Este fascículo é parte integrante do Curso Técnico em Secretaria Escolar

da Fundação Demócrito Rocha | Universidade Aberta do Nordeste | ISBN - 978-85-7529-821-3

Eloísa Vidal
ensino a distância®
UNIVERSIDADE ABERTA DO NORDESTE

Escolar
4ª EDIÇÃO

Secretaria
MÓDULO 1

1
Sumário
1. Conceito de Secretaria
Escolar ........................................ 27
2. Rotinas........................................ 31
3. Legalização das Instituições
de Ensino.................................... 32
4. Arquivo Escolar........................ 34
Objetivos do módulo
O
módulo 1, de Secretaria Escolar, é dedicado a in-
troduzir alguns temas relevantes para quem está ma-
triculado no curso e pretende exercer a profissão de
secretário escolar. Os conteúdos estão organizados em quatro
fascículos, que são:
F1 – Secretaria Escolar
F2 – Relações Interpessoais
F3 – Ética
F4 – Atendimento ao Público
No fascículo 1, o cursista se apropriará de conhecimen-
tos relativos ao perfil, atribuições e competências do(a)
secretário(a) escolar, bem como do sistema de arquivamento
escolar e do credenciamento de estabelecimentos de ensino.
O fascículo 2 é dedicado ao trabalho, e discorre sobre as
relações interpessoais e orientações sobre trabalho e convi-
vência em grupo, comportamentos no ambiente de trabalho,
cuidados e atenção no trato com as pessoas, especialmente
os colegas de trabalho.
O fascículo 3 apresenta e desenvolve o tema Ética, mos-
trando seu percurso histórico, os conceitos fundamentais, a
ética nas organizações públicas e privadas, ética e responsa-
bilidade social, o compromisso de cada um.
O fascículo 4 aborda aspectos relacionados ao atendi-
mento ao público, incluindo regras básicas sobre compor-
tamentos, condutas, e eficiência no atendimento, qualidade
dos serviços, a relação servidor público/usuário.
Objetivos do fascículo
Ao final deste fascículo, o aluno deverá ser capaz de:
• Explicar o que é Secretaria Escolar e definir o perfil ne-
cessário para o(a) secretário(a) escolar.
• Identificar as principais atividades exercidas pela Secre-
taria Escolar;
• Descrever as principais modalidades de arquivo escolar;
• Identificar os principais procedimentos a serem adotados
para legalizar as instituições de ensino;
• Ter conhecimento dos elementos imprescindíveis para
elaboração do Relatório Anual da escola.
1. Conceito de Secretaria Escolar * Eloísa Vidal é professora
da Universidade Estadual do

A
Secretaria Escolar é o setor que tem como principal função a realiza- Ceará (Uece) e desenvolve
pesquisas na área de
ção de atividades de apoio educacional. É o local em que se concentram política e avaliação da
as maiores responsabilidades relativas à vida escolar do aluno. educação básica.
Em qualquer instituição de ensino deve existir instalação exclusiva des-
tinada aos serviços da secretaria, como forma de resguardar seu acervo, que
consiste na escrituração escolar, documentos e outros papéis importantes
à vida escolar dos alunos, professores, funcionários e gestores. Mesmo as
instalações mais simples devem acomodar os serviços em local seguro e
possibilitar o desenvolvimento do trabalho.
A Secretaria Escolar constitui-se o centro das atividades administrati-
A Secretaria é a porta de
vas e pode ser considerada como base para uma eficiente gestão escolar. É
entrada da escola, portanto
de responsabilidade da Secretaria: deve-se considerar o tempo

