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Faculdade Atenas Maranhense – FAMA

Palestra

Auditoria Operacional

Prof. MSc. Gerisval Alves Pessoa


Novembro de 2008
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Auditoria Operacional

INSUMOS PROCESSOS PRODUTOS

MEIOS GESTÃO RESULTADOS

FORNECEDOR PROCESSO CLIENTES

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O que é Auditoria Operacional?

É a análise e avaliação do desempenho da


organização em todos os processos ou em
partes, visando a elaboração de recomendações
e comentários que contribuirão para melhorar os
processos quanto aos seus objetivos
econômicos, de eficiência de eficácia e de
efetividade.

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Por que Auditoria Operacional?

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Dimensões da Auditoria Operacional

Criação de Valor
Avaliação de Programa
Efetividade Missão

Política de Gestão
da Qualidade

Diretrizes Estratégicas

Auditoria de desempenho Funções


operacional
Economia
Eficiência
Eficácia Processos/
Atividades

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Objetivos da Auditoria Operacional

• Estabelecer possibilidades de melhoria do


funcionamento e utilização dos recursos, a partir do
diagnóstico que tem como premissa o mais amplo
consenso;

• Alinhar todas as ações, programas, ferramentas e


métodos de gestão da qualidade segundo as Diretrizes
de melhoria decididas pela Alta Direção da
Organização.

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Conceitos

•Economia: é a capacidade que temos de fazer, gastando


pouco. É executar nossas atividades ao menor custo
possível, ou seja, gastar menos.
• Eficiência: é a capacidade de fazer as coisas direito. É
apresentar um desempenho satisfatório sem
desperdícios, ou seja, gastar bem.
• Eficácia: é a nossa capacidade de fazer as coisas
certas. É alcançar os objetivos ou metas previstas, ou
seja, gastar sabiamente.

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Ganhos Potenciais

• Aumento de receitas;
• Melhoria do desempenho;
• Redução dos desperdícios e de práticas ineficientes,
antieconômicas, ineficazes e abusivas;
• Redução de custos;
• Melhoria dos processos de medição;
• Melhoria dos processos de controle;
• Otimização de procedimentos;
• Aumento da capacidade e velocidade na solução de
problemas.

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Foco da Auditoria Operacional

O foco da auditoria operacional é o processo de gestão


nos seus múltiplos aspectos:

• de planejamento;
• de organização;
• de procedimentos e
• de acompanhamento gerencial,
inclusive quanto aos seus resultados em termos de
metas alcançadas.

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Abordagens da Auditoria Operacional

• Análise da estratégia organizacional;

• Análise da Gestão;

• Análise dos procedimentos operacionais.

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Abordagens da Auditoria Operacional

Análise da estratégia organizacional

• cumprimento da missão da gerência;


• a adequação dos objetivos estratégicos às
prioridades da direção;
• a identificação dos principais produtos, indicadores de
desempenho e metas das gerências;
• a identificação dos pontos fortes e fracos da
organização, e das oportunidades e ameaças ao
desenvolvimento organizacional;
• a existência de superposição e duplicação de
funções.

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Abordagens da Auditoria Operacional
Análise da gestão

• a adequação da estrutura organizacional aos


objetivos da organização;
• a existência de sistemas de controle adequados,
destinados a monitorar, com base em indicadores de
desempenho válidos e confiáveis, aspectos ligados à
economia, à eficiência e à eficácia; o uso adequado
dos recursos humanos, instalações e equipamentos
voltados para a produção e prestação de bens e
serviços na proporção, qualidade e prazos requeridos;
• a extensão do cumprimento das metas previstas pela
direção ou legislação pertinente.

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Abordagens da Auditoria Operacional

Análise dos procedimentos operacionais

• a existência de rotinas e procedimentos de trabalho


documentados e atualizados;
• cumprimento das práticas recomendadas pela
legislação para aquisição de bens e serviços;
• a adequação das aquisições no que se refere aos
prazos, à quantidade, ao tipo, à qualidade e aos
preços;
• a guarda e manutenção dos bens móveis e imóveis.

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Abordagens da Auditoria Operacional

Avaliação de Programa:
Examina a efetividade dos programas e projetos da
direção:

• a sua concepção lógica (legalidade);


• consistência entre objetivos e necessidades;
• a consistência entre as ações desenvolvidas e os
objetivos estabelecidos;
• as conseqüências do programa;
• os efeitos implícitos;
• os fatores inibidores do seu desempenho;
• a qualidade dos efeitos alcançados (impactos);
• a existência de outras alternativas de ação (custos).
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Classificação da Auditoria Operacional

• Quanto a abrangência de atuação:

Nossa programação de auditoria se dá no âmbito das


gerências da Organização que objetivam a criação de
valor para o cliente.

• Quanto a forma de realização:

Interna: realizada por profissionais da organização


vinculados à função qualidade e/ou de desempenho.

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Classificação da Auditoria Operacional

• Quanto ao objetivo da auditoria operacional:

O Programa de Auditoria Operacional objetiva avaliar


o desempenho e a eficácia das operações e serviços,
os sistemas de medições, a organização do trabalho,
e os métodos de gestão da qualidade; a propriedade
e o cumprimento da política de gestão da qualidade; e
a adequação e alinhamento das ações e projetos com
as Diretrizes estratégicas.

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Exemplo de Check List
POLÍTICA DE GESTÃO

Critérios
1. Utilização da política nas práticas de gestão da qualidade dos processos
2. Nível de conhecimento e entendimento dos empregados
3. Alinhamento das ações de rotina com a política de gestão da qualidade

Observações do Auditor Observações Auditado

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Exemplo de Check List
DIRETRIZES

Critérios
1. Esclarecimento dos empregados
2. Desdobramento em nível de supervisão
3. Análise crítica e ações corretivas
4. Divulgação, promoção e treinamentos

Observações do Auditor Observações Auditado

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Exemplo de Check List
ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

Critérios
1. Recursos atuais e adequação às atividades
2. Clima de trabalho
3. Monitoramento dos recursos disponíveis
4. Distribuição das atividades
5. Funções, cargos e empregados adequados às necessidades
6. Foco no cliente
7. Monitoramento e controle

Observações do Auditor Observações Auditado

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Exemplo de Check List
SISTEMAS DE MEDIÇÃO

Critérios
1. Procedimentos de coleta de dados e obtenção do desempenho dos indicadores
2. Alinhamento dos indicadores atuais com as metas estratégicas
3. Monitoramento dos indicadores pelos empregados envolvidos
4. Os indicadores atuais refletem as reais necessidades do cliente (interno e/ou
externo)
5. Processo decisório com utilização ampla dos indicadores atuais (parte integrante)
6. Tratamento dos resultados dos indicadores para e pelos empregados envolvidos,
inclusive comunicação
7. Nível de acesso dos empregados aos atuais sistemas de medições, informatizados
ou não

Observações do Auditor Observações Auditado

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Exemplo de Check List
ECONOMIA, EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Critérios - ECONOMIA
1. Custos dos últimos 2 anos, atual e tendência
2. Planejamento e execução orçamentária
3. Composição quadro de pessoal (Próprio e Contratado)
4. Interfaces dos processos (integração sistêmica)
Critérios - EFICIÊNCIA
5. Definição e monitoramento dos CTQ's
6. Níveis atuais e de tendências dos indicadores dos processos (q,C,E,M,S)
7. Valor estoque operacional atual e tendência
8. Níveis atuais e de tendências das variáveis dos processos (produto em processo e
produto final)
9. Clareza e entendimento a respeito da função do processo
10. Clareza e entendimento quanto aos processos críticos para criação de valor ao
cliente
11. Clareza e entendimento quanto ao fluxo do processo dentro do Sistema (produto
em processo e produto final)
12. Clareza e entendimento quanto aos insumos, fornecedores e anomalias crônicas
13. Quanto ao atual ciclo do processo
14. Quanto ao nível de padronização do processo
15. Quanto ao planejamento do processo
16. Quanto à capabilidade do processo
17. Quanto ao desdobramento das diretrizes superiores
18. Quanto a ambientação do empregado à área e às novas funções e/ou atividades
19. Quanto ao atual processo de comunicação
20. Quanto às últimas melhorias implementadas no processo
21. Quanto a apuração do atendimento das necessidades dos clientes
Critérios - EFICÁCIA
22. Resultados alcançados e metas estabelecidas

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Muito Obrigado!

gerisval@fama.br
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