Hermenegildo Joaquim de Morais

Relatório de Estágio Documental

Universidade Rovuma
Extensão de Niassa
2022
 Hermenegildo Joaquim de Morais

Relatório de Estágio Documental

(Licenciatura em Ensino de História com Habilitações em Documentação)

Relatório de Estágio Documental a ser

apresentado no Departamento de Letras e
Ciências Sociais, curso de História na
Universidade Rovuma, Extensão de
Niassa, para efeitos de avaliação.
Supervisor: Msc. Matias.

Universidade Rovuma
Lichinga
2022
Índice

Lista de Abreviaturas ............................................................................................................. V

Declaração ............................................................................................................................ VI
Dedicatória .......................................................................................................................... VII
Agradecimentos ................................................................................................................. VIII
Resumo ................................................................................................................................. IX
Abstract .................................................................................................................................. X
CAPITULO I. ....................................................................................................................... 11
1.1. Introdução .............................................................................................................. 11
1.2. Justificativa ............................................................................................................ 11
1.3. Objectivos .............................................................................................................. 12
1.3.1. Objectivo geral ........................................................................................ 12
1.3.2. Objectivos específicos ............................................................................ 12
1.4. Metodologia ................................................................................................................... 12
CAPITULO II. Actividades realizadas no estagio ................................................................ 14
2.1. Localização Geográfica e Composição da UniRovuma ........................................ 14
2.2. Breve Historial da UR ........................................................................................... 14
2.3. Análise da Área de Bibliotecária ........................................................................... 14
2.4. A Repartição dos Serviços de Documentação e Informação ................................. 15
2.5. Aspectos que limitaram a realização das actividades anteriormente referidas: ..... 15
2.6. Actividades planificadas na área de Biblioteca para o ano de 2022: ..................... 16
2.7. Actividades desenvolvidas no local do estágio ..................................................... 16
2.8. Funcionamento da Biblioteca na época da covid-19 ............................................. 16
2.8.1. Funcionamento da Biblioteca no período de pandemia COVID-19 ....... 16
2.8.2. Projectos futuros ..................................................................................... 17
2.8.3. Livros existentes ..................................................................................... 17
CAPUTULO III. Revisão da Literatura ................................................................................ 18
3.1. Os Documentos nas Organizações ......................................................................... 18
3.1.1. Etapas da captura de documentos físicos ................................................ 19
3.1.2. Elementos constitutivos de um documento............................................. 19
3.1.3. Ciclo de vida de um documento.............................................................. 20
3.1.4. Desvantagens de documentos em formato físico .................................... 21
CAPITULO VI. Discussão de Resultados ............................................................................ 22
 4.1. Constatações aspectos negativos da biblioteca ...................................................... 22
4.1.1. Recomendações para a biblioteca ........................................................... 22
4.1.2. Aspectos positivos .................................................................................. 22
4.2. Constatações factores ambientais .......................................................................... 22
4.3.1. Recomendações....................................................................................... 22
4.3. Constatações temperatura e humidade relativa ...................................................... 23
4.3.1. Recomendações....................................................................................... 23
4.4. Constatações qualidade do ar................................................................................. 23
4.4.1. Recomendações....................................................................................... 24
4.4.2. Algumas medidas para limpeza de material com fungos........................ 24
4.5. Constatações fungos .............................................................................................. 24
4.5.1. Recomendações....................................................................................... 25
4.5.2. Intervenções inadequadas nos acervos .................................................... 25
4.6. Problemas no manuseio de livros e documentos ................................................... 25
4.6.1. Recomendações....................................................................................... 26
4.7. Factores de deterioração ........................................................................................ 26
4.7.1. Recomendações....................................................................................... 26
5. Conclusão.......................................................................................................................... 27
6. Referências Bibliográficas ................................................................................................ 28
7. Apêndices.......................................................................................................................... 29
8. Anexos .............................................................................................................................. 32
 V

Lista de Abreviaturas

UR – Universidade Rovuma

TIC – Tecnologias de Informação e Comunicação

 VI

Declaração

Eu, Hermenegildo Joaquim de Morais, declaro por minha honra que este relatório de
estágio documental, é resultado do meu esforço individual e das orientações do meu docente,
o seu conteúdo é original, e todas as fontes consultadas estão devidamente mencionadas no
texto, nas notas e na bibliografia final.

Declaro ainda que este trabalho, nunca foi apresentado em nenhuma outra instituição
para obtenção de qualquer grau académico.

