Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Importância da Arquivação de Documentos dos Concursos Públicos

Gaspar Paulo Ntutuma – 708195313

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Disciplina: Gestão Documental
Ano de Frequência: 4º

Pemba, Junho de 2022

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 Folha de Feedback
Classificação
Nota
Categorias Indicadores Padrões Pontuação
do Subtotal
máxima
tutor
 Capa 0.5
 Índice 0.5
Aspectos  Introdução 0.5
Estrutura
organizacionais
 Discussão 0.5
 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 1.0
problema)
 Descrição dos
Introdução 1.0
objectivos
 Metodologia
adequada ao 2.0
objecto do trabalho
 Articulação e
domínio do
discurso
académico 2.0
Conteúdo (expressão escrita
cuidada, coerência
/ coesão textual)
Análise e
 Revisão
discussão
bibliográfica
nacional e
2.0
internacionais
relevantes na área
de estudo
 Exploração dos
2.0
dados
 Contributos
Conclusão 2.0
teóricos práticos
 Paginação, tipo e
tamanho de letra,
Aspectos
Formatação paragrafo, 1.0
gerais
espaçamento entre
linhas
Normas APA 6ª  Rigor e coerência
Referências edição em das
4.0
Bibliográficas citações e citações/referência
bibliografia s bibliográficas

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Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor
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Índice
1. Introdução. ........................................................................................................................................ 1

1.1. Estrutura do Trabalho.................................................................................................................... 1

Desenvolvimento do Tema em Estudo. .................................................................................................... 2

1.2. Conceito de Arquivologia. ............................................................................................................ 2

2.2. Conceito de Arquivo. ......................................................................................................................... 3

2.3. Os princípios arquivísticos. ........................................................................................................... 3

2.4. Informação. ................................................................................................................................... 4

2.5. Suporte. ......................................................................................................................................... 4

2.6.1. Fase activa. ................................................................................................................................ 4

2.6.2. Fase semi-activa. ....................................................................................................................... 4

2.6.3. Fase inactiva.............................................................................................................................. 5

2.7. Os benefícios de uma empresa de guarda de documentos. ........................................................... 5

2.8. Classificação de documentos. ....................................................................................................... 5

2.9. Métodos de classificação de documentos. ................................................................................... 5

3. Conclusão.......................................................................................................................................... 7

4. Referências Bibliográficas. ............................................................................................................... 8

iv
 1. Introdução.

Quando falamos da importância da arquivação de documentos dos concursos públicos,

requeremos aferir o certo valor que este servico nos oferece, em simultaneo conteúdo da
informação contida no arquivo - autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento, unicidade e
imparcialidade, e, bem como, o controle do acesso ao mesmo. A informação de uma empresa,
ou instituição é indispensável para a realização das atividades cotidianas, tornando-se uma
grande aliada para o processo decisório organizacional.

1.1.Estrutura do Trabalho.
Por ser um trabalho de campo, se encontra organizado em:

 Capa;
 Folha de Feedback;
 Folha de Recomendações;
 Índice;
 Introdução;
 Desenvolvimento do Tema em Estudo;
 Conclusão, e;
 Referências Bibliográficas.

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 2. Desenvolvimento do Tema em Estudo.
2.1. Conceito de Arquivologia.

Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos e é uma área cada vez mais cobradas em
concursos públicos, especialmente das esferas estadual e federal. Recentemente, algumas
carreiras do concurso para o Ministério Público da tiveram conceitos de Arquivologia inseridos
em seu conteúdo programático. (Monte, 2004, p.67).

 Documento: registo da informação independente da natureza de seu suporte, portanto

qualquer informação que seja gravada e possibilite consultas posteriores é um
documento. Nisso, podemos incluir livros, CD’s, plantas (gráficas), pendrive, entre
outros. Cuidado: um suporte não será um documento se não houver nenhuma informação
gravada nele!

 Informação: de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

(DBTA), a informação é a ideia, mensagem ou elemento referencial contido em um
documento.

