TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO INTEGRADO AO ENSINO MÉDIO

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

GABRIEL DA CRUZ FERREIRA

GUILHERME BARBOSA SILVA
GUILHERME FRANÇA DE ARAÚJO
MATTHEW ROGNER BISAN
VICTOR PANSANI

PRAIA GRANDE - SP
JUNHO/2018
 GABRIEL DA CRUZ FERREIRA
GUILHERME BARBOSA SILVA
GUILHERME FRANÇA DE ARAÚJO
MATTHEW ROGNER BISAN
VICTOR PANSANI

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado à Etec de Praia Grande,
do Centro Estadual de Educação
Tecnológica Paula Souza, como
requisito para a obtenção do diploma
de Técnico de Nível Médio em
administração sob a orientação da(s)
Professora(s) Lucian Santos de
Oliveira Leandro e Diego Gonçalves
de Jesus.

PRAIA GRANDE - SP
 DEDICATÓRIA

Espaço para que o(s) autor(es) preste(m) homenagem a alguém

 AGRADECIMENTOS

O(s) autor(es) pode(m) redigir um texto agradecendo àqueles que contribuíram na

elaboração do trabalho.
 EPÍGRAFE
Epígrafe é a transcrição de um pensamento, seguida de indicação de autoria,
relacionada com a matéria tratada no corpo de trabalho. É transcrita sem aspas e
deve seguir as mesmas normas da dedicatória e do agradecimento, podendo o texto
ser alinhado à direita.
Exemplo:

Por trás de um grande sucesso existe sempre uma grande equipe.

Claudiney Ribeiro
 RESUMO

Trata-se de uma apresentação concisa dos aspectos mais relevantes de um texto,

ou seja, deve apresentar-se como uma síntese objetiva e clara do conteúdo e das
conclusões do trabalho. No resumo devem ser contemplados: a natureza do
problema estudado, material e métodos utilizados, os resultados mais significativos e
as principais conclusões. Redigir o resumo, de maneira preferencial na 3ª pessoa do
singular com verbo na voz ativa, em parágrafo único e conter no máximo 500
palavras. Após o texto do resumo, deixar duas linhas em branco e inserir as
palavras-chave (elemento obrigatório, em negrito), ou seja, palavras que identificam
a essência do trabalho para indexação, por assunto, nas bibliotecas (mínimo de 3
máximo de 5 palavras).

Palavras-chave:
ABSTRACT
 LISTA DE TABELAS

Nenhuma entrada de índice de ilustrações foi encontrada.

 LISTA DE GRÁFICOS

Nenhuma entrada de índice de ilustrações foi encontrada.

 LISTA DE FIGURAS

Nenhuma entrada de índice de ilustrações foi encontrada.

 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

(TIRAR AS BORDAS DA TABELA DEPOIS QUE CONCLUIR O TRABALHO)

 SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO......................................................................................................12
2. TEMA: PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS..........................15

2.1.2 OBJETIVO ESPECÍFICO........................................................................17

2.2 PROBLEMATIZAÇÃO...................................................................................19
3. A ORGANIZAÇÃO DE EVENTO E SUA EVOLUÇÃO DENTRO DA
ADMINISTRAÇÃO......................................................................................................22
3.1 A ASCENÇÃO DA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS.....................................23
4. ESTUDOS DAS VERTENTES QUE COMPÕEM A ADMINISTRAÇÃO.............25
5. PESQUISA DE CAMPO.......................................................................................36
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................49
 12

1. INTRODUÇÃO
A organização de eventos está presente no cenário empresarial e corporativo, assim
como está na vida cotidiana das pessoas que criam eventos no âmbito familiar.
Logo, é possível considerar que este ramo da administração é relevante para o alvo
de estudos, pois é uma prática que não tem apenas fundamentos em conteúdos e
teorias acadêmicas, mas sim da consciência intuitiva das pessoas, de planejar,
organizar e executar.
Dessa forma, conseguimos determinar a importância dos eventos, já que envolve
diversas áreas da administração, e suas matrizes estão relacionadas com pontos
que são relevantes em seu planejamento, e que determinam diretamente o seus
resultados, por causa de sua respectiva influência, ou seja, a responsabilidade sobre
a obtenção dos resultados depende diretamente da forma que o evento é idealizado,
por parte da equipe e assessores que se incluem no processo.
No ponto de vista geral, a organização é muito complexa e apresenta contrapontos,
conceitos que demandam um alto nível de conhecimento técnico das áreas, como a
logística e a gestão de pessoas, que são muitas vezes ignoradas por tratar-se de
áreas avançadas da administração, e não ficam tão claras para serem utilizadas, por
isso, é considerado o esclarecimento dessas ferramentas, visto que os problemas
podem ser solucionados a partir da boa utilização das mesmas, e com isso surge a
hipótese de se juntar os aspectos mais relevantes na organização de um evento.
 13

1. QUEM SOMOS?

1.1 NOME DA EQUIPE

OGHMA INFINIUM

1.1.1 DEFINIÇÃO DO NOME DA EQUIPE

A inspiração do nome OGHMA INFINIUM, vem da expressão em Latim “AD
INFINIUM” que significa “ao infinito” ou “infinito”, que faz uma alusão a algo
grandioso.
“OGHMA” por parte disso, vem do nome de uma divindade na mitologia Irlandesa,
que enfatizava em sua representação, a habilidade de fala, linguagem, eloquência, e
aprendizado.

1.2 SLOGAN
“O conhecimento ao seu alcance”

1.3 MISSÃO, VISÃO E VALORES

Missão: A equipe Oghma Infinium almeja transmitir o conhecimento correto,
agindo com ética e responsabilidade social, gerando valores e credibilidade.

Visão: Ser reconhecida como uma equipe de excelência, por proporcionar um

trabalho de qualidade, sendo inovadora em suas propostas e práticas.

Valores:
 Segurança e confiabilidade;
 Responsabilidade e comprometimento;
 Qualidade nas atividades realizadas;
 Disciplina e organização efetiva dentro da equipe;
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1.4 LOGOTIPO

1.4.1 LOGOTIPO EM NEGATIVO

1.4.2 DEFINIÇÃO DO LOGOTIPO

O logotipo foi produzido com um tom de azul-mar em degradê, que retira
o foco sólido do logo, dando um toque estético, porém, sofisticado.
A cor foi escolhida como forma de retratar a cor principal do curso, além
de representar sabedoria.
Escolhemos retratar o leão como forma de representar liderança e
respeito dentro da equipe, além de ser um símbolo de excelência.
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2. TEMA: PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

2.1 OBJETIVOS

2.1.1 OBJETIVO GERAL

Na administração, se encontram diversas áreas que são essenciais para

uma gestão eficiente. Tratando-se de eventos, são notadas algumas questões
administrativas, que correlacionam com a gestão deste tipo de projeto. Visto que,
a clareza na compreensão destes itens apontados irá proporcionar bons
resultados quando aplicados na organização de um evento, reduzindo a
possibilidade de falhas e problemas em sua gestão.
Um evento de grande magnitude possui um alto nível de complexidade no
seu desenvolvimento, assim como os de médio ou pequeno porte, pois ambos os
tipos necessitam de uma base organizacional que varia de acordo com os
aspectos levantados na elaboração da ideia, portanto, foram apontados tópicos
com maior relevância para o auxílio do planejamento organizacional.
A administração e seleção de pessoal trata-se da área que cuida da
seleção de pessoas responsáveis pela gestão do evento, em todas as suas
divisões, desde equipe administrativa, até responsáveis por equipamentos e
equipes paralelas presentes no evento. Estas pessoas irão colaborar para que o
evento seja realizado com sucesso sem demais desavenças.
O orçamento é a área responsável por todos os valores investidos na
realização do projeto, que no caso, serão levados em conta desde o início, e se
possível uma otimização. Inicialmente serão analisados os investimentos como, a
locação do espaço e, dependendo da estimativa de pessoas presentes será
necessário um espaço especifico para a ocasião. A princípio, esse poderá ser o
maior investimento para um evento, caso a empresa realizadora já possuir um
espaço propício e disponível em suas dependências, os custos de local poderão
ser reduzidos, considerando apenas, água e energia, que serão gastos inclusos
em qualquer local. Outro tópico, também muito importante, será o orçamento dos
colaboradores, que irão atuar dentro do evento, como por exemplo, a Segurança
do local; envolvendo policiais, bombeiros ou guardas para prevenção de certas
situações, fazendo com que o evento seja bem supervisionado. Equipe de
Limpeza; que será encarregada de zelar pelo ambiente, criando um local
agradável para a permanência dos visitantes, no caso, de um espaço físico.
Equipe Médica; que estarão de prontidão caso seja necessário, com a função de
cuidar dos participantes e visitantes em determinadas situações. Dependendo do
evento, também será necessário a presença de equipes de decoração entre
outros.
 16

