Docuware Guide

DocuWare Application Consultant
(Consultor de Aplicações do DocuWare)

Treinamento Base
Aécio de Souza – RSD America Latina Julho, 2013

O que eu vou aprender
no curso DAC
(DocuWare Aplication
Consultant)?
Longe do Produto…
Profissionais de vendas, que são entusiasmado pela qualidade do produto

dque vendem, tendem a apresentar tudo rapidamente a um cliente em
perspectiva. Em uma conjuntura inicial, o prospecto ainda não está
preparado para uma demonstração detalhada. Por isso, em geral reagem da
seguinte maneira: “Isso é muito complexo!” – “Eu posso entender isso?” –
“Os meus funcionários vão entender isso e saber manejar?”
Demonstrações de produtos distraem e tornam o prospecto confuso
“E PROSPECTOS CONFUSOS NÃO COMPRAM”

…Perto da Solução
Soluções colocam o benefício em primeiro lugar, o produto deliberadamente

fica em segundo plano!
Soluções não podem ser “mostradas” ou “apresentadas” enquanto são
vendidas!
Soluções precisam ser vendidas em um nível mais alto das organizações!
Soluções são compreendidas como investimentos, não como despesas pelo
prospecto – Desta forma, mais barato nem sempre quer dizer melhor para o
cliente!
O que se entede por Solução?
O têrmo Solução é descrito como: (Wikipedia)

Na linguagem do dia-a-dia é a resposta desejada para solucionar um
enigma; a forma de resolver uma tarefa: Solução (Problema)
Em química é uma ou mais substâncias (a solução) dissolvida em outra
substância (o solvente) formando uma mistura homogênea: Solução
(Química)
O que é um Problema?
Um Problema é uma tarefa difícil ou carga que requer uma Solução ou

definição. É caracterizada através de uma área de conflito entre o Objetivo
de um ou mais Indivíduos e uma situação inicial dada, que difere de seu
objetivo. A ação de definição de um problema sobrepondo-se a área
específica de conflito é chamada de Resolução de Problemas.
O conceito de Resolução de Problemas é conhecido como a ação de uma
criatura inteligente para solicionar um problema dado;
Venda de Altos Investimentos
Orienta de forma concreta as necessidades de um grupo alvo.

O direcionamento do cliente alvo não ocorre de forma orientada ao produto,
Mas exclusivamente através da nomeação das áreas problemáticas
conhecidas ou presumidas do cliente.
Liderando através do questionamento
Aquele que pergunta, lidera!

De acordo com um princípio básico, a situação de um cliente pode ser
exitosamente comprendida e respondida.
Desta forma, você ganha uma imagem clara da situação e da percepção do
cliente.
Monitore a conversa de acordo com o método SPIN.
Comunicação Precisa
Escrever é uma forma precisa de pensar. De acordo com este princípio

básico, você pode documentar conversas de vendas importantes no futuro.
A qualquer momento você pode ver o que seu cliente e todos os
funcionários de sua organização podem comprender, em qual tipo de
situação o cliente se encontra.
Seu cliente aprecia este comportamento em particular.
Se torna claro para ele que você o comprende.
Você descreve o conteúdo de umaconversa e mostra que você entendeu
suas dificuldades, as causas e efeitos e a imagem deles para um futuro
melhor.
Conciência Antecipada
“Um cavalo morto não vai até a linha de chegada” – Agendamento ideal e
preparação precisa da situação do cliente economiza passos
desnecessários e recursos de alto valor usados em informações ou eventos
irrelevantes.
A razão de um departamento de vendas é encontrar volumes potenciais, não
procurar por eles!
A medida que você comprenda a situação do cliente, você conhece o
potencial completo dele.
Você aponta isso para seu cliente e vai se posicionar como uma empresa
parceira de longo prazo e competente.
Vá direto ao ponto
As 3 fases do ciclo de vendas

 Definir demandas
 Examinar possibilidades
 Estimar riscos
Sinais de compra
Tarefas
 Por que nós?
 Por que agora?
 Por que de tudol?
Vamos responder estas perguntas?
 Quem e o que é DocuWare?
 Onde eu vendo o DocuWare?
 Qual o meu papel na venda do

DocuWare?
► DocuWare – Um evento gerador de receitas

Clientes Atuais
Relação de confiança – Os clientes conhecem você, sua empresa,

sabem que podem contar com você quando tem um problema
Expandir esta posição de confiança
Maximizar o investimento que o cliente tem em MFPs adicionando
valor com uma solução do DocuWare
Extender a relação além do contrato de “aluguel”.
Mercados Verticais
 Financeiro/ Bancos / Seguros

 Serviços
 Distribuição
 Mídia
 Governo (*)
 Transporte
 Manufatura
 Saúde
 Educação
OK, onde eu vou primeiro?
Comece pelos seus clientes atuais “key accounts” e procure pelo

“mais perto” (Low Hanging Fruit).
 Lembre-se eles o conhecem, eles gostam de você, eles confiam em
você.
Clientes que possívelmente já identificaram seus problemas
Clientes que você pode identificar seus problemas
Excelente oportunidade para voltar e extender seu contrato antes
que a concorrência tente converter seu cliente.
OK, onde eu vou primeiro?
Faça a prospecção em todas as chamadas

Comece com o setor de Contabilidade. (Departamentos)
Esta é em geral a aplicação inicial No. 1.
Pessoal de contabilidade compreende os benefícios
Use as ferramentas de vendas (principalmente os vídeos).
Seu objetivo
Criar um “prospect” qualificado para o Especialista de Solução dar

seguimento (Consigo falar sobre gerenciamento ?)
/Criar um “prospect” qualificado para o Especialista de Solução dar
seguimento no que se refere a
 Há interesse?
 Qual o cronograma do cliente para uma solução?(estão vendo algo
no Mercado?)
 Existe verba disponível se a solução resolver o problema do cliente?
 Poder de decisão ??? ( Quem decide?)
Quanto mais você fizer, mais fácil fica – faça com que esta conversar
esteja dentro do seu nível de conforto no gerenciamento de suas contas
O Que é um
“Prospect“
Qualificado?
Tomada de Decisão
Múltiplas pessoas estão envolvidas em
Decisor um processo de decisão
Técnico Usuário
Cada pessoa tem seus objetivos

Decisão de Compra Conflitos de interesses existem com um
decisor, entre um e outro decisor e
Decisor entre decisores e a organização
Promotor Financeiro
Promotor: promove o processo entre o

contato incial a implantação. Identifica-
se com o sucesso da implantação
 Quem são os decisores mais importantes?
 Qual critério é mais importante para cada decisor?

O que é SPIN?
Há 4 tipos de perguntas que o ajudarão a encontrar a informação

necessária para executar uma oferta sob medida posteriormente.
Questões de Situação
 Pergunte sobre a situação atual, as estratégias, desejos de produtos e serviços do
cliente
Questões de Problemas
 Tente detectar problemas, dificuldades e desafios para o cliente
Questões de Implicações
 Estabeleça os efeitos precisos para os problemas do cliente
Questões de Necessidades de retorno

 Clarifies the benefits a proposed solution offers the customer
Questões de Situação
Questões de Situação são importantes:

 Como você administra seus documentos hoje?
 Quantos funcionários acessam os documentos e com que regularidade?
 Qual seu campo de negócios mais importante hoje?
 Impressão de pouca preparação podem parecer… mostra pouco
conhecimento da indústria do cliente
Evite Questões de Situação na conversa:
 Ao invés, reuna informações sobre a situação do cliente em estágios
preliminares…
 …Somente pergunte questões de Situação se as informações importantes
não puderem ser obtidas de outra forma.
Questões de Problemas
Questões de Problemas são de grande ajuda:

 É difícil para você obter todas as informações relevantes sobre impostos
disponíveis de imediato?
 Você está satisfeito hoje com o tempo de resposta as solicitações dos seu
cliente?
 Você tem problemas com o contrôle da qualidade?
 Você está maximizando suas oportunidades de obter descontos com o
pagamento antecipado, em relação ao seu volume de vendas?
Você obtem informações sobre os problemas dos seus clientes.
Seu cliente articula uma demanda latente para a solução dos problemas
dele?
Questões de Implicação
Questões de Implicação são necessárias:

 O que seignifica para seu departamento quando seus funcionários
precisam compilar informações para uma auditoria?
 Quais são as implicações para sua competitividade devido a longos
tempos de resposta as solicitações de seus clientes?
 Seus planos de expansão estão limitados por causa disto?
 Que penalidades sua empresa pode enfrentar pala não aderência a
certos eventos?
O cliente começa e entender a dimensão de seus problemas.
O cliente pode começar a ter uma percepção do valor da sua solução.
Questões de Necessidades de Retôrno
Questões de necessidades de retôrno estabelecem o valor da solução ofertada:

 Que economia você teria se seus funcionários pudessem manejar as faturas de
fornecedores de forma mais rápida ou se os chamados de seus clientes pudessem
ser tratados de forma mais eficiênte?
 Quanto você estima que seria a receita pelo desconto em pagamentos
antecipados com o uso de uma solução de GED?
 O que significa para você melhorar seu serviço ao cliente de forma significativa e
desta forma ganhar vantagens competitivas?
A atenção do cliente é dirigida a solução ao invés do problema.
O cliente diz os benefícios.
O cliente reconhece seus requerimentos e necessidades.
Sumário
Questões podem persuadir de forma mais poderosa que qualquer outra

forma de comportamento verbal.
 Ajuda a contruir o valor percebido na mente do cliente
 Ajuda a construir relações com o cliente
 Ajuda a reduzir riscos
 Ajuda a obter compromisso
Contabilidade
Documentos Processos Desafio Benefício
Contas a pagar Pag. Faturas Aprovação rápida Descontos em

através dos vários pagamentos
centros de custos antecipados
Contas a receber Recebimentos Resposta rápida e Recebimento rápido

consultas de clientes de efetivo melhorando
o fluxo de caixa
Registros Contábeis Contrôle de Aderência a leis e Exposição legal

arquivos regulamentos (governos, reduzida
Sarbanes Oxley
Controladoria

Relatórios, Contrôle Acesso a informação Informação de
listagens rápida e simples contrôle mais acurada
e precisa
Planilhas de Planejamento Acesso a informação Orçamentos mais

planejamento rápida e simples acurados e precisos
R.H.
Documentos Processos Desafio Benefícios

Curriculos Organização de Acesso rápidp a Melhores
C.V.s recebidos informação necessária possibilidades de
para entrevistas seleção leva a
melhores resultados de
recrutamento
Arquivos de pessoal Registro Aderência a Menos exposição legal
e arquivos requerimentos legais
Arquivos de pessoal Solicitações de Acesso rápido a toda Respostas rápidas a

informações informação relevante que funcionários leva a
por parte de pode estar armazenado maior satisfação
empregados em mídias diferentes
Vendas

Propostas Criação de Ter documentos no momento Propostas mais rápidas
propostas certo e aprovações de todos os e livres de erros
envolvidos
Solicitações de Solicitações de Responder a solicitações de Melhoria da satisfação

clientes clientes clientes de forma acurada e a do cliente
tempo
Pedidos Processamento Ter todos os documentos Faturamento mais

de pedidos necessários para expedir os rápido
pedidos recebidos
Arquivos de clientes Revisão de Ter uma visão compreensiva de Melhor contrôle da

contas cada conta individual baseado base de clientes
nos documentos de um cliente
Logistica

Comprovante de Solicitações de Contrôle de embarques e ter Melhor qualidade de
entrega clientes documentos de suporte informações aos
disponíveis clientes
Documentos de Inspeção de Comparar informações de Embarques com
embarque embarques compras com informações menos erros
recebidos de embarques
Documentos Liberação de Prover documentos de Entrada de produtos

alfandegários mercadorias suporte para agilizar o mais rápida e melhor
processo de liberação fluxo de produtos
Produção

Instruções de Guias de processo Prover informação acurada e a Saída mais rápida e
montagem de montagem tempo para equipes de com menos erros
montagens
Protocolos de Monitoramento de Manter gerencia informada Monitorar processos

saída Performance sobre eficiência e de produção mais de
produtividade em processos perto e de forma mais
de produção acurada
Relatórios e uso Contrôle de Documentar uso de inventário Contrôle de inventário
Inventário como parte do processo de mais compreensivo e
produção atualizado
Compras
Compras formulários Autorização de Acelerar e documentar Compras mais ráidas e

e requisições requisições de aprovações livres de erros
compras
Informação de Comrpações de Acesso rápido e Comparações mais
Produtos preços e funções comrpeensivo de todas as precisas leva a
informações de preços e de melhores decisões de
produtos compras
Contratos Revisão de têrmos Acesso rápido a todas as Melhor aderência a
e condições informações de contratos conteúdos de contratos
Pesquisa & Desenvolvimento

Notificações de Publicações e revisões Atualizações de Melhores resultados de
liberação de de infomrações de informações prévias a busca baseado em
pesquisas pesauisas envolvidos infomrações mais
acuradas
Documentação Colaboração de Notificar todos os Trabalho de equipe mais

relacionada a projetos entre envolvidos em tempo eficiênte que leva a
projetos membros do time ideal e de forma acurada melhores resultados na
sobre modificações nos P&D
projetos
Anúncios públicos Aprovação e liberação Documentar e controlar Liberação mais

do processo aprovações de direcionada e controlada
liberações a terceiros ao público
Garantia da Qualidade

Relatórios de Documentação de Ráido acesso a todos os Melhor análise dos
testes resultados da garantia relatórios relevantes de resultados de testes que
da qualidade testes para melhor leva a melhor qualidade do
avaliação dos resultados produto
Notificações Informar a todos os Prover notificações a Retorno eficiênte e

envolvidos de tempo para todos os compreensivo permite
resultados de testes de envolvidos reações a qualquer
G.Q. problema com o produto
Contratos Revisão de têrmos e Acesso rápido a toda Melhores opções de

condições de informação necessária revisão para assegurar
instalações de melhor aderência de
terceiros usadas em especificações de
testes contratos
Como eu começo?
1. Leia os estudos de casos disponíveis:
 Contabilidade, R.H., Vendas
 Casos internos e referencias da Simpress
2. Aplique o método SPIN
 Contabilidade, R.H., Vendas, Geral
3. Familiarize-se com os vídeos (4)
 Funcionalidades básicas do gerenciamento de documentos,
Arquivamento de documentos eletrônicos, Aprovação de faturas,
Funcionalidades do DocuWare Web Client
4. Use Referências – Apreenda novas oportunidades
1. Melhor forma de compreender como outros solucionaram os
problemas
Como eu começo?
5. Use os formulários de Guia de Entrevista

6. Qualifique e consiga uma reunião para o Especialista de Soluções do
DocuWare ou para um evento como um seminário ou café da
manhã.
Liderando através do questionamento
Aquele que pergunta, lidera!

De acordo com um princípio básico, a
situação de um cliente pode ser
exitosamente comprendida e respondida.
Desta forma, você ganha uma imagem
clara da situação e da percepção do
cliente.
Monitore a conversa de acordo com o
método SPIN.
As Perguntas Chaves
 O que eu preciso saber para identificar se há uma oportunidade?
 „Que vantagens consequentes da implantação de um sistema de

gerenciamento de informação teria (qualidade, custo, tempo)?“
 „Que consequencias negativas (qualidade, custos, tempo)

poderiam ser criadas se os documentos necessários não
estiverem disponíveis para a execução desta função ou seria
necessário esforços adicionais para tornar este documento
disponível?“
39
Questões mais detalhadas
 Existem pontos críticos de tempo/data no processo?

 Que passos (funções) do processo esão especialmente críticos
em termos de custos – tempo - qualidade?
 Existem situações excepcionais que levam ao cancelamento do
processo?
 Que alta é a possibilidade deste risco se materializar?
 Qual (estimado) o dano que provocaria?
 Quais seriam as consequencias seguintes?
40
Gerenciamento de Documentos
Tendências Futuras
A pesquisa AIIM – Assoaição
deidicada ao crescimento e apoio do
Enterprise Content management
Aécio de Souza
Diretor de Vendas A.L.

Captura de Documentos
Local? Central? Terceirizada?
Pesquisa realizada em Novembro de 2009 nos EUA entre 882 membros

da organização
O têrmo “captura” abrange processos combinados de digitalização de
documentos, correção e melhoria de imagens, OCR, reconhecimento de
código de barras, etc para posterior armazenamento. workflow e
recuperação.
Os processos de captura mais automatizados e, em particular, a
disponibilidade de equipamentos multifuncionais em cada escritório
nos últimos 5 anos, está migrando o processo para um modelo
distribuido de digitalização e o processo de digitalização está localizado
entre os funcionários dos departamentos das empresas.
Números da Pesquisa da AIIM - Tendências
1 – A digitalização in “house” e “mail room” apresentam um

crescimento significativo em relação ao outsourcing de
digitalização
2 – Crescimento da digitalização distribuída por meio de MFPs em
relação a equipamentos individuais.
3 – Aumento considerável da automatização de reconhecimento
(OCR/ ICR/ Código de Barras) e classificação automática.
4 – A gestão de conhecimento na forma de pesquisa melhorada em
documentos de negócios é o maior “driver” para a digitalização
5 – Retorno de investimento em 12 meses estimado por 46% dos

entrevistados
Conteúdos de processos, faturas, contratos, RH
6 – Novas oportunidades criadas pelo aceite legal de imagens
assinadas eletronicamente.
7 – Serviços terceirizados é usado por 30% da amostra.
8 – Integrar as imagens nos sistemas existentes
9 – Digitalização distribuída através de MFPs é usada por 78% dos
entrevistados
10 – Capacitação de pessoal para operação e indexação é o maior

entrave para a realização do serviço descentralizado.
Uma das razões principais para a escolha da ferramenta GED é
portanto a facilidade de uso e o tempo de treinamento.
Buyers Laboratory
Solution Report - 2010
Gerenciamento de Documentos
O cruzamento do MPS – GED

Uma grande oportunidade de crescimento e
lucros
Aécio de Souza
Diretor de Vendas A.L.

Estratégias de Otimização de Documentos
Fluxo da
Informação
-OUTPUT- -INPUT-
Otimização de Impressão Otimização de Workflow
com MPS com GED
Custos
Modelo de Engajamento do Cliente
Melhoramento
de Workflows
(GED)
Otimização de
Infraestrutura
(Hardware)
Gerenciamento
do ambiente
(MPS)
Quando discutir o ciclo de vida de MPS-DMS?
 Durante a avaliação inicial – Taticamente
 Para melhorar os benefícios
 Como diferencial de outras ofertas de MPS da

concorrência
 Para involver mais pessoal do nível C
 Como parte do processo em andamento de otimização e

avaliação – Estratégicamente
 Para aprofundar o relacionamento com a conta provendo

valor adicional
As 10 questões a serem feitas para descobrir
uma oportunidade de GED!
1) Os seus documentos impressos são movimentados pela empresa?

2) Você está imprimindo o mesmo documento em estágios diferentes?
3) Seus documentos impressos são arquivados internamente?
4) os seus documentos impressos são consultados posteriormente?
5) Você precisa fornecer documentos impressos a seus clientes
posteriormente?
6) Os documentos impressos são re-trabalhados posteriomente?
7) Os documentos sofrem anotações posteriormente?
8) Você está usando espaço do escritório para arquivar?
9) Você está pagando por transporte entre escritórios?
10) Você está pagando por arquivamento externo?
"Medições que feitas uma vez VENDEM duas"
 O ROI do GED pode ser baseado nas mesmas

medições claras do MPS
 Decisão baseada em ferramenta deSoftware também
 Flexível para cenários diferentes de negócios
 Categorias de ROI diferentes
 Economia nos custos
 Melhoria de processos
 Relocação de recursos
Complementa as Ferramentas de Análise de MPS
ROI
Anáslise da
MPS Informação GED
Várias outras Sinergias ...
Pessoal
Consultivo
de Vendas
CFOs
Qualquer
tamnho de
empresa
Tabela de Conteúdo
Planejando seu sucesso Apresentação Padrão
Processo de Vendas Estruturado  Introdução

 Document Pool
 Prospecção
 AP
 Planejador de Vendas
Preparação da Apresentação ao Cliente
 Preparação da Apresentação ao
Cliente Apresentação ao Cliente
Benefícios
 Apresentação ao Cliente
Proposta
 Proposta
Mesa Redonda
 Mesa Redonda
Desenvolvimento da Configuração
Produtos Integrações
 Servidores O “RSD” (Regional Sales Director)
 Clientes Processamento da Ordem
 Módulos Portal do Parceiro
 Saas Suporte
Planejando seu Sucesso
DAC Base Training
Aécio de Souza – RSD America Latina Julho de 2013

O Plano de Marketing da DocuWare
Porque? Acordado entre:

 Defina seus objetivos  Proprietário do Negócios
 Crie um plano  DAC
 Trabalhe seu plano  DocuWare RSD
Conteúdo?
 Objetivos Anual
 Atividades de Marketing
 Formato
 Grupo Alvo
 Resultados esperados
 Responsabilidade
58
O Processo de Vendas Estruturado
DAC Base Training

Venda de Solução é uma Venda em Equipe
Gerente de Contas Especialista de

Solução
O Processo de Vendas
Prospecção Solução Proposta Ordem Gerenciamento

da Conta
Vendas
Ambos
Especialista
de Solução
Prospecção
DAC Base Training
Aécio de Souza – RSD America Latina Maio de 2010

Prospecção
Grupo Alvo
 Escalável de 1 usuários a uso corporativo
 Organizações de 20 a 500 empregados
Accounts payable Proposals, Orders Resumes Purchase requisition Assembly instructions

Accounts receivable Customer requests Personnel-related forms, Contracts Output controls
Record keeping Customer files documents Product information Pick sheets
Human
Accounting Sales
Resources
Logistics
Purchasing Production
Cross-departmental
Compliance Records Management
Contract Management Knowledge Management
Quality
Logistics R&D Controlling
Assurance
Proof of delivery Research release Test reports Planning

Shipping documents notes Notifications Record keeping
Customs documents Projectdocuments Contracts
Announcements
63
Vídeos de Demo no site
Representantes de vendas podem apresentar uma primeira impressão do
DocuWare
“Teaser” em página WEB
Solution Info
Casos de uso:
 Descrição de soluções para uso
em diferentes departamentos
 Criar interesse em GED
 Informação adicional para
gerentes de departamento em
preparação para reunião com o
DAC
66
Estudos de Caso
Casos de uso:
 Vendedores em Geral para mostrar aos interessados nossa especialização
em um tipo de indústria em particular ou para uma solução em particular
 Como parte de material entregue em seminários
 Como parte de uma proposta para mostrar nossa competencia
67
Seminário Informativo (Lunch&Learn)
Porque um Seminário?
 Oferece uma alternativa a
reuniões individuais
 Menos esforço para apresentar o
básico do GED a várias pessoas
 Criar “barulho” com relação ao
GED
 Criar oportunidades de reuniões
para preparar a Apresentação so
Cliente
68
Seminário Informativo
Como Organizar? You know the problem, critical

information that is inaccessible
can slow your business processes
tremendously. Whether it is e-mail
Compete with Ease
With Document Management
you can satisfy the growing
needs of your customers,
benefit from early payment
Agenda:
stuck in the mailbox of another Date: xxx

colleague, a quotation or an discounts and vastly improve
From xxx to xxx
invoice filed in another location; the information flow throughout

your company. Breaks/Lunch
customer contracts and inquiries
Selecione um tópico
Location: XXX
get held up, invoices are generated
or paid late and client files are Benefit from Document
often incomplete. Management – it’s easy!
We’ll gladly answer all of your Document Management

One Central Document Pool
From daily correspondence to questions about managing  One central document pool
complete customer files from the your internal processes more  Integrate remote offices and
distant past – you’ll find all of your efficiently. This seminar is all mobile employees
 Faster business processes

company’s documents in one about meeting your specific
“Documentpool“ Genérico
central document pool. AuthorisedYou know needs. Register today!
the bottlenecks: bills Lead in Customer Service
users can access it all with a mouse Speed Up Workflows - Today!
heaped in baskets, confusion Customer questions about
click, even when travelling around aboutthe versions,
Your DocuWare
recordsPartner
copied accounts Document
receivableManagement
invoices – LIVE! Agenda:
world. and filed many
Peter times (yet still
Jones can be answered
File directly
onouttheofspot.
MS Office
manageXXXXXXXXXXXXX
to go missing). The They can Archive
respond e-mail
and pay On: xxx
Faster Workflows result: processes
New York, NY areXXXXX
mired  Automate
more quickly approvalyour
– improving processes
From xxx to xxx
Document Management speeds updown and employees spin their
www.xxx cash flow.with electronic stamps Breaks/Lunch
business processes, reducing them wheels.Peter.Jones@xxx.com  Optimise document-based
to a few clicks – no matter if it’s for processes Location: XXXXXXXX
Phone: We’ll address all your questions

order processing, accounting or Meet Deadlines  Tips & Tricks
Fax: about optimizing your company’s
customer service. Documents are Manual (Text
Contabilidade
invoice processing
can can
also be replaced with document workflows during the Efficient Processes
automatically forwarded to the often take days.
short The reason:
company profile)  Guest Speaker: Case Study
seminar.  Why Automate Document
responsible employee. Processes copies are of accounts payable Document Management at… Workflows?
reduced from hours to seconds. invoicesLocation go through many hands  How to Speed Up Processes
Please register today – space is
before they
Hotel are authorized
xxx in xxx for limited. We look forward to seeing  Competitive Advantages of
Better Customer Service payment. Sometimes bits of
Street Smoother Workflows
you! Of course, we have also allotted
Questions about orders can information
City are missing and the extra time for you to ask questions  Meeting Deadlines/Early Payment
be answered immediately. gaps between departments are
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Shipments flow and new Your DocuWare Partner  Motivated Employees
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wide. It all eats up time. The participants.
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and lost out on early payment XXXXXXX Managing Workflows – Here’s How
discounts. New York, NY xxxxx  Document Workflows – LIVE!
www.xxx,xx  Automated Transfer/Forwarding of
Peter.Jones@xxx.com Documents
Register with (insert name here) by Fax or E-Mail
Speed Up Processes
With document management, you Tel:  Workflow Management By Mouse
Click
Reply by fax to: (insert number here) rev up invoice E-Mail: Fax: here)
(insert e-mail address
processing.
Payment requests are transferred (Text can also be replaced with  Assigning Access Rights Made
Registration Deadline: (insert date) Easy
in seconds – even to salespeople short company profile)
 Tips & Tricks
working on the road. The

Name: __________________________________ Company:_____________________________
authorization process is easy with
($xxx) is coveredLocation
Agendamento de Atividades
This seminar is free for me to attend. digital
The cost of theAseminar
stamps. document’s by the event’s host. Guest Speaker: Case Study
Hotel xxx in xxx
status is always clear. No invoice Street  Document Workflows at...
is ever lost and can be processed City
in seconds. You can make the www.xxxx.xxx
most of early payment discounts We have also allotted extra time for
while improving vendor relations! you to ask questions and exchange
ideas with other participants.
 Convite Register with (insert name here) by Fax or E-Mail

Reply by fax to: (insert number here)
Registration Deadline: (insert date)
E-Mail: (insert e-mail address here)
Name: __________________________________ Company:_____________________________

This seminar is free-of-charge for me. The cost of the seminar ($280) is covered by the event’s host.
Acompanhamento (Follow-up)
 Confirmação
 Lembrete
 Preparar para o dia
 Executar o seminário
69
Outros Materiais de Marketing
Floor Post / Invoice Stuffers

 15 different texts and pictures to be added to your invoices or regular mail
Invitation Flyer
 Standard Form for invitations to DocuWare seminars
70
Solution Finder
Uso:
 Em sua página WEB
 Primeiro contato com o prospect
 Informação para um Seminário
 Preparação para a Apresentação
ao Cliente
 Na Proposta
 Treinamento
www.findmydocumentsolution.com/?ref=<contractnumber>
71
Solution Finder
Output:
 Na tela
 Como arquivo PDF
Gravando e enviando Relatório pord
e-mailing
 Disponível para usuário
registrados
Geração automática de leads
 Enviar por E-mailed
 Cópia provida pelos parceiro
DocuWare
72
Documente seus Prospects
DAC Base Training

DocuWare Sales Planner (Planejador de Vendas)
Porque?
 Documentação estruturada da
situação de um cliente e atividades
 Informação estruturada para
dissiminação entre os envolvidos
 Vendedor
 DAC
 DocuWare RSD
Conteúdo:
 Detalhes do Cliente
 Pontos de dôr
 Benefícios
 Decisores
 Produtos previstos e tempos
74
Construindo a Solução
DAC Base Training

Encontrando os Fatos:
 Situação
 Tipos de Documentos
 Volumes
 Processo Corrente
 Problemas/ pontos de dôr
 Onde estão os problemas da
situação atual
 Implicações
 Quais são as implicações do
problema
 Necessidade de retôrno
 Valorização dos benefícios se
nós solucionarmos os problemas
76
Identificando o Benefício
Usando o Solution Finder para obter o benefício:

 Identificando benefícios potenciais baseado em um departamento ou tipo de
documento
 Criar urgência apresentando benefícios convicentes
Inice Start
Prospecção „Professional“
Gol (benefício base) Department Document Process

- Legal -… -…
- serviço ao cliente - Purchasing
- reduzir custos - F&E
- espaço - Logistics
- Melhorar vendas - HR
- QA
- Accounting
- Sales
Benefícios específicos do processo Output

77
ROI Calculator
Caso de Uso:
 Para Prospecção
 Convencer o prospect da
economia de custos e tempo
 Para preparação a Apresentação
ao Cliente
 Estimativa de economia e ROI
 Para a Apresentação ao Cliente
 Prender os benefícios a um
valor
 Para a Proposta
 Provar os benefícios e criar um
senso de urgência
78
Construindo a Solução
DAC Base Training

Descobrindo os Fatos:
 Situação
 Volume de Documentos
 Processo Corrente (Problema de
Negócios
 Problemas (Pontos de Dor)
situação atual?
 Implicações
 Quais são as implicações dos
problemas
 Necessidade de ROI
 Valor dos benefícios da slução
dos problemas
80
Identificando os Benefícios
Usando o „Solution Finder“ para obter os benefícios:

 Identificando o potencial dos benefícios baseado no departamento ou tipo de
documento
 Criar urgência apresentando benefícios convicêntes
Start Start
Prospect „Professional“
Goal (base benefit) Department Document Process

- Legal -… -…
- customer service - Purchasing
- reduce cost - F&E
- save space - Logistics
- improve sales - HR
- QA
- Accounting
- Sales
Process-specific benefit Output

81
Apresentação ao Cliente
Posicionando o Processo de Vendas:

 Solução customizada final ao
grupo de decisão
 Posicionando a empresa a
fornecer Serviços profissionais
“faturáveis“
Participantes:
 Todos os decisores
 Finanças
 Técnico
 Usuários principais
 Promotor
82
Conteúdo
 Bemvindos
 Parceiro e a DocuWare
 Participantes e suas
expectativas
 Situação Corrente
 Prova de conceito
 Apresentação ao vivo da solução
 Aprovação da Solução
 Expectativas atendidas?
 Benefícios
 ROI
 Próximos passos
83
Objetivo
 Vender o sistema completo
 Obter aprovação para uma
instalação piloto baseado nos
resultados de um
pago
 Vender o Desenvolvimento da
Configuração
84
Proposta
Conteúdo da Proposta
 Sumário Executivo
 Solução
 Benefícios e ROI
 Perfíl do Investimento
 Software
 Hardware
 Serviços Profissionais
 Appendix
 Contrato de Suporte
 Relatório da Configuração
 Solicitações de mudanças
 Ordem
85
Mesa Redonda
Situação:
 Você seguiu cada passo do
processo de vendas
 Qualificação do Prospect
 Entrevista com o Prospect
 Apresentação ao Cliente
 Oferta
Mas o cliente não tem reação!!!
86
Mesa Redonda
Razões de Porque!
87
Mesa Redonda
Conversas como uma ferramenta de

fechamento
 Obviamente o prospect tem
grandes objeções com respeito a
 A solução proposta
 Os benefícios
 O ROI
 Nossa competência para
implementar o que
prometemos
Coloque-os em volta da mesa e
discuta as razões porque eles não
querem investir
88
A Ordem
89
DocuWare Product Suite
DAC Base Training

Tipos de Servidores do DocuWare
DAC Base Training

DocuWare Business Server

 Grupo Alvo:
 Pequenos negócios e grupos de trabalho de até 20 pessoas com volume
de documentos pequeno e médio
 Sem requerimentos de alta automação no processamento dos
documentos
 Limitações:
 Somente para uma localidade
 Arquivos de até 4 GB de armazenagem de documentos
 Somente uma organização
 Sem módulos adicionais exceto para conectores de MFD
 Sem suporte a usuário móvel
92
DocuWare Professional Server

 Grupo Alvo:
 Empresas de porte médio para grande com até centenas fde usuários
 Alta demanda para processamento automatizado de documentos
 Funcionalidade adicional comparada com DocuWare BUSINESS
 Tamanho de arquivos ilimitado
 Disponibilidade de módulos opcionais
 Sincronização de aquivos incluindo usuários móveis
 Sincronização de usuários com Active Directory ou LDAP
 Limitações
 Uma instância para cada serviço do DocuWare
 Sem encriptação
93
DocuWare Enterprise Server

 Grupo Alvo
 Grandes organizações com alto volume de usuários, documentos e
acessos
 Organizações com requerimentos especiais de segurança
 Funcionalidades adicionais comparada ao Professional Server
 Load balancing simples (balanço de carga)
 Duas instâncias para cada serviço do DocuWare
 Encriptação de Documentos
 Deleção Segura
94
DocuWare 6
Funções Suportadas (1/3)
BUSINESS PROFESSIONAL ENTERPRISE

Suporta bases de dados em modo DocuWare 5 DocuWare internal DocuWare internal DocuWare internal
database, MS SQL, database, MS SQL, database, MS SQL,
MySQL, Oracle MySQL, Oracle MySQL, Oracle
Suporta bancos de dados para aquivadores MySQL, MS SQL via MySQL, MS SQL MySQL, MS SQL
modo DocuWare 4 ODBC via ODBC via ODBC
Migração de arquivadores via workflow  
Exportação de arquivadores via workflow  
Sincronização de aqruivadores (para usuários  
móveis or localidades remotas)
Registros (logs) por usuários  
Cluster: mais de um servidor do mesmo tipo  
(p/ex., 2 Content Servers) em um sistema ao
mesmo tempo
DocuWare 5.1
Número de discos lógicos ilimitado por 1  
arquivador
Capacidade de armazenagem ilimitada por Max. 4 GB  
arquivador
Integração de LDAP/Active/Domain Directory  
Lista de seleção externa  
Log (registro) de acessos ao arquivador  
Contrôle de acesso aos arquivadores via Index  
Filter
Acesso ao DocuWare via Internet  
Módulos adicionais, AUTOINDEX, CONTENT-  
FOLDER e outros
Suporte a Jukeboxes  
Suporte a Soluções de armazenagem NETtApp 
Support of Content Addressed Storage (CAS) 
EMC Centera
DocuWare 5.1

Licenças de servidores 1 1 2
(Authentication Server, Content Server,
Workflow Server)
Numero de organizações ilimitadas dentro de 
um sistema DocuWare
Load Balancing (Balaço de Carga) 
Armazenagem de documentos comprimida 
Armazenagem encriptada 
Deleção permanente 
Modo de alta segurança: Nível máximo de 
segurança dos arquivadores e usuários
Licenciamento de Clientes DocuWare
DAC Base Training

Licenciamento de Clientes DocuWare
Licenças Cliente do DocuWare Client:
 Em geral todas as licenças são concorrentes
 Administrador do Systema pode mudar uma licença concorrente em duas
momeadas e vice versa
Licença Web-Client ReadOnly:
 Número ilimitado de licenças Cliene
 “ReadOnly“ quer dizer
 Recuperar
 Visualizar
 Imprimir e E-Mail
 Não arquiva novos documentos, não faz anotações, sem carimbos, sem
alteração de índice
 Somente disponível para o DocuWare Web-Client
Software as a Service (SaaS)
DocuWare Online Services
99
Módulos adicionais do DocuWare
DAC Base Training

ACTIVE IMPORT
ACTIVE IMPORT
 Monitora pastas de arquivos e de e-mail
 Importa arquivos e e-mails para o arquivo DocuWare
 Prepara documentos
 Melhoria de índices com fontes de dados externas
Áreas de Aplicação
 Armazenagem automática de e-mails
 Digitalização e indexação de estações satelite
 Armazenagem de documentos de forma mais simplificada
 Classificação de documentos
Versão básica
 Incluída nas edições de Servidores
 Melhoria de índice usando o arquivo de documentos doDocuWare como
fonte
DocuWare IMPORT
Funcionalidades
 Monitora diretórios no FS
 Importa para o arquivador
 Reconhecimento (OCR) nativo
 Com licença do Barcode & Forms license
 Reconhecimento de códigos de barras
 Separação de documentos
Versão básica
 Importa somente para a bandeja WEB
default
102
DocuWare Upload Service
Funcionalidades
 Monitoração
 Pastas (Diretórios) do File System
 Bandejas do DocuWare
 Upload para
 Web Bandejas
103
RECOGNITION
RECOGNITION
 Reconhece textos e códigos de barras
 Leitura de informações de documentos escaneados
com OCR por zonas
 Leitura de códigos de barras de documentos
escaneados
Barcode & Forms
Funcionalidades
 Reconhecimento de códigos de barras
 Separação de páginas
 Melhoria de índices
Usado em
 DocuWare Import
 DocuWare Web Scan
105
AUTOINDEX
AUTOINDEX
 Designa indices de bases de dados externas para os documentos do
DocuWare
 Designa dados de registros a documentos escaneados que tenham
código de barras através de uma ID única
 Designa dados a banco de dados externos
 Sincronização de bancos de dados externos com o DocuWare
Task Manager
Conteúdo
 Notificações de E-Mail
 Lista de tarefas (Task lists)
Funcionalidades
 Gera E-Mails
 Armazenagem
 Mudança de dados do índice
107
CONTENT-FOLDER
CONTENT-FOLDER
 Pasta (Diretório) virtual para documentos
 Lista de tarefas
 Verificação de documentos
 Notificações sobre
Função do Content Folder
 Arquivo de requerimentos no arquivo
Função da Lista de Tarefas
 Apresentação WEB de requerimentos
pré-definidos
 Notificações
Task Manager
Conteúdo
 Notificações por E-Mail
 Lista de tarefas
Funcionalidades
 Gera E-Mails
 Armazena
 Mudança de de dados de índice
109
Connect to Outlook
DocuWare e Microsoft Outlook
 Arquiva emails
 Pesquisa por e-mails arquivados
110
Smart Connect
Funcionalidades
 Integra facilmente com várias aplicações de terceiros
 Smart Search
 Importa palavras de pesquisas de qualquer área do
aplicativo de terceiros
 Visualização direta dos documentos arquivados
 Smart Index
 Importa palavras de índice de qualquer área do
aplicativo de terceiros
 Caixa de diálogo ou de Info são indexadas
automáticamente
111
DocuWare Mobile
Funcionalidades
 Acesso a documentos arquivados
DocuWare Mobile
 iPhone App
DocuWare Mobile Plus
 iPad App
 Sem custo, pode ser baixado do Apple Store
 Exige o módulo residente no servidor (Custo)
Utiliza uma licença Client, para conectar-se ao sistema DocuWare.
112
DocuWare Connect to MFP
Funcionalidade
 Indexação de documentos no painel da MFP
Situação de uso
 Digitalizar um documento em uma MFP
 Indexar o documento com o teclado do painel da MFP
Availability
 RICOH
 Sharp
 XEROX
 Toshiba
 Kyocera
 Oki
 HP (usando um plugin com o Upload Services)
113
CONNECT to SAP
CONNECT to SAP
 Arquivamento eletrônico para SAP
 NF entrada (arquivamento posterior com código de
barras)
 SAP Business Workflow
 Saída de documentos
 Listagens e arquivamento de dados do SAP
 Atenção!
 Requer seviços profissionais providos pela
DocuWare da Alemanha
Introdução a Apresentações Padrão
DAC Base Training

Quando Apresentar?
Primeira Apresentação:
 Feiras
 Seminários
Apresentação a Clientes:
 Apresentação Customizada da
solução para prospects
116
Introdução a Peters Engineering
Peters Engineering
 Empresa Modelo para
demonstrações
 Empresa média de fabricação de
Montanhas Russas
 200 empregados
117
Organograma da Peters Engineering
118
Usuários Importantes
Vendas:
 Peter Sanders, Vendedor
 Fred Winner, Diretor de Vendas
Finanças:
 Peggy Jenkins, Contabilidade
 Elisabeth Cash, Diretora
Produção:
 Brian Ford, Diretor Produção
RH
 Simon Stone, Diretor RH
119
Infrastrutura
Plataforma de Comunicação:
 MS Outlook
Sistema de ERP
 Softaware de faturamento
120
Guia Padrão de Apresentação
Overview

Preparação para o primeiro uso
Preparando seu Notebook

 Instale VMWare Workstation 7+
 Copie todos os arquivos do
DocuWare‘s Presentation VM para
seu disco local
Preparando a VMWare
 Inicie VMWare Workstation
 Abrir „Presentation EN“
 Siga as instruções do VM Notes
Salvando o estado atual
 Tire um “snapshot“
122
O que é o Peters Engineering VM
Plataforma
 VMWare Virtual Machine
Conteúdo
 Totalmente customizado ambiente do DocuWare
 Usuários Multiplos
 Participações diferentes
 Perfís de acesso diferentes
 Arquivos Pré-Definidos
 Document Pool
 RH
123
Guia de Apresentação Padrão
Document Pool - Background

Aplicações
Tipos de Documentos: Processos de negócios

 E-Mail  Arquivamento de E-Mail e
recuperação com Outlook
 AUTOINDEX
 Arquivamento de documentos do
 Documentos do Office
Office
 TIFFMAKER
 Contrôle de Versão
 OFFICE ADD-IN
 Arquivamento manual de
 Entrada de documentos em papel documentos em papel
 Com Scanner  Impressão com TIFFMAKER
 Com MFD  Acesso filtrado
 Faturas de vendas
 TIFFMAKER
125
Script
A apresentação sugere a venda virtual de uma montanha russa para a

Octoberfest em Munich. Peter Sanders, o vendedor da Peters Engineereing
tem que gerenciar váios tipos de documentos desde e-mails até
documentos gereados pelo MS Office para receber ordens e enviar faturas.
A apresentação mostra como o DocuWare pode dar suporte ao trabalho
diário do Peter Sanders melhorando o arquivamento e o acesso aos
documentos.
Peter Sanders se comunica com seus clientes por e-mail. Ele recebe uma
solicitação de proposta de seu cliente a Flying Tom. Baseado na solicitação
ele cria uma proposta em MS- Word mas tem que gerenciar multiplas
versões da proposta durante o processo de vendas. Eventualmente ele
recebe a ordem em papel que precisa ser escaneada. Processamento de
ordens finalmente cria a fatura a partir de sua solução de ERP.
A Apresentação mostra como o DocuWare gerencia diferentes tipos de
documentos e como é fácil acessar o projeto completo durante as várias
fases do processo de vendas.
126
A Apresentação Básica
Relaxe e veja a apresentação básica

Pratique
Mostre para seu vizinho (E... Veja a dele!)
Apresente para o Grupo
127
Ad-Hoc Acesso a E-Mails pelo Outlook
Aplicações:
 Acesse seus e-mails arquivados no cliente Outlook
 Arquivamento de E-Mail com Outlook
128

Pratique
129
Ad-Hoc Versionamento
Application:
 Check-In/Check-Out de documentos
 Versionamento automático
 Histórico da Documentação
 Controle de Versão
130

Pratique
131
Ad-Hoc Acesso Filtrado
Aplicação Aplicação
 Acesso filtrado  Privacidade de dados
 Documentos privados  Direitos de acesso de usuários
 Documentos Confidenciais  Controle de Acesso
132
Contas a pagar Arquivamento e aprovação - Background

Aplicação
Tipo de Documento:
 Faturas de compras
Processo de Negócios
 Código de barras
 Separação de documentos
 Arquivo Automático
 Melhoria do ìndice
 Atualização de bases de dados
externas
 Workflow de aprovação
 Aprovação pelo Outlook
 Monitorear o Workflow
134
Histórico
Arquivamento e aprovação em CP segue um processo típico de captura,

arquivamento automático até a aprovação da fatura.
O recebimento tem a fatura e coloca uma etiqueta com código de barras na
primeira página. Digitaliza asfaturas. No “background” o DocuWare separa
as faturas pelos códigos de barras e as armazena. As faturas são
imediatamente roteadas para a Peggy Jenkins na contabilidade para futuro
processamento.
Peggy registra as faturas e designa os centros de custos. Os metadados das
faturas são melhorados usando um banco de dados externo de um
aplicativo de contabilidade. Baseado no centro de custos e cada fatura elas
são automaticamente enviadas aos responsáveis para aprovação.
Os gerentes responsávaeis utilizam o WEB Client para verificar suas tarefas
e aprovar ou rejeitar as faturas.
135
A apresentação básica

Pratique a apresentação
Apresente para seu „vizinho“
Mostre para o grupo
136
Arquivamento e aprovação de contas à pagar - Background

Ad-Hoc Atualização de Bancos de Dados
Atualizando bancos de dados externos

 Consistência de Registros
 Sincronização dos registros de contabilidade
 Verificar a integridade
138
Ad-Hoc Atualizando Bancos de Dados

Mostre para o grupo
139
Ad-Hoc Extension Approval in Outlook
Invoice Approval with Outlook

Mostre para o grupo
140
Ad-Hoc Extension Approval in Outlook
Relax and watch the basic presentation

Practise the basic presentation
Show it to your neighbour
Show it to the group
141
Ad-Hoc Auditagem (Logging)
Logging
 Logging
 Auditagem
 Protocolo de Acesso
 Compliance
142
Ad-Hoc Extension Logging

Mostre para o grupo
143
Ad-Hoc Extension Documentos Vencidos
Aplicação Aplicação
 Documento/ Tarefa  Listas de tarefas
 Datas limites  Desconto para pagamento
 Evitando multas antecipado
 Documentos a expirar
144
Ad-Hoc Extension Aging of Documents

Mostre para o grupo
145

Conhecendo os fatos:
 Situação
 Processo Corrente
 Volumes de Documentos
 Usuários envolvidos
 Problemas e Dôres
situação atual
 Implicações
 Quais são as implicações dos
problemas
 Necessidade do “Pay-off“
 Valor dos benefícios se
solucionarmos os problemas
147
Identificando o Benefício
Usando o Solution Finder para obter os benefícios:

 Identificando os benefícios potenciais baseado no departamento ou tipo do
documento
 Criar urgência ao apresentar benefícios convicentes
Start Start
Prospect „Professional“
Goal (base benefit) Department Document Process

- Legal -… -…
- customer service - Purchasing
- reduce cost - F&E
- save space - Logistics
- improve sales - HR
- QA
- Accounting
- Sales
Process-specific benefit Output

148
ROI Calculator
Caso de uso:
 Para prospecção
 Convencer o prospect da
economia de tempo e custos
 Para a preparação da
Apresentação do Cliente
 Estimativa de esconomia e ROI
 Para a Apresentação ao cliente
 Agregar os benefícios aos
valores
 Para a Proposta
 Provando os benefícios e
criando senso de urgência
149
Apresentando a Solução
DAC Base Training

Objetivos
 Vender o Desenvolvimento da
Configuração
 Obter a aprovação para um piloto
baseado nos resultados do
 Vender o sistema completo
151
Posicionar o Processo de Vendas:

 Solução final para o grupo decisor
 Última atividade sem custo para o
prospect
Participantes:
 Todos os decisores
 Finanças
 Técnico
 Usuários chaves
 Promotor
152
Conteúdo
 Bem vindo
 Parceiro e a DocuWare
 Participantes e suas
espectativas
 Prova de Conceito
 Apresetnação ao vivo da solução
 Aprovação da Solução
 Expectativas cobertas?
 Benefícios
 ROI
 Próximos passos
 Custo da espera (COW)
153
The Benefit

A Discussão dos Benefícios
Rever a Apresentação ao Cliente:

 Os benefícios A parte mais importante da Apresentação ao Cliente
 Preparação dos benefícios junto com o promotor
 ATENÇÃO
 Participantes da apresentação podem ver outros benefícios que seu
promotor
155
Benefícios diferentes para pessoas diferentes
Benefícios Grupo 1 Benefícios Grupo 2 Benefícios Grupo 3

 Benefício 1  Benefício 1  Benefício 1
156
Conclusão
Quais categorias de benefícios são mais convicentes?

 Benefícios Pessoais/Genéricos
 Benefícios Departmentais/ Benefícios do Processo
 Benefícios Organizacionais?
157
As Espectativas dos participantes
Rever da apresentação ao cliente:

 Obter as espectativas dos participantes da apresentação ao cliente
 Escreva as espectativas em um flip-chart
Usando as notas:
 Identificar os objetivos do sitema DocuWare e suas espectativas
 Valorizar os objetivos
158
O Desafio dos Benefícios
O que fazer se ninguém aparecer Esteja preparado com suas próprias

com uma avaliação ? idéias baseado na informação que
você tem:
 Pergunte abertamente:
 Esteja preparado para apresentar
 Tendo os desafios e as
suas próprias idéias de um
implicações em mente: Qual
benefícios
seu benefício pessoal e quanto
custaria para você?  Use o Solution Finder como
exemplo de benefícios
 Seja Paciente!
 Use o ROI Calculator para
 Espere tanto quanto possível
colocar valores
antes de apresentar suas
próprias idéias  Apresente os benefícios como um
conceito, NUNCA como o
 Aceite o silêncio!
benefícios final e o ROI
159
Tente com seu grupo
Prepare os benefícios para a Peters Engineering

 Baseado na informação disponível prepare um benefício convicente para a
Peters Engineering
 Prepare a apresentação dos seus benefícios
A Discussão dos Benefícios
 Com seu treinador:
 Teatro para uma discussão dos benefícios
Boa Sorte!
!!!
160
Pefíl do Investimento e ROI
Nada vem de graça! Agora é a hora de apresentar o perfil do investimento

 Software
 DocuWare
 Parceiros (Terceiros)
 Hardware
 Server
 Scanner/MFD
 Serviços Professionais
 Desenvolvimento da Configuração
 Implementação
 Treinamento
161
Perfil do Investimento e ROI
Justificativa do Investimento: O ROI

 Apresentar os resultados do benefício e discutiro ROI
162
Próximos Passos
Apresentando o Desenvolvimento da Configuração

 Criar uma descrição do processo para sua organiação com os seguintes
detalhes:
 Metódos de entrada
 Automação da Indexação
 Estrutura do Arquivo (File cabinet)
 Direitos de usuários, etc.
 Participantes
 Prospect:
 TI de usuários chaves
 ADP
 DAC ou DSC
163
Próximos passos
Implementação do DocuWare em apneas alguns dias

 Mostrar um cronograma possível
 Planejamento
 Implementação
 Going live
24 Maio 2012 3-7 Junho 2012 17-21 Junho 2012 25 Junho 2012
Planejamento Implementação
Desenvolvimento da Instalação & Go LIVE!

Kickoff Treinamento
Configuração
164
Criando senso de urgência
O passo final:
 Enfatizar o Custo de Espera (Cost Of Waiting) - COW
 Usar o ROI e mostrar o volume de dinheiro o cliente perde se não ivnestirem
rapidamente
165
Proposta
Aécio de Souza – RSD Latin America July 2013

Proposta
Conteúdo da Proposta
 Sumário Executivo
 Solução
 Benefícios e ROI
 Perfil do Investmento
 Software
 Hardware
 Serviços Professionais
 Appendix
 Contrato de Manutenção & Suporte
 Relatório de Configuração
 Solicitações de Mudanças
 Formulário de Ordem
167
Mesa Redonda - Round Table

Quando o prospect não reage!
No processo de vendas você fez tudo correto, mas…

 Qualificação do Prospect ...
 Entrevista com o Prospect ...
 Apresentação ao Cliente ...
 Oferta ...
Mas o prospect não reage…
169
Razões do porque
170
Como podemos seguir em frente?
Use a Reunião de Mesa Redonda de

forma eficiênte
 É importante que todos os
decisores estejam de acordo a
estarem presentes
 Um resumo do projeto atual é
dado pelo ADP ou prospect
 Items não cobertos, dúvidas,
objeções e pontos em aberto
são aclarados no grupo
 Ao final da mesa redonda, uma
decisão clara pode ser tomada
se o projeto segue em frente
ou é abandonado
171
Como planejar um Sistema DocuWare

Porque o Desenvolvimento da Configuração?
Boas razões para o Cliente:

 Criar Confiança e Segurança na
solução e no provedor
 Uma “prévia“ da solução reduz os
riscos de uma decisão incorreta
 Reduz os custos da implantação
 Torna expansões posteriores mais
fácil e mais efetivas em termos de
custos
 Criar a documentação requerida
para requerimentos legais e
estrutura necessária
173
Porque o Desenvolvimento da Configuração?
Boas razões para para o ADP:

 Criar serviços que podem ser
cobrados
 Redução da exposição a riscos e
limitar responsabilidades
 Eliminar serviços de consultoria
técnica e organizacional sem
custos
 Uma vez completado – existe uma
pequena probabilidade do cliente
voltar atrás ou parar o processo de
compra
174
Integrações

Porque Integrações?
O que Como
Armazenamento e indexação automática
• Documentos escaneados TIFFMAKER
• Documentos recém criados AUTOINDEX
• E-mails, arquivos ACTIVE IMPORT
COLD
Busca a partir de programas diferentes
• Retrieval of different kind of documents Smart Connect
Integração com
URL
Programação
(SDK)
Automating different functions
• Data transfer AUTOINDEX
• Synchronization Programming
Special assignments Programming
176
TIFFMAKER
Situação de uso:
 Arquivamento automático de
impressões
Opções disponíveis:
 Estração de texto por zonas
 Impressão opcional
177
ACTIVE IMPORT
Situação de uso:
 Arquivamento de E-Mail
 Integração simples a MFP
 Integração com captura de dados
Opções Disponíveis
 Importação automática de
arquivos
 Melhoria opcional do índice
 Arquivos Metaindex
 Arquivos CSV
 Conexão ODBC
178
AUTOINDEX
Situação de uso
 Sincronização de dados com
aplicações externas
 „Download“ de dados de
aplicações externas
 „Upload“ de mudanças de índice
para BD externos
 Validação
 Para documentos
 Para arquivos externos
179
Integração de URL
Situação de uso:
 Integração fácil de busca abrindo uma URL com um browser
 Varios Log-Ins (Visitante, Windows, DocuWare)
 Níveis diferentes de resultados, Lista de Resultados ou documentos
180
Interfaces de Programação
Validação Toolkit and Toolkit.Net

 .Net-Code executado pelo  „Contrôle Remoto“ para DocuWare
CONTENTSERVER Windows Client
 Gatilho por  Usa a interface do cliente do
 Arquivamento de novo DocuWare Windows
documento
 Suporta linguagens de
 Mudança de índice programação:
 Linguagens suportadas: .Net  C++, VB
Situação de uso  .NET based e.g. C#, VB.Net
 Verificação de índice
 Iniciar ação adicional e.g.
 Atualizar dados de índice para
documentos adicionais
181
Interfaces de Programação
GAPI (General Application Web Services:

Programming Interface)
 Conexão com servidores do
 Comunicação com os servidores DocuWare via HTTP
do DocuWare TCP/IP
 Não fornece interface de usuário
 Não fornece interface de usuário
 Independente da Plataforma
 Linguagens suportadas:
 Comunicação simples via XML e
 .Net languages e.g. C#, VB.Net HTTP
JAPI:
 Baseado em Web Services
 JAVA API
 Independente da Plataforma
182
The DocuWare RSD
O que você deve esperar do RSD
Suporte Geral:
 Respostas a questões relacionaas com o produto
 Funções e funcionalidades do DocuWare
 Resposatas a questões quanto a aplicações específicas
 Licenciamento
 Precificação
 Primeiro ponto de contato com relação a
 Atividades de Marketing
 Questionamentos Administrativos
 Situações a serem escaladas
184
O que você deve esperar do RSD
Suporte local
 Seminários e eventos internos
 Represar a DocuWare
 Apresentação de partes de um seminário
 Preparação de Apresentações à clientes
 Suporte durante a entrevista
 Construção da solução
 Apresentações à Clientes
 Auxílio na apresentação da solução ao cliente
 Discussão sobre os benefícios
 Mesas Redondas
185
Processamento de Pedidos

