NATÁLIA BOLFARINI TOGNOLI

O aporte teórico-metodológico da Diplomática à gestão de documentos:

Um estudo a partir das funções arquivísticas

Apoio: Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

NITERÓI
2019
 NATÁLIA BOLFARINI TOGNOLI

O aporte teórico-metodológico da Diplomática à gestão de documentos:

Um estudo a partir das funções arquivísticas

Relatório de atividades e pesquisa apresentado

ao Programa de Pós-Graduação em Ciência da
Informação como requisito para conclusão do
Estágio de Pós-Doutorado em Ciência da
Informação.

Área de Concentração: Dimensões

Contemporâneas da Informação e do
Conhecimento

Linha de Pesquisa: Fluxos e Mediações Sócio-

técnicas da Informação

Supervisor: Ana Célia Rodrigues

NITERÓI
2019
 RESUMO
Considerando que a Diplomática e seu método vêm subsidiando os estudos arquivísticos no
tocante à organização (classificação e descrição), desde final da década de 1980, partimos da
premissa de que seu aporte teórico-metodológico é fundamental para a gestão de documentos
contemporâneos, uma vez que tais atividades de organização são consideradas nucleares na
compreensão dos conjuntos documentais. Uma vez que os estudos aplicados vêm demonstrando
o aporte teórico e metodológico da Diplomática para a organização do conhecimento
arquivístico, mais especificamente para a identificação das funções do documento e do órgão
produtor, indaga-se: como o método diplomático traria elementos teóricos e metodológicos para
um contexto mais amplo de gestão de documentos? Desta feita, essa pesquisa teve como
objetivo oferecer elementos teóricos e metodológicos que caracterizam a Diplomática e seu
método enquanto necessários para a realização das funções arquivísticas no âmbito da
organização do conhecimento arquivístico. A partir de um estudo teórico, delimitou-se o
conceito de conhecimento arquivístico para a área e realizou-se um cotejo dos elementos
internos e externos presentes nos documentos analisados sob o viés da Diplomática
caracterizando, por fim, o método diplomático como sine qua non aos processos de organização
e representação do conhecimento arquivístico.

Palavras-chave: Funções arquivísticas. Diplomática. Método diplomático. Organização do

Conhecimento Arquivístico. Classificação. Descrição.
 ABSTRACT

Considering that Diplomatics and its method has been supporting the archival studies regarding
organization (classification and description), since the end of the 1980s, we start from the
premise that its theoretical-methodological contribution is fundamental for the record
management, once these processes are considered the core to understanding the records sets.
Since the applied studies have demonstrated the theoretical and methodological contribution of
the Diplomatics to the organization of archival knowledge, more specifically to the
identification of the records functions and creators, we ask: how would the diplomatic method
bring theoretical and methodological elements to a broader context of record management? In
this sense, this research aimed to provide theoretical and methodological elements that
characterize Diplomatics and its method as necessary for the accomplishment of archival
functions within the framework of the archival knowledge organization. From a theoretical and
documental study, it was delimited the concept of archival knowledge for the area and it was
carried out a study comparing the internal and external elements presented in the records
analyzed under the scope of Diplomatics, which allowed to characterize, finally, the diplomatic
method as sine qua non to the processes of organization and representation of archival
knowledge.

Palavras-chave: Archival functions. Diplomatics. Diplomatic method. Archival knowledge

organization. Classification. Description.
 LISTA DE FIGURAS

Figura 01 - Método para análise de documentos diplomáticos ............................................... 18

Figura 02 - Modelo de análise diplomática para fins arquivísticos .......................................... 21
Figura 03 - Elementos do método diplomático e elementos da Nobrade ................................. 35
 SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ....................................................................................................................... 7

CAPÍTULO 02 - DEFININDO O CONHECIMENTO ARQUIVÍSTICO ....................... 10

2.1 A Arquivologia na Organização do Conhecimento: primeiras aproximações ..................... 10
2.2 Conhecimento arquivístico: definindo um conceito .......................................................... 13
2.2.1 O primeiro definiens: o conceito de fundo ..................................................................... 14
2.2.2 O segundo definiens: o conhecimento da forma documental .......................................... 16
2.2.3 O terceiro definiens: a identificação arquivística ........................................................... 24

CAPÍTULO 03 - AS FUNÇÕES DE ORGANIZAÇÃO E REPRESENTAÇÃO DO

CONHECIMENTO ARQUIVÍSTICO ................................................................................ 27
3.1 A Classificação arquivística como um processo de organização do conhecimento: o aporte da
Diplomática ....................................................................................................................... 28
3.2 A Descrição arquivística como um processo de identificação, representação e organização do
conhecimento: o aporte da Diplomática .........................................................................................32

CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................. 38

REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 40

APÊNDICE A – Atividades acadêmicas desenvolvidas durante a vigência do Estágio de Pós-

Doutorado (PNPD/CAPES): entre 01/01/2017 e 31/03/2019 .................................................... I
APÊNDICE B – Produtos diretos da pesquisa de pós-doutorado .........................................XVI
 7

INTRODUÇÃO

Os estudos da Diplomática têm fundamentado as metodologias de organização do

conhecimento arquivístico desde a década de 1960, quando houve uma primeira relação do
objeto de estudo da Arquivologia com aquele da Diplomática, a saber, os documentos de
arquivo. Neste contexto diversos estudos dão continuidade a essa relação com mais força,
notadamente no final da década de 1980, quando ficou claro que as tecnologias de informação
e as novas formas de produção documental afetariam o trabalho do arquivista contemporâneo,
conduzindo a disciplina a uma mudança de paradigma, segundo Thomassen (1999). Neste
campo, destacam-se os estudos de Duranti (1989) Bellotto (1982), Heredia Herrera (2007),
Martín-Palomino y Benito (2000) Rodrigues (2003, 2008), Tognoli (2010; 2013).
Tomados pelos exemplos e pelos estudos desenvolvidos por Bautier (1961), os
arquivistas começam a ver o método diplomático como uma nova ferramenta para auxiliar na
gestão da documentação gerada nos processos administrativos.
Dessa forma, a Diplomática, que antes se ocupava exclusivamente da espécie documental,
agora, como ressalta Bellotto (2004) é ampliada na direção da gênese documental e de sua
contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade
geradora/acumuladora.
Esse novo "uso" da Diplomática pela Arquivologia originou o que chamamos de
Diplomática Contemporânea, ou Diplomática Arquivística ou, ainda, Tipologia Documental.
Vários são os estudos que abordam a aplicação do método diplomático aos documentos
contemporâneos conectando a Diplomática às funções arquivísticas, mais precisamente àquelas
correspondentes à organização do conhecimento arquivístico1, como a classificação e a
descrição.
No tocante à classificação, após a análise diplomática/tipológica do documento, é
possível estabelecer os criadores e as funções documentais, elementos necessários à elaboração
do plano de classificação. Dependendo do contexto é possível, identificar também, a estrutura
da entidade produtora.
Em relação à descrição o aporte metodológico da Diplomática se faz ainda mais presente,
notadamente após o momento da análise documental (quando da síntese dos elementos retirados
do documento) A análise nos fornece elementos para além do conhecimento da forma do

1
O conhecimento arquivístico é definido por Tognoli, Guimarães e Tennis (2013) como "todo o conhecimento
produzido por uma pessoa física ou jurídica e que está agrupado em um fundo documental". (The archival
knowledge is all the knowledge produced about a particular person or entity and grouped into fonds).
 8

documento. Com o método, podemos também analisar seu conteúdo que, no documento de
arquivo consiste em proveniência e função. Assim, elementos necessários à descrição de um
fundo ou documento podem ser identificados a partir da análise diplomática, os quais
destacamos o nome do produtor (proveniência – fundo, grupo, seção), as datas (tópica e
cronológica), âmbito e conteúdo (do item documental), título do documento, dimensão e
suporte (do item documental).
O aporte teórico-metodológico da Diplomática às funções arquivísticas no âmbito da
gestão dos documentos caracteriza a disciplina como formativa ao arquivista contemporâneo
que, para responder aos desafios colocados pela expoente quantidade de informação produzida
em diferentes ambientes, viu seu papel de guardião de documentos históricos ser estendido para
o seio da gestão de documentos administrativos. Assim, a “Arquivística que antes se
caracterizava como uma disciplina de sobrevivência torna-se uma disciplina de intervenção,
estruturada e articulada” (COUTURE, 2000).
As funções arquivísticas abordadas nesta pesquisa estão em consonância com aquelas
apresentadas por Couture (2000), no livro "Les fonctions de l'archivistique contemporaine”, e
abordam as atividades necessárias à gestão completa dos documentos produzidos por uma
instituição, a saber: (1) Análise das necessidades; (2) Produção; (3) Avaliação; (4) Aquisição;
(5) Classificação; (6) Descrição e indexação; (7) Difusão e; (8) Preservação.
Considerando que a Diplomática e seu método vem subsidiando os estudos arquivísticos
no tocante à organização (classificação e descrição), partimos da premissa de que seu aporte
teórico-metodológico é fundamental para a gestão de documentos contemporâneos, uma vez
que tais atividades de organização são consideradas nucleares na compreensão dos conjuntos
documentais. O termo premissa é a tradução do conceito assumption, o qual é utilizado por
Olson (1996) como uma suposição com implicações filosóficas que é declaradamente e
reconhecidamente aberta a discussão. A autora explica que esse conceito é caracterizado pela
falta de prova, o que não significa que não haja nada implícito, mas que ainda não foi provado.
Nesse cenário de reflexão acerca da Diplomática e de seu apoio à gestão de documentos,
o presente trabalho analisou como e até que ponto a Diplomática e seu método influenciam as
atividades nucleares da Arquivologia, podendo ser considerados elementos sine qua non para a
organização do conhecimento arquivístico. Para tanto, verificou-se como esse aporte se efetiva
teórica e metodologicamente nas funções de classificação e descrição a partir do cotejo com o
método diplomático sistematizado por Tognoli (2013).
À medida que a pesquisa avançava, os resultados foram sendo publicados em eventos
de notória importância, conforme demonstrado no relatório de atividades, apenso a esse
 9

relatório de pesquisa. Nesse contexto, destacam-se três publicações em específico: A

Classificação enquanto uma função nuclear no processo de organização do conhecimento
arquivístico2; A Diplomática como subsídio às funções arquivísticas: o aporte à descrição
documental3, An analysis of the theoretical and practical application of Diplomatics to
archival description in Knowledge Organization4, e Archival Knowledge: conceptual
frameworks for a recente terminology in the KO domain5.
Os resultados demonstraram um apoio tanto teórico quanto metodológico da
Diplomática às duas funções nucleares, além de delimitar conceitualmente o que vem a ser
conhecimento arquivístico (expandindo a definição dada anteriormente por Tognoli, Guimarães
e Tennis, 2013), contribuindo para a inserção e fortalecimento do conceito de OCA e do método
diplomático no âmbito dos estudos da Organização do Conhecimento.

2
Capítulo de livro publicado em coautoria com Profa. Marcia Pazin e a mestranda Talita Leme, ambas do
PPGCI-Unesp, no IV Congresso Brasileiro em Organização do Conhecimento.
3
Capítulo de livro publicado no VIII EDICIC, em coautoria com o orientando Daniel Fernè Audi.
4
Capítulo de livro publicado no 15th International ISKO Conference, em coautoria com a supervisora da
pesquisa, Profa. Ana Célia Rodrigues.
5
Artigo no prêlo (aceito para a publicação) na revista Knowledge Organization, em coautoria com a supervisora
da pesquisa, Profa. Ana Célia Rodrigues, e com o Prof. José Augusto Chaves Guimarães, da Unesp.
 10

CAPÍTULO 2: DEFININDO O CONHECIMENTO ARQUIVÍSTICO

Os arquivos são o produto necessário e obrigatório para o funcionamento de qualquer

sociedade organizada. Toda atividade realizada por uma instituição ou pessoa física utiliza-se
de documentos para fazer cumprir ou testemunhar uma determinada ação. Esses são chamados
de documentos de arquivo, ou seja, aqueles que foram produzidos ou recebidos por uma pessoa
física ou jurídica em decorrência de suas atividades.
Os documentos de arquivo servem, portanto, à transparência das ações (accountability),
notadamente em uma sociedade democrática com a obrigação de prestar contas, tanto do ponto
de vista administrativo, quanto histórico.
Nos últimos séculos, os documentos de arquivo, as instituições arquivísticas e a
disciplina que deles se ocupa, a Arquivologia, evoluíram consideravelmente em todos os seus
aspectos, como consequência do acúmulo de relações cada vez mais densas e amplas que
aumentaram de forma exponencial as necessidades e os usos de documentos necessários para
agir, negociar e viver (DELMAS, 2010).
Podendo ser concebidos como sistemas de informação, os arquivos compartilham o
propósito de organizar um conhecimento específico produzido e registrado pela sociedade, de
maneira que permita sua portabilidade no espaço e sua permanência no tempo e, como
consequência, a promoção de seu acesso. Segundo Smiraglia (2014, 31), “os arquivos e
repositórios de documentos, assim como as bibliotecas, servem um papel crítico em seus meios
sociais, aquele de preservar e disseminar o conhecimento coletivo de suas culturas”.