Será levado em conta também os equipamentos que poderão ser

requisitados de acordo com o tipo do evento. Em geral, o orçamento também
será algo que auxiliará na diminuição dos custos do evento.
O sistemas e métodos de organização serão analisados os métodos de
organização e administração de acordo com o objetivo principal do projeto, pois
as necessidades, propostas e ideias são relevantes neste momento. O
empreendedorismo também é algo fundamental na organização de um evento,
pois ao visar o lucro de algo, deve-se pensar no seu investimento inicial, além de
seus custos e gastos, presentes durante todo o processo, porém, existem
diversas formas de empreender dentro deste projeto organizacional, desde
investimentos de empresas e colaboradores, até mesmo patrocinadores que
buscam ampliar sua marca e imagem de alguma forma.
Na gestão de qualidade, será analisado a qualidade de um produto ou
serviço apresentado durante o projeto, quando essa, atende às necessidades de
seus clientes de forma agradável. Além disso, cada pessoa tem uma visão
diferente no momento de comprar um produto ou desfrutar de um serviço, e isto
deve ser levado em conta, pois, estarão baseadas naquilo que aprenderam, nas
suas expectativas e também em suas necessidades, que poderão ser distintas. E
haverá a necessidade de suprir ou superar estas mesmas expectativas, na busca
de satisfazer os convidados e visitantes do evento, expandindo sua abordagem
de uma forma não massiva.
A Logística consiste em atividades associadas à movimentação eficiente
de produtos acabados, desde o final da linha de produção até o consumidor e em
alguns casos, consiste na movimentação de matéria-prima da fonte de
suprimentos até o início da linha de produção. Essas atividades incluem
transportes, armazenamento, manuseio de materiais, embalagem, pacote,
contido de estoques, escolha de localização de plantas e armazéns, o
processamento de ordens, as prevenções de ordens e os serviços dos clientes.
O marketing é onde serão encaminhadas as ideias de promoção e
divulgação do evento, e por ser uma área de muita importância dentro da
desenvoltura do projeto, pois boa parte do retorno do evento dependerá do
Marketing aplicado no mesmo. Os métodos devem ser analisados a partir da
ocasião e planejamentos do evento, buscando o máximo de alcance, do público
alvo até a organização.
O planejamento estratégico é uma competência da administração que
auxilia gestores a pensar no longo prazo de uma organização. Alguns itens e
passos cruciais para o plano estratégico são: missão, visão, objetivos, metas,
criação de planos de ação e seu posterior acompanhamento. Devem ser
colocados em pauta os métodos utilizados para alcançar os objetivos e metas
estabelecidos para a ideia do projeto, buscando o máximo de resultados
possíveis com o melhor desempenho possível.
A contabilidade e análise de custos é a área da contabilidade que trata
dos gastos ocorridos na produção de bens ou serviços. De uma forma mais
 17

técnica, pode-se definir como o registro contábil das operações de produção da

empresa, através das contas de custeio. Seu principal objetivo é na apuração
dos custos dos produtos e/ou serviços vendidos e deve ser uma ferramenta de
apoio à tomada de decisão, em especial na empresa. Ela se encontra dentro de
um escopo maior de estudo da Contabilidade Geral, que é a ciência que utiliza
uma série de técnicas e cálculos para manter um controle do patrimônio de uma
empresa. Independentemente se você sabe como fazer ou não, precisa
apresentar detalhes da evolução patrimonial e financeira da sua empresa ao
longo dos anos. Normalmente esse cálculo e demonstrativo é feito pelo seu
contador, mas não faz mal algum entender e ficar por dentro do assunto. Serão
listados todos os tipos de custos que influenciarão na realização e
desenvolvimento do projeto, desde o início, pois ao final, os custos presentes,
podem influencias no preço final e na estimativa de lucro do evento.
A pesquisa de mercado é feita para saber a influência, mercado e a
satisfação dos clientes, é definido um problema ou um objetivo para que seja
analisado e apresentado para a administração. É usado para ver como o
mercado funciona e como a empresa está sendo representado no mercado.
Também é utilizado após a utilização ou presença para ver como o cliente ou
espectador gostou do produto ou apresentação.
Na Comunicação não importa qual o ramo ou segmento de uma empresa,
ela cria um bom no ambiente de trabalho, algo que é de suma importância. A
mesma é responsável por transmitir mensagens claras, com o objetivo de
aprimorar a rotina de trabalho, é através dela que poderá ser desenvolvido um
bom evento, desde se comunicar com fornecedores até com o próprio mercado
consumidor.
A consultoria tem como objetivo buscar para dentro da organização a
experiência, os conhecimentos e a ajuda de consultores que trarão mais chances
de sucesso para as tomadas de decisões, garantindo informações adequadas
aos responsáveis pela gestão em busca de uma alta performance dentro do
mercado, mantendo-o em destaque no mesmo. Sendo um meio eficaz para
alcançar os objetivos.

2.1.2 OBJETIVO ESPECÍFICO

A organização de eventos dentro da administração é o processo de
planejamento e idealização de uma cerimônia, festival, festa, convenção ou
competição, visando promover algo ou alguém. Ela tem como seu principal
objetivo, a atração de novos clientes para um produto, empresa ou serviço, ou
fidelização dos mesmos. Essa área inclui: Definição de objetivo do evento,
Estimativas, equipamentos, decisão de datas, seleção e reserva de locais,
aquisição de autorizações e licenças, coordenação de transporte, divulgação,
etc. Dependendo da magnitude e do objetivo do evento, pode incluir: promoção
de oradores e alternativos, decoração (como: mesas, cadeiras, tendas, estandes,
 18

toalhas, etc.), apoio de segurança (policiamento, bombeiros e médicos),

profissionais de limpeza e até mesmo alimentação. A seguir, serão apresentados
alguns tópicos importantes para o planejamento, um dependerá da análise do
outro, sendo moldados em uma espécie de sequência, pois dessa forma,
ajudarão a concretizar suas ideias.
A definição de objetivo é o primeiro passo a se fazer na realização do
evento é a escolha de um tema ou objetivo, no caso, a ideia principal que o
mesmo irá abordar, como uma festa, show, eventos de promoções, de
arrecadações, ou até mesmo uma exposição ou apresentação de novos produtos
e serviços. O objetivo e o tema do evento serão a base de toda a realização, pois
ele dará o ponto de partida de sua ideia, e dela, será moldada completamente as
propostas para o evento desejado. Inicialmente, qualquer tema escolhido,
necessitará de uma organização elaborada especialmente para aquela ideia,
porém, a base da organização de eventos, será semelhante.
As estimativas serão as encarregadas de fazer a analise de todos os
possíveis tópicos que serão utilizados durante a organização. A princípio, deve-
se fazer uma estimativa de quantas pessoas irão estar presentes no evento, que
lhe ajudará a ter uma base de que meios utilizar em seu evento, e como
comporta-las e supri-las de forma adequada. Também será feita uma estimativa
de tempo, no caso, a duração do evento, levando em consideração seu início e
termino, com isso, podendo-se programar as atrações presentes no evento. A
estimativa deverá ser usada como uma forma de estudar oque será necessário
para a realização do evento com sucesso, de uma forma confortável e atrativa ao
público.
Os equipamentos também são uma parte de extrema importância, pois
eles lhe auxiliarão de todas as formas no evento. Dependendo do tipo de evento
escolhido, necessitará de tipos específicos de equipamentos, como por exemplo,
um evento de música, que utiliza equipamentos de som como: Microfones, caixas
de som, instrumentos, iluminação, etc. Além disso, os equipamentos utilizados,
necessitarão de uma equipe competente para a operação destes materiais, com
funções separadas e exclusivas para aquele equipamento, que caso contrário,
poderá acarretar em irregularidades e falhas apresentadas no equipamento e no
evento. Outros tipos de eventos como os mais incomuns, poderão utilizar
equipamentos diferentes, que algumas vezes necessitarão de uma
especialização ou estudo para sua utilização, como por exemplo, mesas
eletrônicas, ou painéis digitais, que necessitem de um operador.
As decisões de datas e horários do evento, poderão influenciar
diretamente na sua realização, deve-se escolher uma data propicia para que os
visitantes estejam disponíveis e dispostos a se dirigirem ao local, uma data mal
planejada, poderá trazer imprevistos e um baixo rendimento lucrativo. Muitos
planejadores preferem realizar os eventos em finais de semana, porém devem
ser estudadas as previsões de tempo de acordo com o dia e horário. Algo que
também pode auxiliar no planejamento, são as escolhas de datas
 19