• O registro da vida escolar do aluno; e o direito das pessoas que

a procuram. É fundamental
• O registro de todo o pessoal que desenvolve atividades na unidade escolar;
realizar atendimentos
• A organização e manutenção dos arquivos e fichários que contenham a competentes, criteriosos e
escrituração escolar; respeitosos à comunidade
• A preparação da correspondência inter e extraescolar; e interna e externa. Informar
e orientar, da forma mais
• A guarda da documentação, bem como do processamento das informa-
transparente possível, a
ções que circulam fora e dentro da escola. comunidade escolar sobre
suas dúvidas e inquietações.
1.1 O atual perfil do secretário escolar
No contexto atual, o(a) secretário(a) escolar não deve ser visto como um(a)
burocrata preocupado(a) apenas com fichas, formulários, manuais de pro-
cedimentos e prazos. O trabalho realizado numa secretaria escolar vai além
da mera burocracia e se articula com a gestão da escola como um todo, ou
seja, o(a) secretário(a) escolar é também um(a) gestor(a) da escola.
O êxito de uma escola é o sucesso de seus alunos. Ou seja, a escola
pode considerar que cumpriu sua missão quando assegura o acesso, a per-
manência e o sucesso dos alunos nela matriculados. Para isso, todos os
que trabalham no estabelecimento devem desenvolver de forma crescente
e produtiva, um trabalho harmônico nos diversos setores, entre eles, de
modo especial, a Secretaria.
O conhecimento técnico suficiente para esta função deve ser adequado
em cursos de formação profissional. É um cargo que, pela necessidade de
articulação com outros setores e segmentos da escola – tem correlação
com atividades didáticas, técnicas e sociais –, interage com diretor, profes-
sores, alunos, funcionários e público em geral.
Assim, uma pessoa que se candidata a ocupar o cargo de secretário(a)
escolar precisa possuir as seguintes características:
a) Capacidade de organização, direção e cooperação: a pessoa precisa
ser capaz não só de organizar documentos escolares, mas de conseguir
organizar bem sua agenda diária, suas tarefas relacionadas aos demais
setores, elegendo as prioridades. A capacidade de dirigir pessoas é outra
característica imprescindível, uma vez que todo o pessoal que trabalha
na Secretaria deve ser liderado pelo(a) secretário(a). O espírito de
cooperação é a pedra fundamental para quem desenvolve um trabalho
que interage e depende de outros setores.

Curso Técnico em Secretaria Escolar 27

 quilíbrio emocional e personalidade: todas as pessoas que
b) E
desenvolvem atividades profissionais em grupo ou que trabalham
com o público precisam ser emocionalmente equilibradas e ter
personalidade amigável. Embora as pessoas tenham seus problemas,
eles não precisam nem podem interferir na rotina de trabalho.
c) Presteza, atenção e cordialidade no atendimento: ao atender o
público que procura a Secretaria Escolar, o(a) secretário(a) deve sempre
fazê-lo com presteza, atenção e cordialidade. Ouvir e orientar acerca do
que está sendo solicitado são atitudes que devem ser valorizadas.
d) Honestidade, integridade e ética: ser honesto significa ser decente,
moralmente irrepreensível. Uma pessoa íntegra é honesta, incorruptível,
seus atos e atitudes são corretos. A ética se refere ao conjunto de regras
e preceitos de ordem valorativa e moral de um indivíduo.
e) Pontualidade e assiduidade: essas duas características mostram o
cuidado e o compromisso que o profissional tem com o trabalho e a
instituição na qual atua.
f) Paciência: é uma característica pessoal fundamental para quem
trabalha com o atendimento ao público.
g) Saber redigir: qualquer profissão, no mundo moderno, exige que as
pessoas se comuniquem de forma correta e fluente. O profissional
Neste módulo existe deve ser capaz de falar corretamente e escrever com objetividade,
um fascículo específico conhecendo e utilizando a norma culta da língua.
sobre Ética. Haverá
h) Estar aberto a aprendizagens: na sociedade tecnológica e globalizada
também um fascículo
dedicado à Redação dos dias atuais, é necessário que o profissional esteja constantemente
Oficial, dirigido para quem se atualizando no exercício das suas atividades. Para isso, ele deve
trabalha com os serviços de procurar fazer cursos que contribuam para a melhoria dos serviços
Secretaria Escolar.
nos quais trabalha.
i) Respeitar o outro e ser solidário: o respeito e a solidariedade devem
nortear o comportamento do profissional junto aos seus colegas de
trabalho e também ao público que atende.
j) Capacidade de relacionar-se com respeito, atenção e boas maneiras:
você não está sozinho no mundo. No ambiente de trabalho é muito
importante respeitar a hierarquia, trabalhar de forma cooperativa, ter
espírito de grupo.
k) Iniciativa e liderança: no mundo profissional dos tempos atuais, a
capacidade de tomar atitudes, ser criativo, propor ideias e ações, inovar
e de liderar equipes é fundamental. Cumprir apenas as tarefas por
outros delegadas e esperar o final de expediente não é mais o suficiente.
l) Postura, estética e sensibilidade: para quem trabalha com o público
e na formação de novas gerações, a postura no tratamento com as
pessoas, o cuidado com a higiene pessoal, o vestir-se adequadamente
são sinais de respeito e consideração. Outro aspecto não menos
importante é a sensibilidade em perceber os humores e os interesses
do público atendido, para que suas atitudes sejam compatíveis com as
expectativas dos usuários.