Lichinga, 02 de Dezembro 2022

________________________________________________

Hermenegildo Joaquim de Morais

 VII

Dedicatória

Dedico este relatório de estágio aos meus colegas que têm colaborado no meu
processo de busca de conhecimento, aos meus docentes que têm mostrado o seu todo esforço
para transmissão do saber, a minha família que dia-a-dia mostra o seu lado bom de ajudar no
meu prosseguir com os estudos.
 VIII

Agradecimentos

Agradecer de forma justa e inequívoca nem sempre é fácil, pois realizar um trabalho
como este, implica muita ajuda, muita paciência e sobretudo muita disponibilidade.

Sei que foi um caminho árduo, mas o “caminho, faz-se caminhando”, e preciso de
muita força para o levar adiante, não porque é longo, mas porque às vezes me sentia
“cansado”, mas ao mesmo tempo orgulhoso, pois é a realização de um sonho, e como diz o
poeta: “O sonho comanda a vida”.

Em primeiro lugar agradeço a Deus pelo dom da vida que me concedeu, pela saúde
que tem proporcionado em todas as etapas da minha vida. Sobretudo o meu pai Joaquim
Polaine que muito faz para que eu pudesse chegar onde cheguei, tendo me ajudado em todas
as aventuras e aos demais familiares.

Os agradecimentos são extensivos também a dra. Ana Paula Abdula minha supervisora
e da dra. Amélia Constantino minha tutora, pela orientação e paciência na colaboração e
execução do presente relatório.

Agradeço também a todos docentes do departamento de Letras e Ciências Sociais em

particular aos de curso de História que foram determinantes na minha formação. Não menos
importante também é os meus agradecimentos aos meus colegas Fernando Capece que com a
sua simpatia, sinceridade e aproximação ajudou imensamente na concretização de certas
tarefas, como a preparação das nossas aulas por leccionar.
 IX

Resumo

Ainda, nos nossos dias, o papel como sendo base de suporte das informações, é o maior
problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A Biblioteca da
Universidade Rovuma lida anualmente com um grande volume de documentos e, a dificuldade de se
lidar cada vez mais com os documentos produzidos é decrescente. Pelo facto do estabelecimento dos
princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção,
utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Com a
evolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é contínua, igualmente a gestão da
informação precisa adaptar-se a cada nova onda de mudança. A utilização de sistemas de gestão de
conteúdos e de processos constituem ferramentas indispensáveis para o desenvolvimento de modernos
sistemas de informação, agilizando assim os processos críticos nas instituições, de forma a optimizar o
binómio produtividade - qualidade.

Palavras-Chave: Biblioteca, UR.

 X

Abstract

Even today, paper as a support base for information is the biggest operational problem
in most companies, government agencies and institutions. The Rovuma University Library
constantly deals with a large volume of documents, and the difficulty of dealing with the
produced documents is decreasing. Because of the establishment of the principles of
administrative rationality, from the intervention in the stages of the cycle of production, use,
conservation and destination of archival documents - Document Management. With the
evolution of Information and Communication Technologies (ICT) is continuous, information
management also needs to adapt to each new wave of change. The use of content and process
management systems become indispensable tools for the development of modern information
systems, thus streamlining critical processes in institutions, in order to optimize the binomial.
Information support base is the biggest operational problem in most companies, government
agencies and institutions. The Rovuma University Library constantly deals with a large volume
of documents, and the difficulty of dealing with the produced documents is decreasing. Because
of the establishment of the principles of administrative rationality, from the intervention in the
stages of the cycle of production, use, conservation and destination of archival documents -
Document Management. With the evolution of Information and Communication Technologies
(ICT) is continuous, information management also needs to adapt to each new wave of change.
The use of content and process management systems become indispensable tools for the
development of modern information systems, thus streamlining critical processes in institutions,
in order to optimize the binomial productivity - quality.
Keywords: Library, UR.
 11

CAPITULO I.

1.1. Introdução

A informação tornou-se indispensável para a realização de actividades quotidianas de

uma empresa, visto que, tornou-se uma grande aliada para o processo decisório
organizacional (Torrizella, 2007).

Estudos da AIIM (Association for Information and Image Management International),

indicam que 75% das informações, no mundo, estavam em papel em 1990, e 82%, de um
volume muito maior de informações, ainda estariam em papel no ano 2000 (Fantini, 2001).

O excesso de morosidade no atendimento e a carência de segurança

no armazenamento de documentos de registos funcionais e financeiros, bem
como as obrigações fiscais, não passam de falta de organização e métodos no
armazenamento e recuperação de documentos (Starbird e Vilhauer, 1997).
A actualização tecnológica, o conhecimento e aprimoramento das melhores práticas
do próprio negócio têm sido a estratégia das empresas de sucesso.

Actualmente, em todo o mundo, intensificam-se acções capazes de garantir aos

cidadãos o acesso a conteúdos e a biblioteca da UR não fica por de trás, ela busca inúmeros
livros com o propósito de saciar a cede dos usuários.

1.2. Justificativa

A sociedade contemporânea, caracterizada pelas frequentes mudanças, necessita de

informação para se posicionar perante os desafios quotidianos, impostos pelos novos
paradigmas. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa,
planeamento e tomada de decisão em tempo útil. Na esfera universitária, a informação
fornecida pelos livros contidos permite a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao
estudante o exercício pleno de seus estudos. Considerando a informação base da geração do
conhecimento no mundo actual, a facilitação a seu acesso constitui um passo importante para
o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.

O valor probatório dos documentos (informação escrita) se expande pela

administração da instituição, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a
devida gestão tornam-se ineficazes e onerosos

A biblioteca lida anualmente com um grande volume de documentos, que carece um

tratamento especial. Quando vários departamentos necessitam de produzir documentos, é
possível observar redundância de conteúdo em diferentes partes do documento e duplicação
 12

do esforço de integração desses conteúdos no produto final. A eliminação da duplicação de

trabalho só é garantida pela reorganização da maneira com que a informação é criada e
armazenada, de onde ressalta a importância da implementação de uma Plataforma de Gestão
Documental, no seu seio.

Para a Direcção Bibliotecária, esse desafio torna-se mais premente dado ao fluxo de
Informação e requisição da mesma, devendo neste caso facilitar o acesso à informação e
promover uma maior interactividade e proximidade com todos os intervenientes desse
Processo. Neste contexto este estágio consiste em observar o funcionamento e composição da
biblioteca da UR, conotar os aspectos negativos e positivos e propor melhorias de maneira a
optimizar todo o processo de pedido e concessão de dos livros.

1.3. Objectivos

1.3.1. Objectivo geral

 Analisar o funcionamento da Biblioteca da UR-Niassa.

1.3.2. Objectivos específicos

 Apresentar a breve historial da UR-Niassa.

 Classificar os modos operantes da biblioteca da UR quanto aos modos gerais;
 Propor melhorias e recomendações nas constatações negativas encontradas;

1.4. Metodologia

Conforme Andrade (2001, p. 21), método “são técnicas suficientemente gerais para se
tornar comuns a todas as ciências ou uma parte significativa delas”: Deduz-se desta definição
que o método é o procedimento geral, mais abrangente, enquanto técnica é mais específico.

Em sua perspectiva Cervo & Bervian (2009, p. 23), fundamentando que em sentido
geral “método é a ordem que se deve impor aos diferentes processos necessários para tingir
um fim dado ou um resultado desejado”. Enquanto técnicas “são conjuntos de normas usadas
especificamente em cada área de conhecimento.

Para Carvalho (2006, p. 132), metodologia é conjunto de métodos que por sua vez são
procedimentos organizados que conduzem a um certo resultado. No entanto, a concretização
do presente relatório passou por um longo processo que consistiu no uso de vários métodos
que ajudaram o alcance dos objectivos anteriormente preconizados. Neste contexto
destacamos os seguintes métodos: A observação directa, que foi levada a cabo tendo em
conta aos factos vividos directamente numa das salas de aulas daquela escola, recorreu-se
 13

também ao método analítico, onde observou-se e analisou-se tanto as aulas da tutora, não
deixando de lado a análise documental baseada na revisão das obras existentes que falam
acerca das Práticas Pedagógicas.

Para a realização deste trabalho, primeiramente fizemos uma observação directa do

funcionamento da biblioteca e de seguida a leitura de documentação relevante sobre a Gestão
Bibliotecária e funcionamento de uma biblioteca.
 14

CAPITULO II. Actividades realizadas no estagio

2.1. Localização Geográfica e Composição da UniRovuma

A UR extensão do Niassa funciona no Campus Universitário cuja área total estima se

em cerca de 300 hectare e que a sua exploração não atingiu um terço.

Neste momento, no Campus Universitário de Chiuaula da UR Niassa contém 6

edifícios em nome da instituição que comportam 26 salas de aulas, 33 gabinetes, 01
biblioteca e 02 laboratórios. E existem também, 02 imóveis de habitação arrendados para
acomodação da Directora e Director Adjunto Pedagógica da extensão.

Existe 03 centros de recursos localizados nos Distritos de Lichinga, Marrupa e

Cuamba, 02 Centros de pesquisa sendo um centro de pesquisa biológica de Malango - no
Distrito do Lago e o outro de produção e pesquisa de Unango no Distrito de Sanga.

2.2. Breve Historial da UR

A UR Niassa foi criada pelo despacho n° 21/GR/UP/2005 de 17 de Maio como

delegação da Universidade Pedagógica. Passados treze anos desde a sua fundação, a extensão
tem estado a registar um crescimento assinalável, justificado pelo aumento de recursos
humanos, por um lado e por outro, pela tendência evolutiva de infra-estruturas e meios de
trabalho. Actualmente, a extensão está estruturada para responder os três pilares,
nomeadamente o ensino, a pesquisa e a extensão.

Sendo que, no ano académico de 2018 foram ministrados 18 cursos, a saber:

Contabilidade (Pós-laboral), Gestão dos Recursos Humanos (Pós-laboral), Agropecuária.
Mas nos últimos anos essa tendência de aumento de curso tende a diminuir.

2.3. Análise da Área de Bibliotecária

Com base na Informação fornecida pela biblioteca, diz que, a instituição entrou em
funcionamento em 2009, mas a partir de 2010-2014, todos livros estavam armazenados no
acervo, e por causa de fluxos ou muita aderências dos usuários, os livros foram retirados do
acervo para o lugar público.

No período em alusão, a biblioteca funcionou com uma lotação de 170 lugares e com
um acervo bibliográfico 3253 títulos o corresponde a 5104 exemplares; De certa forma
possibilitou um funcionamento saudável, quer para leituras individuais como para leituras em
grupo. Tendo sido adquiridos ao longo do ano académico 2018 cerca 67 livros
correspondentes 59 títulos que vieram enriquecer o acervo existente em diversas áreas.
 15

Duma forma geral, a biblioteca nos dias actuais funciona em condições aceitáveis,
facto visível na evolução quer de exemplares, como de títulos, como ilustra a tabela abaixo

Ao longo do mesmo período foi a instituição recebeu das irmãs Paulinas de Lichinga
15 livros correspondente a 10 títulos e 13 revistas o que corresponde a 32 títulos.

Item 2016 2017 2018

Monografia 177 0 323

Titulo
Seriados/periódicos 0 0 0

Livros 2696 2973 3253

Total 2873 2973 3576

Fonte: Biblioteca

O Corpo Técnico Administrativo desta delegação apresenta uma evolução assinalável

quanto ao nível de ensino. A título de exemplo em 2009 ninguém ostentava o nível superior e
13 anos depois (2022) 33,7% ostenta o nível superior e por razões representa a segunda
grande parte depois de médio (34,7%), os elementares representam 8,4% e básico com
23,2%. De referir que há esforços que estão a ser envidados, uma vez que grande parte deles
encontram-se a frequentar cursos superiores.

2.4. A Repartição dos Serviços de Documentação e Informação

Levantamento do material bibliográfico existente e registo do mesmo num sistema de

gestão interna do mesmo;
Classificação de manuais e recém adquiridos;
Processo de colagem de Códigos de Barras aos manuais recém adquiridos.

2.5. Aspectos que limitaram a realização das actividades anteriormente referidas:

Má qualidade de internet e em alguns casos inexistência;

Inexistência de energia no Centro de Recurso de Marrupa o que condiciona o
processo de lançamento dos manuais existentes no sistema ABCD;
Inexistência de internet nos Centros de Recursos.
 16

2.6. Actividades planificadas na área de Biblioteca para o ano de 2022:

Restauração de livros existente na biblioteca;

Aquisição de manuais de forma a responder as necessidades existentes nos cursos;
Dinamizar o processo de cadastramento dos livros existentes e os que forem sendo
adquiridos.

2.7. Actividades desenvolvidas no local do estágio

a) Secretaria-geral da biblioteca
Atendimento ao Público em geral;
Descrição de termos de abertura e encerramento nos livros de registos;
Distribuição de vários expedientes;
Registo de correspondências entrada e saídas de expediente, assim como a sua distribuição
dentro;
Organizar documentos nas pastas de arquivos conforme a classificação;
Separação do arquivo corrente, intermédio e histórico.

2.8. Funcionamento da Biblioteca na época da covid-19

A biblioteca actualmente demonstra uma evolução considerável, uma transformação

na sua composição funcional, melhoria e melhorias tendem a acontecer actualmente.
Diferente dos anos anteriores no que diz respeito ao atendimento, nos dias de hoje ela
contempla um espaço de recepção aonde são deixados os pertences vindos de fora com o
usuário.

