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Módulo 2 - Características Dos Documentos PDF
Módulo 2 - Características Dos Documentos PDF
Módulo
2 Características dos Documentos
Brasília - 2015
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira
Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
© Enap, 2015
1 Introdução.................................................................................................... 5
2 Valor............................................................................................................. 5
4 Quanto ao gênero......................................................................................... 9
5 Quanto à espécie........................................................................................ 11
8 Referências Bibliográficas............................................................................ 14
Módulo
2 Características dos Documentos
1 Introdução
2 Valor
5
Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto
facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razão, ou seja,
informar aos servidores do órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor
primário. Um fim administrativo.
Todo documento nasce com valor primário, mas com o passar do tempo ele perde esse valor,
ele prescreve administrativamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente
se ele possuir valor histórico para a instituição.
No caso desse memorando, uma vez informado para todas as áreas o assunto sobre o qual
trata, ele não precisará ser guardado para sempre, por não possuir um valor secundário ou
histórico para a instituição.
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c) Valor histórico: quando temos um documento que representa um
acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e da
sociedade, bem como os de grande repercussão nos meios de comunicação.
O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os
quais os documentos foram criados. Um documento com valor histórico é considerado como
fonte de pesquisa e conta a história e evolução do órgão com o passar do tempo.
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3 Os Atributos dos Documentos
Proveniência
Organicidade
Unicidade
U - Cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias
em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o conjunto
de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.
Indivisibilidade
Confiabilidade
Autenticidade
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se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de
confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Acessibilidade
4 Quanto ao gênero
Quando ouvimos falar de gênero, logo nossa mente remete aos gêneros masculino e feminino,
que se diferenciam pela forma, certo?
Pois bem, quando falamos sobre gênero na gestão documental também estamos representando
o documento de acordo com a sua forma, que também pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gêneros documentais bastante diferentes entre si, como o
documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. Já
o segundo é constituído de imagens e registros sonoros.
Além desses, também são exemplos de gêneros para gestão documental: documentos
cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos e micrográficos.
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Conheça alguns tipos de gêneros documentais:
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5 Quanto à espécie
É a divisão documental de gênero que reúne tipos documentais pelo teor dos fatos. As
espécies documentais, portanto, podem ser definidas em razão da natureza dos atos que
lhes deram origem.
Atos de assentamento: são aqueles que se destinam ao registro. São documentos que
contêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de
infração.
Atos de ajuste: acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal
ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste).
6 Quanto ao Tipo
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7 Quanto à natureza do assunto
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Quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam, para sempre, essa
classificação. A partir da data de produção do dado ou informação, a classificação perdura por:
Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.
- 15 anos, no máximo, se secreto;
- 5 anos, no máximo, se reservado.
Legislação
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor
e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
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8 Referências Bibliográficas
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