Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Arquivo do Estado como Instrumento de Apoio à Gestão da coisa Pública

Cachu Daniel Roberto Augusto Xavier

Cod.

Curso: Administração Publica

Disciplina: Gestão Documental
Ano de Frequência: 4oAno

Gurue
Novembro
2020
Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor
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Critérios de avaliação (disciplinas teóricas)

Classificação
Categorias Indicadores Padrões
Pontuação Nota do
Subtotal
máxima tutor
 Índice 0.5
 Introdução 0.5
Aspectos
Estrutura  Discussão 0.5
organizacionais
 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 2.0
problema)
 Descrição dos
Introdução 1.0
objectivos
 Metodologia
adequada ao 2.0
objecto do trabalho
 Articulação e
domínio do discurso
académico
3.0
(expressão escrita
Conteúdo
cuidada, coerência /
coesão textual)
Análise e  Revisão
discussão bibliográfica
nacional e
2.0
internacional
relevante na área
de estudo
 Exploração dos
2.5
dados
 Contributos
Conclusão 2.0
teóricos práticos
 Paginação, tipo e
tamanho de letra,
Aspectos
Formatação paragrafo, 1.0
gerais
espaçamento entre
linhas
Normas APA  Rigor e coerência
Referências 6ª edição em das
2.0
Bibliográficas citações e citações/referências
bibliografia bibliográficas
Índice
1. Introdução...............................................................................................................................3

1.1. Objectivos............................................................................................................................3

1.1.1. Geral..................................................................................................................................3

1.1.2. Específicos........................................................................................................................3

1.1.3. Metodologia......................................................................................................................3

2. Arquivo do Estado como Instrumento de apoio à Gestão da coisa Pública............................4

2.1. Plano de classificação de documentos de arquivo...............................................................4

3. Impacto de plano de classificação de documentos de arquivo...............................................5

4. Idades de guarda de documentos de arquivo..........................................................................6

5. Tabela de Temporalidade de Documentos..............................................................................7

6. Comissão de Avaliação de documentos de arquivo................................................................9

7. Gestão arquivística de documentos.......................................................................................10

7.1. Actividades da Gestão Arquivística...................................................................................10

8. Conclusão..............................................................................................................................12

9. Referencias Bibliográficas....................................................................................................13

4
1. Introdução
A classificação de documentos de arquivo vem, paulatinamente, ganhando espaço nas
discussões e reflexões sobre a teoria e a prática arquivística. Inseri-la na agenda da área
permite, sem dúvida nenhuma, uma maior verticalização sobre o conceito e abre, sobretudo,
novas possibilidades.

O conceito de classificação, originário da Filosofia, é apropriado pelas várias áreas do

conhecimento humano, mas, parece, que nas áreas que lidam com a informação esse conceito
ganhou uma importância vital, principalmente quando apontamos como tarefa principal
dessas áreas o acesso à informação.

Nesse sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primário em uma das suas três
dimensões ou em, pelo menos, uma delas. A observação da estrutura desse instrumento de
avaliação possibilita percebermos que a primeira coluna é formada pela identificação do
agrupamento de documentos estabelecido pela actividade de classificação dos documentos e
informações.

1.1. Objectivos
1.1.1. Geral
 Compreender sobre o Arquivo do Estado como Instrumento de apoio à Gestão da
coisa Pública.
1.1.2. Específicos
 Descrever o Plano de classificação de documentos de arquivo
 Identificar o Impacto de plano de classificação de documentos de arquivo
 Descrever as Idades de guarda de documentos de arquivo
 Identificar a Comissão de Avaliação de documentos de arquivo
 Descrever a Gestão arquivística de documentos.

1.1.3. Metodologia
De salientar que, para elaboração do trabalho, a autora recorreu a metodologia de consulta de
algumas obras bibliográficas que versam sobre os temas nelas inclinadas e que tais obras
estão referenciadas na lista bibliográfica. Como se não bastasse, tratando-se dum trabalho
científico, importa salientar que, o trabalho está organizado textualmente da seguinte maneira
dentro do trabalho abordou-se casos concretos sobre o tema em estudo e sua estrutura.

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2. Arquivo do Estado como Instrumento de apoio à Gestão da coisa Pública.
2.1. Plano de classificação de documentos de arquivo
O plano de classificação é a representação gráfica da classificação, realizada de acordo com o
critério funcional, estrutural ou por assunto, dependendo do método adoptado.