Antes de qualquer usurário fazer-se ao biblioteca este passa primeiro por uma cabine
de recepção aonde deixa os seus pertences, e de seguida vai a recepção aonde este irá fazer o
pedido de livro que deseja ler, este é registado pelo recepcionista junto com o seu documento
de identificação, de modo a se garantir a sua confiabilidade, após o uso do livro requisitado
ou mesmo computador, quando é o caso de livro este leva-o até ao balconista onde
apresentará a devolução do livro usado e conseguinte será entregue o seu documento.

2.8.1. Funcionamento da Biblioteca no período de pandemia COVID-19

Na época da pandemia a biblioteca teve que adoptar as novas metodologias de

funcionamento com base a aquela realidade, tendo este arrecadado utensílios sanitários como
baldes e sabão que mais logo foi instalado o sistema de fornecimento de álcool gel não só nas
estradas da biblioteca assim como em toda a instituição. Qualquer que seja o indivíduo seja
 17

usuário ou não da biblioteca teve que antes passar do processo de desinfecção das mãos para
que esse possa entrar no edifício e fazer uso dos serviços oferecidos pela instituição.

Neste período a biblioteca viu-se obrigada a diminuir o seu efectivo de utentes quase
pela metade tiveram de modo a evitar-se aglomerados, tais como: a redução de numero de
usuários simultâneos, remodelação da forma de organização em acomodação, diminuindo-se
assim as cadeiras, remoção de alguns computadores como forma de evitar aglomerados.

2.8.2. Projectos futuros

A instituição prevê implementar uma nova realidade de transformar da biblioteca

tradicional em virtual. Para este processo esta se fazendo o registo de todos livro por ali
existentes de forma a cataloga-los electronicamente, pois esse processo ajudara imensamente
aos utentes em circunstâncias que éramos deparados com a Informação de que: o livro
requisitado em uso.

É evidente que não é uma jornada fácil, mas efectivar-se-á, e na forma de aquisição da
Informação não será qualquer indivíduo que terá acesso as obras fornecidas pela biblioteca,
para o efeito criar-se-á um código de barra que permitirá o acesso a pessoas indicadas ou
credenciadas para o uso dos mesmos.

2.8.3. Livros existentes

De acordo com a Informação fornecida os cursos que albergam números

consideráveis de livro são os de História, Português, Biologia e Matemática, sendo para os
outros, o número é bastante reduzido, pelo facto de, não maioria dos mesmos serem por via
de doações o que obriga a instituição ter que obter vários parceiros para o efeito.
 18

CAPUTULO III. Revisão da Literatura

A sociedade contemporânea, caracterizada pelas frequentes mudanças, necessita de

informação para se posicionar perante os desafios quotidianos, impostos pelos novos
paradigmas. Para as instituições a informação é também instrumento básico de pesquisa,
planeamento e tomada de decisão (Silva, C.B.C, (2002).

Actualmente, a informação é um bem mais valioso dentro de uma organização, sendo

assim há necessidade de geri-la porque o sucesso das organizações depende da boa gestão
das informações.

A necessidade de gerir informações nas instituições vem sendo evidenciada a medida

que os conteúdos informacionais e seus respectivos formatos crescem e diferenciam-se.

A informação tornou-se indispensável para a realização das

actividades quotidianas de uma empresa, visto que passou a ser uma grande
aliada do processo decisório organizacional. A massa documental quando é
gerida, tratada, armazenada e acedida de forma eficiente, torna-se um
instrumento de melhoria de desempenho, de aumento de competitividade,
bem como de maior eficácia obtida através dos resultados de tomadas de
decisão (Torrizela, (s/d, p.5).
Daí a necessidade da gestão documental, que Segundo Moreno (2007, p.9), tem um
papel fundamental nas empresas, pois nelas existe um grandes quantidades de informações
produzidas diariamente, e com um processo adequado essas informações podem tornar-se
essenciais para a estratégia competitiva e para tomada de decisão.

3.1. Os Documentos nas Organizações

A informação vem sendo registada em papel há séculos. Nos últimos 70 anos, muitos
documentos têm sido registados em microfilmes, e há aproximadamente 40 anos vem sendo
utilizada a mídia magnética (fitas e discos). Em cada um destes casos, a nova mídia forneceu
mais um método de armazenamento de informação, sem no entanto, substituir a anterior
(Sprague JR., 1995).

