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Qualidade no
Atendimento ao Público
Governador
Cid Ferreira Gomes
Vice Governador
Domingos Gomes de Aguiar Filho
Secretária da Educação
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Secretário Adjunto
Maurício Holanda Maia
Secretário Executivo
Antônio Idilvan de Lima Alencar
SUMÁRIO
O Processo de Satisfação...............................................................................................06
Lacunas da Satisfação....................................................................................................07
Tipos de Serviços............................................................................................................10
Gestão da Qualidade.......................................................................................................15
Princípios da Qualidade..................................................................................................18
A Melhoria da Qualidade.................................................................................................20
Normas de Qualidade......................................................................................................22
Termos da Qualidade.......................................................................................................23
Reclamações....................................................................................................................28
Estudo de Caso................................................................................................................30
Um Atendimento Inesquecível.......................................................................................32
Atendimento telefônico...................................................................................................32
Excelência no Atendimento............................................................................................34
Referências Bibliográficas..............................................................................................39
Aspectos Históricos
A satisfação do consumidor é o principal dos pilares de uma economia de mercado que tem
como presunção questões de continuidade do ciclo financeiro. Do início do século XX até os
nossos dias, estas relações têm sido estudadas através de diferentes abordagens, que
exprimem diversos aspectos do comportamento do consumidor, dentre estes: sua condição
econômica, sua interação comportamental, cognitiva, emocional e social.
Ao longo dos anos, o conceito de satisfação foi objeto de inúmeras discussões teóricas e
práticas, suscitadas, desde a reabertura das economias de mercado no pós-socialismo, pelo
surgimento dos movimentos de defesa dos consumidores. Embora estes debates tenham
apontado à necessidade de um entendimento mais "social" do conceito de mercado, o reexame
desta literatura econômica, faz-se necessário para entender que a satisfação do consumidor
continua sendo investigado, essencialmente, como aspecto pessoal e individual de cada
consumidor.
O conceito de mercado em relação à satisfação requer uma orientação voltada para o cliente,
apoiada pelo marketing integrado, que tenha nesta satisfação, o aumento da base para a
manutenção destas relações e o elemento chave para a obtenção de um volume de vendas e
serviços mais lucrativos:
A satisfação do consumidor é, para as empresas, o único meio de conseguir obter e manter
clientes. Constitui, portanto, um objetivo imprescindível para as organizações. As questões
pertinentes à satisfação do consumidor vêm sendo estudadas desde os a formulação dos
O que todo cliente espera de um atendimento é que ele seja satisfatório e que a empresa
mostre-se empenhada em fazê-lo. A satisfação se mede através da relação entre o que o
cliente recebeu ou percebeu e o que esperava ter ou ver (percepção x expectativa). Se a
percepção é maior do que a expectativa, o cliente fica muito mais satisfeito do que esperava.
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A função atendimento não é somente uma obrigação do atendente, mas de todos os que
fazem parte da empresa. A atitude de quem atende deve ser, no mínimo, atender às
necessidades do cliente, buscando exceder às suas expectativas, ou seja, encantá-lo.
Devemos sempre tomar as reclamações como oportunidades para ações positivas e de
melhoria contínua.
➼ O importante na comunicação não é o que você diz, mas o que o cliente entende.
O Processo de Satisfação
Se os clientes foram satisfeitos, esta é a alma de qualquer negócio bem sucedido, clientes fiéis
são essenciais para a sustentação da liderança no negócio. O desafio está em transformar
clientes meramente satisfeitos em clientes absolutamente fiéis.
A chave para a fidelidade em longo prazo é expandir valor para o cliente com base na sua
definição individual de valor. Essa definição pode variar muito de um cliente para o outro. Por
exemplo, enquanto um cliente pode dar mais valor a descontos nos preços, outro pode priorizar
a atenção pessoal, ou, um melhor acesso a informações.