2.1 A Arquivologia na Organização do Conhecimento: primeiras aproximações

Recentemente, a Arquivologia vem dialogando mais proficuamente com a Organização

do Conhecimento (OC), beneficiando-se de sua interdisciplinaridade, notadamente a partir do
que se conveio denominar de “conhecimento arquivístico”.
A OC é um espaço institucionalizado dentro do domínio da Ciência da Informação para
discutir teorias e metodologias sobre os processos de organização do conhecimento. Trata-se
de descrever, representar, preencher e organizar documentos e representações de documentos,
assim como assuntos e conceitos, tanto por pessoas quanto por programas (HJORLAND, 2008).
García Marco (1995) caracteriza a organização do conhecimento como um efetivo
espaço interdisciplinar em que campos como a Ciência da Informação, a Lógica, a Linguística,
a Comunicação, entre outras, integram-se em termos de referenciais teóricos e metodológicos
 11

que propiciem o desenvolvimento de processos, produtos e instrumentos de organização do

conhecimento.
Embora Guimarães (2017) acene para uma organização do conhecimento já nos
registros de conteúdo de pergaminhos em envelopes de argila, na Mesopotâmia e no sistema de
classificação de Calímaco, na Biblioteca de Alexandria, somente na primeira metade do século
XX, a partir do trabalho de Bliss, foi cunhada como tal, enquanto área de estudos (WITTY,
1973; SAN SEGUNDO, 1996; DAHLBERG, 1993).
Durante a década de 1980, a área aprofunda sua busca por metodologias e efetiva sua
interdisciplinaridade (até então majoritariamente ligada aos estudos de classificação em
Biblioteconomia) notadamente a partir da criação, em 1989, da International Society for
Knowledge Organization – ISKO, por Ingetraut Dahlberg, na trilha da até então Society for
Classification, que desde os anos 70 reunia matemáticos, filósofos, estatísticos, linguistas e
cientistas de informação (GUIMARÃES, 2017).
A criação da ISKO é um marco científico para a área, na medida que reúne
pesquisadores de todo o mundo para discutir conceitos e metodologias da organização do
conhecimento, abrangendo as discussões sobre os processos (catalogação, análise de assunto,
classificação, indexação, entre outros) e sistemas de organização (sistemas de classificação,
tesauros, ontologias etc.).
De acordo com Guimarães (2017) e com base nos estudos realizados por Arboit (2014)
sobre a construção teórica da Organização do Conhecimento na ISKO, são três as abordagens
de pesquisa caracterizadoras da construção científica da organização do conhecimento:
epistemológica, aplicada e cultural. Na primeira, econtram-se as bases conceituais, históricas e
metodológicas da organização do conhecimento e seus diálogos interdisciplinares e sua
produção científica; na segunda estudam-se os modelos, formatos, instrumentos, produtos e
estruturas em organização do conhecimento; na terceira encontram-se os estudos ligados às
questões sociais, políticas, éticas, educativas e contextuais da organização do conhecimento
(GUIMARÃES, 2017).
A Arquivologia, que durante anos esteve ligada às searas histórica e diplomática, a partir
da década de 1980 extrapola essas relações, indo ao encontro de disciplinas que consideram a
informação e o conhecimento registrado como objeto de estudo, encontrando nos campos da
Ciência da Informação e da Organização do Conhecimento, um espaço de interlocução.
Uma primeira aproximação com a CI e com seu objeto, a informação registrada e
institucionalizada, deu-se a partir da proposta dos autores Couture, Ducharme e Rousseau, no
Canadá, de reintegrar a disciplina arquivística, até então dividida na América do Norte entre
 12

gestão de documentos e Arquivologia (a primeira ligada aos documentos correntes e

intermediários, e a segunda aos documentos permanentes). Para os autores, a contribuição dos
arquivistas para a gestão da informação, e a união das profissões em um só profissional
“constituem a base da identidade moderna da disciplina” (COUTURE; DUCHARME;
ROUSSEAU, 1988, p. 53).
A essa abordagem, os autores deram o nome de Arquivística Integrada, cujos estudos
estão baseados na realidade europeia dos documentos históricos e norte-americana da gestão de
documentos, focando seus estudos na gestão da informação orgânica e em sua importância para
o fortalecimento da disciplina no século XXI.
É, portanto, nesse contexto, que a informação começa a ter um papel mais ativo na
disciplina, pois é um elemento fundamental para o funcionamento e desenvolvimento de
qualquer organização e, por essa razão, deve ser gerida de forma eficaz. Os termos “informação
orgânica” e “informação não-orgânica” são frutos da abordagem quebequense. Aqui, a
informação orgânica é definida como aquela que é produzida e/ou recebida no âmbito de uma
atividade, e a produção de uma ou mais informações orgânicas darão origem aos arquivos da
instituição.
Como consequência, sob essa abordagem, a gestão de documentos também dará lugar à
gestão da informação orgânica, que desempenhará um papel decisivo, na organização e
disseminação das informações e para a rapidez nos processos de tomada de decisão no interior
das organizações.
Paralelamente, em meados da década de 1990, Esteban Navarro (1995) defendia uma
aproximação dos estudos arquivísticos à Organização do Conhecimento, considerando essa
última um campo integrador, capaz de ir além da divisão tripartida entre as áreas de
Biblioteconomia, Arquivologia e Documentação, pressupondo uma integração entre elas a
partir do estudo das técnicas de armazenamento, tratamento e recuperação de documentos.
Ainda, segundo o autor, não havia motivos para que os pesquisadores, as sociedades científicas
e os congressos sobre organização do conhecimento ignorassem os arquivos em suas
discussões, uma vez que os documentos de arquivo também são classificados e descritos.
Após as considerações de Esteban Navarro, as discussões sobre a integração dos
processos de OC às funções arquivísticas de classificação e descrição, permaneceram
adormecidas na área por vinte anos, quando Guimarães e Tognoli (2015) recuperam as
discussões sobre a Arquivologia no âmbito da OC em seu artigo sobre o princípio da
proveniência enquanto uma abordagem de análise de domínio, onde acrescentam os estudos da
proveniência às onze abordagens propostas por Hjorland (2002).
 13

Ao propor o princípio da proveniência enquanto uma abordagem de análise de domínio,

Guimarães e Tognoli (2015) justificam a própria organização do conhecimento arquivístico
enquanto um domínio.
É importante observar que a organização do conhecimento arquivístico tem seu núcleo
na classificação (estrutural ou funcional) e nos procedimentos de descrição, com o
objetivo de estabelecer prerrogativas de conhecimento. Essas prerrogativas são
construídas de acordo com o contexto da criação dos documentos, com o objetivo de
garantir seus valores probatórios e históricos. Considerando essas questões, a
organização do conhecimento arquivístico torna-se um domínio composto por um
conjunto de pesquisadores de diferentes partes e instituições do mundo, que integram
um colégio invisível profundamente envolvido na construção de uma base
epistemológica ao utilizar uma estrutura discursiva específica que funde a
terminologia tradicional da arquivologia com aquela da Ciência da Informação
(GUIMARÃES; TOGNOLI, 2015, p. 567).

Nesse contexto, destacam-se os recentes estudos de Tognoli, Guimarães e Tennis

(2013), Tognoli e Guimarães (2015), Barros e Moraes (2012), emergindo enquanto uma
comunidade discursiva comprometida na construção de conhecimento teórico-metodológico
que auxilie a Arquivologia na produção, organização e uso dos documentos de arquivo,
notadamente a partir dos estudos da OC.
Após essa breve contextualização, e para adentrarmos nos processos de organização do
conhecimento no âmbito da Arquivologia (classificação e descrição), define-se, primeiramente,
o que é conhecimento arquivístico, e como esse conceito se constrói.

2.2 Conhecimento arquivístico: definindo um conceito

Um conceito pode ser compreendido como um conjunto de enunciados verdadeiros sobre

determinado objeto, fixado por um símbolo linguístico. Segundo Dahlberg (1978, p. 102), cada
enunciado apresenta um atributo predicável do objeto que, no nível de conceito, chama-se
característica. Para que se compreenda como um universo científico-disciplinar formaliza-se
teoricamente, faz-se necessário, portanto, o conhecimento dos conceitos que alicerçam a teoria
científica.
De acordo como Rabello (2008, p. 25), se apreendermos o conceito dentro da lógica e da
razão científica, ele seria a delimitação necessária que a linguagem científica se apoia para a
representação da realidade mediante uma simbologia criada pelo primado da exatidão, da
sensibilidade e da consensualidade (intersubjetiva), na busca pela representação dos fenômenos
da realidade. Nas palavras de Köche (2011, p.115), o conceito deve ser “[...] definido de tal
forma que permita ser delimitado, traduzido em proposições particulares observáveis e
mensuráveis”.
 14

Ao definir um conceito, são estabelecidos pressupostos indispensáveis na argumentação

e nas comunicações verbais, elementos necessários na construção de sistemas científicos. A
importância das definições evidencia-se, também, quando se tem em vista a comunicação
internacional do conhecimento (DAHLBERG, 1978). Nesse sentido, acredita-se que um
conceito definido é um importante indicador do comportamento de determinada comunidade
científica por ser fruto de uma teorização sistematizada que o consolida em um determinado
tempo histórico e que expressa as formas de pensamento, práticas sociais, práticas profissionais,
etc. (RABELLO, 2008, p.33).
Dado esse contexto, ao buscar uma definição de conhecimento arquivístico, como
proposto no início dessa seção, pretende-se fixar o conteúdo desse determinado conceito,
limitando-o. De acordo com Dahlberg (1978), fazer uma definição equivale a estabelecer uma
“equação de sentido”, onde de um lado (à esquerda) encontra-se aquilo que deve ser definido
(o definiendum), que aqui entende-se ser o conhecimento arquivístico, e, de outro lado (à
direita), aquilo pelo qual alguma coisa é definida (o definiens).
Ainda segundo a autora, as definições podem ser nominais e reais. A primeira diz respeito
à fixação do sentido de uma palavra (ex. conhecimento arquivístico), enquanto que a segunda
delimita a intenção de determinado conceito, ou seja, do que ele é composto, distinguindo-o de
outros com idênticas características. “Podem distinguir-se dizendo que a definição nominal
procura fixar o uso de determinada palavra enquanto que a definição real tem por finalidade
apresentar o conhecimento contido em determinado conceito” (DAHLBERG, 1978, p. 106).
Uma vez definido o conceito nominal - o conhecimento arquivístico, enquanto fixação do
uso da palavra – passamos agora à sua definição real que acreditamos ter como base o princípio
de respeito aos fundos, a forma documental e o contexto de produção.

2.2.1 O primeiro definiens: o conceito de fundo

Em 2013, no artigo intitulado Diplomatics as a methodological perspective for archival

knowledge organization, Tognoli, Guimarães e Tennis definiram conhecimento arquivístico
como “[...] todo o conhecimento produzido por uma pessoa física ou jurídica e que está
agrupado em um fundo documental.” Ainda, segundo os autores
[...] os documentos agrupados em um fundo, refletem o conhecimento que foi
produzido sobre uma determinada pessoa ou instituição, agindo três principais atores
neste contexto: (1) o criador (autor), que é a pessoa física ou jurídica responsável pela
criação dos documentos; (2) o usuário, que irá utilizar os documentos para fins
probatórios, administrativos ou históricos e;. (3) os intermediários, que são os
 15

arquivistas ou outras pessoas responsáveis pela organização dos documentos

(TOGNOLI ET AL, 2013, p. 205, tradução nossa).

Observa-se, portanto, que o conceito de fundo é o primeiro definiens do conhecimento

arquivístico, uma vez que reúne em si todas as informações a respeito de uma determinada
pessoa ou instituição, refletindo o conhecimento gerado em etapas anteriores, como a aplicação
do método diplomático no momento da identificação arquivística.
Enunciado primeiramente em 1841, pelo francês Natalis de Wailly, o conceito propõe
que os documentos sejam reunidos segundo o órgão, estabelecimento, família, ou indivíduo que
os produziu, dando origem ao princípio de respeito aos fundos, segundo o qual documentos de
uma mesma origem não poderiam ser misturados com outros de origens diversas e que sua
ordem original, caso existisse, deveria ser preservada.
Na Prússia, em 1881, o princípio de respeito aos fundos se amplia e define-se que os
documentos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e
não de acordo com a natureza das instituições que os criaram, como proposto na França) e que
o arranjo dados aos documentos pelos órgãos de criação deve ser mantido. A esse princípio, é
dado o nome de Provenienzprinzip, ou princípio da proveniência. Ainda em 1881, é enunciado
o Registraturprinzip, princípio que estabelecia que os documentos de cada órgão deveriam ser
mantidos, no arquivo de custódia, na ordem dada pelo serviço de registro do órgão, e não
reorganizados por grupos de assunto, como era recorrente na França (SCHELLENBERG,
2006). Ainda, segundo o autor, ao contrário do sistema francês, segundo o qual os documentos
de um fundo eram reorganizados para atender às pesquisas, o sistema prussiano estabeleceu a
manutenção de registros segundo as funções administrativas dos órgãos governamentais, dando
origem ao princípio da ordem original.
Na teoria arquivística o princípio da proveniência ainda não corresponde a uma definição
específica, como nos explica Martín-Pozuelo (1996). A escarça normalização terminológica
ainda é um dos problemas fundamentais da teoria arquivística, o que nos leva a uma divisão em
dois princípios (proveniência e ordem original). Para alguns autores (Schellenberg 2006; Evans
1991) a manutenção da ordem original configura-se como outro princípio, enquanto que para
outros autores, ela representa uma extensão ou um segundo grau da proveniência (Carucci 1987,
Brenneke 1968).
O princípio da proveniência pode ser considerado, portanto, uma ampliação do princípio
de respeito aos fundos, na medida em que engloba dois graus de proveniência: o respeito ao
produtor e o respeito à ordem original dada pelo produtor.
 16

Embora o princípio da proveniência tenha se desenvolvido de forma diferente de um país

para outro enquanto resultado de distintas culturas administrativas e, apesar de uma confusão
conceitual terminológica presente na literatura da área, é consenso que os documentos de
arquivo são produtos de atividades desenvolvidas por pessoas físicas ou jurídicas e
compreender isso significa compreender a rede de relações entre os objetos (documentos de
arquivo), os agentes (produtores) e as funções . Por isso, um documento de arquivo não pode
ser concebido como um elemento isolado.
Compreender um documento é saber exatamente por quem foi criado, em qual estrutura
e sob qual procedimento. Em outras palavras, quais as suas origens, para quem, quando e onde.
Segundo Duchein (1983, p. 67), as respostas para essas perguntas estão no conhecimento do
fundo documental, na compreensão de sua totalidade.
A concepção de fundo enquanto conhecimento arquivístico fica mais clara nesse
momento. É fácil percebermos que a reunião de documentos advindos de uma mesma
proveniência compõe um grupo de documentos que mantêm um conhecimento específico sobre
determinada pessoa ou instituição. No entanto, compreendemos essa reunião como um
momento final, advinda de uma série de procedimentos que possibilitam ao arquivista reunir
esse conhecimento específico em um fundo (primeiro definiens).
Nesse sentido, apresentamos o conhecimento da forma documental – adquirido por meio
da análise diplomática - como o segundo definiens do conceito de conhecimento arquivístico,
necessário para a compreensão dos conjuntos documentais que formarão o fundo.

