Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Analise Critica da Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade

código:

Pemba, Julho de 2022

 Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Analise Critica da Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade

código:

Trabalho de carácter avaliativo leccionado

pelo tutor:

Dr: Marlus Zunguza

Curso: Administração Pública

Disciplina: Gestão Documental

Ano de frequência: 4o Ano

Pemba, Julho de 2022

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Classificação
Categorias Indicadores Padrões
Pontuação Nota do
Subtotal
máxima tutor
 Capa 0.5
 Índice 0.5
Aspectos  Introdução 0.5
Estrutura
organizacionais  Discussão 0.5
 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 1.0
problema)
Introdução  Descrição dos
1.0
objectivos
 Metodologia adequada
2.0
ao objecto do trabalho
 Articulação e domínio
do discurso académico
Conteúdo (expressão escrita 2.0
cuidada, coerência /
coesão textual)
Análise e
 Revisão bibliográfica
discussão
nacional e
internacionais 2.
relevantes na área de
estudo
 Exploração dos dados 2.0
 Contributos teóricos
Conclusão 2.0
práticos
 Paginação, tipo e
tamanho de letra,
Aspectos
Formatação paragrafo, 1.0
gerais
espaçamento entre
linhas
Normas APA
 Rigor e coerência das
Referências 6ª edição em
citações/referências 4.0
Bibliográficas citações e
bibliográficas
bibliografia

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Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor
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Índice
2
Introdução.........................................................................................................................................4

1. Objectivos.....................................................................................................................................5

1.1. Geral..........................................................................................................................................5

1.2. Específicos.................................................................................................................................5

2. Metodologia..................................................................................................................................5

3. Analise Critica da Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade................6

3.1 Conceitos Básicos.......................................................................................................................6

3.1.1. Arquivo...................................................................................................................................6

3.1.2. Classificação em arquivos......................................................................................................6

3.1.3. A tabela de temporalidade......................................................................................................6

3.2. Instrumentos Utilizados na Gestão de Documentos..................................................................7

3.2.1. Plano de Classificação............................................................................................................7

3.2.2. Classificação Estrutural..........................................................................................................7

3.2.3. Classificação Funcional..........................................................................................................7

3.3. Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos.........................................................8

3.4. Planos de Classificação Ibéricos...............................................................................................9

Conclusão.......................................................................................................................................13

Referências Bibliográficas..............................................................................................................14

3
Introdução

O presenta trabalho tem como tema “Analise Critica da Elaboração de Plano de

Classificação e Tabela de Temporalidade “Surge no âmbito da cadeira de Gestão Documental,
neste contexto, a Classificação em arquivos consiste em espelhar e oferecer ao usuário a
visualização das funções e actividades exercidas pelo organismo produtor. Com esse conceito,
pode-se entender a classificação de forma lógica e estruturada de forma a apresentar uma
estrutura hierarquizada e de acordo com o que nos apresenta o arquivo em sua forma
propriamente dita. (Gonçalves, 1998)

A Classificação arquivística é primordial nos arquivos e, quando realizada de forma

adequada, ajuda o usuário em seu dia a dia nas pesquisas realizadas em todas as áreas. De acordo
com o Conselho Nacional de Arquivos e suas directrizes, no que tange às actividades-meio da
administração pública, a classificação é a norteadora e definidora da organização física e
intelectual dos documentos arquivados, servindo como referencial teórico-básico para a sua
recuperação.

Portanto, crescente preocupação dos arquivos públicos em perpetuar a memória colectiva

social, através da preservação dos seus acervos documentais para posterior acesso, os levou a
adoptar como prática e recurso sistematizador a elaboração de instrumentos de pesquisa6, a fim
de permitir que os mesmos fossem facilitadores e mediadores de informações sobre o conjunto
documental, além de fornecerem informações sobre pontos de acesso aos documentos, ou seja, o
uso dos instrumentos de pesquisa para o acesso aos documentos.

4
1. Objectivos

1.1. Geral

 Conhecer a importância da arquivação de documentos dos concursos Públicos;

1.2. Específicos

 Conhecer a importância da arquivação de documentos dos concursos Públicos;

 Descrever a Importância da Arquivação de Documentos;

 Explicar a importância da arquivação de documentos dos concursos públicos.

2. Metodologia

De acordo com Gil (2007), as metodologias são caminhos que nos levam para o alcance
de um determinado objectivo. Assim sendo, para a realização do presente trabalho foi devido à
pesquisa bibliográfica, onde na qual foram consultados em artigos electrónicos e que versam
sobre o tema cima supracitado.

Para a realização da pesquisa foi utilizado um levantamento bibliográfico acerca do que os

autores da área abordam sobre gestão documental.

