Manual de Formação

Manual de Formação
UNIDADE DE REABILITAÇÃO PROFISSIONAL
CURSO DE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Módulo: Língua Portuguesa- Documentação Administrativa e

Comercial
1
Índice
Introdução.....................................................................................................................................................3
Documentação..............................................................................................................................................3
CORRESPONDÊNCIA..................................................................................................................................4
O Papel de carta........................................................................................................................................4
A Tinta.......................................................................................................................................................4
O Estilo......................................................................................................................................................4
A carta.......................................................................................................................................................4
Fórmulas de cortesia.................................................................................................................................5
REDACÇÃO COMERCIAL................................................................................................................................6
ESTRUTURA...................................................................................................................................................6
Carta Comercial..........................................................................................................................................11
EXEMPLO DE CARTA COMERCIAL.....................................................................................................11
ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL........................................................................................................12
Partes da carta comercial.........................................................................................................13
Timbre.........................................................................................................................................................16
Requerimento........................................................................................................................................18
ESTRUTURA DO REQUERIMENTO...............................................................................................................19
CONSIDERAÇÕES SOBRE O REQUERIMENTO.............................................................................................20
Modelo de Requerimento Simples.............................................................................................................21
Modelo de Requerimento Complexo ou Petição........................................................................................22
Memorando.............................................................................................................................................23
ESTRUTURA DO MEMORANDO..................................................................................................................24
CONSIDERAÇÕES SOBRE O MEMORANDO.................................................................................................25
Ofício.........................................................................................................................................................27
ESTRUTURA DO OFÍCIO..............................................................................................................................29
CONSIDERAÇÕES SOBRE O OFÍCIO.............................................................................................................30
Modelo de Relatório...................................................................................................................................31
Conclusão...................................................................................................................................................33
Bibliografia.................................................................................................................................................33
Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 2

Introdução
Documentação
“Qualquer expressão do pensamento humano”;
“Qualquer base material que sirva para a expansão do pensamento humano e que esteja
disponível para estudo ou observação”;
“Toda a base de conhecimento, fixada materialmente, susceptível de ser utilizada para consulta,
estudo ou prova. Exemplos: manuscritos, impressos, representações gráficas ou figurativas,
espécies de museu, etc.”
Objectivos
Pretende-se que o formando adquira ferramentas necessárias para o trabalho administrativo,
em todo o circuito de documentação em língua portuguesa..
Pretende-se que o formando adquira instrumentos necessários para realização dos diferentes
trabalhos administrativos.
Benefícios de Utilização
Com este manual pretende-se abordar um conjunto de técnicas e instrumentos de trabalho

relacionados com os temas propostos no conteúdo programático do curso acima identificado.
O manual pode ser utilizado pelos formandos no acompanhamento das sessões e também como
auxiliar nas suas posteriores práticas profissionais.
Público – Alvo
Este manual destina-se a Formandos futuros Técnicos Administrativos, cuja função inclua
actividades de documentação administrativa.
CORRESPONDÊNCIA
A preocupação com a correcta linguagem e como se procede à sua comunicação é a maneira de

mostrar respeito pelos outros.
Utilizamos a escrita na vida familiar, em sociedade, na profissão, estabelecendo assim ligações

indeléveis à distância.
Como nos cartões-de-visita, o estilo escolhido para a impressão do nome e da morada deve ser
simples e elegante. Devem figurar igualmente no papel da carta, no sobrescrito e no cartão. A
cor, textura e qualidade de papel e cartolina deverão ser sempre similares.
O Papel de carta
Deverá ser branco preferencialmente, ou noutras cores pastéis, num formato grande sem linhas
nem quadriculado. As fantasias e outras cores deverão ser somente usadas para a
correspondência familiar ou com amigos íntimos. O nome pode ser impresso, e se, se desejar
incluir, a morada e número de telefone no canto superior esquerdo da folha.
A Tinta
Se, se pretender ser mais requintado, o uso da caneta de tinta permanente é o recomendado, ou
então uma caneta de feltro de boa qualidade que se pareça com aquelas, sendo a esferográfica
reservada apenas para as cartas dirigidas aos familiares e amigos.
As cores da tinta deverão ser sempre o azul, o preto e a sépia, podendo ser usadas de acordo
com a cor do papel, no caso da correspondência íntima e familiar. As cartas comerciais e oficiais
devem ser sempre escritas a azul ou a preto, e sempre em papel branco ou creme claro e liso.
Nunca se usa tinta de cor vermelha.
O Estilo
Sem se pretender ser um escritor de craveira, o estilo da carta deve ser simples, claro, explícito e
natural. Sempre com grande atenção à gramática e à ortografia, sem nunca apresentar
quaisquer rasuras.
A carta
Escreve-se o lugar e a data (o nome do mês nunca o número) em cima à esquerda da folha;

