COMO CUMPRIR OS PRAZOS SE NÃO TENHO TEMPO PARA NADA?

 
Tempo! Corta! Pare!
 
Dessa forma os Técnicos, Diretores de cinema e teatro costumam intervir para corrigir algum problema tático, uma
fala errada ou um erro de posicionamento da equipe que está envolvida com esse projeto. Normalmente a
intervenção consegue recolocar no rumo certo qualquer desvio ocorrido.
São os administradores do tempo em um projeto, seja ele técnico, esportivo, cultural ou pessoal.
 
No momento o Rio de Janeiro está correndo para conseguir concluir os cronogramas de obras antes do início do Pan
2007, mas o tempo não para e cada dia fica mais perto porque a data do início dos jogos não pode ser alterada.
Tem que haver planejamento, organização, determinação, acompanhamento e comprometimento.
 
Como conseguir otimizar o tempo para atingir um resultado satisfatório das pessoas envolvidas no projeto e os
respectivos objetivos, sem atrasos dos cronogramas, justificativas, etc...?
Qual o melhor procedimento a ser adotado?
Será que basta alguém MANDAR cumprir os prazos?
 
O tempo é uma variável que deve ser bem aproveitada, podendo levar a derrota ou a vitória, como no basquete, que
consegue parar o tempo para acertar a tática, planejar novas jogadas decisivas e até ganhar o jogo faltando poucos
segundos do final. Não existe a famosa “cera” tão comum no futebol e conhecimento, ousadia, visão e poder de
INFLUIR na equipe, são características fundamentais para que todos consigam FAZER bem e mudar o resultado de
um jogo.

Mas algumas pessoas não conseguem administrar bem essa variável, reclamam que não tem tempo para nada,
chegam atrasadas nas reuniões e compromissos, estão sempre correndo para compensar os atrasos constantes,
não cumprem os prazos e nem as atividades sob sua responsabilidade, não retornam os recados, estão sempre
estressadas e preocupadas. Costumam se desculpar alegando que não tiveram tempo para responder ou que
aconteceu um imprevisto.

A verdade é que provavelmente estão acomodadas e não querem aprender, fazer, correr riscos de errar, mudar,
planejar, organizar e nem enfrentar novos desafios.

Alguns chegam a dizer: “Não sou pago para isso”!

Não é pago e nunca vai ser por um motivo muito lógico e simples: Para crescer profissionalmente deve mostrar
competência, dedicação, sabedoria, ousadia, criatividade, comprometimento, resultados e outros predicados.
Normalmente o reconhecimento profissional, financeiro e as promoções seguem esta lógica e confesso que jamais vi
seguir um caminho diferente, ou seja, melhorar o salário para conseguir mais dedicação do profissional. Até no
futebol o “bicho” é pago após a vitória, como recompensa.

Para a nossa sobrevivência, necessitamos de uma grande quantidade de conhecimentos sendo dominados,
indispensáveis em nossas vidas, mas algumas pessoas simplesmente se recusam a aprender algo novo, assumindo
uma aposentadoria precoce e se contentando com pouco. Não tenho tempo para ler, estudar ou aprender algo novo.
Estou com muita coisa para fazer sozinho.
 
Eu sempre gostei, em minha vida profissional, quando me davam mais tarefas para fazer e ficava muito preocupado
quando retiravam de mim algumas atividades e passavam para outra pessoa. Sempre imaginava que poderia não
estar sendo eficiente em minhas tarefas e brigava para não perder essas tarefas.

Outro dia assistindo a um programa na TV, fiquei interessado com o tema, pois abordava alguns adolescentes que
conseguiam falar ao telefone com mais de uma pessoa, navegar na Internet, ver televisão, tocar violão e estudar,
tudo ao mesmo tempo. Está bem, concordo que a atenção é diluída em diversos assuntos e provavelmente nenhum
deve estar sendo desenvolvido corretamente, mas que são dinâmicos quando querem ou estão motivados, temos
que reconhecer.
 
Acredito até que estes adolescentes, mesmo não conseguindo fazer tudo ao mesmo tempo com ótima qualidade,
devem estar se desenvolvendo muito mais do que aqueles que vivem dormindo e sempre se mostram cansados.
Não tô a fim! Tô fora!

Está provado que o tempo pode ser mais bem utilizado por todos, desde que estejam motivados, com vontade de
fazer, interessados em aprender e mais comprometidos.
Paradoxalmente, existem pessoas que não conseguem pensar em duas coisas ao mesmo tempo, só conseguem
fazer uma de cada vez e quando necessitam tomar uma decisão com mais de uma alternativa, ficam desesperadas.
Talvez esse tipo de pessoa não consiga coordenar projetos devido à quantidade de atividades que são executadas
ao mesmo tempo.
"5% das pessoas pensam;
15% das pessoas pensam que pensam e
80% das pessoas preferem morrer a pensar”!

Desconheço o autor dessa afirmação acima, mas se numericamente for verdadeira, justificará a pequena quantidade
de profissionais que conseguem atingir resultados satisfatórios em suas empresas ou em diversas atividades
desenvolvidas. São pessoas curiosas, questionadoras, inconformadas, criativas, inovadoras, corajosas e que gostam
de mudar constantemente.

Acredito que o ideal é ter mais perguntas do que respostas, pois se a pessoa responder ou justificar todas as
perguntas, problemas, distorções ou erros cometidos, talvez a dificuldade de encontrar a causa principal e fazer
diferente, seja bem maior. Os profissionais que perguntam com freqüência sempre aprendem mais do que os que
concordam com tudo e nunca tem dúvida.

“Tudo que nós vividamente imaginamos, ardentemente desejamos, sinceramente

acreditamos e entusiasticamente colocamos em ação, inevitavelmente tornar-se-á
realidade”.
 
Não existe mágica e os projetos não andam sozinhos, necessitam de dedicação, comprometimento, trabalho,
planejamento, organização e ousadia para mudar e executar as atividades. Quem realiza seus sonhos é você
mesmo. Administre bem o seu tempo!

Alguns hábitos costumam ajudar e levar à EFICÁCIA, como por exemplo:

1.. Administrar e empregar bem o tempo.
2.. Concentrar-se nas áreas e tarefas mais importantes. Ter foco no NEGÓCIO.
3.. Conhecer seus objetivos e persegui-los incessantemente.
4.. Comunicar-se objetivamente.
5.. Otimizar as tarefas, sendo objetivo e específico.
6.. Tomar decisões adequadas.
7.. Avaliar os resultados obtidos e fazer as correções necessárias.
8.. Fazer a tarefa correta e bem feita apenas uma vez.

Segundo Ichak Adizes, em seu livro “Os ciclos de Vida das Organizações”, existem três tipos de poder:
o de MANDAR, o de INFLUIR e o de FAZER.

O poder de MANDAR é decorrente do cargo, é o poder de definir o que uma outra pessoa deve ou não fazer. É
autoritário. “Manda quem pode, obedece quem tem juízo”. Eu sou o CHEFE!

O poder de INFLUIR é decorrente da habilidade de alguém convencer ou persuadir outras a fazerem determinadas
coisas. Nem sempre o poder de influir é utilizado de maneira correta.

O poder de FAZER é o que as pessoas têm de fazer determinadas coisas ou não. Quando fazem motivadas, a
qualidade é muito melhor. Lembram do adolescente que faz diversas coisas ao mesmo tempo?

Segundo o Prof. Deming, “quem pede bobagem merece ser enganado”.

                                    Muito cuidado ao dar ordens. Tem gente que cumpre!

 
Não se consegue desenvolver projetos utilizando apenas o poder de MANDAR, é necessário que os participantes e
pessoas envolvidas estejam motivados e queiram FAZER. Mas nem sempre os projetos são desenvolvidos com o
poder mais indicado e com isso os resultados esperados costumam demorar.

Jamais conheci um time de futebol que tenha sido campeão apenas porque alguém exerceu o poder de MANDAR,
mas todo time campeão, apesar de querer FAZER, precisa de treino, orientação, talento, planejamento, organização,
tática e alguém de fora analisando o desempenho para fazer as correções necessárias.
Um Técnico que administre bem e corretamente o tempo e a característica de cada jogador.
Um projeto também precisa. Não basta a Equipe querer FAZER se não souberem como deve ser feito, sem
treinamento, sem planejamento e organização, sem disciplina, sem motivação, sem treino, com pessoas com baixa
qualificação e sem alguém de fora analisando o desempenho e fazendo as correções.
Um Coordenador que administre bem e corretamente o tempo, os prazos e as pessoas.

Volto a repetir: Não existe mágica para um projeto dar certo. Mesmo que tentem exercer o poder de MANDAR.
Se não tiver treino, orientação, alguém preparado exercendo o poder de INFLUIR, corrigindo, planejando,
organizando e medindo os resultados, jamais conseguirão FAZER corretamente, mesmo que tenham vontade.
Precisam de experiência, conhecimento, orientação e desafio.
 
Um profissional desqualificado com poder de decisão, sendo cobrado para cumprir tarefas ou motivado é um perigo
iminente para qualquer atividade. Reflitam sobre isso!