Formulários LKRF (License Request Form)
Informação Obrigatória
 Ordem oficial incluindo número de
sua OC enviado por e-mail
 DocuWare Software
 DocuWare Suporte
 License Request form
 Nome da empresa
 Nome do administrador e e-mail
 Endreço
 Código da indústria
 Departmentos e tipos de
documentos
 Integrações
187
Portal do Parceiro

ADP no www.docuware.com.br
Pré-requisitos para estar listado:

 Contrato válido do ADP
 Certificação válida DAC
Conteúdo:
 Detalhes de contato do DAC
 Nome
 Fone
 E-Mail
Link a página do ADP
 Somente se a página do ADP tiver
um link com a DocuWare
189
Integração do conteúdo WEB da DocuWare
Situações de uso
 Uso do conteúdo da DocuWare
com seu site WEB
 Sincronização automática com
atualizações da página da
DocuWare
 Áreas disponíveis:
 Produto
 Imprensa
Integration of Web-Client Trial link
 http://www.docuware.com/main.as
p?sig=pro_mod_wcl&lan=en&loc=
us#
190
Portal do Parceiro – Seu caminho para a DocuWare
Conteúdo:
 Notícias
 Documentação
 Manuais
 Específicações
 Folhetos
 Estado de contratos de suporte
 Sales Toolkit
 Detalhes de Clientes
 Detalhes de Suporte
 Arquivos de licenças
 ...
191
Perfíl próprio
Gerencie seus detalhes:

 Nome
 Endereço
 Comunicação
 Especialmente celulares
 Perfil
 Qualificação
 Veja suas certificações
correntes
192
Contrôle completo de renovações
Alertas de Renovações:
 Nunca esqueça de faturar seu cliente pela renovação do suporte
 Nunca esqueça de cancelar os contratos que não serão renovados pelo
cliente
193
Obtenha o máximo de seus eventos
Registro de eventos
 Conteúdo
 Grupo alvo
 Data
 Local
 Detalhes de contatos para inscrição
Publicação do evento
 A DocuWare verifica os detalhes e
aprova o evento
 Evento publicado no
www.docuware.com
 Registros através do contato do
parceiro
194
Controle completo dos clientes existentes
Conteúdo:
 Lista de todos os clientes existentes
 Filtrado por tres categorias
 Adicione clientes à sua lista pessoal
 Adicione clientes à lista de renovações
195
Contôle completo dos clientes existentes
Perfil:
 Tipo de Indístria
 Número de empregados
 Áreas de aplicação
 Tipos de documentos
 Integrações com outros produtos
IMPORTANTE:
Nós usamos esta informação para
atender solicitações de parceiros
sobre referências de integrações
196
Contrôle total sobre clientes existentes
Detalhes do cliente
 Endereço
 Perfil
 Empregados
 Baixar listas para uso interno
197
Contrôle total sobre clientes existentes
Detalhes do sistema
 Número do Sistema
 Datas do contrato
 Início
 Fim
 Contato responsável do parceiro
 Lista de produtos registrados
 Baixar arquivo de licenças
198
Ranking de Funcionalidades
Situação de uso:
 Ajuda a desenvolver as funcionalidades
que o mercado quer
 Melhora a funcionalidade do DocuWare
199
Suporte
Aécio de Souza – RSD Latin America Julho 2013

Support@DocuWare
Suporte de Vendas:
 Contate seu Diretor Regional de Vendas
 aecio.desouza@docuware.com
 (19) 8135-9004
 Atenção! Será adicionado o dígito 9 a partir de final de Agosto
Suporte Técnico:
 Dar entrada pelo portal www.docuware.com
 Fone: +1 (845) 563-9045
 Por e-mail -> dwsupport@docuware.com
201
Wrap up
Solution Selling is Team Selling
General Sales DocuWare Appli-

Representative cation Consultant
203
The Sales Process
Prospecting Solution Proposal Order Account

Management
Sales
reps
Both
together
DAC
204
Insert Success Profiles here
205
Next Steps
Plan your Success

 Create your own Marketing
Planner
Work your Plan
 Kick-off with your GSF
 Start Prospecting in Accounting
departments of existing customers
with 20-500 employees
 Announce your first Lunch&Learns
Good luck with your first
appointments
And, by the way....
206
The last and final
207
Coffee Break
Lunch Break
Thank You for
Listening

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DocuWare Application Consultant

(Consultor de Aplicações do DocuWare)

Aécio de Souza – RSD America Latina Julho, 2013

Profissionais de vendas, que são entusiasmado pela qualidade do produto

“E PROSPECTOS CONFUSOS NÃO COMPRAM”

Soluções colocam o benefício em primeiro lugar, o produto deliberadamente

O têrmo Solução é descrito como: (Wikipedia)

Um Problema é uma tarefa difícil ou carga que requer uma Solução ou

Orienta de forma concreta as necessidades de um grupo alvo.

Aquele que pergunta, lidera!

Escrever é uma forma precisa de pensar. De acordo com este princípio

As 3 fases do ciclo de vendas

 Quem e o que é DocuWare?

 Onde eu vendo o DocuWare?

 Qual o meu papel na venda do

► DocuWare – Um evento gerador de receitas

Relação de confiança – Os clientes conhecem você, sua empresa,

 Financeiro/ Bancos / Seguros

Comece pelos seus clientes atuais “key accounts” e procure pelo

Faça a prospecção em todas as chamadas

Criar um “prospect” qualificado para o Especialista de Solução dar

Cada pessoa tem seus objetivos

Promotor: promove o processo entre o

 Quem são os decisores mais importantes?

 Qual critério é mais importante para cada decisor?

Há 4 tipos de perguntas que o ajudarão a encontrar a informação

Questões de Necessidades de retorno

Questões de Situação são importantes:

Questões de Problemas são de grande ajuda:

Questões de Implicação são necessárias:

Questões de necessidades de retôrno estabelecem o valor da solução ofertada:

Questões podem persuadir de forma mais poderosa que qualquer outra

Documentos Processos Desafio Benefício

Contas a pagar Pag. Faturas Aprovação rápida Descontos em

Contas a receber Recebimentos Resposta rápida e Recebimento rápido

Registros Contábeis Contrôle de Aderência a leis e Exposição legal

Documentos Processos Desafio Benefício

Planilhas de Planejamento Acesso a informação Orçamentos mais

Documentos Processos Desafio Benefícios

Arquivos de pessoal Solicitações de Acesso rápido a toda Respostas rápidas a

Documentos Processos Desafio Benefícios

Solicitações de Solicitações de Responder a solicitações de Melhoria da satisfação

Pedidos Processamento Ter todos os documentos Faturamento mais

Arquivos de clientes Revisão de Ter uma visão compreensiva de Melhor contrôle da

Documentos Processos Desafio Benefícios

Documentos Liberação de Prover documentos de Entrada de produtos

Documentos Processos Desafio Benefícios

Protocolos de Monitoramento de Manter gerencia informada Monitorar processos

Documentos Processos Desafio Benefícios

Compras formulários Autorização de Acelerar e documentar Compras mais ráidas e

Documentos Processos Desafio Benefício

Documentação Colaboração de Notificar todos os Trabalho de equipe mais

Anúncios públicos Aprovação e liberação Documentar e controlar Liberação mais

Documentos Processos Desafio Benefícios

Notificações Informar a todos os Prover notificações a Retorno eficiênte e

Contratos Revisão de têrmos e Acesso rápido a toda Melhores opções de

5. Use os formulários de Guia de Entrevista

Aquele que pergunta, lidera!

 O que eu preciso saber para identificar se há uma oportunidade?

 „Que vantagens consequentes da implantação de um sistema de

 „Que consequencias negativas (qualidade, custos, tempo)

 Existem pontos críticos de tempo/data no processo?

Diretor de Vendas A.L.

Pesquisa realizada em Novembro de 2009 nos EUA entre 882 membros

Name: ______ Company:_