Organização e Gestão da Empresa

Alexandre Cruz e Cunha

4.10.2014

Pós Graduação em Sistemas Integrados de Gestão

Planear

“It is not enough to do your best;

You must know what to do, and
then do your best.”

W.Edwards Deming

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O que é a Gestão?

 Atividade racional através da qual são coordenados

recursos humanos materiais e financeiros com
vista à prossecução de um conjunto de objetivos

 Gerir é fazer mais, com um número

limitado de recursos

 Gestão é a arte de gerir habilidades, de

organizar talentos

Funções da Gestão

PLANEAR

CONTROLAR ORGANIZAR

LIDERAR

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 Funções da Gestão
Definir o que fazer e Fazer convergir os
como fazer Relação formais objetivos individuais
entre pessoas, com os da
standards e recursos organização
Missão, Visão,
Objetivos
Estruturas Motivação
Processos,
Procedimentos Responsabilidades Liderança
Planos Comunicação

Objetivos Planear Organizar Liderar Resultados

Controlar

Comparação do
desempenho com
standards
estabelecidos
Ações corretivas 5

A roda da gestão “The Allen Management

System Wheel”

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 Abordagem Sistémica

Concorrência

Estado Sindicatos
AMBIENTE EXTERNO
Gestão
Acionistas

Inputs: Outputs:
Pessoas Produtos
Capital Processos Serviços
Tecnologia …
Informação

Grupos
O ambiente representa o contexto no seio do qual
Fornecedores
as empresas existem e operam.

Sociedade Clientes

Colaboradores

Ambiente externo

 De modo a sobreviver e prosperar no seu meio ambiente,

as empresas selecionam e trabalham no sentido de
compreender as variáveis mais relevantes para a sua
finalidade e interesses.
 Hoje em dia, o ambiente externo passa por mudanças
contínuas e rápidas, com efeitos de longo alcance sobre
as organizações e as suas estratégias.

 Exemplos dessas mutações:

A existência de fortes competidores num mercado global;
A evolução da tecnologia;
A mudança dos estilos de vida dos consumidores.
Os papéis dos sectores público e privado estão menos definidos.

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 Níveis de Gestão

 Estratégica:
- Gestão de topo;
- Abrange a totalidade dos recursos;
- Implicações a médio e longo prazo;
- Formulação de estratégia e políticas globais.
 Intermédio:
- Direções de primeira e segundas linhas.
- Componente tática;
- Elaboração de planos e programas específicos.
 Operacional:
- Chefias intermédias, Coordenadores;
- Componente técnica;
- Execução de rotinas e procedimentos.

Evolução do pensamento em Gestão

Abordagem Abordagem Abordagem Abordagem Abordagem Perspetivas
Clássica Comportamental Neoclássica Sistémica Contingencial Contemporâneas
• Princípios da • Necessidades e • Centralização e • Empresa como sistema • Ambiente interno e • Gestão pela qualidade
administração motivações; descentralização sociais abertos com externo e adaptação ao total (TQM);
científica; interação com a meio;
• Estilos de liderança; • GPO, Inovação, • Just in time;
envolvente;
• Divisão do trabalho; Marketing; • Diversidade das
• Conflitos de objetivos • Learning organizations;
• Empresa como estruturas;
• Especialização do (organizacionais vs • Planeamento tático e
associação de partes • Slow Europe;
trabalhador; pessoais); estratégico; • Redução da dimensão
interrelacionadas e • Outsourcing;
das organizações;
• Tempos e movimentos; • Cultura organizacional; • Ajustamento dos interdependentes;
postulados à nova • Realização do • Empresa flexível;
• Organização funcional • Teoria das decisões. • Metas, ações e
realidade. indivíduo; • Responsabilidade
e supervisão funcional; estruturas das
empresas com • Inexistência de Social
• Funções da empresa e
comportamento princípios válidos
do dirigente;
dinâmico. universalmente.
• Departamentalização;
• Organização linear;
• A burocracia e suas
disfunções.

séc.XIX séc. XX 1930 1940 1960 1990

Taylor, Mayo, Drucker, Kindleberg, Juran,
Fayol, Roethlisberger, Newman, Burns, Demming,
Weber ,… Dickson, Dale, Stalker, Peter Senge,
Maslow, Davis, … Woodward, … …
McGregor,
Herzberg, …
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 PLANEAR