2.2.2. O segundo definiens: o conhecimento da forma documental

Nos últimos trinta anos, a Arquivologia é convidada a repensar seus princípios e

metodologias, a fim de dar conta da produção, organização e uso de documentos em meio
digital. Nesse contexto muito específico, emergem correntes de pensamento em diferentes
países, como a Arquivística Pós-Moderna e a Arquivística Integrada, no Canadá, a Arquivística
Pós-Custodial, em Portugal, a abordagem do records continuum, na Austrália, e a Diplomática
Arquivística, na Itália.
No tocante a essa última, observa-se que seus estudos têm fundamentado as
metodologias de organização arquivística desde a década de 1960, quando houve uma primeira
identificação do objeto de estudo da Arquivologia com aquele da Diplomática, a saber, os
documentos de arquivo.
 17

Em uma nova realidade de produção, organização e uso de informações faz-se

necessário estabelecer as razões que estão por trás da criação dos documentos, qual a relação
dos criadores com eles e, assim, quais as intenções por trás da ação de registrar a informação.
Para tanto, o estudo a partir do documento, com base na Diplomática e em seu método, torna-
se o mais seguro para o arquivista. Poder estabelecer quem produz, por quê e para que, por
meio do estudo da forma documental é a grande contribuição da Diplomática para os estudos
arquivísticos atuais.
Distinguir os documentos (urkunde, acte) falsos dos autênticos sempre foi o objetivo da
Diplomática e a razão pela qual seus estudos foram desenvolvidos. Tanto os diplomatistas
clássicos, quanto os modernos tinham como objetivo analisar os documentos que serviam de
testemunho para a verificação de fatos, ora com um objetivo prático-jurídico, ora com um
objetivo de contar os fatos dos passados em uma perspectiva historiográfica. Para fazê-lo, ou
seja, para compreender o documento enquanto autêntico ou falso fez-se necessário, antes de
mais dada, o estudo de sua forma.
Nesse contexto, podemos entender a Diplomática como uma arte crítica, que busca, por
meio da compreensão da forma documental, discernir a autenticidade e/ou falsidade do
documento. Logo, a Diplomática é a arte que estuda a essência do documento, ou seja, sua
forma.
Especificamente no tocante à forma, pode-se dizer que esta estrutura o documento
fornecendo os elementos necessários e as regras de composição para que um determinado
negócio jurídico possa ser reconhecido como idôneo para a atuação de sua função. Assim, o
documento diplomático6 terá a mesma forma quando houver a mesma problemática jurídica.
Essa forma será determinada por regras estabelecidas pelo Direito.
Essas regras determinam os modelos aos quais os atos devem se conformar.
Elas agem principalmente sobre o teor, propondo ao redator os termos
técnicos, as expressões ou frases já feitas, os tipos de composição fornecidos
por meio dos formulários. Elas ordenam também todo o aspecto exterior,
determinam rigorosamente o tipo de suporte material da escritura, a tinta, a
própria escritura, o modo de inserir os sinais de validação (DUMAS, 1932, p.
30, tradução nossa).

Ainda segundo o autor, a forma dos atos é tudo aquilo que é condicionado por regras.
Essas regras determinam os elementos intrínsecos e extrínsecos do documento, ou seja, o texto

6
Em 1867, é cunhada, pela primeira vez, a definição de documento diplomático segundo a palavra alemã
Urkunde6, ou seja, um “testemunho escrito, redigido segundo uma forma determinada – variável com relação ao
lugar, à época, à pessoa, ao negócio, sobre fatos de natureza jurídica” (SICKEL, 1867, p. 02).
 18

propriamente dito, os caracteres aplicados aos documentos, que lhes conferem força probatória,
assim como os meios para redigi-lo.
A forma é, portanto, determinante para a criação de um documento juridicamente válido
e relevante. Segundo Sickel, a forma do documento diplomático deve seguir uma estrutura
composta por protocolo inicial, texto e protocolo final. “Eu chamo texto a parte central do
documento e formulário ou protocolo o conjunto de fórmulas inicias e finais. Texto e protocolos
são, portanto, os caracteres intrínsecos documentos” (SICKEL, 1867, p. 107).
Os protocolos agem como uma moldura para o documento, enquanto que o texto
apresenta o conteúdo, propriamente dito, conforme observado no quadro abaixo:
Quadro 01: Método para análise de documentos diplomáticos
PROTOCOLO INICIAL 1) Invocação (die Invocation)
(2) Nome e título (Name und Titel)
TEXTO (1) Nome, títulos e predicados do destinatário
(Inscription/ adress)
(2) Preâmbulo (Arenga)
(3) Notificação (Promulgatio)
(4) Exposição (Narratio)
(5) Dispositivo (Dispositio)
(6) Forma de corroboração
(Corroborationsformeln)
(7) Anúncio dos sinais de validação (Die
Ankündigung des Siegels)
PROTOCOLO FINAL (3) Assinatura (Unterschrift)
(4) Datas (Datierung)
(5) Precação (die Apprecation)
Fonte: Elaborado pelo autor, com base em Tognoli (2014)

Nos protocolos inicial e final constam as informações acerca do contexto de criação do

documento, como seu produtor, datas e sinais de validação, enquanto que no texto tem-se as
informações acerca do assunto e da atividade do documento (exposição e dispositivo). Essa
divisão entre texto e protocolos, preconizada por Sickel, permitiu à Diplomática o
estabelecimento de um método próprio de análise de documentos, elevando-a ao status de
disciplina.
No entanto, vale a pena ressaltar que esse método estava voltado aos documentos
diplomáticos medievais, ou seja, aos escritos solenes de natureza jurídica e redigidos sob a
observância de regras determinadas por normas.
Na década de 1960, o arquivista Robert-Henri Bautier, ao defender uma expansão da
problemática da Diplomática a todos os documentos de arquivo, sem limitação cronológica ou
jurídica, propôs uma ampliação do objeto para além daqueles testemunhos redigidos segundo a
 19

observação de formas determinadas que garantem ao documento natureza jurídica e força

probatória.
Para o autor o documento deveria ser compreendido em função do fundo ao qual
pertencia, advogando pela sua compreensão enquanto documento de arquivo – documentos que
fazem parte de um mesmo fundo e que guardam relações orgânicas entre si –, o que garantiria
ao diplomatista uma melhor compreensão do contexto no qual o documento foi gerado, uma
vez que as fontes são claramente maiores.
Para Bautier, um documento não poderia ser verdadeiramente compreendido fora do
contexto ao qual pertencia. Assim como os arquivistas têm muito clara essa relação, os
diplomatistas também deveriam apoiar-se na perspectiva de fundo e conjunto, oferecidos pela
ciência dos arquivos.

[...] A crítica dos documentos é surpreendentemente facilitada pela sua aproximação

aos documentos anteriores e posteriores a eles, assim como pela reunião de peças de
um mesmo dossiê [...] Nós estamos convencidos que os diplomatistas seriam muito
mais conscientes deste aspecto se eles tivessem sempre acreditado na noção de que o
documento diplomático é essencialmente um documento de arquivo, quer dizer, uma
peça em um conjunto, um elemento em um fundo (BAUTIER, 1961, p. 212, tradução
nossa).

A perspectiva de uma disciplina mais contemporânea, voltada aos documentos de

arquivo, encontraram fulcro nas discussões que se seguiram sobre a produção, organização e
preservação de documentos em um novo contexto tecnológico. Quando Bautier lançou as bases
para uma disciplina mais “elástica”, na década de 1960, ele não poderia imaginar que o método,
uma vez utilizado para a análise dos documentos medievais, passaria a fazer parte da
Arquivologia enquanto uma ferramenta tida como essencial para o estudo dos documentos
contemporâneos.
Em 1987, o aporte teórico e metodológico da Diplomática à disciplina dos arquivos
encontra respaldo nos estudos da documentação contemporânea a partir das pesquisas da
italiana Paola Carucci que extrapola os limites de estudo do campo da Diplomática, aplicando
seu método e definições à documentação contemporânea da administração pública italiana.
A autora destaca a tendência atual de dilatar o conceito de documento além dos limites
da relação com a natureza rigorosamente jurídica de seu conteúdo. Segundo Carucci (1987, p.
29), “tal tendência, que reconduz a uma ampliação dos fins da diplomática da análise do
documento (e de seus procedimentos) para o estudo da instituição que o produz, encontra –
paralelamente – uma justificativa na evolução teórica da arquivística”.
 20

A justificativa recai sobre o fato de que à Diplomática, ao contrário do se estudara até

então, não cabe mais o papel único e exclusivo de identificar os elementos do documento para
a verificação de sua autenticidade. Com a evolução do Direito e uma diferente concepção de
Estado, os princípios jurídicos foram modificados, assim como a relevância de certos elementos
utilizados para legitimar os documentos. Em outras palavras, a Diplomática do documento
contemporâneo não se limita mais ao estabelecimento das características de autenticidade e/ou
falsidade documental, encontrando uma nova finalidade no campo dos estudos arquivísticos,
ao propor a observação do contexto de criação dos documentos, a partir de uma análise da parte
para o todo.
Em 1989, Luciana Duranti propôs novos usos para a Diplomática, a partir da aplicação
de sua crítica aos documentos contemporâneos na América do Norte. Assim como Carucci, a
autora afirma que, para aplicar o método de análise dos documentos medievais aos
contemporâneos, não é necessário reformular o conjunto de princípios e métodos da
Diplomática estabelecidos nos manuais do século XIX, mas somente adaptá-los ao estudo dos
conjuntos documentais contemporâneos, uma vez que a aplicação recai agora nos documentos
arquivísticos, que mantêm uma relação direta do contexto com o conjunto.
A Diplomática, no contexto da Arquivologia, permite que o arquivista chegue à
compreensão do conjunto documental e de seu contexto a partir da crítica do documento. Desse
modo, a análise do arquivista desloca-se desde o contexto documental imediato do material que
examina até o amplo contexto funcional dos criadores de documentos e de suas relações. Essa
análise, assim como a crítica de um documento medieval, é feita por meio do estudo da forma
do documento, que se manifesta em seus elementos internos e externos (DURANTI, 2013).
Tognoli (2014) elaborou um roteiro para a análise de documentos, a partir de um cotejo
dos métodos diplomáticos propostos ao longo dos séculos e chegou ao que denominou de
método ideal de análise diplomática para fins arquivísticos, como demonstrado a seguir:
 21

Quadro 02: Modelo de análise diplomática para fins arquivísticos

Modelo de análise diplomática
Espécie documental
Tipo documental
Categoria Documental:
Dispositivo
Probatório
Informativo
Natureza do ato:
Público
Privado
Elementos externos:
Material
Tipo de escrita
Qualidade de impressão (visualização, integridade do documento)
Meio de registro
Selos e Sinais
Elementos internos:
Língua
Estilo de linguagem
Protocolo Inicial (Título/Assunto/Datas/Invocação/Titulação – nome e predicado do autor e
destinatário/Saudação inicial)
Texto (preâmbulo/exposição/notificação/dispositivo/sanção/corroboração/ anúncio dos sinais de validação)
Protocolo Final (precação/Saudação final/datas/subscrição)
Pessoas envolvidas na criação do documento:
Autor da ação
Autor do documento
Destinatário da ação
Destinatário do documento
Escritor
Testemunhas envolvidas
Estado de transmissão:
Pré-original
Original
Pós-original
Informações complementares:
Fundo produtor/recebedor
Grupo
Série
Notação
Fonte: Tognoli (2014)
No modelo proposto, o primeiro elemento a ser identificado é a espécie documental, ou
seja, o veículo redacional escolhido para o registro da ação. Segundo Camargo & Bellotto
(1996), a espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e
natureza das informações nele contidas. Assim, a primeira coisa que o arquivista deve saber é
qual é esse veículo, pois ele será determinante para o estudo da forma. O segundo elemento, o
tipo documental, é a espécie agregada da atividade que irá gerar o documento.
Em seguida identifica-se a categoria documental, que diz respeito ao valor jurídico do
conteúdo dos documentos. Assim, o documento dispositivo é aquele que nasce para fazer
cumprir e dar validade à ação, enquanto o documento probatório/testemunhal simplesmente
atesta um fato jurídico já completo, válido perfeitamente antes de sua documentação. Por
 22