Diz FLORES (2000, p. 76) que Para a elaboração de planos de classificação de documentos
deve-se levar em consideração o estudo da estrutura administrativa e do funcionamento da
instituição; o estudo da legislação que organiza e regulamenta o seu funcionamento para que
sejam identificadas as atribuições, funções, subfunções e actividades do órgão produtor, bem
como o levantamento da produção documental para identificar as séries documentais.

O plano de classificação deve, ainda, ser representativo do conteúdo da unidade de

classificação, apresentando uma estrutura hierárquica e lógica dos fundos, dividindo-os em
grupos evidenciados por uma acção, função ou actividade. É um instrumento para a
localização conceitual das séries documentais, pois orienta a busca segundo critérios
persistentes e objectivos. (MUNDET apud GARCIA, 2008).

RONDINELLI (2004) diz que o plano de classificação de documentos permite a recuperação

da informação de forma rápida, segura e eficaz e apresenta a base necessária para a
elaboração de tabelas de temporalidades, oriundas da avaliação dos documentos, onde são
atribuídos prazos de guarda aos documentos.

No mesmo sentido, GONÇALVES (1998, p. 23) afirma que

Para elaborar planos de classificação de boa qualidade técnica, não bastam
proceder ao levantamento exaustivo de funções, atividades-fim e actividades -
meio, nem apenas optar, após muita reflexão, pelo critério funcional ou estrutural.
Se o plano esboçado resultar em um número muito grande de classes, tenderá a
ser utilizado com certa dificuldade – quantas classes terão que ser examinadas
para que o “local” do documento seja encontrado? Por outro lado, se resultar em
um número reduzido de classes para uma documentação muito variada e
volumosa, é possível que se torne insatisfatório. O mesmo poderá acontecer no
caso de classes muito especificamente ligadas a determinados documentos, de tal
modo que não permitam a inclusão de outros que venham a ser produzidos. A
elaboração do plano não pode estar desconectada da preocupação com sua
aplicação.

A elaboração de planos de classificação claros que permitam o seu entendimento e a rápida

localização das informações é uma preocupação no processo de gestão documental.

Para GONÇALVES (1998) na fase corrente, o plano de classificação deve incluir todos os
tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos eles são objectos de

4
organização, estando, portanto, sujeitos à classificação e à ordenação. Assim, o plano de
classificação tornar-se-á, também, extremamente útil à elaboração dos planos de destinação e
das tabelas de temporalidades, resultantes do processo de avaliação de documentos de
arquivo.

Portanto, cabe destacar que o plano de classificação de documentos é um instrumento

indispensável para a organização dos documentos na fase corrente e que dela depende o
acesso aos documentos em todas as fases do ciclo vital, além de ser base para as demais
funções e actividades arquivísticas.

Podemos considerar assim, que o plano acima mencionado é um instrumento de trabalho

utilizado para classificar todos e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício das suas actividades. Corresponde as operações técnicas destinadas a organizar a
documentação de carácter corrente, a partir da análise das funções e actividades do órgão
gerador e acumulador de arquivos como forma de agilizar a sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, selecção, eliminação, transferência, recolha
e acesso a esses documentos.

3. Impacto de plano de classificação de documentos de arquivo

Percebeu-se que, para aprofundar o conhecimento sobre a classificação em arquivos, é
necessário estabelecer o significado e uso de importantes conceitos relacionados ao processo
classificatório. São eles: classificação, ordenação, arquivamento, codificação e instrumento de
classificação.

Podemos dividir o processo classificatório em duas partes: a parte intelectual e a parte física.
A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de
estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes
estabelecidas). A codificação entra como último elemento dessa parte intelectual. A parte
física é representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela
classificação e disposto segundo uma ordem definida.

O Impacto do plano de classificação não pode e nem deve ser uma simples transposição da
estruturação dos processos de trabalho da organização (funções, subfunções, actividades,
tarefas). Na prática, isso não funciona.

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É necessária uma leitura, que eu chamo de documentária, para estabelecer os níveis mais
baixos do plano de classificação de documentos de arquivo. Essa leitura documentaria
envolveria questões relacionadas ao tipo de uso que é dado aos documentos, as necessidades
directas do usuário e facilidades na recuperação dos documentos. Em muitos casos, a
ordenação e não a classificação poderia resolver algumas questões importantes.