comemorativas, que em certos tipos de eventos, serão procurados de imediato,

como por exemplo, festas comemorativas, que tem uma grande margem de
busca em muitas regiões do Brasil.
A aquisição de autorizações e Licenças necessárias devem ser
previamente adquiridas, com antecedência da data estipulada, para que seja
possível evitar qualquer tipo de imprevisto e desavença em seu decorrer. O
Alvará de Realização será disponibilizado pela prefeitura da região, porém com
um prazo de entrega, normalmente alto. A documentação obrigatória é relativa
quanto ao local, número de convidados e até se haverá menores na sua festa ou
no evento. Por exemplo, se houver menores de 18 anos, você precisará de um
alvará para entrada e permanência de menores desacompanhados de pais ou
responsáveis legais no local do evento.
Já para tirar o licenciamento do evento você certamente vai precisar de
documentos como o contrato e certificado da empresa de segurança contratada
com as medidas a serem adotadas pela mesma, medidas de limpeza que serão
feitas, contrato de locação do local (se for privado), termo de responsabilidade
devidamente preenchido e assinado, cópia de comunicação à Polícia e ao Corpo
de Bombeiro da sua cidade e Laudo Técnico de Segurança, acompanhado da
Anotação de Responsabilidade Técnica.
A Divulgação é um dos tópicos mais importantes para um evento é a sua
divulgação, que lhe auxiliará muito no alcance do seu público alvo, pois de nada
adianta organizar e planejar seu evento da melhor maneira possível se o público
alvo não sabe da sua existência. Saber como fazer a divulgação de eventos da
melhor forma é um ponto muito importante para a qualidade de um evento. É
importante notar que diferente de grandes empresas e marcas, eventos
científicos não chamam seu público através de publicidade e propaganda em
meios de massa. A divulgação é sempre muito dirigida para um público
específico por isso é necessário ter uma estratégia bem definida para que sua
mensagem chegue às pessoas certas. Existe uma gama de formas de realizar a
divulgação, como apresentação em rádios, televisão, jornais. Porém, a mais
popular dos últimos tempos, são as redes sociais, como Facebook, Twitter,
WhatsApp, Youtube, entre outros. Pelo fato delas possuírem um grandioso
alcance, podem gerar também um alto retorno.

2.2 PROBLEMATIZAÇÃO
“Organização ou má organização e a relação com os clientes”
A falta de organização é fácil ser observada em eventos que são feitos com
pouco tempo de organização, pois são muitas áreas envolvidas para se
desenvolver em pouco tempo. E esse tipo de evento acaba fazendo mal para a
imagem de organizações e instituição, pois acaba sendo um fracasso e
espantando clientes e patrocinadores.
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Já a má organização vem da falta de comunicação entre áreas ou entre

empresas e geralmente é entre empresas, pois á organização do evento é
terceirizada e a comunicação entre as empresas e acaba sendo fora do
esperado, e a equipe da empresa fica despreparada frente à situação que são
expostos.
Para os microempreendedores, pequenas e medias empresas que não
possuem nome no mercado quando fazem um evento poucas pessoas que
podem se tornar clientes vão, a imprensa está presente porem os artigos que são
publicados não tem o espaço necessário e a empresa, organização e instituição
ficam apagadas entre as outras.
Porém quando o evento tem uma ampla divulgação, a empresa acaba se
destacando no local no evento e acaba se espalhando.

- Como organizar um evento bem sucedido que possa beneficiar a empresa e

os clientes?

2.2.1 HIPÓTESE
Visto que para a elaboração de um evento que alcance as metas e
objetivos almejados, nota-se de imediato que o auxilio do “Ciclo PDCA”, do inglês
“Play/Do/Check/Action” que significa “Planejar, executar, verificar e agir”, se torna
essencial para que tudo ocorra como esperado.
Há uma vasta gama de empresas que utilizam o método de promoção de
eventos para trazer clientes para a sua organização, porém, não sabem como
planejar, organizar e executar, e o projeto acaba dando errado.
A criação de um manual que em forma de passo a passo abrange
métodos de planejamento e execução de um evento bem sucedido, é o ideal
para suprir o que empresas e instituições buscam, para a promoção de sua
marca, venda de seus produtos e melhorias na relação empresa – cliente.
A leitura e entendimento do mesmo, tornaria a criação de um evento algo
mais acessível para quem nunca trabalhou na área, além de explicar suas
vantagens e possibilidades.

2.3 JUSTIFICATIVA
A organização de eventos é uma ferramenta utilizada desde pessoas físicas
até pessoas jurídicas, onde ambas possuem objetivos diferentes de acordo com
a sua realidade. Podendo trazer diferentes resultados, levando em conta seu
planejamento, aplicação e desenvolvimento.
Sobre sua importância, o evento poderá retornar em reconhecimento, que
terá influência direta nos futuros planos, pois a coloca num patamar diferente no
quesito de notoriedade.
 21

Um evento bem organizado tem uma melhor recepção para criticas, além de
que é uma grande oportunidade de se apresentar novas ideias. Um evento mal
organizado pode denegrir parte da imagem. Subentende-se que, fato dos
eventos serem bem divulgados está relacionado com a intenção de atingir novos
objetivos, além de superar os anteriores. A mídia é também uma peça chave
para a circulação em massa, pois proporciona não somente benefícios, para os
profissionais envolvidos, mas também da região em que ela acontece.
Conclui-se então que, para se realizar um evento de grande magnitude, é
essencial uma organização que seja capaz de lidar com isto, tomando o que for
proposto, viável e benéfico para as condições dispostas no momento.
 22

3. A ORGANIZAÇÃO DE EVENTO E SUA EVOLUÇÃO DENTRO DA

ADMINISTRAÇÃO
A organização de eventos aparenta ser uma área nova no mundo da
administração, muitos ainda enxergam como apenas uma vertente ou
ramificação da mesma, onde se é utilizado como principais ferramentas: gestão
de tempo, contabilidade, logística etc.
Esse pré-conceito sobre essa área acaba diminuindo-a, tirando do patamar
de importância que ela realmente merece.
Podemos definir um evento como um grupo de pessoas reunidas para
realização de alguma atividade. E desde os primórdios da vida humana, esse tipo
de atividade pode ser identificado, como por exemplo, os Gregos, que foram os
criadores do primeiro calendário de competições esportivas, e o primeiro evento
promovido que rendeu um grande público, tratando dos jogos olímpicos de 776
a.C. Também podemos citar Roma, e as lutas de gladiadores no Coliseu, onde
promoviam os embates, com foco no entretenimento e lazer da população
romana.
Entretanto, se formos mais a fundo os homens da caverna, que de maneira
imperceptível ou não, onde marcavam o dia e como ir caçar determinado animal,
já era uma forma de organizar um acontecimento, um evento. Foi possível ver
através dos estudos arqueológicos, nas pinturas antigas que de fato existia essa
preocupação para se organizar para realizar a caça com excelência. É possível
citar também os povos indígenas, onde para cada comemoração, era preciso
todo um ritual, uma pré-organização.
Sendo assim, a partir do momento em que se pôde ver os primeiros traços do
que chamamos de sociedade, onde as pessoas precisavam se reunir por algum
motivo, e por conta da frequência desses encontros, foi preciso criar normas e
padrões a ser seguidos, e a partir daí que nasceu os primeiros eventos, com
suas próprias singularidades. Foi na China do século XII a.c. que surgiu um dos
documentos mais antigos que o mundo conhece, no qual trata sobre cerimoniais,
nessas cerimônias, alguns padrões são conhecidos como uma forma de evento,
como exemplo, o Egito antigo, onde os faraós eram enterrados em pirâmides e
havia todo um ritual por trás disso.
Dentre tantos fatos históricos que evidenciam a organização de eventos em
nossa história. Foi no século XIX que o inglês Thomas Cook, que fazia parte de
uma organização de abstêmios batistas, (que realizava diversas reuniões com
seus membros em povoados diferentes), em uma de suas viagens, percebeu que
havia uma ferroviária que transportava poucos passageiros, vendo isso, Cook foi
até o dono da ferrovia e propôs que ele baixasse o valor da passagem, em troca
ele colocaria 500 passageiros nos seus trens. Em 1841, Thomas Cook levou 500
pessoas para um evento usando a estratégia dos trens.
Partindo dessa ideia de levar pessoas de um lugar para outro, para participar
de alguma reunião, atividade etc, surgiram os primeiros centros de convenções.
 23

Ou seja, a organização de eventos vem nos acompanhando, de maneira

sorrateira, e só veio ganhar importância maior para estudos a partir do século
passado, junto com o advento da administração e suas ferramentas.
Sendo assim, a organização de eventos vem crescendo, ganhando cada vez
mais ferramentas que a auxiliam na hora de exercer suas atividades,
proporcionando resultados diferentes, de maneiras alternadas.