último, o documento informativo esclarece as questões e/ou informações contidas em outros

documentos.
A natureza do ato também é importante no momento da análise, uma vez que determina
a relação entre documento e autor. Para fins de esclarecimento, um documento é considerado
público quando criado por uma pessoa pública, ou em seu nome, exercendo uma atividade
jurídica no contexto público. Ao contrário, um documento é privado se criado por uma pessoa
privada, ou em seu nome, no sistema jurídico no qual atua.
Nos elementos externos, encontra-se o material, dividido em suporte (livro, pedra,
tábuas de argila, disco rígido) e formato (A4, carta, impresso, digital). Os tipos de escrita
compreendem aquelas hieroglíficas, cuneiformes, românicas, arábicas, góticas, etc. A qualidade
de impressão visa a oferecer um melhor detalhamento das condições físicas do documento,
analisando se ele possui rasuras ou deteriorações, por exemplo. Os meios de registro podem ser
as tintas utilizadas quando se usa uma caneta, ou máquina de escrever, ou o software quando se
trata de documentos eletrônicos. Os selos e sinais são considerados, aqui, como elementos
externos por terem sido colocados após a feitura do documento, como os carimbos de
autenticação, ou o registro de protocolo e número de classificação no arquivo, ou assinaturas
eletrônicas, por exemplo.
Nos elementos internos, a língua é o idioma no qual o documento é redigido, enquanto
o estilo pode ser formal ou informal. A divisão entre texto e protocolos apresenta apenas
algumas variações com relação aos métodos anteriores, como a inserção das datas e da
saudação, tanto no protocolo inicial quanto no protocolo final. Inserem-se no protocolo inicial
o assunto e o título do documento, e a titulação engloba tanto o autor e suas qualificações,
quanto o destinatário do documento.
A identificação das pessoas envolvidas na criação do documento é fundamental uma
vez que elas são os sujeitos de deveres e direitos envolvidos no sistema jurídico no qual o
documento é criado. Ao identificar os autores, destinatários, escritor e testemunhas,
evidenciam-se justamente as relações entre elas e o sistema jurídico no qual atuam, fornecendo
um estudo mais detalhado do contexto de criação desses documentos.
O estado de transmissão determina o grau de autoridade do documento que está sendo
analisado e, por essa razão, sua identificação é primordial na crítica diplomática. O documento
original terá valor e peso muito maiores do que o rascunho ou cópia, por exemplo, por ser o
primeiro e perfeito. Os pré-originais são o rascunho e a minuta. O rascunho é um documento
preparatório sem qualquer validade jurídica, enquanto a minuta é o rascunho já passado a limpo
na espécie documental adequada, porém sem os sinais de validação que irão conferir ao
 23

documento o status de original. Os pós-originais são as cópias que representam o documento,

formalmente iguais ao original e subdividem-se em: simples, autorizadas, imitativas, códices
diplomáticos.
Por último, as informações complementares funcionam mais no contexto arquivístico,
uma vez que é possível identificar os fundos/grupos/séries aos quais pertencem o documento,
assim como o código de classificação ou número de registro de protocolo, caso existam.
Entende-se que a aplicação do método diplomático fornece elementos essenciais para
que se possa conhecer o documento de arquivo para além de sua forma, possibilitando uma
aproximação com seu contexto de produção e natureza.
Ao identificar o significado e as funções das partes constituintes do documento e nomeá-
las de maneira consistente e significativa, a Diplomática contribui, ainda, para a questão
terminológica no trabalho arquivístico (DURANTI, 1991).
Os arquivistas começam, portanto, a compreender o método diplomático como uma
nova ferramenta para auxiliar na gestão da documentação gerada nos processos administrativos.
Ao estudar as relações entre a Diplomática e a Arquivologia e sua relevância para os estudos
da gênese documental, Rodrigues (2016) estabelece a necessidade de identificar os documentos
em seu contexto de produção a fim de planejar sua produção e tratamento.
Para Rogers (2015) a análise diplomática é um processo de abstração e sistematização,
em que o documento de arquivo é desconstruído para que sejam identificados e localizados os
elementos que revelam sua proveniência, relações, confiabilidade e autenticidade.
Conclui-se, portanto, que a partir do exame das partes, o arquivista chega ao exame do
todo, do contexto, do processo para determinar as relações existentes entre um e outro. Os
resultados alcançados com a identificação do documento por meio da análise diplomática irão
subsidiar os processos de organização e representação, uma vez que se acredita que as
informações coletadas durante esse processo, uma vez amalgamadas e compreendidas em um
contexto específico, constituem um conhecimento arquivístico, ou seja, um conhecimento
adquirido a partir do estudo do documento e de suas relações com o produtor e com o
procedimento que o gerou.
Neste sentido, apontamos o método diplomático e sua aplicação como definidores do
segundo definiens do conceito de conhecimento arquivístico, a forma documental, que irá se
efetivar a partir da aplicação da identificação arquivística enquanto uma metodologia capaz de
fornecer elementos para a compreensão do que entendemos como o terceiro definiens para o
conceito, o contexto de produção, como será apresentado a seguir.
 24

2.2.3 O terceiro definiens: o contexto de produção

Com a explosão documental gerada após a Segunda Guerra Mundial, fez-se necessário
estudar os documentos em seu nascimento, visando à racionalização da produção. Neste
contexto, emergiu o conceito de gestão de documentos, que visa controlar o documento desde
o momento de sua produção até sua destinação final, qual seja, eliminação ou guarda
permanente.
A gestão de documentos originou-se na impossibilidade de se lidar, de acordo com
“moldes tradicionais”, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos
pelas administrações públicas americanas e canadenses. Assim, a partir das soluções
apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos
Estados Unidos e do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram
estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas
etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação
de documentos (FONSECA, 1998, p.38).

Segundo Rodrigues (2015) a gestão de documentos se caracteriza como um conjunto de

procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o seu ciclo
de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade,
ou seja, nos arquivos correntes e intermediários. Ainda segundo a autora, a introdução de
programas de gestão de documentos na teoria arquivística, levou à necessidade da criação de
metodologias para resolver os problemas observados nos arquivos.
Nasce, assim, na Espanha, em 1980, o conceito da identificação como uma ferramenta
para a análise do documento e de seu órgão produtor, aplicada às massas documentais
acumuladas, visando à elaboração de propostas para a avaliação e classificação dos documentos
de arquivo. Rodrigues (2015) destaca que a identificação é uma tarefa de pesquisa com dois
objetos de estudo: órgão produtor e documento.

Trata-se de uma tarefa de pesquisa sobre os elementos que caracterizam os dois

objetos de estudos da identificação: órgão produtor, analisando o elemento orgânico
(estrutura administrativa) e o elemento funcional (competências, funções e atividades)
e a tipologia documental, estudo que se realiza com base no reconhecimento dos
elementos externos, que se referem à estrutura física, à forma de apresentação do
documento (gênero, suporte, formato e forma) e internos (RODRIGUES, 2015, p. 72).

Rodrigues (2008) ressalta, ainda, que a necessidade de identificar documentos em seu

contexto de produção para planejamento de sua criação/produção e tratamento técnico de sua
acumulação nos arquivos conduziu a área à reflexão sobre a Identificação como processo
arquivístico e às discussões sobre a posição que esta ocupa no âmbito das metodologias
arquivísticas
 25

A identificação é considerada uma tarefa de natureza intelectual com o objetivo de

determinar a identidade do documento de arquivo, reconhecendo os elementos que o
individualizam e o distinguem em seu conjunto (RODRIGUES, 2015). Para tanto, recorre-se à
análise documental, subsidiada pelo método diplomático, para determinar o tipo documental, e
à análise contextual, subsidiada pelo estudo da documentação constitutiva do órgão produtor
(informações coletadas em regimentos, estatutos, organogramas), para determinar seu elemento
orgânico (áreas administrativas que o configuram) e funcional (competências,, funções,,
atividades e tarefas).
O conhecimento gerado a partir das informações coletadas sobre o órgão produtor
juntamente ao processo analítico dos documentos por ele produzidos, configuram um
conhecimento específico, novamente, um conhecimento arquivístico. Por esse motivo, acredita-
se que a metodologia da identificação, subsidiada pelo método diplomático, configura-se como
o terceiro e último definiens do conceito de conhecimento arquivístico.
Considera-se, portanto, que o conhecimento arquivístico pode ser concebido a partir da
seguinte equação de sentido:
definiendum = def1 + def2 + def3, ou seja, conhecimento arquivístico = conceito de
fundo + conhecimento da forma documental + conhecimento do contexto de produção
Portanto, de forma resumida, podemos considerar que o conhecimento arquivístico pode
ser concebido a partir do conceito de fundo (sobre o qual incidirão todos os processos de
organização), caracterizado a partir da reunião e análise de documentos produzidos por uma
mesma pessoa ou instituição, com base no método diplomático enquanto suporte para a
metodologia da identificação arquivística.
As informações coletadas por meio da aplicação do método diplomático, para analisar
a tipologia documental, e dos fundamentos teóricos do Direito e da Administração para estudar
a estrutura e funcionamento do órgão produtor, resultado da identificação arquivística,
constituir-se-ão um conhecimento arquivístico específico sobre aquele conjunto documental, o
fundo.
Assim, o conceito de conhecimento arquivístico (definição nominal) configura-se
enquanto uma reunião de enunciados específicos (definição real) que, juntos, fomentam o
vínculo arquivístico, este último definido por Bellotto (2015, p. 12) enquanto “a ligação
inalienável entre o documento e seu produtor e a condição que o documento de arquivo tem de
“conversar” (no sentido figurado) com os demais documentos do seu conjunto”.
Embora a formação do fundo se dê a partir da reunião de documentos produzidos e/ou
recebidos por uma pessoa física ou jurídica, previamente analisados e identificados pelo método
 26

diplomático no contexto da identificação arquivística, podemos considerar o princípio de

respeito aos fundos e a própria definição de fundo como as bases sobre as quais as atividades
de organização e representação do conhecimento arquivístico irão incidir. A partir dele, o
conceito de arquivo é definido e as funções arquivísticas podem ser efetivadas, levando em
conta as características específicas dos conjuntos arquivísticos, quais sejam: organicidade,
naturalidade, autenticidade e imparcialidade.
Passamos, a seguir, ao estudo das funções específicas de organização e representação
desse conhecimento, classificação e descrição.
 27

3. AS FUNÇÕES DE ORGANIZAÇÃO E REPRESENTAÇÃO DO CONHECIMENTO

ARQUIVÍSTICO

Uma vez definido o conceito de conhecimento arquivístico, e inserida a Arquivologia

no âmbito dos estudos da organização do conhecimento, cabe-nos, agora, definir as funções que
sustentam os processos de organização e de representação. Para tanto, utilizamos, conforme
definido previamente no projeto de pesquisa, parte das definições colocadas no livro por
Couture (2000) e seus colaboradores, que abordam as atividades necessárias à gestão completa
dos documentos produzidos por uma instituição.
A opção pela escolha dessa obra se deu pelo fato de os autores trabalharem com 8
funções arquivísticas no âmbito da gestão de documentos, englobando também, a função da
descrição que, segundo outras correntes, não estaria contemplada em um programa de gestão.
Por essa razão, escolhemos a corrente da Arquivística Integrada, que define as seguintes
atividades necessárias à gestão completa dos documentos produzidos por uma instituição:
Análise das necessidades (L’analyse des besoins). Segundo Couture (2000) essa função
não é uma intervenção própria da Arquivologia e por isso deve ser adaptada para responder às
finalidades dos arquivos. Esta análise permite que o arquivista conheça a instituição na qual
desenvolverá seu trabalho (sua missão, atividades, organização, contexto de funcionamento e
os documentos criados e recebidos no exercício de suas funções). Observamos nesta função
uma similaridade muito grande com as atividades desenvolvidas no âmbito da Identificação
arquivística.
Produção (La création)7. Esta função está diretamente ligada ao novo papel
desempenhado pelo arquivista no contexto da gestão de documentos. Consiste em controlar a
criação dos documentos e em estabelecer normas e procedimentos que garantam eficiência e
eficácia da informação na instituição.
Avaliação (L'evaluation). Também ligada ao novo papel desempenhado pelo arquivista
na contemporaneidade, a avaliação documental tem como objetivo primordial determinar o
prazo de guarda e/ou eliminação dos documentos de arquivo. Couture (2000) define esta função
como o ato de julgar os valores que apresentam os documentos de arquivo e de determinar os
prazos durante os quais esses valores se aplicam.

7
Optamos por traduzir livremente o termo création em francês, para produção, em português, uma vez que o
termo tal como foi traduzido é mais aceito na literatura brasileira da área.
 28

Incorporação (L’accroissement ou l’acquisition). A incorporação é definida por

Lambert e Coté (1992) como o conjunto de medidas empregadas para incorporar o número de
fundos de arquivo de um órgão para permitir que possam ser acessados. Essa função poder ser
dividida em duas: recolhimento e aquisição.
Classificação (La classification). A classificação é considerada junto com a descrição
uma atividade nuclear na organização dos documentos de arquivo e, portanto, necessária a uma
eficiente gestão de documentos, visando a recuperação da informação contida nos documentos,
permitindo uma melhor apreensão do contexto de funcionamento da instituição.
Descrição e Indexação (La description et l'indexation). Junto com a classificação, a
descrição tem papel garantido na organização e é fundamental para que o conteúdo e o contexto
dos documentos possam ser corretamente representados e disponibilizados aos seus usuários.
Heredia Herrera (1993) considera a descrição a ponte que comunica o documento aos usuários.
Na cabeceira desta ponte encontra-se o arquivista.
Difusão (La diffusion). Partindo do pressuposto de que um arquivo bem organizado de
nada serve se suas informações não puderem ser acessadas, a difusão pode ser definida no
âmbito arquivístico como "a ação de fazer conhecer, de avaliar, de transmitir e/ou tornar
acessível as informações contidas nos documentos de arquivo aos seus usuários (pessoas ou
órgãos) para responder às suas necessidades específicas" (COUTURE, 2000, p. 22).
Preservação (La préservation). Embora a função de preservação tenha estado sempre
presente no trabalho arquivístico, a partir do século XXI o arquivista exerce um papel mais
proativo nesta função. Hoje, o trabalho do arquivista é voltado muito mais para a prevenção e
para um planejamento desta do que para a conservação ou restauração. Preservar para o
arquivista contemporâneo significar planejar e se antecipar às evoluções do suporte da
informação.
Para os objetivos desse trabalho, o foco será dado às funções de classificação e
descrição, consideradas no âmbito da organização e representação do conhecimento
arquivístico.