28 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

 O exercício da profissão de secretário(a) escolar exige uma habilitação
legal e específica, conforme legislação do Conselho de Educação do Ce-
ará (CEE), descrita nas resoluções nos 388 e 389, de 2004. As mudanças
que vêm ocorrendo nas sociedades do século XXI e as profundas alte-
rações na escola exigem do(a) secretário(a) escolar um novo perfil. Por- Hoje, os serviços de
Secretaria Escolar são, ou
tanto, desvincular-se do antigo modelo de secretário(a) escolar constitui
podem ser, em sua maioria,
um grande desafio que poderá ser superado por meio da formação conti- informatizados. Com o uso
nuada oferecida pelo sistema de ensino, com o objetivo de aprofundar e dos computadores e da
delinear o perfil do(a) novo(a) profissional secretário(a) escolar. internet, o(a) secretário(a)
escolar precisa aprender e
1.2 Competências e atribuições do(a) Secretário(a) Escolar dominar essas tecnologias
no seu dia a dia.
Para que o exercício da função de secretário(a) escolar se realize a conten-
to, é necessário que o profissional domine um conjunto de competências e
atribuições. O(A) secretário(a) escolar deverá desvencilhar-se de velhos para-
digmas e assumir compromissos e responsabilidades junto à gestão escolar,
em busca de um projeto de construção coletiva, visando efetivar a gestão
democrática e participativa na escola.
Competência profissional é a capacidade de mobilizar, articular e colocar
em ação valores, conhecimentos e habilidades necessários ao desempenho
eficiente e eficaz de atividades requeridas pela natureza do trabalho.
Compete ao secretário(a):
a. Estruturar o serviço da Secretaria, de modo a dispor de toda a escritu-
ração escolar da instituição;
b. Responsabilizar-se pelas matrículas, transferências, arquivos, escritu-
ração e documentação geral e específica referente aos alunos, profes-
sores, técnicos e pessoal de apoio;
c. Manter organizados os arquivos e fichários da Secretaria, de modo a
assegurar a preservação e conservação dos documentos;
d. Organizar de forma democrática e eficaz os meios informativos e docu-
mentos da vida escolar, de modo a facilitar o acesso aos interessados,
especialmente os alunos;
e. Participar do processo ensino-aprendizagem e do planejamento da escola;
f. Coletar dados e responsabilizar-se pelas informações e preenchimento Os documentos oficiais
da escola serão assinados
do formulário do Censo Escolar;
pelo diretor e secretário(a)
g. Redigir e encaminhar toda a correspondência oficial, submetendo-as à habilitados e cadastrados
assinatura do diretor da escola;. no Conselho Estadual de
h. Lavrar e subscrever atas, termos de exames e resultados dos trabalhos Educação (CEE), com os

escolares. respectivos carimbos.

i. Articular-se com o coordenador pedagógico para orientar os professo-

res no preenchimento dos diários de classe;
j. Expedir e assinar, junto com o diretor, declarações, históricos e certificados;
k. Acompanhar e tentar, junto à gestão escolar, solucionar os casos de
evasão escolar;
l. Informar, pontualmente e com segurança, as solicitações feitas ao setor.;
m. Manter atualizada a coletânea de leis, pareceres, resoluções, portarias e
decretos do Conselho Nacional de Educação (CNE) e do Conselho Esta-
dual de Educação do Ceará (CEE);

Curso Técnico em Secretaria Escolar 29

 n. Manter atualizadas as informações constantes na frequência e no Livro
de Ponto dos servidores lotados na escola;
o. Organizar, coordenar, orientar e supervisionar a equipe da Secretaria
quanto à simplificação dos processos e métodos de trabalho, respei-
Como acessar os sites tando e valorizando as habilidades de cada um;
do Conselho Nacional
p. Utilizar instrumentos de planejamento, bem como executar, controlar e
de Educação (CNE) e do
Conselho de Educação avaliar os procedimentos referentes ao preenchimento do diário de classe,
do Ceará (CEE), ao pessoal, a materiais, ao patrimônio e ao sistema de informação;
respectivamente: q. Posicionar-se, na gestão escolar, como elemento de ligação entre as ati-
portal.mec.gov.br/CNE
vidades administrativo-pedagógicas, interagindo com o corpo docente
e www.cee.ce.gov.br.
Quando chegar na
e participando das discussões para elaboração do Projeto Pedagógico,
página inicial, clique em do Plano de Trabalho Anual e do Regimento Escolar;
"Legislação" e terá acesso r. Prestar informações aos demais segmentos da escola e ao público em geral.
à página que contém leis,
pareceres, resoluções e 1.3 Exercício da função
outros documentos úteis.
O Quadro 1 apresenta uma síntese das principais atividades desenvolvidas
na Secretaria de um estabelecimento de ensino:

