Como "As Novas Formas de Trabalho"

afetarão o uso das instalações

Por Morten Andersen Kamp (Aspector) & Peter Ankerstjerne (ISS)

O modo como trabalhamos mudou drasticamente nos últimos 50 anos. Isto tem
impactado a forma como utilizamos nossas instalações, uma vez que elas dão
suporte ao modo como trabalhamos. Estas mudanças prosseguirão, a uma
velocidade maior, e seu efeito sobre o facility, CRE e FM será igualmente
significativo. Os clientes devem entender essas mudanças, e juntamente com os
seus fornecedores externos, estarem prontos para se adaptar às novas formas
de trabalho.

ISS Papel Branco

Fevereiro 2012
Índice

Sumário Executivo 3

Introdução 4

A grande mudança em nossos padrões de trabalho 5

Os novos padrões na forma como trabalhamos 9

O impacto na gestão de “Facilities” 11

O Impacto sobre a escolha do prestador de serviços 20

Conclusão 21

Referências 23
Sumário Executivo
O mercado de trabalho sofreu uma mudança dramática na última década, porém
isso é pouco comparado a como em um futuro próximo, "as novas formas de
trabalho", as novas estruturas organizacionais e o teletrabalho impactarão no
ambiente de trabalho como o conhecemos hoje. Esta mudança dramática impactará
de forma significativa a demanda por novos espaços de trabalho e terá, portanto,
impacto sobre a indústria de Facility Management. Quatro fortes tendências são os
principais impulsionadores dessa mudança: a ascensão dos profissionais do
conhecimento, o surgimento de novas tecnologias, a entrada da Geração Y no
mercado de trabalho, e a globalização.

As novas formas de trabalho são caracterizadas como sendo trabalhos baseados

em projetos criativos, em grupo ou equipe, realizadas em vários locais, inclusive na
residência e nas cafeterias locais, e as ferramentas de comunicação desempenharão
um papel importante. Isto significa que os escritórios serão construídos como salas
flexíveis com múltiplas funções, com estações de trabalho compartilhadas e mesas
de suporte articuladas.

Uma das questões principais na indústria de FM hoje é como o “Gerente de

facilities” pode aproveitar esta oportunidade e apoiar as organizações para liberar o
potencial que as novas formas de trabalho oferecem. Será que as organizações de
FM responderão trabalhando de forma mais estratégica, com foco em valor
agregado ao invés de entrar no jogo de redução de custos? E como vão aproveitar
esta tecnologia? Sem dúvida, no futuro, o FM significará mais do que simplesmente
gerir tudo que está relacionado à propriedade. A função de FM deverá abranger a
prestação de informações, focar na utilização do espaço, e apoiar o core business
da “c-suite” com uma proposta de valor única e atraente.

Essas exigências só poderão ser atendidas pelo FM através da seleção cuidadosa e

do alinhamento estratégico com fornecedores externos que tenham acesso aos
mais recentes desenvolvimentos e às melhores práticas internacionais, bem como
através utilização de recursos para se concentrar no “core” da empresa, incluindo a
forma de atrair e reter talentos para o futuro. A terceirização irá naturalmente
desempenhar um papel fundamental na realização do pleno potencial de FM.
Introdução
O trabalho é aquilo que você faz, e não o lugar para onde você vai. Isso pode
parecer óbvio, porém, historicamente, o trabalho e o local de trabalho foram tão
intimamente ligados a ponto de parecerem ser a mesma coisa. Os locais de trabalho
mudaram significativamente nos últimos 50 anos, e tudo indica que continuarão a
mudar no futuro - eles serão distribuídos de forma mais inteligente e, em alguns
casos, utilizados com muito mais intensidade. E isto porque a forma como
trabalhamos está mudando drasticamente.

Os locais de trabalho deixarão de ser “somente grandes edificios” para serem

elementos ativos na estratégia das empresas em relação a pessoas, desempenho e
sustentabilidade. Paradoxalmente, embora a tecnologia possibilite trabalhar em
qualquer lugar, os locais e espaços de trabalho vão se tornar muito mais
importantes do que são hoje. E é precisamente o fato de haver muitos funcionários
trabalhando através de fronteiras espaciais e temporais que torna tão importante a
disponibilidade de serviços inteligentes e sensíveis (Duffy, 2008). Isso vale para
todas as empresas, independente de seu ramo de negócios, estrutura
organizacional ou cultura. Este artigo irá examinar, em maiores detalhes, o como e
o porquê, mas não há duvidas que o trabalho remoto, as tecnologias colaborativas
e os locais de trabalho distribuídos se tornarão mais comuns e exercerão pressão
sobre a nossa compreensão tradicional do que é o trabalho, e do local em que
deveríamos trabalhar.

Estas mudanças na nossa forma de trabalhar e no local onde realizamos o nosso

trabalho terão efeitos significativos sobre as estratégias imobiliárias empresariais,
sobre a gestão de instalações, e sobre aquilo que os clientes esperam de seus
prestadores de serviços. O impacto dessas tendências será discutido neste artigo,
mas já está claro que imóveis corporativos vão se tornar mais estratégicos no
futuro, e que os clientes vão exigir abordagens mais estratégicas de seus
prestadores de serviços. Os prestadores deverão não mais simplesmente oferecer
aquilo que seus clientes estão requisitando, mas cada vez mais ajudá-los a entender
como eles devem atender aos desafios de suas equipes. O FM terá que “deixar o
porão e ir para a sala de reuniões”, ou, pelo menos, terá agora a oportunidade de
assim o fazer.

Parece que a forma de trabalhar, o local de trabalho, e a forma como instalações

dão suporte à estratégia da força de trabalho mudaram muito nos últimos 15 anos.
Tudo indica que estas mudanças vão se acelerar no futuro. Mas como? Este artigo
irá examinar como nossos padrões de trabalho estão mudando e como isso
provavelmente nos afetará no local de trabalho do futuro.
A grande mudança em nossos
padrões de trabalho
Os nossos padrões de trabalho, ou simplesmente “a forma como trabalhamos”,
mudaram drasticamente nos últimos 50 anos. O local de trabalho é hoje muito
diferente das linhas de montagem da Ford (produção) e dos escritórios, verdadeiras
fábricas de papel no início do século passado. Esta alteração pode ser melhor
descrita como evolutiva; porém, nos últimos 20 anos, houve um aumento na
velocidade em que as mudanças ocorrem.

