Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Tema: Importância da Arquivação de Documentos dos Concursos Públicos.

Nome do Estudante: Olga Damásio Laba Código: 708204974

Tutor: Merinho Raimundo, MBA

Curso: Licenciatura em Ensino de Administração Pública

Disciplina: Planificação de Bens e Serviços Públicos
Ano de Frequência: 4º Ano

Mocímboa da Praia, Junho de 2023

Critérios de avaliação

Classificação

Categorias Indicadores Padrões Nota

Pontuação
do Subtotal
máxima
tutor
 Índice 0.5
 Introdução 0.5
Aspectos
Estrutura  Discussão 0.5
organizacionais
 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 2.0
problema)
Introdução  Descrição dos
1.0
objectivos
 Metodologia adequada
2.0
ao objecto do trabalho
 Articulação e domínio
do discurso académico
Conteúdo (expressão escrita 3.0
cuidada, coerência /
Análise e coesão textual)
discussão  Revisão bibliográfica
nacional e internacional
2.0
relevante na área de
estudo
 Exploração dos dados 2.5
 Contributos teóricos
Conclusão 2.0
práticos
 Paginação, tipo e
Aspectos tamanho de letra,
Formatação 1.0
gerais parágrafo, espaçamento
entre linhas
Normas APA
 Rigor e coerência das
Referências 6ª edição em
citações/referências 2.0
Bibliográficas citações e
bibliográficas
bibliografia
Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor

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Índice

1. Introdução ............................................................................................................................... 2

1.2. Objectivos: ........................................................................................................................... 2

1.2.1. Objectivo geral: ................................................................................................................ 2

1.2.2 Objectivos específicos: ...................................................................................................... 2

1.3. Metodologia ......................................................................................................................... 2

2.1. Conceito de gestao de documentos ...................................................................................... 3

2.2. Arquivo ................................................................................................................................ 4

2.3. Função do Arquivo .............................................................................................................. 6

2.4. Finalidades do arquivo......................................................................................................... 6

2.5. Os princípios arquivísticos. ................................................................................................. 7

2.6. Classificação de documentos. .............................................................................................. 7

2.9. Métodos de classificação de documentos. ........................................................................... 8

3. Conclusão ............................................................................................................................... 9

4. Bibliografia ........................................................................................................................... 10
1. Introdução

O presente trabalho é da cadeira de Planificação de Bens e Serviços Públicos. A gestão de

documentos é um conceito correspondente à tradução do termo NorteAmericano “records
management”, também traduzido por gestão documental. Parafraseando Cruz Mundet,
entende-se por gestão de documentos o conjunto de tarefas e procedimentos orientados para
obter uma maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos por
parte das organizações (2006:17). Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística que foi
publicado pelo Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro (IBNL), a gestão de documentos
corresponde à “implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a
eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos
arquivos.” (1993:53).

1.2. Objectivos:

1.2.1. Objectivo geral:

 Analisar a Importância da Arquivação de Documentos dos Concursos Públicos

1.2.2. Objectivos específicos:

 Concetualizar arquivacao de docunmentos dos concursos;

 Explicar importância da Arquivação de Documentos dos Concursos Públicos;
 Descrever o papel do docente na melhoria da qualidade de ensino.

1.3. Metodologia

Para o alcance destes objectivos foi adoptada uma metodologia assente numa pesquisa
bibliográfica que inclui diversos autores devidamente citados ao longo do texto e
mencionados na bibliografia final deste trabalho.

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2.1. Conceito de gestao de documentos

Para António (2008) o termo Gestão Documental tem vindo a ser usado para referir as
aplicações informáticas orientadas para a gestão das tarefas relacionadas com o tratamento
dos documentos administrativos, como seja o expediente e arquivo quer se trate dos
documentos externos ou internos de utilização frequente (arquivo corrente) ou de acesso
esporádico (arquivo intermédio).

Segundo Leitão (2010) gestão documental é uma expressão muito em voga nos dias de hoje,
mormente associada ás aplicações informáticas que se oferecem no mercado das novas TIC
como soluções de gestão de correspondência e expediente administrativo. Todavia, quando
falamos de gestão documental ou gestão de documentos em rigor, estamos a falar
necessariamente de arquivística ou de gestão de sistemas de informação e não apenas dos
documentos na fase de produção.

Para Barbosa (2016) a gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística

responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermédia. A Gestão
Documental informatizada consiste num sistema de arquivo, que permite a organização e
consulta de documentos num formato eletrónico que contém informação de natureza
documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração
numa organização através da partilha de documentos, beneficiando e facilitando os processos
de negócio da empresa.