Quadro 1

Principais atividades desenvolvidas

na Secretaria Escolar
Realizar o Atender os pais, alunos, professores, técnicos, servidores,
O(A) secretário(a) atendimento representantes de órgãos públicos e sociedade em geral.
escolar terá sob sua
responsabilidade a vida
Registrar dados de escrituração escolar dos alunos em
Conduzir o documentos tais como: livro de matrícula, fichas indivi-
da escola, devendo,
expediente duais, históricos escolares, certificados de conclusão de
para tanto, receber, curso, transferência, censo escolar, entre outros.
classificar e alocar toda
a documentação da Classificar e organizar no arquivo estático ou dinâ-
unidade escolar, mantendo
Organizar mico a escrituração escolar dos alunos, a vida funcional
atualizados os livros de dos servidores, informações administrativas e financei-
o arquivo ras, coletânea da legislação educacional em vigor, bem
registros, garantindo-lhes
fidedignidade.
como a correspondência recebida e expedida.

Preparar a Redigir, encaminhar e arquivar memorandos, ofícios, re-

querimentos, cartas, atas, circulares, portarias, relatórios,
documentação editais, ordens de serviço, comunicações internas, etc.

Hora da prática
1. Qual a principal função da Secretaria Escolar?
2. Que qualidades deve ter um(a) secretário(a) escolar?
3. Entre as competências do(a) secretário(a) escolar, podemos citar:
a) Cuidar da documentação da escola, dos alunos, dos professores
e dos funcionários.
b) Cuidar apenas da documentação dos alunos.
c) Restringir sua atuação aos serviços da Secretaria, não se envol-
vendo em outras atividades da escola.
d) Prestar informações aos alunos e ao diretor da escola.

30 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

2. Rotinas

P
ara que as atividades da Secretaria Escolar transcorram de forma cor-
reta e organizada, é necessário que o(a) secretário(a) desenvolva um
conjunto de rotinas organizadas no tempo, das quais se destacam:
• Organizar os arquivos com racionalidade, garantidas a segurança, a facili-
dade de acesso e o sigilo profissional;
• Manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e
resoluções, bem como as instruções – circulares, portarias, avisos e des-
pachos – que digam respeito às atividades da escola;
• Manter o Regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comu-
nidade escolar;
• Dar visibilidade às concepções pedagógicas, normas e diretrizes da escola;
• Atender com prestimosidade os alunos, professores e pais, em assuntos re-
lacionados com a documentação escolar e outras informações pertinentes;
• Elaborar o cronograma das atividades da Secretaria, torná-lo público e
assegurar a racionalização do trabalho e a sua execução;
• Ter sob sua guarda e responsabilidade: livros, documentos, materiais e
equipamentos da Secretaria;
• Gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos;
• Elaborar a comunicação externa;
• Consultar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino,
quando necessário;
• Elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a melho-
ria e eficiência dos serviços de escrituração escolar;
• Registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em
tabelas e gráficos;
Neste Curso
• Organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de legalização
teremos um
da escola, compreendendo o credenciamento da instituição, autorização, re- fascículo dedicado
conhecimento e aprovação de cursos e suas renovações; a "Noções Básicas
• Informar e preencher o Censo Escolar, zelando pela fidedignidade das in- de Estatística", onde
trabalharemos com
formações e pelo cumprimento do prazo estabelecido;
a confecção de
• Elaborar o Relatório Anual de atividades da instituição; e gráficos e tabelas.
• Lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.

Atenção!!!
Para prestar os serviços com qualidade, há de se capacitar os respon-
sáveis pelo setor, tornando-os capazes e corresponsáveis para reali-
zar registros na documentação geral da escola e do aluno, de forma
legível, sem rasuras, falsificações e incorreções, assegurando assim a
confiabilidade dos documentos.
Consideram-se:
Rasuras: riscos ou raspagens sobre a escrita ou sobre os dados
de escrituração escolar.
Incorreções: divergência entre nomes, datas e locais lançados
nos papéis escolares; abreviação de nomes e lançamento de frequên-
cia e notas equivocadas.
Falsificações: adulteração de dados escolares.