Quatro grandes tendências afetam a forma como trabalhamos

Existem muitas razões pelas quais os nossos padrões de trabalho foram alterados.
Nós nos tornamos mais ricos, os consumidores estão exigindo novos tipos de
produtos e serviços que, por sua vez, exigem novos métodos de produção, e
buscamos constantemente aumentar a produtividade, o que desafia a nossa forma
de trabalhar e organizar. Além dessas razões, quatro fortes tendências tiveram um
impacto profundo na forma como trabalhamos: a ascensão dos “profissionais do
conhecimento”; o advento da TI e dos dispositivos móveis; uma nova geração de
trabalhadores – a Geração X e a Geração Y; e, finalmente, as exigências da
globalização. Cada uma dessas tendências será examinada individualmente abaixo.

1. Ascensão dos “profissionais do conhecimento”

Um profissional do conhecimento é um termo amplo que define um grupo de
indivíduos que são valorizados por sua capacidade de viabilizar e comunicar o
conhecimento dentro de uma área específica. Em resumo, os profissionais do
conhecimento ganham a vida pensando. Estes indivíduos usam suas habilidades de
pesquisa para definir um problema, identificar possíveis soluções, comunicar estas
informações e, em seguida, trabalhar em uma ou em várias destas possíveis
soluções. Seu trabalho não é um trabalho de rotina, e muitas vezes exige um grau
significativo de pensamento criativo.

Cuidar desses profissionais é extremamente importante. Peter Drucker afirma que

a contribuição mais importante da gestão no século 20 foi o aumento da
produtividade do trabalhador manual, e que a contribuição mais importante do
século 21 foi um aumento de produtividade semelhante no trabalho de
conhecimento e dos profissionais do conhecimento. As empresas que possuem em
seu negócio o conhecimento intensivo são as empresas mais bem sucedidas e as
que mais crescem na maioria das principais economias de hoje.

Da mesma forma que é praticamente impossível criar uma única linha de produção
que funcione para vários tipos de produção, é também impossível conceber
espaços de trabalho adequados para todos os tipos de profissionais do
conhecimento. O design do ambiente de trabalho deve não só ser adaptado às
necessidades específicas do trabalho, mas também atender às preferências
individuais e pessoais, o que torna a segmentação dos profissionais do
conhecimento mais complicada.
O trabalho com o conhecimento é flexível, e os profissionais do conhecimento
tendem, mais ​​do que outros tipos de trabalhadores, a trabalhar em casa e a
terem mais mobilidade. Isso frequentemente nos leva ao erro de supor que o
ambiente de trabalho físico não é importante para eles. Em um estudo de 2002,
profissionais do conhecimento de 41 empresas foram entrevistados para identificar
formas de melhorar o seu desempenho, e tópicos relativos ao ambiente físico de
trabalho foram constantemente citados.
2. O surgimento de novas tecnologias

Tecnologia da informação e as soluções móveis tiveram uma influência profunda

sobre a forma como trabalhamos. O desenvolvimento foi exponencial nos últimos
30 anos, e as pesquisas sugerem que este avanço exponencial irá continuar nos
próximos 15 anos, pelo menos, gerando ainda mais avanços em várias áreas.
É difícil saber quais tecnologias poderão surgir, e que impacto terão efetivamente
nos negócios e nas nossas formas de trabalho. As coisas acontecem muito rápido
hoje: mais de quatro bilhões de pessoas agora têm telefone celular, e os telefones
estão ficando cada vez mais inteligentes. Algumas tecnologias emergentes, porém,
estão hoje tão avançadas que já podemos avaliar a sua possível influência:

O reconhecimento de voz e a tradução em tempo real possibilitarão a

comunicação em línguas diferentes. O Google está em um estágio avançado de
desenvolvimento do software que permite a tradução, em tempo real, de uma
chamada de celular, o que possibilita duas pessoas conversarem em duas
línguas diferentes, onde cada idioma é traduzido para o outro em uma
conversa contínua.

A inteligência artificial e a robótica provavelmente iram progredir ainda

mais, permitindo que dispositivos inteligentes possam analisar e tomar decisões
sem a interferência humana em áreas hoje impensáveis
"Internet das Coisas" - um termo criado para reconhecer quando os
dispositivos se tornam parte de uma rede, capazes de capturar, calcular,
comunicar e colaborar uns com os outros. Espera-se que os dispositivos
embarcados com sensores, atuadores e capacidades de comunicação em breve
irão transmitir informações e serem capazes de efetuar mudanças no ambiente
automaticamente (Bughin et al., 2010).

"Dados grandes". Hoje, o volume de dados dobra a cada 18 meses. A maioria

das empresas trabalha arduamente para recolher e classificar os dados,
analisá-los de forma proativa, utilizá-los e ter ideias a partir deles. Maior poder
de processamento e softwares de reconhecimento de padrões mais avançados
e inteligentes permitirão às empresas lidar com um maior volume de dados.

Tecnologias de colaboração estão ainda, em muitos aspectos, na infância;

espera-se, porém, que cresçam pelo menos 20% ao ano nos próximos cinco
anos nas áreas de vídeo e web conferência. Novas soluções em tecnologias de
colaboração irão aumentar os benefícios de se trabalhar junto em locais
diferentes.

A rede das organizações vai empurrar as fronteiras da organização ao utilizar

o conhecimento de empregados e parceiros que oferecem conhecimentos e
experiências de formas novas. Embora o uso de empregados contratados ou
temporários já seja uma prática bem estabelecida, os avanços tecnológicos
permitirão que as organizações possam alavancar ainda mais “talentos
geminados”.
Embora seja difícil prever com exatidão quais tecnologias irão predominar no futuro,
é evidente que a dependência na localização física irá diminuir. Funcionários, e os
profisisonais do conhecimento em particular, terão mais liberdade para trabalhar
onde quiserem, ao invés de ter de vir ao escritório todas as manhãs.
Os empregadores terão que se concentrar mais em criar ambientes de trabalho que
estimulem a criatividade, o desempenho, e a satisfação desses profissionais, uma
vez que a localização e os escritórios tradicionais se tornarão coisa do passado.