Piccoli et al (2015) a gestão arquivística é apoiada por órgãos reguladores, como o Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ), que pautam sobre as atividades do gestor documental e
principalmente sobre as suas atividades dentro dos arquivos de empresas públicas e privadas.
O cenário contemporâneo, onde as mudanças são uma constante, torna a informação alinhada
ao conhecimento um elemento de vantagem competitividade para as organizações e “A
adoção de uma adequada gestão documental onde se tenha garantia da segurança de suporte
da informação e, sobretudo agilidade na sua recuperação e disseminação é extremamente
necessária” Piccoli et al: 2015, p. 171 apud Félix e Silva, 2010, p. 48). Nesse sentido, faz-se
necessário elucidar sobre a relevância da gestão documental dentro das organizações como
também, para o profissional de secretariado.

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2.2. Arquivo

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Lei 8.159/1991

De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No
entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito.
Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:

Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição

ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que
essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades
que desenvolveram ao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.

Segundo Silva (2016) a palavra arquivo era inicialmente vinculada às instituições

arquivísticas e as administrações locais da Europa, entre os séculos XIII e XIV. Essa
associação devia ao interesse da nação em construir uma memória nacional, através do
registro e da guarda do patrimônio histórico/cultural, de tal modo contribuindo para
estabelecer uma identidade própria.

Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos e é uma área cada vez mais cobradas em
concursos públicos, especialmente das esferas estadual e federal. Recentemente, algumas
carreiras do concurso para o Ministério Público da tiveram conceitos de Arquivologia
inseridos em seu conteúdo programático. (Monte, 2004, p.67).

 Documento: registo da informação independente da natureza de seu suporte, portanto

qualquer informação que seja gravada e possibilite consultas posteriores é um
documento. Nisso, podemos incluir livros, CD’s, plantas (gráficas), pendrive, entre
outros. Cuidado: um suporte não será um documento se não houver nenhuma
informação gravada nele!

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  Informação: de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(DBTA), a informação é a ideia, mensagem ou elemento referencial contido em um
documento.

Os três elementos acima formam uma equação básica fácil de memorizar: suporte dados e
informações documento.

 Acervo: total de documentos guardados em um arquivo.

 Acondicionamento: suporte ou embalagem cuja função é proteger o documento e
facilitar o seu manuseio.
 Digitalização: armazenamento, em disco óptico, de documento de forma a permitir
sua visualização em terminal de alta resolução, ou ainda a sua impressão
 Microfilmagem: produzir imagens fotográficas de determinado documento, porém
em tamanho altamente reduzido.

A este propósito, Couture e Rousseau (1998: 48) sublinham a importância e um vasto

conjunto de vantagens que se poderão obter a partir de uma boa organização dos «arquivos
correntes», a saber:

 Aumento da eliminação dos documentos na fonte e a diminuição do volume

documental total; Aceleração e sistematização da organização dos documentos;
 Aumento da protecção da informação: um documento bem classificado, ordenado e
arrumado está em relativa segurança;
 Aceleração da pesquisa e recuperação da informação;
 Tomada de decisão esclarecida;
 Aumento da estabilidade, da continuidade e da eficácia administrativa da organização;
 Optimização da utilização do espaço, do equipamento e dos recursos humanos;
 Racionalização e diminuição dos custos da organização em relação à conservação da
documentação.

Porém, a gestão de documentos não se reduz ao âmbito dos arquivos correntes, uma vez que
está intimamente relacionada com o conceito de «ciclo de vida dos documentos» (records
lifecycle) – este último entendido como «principio fundamental de la gestión de documentos»
(CRUZ MUNDET, 2006: 23).

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De acordo com Rondinelli (2004, p 4.2), o nome “arquivo” tem origens grega ou latina. E,
olha, essa informação é importante e pode cair na sua prova, na origem grega, “arquivo” vem
de arché, archeion, os depósitos do Antigo Regime. Já em latim, o nome é oriundo de
archivum, o lugar onde se guarda os documentos da nobreza.

Os documentos que podem ser guardados durante um prazo ou por tempo

indeterminado recebem o nome de arquivos. A arquivologia ou arquivística é a ciência
que tem por objectivo gerenciar como esses documentos serão guardados. Lembrando
que os arquivos, para serem guardados, devem ter uma utilidade futura. Os arquivos
de uma pessoa ou instituição são recebidos por ela mesma ou gerados por ela. Por
isso, é diferente de uma biblioteca, onde os livros podem ser comprados ou recebidos
por doação. (p.42)

2.3. Função do Arquivo

Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela

instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando
necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e
otimize seus recursos.

2.4. Finalidades do arquivo

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades

distintas: a administração e à história.

Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos

servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os
funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem
informações relativas às atividades da instituição.

Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de
sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à
sociedade em geral. Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.

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2.5. Os princípios arquivísticos.