As empresas bem sucedidas de acordo no processo de fidelização de clientes possuem
algumas características em comum. Um bom produto ou serviço: é a base para o
desenvolvimento da fidelidade do cliente. Sem ele, nenhum programa para fortalecer o
relacionamento de uma empresa com seus clientes será bem sucedido;
Desenvolvimento de produtos os serviços personalizados de acordo com o que os clientes
individuais realmente querem, e não de acordo com o que as empresas estão dispostas a
oferecem ou o que acham que os clientes querem;
Desenvolver a fidelidade do cliente deve ser compromisso de toda a empresa. Todas as
atividades da empresa devem servir para criar valor ao cliente;
O impacto econômico na fidelização de clientes apenas torna-se evidente em longo prazo.
Portanto, a avaliação do comportamento do cliente em longo prazo é essencial para
compreender o retorno sobre o investimento em iniciativas de fidelização;
Nunca perder de vista as atividades dos seus concorrentes.
Lacunas na Satisfação
Muito tem se discutido sobre a natureza do serviço e o que constitui serviço superior ou
excelente aos olhos dos consumidores. Os consumidores medem suas experiências contra um
benchmark do serviço que eles esperam receber. A qualidade da realização de um serviço e
subseqüentemente o nível de satisfação do consumidor está diretamente relacionados à
diferença (ou lacuna) entre as expectativas e as experiências.
Há duas maneiras nas quais as expectativas podem ser usadas como padrões de comparação.
Primeiro é a expectativa do consumidor em relação ao que ele acredita que vai acontecer em
uma prestação de serviço. Essas, eles chamam de expectativas previstas. Segundo, é o que o
consumidor quer da prestação de serviço, seus desejos.
Esses dois níveis constituem níveis de serviço adequados e desejados. Entre esses dois
níveis, existe uma "zona de tolerância". Um nível de desempenho acima da zona de tolerância
surpreenderá o consumidor e reforçará a lealdade, enquanto o desempenho abaixo da zona de
tolerância criará uma insatisfação e frustração por parte do consumidor e finalmente poderá
levar a uma diminuição da lealdade. Foi observado também que os dois tipos de expectativas
são dinâmicos, com o passar do tempo às expectativas geralmente aumentam.
Tipos de Serviços
Os serviços são coisas que podem ser oferecidas a um mercado para satisfazer a um desejo
ou necessidade. Os serviços que são prestados/vendidos incluem uma gama de idéias e
perspectivas que devem ser muito bem analisadas e discutidas, pois esta conceituação é muito
tênue, que segundo Bogmann (1998) em suma, podem ser divididos.
Ao planejar sua oferta de mercado, a empresa precisa considerar cinco níveis de serviço. Cada
nível acrescenta mais valor para o consumidor, e os cinco constituem uma hierarquia de valor
para o consumidor. O nível mais fundamental é o benefício núcleo: o serviço ou benefício
fundamental que o consumidor está realmente comprando. No segundo nível, a empresa
precisa transformar o benefício núcleo em um produto básico.
No terceiro nível, a empresa prepara uma prestação de serviço esperada, com um conjunto de
atributos e condições que os compradores, normalmente, esperam e concordam quando
compram esse produto. No quarto nível, a empresa prepara uma quantidade de serviços
ampliados, que atendam aos desejos dos consumidores além de suas expectativas.
Essencialmente a concorrência de hoje ocorre nesse nível. O serviço ampliado leva a empresa
a examinar o sistema de consumo total do consumidor: a maneira pela qual o comprador de um
serviço desempenha a tarefa total realizada quando receber a prestação Assim, a empresa
reconhecerá muitas oportunidades para ampliar sua oferta de maneira competitivamente eficaz.
Entretanto, algumas coisas devem ser observadas sobre a estratégia de serviços ampliados.
Em primeiro plano, cada ampliação custa dinheiro para a empresa. Ela tem que perguntar se
os consumidores pagarão o suficiente para cobrir o custo extra. Segundo, os benefícios
ampliados tornam-se, em breve, benefícios esperados. Terceiro, à medida que as empresas
aumentam o preço de seus serviços ampliados, alguns concorrentes podem reverter à situação
ao oferecer um produto simples a um preço muito menor.