Curso Técnico em Secretaria Escolar 31

 3. Legalização das Instituições de Ensino

P
ara funcionar, as escolas devem estar credenciadas, com seus cursos
aprovados, autorizados ou reconhecidos por órgão(s) competente(s).
Sem regularização, o trabalho escolar é ilegal e os documentos es-
ATENÇÃO!
É muito importante colares não têm valor.
que as escolas estejam Uma das funções do(a) secretário(a) escolar é organizar o processo de
regularizadas junto ao regularização das escolas junto ao Conselho Estadual de Educação (CEE).
Conselho Estadual de
O CEE dispõe de um conjunto de resoluções que orientam o creden-
Educação, pois só assim
elas poderão emitir todos
ciamento de instituições escolares e informam sobre os documentos que
os documentos da vida devem compor o processo. São eles:
escolar dos alunos.
• Instituições Nucleadas – Resolução nº 396/2005
• Instituições de Educação Infantil – Resolução nº 361/2000
• Instituições que ofertam o ensino fundamental regular na modalidade
de Educação de Jovens e Adultos- Resoluções nº 372/2002 e 363/2000.
(Atualizada pela Resolução nº 438/2012)
• Instituições que ofertam o Ensino Médio regular e na modalidade de
educação de Jovens e Adultos- Resoluções nº 372/2002 e 363/2000.
(Atualizada pela Resolução nº 438/2012)
• Instituições que ofertam o Ensino Profissional de Formação inicial e
técnica de nível médio- Resoluções nº 388/2004 e 389/2004. (Atualiza-
da pela Resolução nº 434/2011)
• Instituições que ofertam a Educação Especial- Resolução nº 394/2004
(Revogado pela Resolução nº 413/2006). (Atualizada pelas Resoluções
nº 449/2014 e 416/2016)
• Instituições Diferenciadas Indígenas- Resolução nº 382/2003. (Atualiza-
da pela Resolução nº 447/2013)
• Equivalência de Estudos- Resolução nº 399/2005. (Atualizada pela Re-
solução nº 435/2012)
• Ampliação do Ensino Fundamental para 9 anos – Resolução nº 10/2006.
• Documentos em escolas extintas – Resolução nº 428/2008
• Processos de credenciamento, recredenciamento e outros nas escolas,
em decorrência da implantação do Sistema de Administração dos Re-
cursos de Tecnologia da Informação (SISP)
O processo de credenciamento e recredenciamento de instituição de
ensino da educação básica, à autorização, ao reconhecimento e à renovação
do reconhecimento de seus cursos é uma exigência legal e implica a organi-
zação da documentação prevista nas resoluções: nº 372/2002, 395/2005 e
452/2014, disponíveis no endereço eletrônico: http://www.cee.ce.gov.br/
legislacao/resolucoes.
O credenciamento da escola pelo CEE tem validade de até 6 (seis) anos e
a sua renovação deve ser solicitada até 90 dias antes do término do prazo
estabelecido.
A criação de novos cursos, níveis ou modalidades de ensino nas escolas
deve atender às exigências legais do CEE. Os procedimentos adotados pela
escola estão contemplados no seu Parecer nº 530/92.

32 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

 Quando da extinção da escola, seu número no Cadastro do Censo Es-
colar será também extinto. Nos casos de extinção de escolas cujos prédios
sejam públicos patrimoniais do município, a Secretaria Municipal de Edu-
cação se responsabilizará pela devolução do equipamento ao poder público
municipal. Cumpridas estas formalidades, as referidas escolas deverão co-
municar ao Conselho Estadual de Educação (CEE) todos os procedimentos
adotados, para que ele emita o Parecer de Extinção.
O prazo máximo para a entrega dos Relatórios Anuais de Atividades Es-
colares das unidades de ensino do sistema educacional é 30 de abril de
cada ano, conforme a Resolução n° 375/2003, do CEE.
É importante lembrar que o Relatório Anual deverá ser composto de:
• Dados contidos no Censo Escolar;
• Cópia das atas de resultados finais relativos ao ano anterior com rendi-
mento por disciplina, área de estudo ou atividade, identificando ainda a
situação final de cada aluno.
• Cópia de atas especiais;
• Relação de professores, com suas respectivas habilitações, e de pessoal
técnico-administrativo;.
• Relação nominal dos alunos admitidos no decorrer do ano letivo refe-
rente ao ano anterior; e
• Relação nominal dos alunos matriculados por série, turma e turno dos
cursos ministrados referente ao ano em curso.

Hora da prática
1. Enumere, pelo menos, 5 rotinas que você considera as mais im-
portantes de serem desenvolvidas na Secretaria Escolar.
2. O que é necessário para que as instituições de ensino sejam le-
galizadas?
3. Consulte a Resolução do CEE n° 372/2002 e explique o que é
necessário para se organizar um processo de autorização e/ou
reconhecimento de cursos numa escola.
4. Descreva o que deve conter o Relatório Anual da escola.