Os princípios da Arquivologia mais cobrados em provas de concurso público são:

Cumulatividade: também chamado de naturalidade, esse princípio remete ao enriquecimento
do arquivo em razão de sua formação contínua.

Unicidade: os documentos são únicos dentro do seu contexto de produção porque atendem à
função realizada por determinado órgão. Porém, isso não significa que sejam proibidas cópias
desses documentos.

Ordem original: o arquivo deve manter a ordem material (física) e intelectual (contextual)
conforme o arranjo estruturado pela entidade que o produziu. Indivisibilidade: os fundos de
arquivos não podem ser mutilados, dispersos, destruídos, alienados sem autorização ou sofrer
adições indevidas

Organicidade: os arquivos devem refletir funções, estrutura e actividades da entidade que o

produz ou acumula, além de suas relações, tanto externas quanto internas.

Proveniência: manutenção dos arquivos agrupados, de forma a não permitir que se misturem
aos demais provenientes de instituição, administração, pessoa física ou jurídica. Ou seja,
respeitar a origem dos respectivos documentos.

2.6. Classificação de documentos.

Na opinião de Monte (2004, p.45), “A classificação consiste em organizar os documentos

produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a
constituir-se em um referencial para a sua recuperação

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho

utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício de suas funções e atividades. A classi- ficação por assuntos é
utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma
de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a
avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses
documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do
documento. Por- tanto, a classificação define a organização física dos documentos
arquiva- dos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.(p.45).

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2.7. Métodos de classificação de documentos.

A classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. O ato
de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se pontos primordiais nos cuidados da
documentação. A classificação se materializa com um Plano de Classificação, que deve ter
comocaracterísticas a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação. Sobretudo deve ser
uniforme mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificação é uma das atividades

do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas
específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das
informações.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operações:

a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá
ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.

b) Codificação: consiste na atribuição do código correspondente ao assun- to de que trata o

documento.

As rotinas correspondentes às operações de classificação são:

a) Receber o documento para classificação;

b) Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu
conteúdo;

c) Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando

o incide, quando necessário;

d) Anotar o código na primeira folha do documento;

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3. Conclusão
Concursos para Arquivista que contenham nenhuma questão referente à área não podem ser
considerados adequados para a escolha de um profissional. No entanto, ao mesmo tempo em
que algumas provas cobram temas referentes a outros campos do saber – refletindo a
realidade de que nem sempre o conhecimento sobre a disciplina é tido como relevante para
que se obtenha uma boa classificação na seleção outras demonstram o contrário, explorando
temas da Arquivologia que não apresentam destaque, mas são fundamentais para o
desempenho da profissão. Em razão do foco deste trabalho ser especificamente analisar
aspectos dos concursos para Arquivista, sem fazer relação com os currículos dos cursos de
Arquivologia, não é possível concluir se os tópicos mais ou menos abordados se encontram
nessas situações devido à influência ou à falta de certas disciplinas nas universidades. Essa
conclusão só seria possível por meio da análise de disciplinas da grade curricular de cada
curso e uma comparação dessas com os temas exigidos nas provas, o que seria uma excelente
forma de afirmar se as bancas organizadoras consideram relevantes ou não os tópicos de
estudo dos cursos de graduação, e por isto sinalizamos esta perspectiva como um possível
desdobramento dessa pesquisa. Outra perspectiva de pesquisa a ser desenvolvida é a
identificação de temas que não tenham apresentado ocorrência nas provas. Tal investigação
possibilitaria constatar se há matérias cujo conteúdo merece maior destaque nas provas por
apresentar grande relevância no meio acadêmico, permitindo.

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4. Bibliografia

Monte, A. C. (2004). A qualidade dos suportes no armazenamento de informações.

Florianópolis: Visual Books.

Ramiz G.(1994).Vocabulário etimológico, ortográfico e prosódico das palavras portuguesas

derivadas da língua grega. Garnier.

Rezende, D. (2008). Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação

Empresariais. São Paulo Atlas.

Rondinelli, R. C. (2005). Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma

abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro.

António, J.M.R. 2008. O Sistema de Gestão Documental: oportunidade do software livre nos
Municípios Portugueses. Universidade de Lisboa. FL/ Lisboa.

Barbosa, L.M.C. 2016. Sistema Informático de Gestão Documental – Estudo de Caso de uma
Organização Ferroviária. Barcarena, pp 1-87.

Leitão. J. F. V. 2010. A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade – O Município da

Lourinhã. Universidade de Lisboa. Lisboa.

Piccoli, L, Águeda; Moreira, D, Katia; Martins, B, Cibele. 2015. O Profissional de

Secretariado e a Gestão Documental: Processo de Implementação de Arquivo em uma
Organização Privada. Livro de Atas. CISA 2015. pp 166-179.

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