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2 O PROCESSO DE ORGANIZAR
Organizar o processo de dispor qualquer coleo de recursos em uma estrutura,
classificao ou ordem. Como em todas as funes da administrao, organizar um processo
de tomar decises. As decises de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades a pessoas e
estabelecer mecanismos de comunicao e coordenao.
As principais etapas do processo de organizar so:
1. Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados;
2. Dividir o trabalho, de acordo com os critrios mais apropriados para a realizao dos
objetivos;
3. Definir as responsabilidades pela realizao do trabalho;
4. Definir os nveis de autoridade;
5. Desenhar a estrutura organizacional.
3 DIVISO DO TRABALHO
Diviso do trabalho o processo por meio do qual uma tarefa dividida em partes, cada
uma das quais atribuda a uma pessoa ou grupo de pessoas. A diviso do trabalho permite s
organizaes realizar objetivos complexos, como montar equipamentos de grande porte,
fabricar produtos em grande quantidade e atender a diferentes tipos de clientes, em diferentes
localidades.
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Em todas as organizaes existe diviso de trabalho. Uma barraca na feira, ou uma
pizzaria, permite observar que os funcionrios se especializam em tarefas distintas, como
prestar o servio, atender aos clientes nas mesas, cuidar do suprimento de mercadorias e
cuidar do caixa. Nas grandes organizaes, como as cadeias de pizzarias, bancos ou
companhias areas, h grande quantidade de pessoas especializadas em realizar essas e
muitas outras tarefas.
O trabalho a ser realizado dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critrios
que sejam mais apropriados para a realizao dos objetivos. Os blocos de trabalho podem ser
chamados de departamentos, sees, setores, etc. Cada unidade de trabalho realiza uma parte
do trabalho total, que necessria para a realizao dos objetivos. importante ressaltar que
todas as unidades de trabalho devem ser coordenadas, de forma a conseguir resultados
harmnicos em funo dos objetivos propostos. Vejam o exemplo abaixo:
OBJETIVO: Organizao de
um evento comemorativo
do turismo local
Grupo 1 Equipe
executiva e de
informtica
Grupo 2 Divulgao
do evento e venda de
inscries
Grupo 3 Equipe
encarregada da parte
social
4 DEFINIO DE RESPONSABILIDADES
Depois de definidas as unidades de trabalho, as responsabilidades so definidas.
Responsabilidades so as obrigaes ou deveres das pessoas pela realizao de tarefas ou
atividades. O conjunto das tarefas pelas quais uma pessoa responsvel, chama-se cargo.
Normalmente, um departamento um agregado de cargos. No entanto, como acontece em
organizaes de pequeno porte, um departamento pode corresponder a um nico cargo. Os
cargos tm ttulos que identificam a tarefa principal (ou profisso) do ocupante: secretria,
professor, diretor, etc. O contedo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades
(tambm chamadas de funes do cargo) que o ocupante deve desempenhar.
Veja como ficou a definio de responsabilidades do exemplo relativo organizao do
evento (o exemplo apresentado meramente ilustrativo para facilitar a compreenso).
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Coordenador geral
Do evento
Secretria
Aux. De secretaria
Programador
Publicitria
Agentes de mercado
Colunista
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5 AUTORIDADE
Depois de dividir o trabalho, preciso atribuir autoridade a pessoas ou a unidades de
trabalho. Autoridade (a rigor, autoridade formal) o direito legal que os chefes ou gerentes
tm de dirigir ou comandar o comportamento dos integrantes de suas equipes, chamados
subordinados,
colaboradores
ou
funcionrios,
dependendo
do
tipo
de
organizao.
(Subordinado uma palavra que est caindo em desuso, por ter conotao negativa). A
autoridade significa tambm o poder de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. A
autoridade a contrapartida da responsabilidade. Como os gerentes tm responsabilidade pelo
desempenho de outras pessoas, as organizaes do-lhes autoridade sobre essas mesmas
pessoas.
A atribuio de autoridade implica dois conceitos fundamentais do processo de
organizao: hierarquia e amplitude de controle. Veja a figura abaixo:
Coordenador geral
Do evento
HIERARQUIA
Secretria
Aux. De secretaria
Programador
Publicitria
Agentes de mercado
Colunista
AMPLITUDE DE CONTROLE
HIERARQUIA
A autoridade divide-se verticalmente, em nveis. As pessoas que esto em determinado
nvel tm autoridade sobre as que esto no nvel inferior. Inversamente, em qualquer nvel, as
pessoas tm responsabilidade e prestam contas para as que esto acima (ou reportam-se para
as que esto acima). Essa disposio da autoridade em nveis chama-se hierarquia ou cadeia
de comando. A quantidade de nveis chama-se nmero de escales hierrquicos.
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AMPLITUDE DE CONTROLE
Em qualquer nvel, cada gerente tem determinado nmero de pessoas que se reportam a
ele, pessoas que podem estar agrupadas em conjuntos de cargos ou outros departamentos. O
nmero de pessoas subordinadas a um gerente define a amplitude de controle, ou amplitude
de comando, desse gerente. A amplitude de controle, normalmente, no padronizada. Em
muitas organizaes, o nmero de pessoas que trabalham para cada gerente muito variado.
Outra deciso importante do processo de organizar a definio da amplitude ideal de controle
a quantidade de pessoas que um chefe consegue administrar eficazmente.
6 CENTRALIZAO E DESCENTRALIZAO
Outra importante deciso que precisa ser tomada, no processo de organizao, o grau
de centralizao ou descentralizao de autoridade. Uma organizao em que a autoridade est
concentrada em uma pessoa, ou em poucas pessoas, uma organizao centralizada. Uma
organizao na situao oposta, em que o poder de deciso est distribudo, descentralizada.
A autoridade descentralizada por meio do processo de delegao.
Por meio da delegao, os ocupantes de determinados cargos transferem parte de suas
atribuies e sua autoridade para os ocupantes de outros cargos. A delegao pode alcanar
apenas tarefas especficas ou um conjunto de tarefas. Tanto a centralizao quanto a
descentralizao apresentam vantagens e desvantagens. A centralizao produz uniformidade e
controle. A descentralizao estimula a autonomia e possibilita melhor aproveitamento do
potencial das pessoas.
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7 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ORGANOGRAMA
A estrutura organizacional mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas,
como indivduos e como integrantes de grupos. Alm disso, a estrutura organizacional mostra a
comunicao entre as pessoas e os grupos. A estrutura organizacional um conceito,
Linhas de comunicao
cadeia de comando
Autoridade
hierarquia
Comunicao
as
linhas
que
ligam
os
retngulos
mostram
tambm
sua
rgo de
assessoria
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a. As ligaes hierrquicas devem ser apresentadas atravs de linhas cheias, no
sentido vertical ou horizontal, conforme a disposio do grfico;
b. As ligaes funcionais ou tcnicas devem ser feitas utilizando-se as linhas
interrompidas tracejadas, no sentido vertical ou horizontal, levando-se em
considerao o posicionamento do grfico.
4. Devem ser evitadas abreviaes e siglas. O leitor descobrir o uso correto no momento
da elaborao do organograma. No aconselhvel a utilizao de folha separada para
detalhamento das expresses utilizadas no grfico, pelo simples fato de se prejudicar o
processo de leitura e interpretao.
5. A linha de coordenao (horizontal) no deve ligar uma unidade outra pelo meio do
retngulo. A figura abaixo (incorreta) pode permitir concluses de subordinao da
unidade C unidade B e desta unidade A.
E, sim, com a linha horizontal passando por cima e estabelecendo a ligao vertical,
dando a idia de coordenao, conforme figura abaixo: