GESTÃO

DE
PRODUTIVIDADE

CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO – PROSUB

PROFESSORA – LUCIANA NUNES

ALUNO:_________________________________________________________
 CONCEITO DE PRODUTIVIDADE
A produtividade é a qualidade daquilo que é produtivo. De acordo com o Dicionário da Língua
Portuguesa da Porto Editora, trata-se da eficiência na produção de algo, isto é, do rendimento,
ou da relação entre uma determinada quantidade produzida e do(s) fator(es) necessário(s)
para a obter.

Na economia, a produtividade é a relação entre aquilo que é produzido e os meios

empregues (mão-de-obra, materiais, energia, etc.). Por isso, associa-se a produtividade à
eficiência e ao tempo: quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido,
mais produtivo será o sistema.

Através da produtividade, é possível avaliar a capacidade de um sistema para elaborar

os produtos e o grau em que são aproveitados os recursos. A melhor produtividade constitui
maior rentabilidade para uma empresa. É nesse sentido que a gestão da qualidade contribui
para que uma empresa consiga incrementar a sua produtividade.

Numa indústria, por exemplo, é considerada produtiva aquela equipe que consegue
produzir mais produtos com menos recursos e num tempo mais reduzido, usando
determinadas estratégias para isso. Logo, com a produtividade, essa equipe tem uma
capacidade de produção elevada.

A produtividade global é uma noção utilizada pelas grandes empresas para melhorar a
produtividade através do estudo dos seus fatores determinantes e dos elementos/membros
que intervêm nas mesmas. Neste sentido, as novas tecnologias, a organização do trabalho e
do pessoal, o estudo dos ciclos e a distribuição fazem parte da análise.

A produtividade laboral, por outro lado, consiste no aumento ou na diminuição do

rendimento, o que se reflete nas variações do trabalho, no capital, na técnica ou noutro
qualquer fator.

Por fim, a produtividade total dos fatores diz respeito ao rendimento do processo económico
medido em unidades físicas ou monetárias, por relação entre fatores aplicados e produtos
obtidos.

Há quem confunda a produtividade com o fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas
não é bem assim. Uma pessoa produtiva mantém o foco numa tarefa e a concluiu com êxito e
qualidade. Mas quando essa pessoa decide fazer várias coisas ao mesmo tempo, então divide
seu foco com essas variadas tarefas e isso tende a reduzir sua produtividade. Uma pessoa
que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo é chamada de “multitarefa”.

A produtividade é uma forma de otimização não apenas de tempo, mas também os

recursos. Desse modo, ela trata-se de fazer mais tarefas num menor tempo possível. Mas é
importante ainda que se saiba que a produtividade está relacionada com o planejamento. Uma
pessoa consegue executar mais e melhor suas tarefas se houver um planejamento, sendo isso
tão importante quanto a execução da tarefa propriamente dita.

Mas é importante que não se confunda produtividade com produção.

Enquanto produção diz respeito aos resultados, a capacidade que uma pessoa ou um grupo
de pessoas possui para realizar determinada coisa, a produtividade diz respeito aos meios
para conseguir tais resultados, envolvendo aqui processos, estratégias, ferramentas e
pessoas para se chegar até esse fim.

Mas a produtividade não está presente apenas no âmbito das empresas, uma pessoa
pode ainda ser produtiva nos afazeres domésticos, nos estudos, etc.

https://conceito.de/produtividade

Publicado: 2012 / Atualizado: 2021

A HISTÓRIA DA PRODUTIVIDADE

O termo produtividade foi utilizado pela primeira vez, de maneira formal, em um artigo
do economista francês Quesnay em 1766. Passado mais de um século, em 1883, outro
economista francês, Littre, usou o termo com o sentido de capacidade para produzir.
Entretanto, somente no começo deste século o termo assumiu o significado da relação entre
o produzido e os recursos empregados para produzi-lo.
No inicio do século XX Henry Ford cria a linha de produção, revolucionando os métodos
e processos produtivos até então existentes. Surge então o conceito de produção em massa,
caracterizada por grandes volumes de produtos. Esta metodologia de fabricação trouxe
consigo princípios inovadores relacionados com a melhoria da produtividade por meio de
novos conceitos e técnicas de gestão das atividades.

Em 1950 a Comunidade Econômica Europeia apresentou uma definição formal de

produtividade como sendo o quociente obtido pela divisão do produzido por um dos fatores de
produção. Dessa forma, pode-se falar da produtividade do capital, das matérias-primas, da
mão de obra, materiais, energia, etc. Por isso, associa-se a produtividade à eficiência e ao
tempo: quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido, mais produtivo
será o sistema.
Através da produtividade, é possível avaliar a capacidade de um sistema para elaborar
os produtos e o grau em que são aproveitados os recursos.

O grau de produtividade da mão de obra, equipamento, processo, etc, é um dos

melhores indicadores para aferir a performance organizacional como eficiência e eficácia do
mesmo.

A produtividade é considerada por muitos o melhor indicador para se comparar a

eficácia da gestão. Uma empresa com acrescidos resultados na sua produtividade é uma
entidade mais eficiente, com melhor utilização dos seus recursos e que atinge melhores
resultados, tendo assim maiores chances de prosperar no futuro.

Alguns dos fatores que impulsionam a produtividade são a qualificação profissional por
meio de investimentos em educação, a aquisição e produção de tecnologia, bem como a
diminuição de burocracia, investimento permanente em infraestrutura, e a competitividade
externa.

https://omeugestor.com.br/blog/

GESTÃO DE PRODUTIVIDADE

Ter uma equipe mais produtiva é um desejo de todos os gestores de equipes nas empresas.
Porém, para que isso ocorra, o gestor precisa ser estratégico e desenvolver nos colaboradores
um espírito que faça com que eles se sintam entusiasmados em realizar as suas atividades de
trabalho na empresa. Mas como fazer uma gestão de produtividade eficiente? Que tarefas
devem ser feitas para isso? E por que desenvolver ações desse tipo é tão importante?
Responderemos a essas questões nos tópicos a seguir!

O que é a gestão de produtividade?

A gestão de produtividade pode ser definida como um conjunto de táticas que os líderes das
empresas desenvolvem para que os seus colaboradores se sintam mais motivados e
engajados com o trabalho. A ideia é que as pessoas compreendam a importância do seu
trabalho na empresa e o executem de forma otimizada, produzindo mais e gerando mais
lucros não só para a organização, mas também para eles. Afinal, se a empresa vai bem, pode
pagar salários maiores para a sua equipe.

Qual é a importância de trabalhar a gestão de produtividade na equipe?

Os gestores precisam entender que, sem produtividade e eficiência nos processos, as

organizações não são bem-sucedidas no mercado e podem até mesmo deixar de sobreviver.
Gareth Morgan, no livro “Imagens da Organização” faz uma analogia entre empresas e
organismos vivos. Para ele, assim como os seres vivos nascem, crescem, se desenvolvem e
morrem, o mesmo ocorre com as empresas. Porém, assim como uma pessoa tem uma vida
mais longa quando adota uma rotina saudável, com uma boa alimentação e praticando
exercícios físicos, o mesmo ocorre com as empresas. A gestão da produtividade, portanto,
contribui para que a empresa mantenha-se em crescimento e desenvolvimento, deixando cada
vez mais distante o seu término ou “morte”.

Como desenvolver a gestão de produtividade na empresa?

Para desenvolver a gestão de produtividade, existem algumas boas práticas que podem ser
colocadas em ação nas empresas. Elas devem ser estimuladas pelos líderes e praticadas por
todos na empresa.

Estabeleça metas

As empresas precisam estabelecer metas e premiar os colaboradores quando elas forem

atingidas. Essa é uma boa técnica para motivar os funcionários a produzirem mais e
desafiarem a si mesmos. As metas, no entanto, precisam ser plausíveis e com base em
métricas anteriores. Isso não quer dizer que elas devem ser fáceis! Porém, não é
recomendado criar objetivos impossíveis de serem atingidos. Se isso acontecer, os
colaboradores podem se sentir

enganados e a estratégia ter efeito contrário. Ou seja, a produtividade diminuir em vez de

aumentar.

Forneça ferramentas e infraestrutura adequadas

Mesmo que o seu time seja muito eficiente, ele precisa ter as ferramentas adequadas para
desenvolver as suas atividades. Pouco adianta ter uma equipe muito engajada e não ter bons
softwares de gestão na empresa, por exemplo. Na área de TI isso é ainda mais acentuado,
uma vez que se trata de um setor em que as inovações são constantes e que novidades
surgem a todo instante. Por isso, é preciso estar sempre de olho nas tendências tecnológicas
e fornecer as melhores ferramentas e uma infraestrutura adequada para que os colaboradores
desenvolvam as suas atividades.

Realize reuniões regulares

Também é importante que o gestor faça reuniões regulares com os seus funcionários. Esses
encontros devem acontecer pelo menos uma vez por semana, para que sejam tratados
assuntos relacionados aos trabalhos que foram realizados no período e o que deverá ser feito
a seguir. Nessas reuniões é importante reservar um espaço para que os colaboradores
possam se manifestar. É necessário, também, aproveitar o espaço para dar feedbacks para
as demandas levantadas pelos colaboradores.

Afaste as distrações

O gestor precisa estar empenhado em desenvolver um ambiente de trabalho saudável e livre

de distrações. Em reuniões, por exemplo, os mensageiros instantâneos podem ser desligados
para evitar que elas demorem mais do que realmente precisam. O mesmo vale para as
ligações telefônicas, que podem deixar de ser repassadas pelas secretárias quando o gestor
está em reunião ou se um trabalho muito importante está sendo realizado pela equipe.

Ofereça oportunidades de desenvolvimento

É necessário que as empresas que querem crescer ofereçam oportunidades de

desenvolvimento aos colaboradores. Isso se justifica porque, assim como os diretores desejam
que a organização cresça, os funcionários também têm as suas ambições. O ideal é que se
tenha na empresa uma política clara de cargos e salários, para que todos saibam as
habilidades que devem ser desenvolvidas e o que precisa ser feito para que cresçam
profissionalmente. Isso fará com que as equipes se sintam mais engajadas e produtivas.

Reduza as tarefas desnecessárias

Você já parou para pensar que muitas atividades burocráticas que são realizadas nas
empresas podem ser desnecessárias? As aprovações e grandes reuniões para decidir por
desenvolver ou não um projeto são um exemplo disso. Em muitos casos, se o funcionário
tivesse mais autonomia, uma grande parte das etapas dos projetos poderiam ser puladas e a
empresa seria mais produtiva. Pense nisso e veja se não é interessante dar mais liberdade
para que os colaboradores tomem pequenas decisões sozinhos.

Automatize tarefas

Assim como algumas tarefas desnecessárias podem deixar de ser feitas, outras podem ser
automatizadas para que se realizem com mais rapidez. Imagine que você precisa fazer um
inventário completo das linhas telefônicas da empresa, por exemplo. Nesse caso, se fosse
analisar todas as faturas dos telefones da empresa de forma manual, perderia muito tempo.
Porém, pode-se automatizar essa atividade com o uso de softwares. Esse é apenas um
exemplo e inúmeras outras atividades podem ser automatizadas com o auxílio da tecnologia,
por meio de softwares e aplicativos que facilitam o dia a dia empresarial. Ter uma gestão de
produtividade adequada, como você pode perceber, é demasiadamente importante para as
empresas. Por isso, coloque as nossas dicas em prática e tenha uma equipe muito mais
eficiente e produtiva

Gestão de produtividade: saiba como ter uma equipe mais eficiente! (navita.com.br)

Produtividade no trabalho: por que é importante ter

controle?
Você sabe qual é o significado de produtividade no trabalho? Intuitivamente, pensamos
que o conceito quer dizer aumento da produção, fazer mais com menos recursos ou menos
tempo. Na verdade, essa variável está relacionada a boa utilização dos recursos disponíveis
na empresa, entre eles, a mão de obra. Caso o resultado seja positivo, então, podemos dizer
que o negócio é produtivo.

Toda empresa busca meios para atingir melhores resultados. Por isso, ter controle
sobre a produtividade dos colaboradores é fundamental para o crescimento. Neste artigo
produzido pelo Tangerino você vai entender a importância da produtividade no trabalho e de
ter controle sobre o que seus colaboradores estão produzindo. Vamos lá!

Importância da produtividade no trabalho

A busca pela produtividade e a urgência em extrair o máximo de cada pessoa é uma

dinâmica comum no ambiente de trabalho. No entanto, de nada adianta produzir muito se o
nível de qualidade não é satisfatório. Caso isso aconteça, o diferencial competitivo cai e a
concorrência encontra oportunidade para sair na frente.

A produtividade proporciona muitas vantagens para a empresa, veja só:

• uso consciente dos recursos para atingir o nível de qualidade desejado; •

redução dos custos de operação;
• expansão no mercado e aumento do número de colaboradores;
• diferencial competitivo.

Saber quais atividades estão sendo realizadas, acompanhar os resultados e a performance

individual dos membros da equipe é o papel de um bom gestor. Mas, é importante reconhecer
que esse trabalho não deve ser focado somente na redução de tempo.

Cada pessoa tem o seu próprio timing para concluir uma atividade com sucesso, por isso a
importância de conhecer e fazer uma gestão comportamental para gerar mais produtividade no
trabalho sem desgaste profissional.

Porque controlar a produtividade na sua empresa?

Expandir um negócio e aumentar o faturamento requer produtividade. Para fazer mais e
melhor é preciso controlar as atividades e os fluxos de trabalho da equipe. O gestor que tem
controle da produtividade da sua equipe consegue identificar os entraves da eficiência e
também os pontos positivos que podem ser estimulados.

Dessa forma, o primeiro passo para melhorar o rendimento do negócio e acompanhar o dia a
dia da sua equipe e fazer um controle realmente efetivo, e isso também inclui o monitoramento
da jornada de trabalho.

O que deve ser avaliado no controle de produtividade?

Para fazer um controle de produtividade realmente efetivo é necessário definir os indicadores

que serão acompanhados diariamente ou na periodicidade que você achar melhor, conforme a
especificidade do seu negócio.

Agora, conheça três indicadores para avaliar o desempenho das pessoas e dos processos na
sua empresa:

1. Quantidade x qualidade

A produtividade deve estar sempre alinhada com a qualidade do produto ou serviço oferecido.
Pois, de nada adianta produzir mais em menos tempo se essa característica for deixada de
lado.

No planejamento das atividades é importante definir os parâmetros de qualidade, quantidade e

tempo esperado para a execução das tarefas, produção de artigos ou prestação de serviços.
Depois, divulgue os indicadores escolhidos aos envolvidos para que todos conheçam o padrão
que será seguido.

2. Tempo de execução

O tempo de execução é um importante indicador de capacidade. Então, nesse caso, para

medir a produtividade no trabalho você deve contabilizar a quantidade de produção em um
determinado período.

Por exemplo, quantos candidatos você consegue entrevistar em um dia? Esse indicador é
importante para mostrar o tempo que um processo seletivo pode durar e apontar se está na
hora de procurar uma solução para deixar o recrutamento e seleção mais eficiente e moderno.

3. Metas alcançadas

Para trabalhar em prol dos objetivos da empresa os colaboradores devem saber quais são as
metas desejadas, visto que esse é um elemento que estimula a motivação e a produtividade
contínua.

Mas, para que haja um efeito positivo sobre a rotina de trabalho, as metas criadas não podem
ser abusivas. Por esse motivo, elabore metas claras, mensuráveis, realistas e temporais,
possibilitando a sua realização.
Depois de definir e efetivar os indicadores de desempenho é vez de analisar os resultados
encontrados. Assim, será possível definir padrões de produtividade que se encaixam na
realidade da sua empresa.

Como favorecer a produtividade no trabalho?

Você já entendeu a importância de ter a produtividade no trabalho sob controle. Agora é o

momento de conhecer as melhores práticas para criar um ambiente propício ao rendimento.
Acompanhe!

Invista em tecnologia

Se a sua empresa não investe em tecnologia, então, tenha certeza de que vocês estão
perdendo tempo de trabalho. Hoje em dia é fundamental adotar ferramentas que otimização e
automação para garantir agilidade nos processos e segurança das informações.

Substituir as atividades repetitivas e que consomem muito tempo pela automação da área de
RH, por exemplo, garante que os afazeres sejam feitos de maneira mais rápida com o uso de
softwares e aplicativos.

Faça o controle da jornada de trabalho

Para garantir a produtividade no trabalho você precisa saber se os colaboradores estão

cumprindo os horários conforme o combinado. Em razão disso, fazer o controle da jornada de
trabalho é fundamental, além de ser uma obrigação para as empresas com mais de 20
colaboradores.

O ponto digital para empresas é uma alternativa para o controle feito manualmente ou em
relógios de ponto. Uma solução totalmente segura e antifraudes, prevista pela portaria 373 do
Ministério do Trabalho, para deixar a gestão de pessoas bastante eficiente.

Utilize ferramentas de controle de produtividade

Saber o que está sendo feito e em quanto tempo é uma das maneiras de mensurar a
produtividade no trabalho. Para isso, você pode adotar gerenciadores de tarefas para controlar
as atividades e medir as horas investidas em cada uma.

Em vez de preencher planilhas, busque soluções modernas, como o check-in de atividades

com timesheet, integrado a própria ferramenta de controle de ponto.

Realize reuniões periódicas

Fazer reuniões periodicamente com a equipe é uma boa metodologia para aumentar a
produtividade no trabalho. Nesse momento você pode repassar recomendações, orientar os
colaboradores, transmitir informações importantes e dar feedbacks .

As reuniões também podem ser aproveitadas para esclarecer dúvidas e alinhar as

expectativas. Adote essa prática na sua rotina corporativa para melhorar a comunicação e
deixar os processos mais eficazes.
A produtividade no trabalho é o elemento que vai ajudar a sua empresa a crescer e
proporcionar uma boa experiência ao público. Neste post você aprendeu a importância de ter
controle sobre o que os colaboradores estão fazendo, agora é hora de implementar os
indicadores e as ações que favorecem o rendimento da equipe!

Produtividade no trabalho: Por que é importante ter controle? (solides.com.br)

AVALIAÇÃO DE PRODUTIVIDADE
O que é a avaliação de produtividade?

Na prática, a avaliação de produtividade nada mais é do que uma ferramenta de gestão de

pessoas, utilizada por meio de critérios bem definidos e de métricas para avaliar o
desempenho individual dos colaboradores, bem como a performance coletiva de toda equipe.

Com a avaliação de produtividade, é possível a empresa identificar vários fatores relacionados

aos colaboradores, às equipes de cada setor, aos processos internos e à cultura
organizacional.

É muito importante destacar que essa avaliação precisa estar em conformidade com a política
de pessoal do departamento de Recursos Humanos (RH) e respeitar as especificidades de
cada cargo, e características dos colaboradores.

Quais aspectos dos colaboradores podem ser avaliados?

Essa pergunta é central no processo de avaliação, não é verdade? Em síntese, podemos

elencar 5 aspectos fundamentais que podem ser avaliados em relação à produtividade de
cada colaborador:

1. A postura profissional diante de suas responsabilidades e compromissos;

2. O conhecimento técnico sobre seus processos de trabalho (aqui podem ser incluídos o
domínio teórico e prático das atividades, as habilidades e a experiência na função);
3. O relacionamento interpessoal com os colegas;
4. A capacidade socioemocional para enfrentar e resolver problemas;
5. Os resultados obtidos por meio do trabalho.

Mas cuidado, alguns desses aspectos podem levar a análises subjetivas, o que não é
recomendável. Por isso, se for necessário, foque apenas nas variáveis que podem ser
quantificáveis e render avaliações objetivas.
Qual é a importância de avaliar a produtividade dos colaboradores?

A avaliação da produtividade dos colaboradores e da empresa como um todo é muito

importante. Em uma gestão de equipe, tudo o que é feito precisa ser mensurável e avaliado. É
necessário ter o controle desses resultados para saber se o negócio vai bem ou não e quais
as razões dos números serem positivos ou negativos.

Além do mais, os gestores passam a entender melhor os processos, as atividades e os

colaboradores, tendo assim mais capacidade para tomar decisões relevantes e eficientes.

A seguir, citamos alguns dos benefícios de saber como avaliar a produtividade.

Aumento da produtividade

Quando a empresa avalia a produtividade dos colaboradores, ela consegue identificar se os

resultados estão acima ou abaixo da meta. Em ambas as situações, o gestor consegue
verificar quais os fatores estão influenciando nos números. Com isso, visualizando o
problema, ele consegue interferir para melhorar o ambiente e reverter a situação.

Maior comprometimento

A avaliação, se feita do modo certo, com profissionalismo, também tende a aumentar o

comprometimento dos colaboradores com os resultados da empresa. Sabe aquela “pressão”
positiva que nos ajuda a melhorar a performance? Pois bem, ela ajuda a tirar um agente da
zona de conforto e potencializa sua motivação.

Identificação de pontos fortes e a melhorar

Como vimos em um dos tópicos anteriores, a avaliação da produtividade permite que os

gestores visualizem o que está dando certo e o que precisa ser melhorado. Esse
conhecimento é fundamental, pois vai embasar decisões para enfrentar determinados
problemas.

Feedbacks construtivos e crescimento conjunto

Outro benefício de saber como fazer avaliação de produtividade é a concessão de feedbacks

construtivos, que contribui para a melhora do desempenho do colaborador. Além disso, esse
tipo de avaliação permite um crescimento conjunto entre colaborador e empresa, uma vez que
todos saem ganhando nesse processo.

Como avaliar a produtividade dos colaboradores?

Mas como avaliar a produtividade dos colaboradores na prática, afinal? É essa pergunta que
você deve estar fazendo agora, não é mesmo? Veja nossas dicas a seguir!

Defina critérios objetivos de avaliação de desempenho

Em primeiro lugar, é preciso definir critérios objetivos de avaliação. Em que pese a

particularidade de cada empresa e de seus respetivos setores e cargos profissionais, é
necessário saber o que avaliar.

Por exemplo, uma empresa de atendimento ao cliente pode querer saber quantos
atendimentos são realizados por mês? Qual é a taxa de resolução desses atendimentos?
Qual é o percentual

de abandono? Quantos clientes gostaram ou não dos atendimentos? Qual é o tempo médio de
espera? Entre outros exemplos.

Realize um acompanhamento constante dos trabalhos

O segundo passo consiste em acompanhar esses resultados constantemente (e de perto).

Esse posicionamento traz credibilidade à avaliação, pois o colaborador constata que o gestor,
de fato, assistiu ao seu trabalho, verificou o dia a dia, o contexto e a complexidade das
atividades — tornando a análise mais justa.

Conte com indicadores de desempenho

O terceiro passo é estabelecer os indicadores de desempenho para fazer o acompanhamento

dos resultados e, a partir deles, realizar a avaliação. Os indicadores são elementos cruciais
para avaliar a produtividade dos colaboradores.

Como avaliar a produtividade dos colaboradores? Descubra aqui! (movidesk.com)

INDICADORES DE PRODUTIVIDADE

Indicadores de produtividade dão a medida exata da eficácia e eficiência dos processos nas
empresas. Certamente a melhor palavra para definir os indicadores de produtividade é
eficiência.

Indicadores de produtividade são ferramentas aplicadas frequentemente na gestão de

negócios, com o intuito de avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas.
Basicamente, eles servem para mensurar a quantidade de recursos que as empresas utilizam
para gerar um determinado produto ou serviço.

Através de um controle efetivo dos processos e com dados confiáveis e sempre atualizados,
os indicadores de produtividade permitem identificar e corrigir com antecedência eventuais
problemas e anomalias nas atividades organizacionais, prevenindo e evitando prejuízos para
os clientes e para o próprio negócio.

Entenda como funcionam os indicadores de produtividade

A importância dos indicadores de produtividade reside na avaliação e quantificação precisa

que eles fornecem da relação de “esforços empregados X produtos e serviços gerados”.
O ideal é sempre utilizá-los conjuntamente aos indicadores de qualidade, criando o cenário
ideal para o crescimento e desenvolvimento da organização.

Os indicadores de produtividade funcionam basicamente da seguinte maneira: primeiro é

estabelecido um índice padrão para o processo que será avaliado, depois o resultado obtido
na medição deste mesmo processo é ponderado, e por fim faz-se a comparação detalhada
entre ambos. A chamada “eficiência dos processos” é justamente o quociente desta relação.

Diferentemente dos resultados apresentados pelos indicadores de qualidade, que sempre vêm
em números percentuais, os indicadores de produtividade apresentam o quociente direto
entre duas diferentes unidades de medida: uma que mensura os recursos aplicados e outra
que quantifica as saídas produzidas.

Tendo isso em mente, é de suma importância para os gestores e demais profissionais

envolvidos identificar e documentar detalhadamente todos os recursos e saídas envolvidos no
processo cujo qual a produtividade se deseja medir, caso contrário os resultados aferidos não
corresponderão à realidade e todo o planejamento, desempenho e crescimento da empresa
poderá ser comprometido.

Conhecer os processos da empresa também é essencial pelo fato de que, muitas vezes, a
saída de um determinado processo pode ser um recurso importante para outro. Um exemplo
disso são treinamentos e palestras (processos) com o intuito de capacitar colaboradores
(saídas), que ao participarem destes eventos se transformam em recursos a serem utilizados
nos demais processos da organização.

Indicadores de Produtividade: o que são e como funcionam? (venki.com.br)

TIPOS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE

Os indicadores de produtividade, também conhecidos como indicadores de

desempenho ou KPIs (Key Performance Indicator), não se referem apenas à quantidade de
resultado que uma empresa apresenta, mas também à qualidade de seu serviço ou produto.
Nesse caso, é preciso que estejam alinhados com os objetivos da organização.

Uma empresa se torna produtiva quando é capaz de gerar produtos/serviços em menor

tempo –sem abrir mão da qualidade –, porém isso só é possível quando há processos bem
estruturados e alinhados com o negócio. Eles servirão para medir se os processos estão
funcionando, tornando a empresa competitiva perante às concorrentes.

No momento de adotar esses indicadores, deve-se olhar para os processos e para os

departamentos, podendo-se estabelecer indicadores gerais e outros mais segmentados, sem
perder a visão sistêmica. Em suma, isso quer dizer que podem ser adotados diferentes
indicadores para cada processo, desde que eles ajudem a manter os objetivos da empresa.

Tais KPIs devem conseguir mensurar os recursos empregados e os resultados do

processo, assim como os esforços empregados X produtos e serviços gerados, chegando ao
resultado de produtividade, que deve ser adequado ao processo e conhecido por todos os
envolvidos a fim de garantir melhores resultados.

Ao obter um resultado positivo, sabe-se que a medição ficou acima das metas pré
estabelecidas e é determinada a eficiência do processo. O contrário também pode ocorrer e,
nesse caso, será necessário rever tanto os processos quanto os indicadores para descobrir
onde estão as falhas e realizar os ajustes necessários.

Se o objetivo é conseguir bons resultados, adotar o indicador de produtividade mais

adequado para cada situação é apenas o primeiro passo para começar com o pé direito, então
veja alguns deles e avalie qual o melhor para o seu negócio.

Exemplos de Indicadores de produtividade

O indicador de produtividade compara os recursos com a entrega. Um bom exemplo seria

comparar dois digitadores. Em uma hora, o digitador A consegue fazer 30 relatórios, enquanto
o digitador B faz 25. Logo é possível perceber que o A consegue ser mais produtivo, ou seja,
produz mais resultados no mesmo tempo quando comparado ao B. Porém esse não é o único
jeito de fazer essa indicação. Conheça alguns indicadores de produtividade abaixo:

1 – Indicadores de qualidade
Esses podem ser bastante variados e irão medir se o resultado final está seguindo padrões
pré estabelecidos pela empresa ou exigidos pelos clientes. Uma empresa que faz entregas
tem como padrão de qualidade entregar 95% delas dentro do prazo estabelecido. Se isso for
feito, os indicadores de qualidade estão de acordo com os da empresa, porém, esses 5% que
não receberam sua encomenda dentro do prazo terão uma percepção diferente de qualidade.
É preciso se atentar nesse ponto para não distorcer a qualidade percebida da qualidade
medida.

2 – Indicadores de capacidade
Nesse caso, mede-se a quantidade produzida em um determinado período de tempo. Uma
empresa que produz embalagens plásticas, sabe que a capacidade de sua máquina é de
produzir 400 embalagens/dia.Esse indicador é importante para indicar o tempo que um
processo pode durar, afinal, a capacidade precisa ser respeitada.

3 – Indicadores estratégicos
Eles ajudarão a mensurar se as metas e objetivos estão sendo atingidos. Uma empresa que
tem uma meta de venda de 1200 peças por ano, sabe que deve realizar uma venda média de
100 peças por mês. Se em janeiro ela vender 180 peças, significa que esse indicador
estratégico foi superado, mas se no mês seguinte a venda for de 80 peças, ele não foi
atingido, porém a média ainda estará acima das expectativas.
Dessa forma é possível acompanhar melhor os negócios e saber se os processos estão sendo
eficazes para que se atinja um determinado objetivo.
Quando se vê que as vendas estão ficando somente abaixo do esperado, pode-se mudar as
estratégias de vendas.

4 – Indicadores de lucratividade
Ter resultados positivos nas vendas nem sempre basta, porque o lucro é calculado de acordo
com sua porcentagem de lucratividade. Se a empresa investiu R$ 100.000,00 e teve um lucro
bruto de R$ 5.000,00, quer dizer que ganhou 5%.
Porém, o fato desse percentual ser positivo, não significa que seja bom nem que vai sobrar
dinheiro, pois se há gastos fixos e variáveis de R$ 10.000,00 naquele mês, o lucro bruto devia
ser, ao menos, de 10% para pagar as contas e pelo menos, 11% para que houvesse 1% de
lucro líquido, ou seja, para que ‘sobrasse’ um pouco de dinheiro.
Através desse indicador você pode analisar seu lucro líquido e adequá-lo à realidade da
empresa.

5 – Indicadores de competitividade
Visam avaliar a posição da sua empresa em relação aos concorrentes. Eles podem ser feitos
utilizando o market share, comparando não apenas valores do percentual do mercado que a
sua empresa ocupa.
Se a sua empresa vende velas aromatizadas, será bem provável que a sua participação no
mercado seja pequena porque existe muita concorrência e os consumidores não fazem tanta
questão da marca.
Já se trabalha com um item mais exclusivo, como venda de carros importados, sua
concorrência será menor, mas para garantir uma boa fatia do mercado precisará se destacar.

6 – Indicadores de turnover
Eles demonstram a rotatividade de seus colaboradores, ou seja, quantos funcionários
entraram e saíram da empresa em um determinado período de tempo. Quando elevado,
podem indicar problemas de liderança, ambiente de trabalho, baixos salários, entre outros.
Um alerta é que a parte produtiva da empresa, assim como os demais indicadores, depende
de pessoas e, quando elas não ficam na empresa por um tempo suficiente para se
capacitarem e aprenderem as tarefas, é comum que os demais indicadores de produtividade
caiam.

Benefícios em adotar indicadores de produtividade

Trabalhar com tais indicadores vai muito além de controlar o que está acontecendo na
empresa. Essa é uma forma de monitorar os processos, buscando otimizá-los para conseguir
atingir os objetivos estratégicos.
Com isso, consegue-se ter informações mais precisas e mensuráveis sobre cada etapa do
processo, permitindo que as tomadas de decisão sejam mais acertadas. Pode-se também
obter mais eficiência e eficácia, elevando a qualidade dos resultados finais e estabelecendo
padrões maiores, de acordo com as expectativas dos clientes.
Com os indicadores de produtividade fica mais nítido divulgar os resultados, afinal, tem-se
metas claras estabelecidas, permitindo que todos as entendam e trazendo mais transparência
às ações adotadas nas melhorias de processos. Mas, vale lembrar que, para que se consiga
usufruir desses benefícios é preciso que eles estejam alinhados com as etapas do processo.
 6 indicadores de produtividade empresarial | ADV Tecnologia

DIFERENÇA ENTRE PRODUÇÃO E PRODUTIVIDADE

Você sabe a diferença entre produção e produtividade?

Existe e muita diferença entre produção e produtividade. Na verdade essas duas

palavras andam juntas, mas não têm muita relação na hora de planejar uma estratégia
empresarial, por exemplo. É importante antes de tudo saber disso, para conseguir entender a
diferença entre produzir e ser produtivo.

Esse conceito de ligação entre produção e produtividade foi criado conforme o passar
dos anos e com isso se manteve a visão de que são a mesma coisa ou muitas vezes que uma
é o sinônimo da outra, o que não é verdade. Tendo em vista propor esse melhor entendimento,
vamos explicar neste post resumidamente, o conceito de Produção e Produtividade, bem como
a importância para as empresas. Confira!

Produção

A produção é todo o tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A
produção também está relacionada com a diferença entre o volume do que se produz em
relação aos bens consumidos, pois é o que determina o valor acrescentado a estes recursos,
apontando se haverá ou não lucro para a empresa.

Pode ser considerada uma medida de resultados, ou seja, um dado sobre o que foi produzido
em determinada empresa por um determinado período de tempo. Essas informações são
importantes para o planejamento e controle de produção (PCP), que controla futuramente a
atividade de decidir sobre o melhor uso dos recursos de produção.

A produção tem mais relação com o que deve ser feito, do que como deve ser feito. É de
grande importância que o entendimento sobre produção esteja envolto nesse sentido, pois
uma pessoa pode produzir em grande escala e mesmo assim não ser produtiva, é relativo.

Até mesmo porque muitas vezes quando é exigido o aumento da produção, se tem a
diminuição da produtividade, porque aumentam as horas de trabalho e a quantidade de
atividades que devem ser realizadas, afetando dessa forma a qualidade na hora da entrega e
outros fatores que estão relacionados e andam juntos com a produtividade.

Muita gente quando pensa em produção, associa a uma imagem de trabalho braçal, por
exemplo o que era muito feito antigamente. Porém, a produção hoje também é realizada na
internet, por meio dela que muitas atividades são executadas. Percebe-se também que em
muitas empresas existe um grande número de funcionários trabalhando, mas não existem
resultados significantes, enquanto em outras empresas pode-se ter um menor número de
trabalhadores e muito mais resultados.
Produtividade

A produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos
tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar de forma científica o uso de recursos
materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos. Para reduzir custos de produção, expandir
mercados, aumentar o número de empregados, lutar por
aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital,
do trabalho e dos consumidores.

Enquanto a produção está mais preocupada com a quantidade, a produtividade preocupa-se

mais com a qualidade do que é entregue. A produtividade tem como objetivo principal
estimular o trabalho e a busca por melhores resultados, com isso auxiliando para o
crescimento da empresa em sua totalidade.

Existem algumas ações que podem aumentar a produtividade, a primeira delas é identificar os
problemas, achar onde está o desperdício, seja de tempo, matéria prima ou qualidade e
aplicar os ajustes, as correções que são necessárias.

Criar um bom ambiente corporativo, limpo e organizado, que ofereça condições para que o
trabalho possa ser realizado, melhorar os canais de comunicações, seja comunicação interna
ou externa e investir em conhecimento, quanto mais você conhecer os detalhes do seu
negócio de forma aprofundada, mais chance de sucesso terá.

O que é mais importante, produção ou produtividade?

As duas. Você precisa ter tanto a produção quanto a produtividade na sua empresa, pois caso
uma não exista prejuízos vão acontecer e podem ser muito grandes, diminuindo resultados e
aumentando a busca incessante por um crescimento que demora um grande período de
tempo ou até mesmo não chega. Além disso, mesmo a produção não sendo sinônimo da
produtividade, ou ao contrário, elas andam juntas e para que tudo funcione corretamente elas
precisam estar em cooperação uma com a outra.

Os gestores e diretores de empresa devem saber que a equipe é a alma do negócio, portanto
uma equipe bem estruturada, que saiba produzir e ser produtiva é o que vai fazer os
resultados chegarem mais rápido. Por isso manter um diálogo claro entre direção e
colaboradores é primordial, dessa forma consegue se definir metas e objetivos que a empresa
e funcionários possuem.

Você sabe a diferença entre produção e produtividade? (administradores.com.br)

PRODUTIVIDADE TÓXICA
O que é produtividade tóxica?
Produtividade tóxica é um termo popular para sinalizar um excesso de preocupação e
dedicação ao trabalho. É uma maneira de trabalhar que busca otimizar o tempo sem levar em
consideração a saúde mental (e horas de descanso).
 Segundo especialistas em psicologia, esse tipo de prática tem se normalizado e sendo
entendido como um dos principais motivos pelos quais vemos aumentar os casos de doenças
como depressão, déficit de atenção com síndrome de hiperatividade, transtorno de
personalidade limítrofe, e a conhecida síndrome de burnout.

Além disso, o impacto pode se apresentar também no resto do corpo. O excesso de

cortisol também impede que nosso corpo produza serotonina, o hormônio responsável
pela sensação de bem-estar. Isso impede que a pessoa se sinta bem, piorando o estado
geral. Mais grave, o excesso de cortisol pode causar problemas cardíacos.

Como identificar esse fenômeno?

✔️ Excesso de culpa em relação ao trabalho;

✔️ Você sempre acha que deveria estar fazendo algo;
✔️ Você troca atividades de lazer pelo trabalho;
✔️ Você está o tempo todo ligado no celular e no computador, trabalhando;
✔️ Exaustão excessiva;
✔️ Seu dia de trabalho se estende com frequência;
✔️ Você trabalha em quase todos os finais de semana;

Por que é tão importante?

Essa produtividade tóxica pode causar diversos problemas a curto e longo prazo,
tornando as pessoas mais estressadas e, até mesmo, menos produtivas. Por isso, quando se
trata de trabalho, os colaboradores e organizações precisam ter consciência de que
descansar é essencial, assim como separar tempo para que as pessoas se "desliguem" do
trabalho.

Nesse aspecto, é particularmente importante ter atenção às tecnologias, que facilitam o

trabalho, mas podem invadir o tempo livre dos funcionários.

Além de tudo, é essencial incentivar esse debate com líderes e equipes, tendo em
mente que ser produtivo é positivo, mas que o excesso de trabalho não gera benefícios para
nenhuma parte. E, para se manter de fato produtivo, a pessoa precisa descansar, relaxar e
não pensar em trabalho.
 Benefícios como teleterapia com certeza ajudam na manutenção da saúde mental dos
funcionários, mas não são o suficiente para criar um ambiente harmônico e produtivo, para
isso, é preciso que exista uma cultura que valorize e cuide da saúde mental.

*Fonte:

https://brasil.elpais.com/c

ultura/2021-08-02/pande

mia-provoca-produtividade

-toxica-como-identifica-la-

e-se-libertar-dela.html

Vitalk | Produtividade Tóxica

GESTÃO DE TEMPO E PRODUTIVIDADE

Gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe, mas sim adquirir controle sobre
seu tempo disponível. Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Veja a seguir
como administrar melhor o seu tempo!

O que é gestão do tempo?

Atualmente, muitos são os ladrões da nossa atenção: redes sociais, smartphones e o

famigerado Whatsapp, e-mails sem fim e, não bastassem todas essas distrações tecnológicas,
ainda existem as muitas interrupções no trabalho, como os telefonemas e até colegas
solicitando nossa atenção.

Isso gera uma perda de tempo irreparável ao longo das nossas horas, dias e semanas. E de
tempos em tempos nos perguntamos: “Por que não consegui cumprir com minhas tarefas, se
não parei de trabalhar nem um minuto?”

Isso pode gerar frustração, cansaço e até serviço indo para casa com você no final do dia. E
isso apenas reforça a ideia de que você não tem uma gestão do tempo no trabalho.

A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntas, porque ser produtivo não tem nada
a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos resultados gerados nestas
horas.
Às vezes, duas horas extras com foco total no trabalho e livre de interrupções geram muito
mais produtividade do que 8 horas seguidas no horário comercial.

Esse resultado reflete uma boa gestão do tempo no trabalho, mas nem sempre conseguimos
tê-la e, nos perguntamos: por quê?

Uma pesquisa conduzida pela professora da Universidade da California de Irvine, Gloria Mark,
revela que cada vez que a pessoa é interrompida, ela leva cerca de 20 minutos para começar
a se concentrar novamente no assunto em que estava. E isso é terrível para a questão da
produtividade.

Essa pesquisa talvez comece a nos apresentar as respostas para aquelas perguntas sobre o
porquê de não conseguirmos terminar nossas tarefas.

Como gerir prazos curtos e apertados?

Atualmente, em tempos de prazos curtos e apertados, muito se fala em gerir bem suas horas.
Mas o que é gestão de tempo?

Gestão do tempo nada mais é que um ato ou processo de planejamento e execução do

controle consciente do tempo e das atividades. Você deve saber o quanto gastou e ainda vai
gastar para executar determinadas tarefas; se não sabe, planeje.

Na verdade, em qualquer área, a administração do tempo e organização são peças

fundamentais.

Por exemplo, se você está gerenciando um projeto vai querer encontrar a melhor forma de
executar o trabalho, ou então pensar em uma melhor forma de gestão do tempo em projetos,
considere utilizar algumas ferramentas de gestão, como um Modelo de Canvas, PM VISUAL,
Kanban ou Métodos Ágeis Scrum, que são elementos que podem otimizar muito o seu tempo
na etapa de planejamento.

O que faz você perder seu tempo?

No ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que cada colaborador
gera para sua organização.

Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas atividades. Entretanto, os
resultados negativos exigem que as prioridades sejam revistas para que o colaborador volte a
ser produtivo.

Muitas vezes, segue-se uma rotina diária previamente estabelecida pelo nosso senso crítico
de prioridade. Porém, quantas vezes se dá importância apenas àquilo que queremos? Por
isso, é muito importante prestar atenção naquilo que anda roubando seu tempo.

Os desperdícios de tempo podem ser divididos em duas origens: autogerados e gerados pelo
ambiente. Quantos e-mails sem importância você têm recebido? Quantas mensagens
respondeu pelo Whatsapp? Esses são desperdícios típicos da atualidade.

Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta um pouco de

atenção para notá-los:

Desorganização

Como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite que você encontre tudo o que
precisa facilmente?

Procrastinação

O quanto você adia suas ações? Isso é algo comum, porém torna-se um problema quando
impede o funcionamento normal de suas ações.

Incapacidade de dizer não

Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado. A
sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e por consequência, menor produtividade;

Ladrões de tempo

Quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais? Hoje
em dia é muito fácil se distrair e passar horas fazendo isso.

Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são mais difíceis de
serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões com stakeholders, conversas paralelas,
relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos.

Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho?

Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar a mão na massa. Há
algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua produtividade. Um fato muito
importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que há horários ao longo do dia em

que você produz mais. Alguns especialistas chamam isso de horário nobre. É aquele período
em que você sente que desempenha melhor suas atividades.

Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, à noite e até mesmo de
madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para realizar aquelas
atividades que merecem mais sua atenção.

Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta também é uma
dica que varia para cada pessoa.

Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso descobrir qual
funciona melhor para você. Os planos servem tanto para definição de prioridades quanto um
meio de consulta e referência. Além de servir como um ótimo organizador de tempo.

Planejamento de atividades e prioridades

Mas não basta planejar se você não souber como executar. Para um bom gerenciamento de
tempo, existe um método chamado “Sistema ABC de Prioridades”. Esse sistema é simples de
ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada atividade de seu planejamento, sendo:

A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica;

B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada
imediatamente; C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência.

Se você é líder de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizar suas tarefas. Possuir
metas claras auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determinada
atividade.

Mas, o grande segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na
mesma tarefa duas vezes. Fazer o certo da primeira vez impede que você tenha que fazer a
mesma tarefa novamente.

Como fazer a gestão do tempo?

Já para o dia a dia, vamos dar aqui algumas dicas de como fazer a gestão de tempo no
trabalho ou mesmo na sua via cotidiana para obter os resultados desejados, e ainda haja
tempo para você descansar, fazer uma academia ou ainda, se precisar, partir para outras
tarefas.

Assim sendo, aqui vão algumas sugestões de como administrar o tempo:

1. Diminua as distrações

Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, diminua o tempo perdido com
as distrações como Whats app, redes sociais e até a leitura indiscriminada dos e-mails
durante o dia inteiro.

Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alertas de e-mails, e

reservar um ou dois momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails ou mídias
sociais. Se você for um “viciado” no celular, sugiro se esforçar um pouco e mudar esse hábito,
que além de prejudicar a sua organização do tempo, afeta também a sua saúde.

2. Planejamento e Revisão semanal

Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e produtividade,
tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas atividades da semana,
analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.

Esse planejamento semanal poderá ser modificado, se necessário, com o decorrer da

semana. Eu, particularmente, gosto de fazer no domingo à noite – na hora do “Fantástico” –
30 ou 40 minutos são o suficiente para ter uma boa administração de tempo.

3. Faça uma agenda

Tenha uma agenda. É preciso ter uma agenda na qual você consiga enxergar os
compromissos do dia, da semana e até os mensais. Use uma agenda de papel ou eletrônica,
ou até uma planilha de gestão do tempo, para organizar melhor suas tarefas e o prazo que
têm para concluí-las.

Existem várias ferramentas que vão ajudá-lo nisso. Eu particularmente utilizo a agenda do
Google, sincronizada com o meu celular. Então, onde estou dá para saber rapidamente tudo o
que tenho programado até o ano que vem, dos compromissos que já tenho agendado.

Mais uma coisa: revise essa agenda todo dia no início da manhã ou no final do dia anterior
(preferível) já veja sua programação do dia que está por vir.

4. Tire as pendências da cabeça

Anote as pendências, para não ficar perdendo tempo pensando nelas - o que atrapalha muito
a sua produtividade - e escolha um momento para resolvê-las. Essas “pendências” ficam
ocupando um espaço importante do cérebro, cansa a cabeça e consome uma energia danada.
Só para você fazer um paralelo, é como o celular procurando sinal de wi-fi o tempo todo que
ele está ligado. Isso consome uma bateria danada, não é mesmo?

Para fazer isso – tirar as pendências da cabeça - você pode utilizar uma agenda de papel, o
celular, criar um grupo no Whatsapp só com você ou ainda, um aplicativo – eu utilizo por
exemplo o “To do ist”, mas existem vários outros aplicativos.

5. Faça agora e não deixe para amanhã

Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-mail urgente--,
faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não procrastinar”. Se for tomar um
tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo
para resolver a questão. Assim você consegue a otimização do tempo!

Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas
urgentes que você ainda não fez.

6. Tenha foco

Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa. Um estudo do
Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres comprovou que o estado multitarefa pode
reduzir até 40% da produtividade.

É aquela mesma história do “dirigir” e atender o celular, a atenção fica dividida e alguma parte
do que está sendo executado sai perdendo nisso. Neste caso, a atenção no trânsito – que
certamente que é o que merece uma prioridade nesse momento - é prejudicada.

Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo muitas coisas ao
mesmo tempo, saiba que vai acabar levando muito mais tempo para completar cada tarefa, do
que se tivesse fazendo uma a uma isoladamente.

7. Saiba priorizar

Analise suas tarefas do dia e siga o seu planejamento. Além disso, considere as prioridades:
saiba diferenciar o que é urgente e importante, importante e não urgente, e veja se não está
classificando algo como “urgente e não importante” e sair correndo ou colocando foco em algo
que não deveria.

Estudos mostram que a maioria das pessoas dedicam a maior parte do seu tempo no que é
“Importante e Urgente” o chamado “Fire Fighting” – ou seja, vive apagando incêndio. Para uma
boa gestão de tempo e produtividade, o ideal seria dedicar cerca de 70% naquilo que for
“Importante e Não urgente”. Sinal de Planejamento, organização, produtividade e eficiência.

8. Seja gestor do próprio tempo

Cuidados com os pedidos de atenção de “1 minutinho” de outras pessoas! Esses pedidos são
verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização do trabalho. Esse prazo nunca é
real, e pode levar 30 ou 40 preciosos minutos do tempo que você já não tinha. Organize essa
conversa, olhe para a sua agenda e veja onde você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o
seu planejamento.

Gestão do tempo e produtividade: 8 técnicas para administrar melhor sua vida (robsoncamargo.com.br)

GESTÃO DO TEMPO:

TÉCNICAS E FERRAMENTAS QUE VÃO AJUDAR VOCÊ

Você já teve aquela sensação de que as pessoas têm muito tempo sobrando, enquanto você
parece precisar de mais do que 24 horas por dia para fazer tudo o que planejou? É claro que
ninguém necessita do dia todo para cumprir as tarefas de rotina, mas esse sentimento é
comum quando existem falhas na gestão de tempo.

As habilidades para gerir melhor o tempo podem ser aprendidas por meio de técnicas, além do
mais algumas ferramentas são úteis para auxiliar a aplicação desses métodos, assim é
possível ganhar produtividade nas atividades diárias. Com uma agenda organizada,
realmente acaba sobrando tempo para o lazer, atividades físicas, passeio com a família etc.

Pensando em ajudá-lo na gestão do tempo, seja no âmbito pessoal, seja na vida profissional,
seja ainda nas atividades de estudos, separamos algumas dicas valiosas de técnicas e
ferramentas. Confira!

Por que a gestão de tempo é importante?

A palavra gestão está relacionada com a capacidade de administrar algo da melhor maneira
possível. Quando falamos em gerenciar o tempo, estamos tratando da escolha de
metodologias direcionadas para a organização do tempo, tudo isso no intuito de aumentar a
produtividade e a eficácia das tarefas do dia a dia.

Quando você não consegue gerenciar o seu tempo, dificilmente terá eficácia na gestão de
outras atividades. Nesse sentido, os principais benefícios são:

• pontualidade;
• disciplina;
• resultados positivos e rápidos;
• confiança;
• produtividade;
• menos estresse.

O objetivo é fazer tudo da melhor forma no menor tempo. Assim, os primeiros passos incluem
identificar:

• o que é mais importante;

• quantas horas você gasta para certas atividades;
 • quais tarefas podem ser solucionadas com rapidez;
• quais atividades vão exigir mais a sua atenção etc.

Nem sempre conseguimos mensurar essas ações, mas isso pode mudar quando você
conhece algumas técnicas e ferramentas de auxílio na gestão do tempo. Como veremos, elas
podem ser utilizadas para organizar as tarefas de casa, os estudos e a rotina de trabalho.

Quais as principais técnicas?

Além do planejamento, da definição de metas e objetivos, dos prazos e da organização de
tarefas de acordo com as suas prioridades, algumas técnicas foram desenvolvidas para que
tudo isso aconteça com eficácia. Conheça as mais utilizadas!

1. Pomodoro

A técnica pomodoro consiste na organização do tempo para as atividades diárias,

principalmente para quem não consegue manter a concentração. Para aplicá-la, basta
programar o cronômetro para tocar a cada 25 minutos, que é quando você terá 5 minutos de
descanso.

Esse é um tempo estimado no estudo para o desenvolvimento da técnica, porém, nada

impede que você estipule os minutos de acordo com a sua realidade. Enfim, comece fazendo
testes e lembre que o intervalo é para se desligar da atividade, mas tenha cuidado com
distrações, como as redes sociais, pois, sem ver, os 5 minutos se transformam em horas.

2. GTD

O método GTD é um aliado para quem tem muita coisa para fazer e não sabe ao certo por
qual caminho seguir para ser produtivo. A sigla significa Getting Things Done, que pode ser
traduzido para “a arte de fazer acontecer”, em português. E é literalmente isso que a técnica
propõe, por meio de 5 passos, são eles:

• capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, tirar da mente
para algum lugar seguro e com acesso rápido;
• esclarecer: analisar os dados levantados na etapa anterior e entender a demanda de
cada um deles;
• organizar: fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as
atividades;
• refletir: revisar, atualizar e ter uma perspectiva quanto à produtividade; • engajar: fazer
aquilo que realmente deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de
atenção no momento.

A ideia principal desse método é manter a mente tranquila em relação ao controle do que
precisa ser realizado dentro do tempo certo.

3. Kanban

A palavra Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”.
Na prática, o método é muito empregado na indústria para controlar o estoque. Como a
tradução sugere, os cartões servem para sinalizar, de maneira visual e simbólica, as ações e
tarefas.

Os post-its, usados para fazer anotações e deixar lembretes na rotina de várias pessoas, são
úteis nesse método. Eles podem ser removidos e indexados em diferentes lugares da sua
agenda ou do quadro de anotações de uma empresa.

Quais ferramentas auxiliam na gestão de tempo?

Para colocar as técnicas mencionadas em prática ou mesmo para você criar a sua própria
metodologia, algumas ferramentas foram desenvolvidas pensando na gestão do tempo.
Confira!

1. Evernote

Você já conheceu alguém que anota tudo, mas cada coisa em um lugar? O evernote é um
aplicativo desenvolvido para organizar as informações pessoais por meio de anotações em um
só espaço. Está disponível para Android, iOS, Windows Phone, Windows, MacOS e Web.

2. Google Calendar

O Google Calendar também é uma ferramenta disponível para computadores e smartphones.

A sua vantagem é a facilidade para usar e controlar suas atividades diárias. Ele funciona como
uma agenda física, porém, no meio virtual, o acesso é rápido e pode ser feito de qualquer
lugar.

3. Trello

Este é um aplicativo para gerenciamento de projetos, funcionando como um planner, em que

você coloca seus objetivos, metas e suas listas de tarefas. Essas informações podem ser
compartilhadas com outras pessoas, o que facilita o trabalho em equipe, por exemplo.

4. Be Focused

O Be Focused é um aplicativo com o mesmo propósito da técnica pomodoro, podendo ser

usado para manter o foco em determinado período com descansos curtos. Ele é quem vai
controlar o seu tempo de atividade e seu intervalo, ajudando a manter a concentração por mais
tempo.

5. Asana

O Asana também é um gerenciador de projetos eficaz para quem quer organizar a rotina. Ele
pode ser compartilhado entre equipes de trabalho e tem funcionalidades para garantir que as
tarefas sejam entregues no prazo.

Como vimos, as técnicas e as ferramentas para ajudar na gestão de tempo são úteis para
quem quer aumentar a produtividade em diferentes âmbitos da vida. Elas podem ser
adaptadas para a sua realidade. Enfim, nos estudos, elas ajudam a organizar melhor a rotina
de provas e atividades; na vida pessoal, o lazer e os encontros com amigos não ficam em
segundo plano; enquanto no trabalho, o dia a dia fica mais produtivo.
 Gestão do tempo: 3 técnicas e 5 ferramentas que vão ajudar você – Blog da ENS

PRIORIDADE X URGÊNCIA X IMPORTÂNCIA

Em se tratando de Problemas, existem alguns conceitos que precisam ser usados
corretamente a fim de organizar de maneira eficaz os esforços de solução. Trata-se de
Prioridade, Urgência e Importância.