3.1 A ASCENÇÃO DA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

A organização de eventos é realizada e feita desde a pré-história, porém sua
ascenção só começou a partir da evolução da administração em si, pois as
ferramentas utilizadas são as mesmas, porém, focada em atingir e realizar o que
o público alvo deseja.
Essa evolução começou a partir do Egito antigo, onde os escribas faziam
cálculos de quanto cada pessoa iria consumir, e onde seria o local mais
adequado para realização desta festa.
A partir da idade média, onde ocorriam festas dadas pelos reis e nobres, já
era possível observar logística e administração de recursos para transporte de
comidas, e bebidas de outros reinos ou comunidades, pois assim saberiam
quanto de comida e bebida seria necessário para alimentar os convidados, e com
o estudo do público alvo é possível saber quem irá comparecer, e o
entretenimento necessário para os convidados, pois cada público tem uma
preferência.
Desde a revolução industrial, a organização de eventos começou a tender
para um lado mais corporativo, onde era feita para apresentar novos produtos,
tanto para outras empresas quanto para público selecionado, sendo utilizado os
recursos de tempo, orçamento, disponibilidade de funcionários e produto, já que,
é necessário a apresentação, explicação, controle de qualidade e método de
produção.
Já na década de trinta, a organização de evento se dividiu em duas, sendo
assim a organização de eventos empresariais e organização de eventos para
pessoas físicas. Onde a organização de evento empresarial e corporativa
começou a ser feita internamente e externamente, sendo que internamente são
feitos os show cases, onde é apresentado novos protótipos de produtos e
serviços para os funcionários e presidentes, Já nos eventos de confraternização
que além de apresentar produtos, os funcionários fazem networks, e seus
comportamentos são analisados pelos profissionais de gestão de pessoas. Os
eventos externos são feitos para o público em geral, onde clientes fidelizados são
chamados para ver em primeira mão os produtos que podem vir a ser lançados,
além de ver a qualidade e preços, e expor para a mídia especializada que tem a
função de gerar expectativas no público alvo.
 24

Já a organização de eventos para as pessoas físicas, começou a ficar

popular durante essa data, pois foi quando começou os bailes e festas de
casamento, onde várias pessoas de classe média alta e da alta classe faziam
seus eventos, a partir disto foi criada várias empresas que realizam esses tipos
de eventos, e um cargo que está em ascensão, que são os promoters de
eventos. Essas empresas e organizações utilizam de muitas ferramentas como
orçamento, logística, gestão de pessoas, contabilidade, etc.
Porém, atualmente as empresas antes de abrirem suas portas, aplicam a
analise SWOT, pois com a grande quantidade desses tipos de empresa é
necessário que haja inovação, e tenha o menor preço, pois a concorrência é
grande.
Sendo assim a organização de eventos foi evoluindo com a administração
porém, a partir da década de trinta, a organização de eventos tomou um rumo
diferente, pois, precisava ser focada em um certo tipo de evento, passando ser
aplicada de maneira especifica, pelo fato de existir variações de evento para
evento e não seguir um padrão.
 25

4. ESTUDOS DAS VERTENTES QUE COMPÕEM A ADMINISTRAÇÃO

4.1 COMO AS FERRAMENTAS DO MUNDO DA ADMINISTRAÇÃO AUXILIAM

NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Primordialmente, é necessário entender a maneira que um evento pode se
comportar diante de alguns fatores, estes que cercam desde o seu
desenvolvimento até sua respectiva execução, além dos problemas que podem
emergir de situações adversas,e como as ferramentas utilizadas no mundo da
administração pode auxiliar no processo como um todo.
De maneira simples, pode se dividir então dois cenários distintos de um evento
(planejamento e execução), e seus respectivos problemas.
O planejamento do evento é complexo, e demanda um alto nível de
atenção da equipe em relação aos dados apresentados (orçamento, datas e
pessoas), logo, surge o primeiro aspecto de comportamento, que pode ser visto
na equipe de acessória contratada. A responsabilidade é o que determina se no
momento do desenvolver haverá empenho, para de fato, fazer o evento
acontecer. Portanto, a equipe além de necessitar de uma bagagem acadêmica,
precisa de um controle especial sobre todos os integrantes, para que fique clara a
importância do acontecimento do evento, e seja adquirida a confiança necessária
para realizar as decisões.
Um segundo ponto importante que deve ser observado, é a relação que
há entre os organizadores e o cliente, pois isso proporciona um melhor fluxo de
informações. É claro que, a equipe certamente dá conta de todo este processo, e
em alguns casos não seja necessária a participação do cliente no processo
criativo, visto que se trata de um serviço, e pode ser observado como falta de
competência, a consulta excessiva do cliente para opiniões e decisões. Ainda
sim, é um fator interessante que, se for utilizado de maneira inteligente, pode
proporcionar um destino diferente para o resultado final, atingindo algo positivo e
inesperado e que, a equipe sozinha pode ter menos chance de alcançar.
As maneiras de se estabelecer esta relação com o cliente são diversas, e não são
relevantes para o assunto destacado, mas o que se pode constatar é que, o
cliente pode ajudar muito no desenvolver, estudando o objetivo de uma forma
cruzada e mais intuitiva, fazendo com que os organizadores não tenham tanto
que adivinhar o que mais irá agradar, assim, atingindo o “sonho” do cliente, ou
seja, não se trata de deixar o cliente no comando total da organização, muito
menos apoiar toda a responsabilidade no mesmo, mas sim, criar um consenso e
um diálogo mais aberto, para que ele consiga enxergar no planejamento, o evento
que espera acontecer, eliminando os obstáculos que são visíveis apenas no seu
ponto de vista, sem nem mesmo precisar opinar na decisão dos organizadores de
forma direta.
O comportamento no planejamento, no geral é melhorado de acordo com
a experiência da equipe com eventos anteriores, levando em consideração que
um grupo de profissionais que já abordou temas semelhantes ao desejado, de
 26

fato conseguirá apontar mais imprevistos, mas isto não significa que sem uma
bagagem tão grande no ramo não seja possível realizar o evento com excelência.
O treinamento dos profissionais envolvidos é essencial mesmo para aqueles que
já estão acostumados, e dessa maneira, a certeza de que haja uma melhor
eficiência e/ou eficácia no planejamento é muito maior, além de que, lacunas
podem ser preenchidas dentre as experiências do processo de treinamento, como
por exemplo, a melhoria na sintonia no trabalho como um todo, e deixando o
planejamento cada vez mais livre de problemas e comportamentos indesejados.
Já na execução, surge uma malha muito grande de problemas e variáveis
de comportamento, que vai depender não só do tipo do evento e publico alvo,
mas também dos profissionais específicos que definem toda a execução do
evento, sendo eles uma das peças principais para o acontecimento do tal, como é
o exemplo de evento musical, onde o musico determina em maior parte a
qualidade do que se têm a oferecer no evento, e sua ausência quebra o
planejamento, ou seja, tudo pode ser preparado e organizado da melhor forma
possível, mas a falha do profissional que atua no dia do evento pode
comprometer a nota final para o publico, assim como a responsabilidade dos
desenvolvedores é muito grande para um bom planejamento, também é de
mesma intensidade para os profissionais que irão atuar no dia. Porém, o
comportamento do publico é relevante, pois nem sempre pode ser totalmente
controlado.
Partindo desse ponto, surgem os empecilhos que o próprio publico cria, como filas
em locais inadequados, superlotação e descontentamento com o conteúdo
apresentado, é claro que, tratando-se da superlotação, facilmente pode ser
resolvido pela equipe de organização e staff do evento, com seguranças e
inspetores, mas isso pode causar desconforto no publico de forma indireta,
mesmo que no momento seja explicito que tais medidas tenham de ser tomadas,
as pessoas podem ter o humor alterado por serem convidadas a mudar de lugar
ou mover-se para outro lugar, e ter a breve sensação que aquilo não estava no
planejado, e que o evento está de certa forma, acontecendo na base do
improviso.
O ambiente em questão pode provocar situações como estas, se tudo que
for planejado não for cumprido com clareza, e pode ser evitado com o pessimismo
consciente, imaginando situações que no momento do planejamento, de maneira
ingênua são descartadas por parecerem impossíveis, mas que no final acabam
por acontecer. De fato, não se devem considerar todas as impossibilidades, já
que algumas fogem totalmente do escopo do evento, mas sim, ter um olhar critico
diante das situações imaginadas, logo, o grupo de assessores poderá criar planos
B, fazendo com que, mesmo todo o plano inicial dê errado, o evento consiga ser
realizado na mesma qualidade.
 27