No quinto nível estão os serviços e produtos potenciais, que envolvem todas as ampliações e
transformações que este produto deve sofrer no futuro. Considerando que o produto ampliado
descreve o que está incluído no produto, o produto potencial aponta para sua possível
evolução. È nesse nível que as empresas buscam agressivamente por novas maneiras de
satisfazer aos consumidores e distinguir suas ofertas.
Algumas das empresas mais bem-sucedidas acrescentam benefícios a sua oferta que, além de
satisfazer aos consumidores, os encantam. O encantamento é uma forma de acrescentar
surpresas imprevistas à oferta. Cada produto ou serviço está relacionado a outros. A hierarquia
destes objetos parte das necessidades básicas e vão até itens particulares que satisfazem a
essas necessidades.
Pode-se identificar sete níveis de hierarquia do produto de acordo com alguns teóricos do
tema, como o professor CHIAVENATO (2005) que em suma os dividem em:
➼ Família da necessidade: a necessidade-núcleo que fundamenta a família do produto;
➼ Família de produtos: todas as classes de produtos que podem satisfazer a uma
necessidade-núcleo com razoável eficácia;
➼ Classe de produtos: um grupo de produtos dentro da família do produto reconhecido
como possuindo coerência funcional;
➼ Linha de produtos: um grupo de produtos dentro de uma classe de produtos que estão
diretamente relacionados porque funcionam de maneira similar é vendido aos mesmos
grupos de consumidores, comercializados pelos mesmos tipos de estabelecimentos ou
estão em determina faixa de preço;
➼ Tipo de produtos: aqueles itens dentro de uma linha de produtos que compartilham uma
ou diversas formas possíveis do produto;
➼ Marca: nome associado a um ou mais itens da linha de produtos que é usado para
identificar a fonte ou caráter dos itens;
➼ Item: unidade distinta dentro de uma marca ou linha de produtos que é identificada por
tamanho, preço, aparência, ou algum outro atributo.
Frequentemente, surgem dois outros termos relacionados à hierarquia de produtos e serviços.
Sistema de serviço é um grupo de itens diversos, mas relacionados, que funcionam de maneira
compatível. Composto de serviços é um conjunto formado por todos os serviços e itens que um
atendente e vendedor, não se esquecendo que o serviço é um tipo de produto, torna disponível
aos compradores.
As organizações compram vasta variedade de bens e serviços. Os bens industriais podem ser
classificados em termos de como entram no processo de produção e de seu custo relativo.
Podemos identificar três grupos distintos: materiais e componentes, itens patrimoniais e
suprimentos e serviços de administração.
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Em distinção dos produtos físicos, os serviços não podem ser avaliados antes de serem
adquiridos. Portanto, os consumidores procuram por sinais da evidência de qualidade com
base nas instalações, funcionários, equipamentos, no material de comunicação, nos símbolos e
nos preços percebidos.
Enquanto os bens materiais passam por processos como fabricação, estocagem e distribuição,
os serviços são produzidos e consumidos simultaneamente. A interação entre o prestador de
serviço e o cliente é uma característica do marketing de serviços, pois ambos estão presentes
enquanto o serviço é executado e afetam o resultado deste.
Os serviços não são tão precisos como um produto prontamente exposto para venda. Cada
profissional tem a sua maneira de atender um cliente. Por isso, o serviço prestado é altamente
variável. Os compradores de serviços, sabedores dessa variação, procuram antes de decidir
pelo serviço a ser prestado, conhecer e se informar com outros compradores da empresa que
pretende procurar.
Empresas prestadoras de serviços podem tomar três providências visando o controle da
qualidade. A primeira é investir em bons processos de contratação e treinamento. A segunda é
a padronização do processo de execução do serviço em todos os setores da organização. Por
fim, a terceira é o acompanhamento da satisfação do cliente por meio de sistemas de sugestão
e reclamação, pesquisas com clientes e comparação com concorrentes.
O serviço só tem valor se for executado num determinado momento. Diferente do produto, ele
não pode ser estocado. Quando a demanda é estável o serviço não é um problema, mas
quando há oscilação na demanda os problemas com as prestadoras de serviços aparecem.
