo e de qualidade no mercado. Atualmente, a ENGETOP esta em pleno crescimento em diversos sentidos como: complementando com competencia a formao de futuros engenheiros por meio da realizao servios de alto padro para a sociedade em geral e a oportunidade de uma vivncia empresarial. Um membro da ENGETOP tem a caracteristica de ser inquieto, levando-o a querer sempre alcanar novos patamares e para isso se deve sempre vencer novos obstaculos. Um destes obstaculos que este trabalho ir abordar fazer uma anlise e propor possveis solues para a formao de mais membros capacitados no Programa Trainee vigente hoje na empresa mostrando a importancia de reduzir a evaso dos trainees para ter ainda mais membros qualificados para exercer qualquer funo para que com isso a ENGETOP se torne um referencial.
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DESENVOLVIMENTO
ANLISE ATUAL SOBRE A FORMAO DE MAIS MEMBROS NA ENGETOP PELO PROGRAMA TRAINEE: visivel que a empresa atualmente consegue oferecer um grande diferencial na parte gerencial, realizao de projetos e vivencia pessoal para quem passa pelo Programa Trainee e depois se torna membro da empresa. Porm um dos probelmas que aflinge a empresa atualmente conseguir ter um Programa Trainee efetivo em relao evaso dos trainees tendo em vista que h alguns semestres o programa sempre tem um indice de evaso muito grande e a principio praticamente nada esta sendo feito de diferente para modificar esta realidade. Durante a ralizao de Projetos Fcticios e as Tarefas Trainees visivil que diversas pessoas demonstraram vontade em fazer parte da empresa mostrando diversas caracterisicas que a ENGETOP espera de um trainee, como: vontade em aprender, espirito inovador, determinao em realizar projetos de qualidade entre outras. Mas por alguns motivos a ENGETOP perdeu estas pessoas no decorrer do programa e se as mesmas optassem por ir ate o fim teriam com certeza sido efetivadas com um bom desempenho. Pesquisas foram feitas pela propria empresa e foi percebido que o nmero minimo de membros seria 23 (vinte e trs) para um bom funcionamento, mas atulmante s tem 20 membros, prejudicando a capacidade produtiva. Claro que no devemos nos limitar a 23 membros tendo em vista que mais membros significa muito para qualquer empresa jnior, pois poder contribuir para a formao de mais Engenheiros e poder oferecer mais servios sociedade de baixo custo podendo com este dinheiro ser reinvestido na empresa com capacitaes e na propria estrutura fsica.
EVASO NO PROGRAMA TRAINEE: CAUSAS E SOLUS Por estar vivenciando o atual Programa Trainee, questionrios e conversas com os ex-trainees e trainees, outras empresas jnior de engenharia, ex-membro e diretores da empresa podemos neste estudo formular as principais causas que esto levando a grande evaso dos trainees, analisar e propor ideias que poder solucionar estes probelmas se colocada em prtica com eficiencia. 1 - DESCONHECIMENTO DO FUNCIONAMENTO DO PROGRAMA TRAINEE E DA EMPRESA 6
Causa: Foi percebido que praticamanete todos os trainees que se interessaram em participar do processo seletivo da ENGETOP no tinha conhecimento de como realmente o funcionamento da ENGETOP e nem do seu Programa Trainee que ele estava prestes a participar caso seja selecionado nas duas fases (dinmica e entrevisa). Logo na segunda semana quando j so trainees comeam a perceber que a ENGETOP muito mais sistematizada do que imaginavam e que devem cumprir prazos, horrios e que deve aceitar esta sendo sempre cobrado. Este fato leva os trainees logo nas primeiras semanas do programa a desistirem, pois perceberam que entrou em uma organizao que no conheciam e que no conseguiro se adequar seja porque no o seu perfil, no esto preparados para ser cobrado, etc. Soluo: natural que ao entrar em um programa/curso deva-se conhecer como ser o seu funcionamento, cronograma e objetivos do mesmo. E percebe-se que os trainees entram desinformados. Com isso, uma soluo para a reduo do distanciamento dos trainees, que muito provavelmente iriam desistir do programa, seria uma prvia apresentao do funcionamento do programa e da prpria empresa, com uma viso global de todos os processos, antes da primeira fase de seleo. Dessa maneira, os interessados teriam uma nova viso sobre a empresa e no correriam o risco de fazer uma escolha desinformada. Esta apresentao no demandaria muito tempo, e o principal benefcio seria que a empresa ao todo sairia ganhando, pois sabido que h sobrecarrega da empresa quando se coloca vinte e sete trainees, como foi o caso deste semestre, em uma empresa que s tem apenas 20 membros, j que os membros ficam com muitos projetos para corrigir, tarefas para gerenciar e associar com a realizao de projetos para os clientes. Para complementar esta apresentao, os futuros trainees deveriam ter acesso a um arquivo com o Contedo Programtico de todo o programa, detalhando, na medida do possvel, todos os projetos, tarefas e eventos que fossem realizados. 2 SOBRECARGA DE INFORMAES E ATIVIDADES PARA REALIZAR EM UM ESPAO DE TEMPO CURTO Causa: Quando perguntado aos trainees e ex-trainees: Em algum momento do PT voc sentiu vontade de desistir do mesmo?, o resultado mostrou que 88,9% responderam que Sim. J quando questionado Quais as razes para pensar em desistir?, os mesmos 88,9% responderam que No estava 7