4.2 INFLUÊNCIA QUE UM CONHECIMENTO TÉCNICO TEM NA

ORGANIZAÇÃO DE EVENTO
Seja para os mais experientes, os iniciantes no mercado de trabalho, ou
atuantes do próprio negócio, algo que já é de conhecimento de todos, é que a
competitividade entre as atividades empresariais, se tornam maiores a cada dia, e
manter-se no topo é uma missão na qual existem diversos desafios e obstáculos.
O conhecimento e estudo da sua parte atuante, é algo extremamente
necessário para aqueles que querem melhorar suas atividades cada vez mais, e
alcançar o sucesso, entretanto, mesmo com sua grande dificuldade e
complexidade, é possível realizar este desafio. Ao longo dos anos, diversas
formas e estratégias foram criadas para que se alcançasse o almejado topo, e
manter-se num patamar considerável. Essas maneiras são chamadas
"ferramentas de administração", que são formas de auxiliar todo aquele que
pretende realizar qualquer tipo de função administrativa, sejam elas das mais
simples, até mesmo, as de maior nível de dificuldade.Sabemos também, que o
mundo dos negócios, não é um local estagnado, ele está sempre em constante
atualização e mudança, e se sairá melhor aquele que se adaptar com mais
facilidade aos tipos de mudanças, que poderão estar a caminho.
Em qualquer área da administração, o conhecimento técnico de ferramentas é
uma arma que pode lhe auxiliar de diversas maneiras, pois a área administrativa,
tem uma série de formas consagradas, criadas por teóricos e consultores de
todos os tipos, que estudaram as melhores formas de vencer certos tipos de
obstáculos em várias áreas. Essas formas podem ajudar administradores em
várias etapas de um negócio ou de um plano, da criação de idéias até a gestão. E
mesmo aquele que não tenha frequentado uma faculdade ou possuir um alto grau
de escolaridade, pode testar algumas ferramentas em seus planejamentos.
Porém, é necessário saber usá-las, pois não bastará possuir os meios e formas
existentes dentro da administração, e não saber aplicá-las, além disso, o mau uso
delas, poderá acarretar em uma série de prejuízos para o seu negócio. Essas
ferramentas, podem trazer benefícios em diversos setores empresariais, e dentro
da área de eventos, não será diferente, nela, podemos encontrar uma gama muito
grande de ferramentas administrativas, que poderão ser aplicadas nesta área,
trazendo uma melhora significativa na sua organização e no seu planejamento.
Dentre as ferramentas, se destacam algumas. Essas são ferramentas, que dentro
desta área, podem lhe oferecer um grande auxilio, pelo fato de abordarem e
estudarem os possíveis imprevistos que poderão acarretar alguns problemas
durante o decorrer do processo, e ajudam a vetá-los, de uma forma satisfatória e
sem grandes perdas, analisando os riscos e prioridades. Elas poderão ter uma
grande influência, desde a primeira idéia, até mudanças de planos entre os que
estarão organizando o evento, ou os funcionários que trabalharão para uma
melhor desenvoltura do mesmo. Essas são que serão as mais utilizadas neste
meio de trabalho: Matriz de gestão de tempo, 5W2H, Espinha de Peixe, Matriz
GUT, BCG, SWOT, 70-20-10 e por sua vez, as que mais podem trazer resultados
significativos, na hora de elaborar um evento.
 28

Falaremos então, um pouco sobre cada uma delas, e como aplicá-las de

forma adequada.

4.3 FERRAMENTAS DE ADMINISTRAÇÃO

 Matriz de gestão de tempo:

Quando se trata de ser eficiente, a matriz de gerenciamento de tempo de
Stephen Covey torna fácil descobrir o que você precisa estar fazendo com seu
tempo e atenção. Covey é o autor de Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente
Eficazes e Primeiras Coisas. Nos deparamos então com esses princípios enquanto
estudamos o que separava altamente pessoas produtivas de todos os outros, no
caso, como eles foram capazes de priorizar seu trabalho rapidamente e obter
maiores resultados em uma certa margem de tempo?
Covey então, em seus estudos, descobriu q o tempo deveria ser dividido, em
espécies de quadrantes, no caso: no Quadrante 1, temos itens importantes e
urgentes - itens que precisam ser tratados imediatamente. No Quadrante 2, temos
itens importantes, mas não urgentes - itens que são importantes, mas que não
requerem atenção imediata e precisam ser planejados. Este quadrante é destacado
porque Covey enfatiza que este é o quadrante no qual devemos nos concentrar para
a conquista de metas a longo prazo No Quadrante 3temos itens urgentes, mas sem
importância - itens que devem ser minimizados ou eliminados. Este é o tempo
chamado “sangue suga”, pois segundo ele, o "mau planejamento de sua parte não
constitui uma emergência da minha parte" numa variedade de tarefas. No quadrante
4, temos itens não importantes e também não urgentes - itens que não precisam ser
feitos tão cedo, talvez adicionem pouco ou nenhum valor e também devem ser
minimizados ou eliminados. Estes são frequentemente desperdiçadores de tempo
triviais.
Seguimos então, alguns tipos de exemplos dos quadrantes da Matriz de Gestão
de Tempo:

 Quadrante 1: Importantes e Urgentes

Emergências Familiares Prazos reais e difíceis para projetos importantes. Talvez
não sejam inteiramente racionais, porém suas prioridades permanecem em ordem.

 Quadrante 2: Não Urgente, mas Importante

Revendo sua carreira,manter relações com a família / amigos.
Sua saúde geral é algo que você pode considerar como garantido hoje, e pode não
ver urgência em lidar com isso, mas a longo prazo, sabemos que é de suma
importância. Existem outras coisas importantes, ainda que não urgentes, que se
enquadram neste quadrante também
 29

 Quadrante 3: Urgente, mas não Importante

Telefonemas que estão fora do tópico, e-mails que você tem que responder
imediatamente ou perderá valores.
Outras tarefas “urgentes” que adicionam pouco ou nenhum valor.

 Quadrante 4: Não importante e Não Urgente

Navegação web sem objetivo ou busca importante definida, ver televisão / canais
que não agregam informações importantes.
Claramente, se não é urgente, não é importante e uma perda óbvia de tempo.

 5w2h:
O método 5W2H é uma das ferramentas de gerenciamento mais eficientes e,
curiosamente, uma das mais simples e fáceis de aplicar. A abordagem 5W2H nada
mais é do que um plano de ação qualificado, estruturado e prático, com etapas bem
definidas. Em um universo dinâmico e extremamente competitivo, como os
negócios, tanto as atividades operacionais quanto as comunicações corporativas
precisam ser rápidas e ágeis, erros na transmissão de certas informações podem
gerar muitas perdas. E é precisamente por essa razão que o método 5W2H foi
criado, para garantir que as perdas não ocorram. Ele esclarece completamente
todas as possíveis questões que possam surgir sobre quaisquer processos de
negócios envolvidos em uma empresa. Nos negócios, qualquer iniciativa da
empresa precisa ser planejada com cuidado e estrategicamente para ter sucesso e
se destacar na competição. É com isso em mente que muitas vezes vemos o
surgimento de ferramentas de gerenciamento novas e engenhosas, algumas
relativamente recentes.
A análise 5W2H ajuda a perceber idéias e desenvolver planos de ação. É verdade
que as idéias só se tornam válidas a partir do momento em que são escritas em
papel, e a análise 5W2H é uma ferramenta projetada para organizá-las de maneira
intuitiva e funcional através do uso de uma lista de verificação. A análise 5W2H é
perfeita para projeto, controle de processo e gerenciamento de qualidade, pois
permite ao usuário compreender de forma abrangente e rápida todos os problemas e
etapas envolvidas. A princípio, pode parecer complicado, mas a solução de
problemas 5W2H recebe o nome das iniciais de cada uma das etapas que a
compõem, que, na verdade, são questões relevantes e fundamentais para qualquer
processo de negócios ou plano de ação: What? (Oque?), When? (Quando?), Who?
(Quem), Where? (Onde?), Why? (Por que?), How? (Como?) Howmuch? (Quantos?).
No começo, pode parecer complicado, mas é exatamente o oposto. É chamado
de método 5W2H ou abordar para simplificar como as regras envolvidas em cada
fase de ação do plano ao qual se propõe. Consulte uma tabela abaixo para uma
breve explicação de cada um, na ordem em que devem ser analisados:

-O que? O que será feito? Etapas de ação, descrição.