Desde o tempo da escrita cuneiforme um documento é descrito como

uma unidade de “registo estruturado de informações para consumo humano”.
Ao longo dos tempos, o que mudou foi a forma de representação,
processamento e armazenamento de informações contidas nos documentos.
Esta definição é usada para uma grande variedade de documentos usados em
empresas e organizações. (Sprague JR., 1995).
Documento é a informação registada em qualquer suporte e documentos arquivísticos são
aqueles que, independente da forma ou suporte, contém informação produzida ou recebida no
 19

decorrer da actividade de uma organização ou pessoa e possui elementos constitutivos

suficientes para servir de prova dessas actividades (LUCCA, 2006).

Segundo Briet (1953), “Documento é toda informação registada em suporte material,

passível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois possui a capacidade de
comprovar fatos, fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época e lugar.”

3.1.1. Etapas da captura de documentos físicos

conforme Silva (2008):

a) Preparação prévia – realizar os ajustes no documento, preparando-o para a introdução

no scanner, tais como a extracção de grampos e o alinhamento das folhas;
b) Digitalização – processo de transformar o conteúdo impresso no papel para o suporte
electrónico
c) Controle de qualidade – verificação realizada após a digitalização para garantir que a
imagem gerada está dentro dos padrões predefinidos;
d) Preparação posterior – procedimentos necessários para voltar o documento a sua
condição inicial.

Esta abordagem de captura facilita o controlo e a utilização de padrões para controlo

de imagem e indexação, além de minimizar a utilização dos recursos de conectividade.
Conforme as características da organização e as dimensões do volume de documentos
recebidos, a captura pode ser centralizada ou distribuída. A captura centralizada envolve
produção em larga escala utilizando scanners de alto desempenho para tratar grandes
volumes de documentos em ambiente especializado.

Em contrapartida, a captura distribuída constituí-se de pequenas unidades de

digitalização com dispositivos de pequeno porte preparados para tratar documentos de
pequenos volumes.

3.1.2. Elementos constitutivos de um documento

Segundo Miranda e Simeão, (2002), os elementos constitutivos do documento são:

 20

a) Tipo – Classificação previa, a fim de estabelecer padronização adequada para sua

produção, guarda e veiculação;
b) Conteúdo – Parte substantiva do documento que constitui as informações
propriamente ditas. É também condicionado ao tipo, na medida em que está em
conformidade com as regras por estas preestabelecidas.
c) Formato – É o modo de concepção e exposição do conteúdo do documento,
moldando o conteúdo e tornando compreensível no sentido em que a forma também
influencia o significado. Por exemplo, um documento pode ser textual, gráfico,
audiovisual, tridimensional, entre outros formatos possíveis.
d) Suporte – É a parte manipulável e visível do documento, que devido às
características tecnológicas actuais, pode ser físico ou lógico. Um determinado
documento pode ser apresentado em diversos suportes, tais como os suportes físicos:
as cavernas; o papiro; o couro; o papel; microfilme e os suportes lógicos (fitas
magnéticas, discos magnéticos e discos ópticos).

3.1.3. Ciclo de vida de um documento

O ciclo de vida de um documento define as actividades que serão realizadas sobre

esse documento, incluindo quem pode executá-las Esse conceito encontra-se presente em
diversos sistemas de gestão de documentos [Sadiq, 1997, citado por Fantini, (2001)].
 21

3.1.4. Desvantagens de documentos em formato físico

(segundo Silva, D.P., (2008)):

Difícil recuperação;
Acesso limitado;
Baixa segurança e integridade dos arquivos;
Necessidade de muito espaço para alocação;
Alto custo de manutenção destas instalações;
Alto custo de produção e gestão (pessoal alocado).
 22

CAPITULO VI. Discussão de Resultados

4.1. Constatações aspectos negativos da biblioteca

Falta de indicação de um funcionário para atendimento ao público em geral nas

estantes;
Falta de indicação de um funcionário para arquivar expedientes ou livros que os
estudantes levam;
Os livros não estão organizados por assuntos nem por ordem alfabética;
A biblioteca não possui um catálogo;
Os funcionários usam a biblioteca como um espaço de refeição, isso não e
recomendado por que pode acelerar a rápida de deterioração dos livros;

4.1.1. Recomendações para a biblioteca

Para a sua efectivação, recomendamos a indicação de um funcionário para

atendimento ao publico em geral no balcão da biblioteca, no arquivo de expediente e
abertura de novo concurso de ingresso na carreira de agente de serviço, para garantir a
biblioteca em funcionamento em turnos;

4.1.2. Aspectos positivos

A biblioteca possui um grande espaço de leitura; possui computadores, uma sala de

informática
O atendimento é adequado, todos os estudantes que entram na biblioteca são bem
atendidos.