3. Da Geração X para a Geração Y

Geração X - ou apenas Gen X, como é tradicionalmente referida - descreve o grupo
demográfico que veio após os “Baby Boomers”. Essas pessoas nasceram entre o
início dos anos 60 e os anos 80, estão agora na faixa dos 40 anos, e ocupam
muitos cargos importantes na sociedade de hoje. Eles foram os principais
impulsionadores das mudanças em nossos padrões de trabalho nos últimos 20 anos.

Geração Y - por vezes referida como “Millennials” - descreve o grupo demográfico

que seguiu a Geração X. Qualquer empresa que queira atrair e reter talentos deste
grande e importante segmento deve prestar atenção às suas necessidades e desejos.

Para entender como os padrões de trabalho vão mudar no futuro, é necessário

compreender o que a Geração Y quer de seu local de trabalho. É claro que é difícil de
descrever uma classe tão grande, mas algumas características gerais são
frequentemente usadas (Kane, 2011):

Experts em Tecnologia. Eles cresceram com a tecnologia e não conseguem se

lembrar do tempo em que não havia celulares ou internet. Eles têm múltiplos
dispositivos: laptops, smartphones, consoles de jogos, TVs inteligentes, etc., e
estão ligados 24 horas por dia na internet. Eles se comunicam com amigos e
colegas em muitas plataformas diferentes ao mesmo tempo. Sua capacidade de
utilizar a tecnologia para se comunicar eficazmente torna os locais de trabalho
remotos possíveis e até desejáveis.

Desejo por Atenção. Eles exigem (e precisam) de atenção sob a forma de

orientação e feedback, assim como atenção para o seu desempenho. Boa
liderança e foco no desenvolvimento pessoal dos indivíduos são essenciais. O
local de trabalho deve proporcionar meios para satisfazer essa necessidade.

Voltados para Equipe. Eles valorizam trabalho em equipe e buscam o

comentário de outros. Ao contrário da Geração X, a Geração Y é hábil no
trabalho em equipe, e não quer apenas ser envolvida e incluída, mas tem prazer
em incluir novos integrantes.

Realizadores. A Geração Y é muito confiante, ambiciosa e realizadora. Eles

esperam muito de seus empregadores, buscam ativamente novos desafios, e
não têm medo de questionar pessoas, processos ou cultura. Mais que um
emprego, eles querem uma carreira. São movidos não tanto pelo dinheiro, mas
pelo senso de missão e pelo desejo de alcançar um sentido para a vida.
 Centrados na Família. Apesar de serem ambiciosos e realizadores, eles estão
dispostos a trocar salários mais elevados por horários flexíveis e um melhor
equilíbrio entre trabalho e família.
A Geração Y quer coisas (completamente) diferentes do seu trabalho e do seu local
de trabalho. As pesquisas sugerem que a maior lacuna nas expectativas
relacionadas a trabalho está entre as pessoas com menos de 30 e mais de 45 anos.
Horários e locais de trabalho flexíveis são importantes; 85% da Geração Y quer
gastar de 30% a 70% de seu horário trabalhando em casa. Outras diferenças
quanto ao que se espera do trabalho são a flexibilidade, um senso de
missão/significado, ambientes ricos em tecnologia, e foco na carreira individual.
O enorme afluxo de trabalhadores da Geração Y certamente afetará a forma como
trabalhamos.

4. A globalização e a pressão para executar

Globalização quer dizer um número crescente de países participando da economia
mundial. Ela está mudando o padrão do comércio mundial, mas as mudanças vão
além da simples troca de mercadorias. 0s países estão se abrindo para terem maior
contato e assim permitir o livre fluxo de bens, serviços, pessoas e tecnologias. As
pessoas do mundo todo estão conectadas umas às outras, a informação e dinheiro
fluem como nunca se viu antes, e os bens produzidos em uma parte do mundo
estão disponíveis no mundo todo.

A globalização afeta o modo como trabalhamos, de duas formas diferentes. Em

primeiro lugar, a globalização afeta a disponibilidade de talento – há mais talento
disponível. A força de trabalho nos países em desenvolvimento está se tornando
mais qualificada, e cada vez mais engajada e sofisticada em suas atividades.
Apesar da rápida expansão da oferta de trabalhadores altamente qualificados, a
maioria dos executivos acredita existir uma grande competição para atrair e reter
os grandes talentos para sua estratégia de concorrência. Mais recursos corporativos
estão sendo utilizados para atrair, reter e desenvolver talentos internacionais.

O projeto dos postos de trabalho, das funções, e de como o trabalho é realizado

são largamente afetados pelo fato do talento estar mais disperso geograficamente.
As pessoas trabalharão com colegas que nunca viram, em contextos com os quais
não estão familiarizados, e em línguas que não dominam.

A segunda maneira pela qual a globalização afeta o trabalho é a crescente pressão

pelo desempenho. Antes da década de 80, as empresas produziram bens e tinham
um mercado interno seguro, com concorrência limitada. Hoje, produtos similares
são vendidos a preços semelhantes ou mais baratos, com o mesmo serviço, ou
melhor, e a inovação é copiada pela concorrência em semanas. Isto significa que o
desempenho e a produtividade são prioridades, e somente as poucas empresas que
conseguem constantemente melhorar a sua competitividade vão sobreviver. Isso
implica em uma pressão constante na forma como o trabalho é realizado, bem
como coloca a terceirização e “deslocalização” na agenda estratégica de qualquer
empresa.
Novos padrões nas formas de trabalho
Estas quatro tendências afetaram, e continuarão a afetar, a forma como
trabalhamos, o local onde trabalhamos e a forma como usamos o espaço e
instalações que dão suporte ao nosso trabalho. A tabela 1 ilustra como o trabalho
mudou em três dimensões: como trabalhamos, onde trabalhamos e nosso uso do
espaço.