A fórmula que introduz a mensagem;

O assunto da correspondência, que se divide em:

. Introdução;
. Apresentação do assunto;
. A sua conclusão.
A fórmula que termina a mensagem.
A assinatura manuscrita.
Fórmulas de cortesia
A fórmula que introduz a mensagem é variável com o tipo de relação que se mantém com o
destinatário.
A um superior, a alguém com uma relação circunstancial ou a um desconhecido:
 Ex.mo Senhor Presidente

 Ex.mo Senhor Director
 Ex.mo Senhor Professor
 Ex.mo Senhor
 Ex.ma Senhora D. X…
 Senhor X…
 Caro Senhor X…
A um amigo ou familiar:
. Caro, seguido ou não do nome próprio ou apelido

. Meu caro, seguido ou não do nome próprio ou apelido
. Caríssimo, seguido ou não do nome próprio ou apelido
. (Meu) querido amigo (colega, companheiro)
A fórmula que termina a mensagem, de amizade, simpatia ou cortesia formal.

REDACÇÃO COMERCIAL
A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo

empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortográficos e construções gramaticais
incorrectas ou rebuscadas.
ESTRUTURA
 O timbre
É o cabeçalho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome
comercial da empresa, a sua morada completa e os números de telefone e de fax. No caso de
não estar impresso, deve-se escrever sempre em maiúsculas e sem sublinhar.
 A data
Geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua parte final deve estar alinhada com a
margem direita do texto da carta, a dois ou três espaços (ou a um espaço de precaução) abaixo
da altura do timbre. Pode ser colocada também depois do texto, antes da despedida, alinhada à
esquerda. A data é precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por
uma vírgula. Embora se possa escrever a data com números, é mais estético escrever-se o nome
do mês com letras e o ano completo.
 O destinatário
O nome e a morada da empresa a que se dirige o documento devem ser escritas duas ou três
linhas abaixo da data, formando um pequeno bloco na parte esquerda da carta, a uns 2,5 cm da
última linha do timbre. No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar do lado
direito.
Quando se envia ao cuidado de um funcionário da empresa, o nome deste deve ser escrito por
baixo da morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Ex.mo. Senhor e o cargo. Se não
se souber o nome do destinatário, convém fazer referência ao cargo que ocupa (Sr. Gerente, Sr.
Director...).
 O registo e a referência
Depois da morada e antes da saudação inicial, pode encontrar-se, à direita ou à esquerda, o

registo ou referência.
Normalmente, a correspondência da empresa tem um número progressivo de registo ou de
referência que facilita a sua procura e o arquivo. Quando se responde a uma carta que
apresente uma referência, a referência do emissor deve ser relacionada com o número de
registo e com a data da carta a que se responde.
 O assunto
A dois espaços abaixo da data encontra-se o assunto, com o qual se sintetiza o conteúdo global