-Por quê? Por que isso será feito? Justificação, razão.
 30

-Onde? Onde isso será feito? Localização, área.

-Quando? Quando isso será feito? Tempo, datas, prazos.
-Quem? Quem vai fazer isso? Quem é responsável por isso?
-Como? Como será feito? Método, processo.
-Quantos? Quanto custará fazer? Custos ou despesas envolvidos.

Mas é necessário ter em mente esses três tópicos principais:

 O espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas e

não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procure
criar soluções duradouras em vez de paliativas.

 As soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas

possíveis, evitando efeitos colaterais que podem exigir novas ações para
suprimi-los.

 Nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as

diferentes situações analisadas, com opções e escopo de ação crescentes.

 Espinha de Peixe:
Os diagramas de Ishikawa (também chamados de diagramas de espinha de
peixe, diagramas de espinha de peixe, diagramas de causa e efeito ou Fishikawa,
são diagramas criados por Kaoru Ishikawa que mostram as causas de um evento
específico. Os usos comuns do diagrama de Ishikawa são o design de produtos e a
prevenção de defeitos de qualidade, que identificam fatores potenciais que causam
um efeito geral. Cada causa ou motivo da imperfeição é uma fonte de variações e
suas causas geralmente são agrupadas em categorias principais para identificar e
classificar essas fontes de variação.
O defeito é mostrado como a cabeça do peixe, voltada para a direita, com as
causas se estendendo à esquerda como espinha de peixe; as costelas ramificam-se
da coluna vertebral em busca de causas importantes, com sub-ramificações para
causas-raiz, para tantos níveis quanto necessário.
Os diagramas de Ishikawa foram popularizados na década de 1960 por Kaoru
Ishikawa, que foi pioneiro nos processos de gestão de qualidade nos estaleiros da
Kawasaki, e no processo tornou-se um dos fundadores da gestão moderna.
O conceito básico foi usado pela primeira vez na década de 1920 e é
considerado uma das sete ferramentas básicas de controle de qualidade. É
conhecido como um diagrama de espinha de peixe devido à sua forma, semelhante
à vista lateral de um esqueleto de peixe.

A Mazda Motors usou o famoso diagrama de Ishikawa no desenvolvimento do carro

esportivo Miata (MX5).
 31

Figura 1 – Imagem representando um diagrama de espinha de peixe

www.gestaodesegurancaprivada.com.br (2016)

 Matriz GUT:
A Matrix GUT ( Gravidade, Urgencia e Tendencia) é uma ferramenta que auxilia
na priorização de resolução de problemas. A matriz é usada para classificar cada
problema que você considera pertinente à sua empresa do ponto de vista da
gravidade (do problema), da urgência (de resolvê-lo) e da tendência (de se agravar
rapidamente ou lentamente).
Com uma estratégia de matriz GUT, planejamento estratégico ou até mesmo
aplicação junto com ferramentas como análise SWOT, diagrama de Ishikawa ou
ciclo PDCA. Indicamos o uso de uma planilha de priorização de problemas (Matriz
GUT), pois dessa forma você pode ter seus resultados automatizados.

- Como montar a Matriz GUT:

Agora que entendemos o conceito dos atributos de classificação do array GUT,
podemos ver o passo a passo para montar o seu. Este é um exercício para entender
quais são seus principais problemas, por isso precisamos seguir uma abordagem
passo-a-passo para organizar este processo e dar os resultados que você espera:

1°passo - Liste seus problemas;

2°passo - Avalie seus problemas para cada uma das 3 variáveis (Severity, Urgency
and Trend);

3°passo - Faça o ranking dos seus principais problemas (multiplicando as 3 notas);

 32

4° passo - Analise onde estão suas fraquezas (classificando os principais

problemas);

5° passo - Desenvolver planos de ação com prazos e tomadores de decisão para

resolver ou reduzir problemas.

 Matriz BCG:
A Matriz BCG (Boston ConsultingGroup) foi projetada para ajudar no
planejamento estratégico de longo prazo, para ajudar uma empresa a considerar
oportunidades de crescimento revisando seu portfólio de produtos para decidir onde
investir, descontinuar ou desenvolver produtos. Também é conhecida como a matriz
de crescimento / compartilhamento. A matriz é dividida em 4 quadrantes com base
em uma análise de crescimento de mercado e participação de mercado relativa. Ela
é esquematizada em 4 setores, divididos em quesitos, que abordam diferentes
assuntos:
1. Cães: São produtos com baixo crescimento ou participação de mercado.

2. Pontos de interrogação ou Problema Criança: Produtos em mercados de alto

crescimento com baixa participação de mercado.

3. Estrelas: Produtos em mercados de alto crescimento com alta participação de

mercado.

4. Vacas de caixa: Produtos em mercados de baixo crescimento com alta

participação de mercado.

Os membros podem usar nosso guia explorando modelos clássicos de marketing

para aprender mais sobre como aplicá-los aos desafios do mundo real. Também
temos um guia gratuito para modelos de marketing digital mais recentes, incluindo
nossa estrutura de planejamento de marketing digital do Smart Insights RACE.
-Como usar o BCG Matrix?
Para aplicar o BCG Matrix, você pode pensar nele como um portfólio de
produtos ou serviços, por isso tende a ser mais relevante para empresas maiores
com múltiplos serviços e mercados. No entanto, os profissionais de marketing em
empresas menores podem usar o pensamento de portfólio semelhante em seus
produtos ou serviços para impulsionar leads e vendas, como mostraremos no final
deste artigo.
Considerando cada um desses quadrantes, aqui estão algumas recomendações
sobre ações para cada um:

 Produtos caninos: O conselho usual de marketing aqui é procurar remover

todos os cães do seu portfólio de produtos, já que eles são um dreno de
recursos.
No entanto, isso pode ser uma simplificação excessiva, já que é possível gerar
receita contínua com pouco custo.
 33

Por exemplo, no setor automotivo, quando uma linha de automóvel termina,

ainda há necessidade de peças de reposição. Como a SAAB parou de comercializar
e produzir carros novos, surgiu todo um negócio fornecendo peças da SAAB.

 Produtos com pontos de interrogação: Como o nome sugere, não se sabe

se eles se tornarão uma estrela ou cairão no quadrante do cão.
Esses produtos geralmente exigem investimentos significativos para empurrá-los
para o quadrante da estrela. O desafio é que muito investimento pode ser
necessário para obter um retorno. Por exemplo, “Rovio”, criadores do bem-sucedido
jogo “AngryBirds”, desenvolveu muitos outros jogos dos quais você pode não ter
ouvido falar. Empresas de jogos de computador muitas vezes desenvolvem
centenas de jogos antes de ganhar um jogo de sucesso. Nem sempre é fácil
identificar a futura estrela e isso pode resultar em fundos potencialmente
desperdiçados.

 Produtos Star: Podem ser líderes de mercado, embora precisem de

investimento contínuo para sustentar.
Eles geram mais ROI do que outras categorias de produtos.

 Produtos de vaca de dinheiro: A regra simples aqui é "ordenhar os produtos

o máximo possível sem matar a vaca!"
Muitas vezes, produtos maduros e bem estabelecidos. A empresa Procter &
Gamble, que fabrica as fraldas Pampers para os desodorantes Lynx, tem sido
frequentemente descrita como uma "companhia de vacas leiteiras".

 Analise SWOT( FOFA):

A análise SWOT (ou matriz SWOT) é uma técnica de planejamento estratégico
usada para ajudar uma pessoa ou organização a identificar os pontos fortes, os
pontos fracos, as oportunidades e as ameaças relacionadas à concorrência
comercial ou ao planejamento do projeto. Destina-se a especificar os objetivos do
empreendimento ou projeto e identificar os fatores internos e externos que são
favoráveis e desfavoráveis para atingir esses objetivos. Os usuários de uma análise
SWOT geralmente fazem e respondem perguntas para gerar informações
significativas para cada categoria, para tornar a ferramenta útil e identificar sua
vantagem competitiva.
Pontos fortes e fracos são frequentemente relacionados internamente, enquanto
Oportunidades e Ameaças geralmente se concentram na colocação ambiental.

 Pontos fortes: características do negócio ou projeto que lhe dão vantagem

sobre os outros.
 34

 Pontos fracos: características do negócio que colocam o negócio ou projeto

em desvantagem em relação aos outros.

 Oportunidades: elementos no ambiente que o negócio ou projeto poderia

explorar a seu favor.

 Ameaças: elementos no ambiente que podem causar problemas para o

negócio ou projeto.