Tabela 1: Novas formas de trabalho

Convencional (1970-1995) Novo (1995-2020)

Processos rotineiros Trabalho de conhecimento criativo

Tarefas individuais Grupo, equipes e projetos
Como trabalhamos
Sozinho Interativo
Locais Redes
Central Disperso
Transporte Comunicações
Onde trabalhamos Escritório Vários locais, incluindo a casa
Uma mesa por pessoa Espaços múltiplos, compartilhados
Padrões espaciais hierárquicos Espaço diversificado, baseado em tarefas

Das nove as cinco em um só lugar Em qualquer lugar, a qualquer hora

Utilização do espaço Subutilização Padrão variado de utilização
ao longo do tempo de alta densidade
Próprio Compartilhado
Fonte: J. Worthington

O modo como trabalhamos está mudando consistentemente, de trabalhos de

rotina, individuais, para trabalhos baseados em projetos criativos. Os funcionários
trabalham mais em grupos e equipes, resolvendo problemas complexos em equipes
constituídas por diferentes tipos de pessoas e competências. Os problemas são
frequentemente únicos e requerem pensamento e processos de trabalho
divergentes e criativos.

Além disso, os locais onde trabalhamos estão mudando. Historicamente, o trabalho

era realizado em um escritório central (geralmente grandes sedes), o que exigia
uma quantidade significativa de tempo para deslocamentos e viagens. Hoje, o
trabalho é realizado em vários locais, inclusive em casa, e as ferramentas de
comunicação desempenham um papel significativo.
A forma como usamos nosso espaço de trabalho também está mudando.
Historicamente, os funcionários tinham uma mesa designada, e a alocação do
espaço era de acordo com a classificação/cargo na hierarquia da empresa. A sala
do vice-presidente era significativamente maior do que a sala do trainee. As mesas
eram geralmente subutilizadas (ver também a Figura 2 abaixo). Agora, os
escritórios são construídos com estações de trabalho compartilhadas, onde os
funcionários geralmente não têm mesa fixa, com salas flexíveis destinadas a serem
usadas a qualquer momento em diferentes situações.
"As novas formas de trabalhar" vem evoluindo há algum tempo, e muitas dessas
tendências já afetaram muitos trabalhadores em muitos países. Para alguns, as
novas formas de trabalho já são uma realidade. Embora isto seja verdade para uma
minoria, o real impacto das mudanças só será sentido na próxima década,
inicialmente nas economias desenvolvidas, mas também por uma grande parte dos
trabalhadores em muitos países em desenvolvimento.
Estamos agora na era do trabalho distribuído (Keable & Marmot, 2011). O trabalho
deixou de ser uma atividade contínua, de tempo integral, realizada em escritório,
para se tornar uma atividade virtual, remota, móvel e distribuída. E as instalações
devem se adaptar para viabilizar essa nova realidade. Na verdade, o conceito de
“instalações” será ampliado, deixando de ser simplesmente “edifícios contendo
espaços”. Os espaços serão confrontados com quatro demandas (Harrison et
al, 2005.):

1. Capacidade de interagir (visual, física e virtualmente);

2. Agilidade (flexível e adaptável à mudança);

3. Diversificado (possibilitar uma série de atividades e funções);

4. Capacidade (efetivamente atender às exigências físicas e virtuais do usuário).

Os edifícios vão ficar mais inteligentes, equipados com uma série de tecnologias.
Os edifícios serão capazes de informar quais áreas necessitam de serviço ou reparo.
Por exemplo, sensores serão capazes de monitorar as temperaturas corporais dos
empregados e ajustar a climatização conforme a necessidade. Isto significa que os
edifícios terão de ser construídos de modo a atender às necessidades específicas do
ocupante.

Por fim, acreditamos que a agenda de sustentabilidade vai continuar, a um nível

ainda mais elevado. Até o momento, essa agenda tem sido impulsionada mais pela
imagem do que pelo desejo de minimizar o impacto sobre o meio ambiente. Isso
irá mudar. A sustentabilidade será uma questão prioritária não só para a construção
do edifício, mas também para a sua localização (quantos quilômetros os
funcionários terão de dirigir), para os serviços que utiliza e para a previsão da vida
útil das instalações (abordagem do ciclo de vida).
Impacto no Facilities Management
As empresas estão sendo pressionadas para criar e desenvolver uma estratégia para
atrair e reter talentos, bem como para melhorar a produtividade e o desempenho.
Para tanto, a gestão de propriedades corporativas (Corporate Real State) e o
gerenciamento de instalação (Facility Management) devem responder pro
ativamente às “Novas Formas de Trabalho” dos funcionários, e pro ativamente dar
suporte à força de trabalho.

As novas formas de trabalho e seu impacto sobre as instalações irão influenciar o

FM de, pelo menos, sete maneiras:

1. De fornecedor passivo para parceiro estratégico proativo

A estratégia do local de trabalho terá um papel significativo para as organizações

em seus esforços para atrair e reter talentos e manter-se competitiva. Isso vai além
da implantação de ativos tradicionais e gestão de instalações, abrangendo a
utilização do espaço (no sentido mais amplo da palavra) com maior eficiência e
eficácia para o benefício de todos os interessados. Isso representa uma ampliação
do papel do FM, e requer uma estreita colaboração com outras funções de apoio,
como RH e TI.

A estratégia do local de trabalho deve estar alinhada com, e dar suporte, a

estratégia global da empresa. Isto pode ser alcançado através de ferramentas como
o “Balanced Scorecard”, que também pode ajudar a identificar melhor os
benchmarks de FM. As métricas tradicionais de FM adicionam pouco valor
estratégico, e novos e relevantes “KPIs” devem ser utilizados. O FM deve medir o
seu impacto sobre os resultados, tais como capacidade e velocidade de criação de
conhecimento; impacto (do ambiente de escritório) na produtividade e na inovação
do funcionário; impacto na cultura; satisfação do cliente, e capacidade de
adaptação às mudanças no ambiente externo (Turnbull et al. , 2011).

