MELHORANDO MEUS REGISTROS

INICIATIVA:
 Confiar na memória não é suficiente para
gerenciar os negócios. A única forma de
controlar bem os diferentes elementos
de gestão em uma empresa é fazer os
registros adequados, que mostrem a
situação com clareza, toda vez que você
precisar.
Certamente, as suas dúvidas seriam
menores se você tivesse o costume de
manter registros para tomar decisões e
controlar a sua empresa.
Os funcionários poderiam registrar os
dados necessários para a sua tomada
de decisão, e essa informação permitiria
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que você verificasse se eles resolveram
o que foi preciso e agiram corretamente.
Você sente que às vezes perde um
tempo precioso procurando informação
que acaba por nem encontrar?
Embora você tente, nunca será possível
dispor de toda a informação necessária
para tomar decisões com certeza. No
entanto, a vida é mais fácil quando há
alguns registros básicos relacionados
com as decisões que seu negócio
demanda diariamente.
1. BONS REGISTROS REDUZEM PROBLEMAS
Você sabe perfeitamente o que é trabalhar o dia inteiro dando respostas a
pessoas que chegam com solicitações, exigências e problemas, sejam elas cli-
entes, fornecedores, colaboradores etc.

Você gostaria de aproveitar melhor o seu tempo e ter mais momentos livres?
De se dedicar a realizar o programado ao invés de viver “apagando incêndi-
os”? Poder se antecipar diante das diferentes situações?

Todo mundo usa lembretes para economizar tempo.

Qual desses dados você escreve para ajudar a sua memória?

Telefones e endereços dos seus clientes

Nomes dos que compram a crédito e quanto eles devem

Datas importantes

Compromissos

Dinheiro que recebeu no dia

Listas de preços etc.

Entretanto, essas anotações são suficientes para agilizar o seu trabalho na em-
presa?

Existem alguns registros básicos para todas as empresas que não são difíceis
de administrar e são úteis para a sua gestão. A seguir listamos os mais comuns:

Registro de caixa Registro de contas a pagar

Registro de compras Fluxo de caixa

Registro de estoques

Registro de contas a receber

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 1.1. REGISTRO DE CAIXA
Manter um registro do caixa da empresa
é fundamental para saber quanto
dinheiro entrou e no que foi usado.
Dessa forma você controla as entradas e
saídas do dinheiro que o negócio realiza.
O saldo deve ser igual à quantia que
está disponível no momento de fazer a
contagem do dinheiro.
Qualquer operação que implique a
entrada ou a saída de dinheiro deve ser
registrada.
É ideal manter à disposição no caixa uma
quantidade que permita atender aos
gastos de operação do negócio, assim
como possíveis imprevistos.
Partindo do registro sistemático dos
movimentos de dinheiro, assim como
do conhecimento do seu negócio,
você consegue determinar em pouco
tempo a quantidade que precisa manter
disponível para esses propósitos.
A seguir, encontra-se um modelo de
formato e exemplo de registro utilizado
habitualmente por pequenas empresas:

Caixa registradora

Data Descrição Receita Despesa Saldo

10/4/2017 Compra de 10 bebidas $100 $100

10/4/2017 Venda de 1 bebida $10 $90

1174/2017 Pagamento eletricidade $50 $40

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 1.2. REGISTRO DE COMPRAS

O registro das compras é útil para com um fornecedor ou melhorar as

saber quando, para quem e em quais condições do negócio.
condições foram feitas as diferentes
compras. Essa informação é básica Veja abaixo um modelo de formato
quando quiser fechar uma nova compra habitualmente utilizado:

Registro de compras
Valor da Condições de
Data Item Quantidade Valor total Fornecedor
unidade pagamento

15 dias a
10/4/2017 refrigerantes 10 $5 $50 PEPSICO
crédito

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 1.3. REGISTRO DE ESTOQUES

Para saber comprar não é suficiente outra ferramenta fundamental para a

apenas determinar as necessidades gestão adequada do seu negócio.
de produção ou de rotatividade.
Também é importante saber qual é a Abaixo você encontra um modelo para
disponibilidade dos produtos ou das esse tipo de registro:
matérias-primas existentes em estoque.
É por isso que o registro de estoque é

Registro de estoque

Data

Valor Mercadoria em
Nome da mercadoria Quantidade
Unitário dinheiro total

Refrigerante 2 l 10 $5 $50

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 1.4. REGISTRO DE VENDAS

Um registro de vendas permite saber todas as vendas e receitas do seu

os itens mais solicitados, conhecer seus negócio.
clientes e as condições das suas vendas.
A seguir, apresentamos um modelo
No registro de vendas serão anotadas usado normalmente:
diariamente, por ordem cronológica,

Registro de vendas
Preço Condições de
Data Artigo Quantidade Venda total Cliente
unitário pagamento

BANCO Em
21/2/2017 refrigerantes 3 $7 $21
BISA dinheiro

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 1.5. REGISTRO DE CONTAS A RECEBER

Uma venda é finalizada quando o pagamento é efetuado. Porém,

é importante manter um registro detalhado das contas para serem
cobradas.

Controle de contas a cobrar

Nome do Produto Saldo a
Data Endereço Quantidade Valor total Pagamentos
cliente comprado pagar

21/2/2017 Banco BISA São Pedro bebidas 5 $30 $10 $20

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1.6. REGISTRO DE CONTAS PENDENTES

A pior coisa que pode acontecer quando é necessário comprar um

produto para a empresa é que o fornecedor recuse efetuar a venda em
virtude do atraso no pagamento de contas.

Assim como você espera que seus clientes paguem devidamente as

contas, os fornecedores esperam que você faça o mesmo com eles.

Registro de vendas
Nome fornecedor

Mercadoria Valor Data-limite Pagamentos Saldo a

Quantidade Total a pagar de pagamento realizados
solicitada unidade pagar

Refrigerantes 50 $6 $300 31/1/2017 $200 $100

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 1.7. FLUXO DE CAIXA
Se você deseja que sua empresa se
mantenha sem problemas no futuro,
deve se assegurar de que vai ter o
dinheiro suficiente para o pagamento de
salários, contas, aluguel, para comprar
insumos etc.
Muitas empresas fracassam por falta
de dinheiro suficiente no caixa, mesmo
que tivessem muitos pedidos a serem
atendidos.
Se os clientes não pagam em dia e você
não consegue a quantidade suficiente
de dinheiro, com certeza terá problemas.
Portanto, é necessário fazer um
orçamento considerando as receitas e
despesas que vai ter no futuro.
A seguir, apresentamos um exemplo de
modelo de fluxo de caixa:

Fluxo de caixa

LANÇAMENTOS MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3

1. CAIXA OU SALDO INICIAL $2.000

2. RECEITAS $8.530
Vendas à vista $5.000
Vendas parceladas $3.000
Contas a receber $500
Outras entradas $30

3. TOTAL DAS RECEITAS (1+2) $10.530

4. DESPESAS
Compras à vista $1.800
Compras parceladas $1.500
Contas a pagar $500
Remunerações $0
Saques pessoais $0
Serviços $400
Aluguel $1.200
Gastos menores $200
Impostos $1.649,8
Investimentos 0
Outras entradas 0

5. TOTAL DAS DESPESAS $7.284,8

6. SALDO CAIXA MENSAL $3.245,2

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2018