A eficácia do processo de qualidade de serviço tem que abranger toda a empresa. Eles
estabelecem uma lista de medidas que as empresas prestadores de serviços devem adotar
para aperfeiçoar a qualidade de serviço que transmitem. Sejam elas:
➼ Ouvir: Para o cliente é importante ser ouvido. Para a empresa esse fator não serve de
tanta importância, pois em alguns casos setores aperfeiçoados custam muito dinheiro
para as empresas;
➼ Serviço básico: Os clientes querem algo satisfatório e básico. Querem algo funcional
com elementos fundamentais. Não imaginam idéias mirabolantes. Acreditam no real, não
em fantasias;
➼ Projeto de serviço: A empresa deve oferecer de modo confiável o serviço básico que os
clientes desejam. Isso tudo depende em parte de como vários elementos funcionam
juntos em um sistema de serviço. A qualidade dos serviços pode ser reduzida se houver
alguma falha nesse sistema;
Gestão da Qualidade
Um pouco da historia...
O prazo de gestão da qualidade tem um significado específico dentro dos setores de negócios.
Esta definição específica, que não visam assegurar "boa qualidade" pela definição mais geral
(mas sim para garantir que uma organização ou produto é compatível), pode ser considerado
como tendo quatro componentes principais: o planejamento da qualidade, controle de
qualidade , garantia de qualidade e melhoria da qualidade.
A gestão da qualidade está focada não apenas no produto/serviço de qualidade , mas também
os meios para alcançá-lo. Gestão da qualidade, portanto, usa a garantia da qualidade e
controle de processos, bem como produtos para alcançar uma qualidade mais consistente.
• A supervisão deve ser ajudar as pessoas e máquinas e aparelhos para fazer um trabalho
melhor
Princípios da Qualidade
Gestão da qualidade adota uma série de princípios de gestão que podem ser usados pela
gestão de topo para orientar as suas organizações para um melhor desempenho. Os princípios
incluem:
Foco no cliente
Uma vez que as organizações dependem de seus clientes, pois eles devem entender as
necessidades dos clientes atuais e futuros, devem atender aos requisitos do cliente e tentar
superar as expectativas dos clientes. Uma organização atinge foco no cliente quando todas as
pessoas na organização sabe tanto os internos e clientes externos e também o que as
necessidades dos clientes devem ser atendidos para garantir que tanto os clientes internos e
externos estão satisfeitos.
Liderança
Líderes de uma organização estabelecem unidade de propósito e direção dele. Eles devem ir
para a criação e manutenção de um ambiente como interna, em que as pessoas possam estar
totalmente envolvidas na realização do objetivo de qualidade da organização.
Pessoas em todos os níveis de uma organização são a essência do mesmo. Seu envolvimento
completo permite que suas habilidades sejam usadas para o benefício da organização.
A melhoria da Qualidade
Existem muitos métodos para a melhoria da qualidade. Estes melhoria do produto capa,
melhoria de processos e pessoas de melhoria com base. Na lista a seguir são os métodos de
gestão da qualidade e técnicas que incorporam e conduzir a melhoria da qualidade:
Os proponentes de cada abordagem têm procurado melhorá-los, bem como aplicá-las para
pequenas, médias e grandes ganhos. As ferramentas de melhoria de qualidade mais
complexos são feitos sob medida para os tipos de empresa originalmente não-alvo. Por
exemplo, o Seis Sigma foi concebido para a fabricação, mas se espalhou para empresas de
serviços. Cada uma dessas abordagens e métodos reuniu-se com sucesso, mas também com
falhas.
Alguns dos diferenciais comuns entre sucesso e fracasso incluir o conhecimento, empenho e
experiência para orientar a melhoria, o escopo da mudança / melhoria desejada (muda o tipo
de Big Bang tendem a falhar mais vezes em comparação com mudanças menores) e
adaptação a culturas empresariais. Por exemplo, os círculos de qualidade não funcionam bem
em todas as empresas (e são mesmo desencorajado por alguns gestores), e relativamente
poucas empresas TQM participantes ganharam os prêmios nacionais de qualidade.
Houve boa divulgação de falhas BPR, bem como Six Sigma. Empresas, portanto, necessidade
de considerar cuidadosamente quais os métodos de melhoria da qualidade de adotar, e
certamente não deve adotar todas aquelas listadas aqui.
É importante não subestimar os fatores de pessoas, tais como cultura, na seleção de uma
abordagem de melhoria de qualidade. Qualquer melhoria (change) leva tempo a implementar,
ganhar aceitação e estabilizar como uma prática aceita. Melhoria deve permitir pausas entre as
novas alterações a implementar para que a mudança é estabilizado e avaliados como uma
melhora real, antes que a próxima melhoria é feita (daí melhoria contínua, e não a melhoria
contínua).
Melhorias que mudar a cultura demorar mais tempo, pois têm de superar uma maior resistência
à mudança. É mais fácil e muitas vezes mais eficaz para o trabalho dentro dos limites culturais
existentes e fazer pequenas melhorias do que para fazer grandes mudanças transformacionais.
Normas de qualidade
Termos de Qualidade
Além disso, é imprescindível direcionar a empresa para a satisfação dos clientes. Isso
quer dizer que é preciso entender a qualidade do ponto de vista do cliente. Conceituando
qualidade como o desempenho para alcançar o padrão esperado pelo cliente, deve-se
observá-la em duas dimensões:
➼ Qualidade do produto ou serviço;
➼ Qualidade do atendimento.
Atenção!
Não basta apenas atender o cliente, é preciso satisfazer e, acima de tudo, encantar.
Momento da verdade
A satisfação total do cliente depende de vários pontos de contato com a empresa. São
os "momentos de versa". Representam todo e qualquer episódio que transmita alguma
impressão sobre a empresa, seu produto ou serviço, e que contribui para a formação da
imagem.
A solicitação de uma informação, por mais simples que seja, no balcão, por exemplo, é
um "momento da verdade". O mesmo acontece em um supermercado, desde o acesso ao
estacionamento até a efetivação da compra. Assim, é importante fazer um levantamento
completo dos pontos de contato com o cliente para aperfeiçoá-los.
Você sabia?
Fazer certo no primeiro contato com o cliente e atendê-lo bem é a oportunidade de
conservá-lo. É a forma mais efetiva de moldar uma imagem positiva.
➼ Atender (o básico e o esperado) – cama limpa e quarto asseado são o básico desejado
por qualquer cliente. O esperado são algumas satisfações a que ele já está acostumado,
como bom café da manhã e sistema confiável de recados;
Surpreender exige percepção e imaginação, pois o que surpreende hoje pode se tornar
rotina quando muitos passam a oferecer a "surpresa". Quem comprava um Fusca, estava
comprando robustez, economia e manutenção barata. Já quem adquire uma Mercedes está
levando status, conforto e estilo. Embora as diferenças entre os dois carros sejam grandes,
ambos satisfazem as exigências dos segmentos de mercado a que se destinam.
Qualidade total é uma estratégia global de liderança administrativa que fornece o caminho mais
efetivo para alcançar melhorias contínuas na produtividade e na qualidade.
Somente alcançando a qualidade total nos serviços de atendimento é que é possível encantar
e fidelizar o cliente.
Pensando no assunto…
Mas quem é o cliente?
É alguém interno ou externo à empresa que entra em contato com o produto; é alguém
de quem o sucesso ou a satisfação depende de minhas ações.
O cliente é um ser humano igual a nós, movido pelas forças motivadoras da conduta e
condicionado pelas mesmas formas de frustração que podem inibir uma adequada e saudável
comunicação.
Atualmente, o cliente está muito mais exigente e esclarecido de seus direitos, pois está
se adequando às grandes mudanças do cenário mundial.
Portanto, é preciso conhecer um pouco mais sobre a natureza humana para que o
funcionário tenha condições de resolver as situações desagradáveis ou mesmo difíceis.
Você sabia?
Você é a empresa quando:
❧ Atende pessoalmente ou ao telefone;
❧ Presta encaminhamento;
❧ Envia uma carta ou documento.
O funcionário precisa ter em mente que é o elo de ligação entre o cliente e a empresa. Pelo
contato com o público, ele representa a organização em que trabalha. Desta forma, quanto
melhor for a relação estabelecida, maior será a garantia de que a empresa terá êxito em suas
transações de negócios com o cliente.
Dar boas vindas: deve-se cumprimentar a todos com um sorriso. Esta é a maneira de se
mostrar agradável, facilitando o contato com o cliente. Sempre que possível, chame-o
pelo nome, procurando identificá-lo corretamente, mesmo que o cliente não tenha lhe
dito, procure descobrir em um cartão, cheque ou similar. É positivo chamar pelo nome e
finalizar com expressões como "Tudo certo Sr, Sr. Sousa". "Aqui está o que solicitou, Sr.
João. Obrigado e volte sempre".
Atender de imediato: ao chegar à empresa, o cliente deve ser atendido com presteza,
solicitude e rapidez. Para quem espera, um minuto parece uma eternidade. Mesmo que
a espera seja de poucos minutos, dirá, seguro de si, que teve de aguardar muito tempo.
No entanto, depois de ser atendida, a pessoa aguarda com mais paciência. Por isso,
tenha sempre o material de trabalho organizado à mão. Além de revelar organização,
poupará movimentos desnecessários de ir e vir e economizará tempo do cliente.
Mostrar boa vontade: mesmo fora de sua área de trabalho, procure cumprimentar a
todos, colegas de trabalho e clientes. É gratificante para o cliente ser cumprimentado
pelos funcionários da empresa.
Agir com rapidez: o tempo é importante. O cliente deseja ser atendido o mais depressa
possível. No entanto, ele não suportaria a impressão de que você deseja "se livrar" dele.
Rapidez nem sempre é sinônimo de descaso ou irritação.
Prestar orientação segura: muitas vezes o cliente fica inibido diante de você. Nesses
casos, o melhor a fazer é atendê-lo procurando orientar com clareza e cortesia. Inicie o
contato com uma expressão do tipo: "em que posso servi-lo, senhor?", é sempre
positivo. Se você perceber que o cliente está perdido, confuso, conduza-o à seção e à
pessoa certa.
Evitar jargões: evitar o uso de termos técnicos, característicos do trabalho que lida, a
não ser que o cliente os conheça também. Uma situação assim causa incompreensão
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Não dar ordens: jamais se deve ordenar coisas aos clientes. Ninguém gosta de ouvir
algo como: "o senhor tem que assinar aqui". Substitua por "Por favor, o senhor pode
assinar nesta linha?".
Reclamações
O cliente nunca se refere especificamente à pessoa que o atendeu mal, mas à empresa. Ele
diz: no banco X o atendimento é péssimo; na repartição A atendem muito mal. Em outras
palavras, ele passa a falar mal da empresa como um todo, embora o caso tenha ocorrido com
um funcionário.
Qualquer que seja a natureza do trabalho, reclamações sempre surgem. Algumas exageradas,
outras autênticas. Entretanto, são poucas as pessoas que sabem atendê-las. É importante
saber que uma reclamação bem atendida aumenta a confiança do cliente na empresa. Ele
estará sempre seguro de que, em qualquer situação, seus problemas serão ouvidos e
resolvidos.
É muito comum o funcionário tomar a reclamação pelo lado pessoal e reagir em função disso.
Infelizmente, reagimos emotivamente quando deveríamos reconhecer que a raiva do cliente
não é dirigida a nós, mas ao produto ou serviço.
Com ou sem razão, o cliente está aborrecido. Por isso, aja da seguinte forma:
Você sabia?
Pesquisas mostram que 96% dos clientes insatisfeitos não reclamam diretamente para a
empresa onde foram mal atendidos. Em vez disso, comentam o fato com 10 pessoas
conhecidas. E estas, por sua vez, repassam os comentários já distorcidos (para pior) para outra
dezena de pessoas.
Quando ocorre uma reclamação, as prováveis reações dos funcionários podem ser ignorar,
arquivar ou reagir agressivamente. Mas não aja dessa forma. Procure entender as razões do
cliente e resolver seu problema.
Estudo de caso
E eu continuei cliente!
Luiz Almeida Marins Filho, Ph.D.
Levei meu velho terno para o tintureiro. Três dias depois ficaria pronto. Volto ao tintureiro
para buscar meu terno e o tintureiro, depois de procurá-lo, voltou e disse:
- "Desculpe-me senhor Marins. Nosso funcionário entregou seu terno por engano a outra
pessoa. Peço desculpas. O senhor tem duas opções: ou o senhor me dá o valor do seu terno
agora e eu lhe faço imediatamente um cheque, ou o senhor espera uma semana, pois quem
levou por certo o trará de volta ao perceber o engano. Assim que o terno chegar eu levarei
pessoalmente ao senhor."
- "Senhor Marins, seu terno não apareceu. Quero que o senhor me dê o valor do terno
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Dei um valor sentimental para aquele velho terno e no dia seguinte pela manhã estava
em meu escritório o tintureiro com o cheque e mais dois convites para que eu e minha esposa
jantássemos num restaurante fino da região.
Quando vi os dois convites disse ao tintureiro: - "Por que os convites para jantar? O
senhor já está me pagando o terno!”
Cada vez me lembro desse caso, fico impressionado com a atenção aos detalhes que o
tintureiro teve. Não ficou dando desculpas pela perda do terno. Ligou-me um dia antes e não
um dia depois como a maioria faz. Pagou o terno sem discutir se o valor dado era caro ou
barato. Simplesmente assumiu o prejuízo e fez o cheque. E os convites para o jantar? Sem
comentários!
Pensando no assunto…
Você e sua empresa fariam o mesmo?
Hora da prática
Um atendimento inesquecível
Lembre uma situação em que você foi muito bem atendido. Procure lembrar os detalhes desse
atendimento.
➼ Como foi recebido?
➼ Como era a apresentação do local?
➼ Qual era o comportamento e motivação da(s) pessoa(s) que o(a) atendiam?
➼ Afinal, por que você saiu tão contente dessa experiência? O que o(a) cativou?
➼ Que ações ocorreram depois?
➼ Como é que você se referiu a esse fato com os amigos?
Atendimento Telefônico
De 1876, quando foi instalado, no Palácio São Cristóvão, o primeiro aparelho telefônico no
Brasil, até os dias de hoje, o telefone sofreu muitas transformações. E à medida que sua
evolução tecnológica se processa, a maneira de lidar com o aparelho também se modifica.
➼ Evite deixar o telefone tocar muitas vezes. Atenda-o no 2º ou 3º toque. Antes disso,
você não terá tempo para concentrar-se e tenderá a transmitir a impressão de
ansiedade e afobação.
➼ Procure ser breve, preste as informações com clareza e precisão, não permita que o
diálogo profissional se encaminhe no sentido pessoal;
➼ Na conversa telefônica, principalmente quando não se tem intimidade com quem fala,
nunca use expressões como "meu bem", "meu amor" ou "querida". Use o pronome
de tratamento senhor ou senhora;
➼ Ao atender uma chamada nominal a pessoa que não se encontra, procure saber se
outra pessoa poderá resolver o problema;
➼ Ao receber uma ligação que se destina a alguém ausente, procure ajudar a pessoa
que fez a chamada, transferindo a ligação para o setor correto, informando para onde
está transferindo;
➼ Só transfira uma ligação quando o solicitante estiver na linha. Não deixe a pessoa
esperando enquanto quem deseja falar ainda vai ser localizada;
➼ Durante uma conversa telefônica, não economize expressões como: pois não,
queira ter gentileza de…, queira aguardar, por favor, queira desculpar por…, por obséquio,
dentre outros;
Excelência no Atendimento
Muitos negócios são perdidos porque alguns comportamentos afastam o cliente da empresa ou
dificultam a transação.
Quando perguntamos as pessoas: - O que ocorre quando vão às compras e o que
percebem como consumidores, sobre a atuação dos vendedores? Obtemos, na maioria das
vezes, as seguintes respostas:
Além disso, percebe-se: baixo nível de tolerância, mau humor, queixas, brincadeiras
impróprias, personalidade seca, sem emoção, tipo palhaço, postura inadequada, irritação,
demora na abordagem, rodinhas de vendedores que tão entretidos com seu bate-papo,
ignoram o cliente, sorriso mecânico, respostas padronizadas, tom inadequado da voz, misturam
problemas pessoais...”
Alguns atendentes desistem facilmente do cliente quando não tem o que ele pede ou quando
faz uma objeção, usam palavras como “- Não tem, não posso, Isso não” e impedem-se de dar
a solução.”
Aspectos como: desatenção, indiferença, falta de disposição para agir, para atender e para
servir são elementos que denigrem o atendimento, provocando repulsa no cliente, mancha a
imagem do atendente e gera perdas de negócios.
Buscar Excelência no Atendimento é corrigir esses erros e ter profissionais mais preparados
para fazer com que o cliente se sinta feliz, realizado e que o atendimento dado proporcione
uma experiência de compra e de uso positivas; eleve sua auto-estima e alcance os benefícios
que espera.
Conquistar o cliente é o objetivo do atendimento. À medida que a clientela sente que o seu
desempenho corresponde às suas necessidades, expectativas, exigências e vê qualidade no
relacionamento passa a ser um cliente cativado que vai disseminar a sua imagem e a imagem
da empresa que você representa.
Posicionando-se...
Recebendo o Cliente...
Dispensar atenção total ao cliente, levando-o a perceber que você tem todo o tempo
para ele.
Manter a distância adequada do cliente e colocar-se ao seu lado, permitindo que ele se
sinta à vontade em sua área de intimidade, evitando constrangimento e intimidação.
Começar chamando o cliente de Sr. Ou Sra., isto é, até que ele se manifeste sobre como
prefere ser chamado.
Buscar entrar em sintonia com o cliente, em gestos, postura e voz e procurar usar as
mesmas palavras que ele, na mesma tonalidade de voz.
Valorizando o Cliente...
Evitar corrigir o cliente porque essa atitude cria situação delicada de inferioridade e
constrangimento.
Portanto, demonstre:
➼ auto-confiança e a confiança da clientela;
➼ vantagem sobre os amadores
➼ perpetuação da sua clientela ou seja: Atender sempre para sempre.
Já que o objetivo é atender, o cliente deve ser ouvido e sentir-se o centro das atenções.
Encerrando o contato...
Quando for pagamento em cheque ou cartão, ler o nome e passar a tratar o cliente pelo
nome, entregando a caneta em suas mãos, juntamente com a boleta ou cheque para ser
assinado.
Entregar o troco nas mãos do cliente, valorizando o dinheiro e a pessoa que recebe.
Evitar jogar em cima do balcão.
Perguntar ao cliente o que procurou e não encontrou. Em caso negativo, saber qual é o
produto e anotar no formulário próprio. Ao final do expediente, entregá-lo ao gerente.
O cliente deseja que suas expectativas mínimas sejam correspondidas, como por exemplo: ser
tratado com educação e respeito, não ter que enfrentar fila, atendimento agradável, prestativo
e eficiente, limpeza e organização no local, avisos corretos e claros, ser informado das
condições de negociação, receber informações, serviços corretos e produtos em perfeitas
condições de uso.
Para que haja ressonância de como é tratado e sinta-se valorizado a expressão da satisfação
em atender e o convite para que volte são indispensáveis. É preciso que ancore esta
experiência e aí vêm as sensações visuais, auditivas e cinestésicas a serem aplicadas que irão
garantir a recordação deste momento e promover o desejo do cliente em voltar a revivê-las. É
através da comunicação verbal (auditiva) e não verbal (gestos, expressões, toques, atitudes e
brindes) coerentemente expressas que enviamos mensagens a serem gravadas e evocadas.
As empresas vencedoras
mudam o enfoque:
Antes: Contato com clientes
Hoje: Relacionamento com
Clientes=Vínculo
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
ALMEIDA, S. O melhor sobre clientes: 500 citações, textos e comentários. Salvador: Casa da
Qualidade, 1997.
BOM SUCESSO, Edina de Paula. Trabalho e qualidade de vida. Rio de Janeiro: Dunya, 1997,
183p.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!