da carta. Geralmente encontra-se alinhado à esquerda.
 O cabeçalho
O cabeçalho é necessário nas cartas em que se estabelece uma primeira relação e em todas as
cartas de carácter protocolar. Na saudação inicial não se deve escrever abreviaturas de qualquer
tipo.
As formas mais frequentes de saudação são: Excelentíssimo Senhor, quando o destinatário ocupa
uma posição social de relevo, e Estimado Senhor, menos protocolar.
 O texto
Começa-se a escrever a dois espaços do cabeçalho. É a parte central da carta, onde se expõe o
conteúdo do documento, centrado na folha e devidamente distribuído por parágrafos.
A redacção tem de ser clara e concisa, o que resultará numa maior facilidade de compreensão.
Utilizar-se-ão frases de comprimento reduzido e com um léxico oportuno. Os parágrafos não
deverão ser excessivamente compridos, tal como não se deve abusar das orações subordinadas.
Algumas vezes, para não se repetir frases ou termos habituais, estes terão de ser substituídos
pelas respectivas abreviaturas.
Por último, a linguagem utilizada manterá o tom certo, adequado à seriedade que qualquer
relação comercial minimamente séria exige.
 Despedida
Qualquer carta comercial termina com a frase de despedida. Escreve-se a dois espaços por baixo
do texto e sem ponto final, normalmente utiliza-se a vírgula. Tem de estar alinhada com os
parágrafos.
A despedida utilizada estará de acordo com o nível de relação que se tenha com o destinatário e
com a saudação utilizada. Não se usam abreviaturas.
A fórmula mais utilizada, se se conhecer previamente o destinatário ou se se mantiver uma
relação de amizade com ele, será Cordialmente ou então Saudações cordiais. Se, pelo contrário,
não se conhecer o interlocutor ou se este for uma pessoa importante, utilizar-se-á, entre outras,
as expressões que se seguem: Atentamente; Cumprimentos respeitosos de; Sem mais assunto,
cumprimentos de; Aproveitando a ocasião para o cumprimentar atentamente; Esperando
resposta, cumprimenta-os; Com os melhores cumprimentos.
 A assinatura
Escreve-se geralmente na parte esquerda da folha e a uma distância aproximada de dois espaços
da despedida. Vem sempre acompanhada da especificação do cargo do remetente na empresa.
Pode-se escrever inserindo, antes do nome do assinante, o do cargo que este ocupa na empresa.
Deve escrever-se, por baixo da assinatura, o nome do assinante à máquina.
Quando o remetente não assina a carta, esta pode assinar-se por ordem (p.o.), por poder (p.p.)
ou por delegação (p.d.) e deve incluir o nome da pessoa que a assina.
Na correspondência comercial também costuma figurar a referência da pessoa que ditou a carta
e a da pessoa que a escreveu.

CORRESPONDÊNCIA À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Todos os escritos dirigidos a instâncias públicas devem limitar-se a regras comuns, tanto formais
como de conteúdo, que facilitam o tratamento, a leitura e a conservação/arquivo.
A redacção de escritos oficiais faz-se por meio de modelos mais rígidos do que os da
comunicação com outras empresas e tem de seguir as formalidades de forma rigorosa. Assim,
evitar-se-á tanto o carácter pessoal da correspondência como a improvisação e as frases colo-
quiais.
Antes de se redigir um documento oficial, é imprescindível obter-se as devidas informações
acerca da pessoa que o vai receber. Além disso, é preciso reunir a documentação que é
inevitável anexar ao documento oficial.
Os tipos de correspondência oficial são:

 A carta
 O ofício
 O requerimento
 O certificado
A CARTA
Por vezes os particulares podem dirigir-se à Administração por meio de uma carta, desde que
não se trate de um assunto oficial e que não existam outras regras específicas de procedimento.
Como em qualquer correspondência oficial, o conteúdo da carta deve ser adequadamente
normalizado por parágrafos e redigido com clareza e concisão.
A sua estrutura coincide com a das cartas comerciais, incluindo o timbre, a morada e todos os
dados de identificação da empresa.
O OFÍCIO
É a habitual comunicação escrita utilizada pelos organismos oficiais no seu relacionamento com
outros organismos oficiais, com empresas privadas e com particulares. Escreve-se normalmente
numa folha A4, em sentido vertical.
A redacção, tal como no caso da carta, tem de ser breve e concisa .