Os três elementos acima formam uma equação básica fácil de memorizar: suporte dados e
informações documento.

 acervo: total de documentos guardados em um arquivo.

 acondicionamento: suporte ou embalagem cuja função é proteger o documento e
facilitar o seu manuseio.
 Digitalização: armazenamento, em disco óptico, de documento de forma a permitir sua
visualização em terminal de alta resolução, ou ainda a sua impressão
 Microfilmagem: produzir imagens fotográficas de determinado documento, porém em
tamanho altamente reduzido.

2
 2.2. Conceito de Arquivo.

De acordo com Rondinelli (2004, p 4.2), o nome “arquivo” tem origens grega ou latina. E, olha,
essa informação é importante e pode cair na sua prova, na origem grega, “arquivo” vem de arché,
archeion, os depósitos do Antigo Regime. Já em latim, o nome é oriundo de archivum, o lugar
onde se guarda os documentos da nobreza.

Os documentos que podem ser guardados durante um prazo ou por tempo indeterminado
recebem o nome de arquivos. A arquivologia ou arquivística é a ciência que tem por
objectivo gerenciar como esses documentos serão guardados. Lembrando que os arquivos,
para serem guardados, devem ter uma utilidade futura. Os arquivos de uma pessoa ou
instituição são recebidos por ela mesma ou gerados por ela. Por isso, é diferente de uma
biblioteca, onde os livros podem ser comprados ou recebidos por doação.(p.42).

2.3. Os princípios arquivísticos.

Os princípios da Arquivologia mais cobrados em provas de concurso público são:
Cumulatividade: também chamado de naturalidade, esse princípio remete ao enriquecimento do
arquivo em razão de sua formação contínua.

Unicidade: os documentos são únicos dentro do seu contexto de produção porque atendem à
função realizada por determinado órgão. Porém, isso não significa que sejam proibidas cópias
desses documentos.

Ordem original: o arquivo deve manter a ordem material (física) e intelectual (contextual)
conforme o arranjo estruturado pela entidade que o produziu.

Indivisibilidade: os fundos de arquivos não podem ser mutilados, dispersos, destruídos,

alienados sem autorização ou sofrer adições indevidas.

Organicidade: os arquivos devem refletir funções, estrutura e actividades da entidade que o

produz ou acumula, além de suas relações, tanto externas quanto internas.

Proveniência: manutenção dos arquivos agrupados, de forma a não permitir que se misturem aos
demais provenientes de instituição, administração, pessoa física ou jurídica. Ou seja, respeitar a
origem dos respectivos documentos.

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 2.4. Informação.

É o conteúdo ou ideia expressa pelo documento. Basta pensar que um documento tem a função
de documentar determinada atividade, fornecendo aquela informação para todas as pessoas que
virão a ter contato com ele. Assim, em um relatório orçamentário, por exemplo, a informação
serão os números, cálculos e conclusões daquela actividade. (Rondinelli, 2004, p.23).

2.5. Suporte.
Em conformidade com Rozende (2008, p.66), no que concerne ao suporte, diz respeito ao
material no qual o documento foi produzido. Assim, no caso de uma certidão de nascimento, por
exemplo, suporte geralmente é o papel. Contudo, cada vez mais, a produção e armazenamento de
documentos está se modernizando e assim o suporte de documentos digitais pode passar a ser
pendrives, CDS; Isto é, qualquer veículo que seja capaz de armazenar a informação.

2.6. A Teoria das Três Idades.

Os documentos têm um ciclo de vida que evolui em três idades ou fases: fase activa, fase semi-
activa e fase inactiva. Em cada uma delas, os documentos assumem funções diferentes. A
frequência da sua utilização administrativa decresce e o seu valor transforma-se.

2.6.1. Fase activa.

Primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é
utilizado de uma forma regular pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais, legais
Nesta fase, os documentos estão arquivados em pastas colocadas em armários junto às secretárias
de trabalho dos funcionários e constituem os arquivos correntes ou de gestão, da entidade
produtora.
2.6.2. Fase semi-activa.
Ramiz (1994, p.45), evoca que a segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase
durante a qual o documento de arquivo já não é de utilização corrente. Pelo contrário, a sua
utilização tornou-se mais ocasional. Mas por causa do seu carácter administrativo e da sua
utilidade enquanto prova das acções em curso, deve permanecer relativamente próximo dos
serviços produtores. Nesta fase, os documentos estão no Arquivo Intermédio ou Arquivo Geral.