CONTROLAR ORGANIZAR

LIDERAR

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Planear

 Para onde ir
 Como queremos lá chegar
 O que fazer para o atingir
 Quem irá ajudar a lá chegar
 Quando lá chegaremos

 Sem planeamento dificilmente se percebe o

potencial de uma organização

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 Níveis de Planeamento

Nível institucional
Avaliação de oportunidades e ameaças, Planeamento
pontos fortes e pontos fracos Estratégico
Longo Prazo
(análise SWOT)

Nível intermédio
Desdobramento dos planos Planeamento Tático
estratégicos ao nível das áreas Médio Prazo

Nível operacional
Desdobramento dos planos táticos em Planeamento Operacional
Planos operacionais ao nível das
tarefas Curso Prazo

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Planeamento

Onde Para onde Como lá

estamos DIAGNÓSTICO vamos OBJETIVOS chegamos PLANOS

Envolvente
Estratégia
externa e interna

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 Análise interna - Diagnóstico

Inovação Produção Organização

Investigação
Estrutura de custos Estrutura da
Tecnologias organização
Equipamento
Lançamento de novos Rede de comunicação
Layout
produtos
Acesso a MP Motivação do pessoal
Patentes

Gestão Marketing Finanças

Linhas de produtos
Qualidade dos Liquidez
Gestores Marcas e
segmentação Solvabilidade
Rotação de pessoas
Distribuição e força de Autonomia Financeira
Qualidade das vendas
decisões Acesso a Capitais
Serviço

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Análise SWOT
POSITIVO NEGATIVO
PONTOS FORTES PONTOS FRACOS
Competências e capacidade tecnológica
Posicionamento das marcas
FATORES Canais de distribuição
INTERNOS Relacionamento com o cliente
Qualidade do produto
Escala
Gestão
OPORTUNIDADES AMEAÇAS
Gosto dos clientes
Fatores de natureza
Política dos Fatores de natureza
incontrolável quemercados geográficos
Avanços incontrolável cuja
FATORES estão na origem da tecnológicos
concretização se
EXTERNOS criação Políticas
de novos governamentais
repercute de forma
negócios Taxas
ou e impostos
negativa no
beneficiam / ampliam
Alteração da estrutura desempenho
de idades dada
uma atividade jápopulação
empresa
existente
Novos canais de distribuição 16
 Análise SWOT
POSITIVO NEGATIVO
PONTOS FORTES PONTOS FRACOS
Competências e capacidade tecnológica
Posicionamento das marcas
FATORES Canais de distribuição
INTERNOS Relacionamento com o cliente
Qualidade do produto
Escala
Gestão
OPORTUNIDADES AMEAÇAS
Gosto dos clientes
Política dos mercados geográficos
FATORES Avanços tecnológicos
EXTERNOS Políticas governamentais
Taxas e impostos
Alteração da estrutura de idades da
população
Novos canais de distribuição 17

Análise SWOT

Fatores Internos

Forças Fraquezas
Fatores externos

Oportunidades Aproveitam Impedem

Ameaças Neutralizam Vulnerabilizam

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 19

Conceito de Visão e Missão

Missão – Racional – leva à acção – traduz a

razão da existência da empresa

Visão – Induz paixão – motiva à realização dos

objectivos da empresa

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20

Visão - exemplos

 To be the company that best understands and satisfies the

product, service and self-fulfillment needs of women -
globally.

 1950: Become the dominant player in commercial aircraft

and bring the world into the jet age.
 Current: People working together as one global enterprise
for aerospace leadership

 Early 1900s: Democratize the automobile

 Current: To become the world's leading Consumer
Company for automotive products and services.

20
 21

Visão - exemplos

 The world's premier food company, offering nutritious,

superior tasting foods to people everywhere.

 1970: We will destroy Yamaha

 Current: To Be a Company that Our Shareholders,
Customers and Society Want

 1960s: Crush Adidas

 1950s: Become the Company most known for changing

the worldwide poor-quality image of Japanese products

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Missão

 A missão traduz-se numa declaração explícita que deve

possuir as seguintes características:
Breve e simples, para mais fácil entendimento;
Flexível, para durar mais tempo;
Distintiva, para diferenciara organização das outras
similares.

 Habitualmente contém informações sobre:

O tipo de produtos e serviços a que a empresa se dedica;
Os mercados a que se dirige;
A sua filosofia de atuação;
A imagem pública que pretende transmitir.