De acordo com LOPES (1997), o Plano de Classificação é um esquema que permite distribuir
os documentos em classes, com o objectivo de agrupá-los sob um determinado título, e é
composto por séries documentais e subséries que representam as categorias genéricas relativas
às funções/actividades da Instituição, a partir das quais são gerados os documentos.

4. Idades de guarda de documentos de arquivo

Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da instituição que os produziu,
mencionado, preferencialmente, em anos.

Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou,
mencionado, preferencialmente, em anos.

Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma acção concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve
ser objectivo e directo na definição da acção exemplos: até aprovação das contas; até
homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. (BALLONI, 2003, p. 10).

O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é

frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A
fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à
administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em
outro local, embora à disposição desta.

O CONARQ (2011) apresenta três idades de guarda do arquivo: A gestão de documentos

conta com procedimentos bem definidos para todas as etapas do ciclo de vida dos
documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e
permanente.

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A frequência de uso e seu valor são considerados na hora de definir em qual idade está o
documento.

 Corrente (1ª idade)

Documentos que podem ser solicitados no dia-a-dia, tendo frequência alta de consulta. Seu
valor é primário. São composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente
consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. São conservados nos
escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependência próximas
de fácil acesso, possuem valor primário.

 Intermediário (2ª idade)

São constituídos por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos
correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para
eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário. Não
há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

A consulta é ocasional, mas o valor ainda é primário. Sua disponibilidade é imprescindível,

pois pode ser necessário para a administração, departamento financeiro ou legal. Nesta fase, é
feita a análise para destinação final, sendo eliminada parte dos documentos e aqueles com
valor secundário são recolhidos ao arquivo permanente.

 Permanente (3ª idade)

Documentos com valor histórico são arquivados definitivamente e são formado por
documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não
podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório
e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Estes são os arquivos históricos propriamente
ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva

5. Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que
define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. (Decreto nº 48.897/2004,
artigo 19). Este Instrumento de destinação documental, resultante do processo de avaliação,
que define e regula o valor dos documentos, seus prazos de guarda e o destino final, que pode
ser guarda permanente ou eliminação.

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A TTD apresenta-se dividida em campos de forma sucinta, permitindo fácil visualização e
agilidade na sua aplicação.

Campos órgão/sector/assessoria/divisão/unidade – identificação do nome da unidade

administrativa geradora e acumuladora dos documentos e/ou unidade hierarquicamente
superior.

Campo SÉRIE – identificação do nome da função a partir da qual os documentos foram

gerados. Campo subsérie – identificação do nome de actividades específicas, dentro de cada
função, a partir das quais os documentos foram gerados. É uma subdivisão da série.

Campo tipo documental – identificação do nome do documento oriundo da realização das

actividades/funções desenvolvidas no órgão gerador.

Campo prazo de Guarda – refere-se ao tempo necessário para a guarda dos documentos nas
fases corrente e intermediária, para atender às necessidades da administração que os gerou.

Prazo estabelecido para o arquivamento Corrente refere-se ao período em que os documentos

devem permanecer junto ao órgão gerador, por serem frequentemente consultados;

Prazo estabelecido para o arquivamento Intermediário refere-se ao período em que os

documentos ainda são necessários à administração geradora, porém consultados com menos
frequência, podendo ser transferidos para outro local (próximo da base geradora);

Campo Destinação – refere-se ao destino que deve ser dado aos documentos considerando os
valores que apresentam:
 Permanente - identifica os documentos que devem ser conservados permanentemente
no Arquivo Geral da Instituição, por conterem informações de interesse para a
pesquisa retrospectiva;
 Eliminação - identifica os documentos que devem ser eliminados após o vencimento
dos prazos de guarda;
 Externo - Documentação após aprovação retorna ao órgão de origem

Campo Observação – refere-se ao registro das informações complementares que esclarecem

os demais campos, necessárias à correcta aplicação da Tabela, inclusive a justificativa dos
prazos e destinação.

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6. Comissão de Avaliação de documentos de arquivo
São grupos técnicos multidisciplinares responsáveis pela coordenação dos processos de
avaliação, selecção, listagem de documentos, elaboração de proposta de Planos de
Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Ou por outra, na visão de BALLONI (2003, p. 10) considera as Comissões de Avaliação de

Documentos de Arquivo como um grupo permanente e multidisciplinar instituído no órgão da
administração pública nos termos do artigo 2º do Decreto nº 28.838/89 e entre suas
atribuições está a elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de
Documentos das atividades-fim de seus respectivos órgãos ou entidades, de acordo com o
artigo 37 do Decreto nº 48.897/2004.