A pesquisa bibliográfica tem como objectivo conhecer e analisar as principais

contribuições teóricas existentes a partir de um determinado tema ou problema, procurando expor
a realidade estudada, suas características e princípios vinculados.

5
3. Analise Critica da Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

3.1 Conceitos Básicos

Documento Arquivístico: são todos aqueles que, produzidos e/ou recebidos por pessoa
física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas actividades, constituem elementos de
prova ou de informação. (Arquivo nacional, 2005,p.73).

3.1.1. Arquivo

Arquivo é: 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

colectiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas actividades,
independente da natureza dos suportes.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso a documentos.
3. Instalações onde funcionam arquivos.
4. Móvel destinado à guarda de documentos (Arquivo Nacional, 2005).

3.1.2. Classificação em arquivos

A Classificação em arquivos consiste em espelhar e oferecer ao usuário a visualização das

funções e actividades exercidas pelo organismo produtor. Com esse conceito, pode-se entender a
classificação de forma lógica e estruturada de forma a apresentar uma estrutura hierarquizada e
de acordo com o que nos apresenta o arquivo em sua forma propriamente dita. (Gonçalves, 1998)

3.1.3. A tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade

competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência,
recolhimento ou eliminação dos documentos (Conselho Nacional de Arquivos, 2001, p. 185).

6
3.2. Instrumentos Utilizados na Gestão de Documentos

3.2.1. Plano de Classificação

Classificação:
1 Organização dos documentos de um arquivo ou colecção, de acordo com um plano de
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
2 Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, seleccionar a categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
3 Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de sigilo,
conforme legislação específica. Também chamado classificação de segurança.
(Dicionário brasileiro de terminologia arquivística).
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto à forma (textuais ou especiais),
à espécie (cartas, avisos, ofícios, relatórios, requerimentos, etc.) e pela natureza do assunto
(sigilosos ou público). (Conselho Nacional de Arquivos, 2001).

3.2.2. Classificação Estrutural

É o tipo de classificação que estabelece os diversos grupos de documentos de acordo com

o serviço ou entidade que a produziu. Os planos de classificação do tipo estrutural reflectem o
organograma das instituições, ou seja, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor:
departamentos, sectores e cada um dentro da estrutura executam determinadas funções. Porém se
a função de um sector for transferida para outro todos os documentos deverão ser reclassificados
para acompanhar a reestruturação. (Conselho Nacional de Arquivos, 2001).

3.2.3. Classificação Funcional

Neste tipo de classificação, o agrupamento da documentação apresenta os documentos

hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e actividade que os gerou. Por
isso, ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo.
Embora seja tecnicamente mais complexa, costuma atender melhor as exigências da classificação
arquivística, já que mesmo que as estruturas mudem as funções e actividades, em geral,
permanecem estáveis. Além disto, o plano de classificação funcional permite actualizações

7
periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries
documentais.
Independente do método de classificação a ser adoptado para a elaboração do Plano de
Classificação será necessário o estudos sobre a estrutura e o funcionamento da organização na
qual este será aplicado. (Conselho Nacional de Arquivos, 2001).

3.3. Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e

condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos. (Dicionário brasileiro de terminologia arquivística)
A Tabela de Temporalidade de Documentos é um importante instrumento de gestão
documental que consolida o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou
acumulado pelo órgão ou entidade no exercício de suas actividades e que, uma vez devidamente
oficializada, permitirá a órgão ou entidade preservar os documentos que possuam valor
probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda,
eliminar com segurança e dentro da legalidade documentos que sejam desprovidos de valor, sem
que haja prejuízo à Administração ou à memória institucional.
Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria
das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e os fundamento em legislação
específica.
A aplicação da Tabela de Temporalidade resultará na facilidade em distinguir os
documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; na eliminação imediata de
documentos cuja guarda não se justifique; na racionalização, principalmente em termos
económicos, das actividades de transferência e recolhimento e na implementação de um
programa de destinação de documentos.
Na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão constar os seguintes campos de
informação: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo);
destinação (eliminação ou guarda permanente) e observações.
Prazos de Guarda: (em anos) - Deve ser fundamentado na legislação especifica ou na
demanda administrativa de cada série documental, estabelecendo a permanência de cada conjunto
documental na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo.

8
 Destinação: Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental,
que determina o seu encaminhamento para guarda permanente ou eliminação.
Observações: Este campo da Tabela é reservado para o registro dos actos legais e das
razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda
informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento. (Conselho Nacional
de Arquivos, 2001).
A tabela de temporalidade é um instrumento dinâmico por isso deve ser actualizada
periodicamente, pois ao longo do tempo muitos documentos deixam de existir e outros novos são
criados. Além disso, a legislação que justifica os prazos de guarda pode sofrer alterações.