O REQUERIMENTO
É o mais comum dos escritos. Serve para requerer ou pedir uma coisa específica à Administração
ou aos organismos públicos. Os requerimentos recebem nomes diferentes, dependendo do
organismo ao qual se dirigem:
 Conhece-se pelo nome de «memorial» quando é dirigido a uma autoridade máxima, como, por
exemplo, o chefe do Estado ou o papa.
 Chama-se «exposição» quando se dirige ao Parlamento da nação ou a um órgão do Governo.
 Chama-se «pedido» ao requerimento utilizado para o resto dos casos.
O CERTIFICADO
É um documento em que se faz fé de algo e que tem valor legal. Pode haver certificados de
serviços prestados, de estudos realizados, de pagamentos, etc.
Para a sua elaboração, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical,
como se mostra de seguida:
 Cabeçalho. Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem de cerca de 3 cm; tal
como o requerimento, tem uma margem superior considerável.
O cabeçalho de um certificado é constituído pelo nome e apelidos da pessoa que o envia,
acompanhados da especificação do seu cargo. Costuma-se escrever em maiúsculas.
 Corpo do texto. Se, se escrever na terceira pessoa, o texto é precedido do termo CERTIFICA,
em maiúsculas, seguido de dois pontos. Se, se redigir na primeira pessoa, esta palavra prévia,
também em maiúsculas e seguida de dois pontos, deve ser a seguinte: CERTIFICO.
 Local e data. A data escreve-se em letras e costumam constar perto da mesma os efeitos para
os quais se passa o documento.
 Assinatura e selo. Colocam-se no final e à direita da folha.

FAX
O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulários para este tipo de
correspondência que pouco variam de empresa para empresa. A linguagem deve simplificar-se
ao máximo para que a mensagem seja clara e concisa.
Em princípio, não é necessário acusar a recepção, que é feita automaticamente. Mas o fax não
deve ser utilizado para substituir as cartas. Se se tratar de uma correspondência formal ou oficial
pode-se, quanto muito, enviar por fax uma cópia da carta que foi mandada nesse dia pelo
correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.
Não se deve mandar parabéns ou agradecimentos por fax. É preferível fazê-lo pelo telefone. E o
mesmo se aplica aos convites. Apenas numa emergência, no caso de se ter perdido o convite
enviado pelo correio, se poderá mandar uma cópia por fax.
É escusado lembrar que os faxes não devem conter mensagens confidenciais ou íntimas. Nunca
se sabe quantas pessoas terão acesso ao número de fax do seu interlocutor.
Carta Comercial
EXEMPLO DE CARTA COMERCIAL

1. Leiria, 19 de Junho de 2011.
(5 espaços)
2. Exmo. Sr. ou Sr.ª::
(3 espaços)
3. Com referência à sua reclamação, na carta do dia 7 do mês em curso, levamos ao conhecimento de V.
Exas. os necessários esclarecimentos.
(2 espaços)
O atraso na entrega da mercadoria solicitada ocorreu não por falha de nossos funcionários, mas por
incúria da empresa entregadora.
Estamos tomando as devidas providências a fim de que as mercadorias sejam entregues rapidamente.
(2 espaços)
4. Lamentamos o ocorrido e continuamos à disposição de V. Exas.
(3 espaços)
5. Manuel de Sá Miranda
Gerente de Vendas
ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL
Data
Assunto

Descrição do assunto

Fecho

Assinatura / Função

Como qualquer outra é um instrumento de comunicação que se restringe a determinada

área: empresarial e/ou comercial, razão por que tem características próprias.

As qualidades da carta comercial são as seguintes:

a) Boa apresentação: exige-se, portanto, ordem, organização e limpeza.
b) Clareza: a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá azo a
interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos
financeiros.
A linguagem há de ser:
1. Simples, evitando-se preocupação com enfeites literários.
2. Actual, isto é, inteligível à época presente.
3. Precisa, a saber, própria, específica, objectiva.
4. Correcta, com exacta observância das normas gramaticais.
5. Concisa, informando com economia de palavras.
6. Impessoal, com o máximo de objectividade, pois a carta comercial não é lugar
adequado para manifestações subjectivas e sentimentais.
Partes da carta comercial

a) Cabeçalho ou timbre: com todos os elementos que identifiquem a firma. Hoje, o
cabeçalho já vem impresso e há casos em que simplesmente não aparece.
b) Destinação ou endereçamento com:
- localidade: com respeito à localidade, deve-se prestar atenção ao seguinte:
 a tendência actual é se colocar o local à esquerda, no alto;
 não se abrevia o nome do lugar, escreve-se São Pedro de Moel e não S. Pedro de
Moel;
 após o nome da cidade, usa-se a vírgula.
c) Data: com respeito à data, importa lembrar:
 nome do mês com minúscula;
 após a data, segue ponto final;
 os numerais designativos de ano não se separam por ponto ou espaço; assim deve-
se escrever 2009 e não 2.009 ou 2 009;
 os numerais de uma data separam-se por hífen e não por barra.
Então, 07-01-09 e não 07/01/09;
 destinatário: nome, endereço, localidade.
d) Iniciação: abrangendo vocativo (invocação), referência e início, com várias fórmulas

possíveis.