3.1 A Classificação arquivística e o processo de organização a partir da Diplomática

Como visto anteriormente, a enunciação do conceito de fundo e dos princípios

arquivísticos, como da proveniência e da ordem original, fundamentaram as bases para uma
profunda mudança na disciplina dos arquivos, estabelecendo-se como fundamental para a
 29

organização dos documentos. Desse modo, as atividades de organização, como a classificação

e a descrição deverão ocorrer partindo do conhecimento do fundo e de suas partes.
Para Schellenberg (2006), a classificação é básica à eficiente administração de
documentos. Se os documentos são classificados adequadamente, atenderão bem às
necessidades das operações e refletirão as funções e atividades do órgão produtor. Mas o que
significar uma classificação adequada?
No âmbito dos arquivos, significa estabelecer uma lógica de organização dos
componentes do fundo arquivístico de modo a facilitar a recuperação da informação contida
nos documentos, permitindo uma melhor apreensão do contexto de funcionamento da
instituição. Segundo Heón (2000), à classificação importa a identificação e a ordenação
intelectual das acumulações de documentos no interior de um fundo, com o objetivo de
assegurar que esses estejam ligados ao seu fundo de origem e que no interior desse possam ser
classificados segundo a ordem dada por seu produtor.
Sousa (2003, p. 14) nos revela que quando o arquivo se concretiza a partir de um
conjunto de documentos por meio da produção, sejam estes correntes, intermediários ou
permanentes, nos vem a necessidade de realizar a classificação arquivística, sendo o plano de
classificação resultado da produção dos documentos, considerando seu conteúdo e seu valor.
A classificação de documentos pode ser feita segundo a observância de três elementos:
a ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que o produziu e o assunto dos
documentos, sendo esse último recomendado apenas para documentos bibliográficos e não
arquivísticos. A essas classificações, Schellenberg denominou, respectivamente, funcional,
organizacional e por assunto (o qual não entraremos em maiores detalhes aqui, por não ser
aplicável aos conjuntos orgânicos de documentos).
A classificação funcional leva em conta as ações às quais os documentos estão
vinculados. Segundo Schellenberg (2006) uma ação pode ser tratada em termos de funções,
atividades e atos, sendo o termo “função” usado com referência às responsabilidades atribuídas
a um órgão a fim de atingir os objetivos para os quais foram criados. As funções e atividades
são como “chaves” importantes para estabelecer a classificação arquivística, juntamente com a
aplicação do princípio da Proveniência, uma vez que se referem propriamente ao negócio, aos
atos que envolvem e estão envolvidos nos documentos.
Já a classificação organizacional ou estrutural leva em conta a organização e estrutura
da entidade criadora de documentos e só é considerada adequada se há uma estabilidade das
estruturas da instituição que nem sempre são resultado de uma análise funcional, mas de
 30

condicionantes políticos, muitas das vezes, estranhos ao ambiente organizacional (SOUSA,

2014).
“A classificação é uma atividade gerencial e de planejamento não só para os arquivos,
mas para as administrações que geraram os documentos. Assim, a construção do plano
de classificação deve contemplar as relações entre os documentos, mas não só essas,
também, as relações entre os documentos e as pessoas, assim, o sistema de
classificação se tornaria uma ferramenta útil e facilitadora da descrição e avaliação
dos documentos” (TOGNOLI; BARROS, 2015, p. 97).

A classificação tem a finalidade, portanto, de reestabelecer a rede de relações existentes

entre as diversas funções desempenhadas pelos órgãos/entidades, no cumprimento das
atribuições sob sua responsabilidade, do ponto de vista do registro documental dessas funções.
Compreendendo o plano de classificação enquanto um resultado representativo da
condensação das informações da instituição e de seus documentos, podemos dizer que a função
de classificar pode ser considerada, também, um processo de representação do conhecimento,
juntamente com a descrição arquivística.
Desse ponto de vista, a classificação prepara o ambiente para a descrição arquivística,
tanto no que se refere à representação descritiva dos documentos, quanto na construção de um
corpo mínimo terminológico para a representação temática, de acordo com os elementos
contextuais produzidos no processo de análise documental.
A fase da identificação arquivística corresponde ao momento em que competências,
atribuições, funções e atividades do órgão devem ser identificadas e interpretadas de modo ao
correto estabelecimento do que Duranti (1997) chama de vínculo arquivístico. É nesta fase que
se processa a compreensão dos órgãos, a partir da compilação exaustiva das fontes de
informação sobre sua criação e desenvolvimento, pelo levantamento de datas de criação e
desaparecimento, quando for o caso, dos dispositivos de regulação das competências e funções
desempenhadas, assim como seus antecedentes. (MENDO CARMONA, 2004).
Ao considerarmos a importância da compreensão do órgão, como etapa inicial do
processo classificatório, é importante salientar que esse levantamento deve considerar que o
todo, o que denominamos fundo, se configura como um corpo maior que a soma das partes que
compõem a estrutura administrativa e sua regulamentação organizacional. Importa
compreender que os vínculos produzidos podem ocorrer em níveis que perpassam a estrutura.
Esse processo deve considerar tanto os níveis mais altos da administração, quanto os
intermediários até chegar ao nível em que são efetivamente realizadas as atividades geradoras
de documentos.
 31

Numa segunda etapa, a análise documental possibilita um nível de interpretação baseado

na concretização das atividades pelo registro documental. O levantamento de dados sobre as
características externas e internas do documento complementa a análise do contexto
administrativo. Compreendidas as funções e atividades desempenhadas, passamos a identificar
a tramitação, ou trâmite do documento, como etapa de consecução da atividade. Trata-se de
identificar “o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua
função administrativa” (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Ao tramitar, o documento percorre o caminho que configura a atividade como elemento
executor das funções e também como elo entre as diversas funções desempenhadas, além das
ramificações que cada uma delas pode apresentar.
A compreensão de como ocorre a inter-relação entre diferentes órgãos, ou entre
unidades de um mesmo órgão no desempenho de determinadas funções é essencial para atribuir
a cada documento sua posição exata no plano de classificação, uma vez que é aí que se identifica
o momento do processo gerencial em que aquele documento produz efeito, um dos itens
definidores da posição do documento do plano de classificação.
Em outras palavras, duas atividades correlatas podem participar de um mesmo processo
documental, em que numa área/atividade inicia a ação, com a produção do documento, a partir
da realização de algumas operações; e, na sequência, esse documento é encaminhado para
sequenciamento em outra área /atividade. Dois momentos separaram produção documental e
produção de efeito administrativo pelo documento.
Entendemos, portanto, que é necessário determinar claramente o ponto final do processo
administrativo, visando atribuir ao documento o status arquivístico diferenciado no plano de
classificação. Esse processo será essencial na definição das séries documentais.
Associadas ao trâmite, outras características externas dos documentos, como forma,
formato, gênero documental determinam outras etapas da análise documental. É nesse momento
que a identificação dos tipos documentais a partir da Diplomática e a identificação do órgão
produtor a partir do Direito Administrativo se apresentam como ferramentas indispensáveis
para o estabelecimento das séries documentais e formalização do plano de classificação.
Segundo Hereria Herrera (2011) a identificação do tipo documental é essencial no
momento de nomear a unidade documental e também a série que será integrada por documentos
do mesmo tipo. Nesse contexto, podemos entender que o tipo documental é o responsável por
determinar as séries sobre as quais recairão os processos de classificação para a organização do
fundo.
 32

Para a identificação da tipologia documental, o arquivista lança mão da análise

documental, subsidiada pela Diplomática e cujo método funciona como um apoio para sua
análise.
Conforme apresentado anteriormente, o método proposto pela Diplomática permite ao
arquivista compreender os elementos internos e externos do documento de arquivo e as relações
que eles guardam com seu contexto de produção. Assim, os caracteres dos documentos (objetos
do método diplomático) são analisados para que o arquivista possa identificar o conteúdo dos
documentos que, no caso da Arquivologia, engloba: a espécie, a proveniência, a atividade e
suas datas.
Ao estudar a unidade arquivística elementar, a partir do método diplomático, o
arquivista é capaz de compreendê-la em todo seu complexo, identificando as relações que ela
mantém com os outros do mesmo fundo. O estudo dos caracteres jurídicos e formais do
documento, analisados no contexto histórico-institucional no qual foi produzida a
documentação, permite ao arquivista uma aproximação particular ao estudo das instituições.
Combinando a tarefa da identificação do órgão produtor com a análise documental por
meio da Diplomática, ao realizar a identificação arquivística, o arquivista tem em mãos um
instrumental efetivo para a construção das séries documentais que, enquanto agrupações de
documentos do mesmo tipo, são responsáveis por "reconstruir tanto a organicidade como a
funcionalidade dos arquivos e consequentemente das instituições que os produziram" (LÓPEZ
GÓMEZ 1998, p.39).
Esse estudo irá efetivar-se na elaboração dos planos de classificação, evidenciando o
vínculo arquivístico entre as organizações, seus documentos e suas funções.

3.2 A Descrição arquivística como um processo de reconhecimento, representação e

organização do conhecimento arquivístico

Etimologicamente a palavra "descrever" (derivada da preposição de e do verbo scribere)

significa "escrever sobre". Portanto, o termo "descrição arquivística" quer dizer, literalmente,
escrever sobre o material arquivístico, abarcando as ideias de reconhecimento, representação
e organização.
Partiremos dessas três ideias para expormos a função da descrição e sua relação com a
Diplomática.
O primeiro ponto que devemos considerar é o apoio da Diplomática ao que se denomina
"análise documental" que, no âmbito da Arquivologia, significa extrair os elementos
 33

necessários para a identificação do documento de arquivo, em um primeiro momento. Aqui, os

caracteres externos e internos dos documentos (caracterizados pelo método diplomático) são
analisados para que o arquivista possa reconhecer o conteúdo dos documentos que, no caso da
Arquivologia, engloba: a espécie, a proveniência e a atividade.
Esses elementos podem ser extraídos a partir da aplicação do método diplomático, onde
a proveniência é identificada no Protocolo inicial e/ou no Escatocolo, a atividade é identificada
no Dispositivo, e as datas no Escatocolo. A espécie documental também é identificada por meio
da análise, enquanto elemento intermediário, ou seja, a forma do documento enquanto estrutura
redacional adequada para a inserção do conteúdo específico.
O segundo momento da "análise documental", ou melhor, da aplicação da análise
diplomática ao documento de arquivo, consiste na síntese, ou seja, na elaboração de um resumo
do documento. Segundo Bellotto (2002, p. 43) uma vez que o arquivista conhece o método
diplomático, ele "há de realizar uma leitura documental mais segura. Ademais, esse
entendimento é pré-requisito para a análise tipológica, embora esta possa ser feita
independentemente. Aliás, a análise tipológica pode tornar eficiente o fazer arquivístico em
múltiplos aspectos, como a avaliação, a classificação e a descrição".
Essa segunda etapa consiste em uma representação, ou seja, a partir da extração dos
elementos realizada na etapa da identificação, serão elaborados produtos que representam o
documento (seu conteúdo e contexto). Esses produtos são velhos conhecidos nossos, os
instrumentos de pesquisa ou de referência, que irão explicar os documentos quanto à sua
localização, gestão e também identificação, além de fornecer ao pesquisador o contexto em que
os documentos foram gerados. “A produção desses instrumentos de pesquisa somente é possível
como resultado de operações anteriores, principalmente as operações de classificação e de
descrição” (RODRIGUES, 2003, p. 212).
A organização consiste na terceira etapa do processo descritivo e diz respeito à disposição
das informações identificadas e representadas anteriormente. Nesse momento, é igualmente
importante o papel da Diplomática, uma vez que, originalmente, seu objetivo é estudar a forma
do documento, seus elementos internos e externos. A Diplomática contribuirá na estruturação
dos instrumentos de pesquisa, de forma que as informações relevantes estejam disponíveis em
seus respectivos instrumentos. Ou seja, que a forma do guia, inventário, catálogo esteja de
acordo com o conteúdo do que se pretende representar.
Nesse sentido, pode-se dizer que a análise documental realizada com base na Diplomática
irá fornecer os elementos para o arquivista identificar, representar e organizar o conteúdo dos
documentos e de seu conjunto de modo que garanta a recuperação das informações contidas
 34

nos conjuntos documentais e em seus contextos, possibilitando seu intercâmbio, difusão e uso.
A análise documental serve, portanto, para conhecer adequadamente a denominação e
definição dos documentos (CORTÉS ALONSO, 1986).
O aporte teórico-metodológico da Diplomática está presente de maneira muito clara no
processo de representação arquivística, uma vez que a análise documental, subsidiada pela
análise diplomática e tipológica, é fundamental à descrição. A análise diplomática é
investigativa por natureza, uma vez que o processo analítico – considerado um processo de
abstração – desconstrói o documento para analisar suas partes. Esse processo irá revelar os
elementos mais importantes como a proveniência e o tipo documental.
No processo descritivo o arquivista usa a desconstrução documental, extraindo os
elementos necessários que irão representar o conteúdo e contexto da informação,
sistematizando-os nos instrumentos de pesquisa.
Buscando elucidar de forma prática a utilização do método diplomático no processo
descritivo, propomos uma análise do item documental a partir do método idealizado por Tognoli
(2014) e apresentado previamente, cotejando os elementos internos e externos dos documentos
com aqueles apresentados pela Norma Brasileira de descrição arquivística, para a descrição no
nível do item documental.
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística é uma norma nacional baseada na ISAD
(G) a fim de possibilitar a descrição e representação de documentos e contextos inseridos no
contexto brasileiro. A norma possui oito áreas diferentes sendo complementadas por 28
elementos de descrição: (1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para
identificar a unidade de descrição; (2) Área de contextualização, onde se registra informação
sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; (3) Área de conteúdo e estrutura, onde
se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; (4) Área de
condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição;
(5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm
importante relação com a unidade de descrição; (6) Área de notas, onde se registra informação
sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que
não tenha lugar nas áreas anteriores; (7) Área de controle da descrição, onde se registra
informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; (8) Área de pontos de
acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e
recuperação da unidade de descrição (NOBRADE, 2006, p. 18)
Logo, partindo da análise diplomática e da descrição de itens documentais elaboramos
quadros comparativos dos elementos convergentes e divergentes entre o método diplomático
 35

proposto e aqueles apresentados pela Nobrade, tanto no que diz respeito à questão terminológica
(quando ambos contêm os mesmos termos), quanto à questão conceitual (elementos com termos
distintos, mas com significados semelhantes).
Após a comparação entre a análise diplomática e a descrição do item documental,
chegamos ao seguinte quadro comparativo:
Quadro 3: Elementos do método diplomático e elementos da Nobrade
Elementos do método diplomático Elementos da Nobrade
Tipo documental Título*
Título Ponto de acesso
Natureza do ato: público ou privado História arquivística
Elementos externos:
Material Dimensão e suporte*
Qualidade de impressão Nota sobre conservação
Características físicas e requisitos técnicos
Língua Idioma*
Datas Data*
Texto Âmbito e conteúdo
Tipo documental
Protocolo Inicial (Titulação) Nome (s) do (s) produtores*
Pessoas envolvidas na criação do documento Ponto de acesso

