Manual de Arquivamento de Documentos

(Físicos e Digitais).

Aluna: Edriane Rodrigues Jacinto

TADMI 02/23
 Manual de Arquivamento de Documentos Passo 02
Identificar e categorizar os Documentos e suas copias.
(Físicos e Digitais).
Identificação:
Arquivar documentos pessoais de forma organizada é essencial
para garantir a segurança, a facilidade de acesso e a manutenção de Documentos de identidade, como RG e CPF.
informações importantes ao longo do tempo. Este manual oferece
Certidões de nascimento, casamento, óbito.
orientações práticas para organizar e manter um sistema físico e
online eficiente de arquivamento de documentos pessoais, em 06 Carteira de Trabalho
passos.
Financeiro:
Para este arquivamento vamos utilizar
Comprovantes de renda e imposto de renda.
Maleta Plástica com 10 pastas Suspensas
Coloridas. Cada cor indica uma categoria Extratos bancários, faturas de cartão de crédito.
de documentos pessoais.
Saúde:
Cartão do plano de saúde, Cartão do Sus.
Cartões de Vacinação
Passo 01
Receitas médicas e exames.
Atribuir Categorias as cores de cada pasta.
Educação:
Vermelho: Identificação
Diplomas, certificados e históricos escolares.
Azul: Financeiro
Comprovantes de cursos e certificações.
Verde: Saúde
Propriedade:
Amarelo: Educação
Títulos de propriedade e escrituras, contas de agua e luz.
Cinza: Propriedade
IPTU
Passo 03
Nomeação das Pastas Principais e suas subpastas.
Passo 05
1. As pastas principais Início dos arquivamentos dos documentos.
devem ser nomeadas de Após realizar todos os procedimentos, damos início ao
acordo com as atribuições arquivamento, seguindo a ordem: Pasta principal-
obtidas no passo 01. Documentos Originais e na Subpasta as copias dos
documentos.
2. As subpastas também
devem ser nomeadas de
acordo com as
classificações das cores,
seguidos da palavra COPIAS.
Sendo assim: Identificação Copia; Financeiro Copia,
Saúde copias, Educação Copias, etc...

Passo 04
Triagem dos Documentos.
Neste processo vamos fazer a checagem dos
documentos e copias que vão para descarte, copias
antiga e rasuradas/amareladas, boletos antigos que já
estão pagos.
Passo 06
Digitalização dos Documentos.
Após seguir todos os passos vamos agora digitalizar os
documentos de acordo com cada categoria, para isto
vamos Criar Pastas seguras em uma nuvem para que
estes documentos possam ser acessados de forma
simplificada.
 Passo 07
Criada a pasta, vamos criar também subpastas
nomeando cada item de acordo com o a nomenclatura
escolhida no passo 01.
Passo 08
Organize cada documento em suas respectivas pastas,
para que assim você possa acessa-los com maior
facilidade quando não estiver com os documentos
Físicos.
Passo 09
Depois de digitalizar os documentos, retorne eles para
suas respectivas pastas.
Feche a maleta e guarde em um local seguro e
adequado para documentos, evite ambientes úmidos,
ou áreas que fiquem diretamente expostas a raios
solares.
Dicas Importantes:
Revisão Regular:
 Revise os documentos pelo menos uma vez por
ano.
 Atualize informações conforme necessário.
 Armazene documentos em recipientes selados
para proteger contra insetos e pragas. Use
sachês de sílica gel para absorver a umidade.
Evite Grampos e Clipes de Metal:
 Evite grampear ou prender documentos com
clipes de metal, pois podem oxidar e danificar o
papel ao longo do tempo. Prefira clipes de papel
não metálicos ou pastas.