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Comunicação

- preparar, organizar, escrever (e apresentar) uma comunicação com recurso a


ferramentas adequadas;
- melhorar a comunicação verbal, não verbal e a escuta ativa;

Ana Pinto

Faculdade de Ciências e
Tecnologia da
Universidade de Coimbra
Comunicação – objetivo geral:

▪ Como desenvolver competências comunicacionais que vos permitam progredir


na carreira? (contextos de engenharia)

• Comunicação oral (tens de saber explicar os teus projetos, as tuas ideias e


as tuas soluções para auditórios com técnicos ou não técnicos).

• Competências interpessoais (tens de te sentir confortável a falar com os


teus pares, gestores e equipas. Tens de ser capaz de procurar ajuda e
recursos para completares os teus projetos, networking e colaborares).

• Escrita (é usada constantemente pelos engenheiros - emails, propostas,


relatórios – o que é preciso ter em atenção é que as pessoas entendam o
que vocês querem transmitir).

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Competências comunicacionais:

É importante É importante
saber PRATICAR

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Competências comunicacionais:

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Comunicação – objetivos:

1 - Criar comunicações estratégicas;


2 - O que dizer para que a vossa audiência vos ouça;
3 - Criar suporte digitais: “uma imagem vale mais do que mil
palavras”;
4 - Como falar para que a vossa audiência vos ouça.

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1
1 - Criar comunicações estratégicas
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Comunicação – objetivos:

▪ Em que é que consistem comunicações estratégicas?

▪ Criar comunicações estratégicas


• Quem é a vossa audiência;
• O que é que vocês pretendem da vossa audiência;
• O que querem que a vossa audiência saiba e do que
querem que se lembrem;
• Como é que vão comunicar os vossos pensamentos para
a vossa audiência.

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Em que é que consistem comunicações estratégicas?

Objetivos das comunicações estratégicas:

- Gerar um perfil da audiência;

- Definir o vosso objetivo;

- Escrever um resumo sucinto das vossas mensagens;

- Saber escolher a ferramenta de comunicação mais adequada para a


vossa audiência tendo em consideração o(s) vosso(s) objetivo(s).

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação

1 - Quem é a 2 – O que é que


vossa vocês
audiência? pretendem da
vossa
audiência?

4 - Como é que 3 – o que


vão comunicar querem que a
os vossos vossa audiência
pensamentos saiba e do que
com a vossa querem que se
audiência? lembre?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação
- quem é a vossa audiência?

1 - Quem é
a vossa
audiência?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação
- quem é a vossa audiência?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação
- quem é a vossa audiência?

Traçar o perfil da vossa audiência:

- Para que é que a vossa audiência quer saber acerca de vocês e do vosso
tema?

- Quais são as expetativas da vossa audiência?

- O quanto é que a vossa audiência já sabe acerca do tema que vão


apresentar?

- Qual é a atitude da vossa audiência perante o tema que vão apresentar?

- Que questões a vossa audiência pode levantar após a vossa


comunicação?
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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação

2 – O que é
que vocês
pretendem
da vossa
audiência?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação
- o que vocês pretendem da vossa audiência?

- Informar acerca de um tema


- Enquanto lideres, por exemplo, vocês precisam PENSAR, ACREDITAR ou
FAZER alguma coisa (persuadir)

Definir muito bem o vocês querem da vossa audiência – DEFINIR O


OBJETIVO.

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação

3 – o que
querem que a
vossa
audiência
saiba e do que
querem que
se lembre?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação:
O que querem que a vossa audiência saiba e do que querem que se lembrem?

Há muitas
distrações… o
que querem que
a vossa
audiência se
lembre?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação

4 - Como é
que vão
comunicar os
vossos
pensamentos
com a vossa
audiência?

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Desenvolver a vossa estratégia de comunicação
Como é que vão comunicar os vossos pensamentos com a vossa audiência?

▪ Powerpoint:
- Argumentos lógicos e sequenciais;
- Slides fáceis de desenhar;
- Facilmente impressos.

▪ Prezi
- Ilustrar (inter) relacionamentos;
- Explicar relações;
- Demostra a ideia principal e as suas partes constituintes;
- Adicionar movimentos dinâmicos;
- Bom para nos focalizarmos nos detalhes.
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- .
Desenvolver a vossa estratégia de comunicação
Como é que vão comunicar os vossos pensamentos com a vossa audiência?

Na forma escrita:
- Email: comunicações rápidas, e, fácil de responder
- Não é boa ideia para entregar uma proposta longa e detalhada

Pensa acerca da tua audiência e do teu objetivo , que vai-te ajudar a


escolher que tipo de media tu deves usar.

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Síntese: Desenvolver a vossa estratégia de
comunicação

▪ Falámos de como desenvolver uma estratégia de comunicação:


- compreender de forma profunda a vossa audiência.
▪ Clarificar o vosso objetivo;
- identificar as vossas mensagens principais
▪ Ajustar as vossas ideias na melhor forma de as apresentar.

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2
2 - O que dizer para que a vossa audiência vos ouça
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Comunicação –objetivos:

▪ O que dizer para que a vossa audiência vos ouça:


- como desenvolver e organizar os vossos conteúdos;
- fazer as vossas apresentações interessantes;
- como persuadir a vossa audiência;
- o poder das historias na vossa comunicação.

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos

Tu és uma Marca!

Your Brand is what other people say about you when you’re not in the room. “– Jeff Bezos,
Ceo & founder Amazon.
Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Dificuldades acrescidas no campo das engenharias

▪ Vocês têm de apresentar conceitos complexos;


▪ Fazer especificações “emaranhadas”;
▪ Apresentar dados e processos complexos.

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Dificuldades gerais sentidas em todas as comunicações

▪ Da audiência:
– Mandar mensagens de texto;
– Ver o email;
– Ver qualquer coisa na internet (e.g. Facebook, Instagram);
– Adormecer!!!!
- …

Da vossa parte:
- Medo de falar em publico;
- Preferem que sejam outros a apresentar;
- Evitar sempre que possam falar em publico (preferem ficar doentes).
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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como falar de tópicos/temas complicados para audiências distraídas

▪ 1 - organização das mensagens (que sejam claras e fáceis de seguir);

BRAINSTORMING
https://youtu.be/FkvCBUvH6Zc

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como falar de tópicos/temas complicados para audiências distraídas

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como falar de tópicos/temas complicados para audiências distraídas

Antes da minha Gaps: fatos, Depois da minha


comunicação argumentos, comunicação
dados…

Minha audiência Eles devem saber e


sabe compreender

Minha audiência Eles devem


acredita/ sente acreditar/ sentir

A minha audiência A minha audiencia


faz deve fazer

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como falar de tópicos/temas complicados para audiências distraídas

▪ Demonstração da construção de uma pirâmide - explorar como se faz


brainstorming.

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como falar de tópicos/temas complicados para audiências distraídas

▪ Dedutiva/direta (podem começar do inicio)


▪ Indutiva/indireta (podem começar do fim)

A escolha depende da vossa audiência (atitudes, necessidades,


expetativas).

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como organizar a apresentação?

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como organizar a apresentação?

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Como desenvolver e organizar os vossos conteúdos
Como organizar a apresentação?

▪ … daí que têm de ter sempre


em mente a vossa AUDIENCIA
e o vosso OBJETIVO.

Se pensa que as mensagens


chave serão recebidas melhor
no inicio, dê-lhas, ou, se acha
que as recebem melhor no
fundo, dêem-lhas.

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Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave:

(abertura; corpo; encerramento)

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Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave:

▪ Forte abertura (abre a comunicação). O que deve fazer?

1 – agarrar a atenção da audiência e fazê-los querer mais;


2 – dizerem qual é o vosso tema e objetivos (porque estão a fazer esta
comunicação em concreto)
3 – fazerem uma antevisão das vossas mensagens chave - de forma a
audiência saiba do que vão falar
4 – visão bastante genérica dos conteúdos

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Fazer apresentações interessantes

I want
MORE!!!!

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Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave - 1:

A âncora

– Facto interessante;

– Uma citação relevante;

– Exemplo

– Pergunta retorica

– Anedota curta

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Page ▪ 39
Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave - 2

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Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave 3

1 - xxxxx
2 - xxxxx
3 - xxxxx
4 - xxxxx

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Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave 4

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Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave 4

Transições – são palavras e frases que conectam as ideias e mostram


como essas ideias estão relacionadas.

Exemplos de transições (são palavras simples que usamos naturalmente


para indicar contrastes, efeito de causa, e, qualquer outro tipo de relação):
- no entanto;
- por isso;
- por outro lado;
- adicionalmente;
- Consequentemente;
- previamente;

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- porque …
Fazer apresentações interessantes
Elementos de apresentação chave 4

▪ Sinalizações - são frases que indicam mudanças de direção.

▪ Voltemos ao nosso exemplo dos painéis solares, por exemplo:


– Enquanto os desafios que referimos anteriormente requerem a nossa
atenção… esperamos trazer rapidamente planos de ação que atuem
sobre eles – para onde estamos a chegar;
– Agora que falamos dos desafios…vamo-nos no focalizar nos benefícios
– para onde estamos indo.

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Como persuadimos a nossa audiência?

Comunicamos porque, queremos:

- Informar as pessoas;
- Persuadi-las;
- Envolver as pessoas;
- Dar credibilidade enquanto profissionais.

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Como persuadimos a nossa audiência?

Aristóteles estabeleceu 3 pontos que ainda são válidos no nosso dia a dia
para persuadirmos:

▪ Logos (lógica) – inclui informação, dados de informação, etc.


▪ Pathos - apelo às emoções.
▪ Ethos - credibilidade do apresentador.

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Como persuadimos a nossa audiência?

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Como persuadimos a nossa audiência?
Criar logos

A técnica para explicar conceitos,


informação e resultados (logos)
de forma apropriada para a vossa
audiência, é a chave! (em especial
quando querem falar de aspetos técnicos
para uma audiência não técnica).

Nota: Usar linguagem não técnica


é difícil para os engenheiros

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Como persuadimos a nossa audiência?
Criar pathos

Pathos - está ligado com escolhas


linguísticas. O objetivo é evocar emoções.

- por exemplo, dizer que a decisão de não


redesenhar esta ponte, significará que estamos
abandonando pessoas na comunidade, soa
muito melhor, do que simplesmente dizer que acho
que devemos redesenhar esta ponte.

Analogias e metáforas criam imagens na


mente das pessoas. As imagens têm um
grande apelo motivacional.

Storytelling também é uma ferramenta


poderosa na criação de pathos.
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Como persuadimos a nossa audiência?
Criar logos, ethos e pathos

Ethos – é constituído pelo nosso tom de


voz, comunicação não verbal.

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O poder das histórias na comunicação
Poder do storytelling

▪ Sem experiencia em formações/aulas;


▪ Chamada pada dar aula 5f (a minha 1.ª formação)
▪ Oportunidades de mais formação

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O poder das histórias na comunicação

As historias:

- ajudam a conectarmo-nos mais e melhor com a nossa audiência;


- tornam as apresentações mais interessantes
- ajudam a conquistar o publico (tocam emoções e tornam o vosso
argumento mais forte)

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O poder das histórias na comunicação

Todas as boas historias têm 3 partes: contexto, ação e resultados.

Porque escolheu engenharia?


Polvilhar magia:
- Historias simples são melhores do que historias complexas
(https://youtu.be/66f2yP7ehDs)
- Fale sobre pessoas;
- Use metáforas, analogias e símbolos (How One Man Changed the High
Jump Forever | The Olympics on the Record – YouTube)
- Diga que deve fechar a porta da garagem e a sua audiência pode ficar
cética. Diga-lhe que foi assaltado quando deixou a porta da garagem
aberta e a audiência vai ouvir.
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Page ▪ 54
3
Criar suportes visuais: “uma imagem vale mais que mil
palavras”
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Comunicação –objetivos:

▪ Criar suportes visuais: “uma imagem vale mais do que mil


palavras”

– Quando, como e porquê usar suportes visuais


– Como mostrar dados complexos
– Além do powerpoint – prezi, infográficos

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Suportes visuais
quando, como e porquê devem ser usados os suportes visuais

Suportes visuais ajudam-nos a ilustrar e a reforçar os nossos conteúdos


(regras para todos).

Como devem vs não devem ser usados os suportes visuais numa


apresentação?

– Informativos … e não distrativos


– De suporte … e não com texto muito pesado
– Simples … e não complicados
– Claros … e não confusos

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Suportes visuais

Os suportes visuais levam tempo para ficarem bem, têm de ser bem
planeados

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Suportes visuais

▪ Ter em atenção, que os slides são para a vossa audiência e não para vcs.
▪ Os slides estão lá para que a vossa audiência vos entenda e para vos
lembrar dos vossos pontos chave – devem ser desenhados com este
conceito em mente.

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Suportes visuais
componentes visuais que têm de ter em atenção

▪ O sistema de cores;
▪ Fundo utilizado;
▪ Fontes (e.g., calibri, arial, helvética)
▪ Os cabeçalhos

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Suportes visuais
componentes visuais que têm de ter em atenção

▪ Pontos de anotação
▪ Figuras e quadros

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Suportes visuais
componentes visuais que têm de ter em atenção

• Layout geral

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

Como formatar uma tabela de forma eficaz numa apresentação oral?

- Use um fundo claro simples com texto preto.


- Torne a linha de cabeçalho e a coluna esquerda com uma cor
diferente -torne claro que eles contêm rótulos em vez de dados.
- Alinhe o texto à esquerda em cada coluna e os números
centrais ou alinhe-os à direita.
- Faça com que a largura de uma coluna se ajuste aos dados.
- Arredondar números para não mais do que duas casas decimais
se você puder, três ...

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

A maioria dos engenheiros usa gráficos de barras e gráficos de linhas.


Gráficos de barras – vantagens: são uteis para comparar uma variável continua
em diferentes categorias (podem ser horizontais ou verticais); permitem exibir
resultados negativos, e, podem realçar nas comparações cores diferentes.

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

Dicas para formatar gráficos de barras:


▪ Utilizem barras de duas dimensões (é mais entendível)
▪ As barras devem ser mais largas que os espaços entre elas (é mais fácil fazer
comparações)
▪ Não coloquem “grelhas” atas;
▪ Usem cores fortes;
▪ Coloquem os “rótulos” no eixo X e Y
▪ Salientem o que acham que é mais relevante a vossa audiência ver

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

▪ Gráficos de linha: são uteis para explicar 2 ou mais variáveis continuas. São boas
para demonstrar mudanças e comparações ao longo do tempo.

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

Dicas para formatarem gráficos de linha:


▪ Usem um background simples;
▪ As linhas devem ser bem visíveis
▪ Usem cores fortes nas diferentes linhas de forma a estas não se confundirem
▪ Coloquem uma legenda se estiverem a comparar mais do que duas situações

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Suportes visuais
apresentar dados complexos

▪ Recolher dados e apresenta-los é algo indispensável para a vossa profissão


enquanto engenheiros. Façam bom uso destas dicas.
▪ Outros gráficos que podem usar: scatter plot graph (são ótimos para
correlações)
▪ Grafico de bolhas – visão tridimensional
▪ A “aranha” – permite-nos interpretar varias variáveis ao mesmo tempo
▪ Pie charts – ótimos para percentagens e visualizar as diferenças
▪ _____
▪ Imagens e fotografias – vermos bem os componentes
▪ Esquemas – saber como se inter-relacionam processos
▪ Etc.

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▪ Powerpoint
▪ Prezi
▪ Canvas
▪…

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4
Como falar para que a vossa audiência vos ouça?
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Comunicação –objetivos:

▪ Como falar para que a vossa audiência vos ouça?


- apresente como um profissional;
- Como coordenar uma apresentação em grupo;
- Fazer questões, prepara-se e ensaiar;
- Como praticar antes as apresentações.

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Apresente como um profissional

As competências em apresentação permitem:

▪ Ajudar-vos a entrosar com a vossa audiência


▪ Ajuda-vos a manter o interesse por parte da audiência
▪ A atingirem o objetivo da vossa apresentação.

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Apresente como um profissional

Quais as competências necessárias?

▪ Precisam demonstrar confiança e energia


▪ Manter constantemente contacto ocular
▪ Usar gestos de mãos para suportar as vossas ideias
▪ Fale de forma calma, clara e alta o suficiente para o seu auditório ouvir

https://youtu.be/8S0FDjFBj8o

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Apresente como um profissional

▪ Saiba gerir o espaço que tem:


▪ Se for muito pequeno
▪ Se for muito grande
▪ Se decidirem andar

▪ Usar as mãos na comunicação:


▪ Ou utiliza-los ao longo do corpo (eu pessoalmente não gosto)
▪ Ou utiliza-los de forma natural a ¾.
▪ Evitem colocar as mãos atras das costas ou nos bolsos

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Apresente como um profissional

Porque é bom utilizarmos os gestos?


▪ Reflete uma ideia acerca do que estamos a falar;
▪ Ilustra uma ação ao ajudarmo-nos a descreve-la
▪ Enfatiza um ponto importante.

▪ Ao não fazermos gestos – parecemos esquisitos e fechados!


▪ Se decidirem não fazer gestos, façam uso da vossa voz, da vossa presença e da
expressão facial.
Se fizerem muitos gestos, vão parecer nervosos

Para verem os gestos que utilizam – vejam no espelho nos ensaios, ou, peçam a
um amigo feedback.
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Apresente como um profissional - vocal

▪ fale alto o suficiente para que toda a gente na audiência o possa ouvir;
▪ Fale de uma forma que em termos de audiência toda a gente entenda o seu
vocabulário;
▪ Use pausas
▪ Fale de forma clara
▪ Minimalize “floreados”

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Apresente como um profissional - vocal

▪ Não falem de forma muito acelerada, podem pensar que estão a transmitir
energia/entusiasmo, mas não!

Como devem falar? O normal é que se fale 130 a 150 palavras por minuto, e,
tendo em atenção às pausas. Podem falar um pouco mais rápido para conceitos
do senso comum, mas em algo detalhado têm de falar mais devagar.

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Apresente como um profissional - vocal

▪ Pausas – vcs têm que recuperar a vossa respiração e a vossa audiência tem de
ter tempo para processar as vossas ideias.
▪ Pequenas pausas – 1 a 2 segundos (usadas na pontuação, por exemplo)
▪ Pausas longas (com mais de 2 segundos): devem ser usadas na introdução de
novas ideias, por exemplo. (pausa antes da ideia e pausa depois de dizer a ideia)

▪ Não fale de forma monótona, a audiência pode assumir que não está
interessado em fazer aquela comunicação.
▪ Ter um “sorriso” na voz – transmite energia e paixão.

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Apresente como um profissional - vocal

▪ Evite os hunnns, ahhhs, etc. Ao treinar tenha em atenção a isto.

▪ pratique, pratique,
experimente varias vezes.

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Como coordenar uma apresentação de grupo?

▪ Tudo que se falou até agora deve ser tido em consideração em apresentações
em equipa:

▪ Dicas específicas para apresentação em equipa:


– Pratiquem como equipa, decidam que fala em cada conteúdo apresentado
– Pensem no espaço (o elemento que esta a falar vai para a frente e os outros para tras;
, ou, colocam cada elemento em diferentes posições
– Antes de apresentarem os elementos da equipa falem algo que capte a audiência
antes.
– Cuidado com as transições!!!
– Verifiquem se toda a gente tem tempo suficiente para apresentar.

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Como coordenar uma apresentação de grupo?

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Como coordenar uma apresentação de grupo?

3 modelos que podem seguir numa apresentação em equipa


▪ Escolhem uma pessoa que represente a equipa e só essa pessoa fara a
apresentação (é uma opção boa para apresentações curtas e que sejam
constituídas por muitos elementos – o apresentador deve, no entanto, indicar
quem foi responsável por cada parte)
▪ Todos os elementos que fazem parte da equipa fazem parte da apresentação
(boa para apresentações longas) – ter em atenção o tempo que cada um vai
usar, as transições como vão ser efetuadas (exige maior gestão que o 1.º
modelo)
▪ Modelo hibrido, um elemento como mestre de cerimonia e os outros cada um
apresenta uma parte da comunicação. (o elemento MC – faz a introdução, faz as
transições e a conclusão)

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Como coordenar uma apresentação de grupo?

▪ Como escolher qual deste modelos aplicar? Analisem a vossa audiência

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Como coordenar uma apresentação de grupo?

▪ O que fazer quando são vários elementos a apresentar e está alguém agora a
falar que não vc?

▪ Olhem para a pessoa que está a falar, olhem para a audiência

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Fazer questões, preparar-se e ensaiar

▪ Como responder a questões da audiência?


1 – tentar prever quais as questões que vão colocar e tentar coloca-las já na
apresentação.
2 – ouça a pregunta, faça uma reformulação da questão, na resposta usem o
modelo da pirâmide (resposta chave e a seguir os detalhes)
3 – se alguém for mais implicativo ou não tenha sentido que a resposta dada seja
a suficiente, diga-lhe que falam depois da apresentação.
3 – cuidado com a comunicação não verbal
4 – se não souber a resposta não faça bluff, diga que não sabe, que vai verificar e
depois lhe diz algo
5 – antes de fecharem a apresentação, depois das questões façam dois ou três
parágrafos acerca do que querem reter de toda a comunicação (as pessoas
fixam!)
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Como praticar antes as apresentações?

▪ Depois de ter tudo terminado pratique no computador 2 a 3 vezes


▪ Depois praticar sem ter ajuda do pwp (computador)
▪ Gravarem-se, ouçam o feedback dos vossos amigos como audiência

Para se fazer boas apresentações, PRATICAR está na ordem do dia!

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