- Na invocação é usual a expressão “Prezado(s) Senhor (Senhores)”, seguida de dois

pontos. Outras fórmulas: Prezado Amigo, Senhor Director, Senhor Gerente, Caro
Cliente, Senhores etc.
Para o início, propriamente dito, há uma série de fórmulas, mas nada impede que o redactor
crie outras. Como exemplos:
“Em atenção ao anúncio publicado...”

“Em atenção ao pedido...”
“Com relação à carta do dia...”
“Atendendo à solicitação da carta...”
“Em cumprimento às determinações...”
“Participamos-lhes que...”
“Servimo-nos da presente para...”
“Solicitamos-lhes a fineza de...”
Observações: Antes do pronome “lhe-lhes” a forma verbal não perde a desinência –s.
- Antes do pronome “nos”, cai o –s final do verbo.
- Procura-se evitar a forma “Pela presente” ou “Tem a presente...”, já gastas pelo
uso.
e) Corpo da carta, ou a exposição do assunto que, obviamente, é variável, de acordo com

o que se pretende. É comum o uso de formas de tratamento abreviadas, com V. Sa.;
V.Sas; V.S.a; V.S.as; V. Exa.; V.Ex.ª; Exmo. Sr. e outras.
Vale lembrar que o verbo relacionado com os referidos pronomes de tratamento
deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do plural.
f) Fecho da carta: é a parte que encerra a carta, com uma série de fórmulas já
estabelecidas, como:
Atenciosamente.
Com elevado apreço.
Com elevada consideração (ou estima).
Cordiais Saudações (Saudações cordiais).

Cordialmente.
Saudações atenciosas (Atenciosas saudações).
Antecipadamente somos agradecidos.
Evitem-se as fórmulas:
Termino esta.
Sem mais, termino esta...

MODELO DE CARTA COMERCIAL
Timbre
5 espaços (5 x 1)
Índice
e número DPV/25
3 espaços (3 x 1)
Local e
Data Figueira, 17 de Junho de 2011.
5 espaços (5 x 1)
Referência Ref.: Notícia sobre o lançamento do livro

Manual da secretariado.
3 espaços (3 x 1)
Assunto Sr. Vieira:

3 espaços (3 x 1)
Meus dois livros – Técnicas de redacção e Correspondência –
receberam de sua parte atenção ímpar e você fez publicar em sua
gazeta recensão das mais agradáveis.
Já, agora, estou enviando-lhe um exemplar do meu mais recente
lançamento – Manual da secretária -, não para exigir-lhe elogios,
mas como gratidão pelas sugestões que você sempre me
apresenta.
2 espaços (2 x 1)
Texto Falemos um pouquinho do livro.
2 espaços (2 x 1)
Diferencia-se dos textos convencionais sobretudo porque foge à
exposição de um receituário que atenderia a situações
específicas, mas deixaria a secretária em apuros diante de
situações novas. A abordagem de meu texto valoriza a prática
2 espaços (2 x 1)
Cumprimento Envio-lhe abraço, na esperança de revê-lo brevemente.
final
2 espaços (2 x 1)
Atenciosamente,
3 espaços (3 x 1)
Assinatura João Bastos Medeiros
3 espaços (3 x 1)
Anexos Anexos: Press-release e livro Manual de secretariado.
3 espaços (3 x 1)
Figueira da Foz, 14 de Junho de 2011.