4.2. Constatações factores ambientais

Os agentes ambientais são exactamente aqueles que existem no

ambiente físico do acervo: Temperatura, Humidade Relativa do Ar,
Radiação da Luz, Qualidade do Ar. Num levantamento cuidadoso das
condições de conservação dos documentos de um acervo, é possível
identificar facilmente as consequências desses factores, quando não
controlados dentro de uma margem de valores aceitável. (Santos,
2010).

4.3.1. Recomendações

Numa biblioteca deve ter uma temperatura adequada, que não vai criar danos aos
livros;
 23

Na biblioteca deve ter janelas, mais sim devem ser janelas especificadas;
Sempre nas janelas deve ter cortinas para garantir melhor conservação dos livros, ate
a geração vindoura.

4.3. Constatações temperatura e humidade relativa

O calor e a humidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos,

principalmente quando em suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do
outro. O calor acelera a deterioração. A velocidade de muitas reacções químicas, inclusive as
de deterioração, é dobrada a cada aumento de 10°C. A humidade relativa alta proporciona as
condições necessárias para desencadear intensas reacções químicas nos materiais.

4.3.1. Recomendações

Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação, tanto nos
vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes esses filmes têm prazo de vida
limitado;
Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto, médio e longo
tempo;
Não expor um objecto valioso por muito tempo;
Manter o nível de luz o mais baixo possível;
Não colocar lâmpadas dentro de vitrines;
Proteger objectos com filtros especiais;
Certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os
documentos.

4.4. Constatações qualidade do ar

O controlo da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os

poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos.

Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre

(SO2), óxidos de nitrogénio (NO e NO2) e o Ozóno (O3). O papel fica
quebradiço e descolorido; o couro perde a pele e deteriora. As partículas
sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e
desfiguram os documentos. Agentes poluentes podem ter origem no próprio
ambiente do acervo, como no caso de aplicação de vernizes, madeiras,
adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais à conservação de
todos os materiais. (Paiva, 2016).
Quando dormentes, os esporos ficam inactivos e, portanto, não se reproduzem nem
atacam os documentos. Esse estado, porém, é reversível; se as condições forem ideais, os
 24

esporos revivem e voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a
congelamento ou secagem. Os esporos activos ou dormentes estão presentes em todos os
lugares, em todas as salas, em cada peça do acervo e em todas as pessoas, mas não é tão
difícil controlá-los.

A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos

motivos citados acima. As iscas são válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas
por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que não provoque a morte
dos roedores no recinto.

4.4.1. Recomendações

Os agentes dos bibliotecários devem manter o controlo da qualidade do ar, são

essenciais num programa de conservação de acervos, temperatura e humidade relativa
controladas, além de higiene periódica;

4.4.2. Algumas medidas para limpeza de material com fungos

Usar protecção pessoal: luvas de látex, máscaras, aventais, toucas e óculos de

protecção (nos casos de sensibilidade alérgica); Luvas, toucas e máscaras devem ser
descartáveis;

4.5. Constatações fungos

Os fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de

100.000 tipos que actuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos
acervos de bibliotecas e arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes
encontrados nos documentos. Os fungos são organismos que se reproduzem através de
esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. Como qualquer
outro ser vivo, necessitam de alimento e humidade para sobreviver e proliferar. O alimento
provém dos papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc.

A humidade é factor indispensável para o metabolismo dos

nutrientes e para sua proliferação. Essa humidade é encontrada na
atmosfera local, nos materiais atacados e na própria colónia de
fungos. Além da humidade e nutrientes, outras condições contribuem
para o crescimento das colónias: temperatura elevada, falta de
circulação de ar e falta de higiene. Os fungos, além de atacarem o
substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração
diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação se dá através
dos esporos que, em circunstâncias propícias, se reproduzem de
forma abundante e rápida. (Paiva, 2016).
 25

4.5.1. Recomendações

Os bibliotecários devem estabelecer política de controlo ambiental, principalmente

temperatura, humidade relativa e ar circulante, mantendo os índices o mais próximo
possível do ideal e evitando oscilações acentuadas;
Praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e
técnicas adequadas;
Instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras
de higiene do local;
Manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água, secando-os
imediatamente caso ocorram;
O uso de fungicidas não é recomendado; os danos causados superam em muito a
eficiência dos produtos sobre os documentos; Caso se detecte situação de infestação,
chamar profissionais especializados em conservação de acervos;
Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a humidade relativa do ar,
favorecendo a proliferação de colónias de fungos;

4.5.2. Intervenções inadequadas nos acervos

Intervenções inadequadas são todos os procedimentos de conservação que realizamos

em um conjunto de documentos com o objectivo de interromper ou melhorar seu estado de
degradação.

Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos

manuscritos, mapas, plantas de arquitectura e obras de arte, é preciso ver que, segundo sua
natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas.

Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de

conservação dos documentos com que lidam, seja para efectivamente executá-la, seja para
escolher os técnicos capazes de fazê-lo, controlando seu trabalho. Os conhecimentos de
conservação ajudam a manter equipes de controlo ambiental, controle de infestações,
higienização do ambiente e dos documentos, melhorando as condições do acervo.

4.6. Problemas no manuseio de livros e documentos

O manuseio inadequado dos documentos é um factor de degradação

muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as
acções de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos
funcionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do
pesquisador, nas foto-reproduções, na pesquisa pelo usuário. O suporte-papel
 26

tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. (Cunhan&

Cavalcanti, 2008).
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e
vandalismo. A falta de segurança e nenhuma política de controlo são a causa desse desastre.
Além do furto, o vandalismo é muito frequente

4.6.1. Recomendações

Os bibliotecários devem vigiar com rigor os livros, para evitar a vandalização ou

furos dos mesmos, portanto, é necessário implantar uma política de protecção, mesmo
que seja através de um sistema de segurança simples.
A biblioteca só pode ter uma porta de entrada e de saída das instalações onde se
encontra o acervo, para serem usadas tantos pelos usuários ou pesquisadores quanto
pelos funcionários; As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas; As chaves
das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número
restrito de funcionários.

4.7. Factores de deterioração

Os danos são intensos e muitos são irreversíveis. Apesar de toda a problemática dos
custos de uma política de conservação, existem medidas que podemos tomar sem despender
grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes.

Actualização desses profissionais a conservação é uma ciência em desenvolvimento

constante e a cada dia novas técnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e
melhorar a conservação dos documentos; treinamento dos profissionais na área da
conservação e preservação;

4.7.1. Recomendações

Os usuários não podem folhar os livros a saliva, isso cria a danificação do documento;
A higienização, devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do
documento;

Há documentos que, por mais que necessitem de limpeza, não podem ser
manipulados durante um procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito
mais nocivo à sua integridade, que é o item mais importante a preservar, do que a eliminação
da sujidade. A monitorização do ambiente – temperatura e humidade relativa em níveis
aceitáveis; uso de filtros e protectores contra a luz directa nos documentos.
 27

5. Conclusão

A sociedade contemporânea, caracterizada pelas frequentes mudanças, necessita de

informação para se posicionar perante os desafios quotidianos, impostos pelos novos
paradigmas. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa,
planeamento e tomada de decisão em tempo útil. Na esfera universitária, a informação
fornecida pelos livros contidos permite a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao
estudante o exercício pleno de seus estudos. Considerando a informação base da geração do
conhecimento no mundo actual, a facilitação a seu acesso constitui um passo importante para
o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.
 28

6. Referências Bibliográficas

Cunha, M. B., & Cavalcanti, C. R. (2008). dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia.

Brasília: Briquet de Lemos/livros.

Fantini.S. R. (2001). Aplicação da gestão electrónica de documentos: estudo de caso de

escolha de soluções; Florianópolis

Krammes (2008), Sistema de Conhecimento para Gestão Documental no Sector Judiciário

Miranda e Simeão (2002), Sistema de Conhecimento para Gestão Documental no Sector

Judiciário: uma aplicação no Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina Florianópolis
2010.

Santos e al. (2009). Análise de produtos para gestão eletrônico de documentos.

Paiva, V. F. (2016). Um olhar sobre a evoluçao dos suportes informacionais: mineral e

vegetal. Belém: UFP, Instituto de ciencias sociais Aplicadas.

Santos, R. K. (2010). A evolução do suporte material, do livro ao e-book: mudanças e

impactos ao leitor contemporâneo. Rio de Janeiro: Soletras.

Silva (2008). Sistema de Conhecimento para Gestão Documental no Sector Judiciário: uma
aplicação no Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina. Florianópolis, 2010.

Silva, C. B. C. (2002), A Gestão Documental à luz do Modelo de Excelência em Gestão

Pública. Brasília.

Sprague JR., Ralph H (1995). Electronic Document Management: Challenges and

Opportunities f Information Systems Managers.

Torrizella, A. P. F. (2007, p.9). Gestão Documental e o Fazer Arquivístico em Ambientes

Empresariais, (UNESP).
 29

7. Apêndices
30
31
 32

8. Anexos