Avaliação de documentos de arquivo é feita através de pré-requisitos estabelecidos, com

análise e selecção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases
corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e
secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de
diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades
organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.

"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda

para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita
magnética, a disquete, o disco ótico ou qualquer outro.

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de

classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos
ou cronológicos."

Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou
conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria
propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor
secundário.

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Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a
gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos
públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado:
administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma
instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo
depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros
usuários que não os actuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)

7. Gestão arquivística de documentos

Gestão de documentos é o planejamento e controle das actividades de produção, classificação
e recuperação, avaliação, descrição e difusão, protecção e preservação de documentos de
arquivo. Visa à racionalização e eficiência dos documentos de arquivo desde a produção até o
seu destino final, que pode ser eliminação ou guarda permanente

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma

empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a
memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização
e preservação de seus arquivos.

Neste contexto, as funções arquivísticas são determinantes no processo da gestão de

documentos e a arquivística integrada contempla este processo, actuando em todo o ciclo de
vida dos documentos, desde a criação até a destinação final, atribuindo importância a todas as
funções do que fazer arquivístico.

7.1. Actividades da Gestão Arquivística

a) Controle da Produção
Conjunto de medidas e rotinas que optimizam a produção de documentos. Através desse
controle, a informação pode ser produzida de forma estruturada e inteligível, registrada em
um suporte adequado e inserida num canal de difusão apropriado, levando-se em conta
questões administrativas, legais, financeiras e históricas. O controle da produção evita a
criação de documentos inadequados, inúteis e não essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado.

b) Classificação
Classificação é um conjunto de operações intelectuais e físicas que visa representar os
documentos de arquivo de acordo com as estruturas, actividades e funções do organismo
10
produtor. Através dela é possível visualizar a ligação dos documentos com as respectivas
actividades e funções que lhe deram origem. Por isso a classificação é lógica.

A classificação constitui-se em uma primeira etapa descritiva, orienta o arquivamento e

permite o acesso aos documentos contidos nos arquivos, além de lançar as bases seguras para
a avaliação. Os instrumentos resultantes da atividade de classificação são o Código de
Classificação Documental e o Plano de Classificação Documental.

c) Ordenação
Ordenação é a forma como se dispõe fisicamente os documentos de um mesmo tipo, de
acordo com um elemento convencionado para sua recuperação. Seu objectivo é facilitar e
agilizar a busca directa dos documentos. É notório que, mesmo que os documentos pertençam
a uma mesma função/actividade e a um mesmo tipo, eles podem atingir um volume
significativo. Portanto a adopção de critérios de ordenação pretende evitar que, para localizar
um único documento, se consulte muitos outros do mesmo tipo desnecessariamente.

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8. Conclusão
Concluindo, percebeu-se claramente que para a elaboração de planos de classificação de
documentos deve-se levar em consideração o estudo da estrutura administrativa e do
funcionamento da instituição; o estudo da legislação que organiza e regulamenta o seu
funcionamento para que sejam identificadas as atribuições, funções, subfunções e actividades
do órgão produtor, bem como o levantamento da produção documental para identificar as
séries documentais.

O plano de classificação deve, ainda, ser representativo do conteúdo da unidade de

classificação, apresentando uma estrutura hierárquica e lógica dos fundos, dividindo-os em
grupos evidenciados por uma acção, função ou actividade. É um instrumento para a
localização conceitual das séries documentais, pois orienta a busca segundo critérios
persistentes e objectivos.

O plano de classificação de documentos permite a recuperação da informação de forma

rápida, segura e eficaz e apresenta a base necessária para a elaboração de tabelas de
temporalidades, oriundas da avaliação dos documentos, onde são atribuídos prazos de guarda
aos documentos.

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9. Referencias Bibliográficas
ALMEIDA, Rafaela Augusta de; RODRIGUES, Ana Célia. Identificação de tipologias
documentais como parâmetro para avaliação de documentos contábeis. Disponível em
<http://WWW.enara com.br>. Acesso em 02/10/2009).

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