Dr. França Pinto
Companhia SERFELIZ Lda.
Senhor Empresário:
Iniciamos este ano a comercialização de Cartões de Natal
confeccionados pelas crianças abrigadas na Fundação
Estadual do Bem-Estar do Menores – Febem.
Tal iniciativa se prende a uma postura de incentivo à
criatividade infanto-juvenil, de integração do menor à
sociedade por meio de arte e de auxílio por meio do trabalho.
Convidamos Vossa Senhoria a participar desse processo
de integração social, cumprimentando os seus amigos,
familiares e conhecidos com cartões da Febem.
Agradecemos, em nome dos menores, a preferência que
V. Exa. nos dará.
Atenciosamente,
Ana Teodora Nery,
Directora Social.
ATN/SM

Requerimento
EXEMPLO DE REQUERIMENTO
3,0 cm
 Exmo. Sr. Director da Faculdade de Administração das

Faculdades de Coimbra”.
8,0 cm
8,0 cm
 Maria Chaves, aluna regularmente
matriculada no primeiro ano do curso de Administração,
nº ............., período nocturno, turma ..........., requer de V.
Exa. abono de faltas dos dias 10, 11 e 12 do mês em
curso, por motivo de saúde, conforme atestado anexo.
 NESTES TERMOS
PEDE DEFERIMENTO
 Leiria, 14 de Junho de 2011.
 _________________________
MARIA CHAVES

ESTRUTURA DO REQUERIMENTO
 Invocação
Explanação do assunto
 Fecho
Local e Data

Assinatura
CONSIDERAÇÕES SOBRE O REQUERIMENTO
 Observe-se que o requerimento é redigido num só parágrafo e que a

redacção é curta e objectiva.
 O fecho ocorre em novo parágrafo.
 Chama-se requerente (requeredor) quem faz o requerimento, o pedido, a
solicitação.
 Redige-se o requerimento sempre na terceira pessoa; deve-se, pois, evitar o
uso no pronome eu ou nós.
 Na invocação deve constar o título funcional da pessoa a quem é
endereçado o pedido; não se menciona, porém, o nome nem se utiliza
nenhuma fórmula de saudação.
 O tratamento adequado é:
Ilmo. Sr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V. Sa. (mais comum)
Exmo. Sr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V. Exa. (altos dignitários)
Os juízes de Direito costumam exigir o tratamento por extenso.
 Usa-se, normalmente a expressão “nestes termos” (todos os termos do

requerimento incluídos, com ênfase no fecho). Também aparece “nesses
termos” (ênfase no todo).
 Já se usam também as fórmulas:
Nestes ternos, ou simplificando:
pede deferimento Pede deferimento.
 Considera-se inadequada a abreviação: N.T.

P.D.
Aparecem: E. (espera) e A. (aguarda).

 Se houver menção de rua, deve-se dizer: residente, morador ou sito na rua

tal e não à rua tal.

Modelo de Requerimento Simples
Exmo. Sr. Director da Faculdade de Economia Coimbra.
Pedro Ferreira, aluno regularmente matriculado no primeiro ano do curso de
Economia, sob o número 732, turma P1, período nocturno, vem requerer a V. Exa. um
atestado de matrícula, para a obtenção de uma bolsa de estudos da firma onde
trabalha.
Nestes Termos,
Pede Deferimento
Leiria, Nove de Maio de 2011.
Assinatura

Modelo de Requerimento Complexo ou Petição
Ilustríssimo Senhor Doutor Delegado do 23º Juízo Cível
Rafael Antunes, português, casado, industrial, residente na Rua Sabiá nº 13, vem
expor o que segue:
1. No dia 5 do corrente, o operário João da Silva, casado, residente na Rua B, s/n,
Careira, foi apanhado levando da fábrica peças manufacturadas.
2. Advertido pelo guarda do portão da saída, fugiu e não regressou até à presente
data.
3. Diante do facto, foi feito um levantamento na secção, verificando-se
considerável falta de peças e material.
Isto posto, requer a V. Exa. que ordene a abertura do inquérito, a fim de que seja
apurada a responsabilidade daquele operário.
Nestes Termos,
Pede Deferimento
Leiria, Nove de Julho de 2011.
Assinatura

Memorando
EXEMPLO DE MEMORANDO
 DE: Biblioteca Central
 PARA: Prof. Santinho Ferreira
 DATA: 19-06-2011
 Assunto: Livros
 Acusamos o recebimento dos livros elaborados por V. Exa. e registamos
nossos agradecimentos, pois tais livros serão de grande valor para a
Biblioteca Central e para os alunos de Letras.
 (a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ESTRUTURA DO MEMORANDO
 Procedência
 Destinatário
 Data
 Assunto
Corpo-Exposição