3.4. Planos de Classificação Ibéricos

Serão analisados os Planos de Classificação de Portugal (Administração Local) e Espanha

(O Quadro de Classificação de fundos de Arquivos Municipal). Foram escolhidos, sobretudo,
pela proximidade de entendimento das línguas, favorecendo, também, a interpretação e colecta de
dados, principalmente no caso de Portugal.
Portugal
Análise por meio de leituras, os Planos de Classificação da Administração Pública de
Portugal e Espanha.
O Plano de Classificação para a Administração Local em Portugal foi desenvolvido em
níveis, sendo que os dois primeiros representam as funções e as subfunções da administração
pública (Macroestrutura Funcional) e o 3.º nível representa os Processos de Negócio.
A Macroestrutura Funcional (MEF) desenvolveu para a administração pública uma
representação das funções e subfunções desempenhadas pelos distintos organismos, visando
apoiar a elaboração de planos de classificação funcionais. (Silva, 2013, p. 3) “A Macroestrutura
Funcional tem, na sua génese, um modelo conceptual que assenta na definição de quatro
domínios de funções”:

 Funções de apoio à governação;

 Funções de suporte à gestão de recursos;

 Funções normativa, reguladora e fiscalizadora;

9
  Funções produtiva e prestadora de serviços (Silva, 2013, p. 3)

Tabela de temporalidade – Plano de Classificação para Administração Local

FUNÇÃO 100
Os Processos
de Negócio
100 ORDENAMENTO JURÍDICO E NORMATIVO
100.10 Elaboração de diplomas jurídico-normativos e de normas técnicas
100.10.01 Produção e comunicação de actos legislativos
100.10.02 Produção e comunicação de actos regulamentares gerais
100.10.03 Produção e comunicação de actos regulamentares locais
100.10.04 Produção e comunicação de regras institucionais
Produção e comunicação de instruções para aplicação de diplomas jurídico-normativos
100.10.05
100.10.06 Produção e comunicação de normas técnicas
100.10.07 Aprovação e comunicação de convenções internacionais
Comunicação de decisões dos tribunais a que a lei confira força
100.10.08
obrigatória geral
100.20 Interpretação da legislação e das normas
Produção de pareceres jurídicos de interpretação de diplomas
100.20.01
jurídico-normativos
100.20.02 Produção de orientações para a interpretação da norma técnica
Produção e comunicação de decisões de uniformização de
100.20.03
jurisprudência
Fonte: (Silva, 2013).

Observando a tabela, é possível fazer um comparativo com o Plano do CONARQ.

Percebeu-se que há algumas diferenças.

Em relação à terminologia no plano de Classificação de Portugal, emprega-se o termo “níveis” e

utilizam-se três blocos de dígitos:

O 1.º elemento do código numérico (bloco de três dígitos) corresponde à classe de 1º

nível, isto é, à representação da Função; O 2.º elemento do código (bloco de dois dígitos)
corresponde à classe de 2º nível, isto é, à representação da Subfunção;

O 3.º elemento do código (bloco de três dígitos) corresponde à classe de 3º nível, isto é à
representação do processo de negócio(Silva, 2013, p. 7).

Cada nível que se segue possui características em comuns com os demais: (Silva, 2013, p.
8) “Cada nível é definido por um código, título, descrição, notas de aplicação e de exclusão,
palavras-chave para índice, visando apoiar a utilização do plano de classificação”.

Espanha

“Assim como em Portugal, o Grupo de Archeiros municipal de Madrid elaborou um Plano

de Classificação funcional, porém diferentemente de Portugal, integrou-se o arquivo tradicional

10
em papel e o arquivo digital criando o Quadro de Classificação de fundos de Arquivos
municipal”. (Silva, 2013, p. 9)

O plano de classificação apresenta [...] por base os órgãos, as funções e os assuntos,

[...] [predominando] a classificação funcional. O Fundo Geral do Município, assim como os
subfundos não são objecto de codificação. Dentro de cada subfundo, a estrutura classificativa
segue as orientações da ISAD (G), correspondendo às classes de 1.º nível a Secção (SC), de
segundo nível a Subsecção, de terceiro nível a Subsubsecção e de quarto nível a série, como
testemunha o exemplo a seguir, ao qual associámos, por vezes, a correspondente Classe de 1.º
e/ou 2.º níveis do Plano de Classificação para a Administração Local, em Portugal (Silva, 2013,
p. 9 e 10).

Tabela de Temporalidade 4 – Centros cultural

03.08.03.01 Correspondência de los Centros Culturales

03.08.03.02 Expedientes de creación de centros culturales
Expedientes de programación y actividades de los centros
03.08.03.03
culturales
03.08.03.04 Informes de los centros culturales
03.08.03.05 Memorias de los centros culturales
Fonte: (Silva, 2013).