O FM não tem sido historicamente muito estratégico, e os esforços para tentar

integrar o FM com outras funções de serviços internos, como RH, TI, jurídico e
financeiro, através de conceitos como "serviços compartilhados", têm sido
infrutíferos. Embora o serviço compartilhado ganhe alguma tração, o FM não está
sempre presente, e raramente é o principal condutor.
Os prestadores de serviço de FM serão cada vez mais solicitados a participar de
forma proativa na concepção e realização da estratégia do local de trabalho.
Fornecedores externos geralmente têm melhor conhecimento da área de negócios,
conhecimento este necessário para apoiar a divisão FM em sua formulação de
estratégia. O fornecedor de serviços também pode ter uma melhor compreensão
operacional do serviço nas instalações, e, portanto, conhecimento das necessidades
e possibilidades das instalações existentes. Os clientes devem alavancar esse
conhecimento.

2. Criar Valor - e não (apenas) reduzir de custos

O FM tem historicamente focado fortemente em custos, e passou a maior parte de

seu tempo tentando descobrir como obter “mais por menos”. O corte de custos
continuará a dominar a agenda, e as oportunidades para custos de ocupação cada
vez menores são amplas (ver '4: Melhor uso do espaço ", abaixo). No entanto, ao
mudar o foco de custos para valor, o FM tornará a sua missão mais ampla e
estratégica do que anteriormente.

3. Soluções Sustentáveis

A sustentabilidade é hoje uma questão estratégica importante em todas as áreas de

negócios e, provavelmente, crucial nas áreas de gestão imobiliária corporativa e
gerenciamento de instalações. Isto não é de se surpreender, dado que os edifícios
representam quase 40% do uso global de energia e cerca de 50% dos resíduos nos
aterros dos Estados Unidos. Os edifícios (principalmente sistemas de HVAC)
consomem cerca de 75% de toda a eletricidade nos EUA, e são responsáveis por
quase 40% das emissões de carbono (Jaspers & Teicholz, 2011).

As responsabilidades do FM quanto à sustentabilidade estão aumentando.

A maioria dos gerentes de 'facilities' são responsáveis pelo gerenciamento de
energia, saúde e segurança, gerenciamento de resíduos, reciclagem, consumo de
água e gestão de emissões de carbono. Estas responsabilidades aumentaram nos
últimos 10 anos e continuarão a expandir na próxima década. O treinamento de
funcionários na manutenção de um ambiente de trabalho sustentável é exemplo
de uma nova responsabilidade para muitos profissionais de FM.
Como a questão da sustentabilidade está em alta, até mesmo para diretoria, o FM
passará a sofrer, cada vez mais pressão para fornecer soluções sustentáveis em
todas as plataformas e atividades, bem como promover uma redução significativa
nos níveis de consumo de energia e água, geração de resíduos e emissões de
carbono. Novas tecnologias vão ajudar o FM a realizar essa tarefa. Modelos de
planejamento de energia informatizados de toda a carteira de imóveis e de todos
os sistemas do edifício vão reduzir o consumo total de energia. Com essas
tecnologias emergentes será possível agendar o consumo de energia de ativos com
base na disponibilidade de energia verde.
O FM será forçado a repensar todos os seus ativos e sistemas existentes em uma
estrutura sustentável, inclusive realizar avaliações do ciclo de vida e assumir a
gestão do ciclo de vida do edifício. Pressões por parte das partes interessadas e
preocupações com custo vão aumentar (hoje, o principal motor para a
implementação de práticas sustentáveis ​​é a "Imagem Corporativa" e a
"Legislação"; redução de custos e pressões das partes interessadas têm menor
relevância). O FM corporativo deve exigir que todas as soluções fornecidas pelos
fornecedores externos sejam sustentáveis, bem como que os KPIs para a redução
contínua de resíduos e emissões de carbono sejam parte integrante de qualquer
contrato com fornecedor.

4. Melhor uso do espaço

Hoje, as taxas de utilização do espaço de escritório são bastante baixas para a

maioria das empresas. Vários estudos mostram que a taxa média de utilização
(máxima) do espaço de escritório ao longo do dia é de 45% a 50% apenas. Isso é
resultado da combinação de dois fatores: os trabalhadores não estão no escritório
naquele dia (aprox. 20%), e uma grande parte dos funcionários está apenas
temporariamente ocupando suas mesas ou está presente no escritório naquele dia
(ver figura 2).
Figura 2: Taxa média de utilização de mesas

Na mesa Temporariamente desocupado Vazio

Fonte: Michael Bedford & David Tong

 Figura 2:

As taxas de utilização podem ser aumentadas significativamente, e os custos

reduzidos consideravelmente, adotando-se novos projetos para o espaço de
trabalho. Estações de trabalho flexíveis, a estratégia de local de trabalho distribuído
e a estratégia de local de trabalho móvel são apenas algumas das formas de se
maximizar o valor das propriedades atuais. O reinvestimento pode ser focado em
propostas como "menos espaço, porém espaço melhor" (Bowen & Hood, 2011).

Um estudo de caso do Ministério do interior no Reino Unido ilustra este potencial

(IFMA, 2011). O ministério do interior estava planejando mudar sete edifícios para
duas instalações. Seu objetivo era economizar dinheiro e energia introduzindo um
ambiente de trabalho totalmente flexível, com poucas mesas fixas. O estudo da
utilização realizado antes da mudança das 2.500 mesas, revelou uma taxa de
ocupação de 56%. Os funcionários foram treinados no novo ambiente de trabalho,
foi introduzida uma etiqueta de ambiente de trabalho básica para que as pessoas
entendessem que trabalhar em um espaço flexível era aceitável, e três estilos de
trabalho foram introduzidos: fixo, móvel dentro do escritório (o padrão), e móvel
fora do escritório. Um novo software foi introduzido para permitir o máximo de
flexibilidade dentro das equipes, e novas soluções foram introduzidas para que os
funcionários pudessem trabalhar em PCs e laptops.

