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Um Processo de Gestão
Atividades de Aprendizado neste treinamento:
• Você vai:
– Aprender os conceitos principais do
“Gerenciando para o aprendizado”
– Seguir a criação e o progresso de
desenvolvimento de um A3
– Escrever e apresentar seu próprio A3
– Ler, escutar e orientar outros utilizando o
processo A3
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O que é um “A3”?
• A3 é apenas o tamanho do papel (297mm x 420 mm).
• Começou na década de 60 como um padrão para solução de problemas dos
Círculos de Qualidade.
• Evoluiu (na Toyota) e se tornou um padrão para solução de problemas,
propostas, planos e acompanhamentos.
• Um Relatório A3 comunica um plano inteiro (grande ou pequeno) em uma
única folha de papel de forma simples, concisa e completa (qualquer um
deve poder entender).
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O Processo A3
Utilizado como um processo padrão:
Torna mais fácil
– Envolver pessoas
– Entender pessoas
Promove o diálogo internamente na organização
Força o 5S da informação
Desenvolve Pensadores que solucionam problemas
Encoraja iniciativas na base
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O Processo A3...
– Suporta a realização do PDCA
– Evidencia a conexão entre problemas reais e
contramedidas
– Promove o aprendizado organizacional
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Vá ao Gemba!
Onde o Problema Ocorre
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A Busca da Solução do Problema
SUPOSIÇÃO
Impressões e
Suposições
FATOS
FATOS
BURACO
Percepção
FATOS A “Solução”
vaga do NEGRO
problema FATOS (tentativa, falha,...)
FATOS
FATOS
FATOS
FATOS
FATOS
FATOS
Problema FATOS Contramedida
real FATOS Efetiva
FATOS
FATOS
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O que desencoraja as pessoas a pensarem e
assumirem responsabilidades?
Nos apressamos em fornecer as respostas.
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“Um Problema Claramente Definido é um
Problema Quase Resolvido”
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Detalhamento do problema
Percepção do problema apresentado Entendimento da situação
• Qual é o problema real no
Clarificar o problema
desempenho?
• Qual é a lacuna?
• Como podemos medir?
Problema “Real”
Contramedidas
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Pensamento Questionador Sempre
O que você realmente sabe? Como você sabe isso?
Obter consenso é:
SIM - Concordar em dar apoio a uma proposta consistente
NÃO - Unanimidade, maioria, ou “é assim que eu faria”
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São necessárias Duas Pessoas
(ou mais) para o Processo A3…
Autor/Dono/Comunicador
O proprietário do problema, que toma iniciativa para
entender a situação racionalmente e colocar no papel a
proposta
Interlocutor/Orientador/Mentor
Qualquer pessoa que recebe questões, solicitações, que é
afetado ou que precisa conhecer a situação,
ou a pessoa que precisa autorizar a ação
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Interlocução que Ajuda
Você tem certeza de que isso vai Que impacto você espera que esta
funcionar? contramedida tenha?
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Fazer as Perguntas Certas
Tipos de Perguntas
1. Perguntas Exploratórias
• Foco no esclarecimento da situação com dados e fatos (com
profundidade, em detalhes)
2. Perguntas de Diagnóstico
• Foco na abordagem e capacidade de análise demonstrando
a razão e a visão sistêmica.
3. Perguntas Desafiadoras
• Foco em questionar, confrontar e desafiar. Ir além das
fronteiras; pensar fora da caixa. Causa desconforto.
• Cuidado para não dar a solução!
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Perguntas Exploratórias – Exemplos:
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Perguntas de Diagnóstico – Exemplos:
• Sentimentos e Reações (sentido que a pessoa dá a situação)
• Como você se sente em relação a…?
• Qual foi sua reação em relação a…?
• Causas e Motivos (aprofundar as habilidades de diagnóstico)
• Como você demonstra a relação entre a causa e o efeito?
• Por que você analisou dessa forma?
• Ações/hipóteses alternativas (razões da abordagem escolhida)
• Que outras alternativas/hipóteses você pensou?
• Sistêmicas (como outros reagiriam)
• Qual a opinião que outros teriam sobre sua idéia?
• Como você interpreta que seu grupo reagiria a isso?
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Perguntas Desafiadoras – Exemplos:
• Se todas as ações forem aplicadas e os resultados
efetivamente obtidos, estaremos igual, acima ou abaixo da
Meta?
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Desenvolva Contramedidas
• Contenção (Medida Temporária)
– Desvia ou bloqueia os impactos do problema existente por período
determinado, atenuando consequências.
• Contramedida
– Ação sobre a causa-raiz que deverá reduzir ou eliminar um problema
consequente (a lacuna) e oferece real estabilidade à “situação padrão” ao
longo do tempo.
• Solução
– “A” resposta correta. Pressupõe algo definitivo, imutável. Poucos
problemas poderiam ser “solucionados”, segundo este critério.
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Exemplo: Ponte de Bom Jardim - RJ
Problema:
• Veículos ficaram impedidos de
cruzar a cidade de Bom Jardim. O
rio, devido às fortes chuvas, levou
a ponte.
Contenção: Contramedida:
• Durante 1 ano foi • Nova ponte de concreto foi
utilizado uma ponte erguida. Estruturalmente
militar de aço que mais forte e com um vão Solução:
permitia a passagem de livre 50% maior que o • Teletransporte...
1 veículo por vez. original.
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Critérios para Avaliar Contramedidas
• Eficácia: Capacidade que a ação tem de funcionar como uma
maneira de eliminar a causa e resolver o problema.
• Viabilidade: Capacidade que a ação tem de ser aplicada com
recursos e esforços razoáveis.
• Impacto: Capacidade que a ação tem de obter os resultados
pretendidos impactando minimamente outras áreas.
Todos os critérios são avaliados por alto (A) médio (M) ou baixo (B).
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Exemplo de Matriz de Contramedidas
Causa Contramedida Descrição EFIC VIAB IMP Avaliação Benefício
Ñ Ruim
Notas: A=Alto; M=Médio; B=Baixo
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Discutir com os Envolvidos um Conjunto
de Contramedidas
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Problemas comuns para ter as propostas aprovadas e
objetivos alcançados
1. Assumir que uma vez que você tem a “melhor solução”:
– Todos vão concordar, e portanto problema resolvido, tarefa cumprida.
3. Assumir que uma vez que você tem um plano, tudo vai ocorrer de acordo
com o plano:
– Jogando o plano fora quando as coisas vão mal;
– Tentando se amarrar ao plano não importa o que aconteça.
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Plano de Ação: considerar o contexto
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Propostas e Planos devem fazer Sentido a
Todos, não só para o Autor
Questione o A3 no sentido inverso, item a item.
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Falta ainda desdobrar o Do, o Check e Act do PDCA...
Iniciativa individual
E
Proposta Alinhamento organizacional
Autorização
Diálogos