Assinatura


CONSIDERAÇÕES SOBRE O MEMORANDO
 Etimologicamente, o termo prende-se ao verbo latino “memini”; é uma forma

verbal latina usada como substantivo, cujo significado é “o que deve ser
lembrado”. A forma abreviada é memo.
 É um lembrete com mensagens, avisos, consultas rápidas, informações sucintas.
NEMORANDO Nº
PARA : DEPARTAMENTO:
Fulano de Tal Marketing
DE: DEPARTAMENTO:
Beltrano da Silva Relações Públicas
Data: 14/06/2011.
Assunto: Estágio de Fulano de Tal.
A partir de 2 de Julho de 2011, o Sr. . . . . . . . , novo
assistente do Gerente de Relações Públicas, fará estágio no
Departamento de Marketing, durante uma semana. Gostaríamos
de contar com sua assistência pessoal, de modo que o Sr. . . . . .
possa ter o máximo de aproveitamento e conhecimento de nossos
produtos e de nossos clientes.
(a) . . . . . . . . . . . . . . . .
NEMORANDO Nº
PARA : DEPARTAMENTO:
Todos Todos
DE: DEPARTAMENTO:
Fulano de Tal Recursos Humanos
Data: 07/07/11.
Assunto: Faltas ao serviço por motivo de doença.
Em vista dos abusos que se vêm verificando ultimamente, a
partir de hoje as faltas ao serviço por motivo de doença deverão
ser justificadas por meio de atestados médicos fornecidos pelo
Inamps ou pela XYZ, empresa que mantém convénio connosco.
O não-cumprimento dessa exigência implicará, no mínimo,
o desconto no salário, conforme previsto em Lei.
(a) . . . . . . . . . . . . . . . .
Ofício
EXEMPLO DE OFÍCIO
5,5 cm
2,5 cm
 Ofício nº 190 6,5 cm
10 cm
Figueira da Foz, 17 de Julho de 2011
1,5 cm
 Exmo. Sr. Deputado,
1,5 cm
5 cm
 Os formandos da KMED sentir-se-ão honrados com a presença de V.
Exa. Como moderador por ocasião da festa de fim de curso a ser
realizada no dia 31 de Dezembro do corrente ano, às dezanove horas
(19h), na sala de formação.
2,5 cm
 Respeitosamente,
2, 5 cm

 (nome e função do emitente)
 A sua Excelência o Senhor

Deputado (nome)
Assembleia da República
Lisboa – AR
2 cm

ESTRUTURA DO OFÍCIO
Número de
 Ofício
Data

Assunto

 Explanação
Saudação
 Nome e função
signatário
 Nome
Endereço do destinatário

CONSIDERAÇÕES SOBRE O OFÍCIO
 Em sentido estrito, ofício é o meio de comunicação próprio dos órgãos de

serviço público oficial. Em sentido largo, porém, aplica-se a qualquer tipo de
comunicação revestida de certa solenidade e de uso em circunstâncias especiais.
 O nome do mês nas datas aparece sempre em minúscula, observação válida
para qualquer tipo de comunicação.
 Na redacção oficial propriamente dita, consta o cabeçalho o timbre.
 Na invocação, o título do destinatário aparece seguido de dois-pontos, vírgula ou
sem pontuação.
 A forma usual nos ofícios militares pode ser adotada em comunicações internas
ou interdepartamentais.
De: procedência
Para: destinatário
Assunto: __________________
 Comunicação de carácter solene e oficial cabem-lhe correcção e comedimento

vocabular.
 O fecho, actualmente, é mais simples, tal como: respeitosamente ou
atenciosamente.

Modelo de Relatório
FIAÇÃO E TECELAGEM
GERÊNCIA
Figueira da Foz, nove de Julho de 2011
Assunto: Distribuição das novas máquinas.
Sr. Presidente:
Tendo sido encarregado para efectuar um planeamento para a melhor distribuição
das novas máquinas de fiação, submeto à apreciação de V. Exa., para os devidos fins, o
relatório das providências que, nesse sentido, tomei:
2. Em 5 de Janeiro de 2011, contratei a firma FACCINA – Assessoria Empresarial,
especializada no assunto, que nos enviou dois de seus técnicos para o planeamento.
3. Os trabalhos começaram em seguida sob a minha supervisão directa.
4. A área estudada para a distribuição das máquinas é de 300 m2 (trezentos metros
quadrados) e a área a ser ocupada pelas máquinas é de 250 m2 (duzentos e cinquenta
metros quadrados).