No linguajar trivial estes três conceitos são usados de maneira intercambiável sem prejuízo do
entendimento. Seu filho fazer o dever de casa é algo importante, mas se você disser que é
urgente o entendimento será o mesmo. Sua esposa pode te pedir para ir no supermercado
antes de qualquer coisa (prioridade) porque é importante trazer o peixe fresco no início da
manhã.

Note como esses três conceitos parecem tão similares que transmitem todos a mesma ideia.
“Isto é prioritário!”, “Isto é urgente!” e “Isto é importante!” têm praticamente o mesmo
significado. Isso funciona em nossas vidas cotidianas sem pensarmos muito na diferença
entre eles.

Entretanto, em um ambiente profissional, que exija que ações sejam efetuadas precisamente,
que energia seja focada claramente em certas ações e em uma determinada ordem, é
essencial saber diferenciar cada um desses conceitos.

Prioridade

Este conceito é o mais simples. O objetivo de entender prioridade, urgência e importância visa
unicamente estabelecer uma prioridade para um grupo de tarefas. Prioridade é simplesmente
o que vai ser feito primeiro, o lugar onde a energia da empresa precisa ser focalizada antes
dos demais.

É impossível fazer mais que uma coisa ao mesmo tempo. Mesmo quando alguém diz que faz
multitarefa, no microcosmo esta pessoa está primeiro focando na tarefa A, e rapidamente foca
na tarefa B, para voltar para a tarefa A. Mesmo se esse movimento for rápido, a prioridade é
clara: primeiro fez A, depois B e retornou para A. Em nenhum momento as tarefas A e B foram
feitas ao mesmo tempo, sempre uma delas estava com a prioridade.

Assim, o conceito de prioridade é simplesmente “o que será feito em primeiro lugar”.

Urgência

Este conceito está intimamente ligado a tempo. Urgente é algo que grita por atenção porque
tem um tempo limite para ser feito. Algo urge por atenção, algo urge por prioridade. Se for
ultrapassado aquele tempo limite, não faz mais sentido dar prioridade a tal tarefa, por mais
insignificante que ela seja.

Um telefone tocando no meio de uma reunião chama por atenção. Quem nunca parou
rapidamente para checar quem estava telefonando, nem que seja para desligar o telefone e
retornar depois? Pois bem, nesses poucos segundos o telefone se transformou em sua
prioridade, por mais significativa que fosse a reunião onde você estava. Você inclusive parou
de focar na reunião para checar o telefone. Ele era algo tão urgente que se tornou sua
prioridade momentânea.

Importância
Finalmente, este conceito refere-se a impacto, ao tamanho do risco envolvido em não priorizar
tal assunto. Se urgência chama por prioridade devido ao tempo limite que ele impõe, a
importância chama por prioridade pelo impacto do assunto em questão.

É importante fazer exercícios regularmente, mas você pode esperar alguns dias se estiver
com algum projeto atrasado. Importante mas não urgente.

Com os conceitos mais claros em mente, pode-se fazer um mapa de priorização como a
seguir. Fica evidente que em linhas gerais a priorização acaba seguindo quase sempre a
mesma ordem bem definida de quadrantes. A priorização começa pelo que for mais
importante e urgente, e gradualmente segue até o que for não importante e não urgente.

Note que este mapa em forma de tabela 2×2 é algo bem simples, mas envolve os conceitos
apresentados de forma clara e fácil de aplicar. Em sua realidade talvez faça mais sentido
gradualizar mais as duas dimensões de Importância e Urgência, com escalas como “Alta,
Média e Baixa”, mas o resultado é similar.

Esta tabela é uma ferramenta muito poderosa, e

pode ser interpretada adicionalmente como a seguir, onde cada quadrante recebe um rótulo
que facilita a priorização de suas atividades.

Claro que todos os assuntos têm sua parcela de importância e de urgência, e intuitivamente
nós sempre pesamos esses dois conceitos para estabelecer a prioridade de tudo em nossas
vidas.

No meio profissional, por outro lado, deve-se ter muito claro quando algum assunto é mais
urgente do que importante, ou vice-versa. Assim, pode-se priorizar de maneira ótima os
recursos para executar qualquer tarefa.

Essa diferenciação de conceitos é aplicável a qualquer assunto, inclusive aos contatos que
sua empresa recebe. Entretanto, quando o assunto são contatos de Problema isso é
especialmente necessário.

Para um problema ser resolvido é necessário alocar recursos, destinar tempo, energia e
atenção ao mesmo. Isso tudo custa caro, portanto é essencial que tenha sido escolhido o alvo
certo para focar a energia da empresa naquele momento, que tenha sido priorizado de
maneira eficaz.

Prioridade x Urgência x Importância – Zapata Consultoria (fzapata.com.br)

Matriz de Eisenhower
Como definir o grau de importância e urgência das tarefas pendentes? A Matriz de
Eisenhower é uma ferramenta eficaz para quem busca aumento de produtividade nesse
sentido, direcionando o foco para o que realmente merece atenção em sua empresa.

As ferramentas de negócios em forma de matriz não são novidade. A análise SWOT, ou

Matriz F.O.F.A., por exemplo, é essencial para o planejamento estratégico e desenvolvimento
de novos projetos. Mas, se você e seu time lidam com muitos afazeres e precisam de um
método que ajude a priorizar tarefas, a Matriz de Eisenhower pode ser a solução.

Com ela, você vai perceber como é possível alcançar uma melhor gestão do tempo e
aumentar a produtividade com uma visão mais clara do que precisa ser feito. Tudo pronto?
Vamos lá!

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é atribuída a Dwight Eisenhower, que foi general do exército

americano antes de ser presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Também
conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo, ela consiste em 4 quadrantes, nos
quais devemos distribuir nossas tarefas pendentes, de acordo com as seguintes categorias:

• importante e urgente;
• importante e não urgente;
 • não importante e urgente;
• não importante e não urgente.

Antes de explicarmos como encaixar os afazeres em cada uma dessas categorias, vale um
esclarecimento sobre a diferença entre o que é importante e o que é urgente.

• tarefasimportantes: são aquelas cujos resultados impactam diretamente as metas que

você precisa cumprir e propósitos que deseja atingir;
• tarefas urgentes: costumam ter um prazo definido e exigem atenção imediata. Se não
receberem o devido foco o quanto antes, pode haver consequências indesejáveis.

Quadrante 1: importante e urgente

No primeiro quadrante, ficam as tarefas mais cruciais para o seu trabalho. Elas recebem a
prioridade mais alta, têm um prazo a ser respeitado e devem ser concluídas assim que
possível. O lema aqui é: faça!

Quadrante 2: importante e não urgente

No segundo quadrante, colocamos as tarefas relacionadas às suas metas, mas que não têm
uma data de conclusão bem delimitada. O ideal aqui é planejar, agendando um tempo para se
dedicar a elas, desde que já tenha completado as tarefas do primeiro quadrante.

Quadrante 3: não importante e urgente

Por vezes, damos mais importância do que deveríamos a algumas atribuições, quando, na
verdade, elas apenas têm uma certa urgência. O telefone é um grande exemplo: quando ele
toca, o esperado é que a gente atenda, mas isso não quer dizer que a ligação sempre será
importante.

Sendo assim, cabe uma reflexão maior sobre atividades que deveriam estar nesse quadrante.
O melhor a fazer será delegá-las a outra pessoa ou só tocar nelas se não tiver mais tarefas
nos quadrantes anteriores.

Quadrante 4: não importante e não urgente

A percepção sobre tarefas que não sejam nem importantes e nem urgentes vai variar de
profissional para profissional, mas se elas caírem nesse quadrante, deverão ser deixadas para
depois ou, simplesmente, eliminadas.

Quais são os benefícios da ferramenta?

Depois de entendermos melhor no que consiste a Matriz de Eisenhower, vamos ver os 3

principais benefícios que ela traz para a sua rotina.

1. Saiba por onde começar

Quando temos muitas tarefas acumuladas, pode ser complicado escolher por onde começar.
Há quem prefira começar pelas mais simples, pelas mais complexas, ou até mesmo decidir de
maneira aleatória. Com a Matriz de Eisenhower, temos critérios mais objetivos e uma ordem
para cumprir as atribuições.

2. Reduza a ansiedade

O aumento da pilha de tarefas é motivo de estresse e ansiedade, especialmente, conforme

percebemos que não estamos dando conta de fazer tudo que deveríamos — ou que achamos
que deveríamos.

Com uma ferramenta visual, fica mais fácil tomar decisões quanto às suas pendências — fazer
agora, planejar, delegar ou eliminar —, além de ter um panorama mais realista da carga de
afazeres que ainda há por fazer. Isso certamente vai ajudar a aliviar o seu emocional.

3. Foque o que realmente importa

Podemos nos sentir tentados a fazer as coisas no momento em que elas aparecem, mas isso
acaba resultando em desperdício de tempo e perda de produtividade. No momento em que
está dando atenção a algo que não é importante, poderia estar se dedicando a atividades
mais significativas para você e para a sua empresa.

Por isso, dê foco especial às tarefas do primeiro e segundo quadrantes — as tarefas

importantes — e veja como suas horas de trabalho renderão mais.

Matriz de Eisenhower: saiba como priorizar as suas tarefas (rockcontent.com)

TÉCNICAS DE GESTÃO DE TEMPO E

PRODUTIVIDADE
Toda empresa que deseja alcançar seus objetivos e entregar resultados para seus clientes
necessita de uma boa gestão de tempo e produtividade. Para isso já é possível utilizar
métodos prontos e comprovados por outras empresas.

Selecionamos 5 técnicas de gestão de tempo e produtividade que você não pode deixar de
conhecer, apresentando dicas exclusivas de implementação para o dia a dia das agências.

5 métodos de gestão de tempo e produtividade

Contar com um bom método de gestão de tempo e produtividade pode fazer toda a diferença
na sua rotina. Confira quais selecionamos para você!

Método Pomodoro
O método Pomodoro foi criado em 1988 pelo italiano Francisco Cirillo e é uma das técnicas
de gestão de tempo e produtividade mais utilizadas e conhecidas no mundo.

Basicamente ele consiste em utilizar o tempo como aliado para conseguir realizar as tarefas
do jeito que queremos fazer. Por isso, é tão indicada para agências.

Pomodoro, em italiano, quer dizer tomate e é uma referência a um cronômetro gastronômico

que tem a forma dessa fruta.

Dessa forma, essa técnica envolve a cronometragem e é dividida em 4 etapas. O primeiro

passo é fazer uma listagem de todas as atividades que devem ser real izadas ao longo do dia.

Depois se inicia o primeiro “pomodoris”, que equivale a 25 minutos de atenção total para as
atividades e, após esse tempo, 5 de descanso.

Você faz isso mais três vezes e, como recompensa, você ganha 30 minutos antes de
começar outro ciclo.

O principal destaque para esse método de gestão de tempo e produtividade se dá por

proporcionar um foco total durante 25 minutos, aumentando consideravelmente seu
rendimento.

Para agências, aconselhamos que essa técnica seja utilizada durante as produções de
conteúdo e que durante o intervalo sejam realizadas tarefas mais leves como organização
interna, responder e-mails ou tomar um cafezinho para relaxar.

Muitas vezes durante o trabalho fazemos várias tarefas ao mesmo tempo e acabamos o dia
sem concluir nenhuma.