conseguindo dividir meu tempo entre ENGETOP, faculdade e outras atividades. Como visualizado na pesquisa, h uma sobrecarga de atividades para serem feitas na empresa e em paralelo com o curso, desmotivado o trainee em persistir no programa, mesmo sabendo que a ENGETOP pode proporcionar muito benefcios. Anlise: Qualquer coisa que estamos dispostos a aprender tem que ser prazerosa, caso no seja se torna muito mais difcil adquirir determinado conhecimento ou ate impossvel (insuportvel), mesmo tendo a conscincia que aquelas informaes so importantes para o seu futuro profissional. Hoje o Programa Trainee vive esta realidade, pois h uma sobrecarga de informaes em um pequeno espao de tempo para assimilar e, no lugar de testar os conhecimentos adquiridos pelos trainees no decorrer das atividades, se testa a resistncia dos mesmos.
Aumentar o tempo do Programa Trainee no significa afroux-lo ou formar trainees despreparados para ingressar na empresa, pois, com um maior tempo, os trainees poderiam se desenvolver ainda mais, realizando tarefas mais produtivas, projetos com maior qualidade e manter um bom desempenho acadmico. Atualmente na empresa existem membros que realizam at trs projetos praticamente ao mesmo tempo. Embora muitos questionem se o aumento do tempo de durao do programa formaria membros preguiosos, aprender deve ser algo prazeroso e, alm disso, quando se est aprendendo algo, como o caso de projetos, tem-se a necessidade de um tempo para aprender e conseguir assimilar tudo, o que no se pode comparar com um membro que possua a audcia supracitada (realizao de trs projetos simultneos), haja vista que o mesmo muitas vezes j possui o conhecimento necessrio e est aplicando-o de forma mecnica, mesmo estando ciente que cada projeto um novo desafio. Para conseguir entregar os projetos no prazo, muitos trainees acabam realizando parte dos projetos friamente porque outros trainees/membros disseram que era de determinada maneira e, infelizmente, acabam deixando de lado a parte de entender o porqu. Aumentar o Programa Trainee com certeza ficar mais desgastante para a empresa j que reduz a capacidade produtiva, porm os benefcios so inmeros com j citado acima, e, alm disso, inmeras Empresas Jnior conseguem se adequar, como o caso da EletroJr, em que o programa dura quinze semanas e a TMJr. (quarto meses). Soluo: 8
Determinar a durao de um programa trainee no nada fcil, j que deve preciso levar em considerao a necessidade que o estudante tem para associar faculdade e empresa. Se a empresa quer formar trainees realmente capacitados, j que atualmente alguns membros no sabem o mnimo sobre alguns projetos, ela deve repensar a carga massiva de projetos e trabalhos, dada o tempo escasso para concretiz-los. Com isso, podemos perceber que o tempo do programa trainee curto para estes fatores analisados e que o tempo do mesmo deve ser aumentado, mas isso deve ser testado e analisado nos prximos programas, para que se consiga chegar a um tempo ideal, levando em considerao as edies anteriores. Um ponto muito questionado pelos trainees que, antes de terminar um projeto, j h outro na caixa de e-mails para comear a fazer. Uma soluo para este problema seria ter um espao de tempo entre um projeto e outro para os trainees poderem aliviar a sobrecarga. 3 - OS TRAINEES NO CONSEGUEM SE ORGANIZAR Causa: Organizar o tempo algo indispensvel na vida de qualquer pessoa. Alguns conseguem com facilidade, outros nem tanto. Soluo: A ENGETOP vive esta realidade dos seus trainees e membros no conseguirem se organizar na realizao de tarefas. Este fator um dos que influencia diretamente a to frequente desistncia. Diversas empresas jniores oferecem minicursos sobre Gerenciamento de Tempo com especialistas para os trainees e membros aprenderem a conseguir organizar o tempo. A ENGETOP poder conseguir parcerias com especialistas nesta rea (professores da UFBA) para oferecer o minicurso gratuitamente ou em ultimo caso, o minicurso seria pago com um valor acessvel a todos os membros e trainees. Estes minicursos devero acontecer no incio de todo programa trainee para os estudantes no passagem por dificuldades supracitadas. No dever ser algo obrigatrio, mas a DRH deve incentivar todos a fazer, tendo em vista a real necessidade.