Estado de Transmissão Existência e localização dos originais/ existência

e localização de cópias
Fonte: elaborado pela autora

Observa-se que dos sete elementos obrigatórios pela norma, cinco* podem ser
identificados por meio da análise diplomática (título, dimensão e suporte, idioma, data e nome
dos produtores), o que confirma o aporte teórico-metodológico da Diplomática ao processo
descritivo.
A natureza do ato, ao distinguir entre privado e público, contribui para esclarecer uma
parte da história arquivística e pode, até mesmo, identificar a procedência, dependendo do
documento.
É importante esclarecer que, embora o elemento Título da análise diplomática
corresponda terminologicamente ao elemento Título da norma, a definição não é exatamente a
mesma. Para a Nobrade, em relação ao campo: "Deve-se registrar o título original. Caso isso
não seja possível, deve-se atribuir um título elaborado a partir de elementos de informação
presentes na unidade que está sendo descrita, obedecidas as convenções previamente
estabelecidas. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 21). Nesse caso, a
identificação do tipo documental pode ajudar a dar nome ao documento no elemento Título.
No âmbito e conteúdo, o tipo documental ao esclarecer a espécie e a atividade do
documento também colabora para a definição do assunto do documento e das funções às quais
 36

está ligado, por exemplo.

Nesse contexto, destaca-se a importância do estabelecimento do tipo documental para o
reconhecimento e descrição dos documentos e de suas funções. Segundo Garcia Ruiperez
(2013, p. 73).
El papel de la tipología documental en la composición del título de las unidades de
descripción es essencial, tanto en las series como en as unidades documentales, así
como en los niveles intermedios (subseries y fracciones de serie). En los niveles de
descripción superiores a la serie documental la mención de la tipología no es relevante
ni oportuna.

Além de contribuir para a descrição, o processo de indexação também é facilitado,

notadamente a partir da identificação do tipo documental, do produtor, das datas e do assunto,
que corresponderão necessariamente aos pontos de acesso.
O cotejo entre os elementos do método diplomático e aqueles das normas, nos permite
discordar de Cruz Mundet (1987) para quem a menção do tipo documental na descrição não é
essencial. Assim, vamos ao encontro dos ensinamentos de Heredia Herrera e Cortés Alonso que
consideram a menção da tipologia diplomática e/ou jurídica como um elemento essencial da
descrição documental.
O elemento língua da análise diplomática corresponde ao mesmo objetivo do elemento
idioma da Nobrade, apresentando-se apenas como termos distintos (porém, conceitualmente
idênticos). A data pode ser identificada nas duas atividades (análise diplomática e descrição
documental) como correspondentes, tanto em termos conceituais quanto terminológicos,
embora a Norma apresente tipos de datas, que o método não pressupõe, como por exemplo data-
assunto e data de acumulação.
Os campos Âmbito e Conteúdo, na Nobrade podem ser preenchidos a partir da
exposição e do dispositivo identificados na análise diplomática.
Ainda com relação aos elementos internos dos documentos, a partir da Diplomática
identificamos as pessoas envolvidas na produção do documento, com ênfase no autor do
documento e/ou da ação, correspondente ao campo descritivo obrigatório da Nobrade, nome(s)
do(s) produtor(es).
No tocante aos elementos externos da análise diplomática, observamos que material,
pode corresponder aos elementos dimensão e suporte da norma. Outros campos que se
aproximam com relação ao seu objetivo é o estado de transmissão do modelo ideal da análise
diplomática e o campo existência e localização dos originais e existência e localização das
cópias. Sendo que o primeiro indica se o documento em questão é o original ou não, enquanto
o segundo e terceiro expõem onde esse documento se encontra.
 37

Percebe-se que a descrição é uma função específica da Arquivologia que requer

procedimentos igualmente específicos para reconhecer, representar e organizar o conteúdo e o
contexto dos documentos de arquivo. Dessa forma, as áreas e os elementos apresentados tanto
pelas normas de descrição quanto pelos instrumentos devem ser capazes de dar conta deste
trabalho. Como indica Rodrigues (2003, p.223): “fica evidente que esse processo implica aliar
a apresentação das características físicas de um documento à análise da informação contida nas
unidades descritas, mediante o registro de dados objetivos e dados subjetivos”.
Da mesma maneira que esse processo pode ser aplicado aos documentos produzidos por
pessoas jurídicas, como resultado de suas funções administrativas, também poderá ser aplicado
aos documentos em arquivos pessoais, uma vez que a análise diplomática e seu método serão
os mesmos.
 38

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Iniciamos essa pesquisa tendo como premissa o aporte teórico-metodológico do método

diplomático às funções arquivísticas da classificação e descrição, compreendidas como
processos nucleares no âmbito da organização e representação do conhecimento arquivístico,
utilizando como base os estudos realizados por Couture sobre as oito funções arquivísticas que
compõem uma gestão de documentos completa.
Para tanto, buscamos, antes de tudo, definir um conceito de conhecimento arquivístico,
uma vez que os processos de organização e representação incidem sobre esse. Nesse sentido,
trouxemos à tona as discussões sobre a organização do conhecimento e sobre como a
Arquivologia pode beneficiar-se de seus estudos sobre os processos (catalogação, análise de
assunto, classificação, indexação, entre outros) e sistemas de organização (sistemas de
classificação, tesauros, ontologias etc.).
Definimos que o conhecimento arquivístico pode ser concebido a partir do conceito de
fundo (sobre o qual incidirão todos os processos de organização), caracterizado a partir da
reunião e análise de documentos produzidos por uma mesma pessoa ou instituição, com base
no método diplomático enquanto suporte para a metodologia da identificação arquivística.
Consideramos, por fim, que o conhecimento arquivístico é todo aquele conhecimento
reunido em um fundo, sobre determinada pessoa ou instituição, a partir da compreensão da
forma do documento e de seu contexto de produção. As informações coletadas por meio da
aplicação do método diplomático – com intuito de analisar a forma - e por meio das bases
teóricas do Direito e da Administração que fomentam o estudo da estrutura e das funções do
órgão produtor – produto da identificação arquivística - constituir-se-ão um conhecimento
arquivístico específico sobre aquela documentação, ou fundo.
Assim, considera-se que o conhecimento arquivístico define-se a partir da reunião de
três facetas indivisíveis nas quais o vínculo arquivístico está contemplado.
Após definido o conceito de conhecimento arquivístico, verificou-se como o aporte da
Diplomática se efetiva teórica e metodologicamente nas funções de classificação e descrição.
Para tanto, realizamos um levantamento bibliográfico acerca dos conceitos e objetos de cada
uma dessas funções, e posteriormente um cotejo com os elementos do método diplomático.
No tocante à classificação, observamos que essa restabelece a lógica interna do fundo e
permite a recuperação da informação no âmbito das relações funcionais existentes. O plano de
classificação resultante desse processo é, por excelência, o instrumento responsável pela fase
inicial da organização do conhecimento sobre o fundo. Enquanto instrumento de gestão,
 39

formaliza as relações hierárquicas existentes e determina a posição dos documentos nas séries
documentais.
Para que isso se concretize, é necessário que se cumpram uma sequência de fases. Num
primeiro momento, o estudo das atribuições, funções e atividades desempenhadas pelos órgãos
possibilita o estabelecimento da rede de relações entre as diversas áreas de atuação. Num
segundo momento a análise do trâmite documental e o levantamento de dados sobre as
características internas e externas dos documentos complementam o processo, ao estabelecer
as relações existentes entre o cumprimento da atividade e a elaboração dos documentos
necessários à produção do efeito administrativo ou legal desejado, definindo a tipologia
documental do órgão.
Percebemos, com isso, que a organização do conhecimento arquivístico inicia-se
durante o processo classificatório, sendo o plano de classificação o instrumento resultante da
análise dos diversos elementos componentes do contexto administrativo e de sua produção
documental.
No tocante à descrição, o apoio teórico-metodológico da Diplomática se faz igualmente
presente, uma vez que a análise documental, subsidiada pela análise diplomática, é anterior e
necessária à descrição arquivística. A análise diplomática é investigativa por natureza, uma vez
que o processo analítico – considerado um processo de abstração – desconstrói o documento
para analisar suas partes. Essas irão revelar os elementos mais importantes, como a
proveniência e o tipo documental.
No processo descritivo, o arquivista utiliza a desconstrução documental, apropriando-se
dos elementos necessários para que possa representar o conteúdo e contexto da informação,
sistematizando-os nos instrumentos de pesquisa.
Por fim, observamos que o método diplomático subsidia teórica e metodologicamente
as funções da classificação e descrição, uma vez que parte do estudo do documento como
unidade arquivística e permite sua compreensão no contexto de produção em que se insere,
aproximando a realidade documental do contexto maior das funções desempenhadas pelos
órgãos, no cumprimento de suas atribuições.
 40

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44
APÊNDICE A
 ii

APÊNDICE A – Atividades acadêmicas desenvolvidas durante os 24 meses de

vigência do Estágio de Pós-Doutorado no PPGCI/UFF: entre 10/01/2017 a
10/01/2018, com bolsa PNPD/CAPES e 11/01/2018 a 11/01/2019 sem bolsa

Nas notas que se seguem, apresentam-se, de maneira sucinta, as principais

atividades desenvolvidas no período de 10 de Janeiro de 2017 a 11 de Janeiro de 2019,
no contexto do Estágio de Pós-Doutorado em Ciência da Informação do Programa de Pós-
Graduação em Ciência da Informação, da Universidade Federal Fluminense. A pesquisa
intitulada “O aporte teórico-metodológico da Diplomática à gestão documental: um
estudo a partir das funções arquivísticas” foi desenvolvida sob a supervisão da Profa.
Dra. Ana Célia Rodrigues, membro do corpo docente permanente do Programa de Pós-
graduação em Ciência da Informação da UFF.
Ressalta-se que as atividades desenvolvidas no período compreendido entre 10 de
janeiro de 2017 a 10 de janeiro de 2018 foram realizadas com apoio financeiro da CAPES,
por meio do edital PNPD. Após esse período o estágio de pós-doutorado foi prorrogado
até 11 de Janeiro de 2019, sem financiamento.

ATIVIDADES DE PESQUISA

Durante o período do pós-doutorado, a bolsista realizou uma pesquisa

bibliográfica verticalizando os estudos da Diplomática Contemporânea e sua contribuição
às funções arquivísticas da classificação e descrição, consideradas nucleares no processo
de organização do conhecimento arquivístico. Para tanto, fez-se necessário um
aprofundamento nas funções destacadas e enunciadas por Carol Couture na obra “Les
fonctions de la archivistique contemporaine”, uma compilação de textos sobre as funções
arquivísticas sob o viés da abordagem Integrada.
Ainda buscando compreender como essas funções se configuram no âmbito de
uma disciplina contemporânea e optando por tratar deste tema com foco na literatura da
abordagem Integrada, utilizou-se como fonte principal o periódico quebequense
"Archives” da Associação dos Arquivistas do Quebéc.
Para os estudos da Diplomática Contemporânea, centrou-se nos trabalhos de
Carucci (1987) e Duranti (1989-1991), bem como no método sistematizado por Tognoli
(2013). A partir dessa pesquisa bibliográfica, chegou-se a uma construção teórica sobre
 iii

o aporte da Diplomática aos estudos arquivísticos, com especial ênfase às funções

delineadas por Couture.
Inicialmente pensou-se em abordar o aporte da Diplomática a todas as funções
propostas por Couture como parte de um programa de gestão documental. No entanto, no
desenvolver da pesquisa, optou-se por centrar os estudos apenas nas funções de
classificação e descrição, uma vez que são centrais para a Organização do Conhecimento
Arquivístico1 e onde o método diplomático se faz mais eficaz, além da função da
produção documental que, em função do pouco tempo, será desenvolvida futuramente.
Desta feita, os resultados parciais e finais da pesquisa foram sendo publicados em
artigos individuais e em co-autoria com a supervisora do estágio e com outros pares, em
eventos nacionais e internacionais, conforme detalhado a seguir:

1. PUBLICAÇÕES E PARTICIPAÇÕES EM EVENTOS

1.1 ARTIGOS PUBLICADOS EM PERIÓDICOS NACIONAIS

 TOGNOLI, N. B. Diplomática: dos diplomas ao documento digital. Revista do
Arquivo: uma publicação online do Arquivo do Estado de São Paulo, v. 6, p. 34-
46, 2018.
 SILVA, A.P.; GUIMARÃES, J.A.C.; TOGNOLI, N.B. Os valores éticos na
Organização e Representação do Conhecimento Arquivístico. Brazilian Journal
of Information Science, vol. 11, n.01 p. 44-53, 2017. (Qualis B1)
 BARROS, G. S. ; SCHMIDT, C. M. S. ; TOGNOLI, N.B. Apostila de Haia e a
forma documental: uma análise a partir da Diplomática e de seu método.
Informação & Sociedade (UFPB. ONLINE), v. 28, p. 7-21, 2018. (Qualis A1)
 MONTOYA-MOGOLLON, J. B. ; DALESSANDRO, R. C. ; TOGNOLI, N. B.
Metateoria, Ciência Da Informação E Organização Do Conhecimento: Um Estudo
A Partir Da Literatura Científica Da Área. Brazilian Journal Of Information
Science, v. 12, p. 6-12, 2018. (Qualis B1)

1.2 ARTIGOS ACEITOS PARA PUBLICAÇÃO (NO PRÊLO)

1
O termo Organização do Conhecimento Arquivístico foi cunhado pela autora e desenvolvido em trabalhos
apresentados e publicados no Brasil (2015, 2016 e 2017) e no exterior com a participação do Prof. Joseph
Tennis (2013), da Universidade de Washington, do Prof. José Augusto Chaves Guimarães da Unesp-Marilia
e mais recentemente, com a Profa. Ana Célia Rodrigues, supervisora deste trabalho.
 iv

 TOGNOLI, N.B. RODRIGUES, A.C.; GUIMARÃES, J.A.C. Archival

Knowledge: conceptual frameworks for a recent terminology in the KO domain2.
Knowledge Organization (Qualis A1). (2019).
 TOGNOLI, N.B.; GUIMARÃES, J.A.C. Provenance as a knowledge
organization principle. Knowledge Organization (Qualis A1). (2019).