Esse método apenas permite que você vá para a próxima tarefa após finalizar a outra,
evitando refações ou atividades incompletas.

No início é difícil se concentrar durante os 25 minutos, mas logo você se acostuma e não irá
conseguir trabalhar de outra maneira!

Vale ressaltar que o criador desse método, o Cirillo, aconselha que durante a tarefa seja
anotado quais foram as interrupções sofridas durante sua realização, sejam internas ou
externas.

Ou seja, se você está fazendo uma atividade e alguém chama você para resolver um
problema, faça um risquinho do lado dessa tarefa. Cada vez que pensar em comer, ficar com
sono ou outras coisas, faça uma marcação.

Dessa forma se torna possível analisar quais são as principais interrupções que você está
sofrendo durante o processo de trabalho e diminui-las, aumentando assim sua produtividade.

Método KanBan
O método KanBan também é uma das técnicas de gestão de tempo e produtividade que
merece destaque.

Tudo começou na década de 60, quando a empresa japonesa Toyota começou a perceber
que sua produção estava ocorrendo de maneira errada. Enquanto tinham muitas peças
sobrando nos estoques, outras não continham nenhuma reserva e, constantemente,
precisavam ser fabricadas com urgência.

Então um gerente chamado Taiichi Ōno criou o sistema KanBan para ter maior controle sobre
o estoque.

Esse método deu tão certo que logo sua operação se expandiu para outras áreas e, entre
elas, para agências de marketing.

Ele se separa em três partes: o cartão, as colunas e o próprio quadro.

O cartão serve para detalhar a tarefa ou atividade que deve ser realizada. Pode-se colocar
particularidades, como quem vai fazer, qual é o prazo e os dados do cliente para auxiliar
durante a produção.

As colunas consistem no atual “status” do cartão. Em geral, se usam três: “para fazer”, “em
execução” e “feito” mas podem ser adequadas para a realidade da sua empresa.

Se sua agência trabalha com marketing de conteúdo, por exemplo, pode-se adequar as
colunas para: “para fazer”, “em execução”, “revisar”, “entregue para o cliente”, “refações” e
“postar no blog”.

Por fim, o quadro é o local que centralizará todas essas informações e pode ser tanto físico
quanto online.

Se sua agência trabalhar com home office, por exemplo, não adianta fazer um quadro físico
na sua casa. Utilize ferramentas e compartilhe com todos da empresa.

Vale ressaltar que é fundamental que os cartões sejam movidos para as colunas corretas. Ou
seja, se uma atividade está sendo realizada deve sair da coluna “para fazer” e ir para “em
execução”.

Esse método consegue centralizar todas as atividades que devem ser realizadas, o atual
status delas e evitar que uma tarefa seja esquecida ou feita duas vezes.
E o melhor que tudo que o gerenciamento é compartilhado com toda a equipe, saindo das
mãos apenas do gerente ou responsável.

Se você ficou interessado em aplicá-la na sua agência, recomendamos que você utilize o
Trello, uma ferramenta bem completa e que pode ser compartilhada com todos da sua
equipe.

Método GTD
O Método GTD, também conhecido como Getting Things Done, foi criado por David Allen, um
norte-americano famoso pelo seu trabalho como consultor e instrutor em produtividade.

Allen escreveu um livro sobre o seu método e deu detalhes sobre ele, mas o conteúdo é bem
denso e um pouco complicado para quem ainda está iniciando nessa técnica de gestão de
tempo e produtividade.

Utilizando esse método em sua agência, você conseguirá diminuir o estresse e a ansiedade e
ainda por cima melhorará a produtividade de toda equipe.

Para implementá-lo é necessário seguir 5 passos:

1. Coletar

Anotar todas as atividades que devem ser realizadas, desde as mais simples até as mais
complexas.

Em caso de agências, deve-se anotar quais são os projetos que devem ser trabalhados, os
e-mails a serem respondidos, as reuniões que serão feitas e todos os outros detalhes.

Isso pode ser feito em um bloco de notas ou em alguma ferramenta online, você que decide.

2. Processar

Após a coleta é necessário processar todas as atividades que foram listadas.

Nessa etapa você deverá separar em duas categorias os itens que não exigem uma ação e
aqueles que exigem.

Os itens que não exigem uma ação devem ser colocados em outra lista ou descartá-los.

Os que exigem ação e levaram menos de dois minutos devem ser feitos imediatamente. Já o
que os levam mais, você pode delegar para alguém ou agendar a realização.

3. Organizar

Nessa etapa você organizará as atividades de uma forma que fique mais fácil para você
encontrá-las depois.

Você pode separar por cliente, por tipo de atividade ou pela urgência na entrega. É sua
escolha.

4. Revisar

O quarto passo consiste na revisão das atividades que foram listadas e devem ser feitas no
mínimo uma vez por dia, dependendo da demanda da agência.

Aqui você irá acrescentar as novas atividades assim como verificar como estão as tarefas
delegadas e rever a ordem de prioridade.

5. Agir

O último passo do método GTD é realizar as tarefas que estão na lista de acordo com suas
prioridades.

Essa técnica pode modificar completamente a forma que sua agência produz e entrega suas
tarefas, otimizando a produtividade de todos.

5W2H
O 5W2H é um simples check list que deve ser feito para facilitar e auxiliar a gestão de tarefas
dentro de qualquer organização.

Através de 7 perguntas você conseguirá definir o que será feito, porque, onde, quando será
realizado, como, quanto custará e quem fará cada projeto, eliminando qualquer dúvida para a
realização das atividades.

As perguntas são:

• What: o que será feito?

• Why: por que será feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who: quem fará?
• How: como será feito?
• How much: quanto vai custar?

A nossa dica é para fazer essas perguntas e respondê-las junto com a equipe, que já ficará a
par de todos os projetos e de suas responsabilidades.

Para entender melhor essa metodologia, vamos utilizar um exemplo simples envolvendo
marketing de conteúdo:

• What: o que será feito? Post de 500 palavras sobre marketing,

• Why: por que será feito? Gerar mais tráfego para o site,
 • Where: onde será feito? Online,
• When: quando será feito? Entre segunda e quarta-feira,
• Who: quem fará? Redator Carlos
• How: como será feito? Levantamento de temas pertinentes para o leitor, definição e
produção,
• How much: quanto vai custar? Mão de obra do redator.

Dessa forma, todos os processos ficam evidentes tanto para o gestor quanto para o
colaborador que fará o trabalho.

S.M.A.R.T.
Na técnica S.M.A.R.T. toda tarefa que você tem que cumprir se torna um objetivo que deve
passar por cinco filtros que buscam tornar a atividade mais palpável para sua equipe, onde
cada um deles representa uma letra na sigla.

O objetivo deve ser especificado dentro dos pontos:

• specific (específico): o que você fará exatamente?,

• measurable (mensurável): como você se certificará que atingiu o objetivo?, •
attainable (atingível): o objetivo pode ser realizado?,
• relevant (relevante): qual a relevância dela em relação a outras tarefas?, •
time-related (temporal): até quando deve ser feito?.

Dentro da realidade da agência podemos utilizar o mesmo exemplo citado acima, envolvendo
produção de conteúdo:

• specific (específico): post de 500 palavras com tema de marketing de maior interesse
pelo público com foco em gerar tráfego,
• measurable (mensurável): conferência das técnicas de SEO,
• attainable (atingível): com boas técnicas de SEO e um bom conteúdo é possível gerar
mais visitas para o site,
• relevant (relevante): prioridade para a estratégia de crescimento da agência, •
time-related (temporal): o post deve ser feito entre segunda e quarta-feira e publicado até
sexta.

Utilizando essa técnica de gestão de tempo e produtividade você poderá avaliar suas tarefas,
se elas são atingíveis e acompanhar, de perto, sua realização.

Cada metodologia tem seus benefícios e, por isso, é fundamental optar por aquela que mais
se encaixa em seus objetivos e maneira de se organizar.

Além disso é fundamental ter em mente que todo o processo de implementação leva um
tempo até que todos os colaboradores, e até mesmo você, se adapte totalmente.

Por isso, vá com calma. Implemente a técnica de gestão de tempo e produtividade escolhida,
explique detalhadamente como ela funciona, porque você optou por ela e como será colocada
em prática.

Entender o processo é fundamental para que seus colaboradores possam contribuir e

participar ativamente das tarefas da empresa.

5 técnicas de gestão de tempo e produtividade para você conhecer! (umbler.com)

Programa 5S: conceito, definição e objetivos desse

método de gestão
Manter a empresa organizada, limpa e com o ambiente de trabalho harmonioso é
fundamental em qualquer empreendimento e este é, sem sombra de dúvida, o sonho de
muitos administradores que existem por aí. O que muitos não sabem, infelizmente, é que
para fazer do sonho uma realidade, basta aplicar na empresa o Método de Gestão,
conhecido como 5S.

... O que é o 5S?

O Método de Gestão 5S, ou Programa 5S, nada mais é que um conjunto de normas

aplicadas nas empresas, cujas exigências não só atendem a qualquer cliente, como a
qualquer legislação. Sua eficiência é tanta que muitos empreendimentos desistem de
implantar um Programa de Qualidade Total, ficando, apenas, na utilização desta vitoriosa
prática.

... Quando surgiu o 5S?

O 5S surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, como um método apresentado pelo professor

Kaoro Ishikawa para combater o desperdício. Naquele momento da história mundial, o país
tentava reerguer-se da derrota sofrida na Segunda Guerra Mundial e vivia-se ali a chamada
Crise de Competitividade, período em que as fábricas japonesas necessitavam urgentemente
de uma reestruturação e limpeza, a fim de possibilitar um ambiente de trabalho adequado para
uma maior produtividade, com preços e qualidade capazes de competir com a Europa e
Estados Unidos.

Os 5S referem-se a cinco palavras que começam com a letra "S". São elas:

- Seiri

- Seiton

- Seiso
- Seiketsu

- Shitsuke

Quais são os objetivos do programa 5S?

- Combater eventuais perdas e desperdícios nas empresas e indústrias; e - Educar as

pessoas visando aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produção.

É muito importante que haja a alteração no comportamento e atitudes do pessoal. A

conscientização da importância dos conceitos e de como eles devem ser usados por todos
facilita a implantação do programa. Sendo assim, o 5S deve transformar-se em um hábito para
todos.

Com a correta aplicação do Programa 5S é possível:

- Auxiliar na reorganização da empresa;
- Facilitar a identificação de materiais;
- Facilitar encontrar e descartar itens obsoletos; e
- Melhorar a qualidade de vida dos membros da equipe e do ambiente de
trabalho.

Os cinco conceitos passados em cada uma dessas palavras são:

1- Seiri: Senso de Utilização

. Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário.

2- Seiton: Senso de Arrumação

. Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente.3-
Seiso: Senso de Limpeza

. Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a

não sujar.

4- Seiketsu: Senso de Saúde e Higiene

. Manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e à higiene.