Curso Técnico em Secretaria Escolar 33

 4. Arquivo Escolar

A
rquivo é definido como um conjunto ordenado de papéis que do-
cumentam e comprovam o registro dos fatos relativos à vida es-
colar dos alunos e da instituição de ensino. O secretário escolar
é responsável pelo arquivo, devendo organizá-lo de forma que possa ser
consultado com facilidade.
Os documentos escolares deverão ser arquivados da seguinte forma:
a. O próprio documento em original ou em fotocópia autenticada;
b. Em fotograma, obtido por microfilmagem;
c. Em CD-Rom ou outra mídia mais segura de armazenamento de arquivos
eletrônicos (exemplo: HD externo).
Uma das condições exigidas para a regularização da instituição de en-
sino é a existência de arquivo, conforme disciplina o Parecer nº 16/97, do
CNE, em seus artigo 2º, alíneas "a" e "b".

4.1 Modalidades de arquivos

Quando o arquivamento obedecer a alínea "a" do Parecer n° 16/97, do CNE,
será organizado em duas modalidades:
a. Arquivo vivo, de movimento ou dinâmico
b. Arquivo morto, permanente ou estático
Arquivo Vivo, de Movimento ou Dinâmico: contém todos os docu-
mentos referentes aos alunos matriculados, bem como os que dizem res-
peito ao estabelecimento de ensino, para pronta consulta e escrituração. O
arquivo de movimento deve conter:
a. Pasta individual do aluno, com fotocópia ou transcrição dos dados da
Certidão de Nascimento, Ficha Individual, Histórico Escolar, declara-
ções, atestados, requerimento de matrícula e qualquer outra documen-
tação referente à vida escolar do aluno;
b. Registro de matrícula do ano em curso;
c. Regimento escolar;
d. Relatório Anual das atividades escolares;
e. Diários de Classe;
f. Horário das atividades escolares;
g. Calendário escolar do ano letivo em curso;
h. Pasta contendo a Legislação do Ensino atualizada;
i. Livro para registro de certificados;
j. Livro para registro de Atas de Resultados finais e Atas Especiais;
k. Pasta de correspondência recebida e expedida;

34 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

l. Pasta para os pareceres de aprovação de credenciamento e de relatório
escolar;
m. Pasta para o Plano de Trabalho escolar; e
n. Dados estatísticos atualizados, contendo a relação de alunos, por idade,
sexo, entre novatos e veteranos, evadidos e transferidos, conforme regis-
tro do Censo Escolar.
Arquivo Morto, Permanente ou Estático: consta dos documentos cuja
escrituração já foi concluída, não mais implicando consultas frequentes,
como: as pastas dos alunos que já concluíram os estudos, que se transfe-
riram para outro estabelecimento de ensino, que trancaram a matrícula ou
abandonaram os cursos.
O arquivo morto deve conter:
a. Pasta individual dos ex-alunos com toda documentação escolar;
b. Livro ou ficha de controle do arquivo morto;
c. Livro de Ponto em desuso;
d. Cópia dos relatórios das atividades dos anos anteriores;
e. Registro de matrícula dos anos anteriores;
f. Diários de Classe dos anos anteriores;
g. Documentação sobre o estabelecimento, os alunos, os funcionários, os
professores, relativa aos anos anteriores.
O arquivamento de fotogramas de microfilmagem, CD-Rom e outras mí-
dias específicas, pelo reduzido espaço que ocupa no arquivo, condições es-
peciais de armazenamento e facilidade de consulta e reprodução, pertence-
rão sempre à modalidade de Arquivo Vivo ou de Movimento (Dinâmico).
Sob a supervisão do diretor, a pessoa responsável pelo manuseio e repro-
dução dos documentos arquivados será o(a) secretário(a) da unidade escolar,
pessoalmente, ou por meio de pessoa habilitada por ele autorizada. O docu-
mento reproduzido, de preferência em suas cores originais, será autentica-
do pelo secretário da escola, com o carimbo do órgão emissor do documen-
to, com o nome, cargo e registro do emitente, com a declaração: “Cópia de
Microfilme” ou “Cópia do Computador”.

Os fotogramas e/ou CD-Rom serão reproduzidos em três vias, sendo

uma via arquivada no Arquivo Nacional, outra na unidade que processou
o arquivamento do documento original e a terceira como instrumento de
trabalho para consulta, expedição de declaração ou certidão.