O resultado da mudança foi um aumento na taxa de utilização de 80%, uma

relação de compartilhamento de mesa de 8:10, suporte para cerca de 4.940
funcionários no interior do edifício (em comparação aos 3.800 anteriores), e uma
queda no custo de FM por ocupante de 20%.

Curiosamente, no caso do ministério do interior, o provedor de FM teve um

aumento de carga de trabalho. As expectativas dos trabalhadores quanto à
quantidade e à velocidade do trabalho cresceram. Além disso, mais pessoas
trabalhando com o mesmo número de mesas fez com que houvesse uma utilização
mais intensiva dos andares; impressoras, copiadoras e PCs quebraram com maior
frequência, e os coletores de lixo tiveram que ser esvaziados e banheiros limpos
com maior frequência.
5. A importância da Tecnologia

A mudança de foco do local de trabalho para o espaço de trabalho pressupõe que

os profissionais de FM deixem de pensar somente em termos de edifícios e incluam
a tecnologia em seus serviços. Para os profissionais do conhecimento, em particular,
a ideia de trabalho inclui conceitos tais como local de trabalho virtual, que se insere
no domínio de FM e deve fazer parte do pacote de serviços ofertados. As áreas de
TI desempenham um papel crucial na criação e manutenção de um espaço de
trabalho virtual - os dispositivos, a conectividade de rede e as aplicações, mas FM
(e RH) também são importantes.

A tecnologia é importante para os profissionais de FM por duas razões. Primeiro,

porque ela afeta tanto a forma como executamos nosso trabalho quanto o local
onde trabalhamos. Novos e diferentes tipos de locais de trabalho surgirão, tais como
local de trabalho atribuído, local de trabalho compartilhado, home office, local de
trabalho virtual e escritório flexível. O FM deve compreender e responder pró
ativamente a isso; Segundo, os profissionais de FM devem usar a tecnologia para
tornar esses ambientes/espaços eficientes e eficazes, utilizando todas as tecnologias
disponíveis para dar apoio aos funcionários.

Muitas tecnologias de FM já estão disponíveis, e elas devem ser utilizadas e

aproveitadas de forma otimizada. Tecnologias novas e emergentes são facilmente
encontradas, e devem ser avaliadas e adotadas quando disponíveis.
Jaspers & Teicholz (2011) listam uma série de tecnologias atuais e emergentes em FM:

Atual:

Levantamento do Sistema Construtivo (BIM - Building Information

Modelling): é uma ferramenta de colaboração em tempo real para arquitetos,
engenheiros e empreiteiros possibilitando a gestão ágil de projetos de
construção ou renovação de edifícios. Ela cria uma representação em 3D do
edifício. Pode cortar drasticamente os custos para CRE, bem como para FM.

Sistemas de Automação Predial (BAS - Building Automation Systems):

controlam os sistemas do edifício quanto a clima, iluminação e segurança. Os
padrões abertos deste sistema permitem conectar diferentes provedores. Novas
gerações de BAS podem otimizar a eficiência de equipamentos, energia e
pessoas de manutenção.
Sistemas de Gestão de Segurança de Acesso (ASMS - Access and
Security Management Systems): gerenciam perfis de acesso e cartões
inteligentes para o acesso a espaços dentro de edifícios. O ASMS sabe quantas
pessoas estão no edifício, onde eles estão, e estes dados podem gerar
informações sobre a capacidade no ambiente de trabalho para otimizar a
eficiência dos usuários.
Sistemas de Informação Geográfica (GIS - Geographic Information
Systems): armazenam e utilizam dados geográficos. Podem ser utilizados para
configurar os horários de trabalho de equipes geograficamente dispersas, e
para avaliar proposições na propriedade.

Sinalização Digital (Digital Signage): ajuda os funcionários a identificar onde

existe espaço de trabalho disponível. Isto é importante nos locais de trabalho
flexíveis, visto que o ganho de produtividade desta forma de trabalho é muitas
vezes perdido se ela não for utilizada de forma otimizada. Contudo, "por meio
da integração da sinalização digital com a gestão do espaço e com os sistemas
de reservas de local de trabalho, as pessoas podem verificar a disponibilidade
in-loco, bem como remotamente".

Sustentabilidade e Gestão de Energia no local de trabalho: edifícios

construídos com sistemas de gestão de energia informatizados para reduzir o
total de energia consumido.
Emergentes:

Aplicação de Sensor em Rede em Torno do Ambiente de Trabalho: inclui

sensores simples, como infravermelho, e sensores complexos, tais como
sensores de temperatura, vídeo e áudio. Os dados destes sensores são gravados,
computados e transmitidos para o restante do edifício inteligente.

Redes Inteligentes (Smart Grids): redes eletrônicas que podem

inteligentemente vincular a energia mais barata e natural para a rede de
equipamentos e consumi-la no momento em que a energia sustentável pode ser
gerada.

Identificação por Radio Frequência (RFID - Radio Frequency Identification):

pode ser utilizada em tempo real para a localização de pessoas e bens, e pode
ser combinada com sensores e o SIG (Sistemas de Informação Geográfica).

A tecnologia é um componente importante no empenho do FM para se tornar

mais eficiente e eficaz, e é essencial para responder às demandas das novas formas
de trabalho.
6.Tornando-se provedores de informação

Ao fazer uso da tecnologia para promover o desempenho dos funcionários, o FM

corporativo e os provedores de tecnologia passarão a ter muito mais dados sobre
os edifícios e, também, sobre os funcionários nestes edifícios. Estes dados podem
ser inicialmente simples, como localização ou composição, mas quando o FM
combinar as informações advindas de BIM, ASMS, RFID e BAS, certamente terá
dados valiosos.

Gerentes e o RH realizam pesquisas e fazem entrevistas com funcionários para

entender como eles interagem, trocam informações, network, e colaboram entre
si. Essas informações são importantes para o FM saber como melhorar o
desempenho, atrair talentos e aumentar a produtividade. O FM já está de posse de
alguns desses dados, e em breve será capaz de usar todas as informações e
mapeá-las, mostrando quem interage com quem, onde os funcionários interagem,
quanto tempo eles trabalham juntos, como se movem e falam, e quão confortáveis
se sentem durante suas interações. O FM vai saber como seus empregados
trabalham, sua produtividade, o que acham de seu ambiente de trabalho...
e muito mais.

