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Módulo 2 Características Dos Documentos PDF
Módulo 2 Características Dos Documentos PDF
Mdulo
2 Caractersticas dos Documentos
Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira
Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares
Enap, 2015
2.1 Valor.............................................................................................................................. 5
2.2 Provenincia.................................................................................................................. 8
2.3 Organicidade................................................................................................................. 8
2.4 Unicidade...................................................................................................................... 8
2.5 Indivisibilidade............................................................................................................. 8
2.6 Confiabilidade............................................................................................................... 8
2.7 Autenticidade................................................................................................................ 9
2.8 Acessibilidade................................................................................................................ 9
2.1 Valor
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Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto
facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razo, ou seja,
informar aos servidores do rgo sobre o ponto facultativo. Esse o seu valor
primrio. Um fim administrativo.
Todo documento nasce com valor primrio, mas com o passar do tempo ele perde esse valor,
ele prescreve administrativamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente
se ele possuir valor histrico para a instituio.
No caso desse memorando, uma vez informado para todas as reas o assunto sobre o qual
trata, ele no precisar ser guardado para sempre, por no possuir um valor secundrio ou
histrico para a instituio.
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c) Valor histrico: quando temos um documento que representa um
acontecimento, fato ou situao relevante para a histria do rgo e da
sociedade, bem como os de grande repercusso nos meios de comunicao.
O valor secundrio ou histrico refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os
quais os documentos foram criados. Um documento com valor histrico considerado como
fonte de pesquisa e conta a histria e evoluo do rgo com o passar do tempo.
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Ainda explorando as caractersticas dos documentos, encontramos
tambm os seguintes atributos: provenincia, unicidade, organicidade,
indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade glo.
2.2 Provenincia
2.3 Organicidade
2.4 Unicidade
U - Cada documento nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias
em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, pois o conjunto
de suas relaes com os demais documentos do grupo singular.
2.5 Indivisibilidade
2.6 Confiabilidade
8
2.7 Autenticidade
2.8 Acessibilidade
Quando ouvimos falar de gnero, logo nossa mente remete aos gneros masculino e feminino,
que se diferenciam pela forma, certo?
Pois bem, quando falamos sobre gnero na gesto documental tambm estamos representando
o documento de acordo com a sua forma, que tambm pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gneros documentais bastante diferentes entre si, como o
documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. J
o segundo constitudo de imagens e registros sonoros.
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Conhea alguns tipos de gneros documentais:
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2.10 Quanto espcie
a diviso documental de gnero que rene tipos documentais pelo teor dos fatos. As
espcies documentais, portanto, podem ser definidas em razo da natureza dos atos que
lhes deram origem.
Atos de ajuste: acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal
ou municipal) parte. Exemplos: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste).
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2.12 Quanto natureza do assunto
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Quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam, para sempre, essa
classificao. A partir da data de produo do dado ou informao, a classificao perdura por:
Esse prazo poder ser prorrogado uma vez, por igual perodo.
- 15 anos, no mximo, se secreto;
- 5 anos, no mximo, se reservado.
Legislao
Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor
e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
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