O grau em que o ambiente interno da empresa combina com o ambiente externo

é expresso pelo conceito de ajuste estratégico. A identificação de SWOTs é
importante porque eles podem informar etapas posteriores no planejamento para
alcançar o objetivo. Primeiro, os tomadores de decisão devem considerar se o
objetivo é atingível, dados os SWOTs. Se o objetivo não for atingido, eles devem
selecionar um objetivo diferente e repetir o processo.
Alguns autores creditam a SWOT a Albert Humphrey, que liderou uma
convenção no Stanford Research Institute (hoje SRI International) nas décadas de
1960 e 1970, usando dados de empresas da Fortune 500. No entanto, o próprio
Humphrey não reivindicou a criação do SWOT, e as origens permanecem obscuras.

 70-20-10:
Entre as lições de liderança aprendidas com as experiências, 3 são classificadas
como universalmente importantes em todos os quatro países: gerenciamento de
relatórios diretos, autoconsciência e execução eficaz.
Para se adaptar e crescer, os líderes precisam estar constantemente envolvidos
em novas experiências e desafios que promovam o aprendizado.
Algumas dessas novas oportunidades surgirão em novos empregos, crises ou
desafios significativos. Mas não é necessário mudar de emprego para encontrar
experiências de aprendizagem poderosas no local de trabalho. E em qualquer
situação de trabalho, os líderes precisam buscar ou fortalecer relacionamentos com
chefes, mentores e colegas que contribuam para seu próprio crescimento na
liderança.
Acreditamos em colocar a experiência no centro da gestão de talentos. É uma
abordagem que enfatiza o papel central de tarefas desafiadoras na atração,
desenvolvimento e retenção de talentos - e, ao mesmo tempo, destaca como o
poder da experiência no trabalho é aprimorado quando cercado por relacionamentos
de desenvolvimento e oportunidades formais de aprendizado.
E quanto ao curso e treinamento? Embora seja visto como contribuindo com
apenas 10% para o desenvolvimento de um líder, os cursos e treinamentos bem
elaborados têm um efeito amplificador esclarecendo, apoiando e impulsionando os
outros 90% de seu aprendizado. Um módulo de programa que incorpore ferramentas
e sessões de prática experiencial pode ajudar os gerentes a se tornarem alunos e
líderes mais eficazes. Especialistas qualificados em treinamento podem ajudar uma
 35

organização a estabelecer uma base de conhecimento compartilhada e alinhar seus

membros com respeito a uma visão comum de liderança.
Uma diretriz baseada em pesquisa e testada pelo tempo para gerentes em
desenvolvimento diz que você precisa ter 3 tipos de experiência, usando uma
proporção 70-20-10: tarefas desafiadoras (70%), relações de desenvolvimento
(20%) e cursos e treinamento (10%).
A regra 70-20-10 surgiu de 30 anos de nossa pesquisa, que explora como os
executivos aprendem, crescem e mudam ao longo de suas carreiras.
A suposição subjacente é que a liderança é aprendida. Acreditamos que hoje,
ainda mais do que antes, a capacidade e disposição de um gerente de aprender
com a experiência é a base para liderar com impacto.
A regra parece simples, mas você precisa dar um passo adiante. Todas as
experiências não são criadas iguais. Quais experiências contribuem mais para o
aprendizado e o crescimento? E que lições específicas de liderança podem ser
aprendidas em cada experiência? Para ajudara corresponder às suas necessidades
de aprendizado com as experiências mais prováveis de fornecer esse aprendizado,
foi pequisado e mapeado os vínculos entre as experiências e as lições aprendidas.
Recentemente, concluiu-se um estudo que ampliou várias descobertas de longa
data (enraizadas em empresas sediadas nos EUA) para um público global.
Pesquisadores colaboraram com organizações na Índia, China e Cingapura para
ampliar o que sabemos sobre como a liderança é aprendida.
 36

5. PESQUISA DE CAMPO
Foi realizada uma pesquisa de campo com o público em geral, no Município de
Praia Grande, em horários de pico, com pessoas de faixa etária variada, nos bairros
de maior circulação de pessoas (boqueirão e arredores), onde foram entrevistadas
108 pessoas que tiveram suas identidades restritas, pelo fato da pesquisa apenas
ter como objetivo observar o que a população sabe sobre o Organização de eventos,
se já tiveram uma experiência na área ao organizar alguma festa por exemplo e se
tiveram ou não alguma dificuldade. Onde queríamos visualizar os problemas mais
recorrentes na hora de realizar um evento podendo assim explorar melhor
diretamente na dificuldade das pessoas, chegando o mais próximo possível dos
problemas que essas pessoas podem vir a enfrentar ao organizar um evento ou ao
tentar iniciar uma carreira na área. Desse modo, foram realizadas algumas
perguntas para identificá-las de maneira mais clara e sucinta pelo grupo.
Foram feitas seis perguntas de alternativa (sim ou não), podendo em alguns
momentos ser uma pergunta aberta, levando em conta o fato de que algumas
observações foram feitas após certas perguntas serem respondidas, porque o fato
da pergunta ser fechada, não impede que a pessoa acabe falando mais sobre o
assunto, o que aconteceu na maioria das vezes, principalmente quando os
entrevistados respondiam a quarta pergunta, onde o candidato é questionado se ele
ao realizar algum evento caso ele já tenha organizado algum evento, mesmo que
pequeno), qual foi a maior dificuldade que ele enfrentou, ou seja, além de falar se
ele teve ou não dificuldade, alguns entrevistados soube citar a área que ele mais
teve dificuldade, fazendo assim com que a pesquisa ganhasse mais informações,
sem contar os pontos levantados por alguns entrevistados sobre algumas
ferramentas bastante usada na área da administração como a própria Gestão de
Tempo, que mesmo sendo bastante conhecida, muitos acabam não sabendo lidar
com isso, ou seja, muitos conhecem a ferramenta, mas não sabem aplicá-la de
maneira correta.
Contudo, foi levado em consideração todas as opiniões expressas pelos
entrevistados algo que foi de grande importância para a equipe, essas observações
possuem informações preciosas para o resultado final da pesquisa, agregando ainda
mais a pesquisa trazendo a tona o real sentido de uma pesquisa de Campo, saber o
que a população em geral sabe sobre o assunto abordado na pesquisa, extraindo as
informações de maneira precisa e coesa.

- Aplicação da pesquisa de campo:

A pesquisa de campo foi aplicada com o mais amplo tipo de público, com as mais
variadas idades para que seja obtida a maior informação sobre os tipos de
dificuldades e erros cometidos ao realizar algum evento etc. Sendo assim, seis
perguntas firam elaboradas, sendo elas:
 37

I. Você sabe o que é organização de eventos?

Podemos ver que 71% dos entrevistados sabem o que é Organização de

eventos, mesmo assim durante a realização da pesquisa foi possível analisar que o
público em geral tem o conhecimento do que se trata a organização de um evento
mesmo da forma mais simples, ou seja, é bem capaz de que grande parte das
pessoas que colocaram não, na verdade saibam o que é organizar um evento,
entretanto, não de sabem explicar os conceitos de maneira mais acadêmica.
Realidade que atinge milhares de brasileiros, muitos sabem como exercer atividades
específicas devido a sua experiência, sendo ela apenas na prática, ou seja, a falta
de conhecimento em alguns casos acaba levando essas pessoas a fazer as coisas
no intuito o que pode acabar dando bastante errado em alguns empreendimentos,
eventos ou festas que podem ser realizados dessa forma.
 38

II. Você já participou de uma festa ou evento?

Foi possível identificar com essa pergunta que cerca de 92% das pessoas
entrevistados, já participaram de alguma festa ou evento, independentemente de ser
familiar, social ou até mesmo um evento empresarial. Ou seja, as pessoas
participam de eventos, mesmo não sendo frequentemente, e isso acaba sendo de
bastante proveito, pois quando uma pessoa participa frequentemente de algum
evento, ele consegue observar do lado de fora o real empenho que tiveram ao
realizar aquele evento, podendo assim criar um olhar crítico que lhe dará base, caso
um dia ele venha a realizar seu próprio evento.
 39

III. Você já organizou um evento ou uma festa?

44%

56%

Sim Não

Foi observado que a relação de pessoas que realizaram um evento é bem

parecido com as que não realizaram um evento, pois muitas pessoas ficam com
medo ou receio de algum fator ou variável não seja previsto ou cumprido fazendo
com que o evento seja um fracasso assim tendo medo de realizar algum evento ou
festa porem no público em geral o que mais o barra durante a organização de uma
festa ou algo do gênero é o baixo orçamento disponível para isto sendo assim até
vetado pelo organizador.

III.I Se sim, você teve dificuldade ou algum empecilho na hora da organização?