No futuro, a proposta de valor do FM deixará de "simplesmente" gestão de ativos

e edifícios para se tornar gestão de espaços e, em última instância, suporte para o
desempenho dos funcionários. O FM já dispõe de alguns dados (quem se encontra
formalmente com quem, interna e externamente), mas ainda não utiliza essas
informações de forma pró ativa, e tampouco as considera seu produto principal.
Essa situação vai mudar.
7. Serviço Personalizado

Uma vez que a maioria dos edifícios são razoavelmente semelhantes, especialmente
no Reino Unido e na América do Norte, os prestadores de serviços têm, até agora,
oferecido um serviço padrão. Este serviço pode ser ajustado às solicitações
específicas dos clientes, e os ajustes são pequenos. Quando o FM mudar o seu foco,
de manutenção de edifícios para suporte a espaços de trabalho, essa situação vai
mudar. E vai mudar por três razões. Em primeiro lugar, os edifícios de apoio às
novas formas de trabalho serão mais adequados a sua finalidade e, portanto,
únicos de empresa para empresa. Em segundo lugar, os espaços de trabalho das
empresas serão mais individualizados que os seus edifícios. Finalmente, as
estratégias das empresas e, consequentemente, as suas estratégias para o ambiente
de trabalho irão diferir entre si. Os clientes, consequentemente, demandarão um
serviço perfeitamente adequado às suas necessidades específicas.

Os prestadores de serviços têm condição de oferecer esse serviço personalizado.

O desenvolvimento tecnológico, o maior o grau de especialização do FM, e o
profissionalismo do FM e também do setor de serviços permitirão oferecer serviços
mais personalizados com um pequeno aumento de custo. O provedor terá, porém,
que entender o negócio e estratégia de ambiente de trabalho em profundidade.

O serviço personalizado vai além da gestão de ativos e sistemas. Os clientes vão

exigir que o provedor entenda o seu negócio e treine os funcionários de linha de
frente.
Impacto na escolha do prestador
de serviços
O FM sofrerá uma série de pressões: mudança de hábitos de trabalho dos
empregados, demanda por uma abordagem mais estratégica, e uma sequência de
novas tecnologias. O FM Corporativo deve responder a todas essas frentes e, para
tanto, exigir mais de seus prestadores de serviços. Somente através do apoio e
alinhamento com os seus fornecedores o FM poderá agregar valor por meio de sua
estratégia de trabalho.

O prestador de serviços deve, no mínimo, cumprir os seguintes critérios:

Ter um foco estratégico;

Ser sustentável e eficaz;
Adotar novas tecnologias;
Compreender o planejamento do espaço;
Ser mais do que um mero prestador de serviços;
Oferecer um serviço personalizado.

Construir parcerias duradouras e sustentáveis com provedores de FM será um

componente-chave para o sucesso do espaço de trabalho. Encontrar o provedor
certo garantirá a contínua otimização do espaço de trabalho, acesso aos mais
recentes desenvolvimentos e às melhores práticas internacionais, bem como a
liberação de recursos para se concentrar no que é essencial (core) para a empresa,
inclusive a forma de atrair e reter talentos para o futuro.
Conclusão
A forma como trabalhamos mudou drasticamente nos últimos 50 anos. Isso afetou
a utilização de instalações, uma vez que elas dão suporte à forma como
trabalhamos. Estas mudanças prosseguirão, embora a uma velocidade maior, o
efeito sobre o Facility, CRE e FM será igualmente significativo. Os clientes devem
entender essas mudanças e, juntamente com os seus fornecedores externos,
estarem prontos para se adaptar às novas formas de trabalho.

Há muitas razões para a mudança nos padrões de trabalho. Quatro grandes

tendências têm um impacto significativo: 1) O aumento dos trabalhadores do
conhecimento, muito mais propensos a trabalhar em casa e com maior
mobilidade em geral. Seu ambiente de trabalho é o fator mais importante para o
seu desempenho. 2) O surgimento de novas tecnologias, influenciando
profundamente nossa forma de trabalhar ao diminuir nossa dependência da
localização física e nos dar mais liberdade para trabalharmos onde quisermos.
3) A entrada da Geração Y (nascidos 1983-2000) no mercado de trabalho.
Eles são experts em tecnologia, voltados para o trabalho em equipe, e centrados na
família. Querem coisas completamente diferentes do seu trabalho.
4) A globalização, que afeta a forma como trabalhamos, permitindo o acesso de
um grupo maior de talentos (global) e pressionando as organizações
por desempenho.

As novas formas de trabalho são caracterizadas por ser trabalho baseado

em projeto criativo. Os empregados trabalham mais em grupos e equipes,
resolvendo problemas complexos em equipes compostas por diferentes tipos de
pessoas e competências. O trabalho é realizado em vários locais, inclusive em casa,
e as ferramentas de comunicação desempenham um importante papel.
Os escritórios são construídos com estações de trabalho compartilhadas, onde os
funcionários frequentemente não têm mesa fixa, com salas flexíveis que podem se
adequar às tarefas, e ambientes de trabalho projetados para serem usados a
qualquer momento. Essa nova situação terá um grande impacto sobre a demanda
por instalações.

As novas formas de trabalho, e seu consequente impacto sobre as instalações, irá

afetar o FM de, no mínimo, sete maneiras:

Parceiro estratégico proativo. A estratégia para o local de trabalho deve ser a

utilização do espaço com maior eficiência e eficácia para o benefício de todos
os interessados. Deve estar alinhado com a estratégia global da empresa.

Foco na criação de valor. O FM tem historicamente focado demais em custos

e muito pouco em valor. O custo continuará a dominar a agenda, mas ao
enfocar valor, o FM terá uma missão mais estratégica e abrangente.