4
 2.6.3. Fase inactiva.
Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ter utilidade para
a entidade produtora. Mas tem valor histórico: passa a constituir-se como fonte de conhecimento
histórico. Nesta fase, os documentos encontram-se no Arquivo Histórico, vulgarmente chamado
“Arquivo Morto”.(Rondinelli, 2004, p.23).

2.7. Os benefícios de uma empresa de guarda de documentos.

Administrar os próprios documentos pode ser um grande desafio, já que a tendência é a
quantidade deles aumentar cada vez mais.
Nesta óptica Rezende (2008, p.69), esclarece dizendo que muitas empresas optam por terceirizar
o serviço, garantindo mais protecção aos documentos e evitando que eles sejam danificados ou
até extraviados, como funciona a gestão de documentos e quais as vantagens que ela pode
apresentar para seu negócio, ainda tem dúvida sobre contratar uma empresa especializada na
guarda de documentos. Acompanhe nosso artigo e conheça os principais benefícios desse tipo de
serviço, assim como a melhor forma de realizar tal escolha.

2.8. Classificação de documentos.

Na opinião de Monte (2004, p.45), “A classificação consiste em organizar os documentos
produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se
em um referencial para a sua recuperação
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado
para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício
de suas funções e atividades. A classi- ficação por assuntos é utilizada com o objetivo de
agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e
facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,
transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico
é realizado com base no conteúdo do documento. Por- tanto, a classificação define a
organização física dos documentos arquiva- dos, constituindo-se em referencial básico para
sua recuperação.(p.45).

2.9. Métodos de classificação de documentos.

A classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. O ato de
classificar e arquivar de maneira correta tornou-se pontos primordiais nos cuidados da
documentação. A classificação se materializa com um Plano de Classificação, que deve ter como

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características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação. Sobretudo deve ser uniforme
mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificação é uma das atividades do
processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas
específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das
informações.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operações:

a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser
classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.

b) Codificação: consiste na atribuição do código correspondente ao assun- to de que trata o

documento.

As rotinas correspondentes às operações de classificação são:

a) Receber o documento para classificação;

b) Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu
conteúdo;

c) Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o

incide, quando necessário;

d) Anotar o código na primeira folha do documento;

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 3. Conclusão.

Concursos para Arquivista que contenham nenhuma questão referente à área não podem ser
considerados adequados para a escolha de um profissional. No entanto, ao mesmo tempo em que
algumas provas cobram temas referentes a outros campos do saber – refletindo a realidade de
que nem sempre o conhecimento sobre a disciplina é tido como relevante para que se obtenha
uma boa classificação na seleção outras demonstram o contrário, explorando temas da
Arquivologia que não apresentam destaque, mas são fundamentais para o desempenho da
profissão. Em razão do foco deste trabalho ser especificamente analisar aspectos dos concursos
para Arquivista, sem fazer relação com os currículos dos cursos de Arquivologia, não é possível
concluir se os tópicos mais ou menos abordados se encontram nessas situações devido à
influência ou à falta de certas disciplinas nas universidades. Essa conclusão só seria possível por
meio da análise de disciplinas da grade curricular de cada curso e uma comparação dessas com
os temas exigidos nas provas, o que seria uma excelente forma de afirmar se as bancas
organizadoras consideram relevantes ou não os tópicos de estudo dos cursos de graduação, e por
isto sinalizamos esta perspectiva como um possível desdobramento dessa pesquisa. Outra
perspectiva de pesquisa a ser desenvolvida é a identificação de temas que não tenham
apresentado ocorrência nas provas. Tal investigação possibilitaria constatar se há matérias cujo
conteúdo merece maior destaque nas provas por apresentar grande relevância no meio
acadêmico, permitindo.

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 4. Referências Bibliográficas.

Monte, A. C. (2004). A qualidade dos suportes no armazenamento de informações.

Florianópolis: Visual Books.

Ramiz G.(1994).Vocabulário etimológico, ortográfico e prosódico das palavras portuguesas

derivadas da língua grega. Garnier.

Rezende, D. (2008). Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação

Empresariais. São Paulo Atlas.

Rondinelli, R. C. (2005). Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma

abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro.