O programa 5S e a ISO 9001:2015

Por exemplo, ao definir o contexto da organização é comum os RDs utilizarem a matriz SWOT,

com a intenção de identificar as ameaças e oportunidades no ambiente externo e os pontos
fortes e fracos internamente. Uma outra ferramenta extraordinária para facilitar na
implementação da ISO 9001:2015 é o programa 5S.

O que é o ambiente para operação de processos?

Na ISO 9001:2015 o ambiente de trabalho sofreu uma alteração importante, a começar pelo
nome modificado para “o ambiente para operação de processos”. Agora, ao tratar deste
requisito, o RD deve determinar e providenciar formas de manter o ambiente nas condições
adequadas.

Outro ponto importante desta mudança é a noção de conjunto de condições contido no

“ambiente para operação de processos”. O conjunto de condições, diz respeito a fatores,
como:

 Temperatura;

 Iluminação;

 Organização do espaço físico e entre outros.

Uma tarefa fundamental é a identificação deste conjunto. Os gestores devem possuir o

conhecimento real dos processos e dos recursos necessários para o funcionamento da
empresa. Por exemplo, num processo de digitação diária, um computador é um recurso
necessário.  Ao analisar o processo mais o recurso é possível determinar quais são os conjunto
de condições deste determinado processo.

No processo de digitação, a iluminação é um dos exemplos das condições do ambiente desta

atividade, porém existem outros fatores que também podem interferir diretamente no
desempenho desta rotina.

Logo, com a identificação das condições, feita inicialmente, é possível determinar o impacto
daquele fator em determinado processo.

Um erro comum é afirmar que um ambiente não adequado afeta somente os fatores físicos
da instituição!

Fatores psicológicos, como stress, também são ocasionados em um ambiente fora das
condições adequadas.

Me permita utilizar o meu exemplo. Semanalmente, eu elaboro novos textos para o blog
Certificação ISO, com isso temos uma atividade que chamaremos de “elaboração de posts para
o blog”. Nesta atividade, essencialmente, os recursos necessários são básicos. Um computador
com acesso à internet, uma mesa, uma cadeira (existem outros, mas vamos considerar estes)
são os principais elementos. Logo, os aspectos ergonômicos são uma das condições que
podem afetar diretamente o meu desempenho.

Se a minha cadeira não for ajustável a minha postura, em breve desenvolverei problemas com
a minha coluna, prejudicando assim o meu desenvolvimento neste processo.
Estou utilizando um exemplo do meu dia a dia, contudo, vale destacar que cada tipo de
empresa possui o seus próprios processos, recursos e os conjuntos de condições, nos quais
formam “o ambiente para a operação de processos”.

Como foi apresentado anteriormente, um dos desafios propostos neste novo requisito da ISO
9001:2015 é manter o ambiente em condições adequadas, de modo que os processos de sua
organização não sofram maiores prejuízos.

Neste momento que entra o programa 5s!

Como sabemos, o 5S é um programa de Gestão da Qualidade focado no aperfeiçoamento de

aspectos como organização, limpeza e padronização do ambiente. Sendo assim, um meio
para atender a etapa relacionada ao “ambiente para a operação de processos”, da ISO
9001:2015, pode ser a aplicação do programa 5S.

O programa possui cinco sensos, nos quais são:

 senso de utilização (Seiri);

 senso de organização (Seiton);

 senso de limpeza (Seiso);

 senso de padronização (Seiktsu);

 senso de disciplina (Seitsuke).

Algo curioso sobre os cinco sensos é o fato de um ser consequência do outro, ou seja, só
consegue buscar atender o senso de organização, após verificar o senso de utilização e assim
por diante.

Pensando na utilização do programa 5S como uma ferramenta de apoio no cumprimento dos

requisitos da ISO 9001:2015, a metodologia pode atuar como um norte na mudança do
“ambiente para a operação de processos”, uma vez que o principal benefício da metodologia é
proporcionar uma mudança na cultura organizacional de uma empresa.

Eliminar materiais obsoletos, executar, constantemente, a limpeza do local de trabalho e

manter a ordem implantada são alguns exemplos de elementos culturais gerados através do
programa 5S.

Resumindo, o resultado esperado é criar um senso de disciplina (Seitsuke), com o propósito de

todos os colaboradores buscarem constantemente formas e meios de manter o “ambiente
para operação dos processos” sempre em perfeitas condições de uso.

Independente da sua empresa, um ambiente de trabalho adequado potencializa os resultados

de curto e longo prazo. Por isso, a utilização do 5S na implementação da ISO 9001:2015
possibilita a melhoria contínua.

Programa 5S e ISO 9001:2015, como um complementa o outro?

Imagine que ao iniciar a implementação da ISO 9001:2015, em algum momento do processo

você identifique uma não conformidade em algum elemento relacionado ao ambiente de
trabalho. Logo, o programa 5S pode proporcionar uma ação real para eliminar ou diminuir esta
contrariedade