“São quatro os homens”:

1.. Aquele que sabe e sabe que sabe. É um sábio. Segue-o.
2.. Aquele que sabe que sabe. É um dorminhoco. Acorda-o.
3.. Aquele que não sabe e sabe que não sabe. É um simples. Ensina-o.
4.. Aquele que não sabe e não sabe que não sabe. É um tolo. Evita-o.

A administração do tempo é um dos recursos mais importantes no desempenho de um profissional. Principalmente

porque se trata de um bem que não se pode economizar, não retrocede e é impossível de ser recuperado.
Se for gasto de forma inadequada nada pode ser feito.

Para aprender a valorizar o tempo e planejar o trabalho e as atividades, tanto a curto como a médio e longo prazo, é
fundamental:

 Identificar metas e objetivos.

 Conhecer as práticas habituais para organizar e planejar o tempo necessário das atividades.
 Conhecer o fluxo do trabalho e adaptar o planejamento do tempo com os prazos.
 Selecionar as estratégias mais idôneas para alcançar as metas, os objetivos e as prioridades.
 Obter habilidade suficiente na administração do tempo que sirva na vida profissional e pessoal.

Tente responder as perguntas abaixo e reflita sobre a utilização de seu tempo.

Será que é boa ou precisa melhorar para obter resultados mais satisfatórios?

Marque a resposta que mais se aproxima de seu comportamento. SIM NÃO

01.. Normalmente em meus compromissos costumo chegar no horário.
02.. Mantenho todos os meus compromissos assumidos.
03.. Organizo-me para fazer todas as coisas que tenho para fazer.
04.. Costumo deixar de fazer algumas atividades, deixando de lado ou prorrogando.
05.. Cumpro com todos os prazos de minhas atividades e compromissos.
06.. Reservo parte do tempo para meus assuntos pessoais.
07.. Costumo ler ou estudar pelo menos 2,0 h por dia.
08.. Costumo anotar o horário de minhas tarefas diárias que tenho para fazer.
09.. Dedico mais de 8,0 h por dia para descansar ou dormir.
10.. Incluo nos fins de semana um tempo para ler, estudar e me atualizar.
11.. Converso frequentemente no trabalho, assuntos pessoais com os colegas.
12.. Frequentemente tenho mais atividades diárias para fazer do que consigo.
13.. Costumo separar minhas tarefas diárias por prioridade e inicio pela mais importante.
14.. Sempre faço uma lista de minhas tarefas para o dia seguinte e costumo seguir a ordem.
15.. Compareço a muitas reuniões marcadas em cima da hora, sem estarem agendadas.

Analise o resultado e procure refletir sobre a otimização de seu tempo.

Será que conseguirá melhorar?
Como perguntar não ofende, os seus prazos estão sendo cumpridos?
E os projetos, estão com os cronogramas em dia?
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Este assunto será discutido com mais detalhes e com a apresentação de outras recomendações, no
treinamento que será ministrado em Manaus, de 06 a 10/11/2006.
 Entre em contato para maiores informações através dos telefones
0xx.21.2234.5392 / 8113.4960 / 9153.6263 ou e-mail: mcconsultores@terra.com.br
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Marcio Cotrim
Sócio-Gerente da MC CONSULTORES LTDA, Coordenador Regional no RJ do COPIMAN – Comitê Panamericano de Ingeniería
de Mantenimiento, Engenheiro Mecânico, Físico e Pós - Graduado em Engenharia de Segurança. Mais de 25 anos de experiência
profissional como Gerente de Manutenção e Engenharia de Projetos em grandes empresas como Westinghouse, Gillette do
Brasil, Atlantic de Petróleo, Laboratórios B.Braun e Cruzeiro do Sul.
Recebeu o Prêmio "Westinghouse Signature Award for Manufacturing Excellence" em 1983.
Como Consultor desde 1993, implantou diversos projetos nas áreas de Manutenção Industrial e Programas de TPM em grandes
empresas como Honda, Recofarma (Coca-Cola), Abbott, Glaxo Wellcome, SmithKline Beecham, Multibrás, Metalfino, RJR
Refrescos, WEG Motores, Jornal do Brasil, Cisper, Rimisa e ministrou mais de 80 seminários de TPM com mais de 2000 pessoas
treinadas no Brasil e exterior.
 
O "Código de Ética Anti-SPAM e melhores práticas do uso de mensagens eletrônicas", do Comitê Brasileiro Anti-
Spam não caracteriza  este tipo de mensagem como "SPAM", por não se enquadrar nas restrições estabelecidas no
mesmo.