4 - HORRIOS INAPROPRIADOS PARA REUNIES E SPPs 9
Causa: Um fator muito questionado pelos trainees foi os horrios das SPPs, j que algumas chegam a serem finalizadas s 22 horas, tornando a dinmica inacessvel para muitos trainees, j que alguns moram em outras cidades ou em localidades distantes, necessitando usar o transporte pblico, o que torna este horrio perigoso, alm do fato de ficar o dia todo na universidade ser muito desgastante. Soluo: Conseguir um horrio, que no seja a noite, compatvel para todos os membros e trainees impossvel durante a semana, j que os horrios de aulas so variados. Levando em considerao estes fatores, pode-se perceber que o melhor a se fazer ter SPPs aos sbados pela manh ou tarde.
5 - A ENGETOP DEVE SE TORNAR CADA VEZ MAIS ATRATIVA
Causa: A ENGETOP a cada ano est dando passos mais largos, pois tem membros que se dedicam causa. Mas os estudantes do Curso de Engenharia Civil vislumbram entrar em uma empresa que tenha reas de atuao ainda mais prxima da Engenharia. Soluo: Esses so motivos que levam vrios trainees a no se motivarem a permanecer no programa e que deve ser levado em considerao. Contudo, a ENGETOP est no caminho certo com o novo ciclo 2014-2016 viso de se tornar uma empresa slida no mercado em que h atuao com projetos ainda mais complexos e, para isso, o Comit de Inovao est estudando as novas reas de insero, as quais esto ainda mais prximas da Engenharia Civil, como Projetos Estruturais e de Fundaes, Anlises Patolgicas Vistorias entre outros. 6 DRH DEVE SEMPRE SE PREOCUPAR E AGIR SOBRE A EVASO DOS TRAINEES
Causa: Estudos sobre o programa com nfase na evaso praticamente no existem, o que leva sempre a uma recalcitrncia de erros nos programas subsequentes. Soluo: 10
Tendo conscincia da importncia do tema abordado neste trabalho, indispensvel que, em todo programa trainee, DRH elabore relatrios que mostrem a real situao do programa, utilizando-os na melhoria dos prximos. Pontos fundamentais que os relatrios devem conter: Motivos pelos quais os trainees decidiram sair da empresa, melhorias que os trainees apresentam em conversa com a DRH, pontos relevantes que os Tutores apresentam a DRH, anlise final sobre o programa na viso da DRH entre vrios outros pontos.
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CONCLUSO Pela anlise realizada, pde-se perceber que o programa trainee consegue agregar muito para quem passa por ele, mas no se deve submeter- se ao conformismo e achar que o atual modelo deve continuar igual, pois se deve sempre esta procurando problemas e visualizando possveis solues. Perder um trainee praticamente o mesmo que perder um membro, logo podemos perceber que a empresa deve dar uma maior ateno ao programa, na inteno de no perder futuros membros dispostos a alcanar novos patamares junto empresa. Desta forma, espera-se, com este trabalho, ter contribudo com informaes que torne os prximos programas trainees ainda melhores.
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CONSIDERAES FINAIS Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a todos que se mostram dispostos em contribuir para realizao deste trabalho, principalmente aos ex- trainees e atuais trainees que esto vivenciando o tema abordado neste trabalho e tiveram o maior prazer em responder diversos questionamentos vislumbrando ter uma ENGETOP ainda melhor. Trabalhando no decorrer do Programa Trainee, tive a oportunidade de vivenciar uma grande experincia ao lado de vrios trainees comprometidos e com grande potencial para fazer a diferena na ENGETOP, mas que desistiram no decorrer do programa. Com isso, senti a necessidade em oferecer uma contribuio empresa por meio deste trabalho, visando conservar futuros membros dispostos a desenhar novas perspectivas na empresa.
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REFERNCIAS Este trabalho foi realizado com base em conversas com os ex-trainees e os atuais, Diretores, ex-membro da empresa e Diretores de Recursos Humanos das empresas juniores EletroJr e TM Jr. Alm disso, foi enviado um questionrios via e-mail para os ex-trainees e os atuais trainees pontuando perguntas de grande relevncia.