5- Shitsuke: Senso de Autodisciplina

. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5S em um

modo de vida.
Programa 5S: conceito, definição e objetivos desse método de gestão | Artigos | Cursos a Distância CPT

ORGANIZAÇÃO E PRODUTIVIDADE: QUAL A

RELAÇÃO E COMO OTIMIZÁ-LAS?
Por Academia IN em 25/11/2020

Produtividade é um fator que influencia diretamente o sucesso de uma empresa. Contudo,

nem sempre os processos do dia a dia ocorrem como deveriam. Com isso, perde-se tempo e,
consequentemente, eficiência. Sendo assim, é importante entender a relação entre
organização e produtividade.

Neste artigo, você vai entender por que um aspecto está ligado a outro. Você verá também
algumas dicas para organizar o seu fluxo de trabalho e saberá como a análise de dados pode
ajudar. Boa leitura!

Qual a ligação entre organização e produtividade?

Conseguir a melhor produtividade dos profissionais de uma empresa é o maior desafio de
quem tem um cargo de gestão. Mais do que uma equipe habilidosa, é fundamental que os
trabalhos sejam realizados. Ou seja, quanto mais rápido e melhor as tarefas forem feitas,
maior o nível de produtividade.

Contudo, quando falamos em diversos profissionais trabalhando juntos, nem sempre isso
acontece. Diferença de tarefas, atrasos recorrentes e outros fatores podem interferir em todo
o projeto.

Para evitar isso, é fundamental que todos estejam em sintonia. Nesse sentido, a relação
entre organização e produtividade é essencial. Ou seja, é preciso contar com um bom fluxo
de trabalho. Dessa forma, cada processo é estruturado para facilitar os projetos da empresa
e ganhar tempo.

Como organizar o fluxo de trabalho?

Independentemente de qual metodologia você use, organizar o fluxo de trabalho pode trazer
diversos benefícios à empresa. Desde a qualidade das tarefas até o cumprimento de prazos,
um bom workflow é o que permite relacionar organização e produtividade. Para criá-lo,
existem diversos aspectos que você pode adotar. Veja alguns deles a seguir.

Entenda os seus recursos

Fazer um inventário sobre os recursos que você tem é a melhor forma de iniciar um projeto
novo ou fazer mudanças em algo já existente. Aqui, não só materiais físicos, mas também
pessoas, tempo, espaço e caixa devem ser contabilizados.

Documente os processos
Ter os processos da empresa documentados é a melhor forma de sanar dúvidas e entender o
uso dos recursos na prática. Nessa parte, cada fase de uma tarefa deve ser considerada com
detalhes.

Crie um mapa de ação

Um mapa de ação é uma forma de definir o “como fazer” de cada processo. Assim, é possível
garantir não só padrão no fluxo de trabalho, mas que qualquer pessoa envolvida possa ter um
guia adequado para agir.

Use ferramentas a seu favor

Produtividade e tempo são fatores inversos. Quanto menos tempo gasto na tarefa, mais
produtiva se alcança. Para isso, existem muitas ferramentas para usar. Por exemplo, elas
podem realizar trabalhos automaticamente ou unir informações essenciais.

Avalie os resultados
Nenhum fluxo de trabalho funciona se você não acompanhar os resultados. Por isso, é
preciso medi-lo com frequência. Caso haja algum problema no processo, é preciso entender
qual fator não está funcionando e pensar em uma solução. Além disso, é importante se
adaptar às melhores soluções, caso surja a necessidade ou a oportunidade.

Padronize a comunicação
Além de padronizar as tarefas, também é fundamental usar a mesma comunicação para que
a equipe se entenda. Por exemplo, não basta investir em tecnologia que realize algumas
funções, mas a troca de informações ocorrer da forma que cada um deseja.

Ou seja, um profissional usa e-mail e envia seu trabalho por lá. Já outro, recebe esse material
e o modifica, enviando o resultado por mensagem instantânea. Assim, perder informações é
muito fácil. Por isso, vale a pena acompanhar o projeto e entregar tarefas em um só lugar.

Por que dados ajudam a aumentar a produtividade?

Para que um fluxo de trabalho funcione, é preciso avaliá-lo. Para isso, não há forma melhor
do que analisar os dados reais que você obtiver. Assim, é possível criar relatórios e tomar
decisões mais precisas e rápidas, economizando não apenas tempo, mas recursos
financeiros; o que também leva a uma maior produtividade.

Organização e produtividade estão relacionadas. Em uma empresa, investir no fluxo de

trabalho é uma forma de garantir a ligação entre esses dois fatores. Seguindo algumas dicas
e fazendo a análise de dados, é possível determinar se ele funciona. Assim, os recursos são
melhor utilizados e é possível alcançar maior produtividade.

Organização e produtividade: qual a relação e como otimizá-las? – Blog Academia IN (academiain1.com.br)

 GESTÃO DE EMAILS: 6 DICAS VALIOSAS PARA
OTIMIZAR SEU TEMPO E MELHORAR A
PRODUTIVIDADE
Quanto tempo você gasta olhando seus emails todos os dias? 30 minutos? Uma hora? Duas?
Metade do expediente?

Muitas pessoas têm uma relação de amor e ódio com a caixa de entrada de email. Embora o
email corporativo tenha o objetivo de facilitar a comunicação, às vezes ele pode se tornar
uma ferramenta contraprodutiva se você dedica muito tempo gerenciando-o.

Em vez de ajudar, os emails acabam se tornando uma distração, tirando de você o foco em
outras atividades mais importantes. Pensando nisso, separamos aqui 6 dicas de como fazer
uma gestão de emails eficiente. Confira e saiba como otimizar o seu tempo e melhorar sua
produtividade.

Gerenciar emails é uma forma de ganhar tempo.

1 – Verifique sua caixa de entrada uma vez por dia

Quantas vezes você aperta o F5 na página da sua caixa de entrada para conferir se não há
um e-mail novo? É até compreensível, pois vai que tem uma mensagem nova muito urgente,
não é mesmo?

No entanto, esse hábito só serve para te distrair. Portanto, separe um momento do seu dia
para checar seus emails e faça isso apenas no período reservado, pela manhã ou à noite, por
exemplo.

Se você recebe muitos emails de caráter mais sensível, ainda é possível colocar essa dica
em prática.

O objetivo é não deixar que os emails atropelem sua vida. Lembre-se de que esta é uma
ferramenta para ajudar você a fazer seu trabalho; ela não é o seu trabalho em si.

2 – Priorize seus emails

Tão importante quanto reservar um período de tempo diário para verificar seus emails é saber
priorizá-los. O objetivo é não perder tempo olhando mensagens menos importantes em
detrimento daquelas de conteúdo mais relevante.
Você pode priorizar, por exemplo, emails sobre solicitações de clientes, oportunidades de
negócio, resposta de algum fornecedor, agendamento de reuniões etc. Ou seja, tenha como
filtro o valor que cada email pode agregar ao seu negócio. Outra forma de priorizar seus emails
é utilizando a regra de 1 minuto para responder.

É bem simples: se o email que você recebeu consumir até 1 minuto do seu tempo para
respondê-lo, faça isso imediatamente; caso contrário, arquive-o e responda mais tarde. Isso
ajudará a limpar sua caixa de entrada.

3 – Organize seus emails por pasta

Nesta importante dica de gestão de emails, você consegue separar em pastas os emails que
você recebe, categorizando-os por assunto ou por nível de importância.

Em vez de deixar que os emails se misturem na caixa de entrada, você pode fazer com que
eles sejam direcionados para a pasta que você quiser.

Por exemplo: quando um cliente super importante te mandar um email, ele vai direto para a
pasta que você criou exclusivamente para os emails desse cliente.

Assim, a mensagem não se perderá na caixa de entrada, evitando que você não veja o email
e fique sem responder.

4 – Crie um template para respostas semelhantes

Se você analisar sua pasta de mensagens enviadas, é bem provável que você encontre um
padrão nas suas respostas quando se trata de determinados assuntos.

Emails de agradecimento, por exemplo, nem sempre precisam ser personalizados. Você
pode criar um modelo padrão, anexá-lo ao corpo da mensagem e disparar, trocando apenas o
nome do destinatário. Isso te ajudará a economizar tempo nas respostas.

5 – Defina um limite para o tempo que você gasta na caixa de entrada

Se lá na dica número um você decidiu que vai verificar o seu email na parte da manhã, aqui é
preciso definir de que hora até que hora isso vai ser feito. O que não pode acontecer é você
perder a manhã inteira só checando seus emails.

Na próxima vez que você verificar seu e-mail, veja quanto tempo você leva para processar,
ler, responder e classificar seus e-mails. Então, pergunte-se quanto desse tempo é bem
gasto.
As chances são de que a maior parte não serviu absolutamente a nenhum propósito.

Às vezes, você receberá emails muito longos. Nesses casos, analise e verifique se há algo
relevante para você e processe-os de acordo.

Se você for responder, não sinta a necessidade de escrever um email igualmente longo.
Acredite, a última coisa que você vai querer é a sua caixa de entrada repleta de testamentos.

6 – Cancele a inscrição de coisas que você não lê

Já parou para pensar em quantas newsletters você já assinou? Desse total, quantas você
realmente lê e quantas você exclui da sua caixa de entrada sem ao menos abrir a
mensagem?

Portanto, reserve um tempo para cancelar todas as inscrições que não te interessam mais.
Faça isso e perceba quanto tempo você irá economizar na sua gestão de emails.

Organização e produtividade: qual a relação e como otimizá-las? – Blog Academia IN (academiain1.com.br)

 Como
melhorar a gestão do tempo e produtividade em reuniões (mereo.com)

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• https://conceito.de/produtividade
• https://omeugestor.com.br/blog/
• Gestão de produtividade: saiba como ter uma equipe mais eficiente! (navita.com.br) •
Produtividade no trabalho: Por que é importante ter controle? (solides.com.br) • Como
avaliar a produtividade dos colaboradores? Descubra aqui! (movidesk.com) •
Indicadores de Produtividade: o que são e como funcionam? (venki.com.br) • 6
indicadores de produtividade empresarial | ADV Tecnologia
• Você sabe a diferença entre produção e produtividade? (administradores.com.br) •
Produtividade e produção: entenda a diferença e a importância prática desses conceitos |
Mundo Carreira
• Ferramentas de produtividade: conheça as 11 melhores (zendesk.com.br) • Gestão do tempo
e produtividade: 8 técnicas para administrar melhor sua vida (robsoncamargo.com.br)
• Gestão do tempo: 3 técnicas e 5 ferramentas que vão ajudar você – Blog da ENS •
Prioridade x Urgência x Importância – Zapata Consultoria (fzapata.com.br) • Matriz de
Eisenhower: saiba como priorizar as suas tarefas (rockcontent.com) • 5 técnicas de gestão de
tempo e produtividade para você conhecer! (umbler.com) • Programa 5S: conceito, definição e
objetivos desse método de gestão | Artigos | Cursos a Distância CPT
• Organização e produtividade: qual a relação e como otimizá-las? – Blog Academia IN
(academiain1.com.br)
• https://s3.amazonaws.com/nerit-cms/mereo/text
editor/gestao_de_reuniao2_karine_01.png
• Como melhorar a gestão do tempo e produtividade em reuniões (mereo.com) •
https://brasil.elpais.com/cultura/2021-08-02/pandemia-provoca-produtividade-toxica-como
identifica-la-e-se-libertar-dela.html