Vemos, portanto, um índice remissivo, ordenado alfabeticamente, auxiliando, assim, os

utilizadores do Plano de Classificação.

A título de exemplo, apresentam-se as séries da subsecção 03.08.03.00 Centros culturales,

cuja designação considera todos os centros culturais existentes num município,
independentemente do seu número, justificando-se pelo volume reduzido de documentos criados
no âmbito desta ‘função’: (Silva, 2013, p. 14)

Ao verificar os planos de classificação, pode-se apresentar, no quadro 1, a comparação entre os

mesmos.

Quadro 1 – Comparativa dos Planos de Classificação da Península Ibérica

11
 Nivel de 1º nivel de 2° nivel de 3° nivel de 4° nivel de
Identificación desagregación desagregación desagregación desagregación
SERIES
Os Processos de 100 100.10 100.10.01
Negócio ORDENAMENTO ELABORAÇÃO DE Produção e
JURÍDICO E DIPLOMAS comunicação de atos
NORMATIVO JURÍDICO- legislativos
NORMATIVOS E 100.10.02
DE NORMAS Produção e
TÉCNICAS comunicação de atos
100.20 regulamentares gerais
INTERPRETAÇÃO 100.10.03
DA LEGISLAÇÃO E Produção e
DAS NORMAS comunicação de atos
regulamentares locais
100.10.04
Produção e
comunicação de regras
institucionais

Continuação

Nível de 1º nível de 2° nivel de 3° nivel de 4° nivel de

Identificação desagregación desagregación desagregación desagregación
SERIES
FONDO GENERAL SUBFONDO 03.00.00 03.08.03.01
DEL AYUNTAMIENTO SERVICIOS (SC) Correspondencia
AYUNTAMIENTO 03.08.03 Centros de los Centros
culturales Culturales
03.08.03.02
Expedientes38 de
creación de
centros culturales
03.08.03.03
Expedientes de
programación y
actividades de los
centros culturales
03.08.03.04
Informes de los
centros culturales
03.08.03.05
Memorias de los
centros culturales

Fonte: (Silva, 2013).

Este quadro apresenta os níveis de separação (desagregação) dos Planos de Classificação

da Península Ibérica, sendo o primeiro referente ao plano de Portugal e o segundo da Espanha. O
Fundo Geral do Município na Espanha, assim como os Subfundos, não são objectos de
codificação. A Administração Local de Portugal não utiliza o 4º nível de separação, utiliza a
Função, Subfunção e a representação dos Processos de Negócio.
“É a partir desses níveis (de separação) onde se verificam as acções e operações
classificatórias, cujo propósito será garantir a organização adequada dos documentos” (Silva,
2013).

12
Conclusão

Chegando ao final do presente trabalho percebe-se que, é de suma importância a definição

de critérios para gestão destes documentos, fundamentadas na teoria arquivística. A efectiva
implantação de instrumentos de gestão documental permitirá uma considerável redução da massa
documental acumulada, eliminando enormes volumes de documentos rotineiros e desprovidos de
valor que justifique a sua guarda, como a consequente optimização do espaço físico e
racionalização de custo, além de facilitar a recuperação dos documentos, bem como a correta
preservação dos que possuam carácter permanente.

Portanto, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de

Arquivo são importantes instrumentos de gestão. Esses dois instrumentos associados garantem a
simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimindo maior
agilidade e precisão na recuperação dos documentos e informações, bem como a identificação
dos documentos de guarda permanente. Além disso, eles compõem os requisitos para o
desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão documental, pois ao contrario do que se
pensa o pleno e rápido acesso às informações não depende exclusivamente da incorporação de
tecnologias avançadas.

A tabela de temporalidade resulta do processo de avaliação documental, que tem por

objectivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à
informação a quantos dela necessitem. É um instrumento dinâmico de gestão de documentos que
precisa ser constantemente actualizado, incluindo novos conjuntos documentais que possam vir a
ser criados, além de prever as mudanças que acontecem na legislação.

Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais

produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas actividades, os prazos de guarda
nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente - além
de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

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Referências Bibliográficas

Arquivo Nacional (Brasil). (2001). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação,

temporalidade e destinação de documentos de arquivo, relativos às actividades-meio da
administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo nacional.
Arquivo Nacional. (2005). Dicionário de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional.
Gil, A. C. (2007). Como elaborar projectos de pesquisa (4ª Ed.). São Paulo: Atlas.
Gonçalves, Janice. (1998).Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado.
Silva, Carlos Guardado da. (2013). A classificação da informação arquivística da administração
local nos países ibéricos: uma análise comparada. Lisboa: Arquivo Municipal de Lisboa.

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