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Técnicas para desenvolvimento da
Missão

 Definir propósito da empresa

 Definir produtos e serviços a fornecer
 Identificar clientes
 Definir âmbito de atuação / mercados
 Identificar os principais valores

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Estratégia

 A estratégia permite focar a organização

no desenvolvimento da sua Missão e
alcance da sua Visão

 Propósito estratégico

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Técnica para desenvolvimento da
estratégia

 Definir o propósito estratégico

 Definir os clientes estratégicos
 Definir a estratégia de produto / serviço
 Definir a estratégia quanto a recursos (pessoas
e tecnologia)

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Objetivos – Método SMART

 Specific (específicos)
Defina pormenorizadamente os objetivos, detalhando-os.
 Measurable (mensurável)
Quantifique os objetivos, para saber com precisão se foram, ou não,
atingidos.
 Attainable (atingíveis)
Defina objetivos ambiciosos mas que sejam possíveis de alcançar.
 Realistic (realistas)
Devem ser exequíveis e realistas.
 Time (tempo)
Defina um intervalo temporal para cada um dos objetivos definidos.

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 Objetivos - vantagens

 Fazem com que as coisas aconteçam

 Proporcionam um sentido de direção
 Guiam os nossos planos e decisões
 Contribuem para melhorar a comunicação
 Permitem o estabelecimento de pontos de referência
 São a base do planeamento
 Fundamentais para a coordenação
 Contribuem para o aumento da motivação da participação
e da colaboração
 Encorajam o trabalho de equipa
 Permitem estabelecer padrões de medida, controlo e
comparação
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Objetivos vs Indicadores

 Indicadores de Resultado
Avaliação da eficácia
Cumprimento de prazos
Faturação é a medida em que os outputs
Satisfação do cliente produzidos pelo processo se
Cumprimento de planos de entrega aproximam dos objetivos
Devoluções
propostos
…

 Indicadores Internos Avaliação da eficiência

Custos do processo
Nº de erros e repetições é a relação proporcional entre a
Tempo gasto no desempenho das atividades
qualidade e a quantidade de
inputs e a qualidade e
Indicadores de Produtividade
quantidade de outputs
…
produzidos

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 Planos
 São documentos que expressam a forma como os
objetivos irão ser atingidos:

 Políticas – traduzem-se em guias pré-estabelecidas para

orientar os gestores na tomada de decisões.
 Procedimentos – definem o método para levar a cabo
atividades futuras.
 Regulamentos – são guias de ação específicos e
detalhados que se destinam a dirigir a atuação das
pessoas de forma mais apertada.
 Programas – são planos que relacionam duas variáveis:
atividades e o tempo.
 Orçamentos – são planos relativos a resultados
esperados.
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Técnica para Plano de ação

Identificar o
problema

Especificar objetivo

Identificar
Standarts

Programar

Responsabilização

Calendário

Orçamento
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 Erros de Planeamento

 Objetivos muito genéricos ou não mensuráveis

 Planos não seguidos
 Responsabilidades indefinidas
 Standarts irrealistas
 Standarts desalinhados com o objetivo
 Os objetivos estão desalinhados com a missão ou com a
estratégia
 Desalinhamento com a missão estabelecida
 Indivíduos responsabilizados pelo plano não se envolvem

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Planeamento de processos
Análise da Cadeia de Valor
 Para analisar as atividades que permitem às empresas
criar vantagem competitiva, importa estruturar a empresa
como uma rede de atividades que criam valor (processos):

Processos de
apoio

Processos
Chave

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 33

Planeamento de Processos
ISO 9001 - Modelo da abordagem por processos

Melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade

CLIENTES CLIENTES

Responsabilidade
da Gestão

Gestão de Medição, análise

Satisfação
recursos e melhoria

Input Output
Realização
Requisitos
do produto Produto

Actividades com valor acrescentado para o produto

Fluxo de informação
33

34

Planeamento de processos
Tipologias de Processos

34

Planeamento de processos
Tipologias de Processos
Processos de Negócio
Importância para
cumprimento da Visão e
Missão
Relação directa com clientes
Determinante para o êxito do
negócio
São mensuráveis e integram
Plano de Negócios
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Processos de Suporte
Suportam o negócio
Processos de Gestão
Sem eles os processos de
negócio estagnam Aumentam eficiência dos
outros
Sozinhos não fazem sentido
Promovem a melhoria
Promovem a sustentabilidade
do negócio
Asseguram existência de
recursos adequados
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