Curso Técnico em Secretaria Escolar 35

 O Quadro 2 descreve o conteúdo dos dois tipos de arquivos e as condi-
ções recomendadas para o seu funcionamento

Quadro 2

Conteúdos dos arquivos Dinâmico e Estático e as condições de funcionamento

O que contém Condições para funcionamento

Arquivo Instalações
Arquivo Dinâmico Organização Pessoal
Estático e Materiais

1. Pasta individual Todos os docu- 1. Instalações: O arquivo deve Profissionais

do aluno, contendo: mentos indica- • Boa iluminaçãoser organiza- habilitados
• Requerimento de matrícula dos no arquivo • Espaço are- do de forma a e auxiliares
do ano em curso; dinâmico, po- jado e ade- possibilitar o que dominem
• Ficha de matrícula; rém relativos quado fácil acesso aos a técnica de
• Certidão de Nascimento ou de aos anos ante- • Segurança documentos. catalogação,
Casamento; riores. contra roubos,Sugere-se que classificação e
• Ficha individual; violação e a organização arquivo.
• Histórico Escolar (quando houver incêndios dos documen- Arquivista, que
estudos anteriores); tos se faça por poderá ser o
• Declarações; 2. Materiais e nível, modali- próprio secre-
• Fotos 3 x 4; equipamentos dade, período, tário ou um de
• Certificado de Reservista, quando do • Pastas série ou ciclo e seus auxiliares.
sexo masculino e maior de 18 anos; suspensas por ordem alfa-
• Título de Eleitor, quando maior de 18 • Pastas A-Z bética. Atenção!
anos e com comprovação de voto da • Material de O profissional
última eleição; expediente Atenção! deverá estar
• Contrato de Prestação de Serviços • Arquivo de O uso de cores preparado para
Educacionais, quando instituição aço com para distinguir identificar os
privada; gavetas os documen- documentos,
• Atestados Médicos (quando houver); • Estante de tos facilita o assim como o
• Requerimentos diversos; aço ou madei- manuseio e a momento da
• Quaisquer outros documentos ra com porta identificação passagem de
referentes à vida escolar do aluno, • Estante de dos mesmos. um documen-
de acordo as normas da instituição aço ou madei- to do arquivo
ra sem porta dinâmico para
2. Relatório Anual • Mesas o arquivo está-
das Atividades e cadeiras tico.
• Computador
3. Censo Escolar
• Impressora
4. Diários de Classe • Copiadora
5. Calendário Escolar do ano letivo • Telefone
em curso e fax
• Internet
6. Livro de Matrícula
7. Livro para registros de
certificados e diplomas
8. Livro para registro de atas de
resultados finais e atas especiais
9. Pasta contendo a Legislação do
Ensino atualizada
10. Pasta de correspondência
recebida e expedida
11. Regimento Escolar
12. Projeto Pedagógico
13. Plano de Trabalho Anual
14. Registro de Frequência de Pessoal

36 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

 Existe ainda o Arquivo Inativo, no qual se armazenam documentos
com pouca frequência de uso. Neste tipo de arquivo, quando existe uma
significativa quantidade de documentos, pode-se optar pela microfilma-
gem, cujo processo de reprodução fotográfica reduzida atinge 95% do
tamanho original do documento. Com o uso de computadores e a infor-
matização dos processos e documentos, é também recomendado que o(a)
secretário(a) escolar crie, no disco rígido do computador, uma pasta ou di-
retório específico para esses documentos.

4.2 Condições para instalação e funcionamento do arquivo

Os responsáveis pelos arquivos devem atentar para algumas condições in-
dispensáveis de segurança e bom funcionamento, tais como:
a) Quanto às instalações: boa iluminação, arejamento adequado,
segurança contra roubos e incêndios.
b) Quanto à organização: consulta ou acesso fácil aos documentos,
registro dos atos escolares, simplicidade nos instrumentos a serem
manuseados, flexibilidade de ajustar-se às condições presentes.
c) Quanto aos recursos humanos: auxiliares que dominem a técnica
de catalogação, classificação e arquivo. O arquivista, que poderá ser
o(a) próprio(a) secretário(a) ou um de seus auxiliares, deverá estar
convenientemente preparado para identificar os papéis a serem
arquivados, bem como o momento de sua passagem do Arquivo
Dinâmico para o Estático.

4.3 Possíveis irregularidades na Escrituração

O processo de escrituração escolar pode apresentar irregularidades
que comprometam o bom andamento dos serviços de Secretaria e re-
vele desorganização da equipe que atua nesses serviços. Essas irregulari-
dades podem ser até objetos de apuração quando de visitas de inspeção
por parte do CEE.
Entre as irregularidades, as que mais chamam atenção, são:
a. Lacuna no Histórico Escolar do aluno, seja por reprovação em série
anterior, seja por ter deixado de cursar alguma série, matriculado na
série seguinte, quase sempre por equívoco da Secretaria;
b. Documentos com emendas, rasuras ou falsificações (ver p.31);
c. Ausência de documentação ou documentação incompleta na ocasião da
matrícula. Verifica-se irregularidades somente quando há a apresentação
tardia desses documentos;
d. Promoção de alunos sem a devida recuperação na disciplina na qual não
lograram aprovação;
e. Ausência de registros, ou registros inadequados, relativos à vida escolar
dos alunos;
f. Funcionamento de escolas, habilitações, cursos e séries, sem a devida
autorização do órgão competente;
g. Ausência de disciplina ou de conteúdo de caráter obrigatório que a esco-
la deixou de oferecer aos alunos; e
h. Ausência da assinatura do diretor, secretário(a) ou responsável pela es-
crituração do documento.

