Atividade 1 - Módulo A- Realizar atividades secretariais de apoio à gestão

// Estudante: _THAÍS COSTA MOTTA_

Valéria – assessora da Presidência

João- assessor da Vice-presidência
Flávia- Diretorias Financeira e Administrativa. Presta, atualmente, suporte a
Diretoria jurídica, cobrindo o período de férias da secretária responsável pelo setor.
Márcio- demandas das Gerências de Marketing, Sustentabilidade e Recursos
Humanos.
Contexto:
Início do turno – as 8 horas da manhã- segunda feira.
Tarefas do dia:
1) Reunião programada para o dia (Segunda-feira) - redigir a ata.
2) Agendar uma reunião da presidente com a diretoria para Sexta-feira.
Cenários adversos:
A) Um e-mail de Flávia, na tarde do dia anterior, solicitando a elaboração da pauta
da reunião semanal da diretoria administrativa no dia seguinte, a ser enviada no
primeiro horário da tarde daquele dia.
B) Uma ligação de Valéria, em seguida, solicitando o envio de um relatório pedido
no dia anterior, cuja elaboração está em fins de conclusão. O relatório deverá ser
entregue no mesmo dia, até o fim da tarde, para a presidência.
C) Uma segunda ligação, em seguida, informando uma antecipação do voo da
gerente de marketing, previsto para as 16:00, alterando-o para as 14:00, em
virtude um cancelamento da agenda.
8:30 (início de uma reunião a ser realizada das 8:30 as 9:00).

Atender as demandas solicitadas, delimitando as prioridades, frente o contexto

apresentado, requer, em primeiro lugar, a confirmação junto a presidência quanto a
disponibilidade para o agendamento da reunião prevista para a sexta-feira, daquela
mesma semana. Atentar-se as agendas das lideranças, na hora de incluir esta
reunião, a fim de evitar conflitos de compromissos para o mesmo horário,
programando sempre intervalo mínimo de 15 minutos entre a referida demanda e as
demais atividades programadas pelos líderes devem ser priorizados pela secretária
no cenário em questão. Garantir a uniformidade e coerência das agendas junto a
liderança é fundamental.
Em se tratando uma eventualidade, uma mudança de última hora, deverá ser
dada prioridade, garantindo agilidade quanto a troca dos horários dos voos,
substituição das passagens e/ou compra de novas passagens, a tempo de atender o
mais brevemente possível a demanda da diretoria.
Post-its virtuais e dinâmicos poderiam ter sido usados enquanto ferramentas
inovadoras, uteis as atividades laborais pelo secretariado para evitar desperdícios de
tempo no que tange a elaboração dos relatórios que ficaram sob a sua
responsabilidade. Reduzir o número de tarefas, mantendo a complexidade. Ser
organizado, eliminando objetos desnecessários.
Deste modo, a entrega dos relatórios mencionados no contexto, ambos
solicitados antecipadamente, devem ter sua ordem priorizada, partindo da conclusão
do relatório solicitado pela secretária Valéria, referente a presidência. Em seguida, a
entrega do relatório solicitado pela secretária Flávia se faz necessário o seu
cumprimento e entrega.
A redação da ata deverá constar da presença da secretária, no entanto, sua
entrega poderá ser administrada posteriormente, desde que, o conteúdo da pauta,
antecipadamente, abarque todos os assuntos que deverão ser discutidos na reunião, e
que, constem claro e objetivamente todas as decisões tomadas em reunião, bem
como as pendências a serem revistas.
Importante salientar que as pautas de reunião deverão sofrer ajustes à medida a
confirmação dos membros que a integração, uma vez que fará parte das funções da
secretária, a observância quanto aos temas de interesse, quanto as demandas
contextuais a serem discutidas pelos membros da equipe, promovendo com isto,
uma proposta comum aos interesses da maioria. Diferenciar-se, equilibrando tarefas
mais simples e contextos mais completos, em meio aos afazeres diários. Trata-se do
desafio, sobretudo, contemporâneo, que envolve a profissão do técnico em
secretariado.