5. De acordo com os estudos e levantamentos feitos pelos técnicos, conseguimos o
melhor aproveitamento do espaço físico, conforme os mapas em anexo com uma
perfeita visão da área.
6. Do exposto, concluo que é viável a distribuição das novas máquinas no pontão B.
Aproveito a oportunidade para agradecer a V. Exa. a confiança depositada na
minha pessoa para tão importante tarefa.
Atenciosamente,
José Morais
Gerente Geral

Conclusão
Com este trabalho, creio teres ficado a conhecer bem os documentos que irás encontrar no teu
emprego, num futuro que, espero, seja breve.
Para além destes temas, aqui inseridos neste manual, muito mais há a aprender. Espero que te
sintas motivado a continuar...
Bibliografia
 Correspondência Comercial Eficaz, John A. Carey, Actual Editora
 Normas Portuguesas de documentação, Vários autores, edição em Português; editora,
Biblioteca Nacional

Manual de Formação - Língua Portuguesa - Documentação Administrativa e Comercial

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UNIDADE DE REABILITAÇÃO PROFISSIONAL

CURSO DE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Módulo: Língua Portuguesa- Documentação Administrativa e

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 2

Com este manual pretende-se abordar um conjunto de técnicas e instrumentos de trabalho

A preocupação com a correcta linguagem e como se procede à sua comunicação é a maneira de

Utilizamos a escrita na vida familiar, em sociedade, na profissão, estabelecendo assim ligações

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 4

O assunto da correspondência, que se divide em:

A fórmula que termina a mensagem.

A um superior, a alguém com uma relação circunstancial ou a um desconhecido:

 Ex.mo Senhor Presidente

. Caro, seguido ou não do nome próprio ou apelido

A fórmula que termina a mensagem, de amizade, simpatia ou cortesia formal.

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 5

A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo

Depois da morada e antes da saudação inicial, pode encontrar-se, à direita ou à esquerda, o

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 6

da carta. Geralmente encontra-se alinhado à esquerda.

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 7

CORRESPONDÊNCIA À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Os tipos de correspondência oficial são:

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 8

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 9

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 10

1. Leiria, 19 de Junho de 2011.

2. Exmo. Sr. ou Sr.ª::

4. Lamentamos o ocorrido e continuamos à disposição de V. Exas.

ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL

Como qualquer outra é um instrumento de comunicação que se restringe a determinada

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 12

As qualidades da carta comercial são as seguintes:

Partes da carta comercial

d) Iniciação: abrangendo vocativo (invocação), referência e início, com várias fórmulas

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 13

- Na invocação é usual a expressão “Prezado(s) Senhor (Senhores)”, seguida de dois

“Em atenção ao anúncio publicado...”

e) Corpo da carta, ou a exposição do assunto que, obviamente, é variável, de acordo com

deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do plural.

Com elevado apreço.

Com elevada consideração (ou estima).

Cordiais Saudações (Saudações cordiais).

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 14

Saudações atenciosas (Atenciosas saudações).

Antecipadamente somos agradecidos.

Sem mais, termino esta...

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 15

MODELO DE CARTA COMERCIAL

Referência Ref.: Notícia sobre o lançamento do livro

Assunto Sr. Vieira:

Figueira da Foz, 14 de Junho de 2011.

Programa de Qualificação de Pessoas com Deficiência e Incapacidade 16

Dr. França Pinto

Companhia SERFELIZ Lda.

Iniciamos este ano a comercialização de Cartões de Natal

confeccionados pelas crianças abrigadas na Fundação

Estadual do Bem-Estar do Menores – Febem.

Tal iniciativa se prende a uma postura de incentivo à

criatividade infanto-juvenil, de integração do menor à

sociedade por meio de arte e de auxílio por meio do trabalho.

Convidamos Vossa Senhoria a participar desse processo