 40

Dentre as pessoas que já organizaram algum evento, independente do tipo do

evento, 83% deles já enfrentaram alguma dificuldade na hora de organizar o evento
e 17% não teve dificuldade em sua experiência ao organizar um evento. Por conta
da pergunta ter um formato tanto de alternativa quanto dissertativa, foi possível
recolher relatos sobre as dificuldades encontradas, é as áreas que envolvem essas
dificuldades, ou seja, quais áreas que se estudadas poderiam ter ajudado o
entrevistado na hora de organizar o evento.
As principais áreas em que os entrevistados tiveram dificuldade foram:
Na parte financeira, foi a principal dificuldade enfrentada, quase todos os
entrevistados que responderam essa pergunta, enfrentaram dificuldades na área
financeira, é isso influencia diretamente no evento, pois um evento que não possui
um controle efetivo na área de finanças, o evento acaba se tornando muito caro, e
em alguns casos, esses eventos realizados tem como objetivo gerar algum lucro
para o organizador, ou seja, é preciso ter esse controle na área financeira, caso
contrário, a pessoa que está a frente desse evento vai acabar não conseguindo
recuperar o dinheiro investido, por conta do alto valor investido.
A área de marketing também foi lembrada, a parte de divulgação foi a principal
dificuldade, pois muitos nem sabiam em quais mídias sociais seria mais válido
divulgar seu evento, e de que forma eles iriam usar essa divulgação para atrair mais
pessoas para o seu evento. Saber lidar com as pessoas que vão estar presente no
evento, também foi um problema lembrado por muitos dos entrevistados, pois, lidar
com pessoas nunca vai ser um trabalho fácil.
Recursos humanos, a área que parece ser a mais fácil de ser solucionar
problemas, entretanto, existem problemas que acabam não ficando ao nosso
alcance, dentre os entrevistados o principal problema enfrenta dentro dessa área foi
compor o quadro de funcionários, encontrar colaboradores que realmente "vistam a
camisa", ou que pelo menos saibam algo sobre a área em que estão atuando.
Além dessas áreas a área de gestão tempo e a dificuldade ao encontrar o local
ideal e a segurança para o mesmo. Ou seja, fazer com que o evento aconteça
requer muito trabalho, e tudo começa a partir da gestão de tempo, pois se você se
perder nessa área seu evento acaba não acontecendo. A segurança do local
também é importante, querendo ou não, vivemos em um país onde os índices de
criminalidade só vem aumentando, sabendo disso, atualmente a maioria dos
eventos, desde os eventos de grande magnitude até os de menor expressão,
apresentam uma clara preocupação ao cuidar da segurança, tudo isso de uma
maneira que não venha prejudicar o orçamento do evento.
 41

IV. Você acha que a organização de evento interfere na qualidade?

Foi possível ver que 100% do público entrevistado, acha que a qualidade do
evento está totalmente ligada com a organização ou empenho em prol do mesmo,
pois quando um evento ocorre dentro dos conformes previstos por quem organizou o
evento, essa pessoa acaba ganhando status na hora de realizar seu próximo evento,
ou seja, um evento quando bem organizado, onde o organizador estará par do
evento como um todo, acaba criando uma fama para ambos tanto para quem
organizou quanto para o próprio evento.

V. Você acha que um manual ajudaria na hora de organizar um evento familiar

ou em uma empresa de micro e pequeno porte?
 42

Com o resultado dessa última pergunta foi possível identificar que, 94% do
público, concorda que a idéia de um manual para poder auxiliar uma pessoa que
queira organizar um evento, sendo ele de grande magnitude ou não, podendo até
mesmo ser usado por um profissional recém formado na área, que já queira entrar
no mercado de trabalho, ou até mesmo para os funcionários que trabalham em um
evento, pois o manual dará uma base para que o evento seja organizado da melhor
maneira possível.

5.1 ANÁLISE DE RESULTADOS

Após alguns dias de pesquisa, foi possível diagnosticar os tipos de eventos e
as diversas maneiras que os mesmos são organizados, e consequentemente os
principais empecilhos que atinge essas pessoas que organizam eventos.
Além disso, foi de grande proveito essa pesquisa pelo fato de pudermos ver
que muitas pessoas não sabem de fato o que são os conceitos que compõem a
organização de um evento, sendo assim, a maioria deles sabem algo sobre essa
área por experiência própria, por tentativa e erro, sendo pura intuição e em alguns
casos, sorte de principiante. E é isso que acaba diferenciando os que podem vir a
trabalhar exclusivamente nessa área, aqueles que sabem executar trabalho dentro
dessa área com excelência, tanto por hobbie quanto por necessidade, vendo esses
resultados foi possível ver que será preciso pensar em todo o tipo de pessoa na hora
de construir nosso manual, ou seja, será preciso pensar mais a fundo nos diferentes
tipos de pessoas.
Também devemos ressaltar que, de alguns anos pra cá as pessoas estão
saindo mais, ou seja, estão criando um olhar crítico para com os lugares onde vão,
os eventos estão cada vez mais elaborados e para isso também é preciso um nível
maior de preparo por parte da organização do evento, e isso não pode ser deixado
de lado, pois tais mudanças precisam ser feitas, é preciso estar sempre se
atualizando, sendo assim, aqueles que continuam indo apenas na experiência acaba
perdendo espaço, também será preciso criar mecanismos em nosso manual para
que essas pessoas possam ser reintegradas a esse novo cenário, podendo assim se
atualizar com novos conceitos através do nosso manual.E em alguns casos até
mesmo os conceitos mais básicos da administração acabam sendo esquecidos, é
por falta de estudo na área, acaba criando uma deficiência em alguns setores da
organização de um evento, o que foi muito claro durante a pesquisa, onde vimos por
exemplo dificuldade no âmbito de gestão de tempo, gestão de recursos, gestão de
pessoas, entre outros.
O ponto positivo é que todos entrevistados sabem da importância de uma boa
organização na hora de realizar um evento, sendo assim, pode mos ver que o que
falta a algo que os ajude a se atualizar com ferramentas administrativas que os
ajude na hora da organização do seu evento. Ou seja, é preciso encontrar um
equilíbrio, pois será preciso abordar o maior número possível de ferramentas que
passa ajudar as pessoas na hora de organizar um evento, com um estilo de leitura
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que seja de fácil entendimento, evitando um conteúdo cansativo para o leitor, que
tem como principal objetivo o aprendizado e uma ferramenta de apoio para que ele
possa seguir com sua próprias pernas sem cair ou falhar.
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6. DEFINIR CAPÍTULO
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7. DEFINIR CAPÍTULO
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8. DISCUÇÃO DOS RESULTADOS

Nesta parte, são descritos analiticamente os dados levantados, por meio de uma
exposição sobre o que foi observado e desenvolvido na pesquisa. A descrição pode
ter o apoio de recursos estatísticos, tabelas e gráficos, elaborados no decorrer da
tabulação dos dados. Na análise e discussão, os resultados estabelecem as
relações entre os dados obtidos, o problema da pesquisa e o embasamento teóricos
dado na revisão da literatura. Os resultados podem estar divididos por tópicos com
títulos logicamente formulados.
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9. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Parte final da monografia na qual se apresentam as conclusões correspondentes

aos objetivos e hipóteses, apresentados na introdução.
Aqui serão apresentadas as respostas às hipóteses e objetivos do TCC. As opiniões
dos autores devidamente embasadas pelos dados, conceitos e informações
apresentados no desenvolvimento devem ser inseridas aqui. Podem ser incluídas
breves recomendações e sugestões para trabalhos futuros.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BARBOSA, Frederico Kauffmann. Normalização de trabalhos acadêmicos.

Disponível em: http://www.fredkb.pro.br/wp-
content/files/2011_32p_Normalizacao_Trabalhos_Academicos.pdf. Acessado em: 01
de Janeiro de 2013

BELEZIA, Eva Chow; RAMOS, Ivone Marchi Lainetti Ramos. Núcleo básico:
planejamento e desenvolvimento do TCC. São Paulo: Fundação Padre Anchieta,
2011. (Coleção Técnica Interativa. Série Núcleo Básico, v. 3).

FELGAR, Júlia Antonietta Simões. Trabalhos acadêmicos: manual de normas

para sua elaboração. Praia Grande/SP, 2006.

As referências devem conter o conjunto de elementos que permitem a identificação,

no todo ou parte, de documentos impressos ou registrados em diversos tipos de
materiais. Busca-se, assim, facilitar a identificação de documentos utilizados e
citados ao longo da elaboração do trabalho científico.
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APÊNDICE

(SE HOUVER)
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ANEXO

(SE HOUVER)