Como fazer benchmarking

Índice

Introdução

Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking

Passo 2 - Aprender os princípios do benchmarking

Passo 3 - Aplicar o processo de benchmarking

Passo 4 - Formar a equipa

Passo 5 - Implementar as acções

Passo 6 - Recolher os benefícios

Introdução

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O benchmarking é um dos mais úteis instrumentos de gestão para

melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade

em relação à concorrência.

Baseia-se na aprendizagem das melhores experiências de empresas

similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve uma

excelente "performance" empresarial.

A essência deste instrumento parte do princípio de que nenhuma

empresa é a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe

no mercado quem faz melhor

do que nós. Habitualmente, um processo de benchmarking arranca

quando se constata que a empresa está a diminuir a sua

rendibilidade. Quando a aprendizagem

resultante de um processo de benchmarking é aplicada de forma

correcta facilita a melhoria do desempenho em situações críticas

no seio de uma empresa.

Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking

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O benchmarking pode ser classificado em três tipos:

Interno - Trata-se do tipo de benchmarking mais utilizado.

Consiste em comparar as operações da empresa com as de um

departamento interno da própria empresa

ou de outras empresas do mesmo grupo. O objectivo é identificar

internamente o modelo a seguir. É fácil de implementar uma vez

que as informações se encontram

acessíveis, sendo por isso fáceis de recolher. Apresenta como

grande desvantagem as limitações decorrentes de um processo

meramente de âmbito interno.

Competitivo - Tem como alvo a concorrência directa, ou seja a que

desenvolve a sua actividade dirigida ao mesmo target. Prevê a

comparação dos produtos

e serviços, assim como dos métodos de trabalho da empresa. Tem

como fim superar o desempenho da concorrência, identificando os

problemas com que ela se

debate. Trata-se de um tipo de benchmarking difícil de pôr em

prática uma vez que se torna praticamente impossível que as

empresas facilitem à concorrência

dados das respectivas actividades. Por isso, as informações são

difíceis de recolher e por vezes torna-se necessário contratar

uma empresa de consultoria

externa para conseguir obter os dados pretendidos.

Genérico ou multi-sectorial - Consiste na comparação entre

empresas de diferentes sectores (reconhecidas como tendo as

melhores práticas em produtos, serviços

ou métodos) com o objectivo de identificar e determinar as

melhores práticas para determinada área. Permite detectar a

inovação mais original e transpô-la

para a empresa. É no benchmarking genérico ou multi-sectorial que

se encontra a maior parte de exemplos práticos. Por outro lado,

como se trata de empresas

de indústrias diferentes, encontra-se, aqui sim, maior abertura

para a troca de informação.

Passo 2 - Aprender os princípios do benchmarking

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O benchmarking assenta nos seguintes princípios:

Reciprocidade - O benchmarking baseia-se em relações recíprocas.

Quando solicitamos informações a uma empresa comprometemo-nos

automaticamente a facultar

as nossas informações. É como uma rua de dois sentidos na qual

todos os intervenientes beneficiam da partilha de informação.

Este processo, no entanto,

deve ser precedido de uma negociação sobre os limites e as

especificidades da troca de informações.

Analogia - Para produzir resultados eficazes, torna-se necessário

manter uma analogia com os métodos da nossa empresa. Ou seja, às

equipas de benchmarking

é exigido que saibam adaptar os processos da organização estudada

(que utiliza processos distintos) à respectiva organização que

faz o benchmarking.

Medição - Os sistemas de medição, assim como as ferramentas

utilizadas na análise dependem dos indicadores seleccionados

pelas empresas que partilham o

estudo. Deve ter-se sempre em conta que o benchmarking é uma

comparação de desempenho entre empresas.

Validação - As equipas de benchmarking devem validar os seus

estudos por métodos estatísticos, sob pena de colocarem em causa

as conclusões dos dados recolhidos.

A mera intuição ou as suposições não constituem métodos fiáveis

de análise.
Passo 3 - Aplicar o processo de benchmarking

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O benchmarking é baseado em quatro etapas, segundo o ciclo de

Edwards Deming. A saber: To plan (planear); To do (fazer); To

correct (controlar); To act

(agir)

Planeamento - Pode ser resumido a duas questões fundamentais:

O que deve ser objecto de benchmarking? Para identificar o

objecto de benchmarking torna-se necessário, em primeiro lugar,

definir rigorosamente a missão

que nos propomos levar a cabo.