1.3 CAPÍTULOS DE LIVRO NACIONAL (EM ANAIS DE EVENTOS)

V SEMINÁRIO DE ESTUDOS DA INFORMAÇÃO – PPGCI UFF- Niterói

 TOGNOLI, Natália Bolfarini; RODRIGUES, A. C. O aporte teórico-
metodológico da Diplomática para a Organização e Representação do
Conhecimento arquivístico. In: CAMPOS, M.L.A. de et al. (Org). Produção,
tratamento, disseminação e uso recursos informacionais heterogêneos.
1ed.Niterói: IACS/UFF, 2018, v. 5, p. 174-1803.

IV CONGRESSO BRASILEIRO EM ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO –

RECIFE
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; VITORIANO, Marcia Cristina Pazin.; LEME,
Talita Fernanda. A Classificação enquanto uma função nuclear no processo de
organização do conhecimento arquivístico. In: Fábio Assis Pinho; José Augusto
Chaves Guimarães. (Org.). Memória, tecnologia e cultura na organização do
conhecimento. 1ed.Recife: UFPE, 2017, v. 4, p. 64-704.

V REPARQ – Belo Horizonte

 TOGNOLI Natália Bolfarini; PIVA, L.M.R; DALESSANDRO, R.C. A
descrição nos cursos de Arquivologia do Brasil: aspectos teóricos, conceituais e
terminológicos de uma função arquivística. In: Renato Pinto Venâncio; Welder
Antônio Silva; Adalson Nascimento. (Org.). Ensino e pesquisa em arquivologia:
cenários prospectivos. 1ed.Belo Horizonte: Escola de Ciência da Informação,
2018, v. 5, p. 114-132.

2
Produto direto da pesquisa de Pós-Doutorado.
3
Produto direto da pesquisa de Pós-Doutorado.
4
Produto direto da pesquisa de Pós-Doutorado.
 v

 MARQUES, Angélica Alves da Cunha; RONCAGLIO, Cynthia; TOGNOLI

Natália Bolfarini; BARROS, Thiago Henrique Bragato. A pesquisa em arquivos
e Arquivologia no Brasil: análise dos grupos de pesquisa certificados pelo CNPq.
In: Renato Pinto Venâncio; Welder Antônio Silva; Adalson Nascimento. (Org.).
Ensino e pesquisa em arquivologia: cenários prospectivos. 1ed.Belo Horizonte:
Escola de Ciência da Informação, 2018, v. 5, p. 489-505.

1.4 CAPÍTULOS DE LIVRO INTERNACIONAL (PARTICIPAÇÃO EM

EVENTOS INTERNACIONAIS)

15TH INTERNATIONAL ISKO CONFERENCE – Porto (2018)

 TOGNOLI, Natalia Bolfarini; RODRIGUES A.C. An Analysis of the
theoretical and practical application of Diplomatics to archival description in
Knowledge Organization.5 In: International Society for Knowledge Organization
(ISKO); ISKO Spain and Portugal Chapter University of Porto Faculty of Arts
and Humanities Research Centre in Communication; Information and Digital
Culture (CIC.digital) Porto. (Org.). Advances in Knowledge Organization:
Challenges and Opportunities for Knowledge Organization in the Digital Age.
1ed.Würzburg: Ergon-Verlag, 2018, v. 16, p. 43-51.

11e COLLOQUE ISKO FRANCE – Lille (2017)

 GUIMARÃES, J.A.C ; MARTINEZ-AVILA, D. ; TOGNOLI, N.B. ; MILANI,
S. . Presence of Francophone Pioneers in the Brazilian Authors of Knowledge
Organization. In: Widad Mustafa El Hadi. (Org.). Fondements épistémologiques
et théoriques de la science de l'information-documentation. 1ed.Londres: ISTE
Editions, 2018, v. 1, p. 156-166.
 SANTOS, A. Y. ; DALESSANDRO, R. C. ; GUIMARÃES, J.A.C ; TOGNOLI,
N.B.; MARTINEZ-AVILA, D. Research trends in Knowledge Organization: an
analysis of the ISKO-France meeting proceedings (2013-2015). In: Widad
Mustafa El Hadi. (Org.). Fondements épistémologiques et théoriques de la science

5
Produto direto da pesquisa de Pós-Doutorado.
 vi

de l'information-documentation. 1ed.Londres: ISTE Editions, 2018, v. 1, p. 412-

424.

XII CONGRESO DE ARCHIVOLOGÍA DEL MERCOSUR – Córdoba (2017)

 TOGNOLI, Natália Bolfarini; MARQUES, A. P. A. A Diplomática como
disciplina formativa ao arquivista contemporâneo: uma análise a partir dos cursos
de graduação em Arquivologia do Brasil. In: Sofia Y. Brunero; Mariela A.
Contreras; Florencia Moyano; Juan Thomas. (Org.). Actas del XII Congreso de
Archivología del MERCOSUR. 1ed.Córdoba: Redes, 2017, v. IV, p. 149-165.

III CONGRESSO ISKO ESPANHA E PORTUGAL – Coimbra (2017)

 TOGNOLI, Natália Bolfarini; MILANI, S.; GUIMARÃES, José Augusto
Chaves. Elementos de indexação para arquivos permanentes: aproximações
teóricas preliminares. In: Maria da Graça Simões; Maria Manuel Borges. (Org.).
Tendências Atuais e Perspetivas Futuras em Organização do Conhecimento: atas
do III Congresso ISKO Espanha e Portugal - XIII Congresso ISKO Espanha.
1ed.Coimbra: Universidade de Coimbra. Centro de Estudos Interdisciplinares do
Século XX - CEIS20, 2017, v. 1, p. 683-692.

VIII ENCONTRO IBÉRICO EDICIC – Coimbra (2017)

 TOGNOLI, Natália Bolfarini; AUDI, Daniel Ferné. A Diplomática como
subsídio às funções arquivísticas: o aporte à descrição documental6. In: Maria
Manuel Borges;Elias Sanz Casado. (Org.). A Ciência Aberta: o Contributo da
Ciência da Informação: atas do VIII Encontro Ibérico EDICIC. 1ed.Coimbra:
Universidade de Coimbra. Centro de Estudos Interdisciplinares do Século XX -
CEIS20, 2017, v. 1, p. 911-920.

1.7 APRESENTAÇÃO DE TRABALHOS SEM PUBLICAÇÃO (PALESTRAS)

 TOGNOLI, Natália Bolfarini. A Diplomática e seu apoio à descrição em

arquivos pessoais. 2017. Evento na Casa de Rui Barbosa, Rio de Janeiro.

6
Produto direto da pesquisa de Pós-Doutorado.
 vii

 TOGNOLI, Natalia Bolfarini. Archival Science and Knowledge Organization:

some perspectives. In: Social Epistemology Conference and Workshop,
Dinamarca, 2017.

2 PARTICIPAÇÃO EM WORKSHOP INTERNACIONAL COM

APRESENTAÇÃO DE TRABALHO

Evento: Social Epistemology Conference and Workshop

Data: 16 e 17 de agosto de 2017
Local: University of Copenhagen, Copenhagen, Dinamarca
Título da apresentação: Archival Science and Knowledge Organization: some
perspectives

3 PARTICIPAÇÃO EM BANCAS

MESTRADO

 (NA CONDIÇÃO DE ORIENTADORA) DALESSANDRO, R. C.; TOGNOLI,

Natália Bolfarini; MILANI, S.; SCHMIDT, C. M. S.. Participação em banca de
Rafael Cacciolari Dalessandro. A QUESTÃO ÉTICA NO ENSINO DE
ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO NOS CURSOS DE ARQUIVOLOGIA
E DE BIBLIOTECONOMIA NO BRASIL: Uma análise de currículos de cursos
de graduação. 2017. Exame de qualificação (Mestrando em Ciência da
Informação) - Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 BARRETO, C. V.; RODRIGUES, A. C.; TOGNOLI, Natália Bolfarini;
MATTOS, R.; MELLO, T. V. B.. Participação em banca de Camila Veloso
Barreto. Identificação arquivística como parâmetro de boas práticas na seção de
finanças do Colégio Pedro II. 2018. Dissertação (Mestrado em Ciência da
Informação) - Universidade Federal Fluminense.
 ALENCAR, M. F.; CERVANTES, B. M. N.; ALBUQUERQUE, A.
C.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Participação em banca de Maíra Fernandes
Alencar. Organização e Representação do Conhecimento na Arquivística:
abordagens para a construção de tesauros funcionais. 2017. Dissertação (Mestrado
em Ciência da Informação) - Universidade Estadual de Londrina.
 viii

 MADIO, T. C. C.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; VIANA, G. F. R.. Participação

em banca de Juan Bernardo Montoya Mogollón. A emergência de uma
"adequada" produção e organização de documentos arquivísticos digitais em
organizações. 2017. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) -
Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.

QUALIFICAÇÃO DE MESTRADO

 OLIVEIRA, L. M. V.; GOMES, C. M. P.; TOGNOLI, Natália Bolfarini.

Participação em banca de Cecilia de Araújo Capetine Fiore. De Gênova para o
Rio de Janeiro: as listas de vapores e os livros de registro de imigrantes da
Hospedaria da Ilha das Flores (1888-1889). 2018. Exame de qualificação
(Mestrando em Mestrado Profissional em Memória e Acervos) - Fundação Casa
de Rui Barbosa.
 SCHMIDT, C. M. S.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; MARQUES, A. A. C.;
MARIZ, A. C. A.. Participação em banca de Juliana de Mesquita Pazos. A função
arquivística classificação nos currículos dos cursos universitários em
Arquivologia do Sudeste do Brasil. 2018. Exame de qualificação (Mestrando em
Ciências da Informação) - Universidade Federal Fluminense.
 VITORIANO, M. C. C. P.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; CARVALHO, T.C..
Participação em banca de Thalita Fernanda Leme. A identificação arquivística
como subsídio para a classificação: uma proposta metodológica oara a Prefeitura
Municipal de Mar'lia. 2018. Exame de qualificação (Mestrando em Ciência da
Informação) - Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 ALENCAR, M. F.; CERVANTES, B. M. N.; ALBUQUERQUE, A.
C.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Participação em banca de Maíra Fernandes
Alencar. Organização e representação do conhecimento na Arquivística:
abordagens para a construção de tesauros funcionais. 2017. Exame de qualificação
(Mestrando em Ciência da Informação) - Universidade Estadual de Londrina.
 [ Na condição de orientadora]. DALESSANDRO, R. C.; TOGNOLI, Natália
Bolfarini; MILANI, S.; SCHMIDT, C. M. S. Participação em banca de Rafael
Cacciolari Dalessandro. A questão ética no ensino de organização da informação
nos cursos de arquivologia e de biblioteconomia no Brasil: Uma análise de
 ix

currículos de cursos de graduação. 2017. Exame de qualificação (Mestrando em

Ciência da Informação) - Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.

DOUTORADO

 SOUSA, R. T. B.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; SILVA, E. C. L. Participação

em banca de Graziela Martins de Medeiros. Indexação em documentos
arquivísticos: em busca de aprofundamento teórico-metodológico. 2019. Tese
(Doutorado em Ciência da Informação) - Universidade Federal de Santa Catarina.

QUALIFICAÇÃO DE DOUTORADO

 SILVA, E. C. L.; MEDEIROS, M. B. B.; TOGNOLI, Natália Bolfarini;

SOUSA, R. T. B. Participação em banca de Camila Schwinden Lehmkuhl.
Registros civis no Brasil frente às funções arquivísticas. 2019. Exame de
qualificação (Doutorando em Ciência da Informação) - Universidade Federal de
Santa Catarina.
 SILVA, D. B.; CORREA, V. F.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; SILVA, E. P..
Participação em banca de Roberta Pinto Medeiros. A construção da memória e da
identidade pelos movimentos sociais: um estudo de caso do Movimento de Justiça
e Direitos Humanos de Porto Alegre. 2019. Exame de qualificação (Doutorando
em Memória Social) - Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro
 MEDEIROS, G. M.; MEDEIROS, M. B. B.; SOUSA, R. T. B.; TOGNOLI,
Natália Bolfarini; SILVA, E. C. L.; KARPINSKI, C.; MATIAS, M. Participação
em banca de GRAZIELA MARTINS DE MEDEIROS. Indexação em
documentos arquivísticos: em busca de aprofundamento teórico-metodológico.
2017. Exame de qualificação (Doutorando em Programa de Pós Graduação em
Ciência da Informação) - Universidade Federal de Santa Catarina.

TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO (TCC)

 BARD, B. T.; LUCK, E. H.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; JUSTINIANO, F.

A. S.. Participação em banca de Bianca Trally Bard. A saúde do profissional de
Arquivologia da UFF: uma análise das condições do ambiente arquivístico. 2018.
 x

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade

Federal Fluminense.
 RODRIGUES, A. C.; MATTOS, R.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; FABEN, A.
Participação em banca de Mario Cavalcante de Abreu. A política de gestão de
documentos e de arquivos no município do Rio de Janeiro: um olhar sobre os
procedimentos de terceirização de serviços. 2018. Trabalho de Conclusão de
Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; SILVA, M.; SCHMIDT, C. M. S.. Participação
em banca de Leonardo Olandir de Oliveira Lessa. A autenticidade do documento
arquivístico digital. 2018. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense.
 SCHMIDT, C. M. S.; MATTOS, R.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Participação
em banca de Letícia Bastos da Silva. Diagnóstico de arquivos da Prefeitura
Municipal de Niterói: elementos para o estabelecimento da gestão de documentos.
2018. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) -
Universidade Federal Fluminense.
 RODRIGUES, A. C.; MATTOS, R.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Participação
em banca de Juliana Alves. Perspectivas da norma ISO 15489 no ensino de gestão
de documentos dos cursos de Arquivologia da UFF e UNIRIO. 2018. Trabalho de
Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal
Fluminense.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; SILVA, M.; MATTOS, R.. Participação em
banca de Daiane Rodrigues de Figueiredo. A gestão de documentos como apoio
ao controle de fluxo documental em um arquivo jurídico. 2018. Trabalho de
Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal
Fluminense.
 MARTINEZ-AVILA, D.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; HILARIO, C. M..
Participação em banca de Wilson Roberto Veronez Junior. A epistemologia social
de Jesse Shera e Margareth Egan na Ciência da Informação brasileira. 2018.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) - Universidade
Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 MATTOS, R.; SCHMIDT, C. M. S.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Participação
em banca de Ana Paula da Silva Rodrigues. Documentos tridimensionais em
 xi

arquivos pessoais: análise da experiência da Casa de Oswaldo Cruz, Museu de

Astronomia e Ciências Afins (MAST) e Fundação Fernando Henrique Cardoso
(FHC). 2018. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) -
Universidade Federal Fluminense.
 SCHMIDT, C. M. S.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; MATTOS, R.. Participação
em banca de Lívia Bessa. Olhares sobre o arquivista: uma análise da cultura
organizacional pública na PGE/RJ. 2018. Trabalho de Conclusão de Curso
(Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense.
 SCHMIDT, C. M. S.; FLORES, D.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Participação
em banca de Paulo Alencar. Conceitos e metodologias para a classificação de
documentos de arquivo: análise de instrumentos de classificação. 2018. Trabalho
de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal
Fluminense.
 MATTOS, R.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; SILVA, M. Participação em banca
de Amanda Luna Pereira Machado.Ação cultural e ação pedagógica em Arquivos
Permanentes. 2018. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense.
 VITORIANO, M. C. C. P.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; ALMEIDA, M. F. I..
Participação em banca de Etiene Dias Pacífico. Documentos permanentes e
preservação da memória local: o caso do município de Marília. 2017. Trabalho de
Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Estadual
Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; VITORIANO, M. C. C. P.; DALESSANDRO,
R. C.Participação em banca de Daniel Ferné Audi. A Diplomática como subsídio
às funções arquivísticas: o aporte à descrição documental. 2017. Trabalho de
Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Estadual
Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 JORENTE, M. J. V.; TOGNOLI, Natália Bolfarini; PADUA, M. C..
Participação em banca de Nandia Letícia Freitas Rodrigues.Comunicação
museológica: uma análise dos websites de museus Afrobrasileiros. 2017.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) - Universidade
Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 xii

 SANTOS, M.; VITORIANO, M. C. C. P.; ALMEIDA, D. P. R.; TOGNOLI,

Natália Bolfarini. Participação em banca de Miriam dos Santos.A presença da
ação educativa em arquivos públicos do Estado de São Paulo. 2017. Trabalho de
Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Estadual
Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 JORENTE, M. J. V.; MARTINEZ-AVILA, D.; TOGNOLI, Natália Bolfarini.
Participação em banca de Danila Fernandes Alencar.Web colaborativa e design
de informação. 2017. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) - Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.
 LOPES, G. A.; VITORIANO, M. C. C. P.; TOGNOLI, Natália Bolfarini;
NASCIMENTO, N. M.. Participação em banca de Gustavo Adolfo Lopes.Os tipos
documentais e as atribuições, funções e atividades da área de Relações com
investidores das companhias abertas do Brasil. 2017. Trabalho de Conclusão de
Curso (Graduação em Arquivologia) - Universidade Estadual Paulista Júlio de
Mesquita Filho.

CONCURSO PÚBLICO

 GAK, L. C.; SOUZA, R. M.; GOMES, P. R.; TOGNOLI, Natália Bolfarini.

Concurso Público para Magistério Superior em Arquivologia da UNIRIO. 2018.
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro.
 SIEBRA, S. A.; VITAL, L. P.; TOGNOLI, Natália Bolfarini. Comissão
examinadora do Concurso Público de Provas e Títulos para Professor Adjunto da
Universidade Federal de Pernambuco. 2018. Universidade Federal de
Pernambuco.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; PARRELA, I.; NEVES, M. E. M.; COSTA, A.
F.; CAMPOS, J. F. G.. Concurso para professor Assistente em Arquivologia na
Escola de Ciência da Informação. 2017. Universidade Federal de Minas Gerais.

4 ORIENTAÇÕES CONCLUÍDAS NO PERÍODO

 Rafael Cacciolari Dalessandro. Dissertação de Mestrado (2018) – Programa de

Pós-Graduação em Ciência da Informação da UNESP.
 xiii

 Anelise Barbosa. Diplomática digital: elementos históricos e conceituais. 2018.

Trabalho de Conclusão de Curso. (Graduação em Arquivologia) - Universidade
Federal Fluminense. Orientador: Natália Bolfarini Tognoli.
 Thaís Santos. Tipologia documental na área fiscal-contábil: identificação dos
tipos documentais em um escritório de contabilidade. 2018. Trabalho de
Conclusão de Curso. (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal
Fluminense. Orientador: Natália Bolfarini Tognoli.
 Renata Perez Alves. A identificação arquivística e seu aporte metodológico na
construção de instrumentos de gestão: um estudo de caso do acervo da Pró-
Reitoria de Extensão da UFF. 2018. Trabalho de Conclusão de Curso. (Graduação
em Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense. Orientador: Natália
Bolfarini Tognoli.
 Daiane Rodrigues de Figueiredo. A gestão de documentos como apoio ao controle
do fluxo documental em um arquivo jurídico. 2018. Trabalho de Conclusão de
Curso. (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense.
Orientador: Natália Bolfarini Tognoli.
 Guilherme Louredo Mira da Silva. A presença dos estudos da Tipologia
Documental nos artigos sobre classificação arquivística: uma análise da literatura
científica brasileira. 2018. Trabalho de Conclusão de Curso. (Graduação em
Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense. Orientador: Natália Bolfarini
Tognoli.
 Rafaela da Conceição Panema. A função produção documental na literatura
científica brasileira: uma análise dos periódicos arquivísticos nacionais online
(1998-2018). 2018. Trabalho de Conclusão de Curso. (Graduação em
Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense. Orientador: Natália Bolfarini
Tognoli.
 Sheila Clara Barros. Análise do plano de classificação do IPHAN. 2018. Trabalho
de Conclusão de Curso. (Graduação em Arquivologia) - Universidade Federal
Fluminense. Orientador: Natália Bolfarini Tognoli.
 Karla Christina da Silva Lima. Arquivos hospitalares e a importância do
prontuário médico para as instituições de saúde: as condutas da preservação
digital. 2018. Trabalho de Conclusão de Curso. (Graduação em Arquivologia) -
Universidade Federal Fluminense. Orientador: Natália Bolfarini Tognoli.
 xiv

5 ATIVIDADES DE EXTENSÃO

Secretária executiva do Capítulo Brasileiro da ISKO – International Society for

Knowledge Organization. (Gestão 2017-2019).

Editora do Periódico Científico Brazilian Journal of Information Science: research

trends, do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UNESP – Qualis
B1. (01/12/16 a 01/12/17)

Pareceres para os seguintes periódicos em 2017 e 2018: Informatio (Uruguai); Biblios

(Perú); Brazilian Journal of Information Science (Brasil); InCID (Brasil).

5.1 MEMBRO DE COMISSÃO CIENTÍFICA

 TOGNOLI, Natália Bolfarini. Membro da Comissão Avaliadora de trabalhos

no XLI Encontro Nacional do Estudantes de Biblioteconomia, Documentação,
Ciência e Gestão da Informação (ENEBD). 2018. Universidade Federal do
Estado do Rio de Janeiro.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini. Membro da banca de Avaliação Externa da área
de Ciências Sociais Aplicadas no processo de seleção das bolsas PIBIC - UFF.
2017. Universidade Federal Fluminense.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini. Membro da Comissão Científica do III Congresso
ISKO Espanha/Portugal. 2017. Universidade de Coimbra.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini. Membro de Comissão Julgadora do Prêmio de
TCC - na V Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia. 2017.
Universidade Federal de Minas Gerais.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini. Membro da Comissão Científica do IV
Congresso Brasileiro de Organização e Representação do Conhecimento - ISKO.
2017. Universidade Federal de Pernambuco.

5.2 MEMBRO DE COMISSÃO ORGANIZADORA

 TOGNOLI, Natália Bolfarini. XVIII Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência

da Informação - Enancib. 2017. (Congresso).
 xv

APÊNDICE B: PRODUTOS DIRETOS DA PESQUISA DE PÓS-DOUTORADO

 TOGNOLI, N.B. RODRIGUES, A.C.; GUIMARÃES, J.A.C. Archival

Knowledge: conceptual frameworks for a recent terminology in the KO domain.
Knowledge Organization (Qualis A1). (2019).
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; RODRIGUES, A. C. O aporte teórico-
metodológico da Diplomática para a Organização e Representação do
Conhecimento arquivístico. In: CAMPOS, M.L.A. de et al. (Org). Produção,
tratamento, disseminação e uso recursos informacionais heterogêneos.
1ed.Niterói: IACS/UFF, 2018, v. 5, p. 174-180
 TOGNOLI, Natalia Bolfarini; RODRIGUES A.C. An Analysis of the
theoretical and practical application of Diplomatics to archival description in
Knowledge Organization. In: International Society for Knowledge Organization
(ISKO); ISKO Spain and Portugal Chapter University of Porto Faculty of Arts
and Humanities Research Centre in Communication; Information and Digital
Culture (CIC.digital) Porto. (Org.). Advances in Knowledge Organization:
Challenges and Opportunities for Knowledge Organization in the Digital Age.
1ed.Würzburg: Ergon-Verlag, 2018, v. 16, p. 43-51
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; VITORIANO, Marcia Cristina Pazin.; LEME,
Talita Fernanda. A Classificação enquanto uma função nuclear no processo de
organização do conhecimento arquivístico. In: Fábio Assis Pinho; José Augusto
Chaves Guimarães. (Org.). Memória, tecnologia e cultura na organização do
conhecimento. 1ed.Recife: UFPE, 2017, v. 4, p. 64-70.
 TOGNOLI, Natália Bolfarini; AUDI, Daniel Ferné. A Diplomática como
subsídio às funções arquivísticas: o aporte à descrição documental. In: Maria
Manuel Borges;Elias Sanz Casado. (Org.). A Ciência Aberta: o Contributo da
Ciência da Informação: atas do VIII Encontro Ibérico EDICIC. 1ed.Coimbra:
Universidade de Coimbra. Centro de Estudos Interdisciplinares do Século XX -
CEIS20, 2017, v. 1, p. 911-920.
 Plano de curso do módulo III da disciplina ministrada no PPGCI-UFF, A
Diplomática como fundamento da identificação arquivística.
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ATIVIDADES DE ENSINO
 Como atividade de ensino, a bolsista colaborou com a supervisora ao ministrar
aulas na graduação, na disciplina de Diplomática I (2017) apresentando aos alunos
o histórico da disciplina, bem como sua relação com a Arquivologia.
 Em 2018, a bolsista passou a integrar o quadro de docentes do Departamento de
Ciência da Informação da UFF, bem como do Programa de Pós-Graduação em
Ciência da Informação da referida universidade.
 No âmbito da graduação, ministrou as disciplinas de Diplomática I e Diplomática
II ao curso de Arquivologia, aproximando a pesquisa de pós-doutorado e seus
resultados ao ensino na graduação.
 No âmbito do PPGCI – UFF destaca-se que o relatório de pós-doutorado forneceu
subsídios para a elaboração do Módulo III (Diplomática: perspectivas teórico-
metodológicas de organização do conhecimento), da disciplina “A Diplomática
como fundamento da identificação arquivística”, ministrada em parceria com as
Profa. Ana Célia Rodrigues (PPGCI-UFF) e Concepción Mendo Carmona
(Universidad Complutense de Madrid), no primeiro semestre de 2019.