A sustentabilidade é um importante tema estratégico, visto que os edifícios

representam quase 40% do consumo global de energia. A responsabilidade
de FM sobre a sustentabilidade está aumentando, e a pressão para
promovê-la irá crescer ainda mais.
 Melhor utilização do espaço. As taxas de utilização do espaço podem ser
aumentadas através da adoção de novos modelos de espaço de trabalho, tais
como estações de trabalho flexíveis, estratégia de local de trabalho distribuído
e estratégia de local de trabalho móvel.

Uso da tecnologia. O FM deve usar a tecnologia para tornar esses

locais/espaços eficientes e eficazes, avaliando e adotando todas as tecnologias
disponíveis e emergentes.

Tornando-se provedores de informação. As grandes quantidades de dados

sobre edifícios e funcionários permitirão ao FM mapear visualmente quem
interage com quem, onde eles interagem, quanto tempo eles trabalham juntos,
como eles se movem e falam, e quão confortáveis eles se sentem durante as
suas interações.

Serviço personalizado. O FM deve mudar o foco de manutenção de edifícios

para suporte aos espaços de trabalho, e isso vai resultar em demanda por um
serviço mais personalizado, que satisfaça as necessidades específicas dos
clientes.

Essas pressões que CRE e FM enfrentam só poderão ser atendidas se houver apoio
e alinhamento com os fornecedores externos. Encontrar o provedor de FM certo
garantirá a contínua otimização do espaço de trabalho, acesso aos mais recentes
desenvolvimentos e às melhores práticas internacionais, bem como a liberação de
recursos para se concentrar no que é essencial para a empresa, inclusive a forma
de atrair e reter talentos para o futuro.
Referências
Bowen, M. & Hood, C. (2011). Implementing a Mobile Workplace Strategy. In:
Coles, D (eds.): Work on the Move – Driving Strategy and Change in Workplaces.
IFMA Foundation

Brown, P., Lauder, H. & Ashton, D. (2008) 'Education, Globalisation and the Future
of the Knowledge Economy', European Educational Research Journal, 7, 2, 131–56

Bughin, J., Chui, M. & Manyika, J. (2010). Clouds, big data and smart assets:
Ten tech-enabled business trends to watch. McKinsey Quarterly

Coles, D. (eds.) (2011). Work on the Move – Driving Strategy and Change in
Workplaces. IFMA Foundation

Davenport, T.H. (2000). Thinking for a living – how to get better performance and
results from knowledge workers. Harvard Business School Press

Duffy, F. (2008). Work and the City. London: Black Dog Publishing Limited

Harrison, A., Wheeler, P. & Whitehead, C. (eds.) (2005). The Distributed Workplace.
London: Taylor & Francis Group

ISS 2020 Vision – Scenarios for the Future for the Global FM Industry (2011)

Jaspers, E. & Teicholz, E. (2011). Technology and the Future of Facilities.

In: Coles, D (eds.): Work on the Move – Driving Strategy and Change in Workplaces.
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Kane, S. (2011). Generation Y. http://legalcareers.about.com/od/practicetips/a/

GenerationY.htm

Keable, E.B. & Marmot, A. (2011). Evolution of the workplace. In: Coles, D (eds.):
Work on the Move – Driving Strategy and Change in Workplaces. IFMA Foundation

Turnbull, P., Cimbalo, J., Doherty, P., Johnson, C., Nabholz, R., Norbut, D., Redlein,
A. & Sanquist, N. J. (2011). Workplace Strategy: What It Is and Why It's Important.
In: Coles, D (eds.): Work on the Move – Driving Strategy and Change in Workplaces.
IFMA Foundation

Worthington, J. (1997). Reinventing the Workplace. New York: Architectural Press

Perfis das empresas

Aspector A/S
A Aspector é uma empresa de consultoria em RH. Oferecemos serviços de capital humano, desenvolvimento de
estratégia de RH, cultura organizacional, gestão de mudanças, análise de impacto de valor em RH, auditorias de
RH & Capital Humano due diligence. Nosso objetivo é permitir que os nossos clientes alcancem seus objetivos
estratégicos de forma sustentável e rentável, alinhando as atividades de RH com a estratégia de negócios.
A Aspector está localizada em Aarhus, na Dinamarca, e dá suporte a clientes no mundo todo. Combinamos as
disciplinas objetivas de estratégia e finanças com as áreas sensíveis da psicologia e relações humanas. Esta
combinação oferece a melhor plataforma para uma gestão de RH eficaz. Acreditamos que todas as organizações
têm funcionários únicos em situações únicas, e nossa metodologia, abordagem e ferramentas são sempre
adaptadas a cada contexto específico.

Para mais informações sobre a Aspector, visite www.aspector.dk

ISS World Services A/S

O Grupo ISS foi fundado em Copenhagen em 1901 e cresceu para se tornar uma das principais empresas de
Facility Services do mundo. A ISS oferece uma ampla gama de serviços dentro das seguintes áreas de negócios:
serviços de limpeza, serviços de suporte, serviços a propriedades, serviços de alimentação, serviços de segurança
e serviços de gestão de instalações. As receitas do Grupo ISS foram de DKK 74 bilhões em 2010, e a ISS tem hoje
mais de 540.000 funcionários em 60 países da Europa, Ásia, América do Norte, América do Sul e Pacífico,
atendendo mais de 200.000 contratos em empresas diariamente.
Todos os dias, os funcionários da ISS criam valor, trabalhando como integrantes de nossos clientes.
Um componente-chave da estratégia de RH da ISS é desenvolver funcionários capacitados para todas as funções.
O espírito de equipe e a autogestão são incentivadas, bem como participação voluntária em treinamento
adicional e fluxos de trabalho multidisciplinares. Além do desenvolvimento de seus funcionários, a ISS garante a
conformidade com os regulamentos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA). Demonstramos nosso
compromisso ético e social através do Código de Conduta da ISS, a nossa filiação à UN Global Compact, e
honrando os princípios estabelecidos no acordo do Union International Network (UNI).

Para mais informações sobre o Grupo ISS, visite nosso site: www.issworld.com

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