Quem devemos estudar? A selecção dos alvos obriga a uma

vigilância relativamente às informações recolhidas. Como estas

deverão ser comparáveis, será imperioso

prever os necessários ajustamentos.

Recolha de dados - Consiste em analisar os seguintes tipos de

informação:

Informação do domínio público, publicada na imprensa genérica ou

em revistas especializadas

Informação resultante do contacto directo com as empresas através

de questionários, de entrevistas ou de visitas

Análise dos dados - Deve ser efectuada tendo em conta dois

aspectos:

A determinação das diferenças de desempenho

A identificação dos responsáveis pelos bons resultados das

melhores empresas

Adaptação e melhoria - Determinação da acção para melhorar o

desempenho da empresa de acordo com as conclusões do estudo.

Passo 4 - Formar a equipa

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Da constituição da equipa de benchmarking depende o sucesso da

implementação do processo. A formação das equipas deve permitir a

intervenção de toda a empresa.

As equipas devem ser flexíveis e podem dividir-se em três grupos:

Internas - constituídas por elementos de um mesmo departamento e

subordinados ao mesmo responsável hierárquico.

Interdepartamentais - constituídas por elementos com competências

adequadas à missão a desempenhar. Uma das suas tarefas é fomentar

novas formas de comunicação

horizontal no seio da organização.

Ad Hoc - constituídas esporadicamente, têm como missão a recolha

de informação que lhes permita ultrapassar desafios concretos.

Passo 5 - Implementar as acções

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A técnica de benchmarking visa o desenvolvimento de estudos que

comparem o desempenho com a concorrência, tendo como objectivo

alcançar uma posição de liderança.

Estes estudos deverão identificar métodos de reconhecida

qualidade noutras empresas, ou mesmo na própria empresa, avaliar

como esses resultados são obtidos

e aplicar o conhecimento adquirido.

Para que os objectivos sejam alcançados, um processo de

benchmarking exige a aplicação de algumas regras:

Recolha de dados internos - tentar compreender, em detalhe, o seu

próprio processo

Recolha de dados externos - analisar o processo dos outros

Análise das informações - comparar o seu próprio desempenho com a

análise dos outros

Plano de acção - implementar os passos necessários para definir o

desempenho a seguir

Para se tornar eficaz, a aplicação de um processo de benchmarking

exige uma planificação. Os planos de acção devem incluir:

Descrição do método e do modo como deverá contribuir para reduzir

o diferencial da empresa

Fixar um calendário, as responsabilidades e o montante dos

recursos envolvidos

Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve, acima de

tudo, conhecer-se bem internamente.

Passo 6 - Recolher os benefícios

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A orientação da empresa para o exterior na procura permanente de

oportunidades de melhoria das suas práticas, tendo como objectivo

o aumento da competitividade

no geral, constitui o principal benefício da implementação do

benchmarking.

Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefícios:

Facilita o reconhecimento interno da própria organização

Promove o conhecimento do meio competitivo

Facilita a gestão por objectivos

Constitui um exemplo de motor e de mudança que reduz a

resistência interna

Bibliografia

Romagni, Patrick; O Benchmarking; 10 Instrumentos Chave da

Gestão; Biblioteca de Economia & Empresa; Publicações D. Quixote;

1999

Harrington, H. James e Harrington, James S.; The Complete

Benchmarking Implementation Guide; McGraw-Hill

Czarnecki, Mark T.; Managing by Measuring; AMACOM; 1999

Camp Robert C.;Business Process Benchmarking; ASQ Quality Press

Referências

The Benchmarking Network;

www.benchmarkingnetwork.com

Knowledge Management Benchmarking Association;

http://kmba.org

Benchmarking in Europe;

www.benchmarking-in-europe.com

The Benchmarking Centre;

www.benchmarking.co.uk

Benchmarking in Australia;

www.benchmarkingplus.com.au

e-commerce Benchmarking Association;

www.ecommercebenchmarking.com

Extranet Benchmarking Association;

www.extranetbenchmarking.com

Autor: PME Negócios