Curso Técnico em Secretaria Escolar 37

 Hora da prática
1. Descreva as duas modalidades de arquivo, segundo o Parecer n°
16/97.
2. Quais as condições indispensáveis para a melhor organização dos
arquivos?
3. Enumere as irregularidades que podem ser detectadas nos arqui-
vos escolares.

Atenção!!!
Destruição de documentos: como se faz?
Vamos pensar que alguns documentos possuem data de validade.
Alguns documentos são guardados por 1, 2 ou 5 anos. Depois que o
tempo de validade dos documentos venceu, eles são destruídos.
Para que possamos destruir qualquer documento, com data de
validade, de domínio público, que não serve mais, precisamos fazer
o registro em documento próprio e observar, primeiramente, as re-
gras da instituição.
Para efetivar a classificação da validade de tempo de certos do-
cumentos é necessário analisar a sua importância, o seu valor docu-
mental e social, e se caiu em desuso.
Antigamente, a preservação documental tinha caráter histórico.
A preocupação primordial era justamente proteger a memória his-
tórica dos fatos registrados na forma de documentos. Com o passar
do tempo, houve o aumento de produção e veiculação de informa-
ções técnicas e científicas em diferentes setores da sociedade. Na
Administração Pública, principalmente, tem-se produzido, a cada
dia, mais e mais documentos. Com isso, atualmente o objetivo de
preservar e arquivar documentos não é só histórico, mas, sim, de ra-
cionalizar a informação, proporcionar a eficiência administrativa e
tornar prática a tomada de decisões.
(Fonte: Sousa. R. M. Técnicas de Redação e Arquivo. Brasília: Universidade de
Brasília, 2007)

38 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

Resumo
Este fascículo procurou apresentar o que é uma Secretaria Escolar,
como ela funciona e qual sua importância para assegurar o bom an-
damento do estabelecimento de ensino. As atividades desenvolvi-
das na Secretaria Escolar exigem um profissional com perfil cujas
principais características são: capacidade de organização, direção e
cooperação, equilíbrio emocional e de personalidade, presteza, aten-
ção e cordialidade no atendimento, honestidade, integridade e ética,
pontualidade e assiduidade, paciência, saber redigir, estar aberto a
aprendizagens, respeitar o outro e ser solidário, capacidade de rela-
cionar-se com respeito, atenção e boas maneiras, iniciativa e lideran-
ça, postura, estética e sensibilidade.
O fascículo apresenta as competências e habilidades necessárias
para que o(a) secretário(a) escolar desempenhe suas atividades e as-
segure o bom andamento dos trabalhos na escola. Além disso, des-
creve um conjunto de rotinas organizadas no tempo, imprescindíveis
para a qualidade do trabalho na Secretaria. Uma parte do fascículo é
dedicada a orientações sobre legalização, credenciamento e extinção
de um estabelecimento de ensino, bem como o processo de autoriza-
ção e/ou reconhecimento de cursos.
A entrega do Relatório Anual de Atividades da escola deve ser
composta por uma série de itens, como: dados contidos no Censo Es-
colar; cópia das Atas de Resultados Finais relativos ao ano anterior,
com rendimento por disciplina, área de estudo ou atividade, identi-
ficando ainda a situação final de cada aluno; cópia de Atas Especiais;
relação de professores, com suas respectivas habilitações, e de pes-
soal técnico-administrativo; relação nominal dos alunos admitidos
no decorrer do ano letivo, referente ao ano anterior, e relação no-
minal dos alunos matriculados por série, turma e turno dos cursos
ministrados referente ao ano em curso.
O tópico final do fascículo é dedicado a questões relacionadas ao
Arquivo Escolar: modalidades, principais características, modos de
organização e pessoal necessário para assegurar condições de fun-
cionamento adequadas.
Importante destaque para as possíveis irregularidades que podem
ser cometidas na escrituração e detectadas nos arquivos escolares.

Curso Técnico em Secretaria Escolar 39

 Não esqueça!!!
O ato de preservar documentos é tão importante que há uma lei na
Constituição Federal que determina isso. Vejamos:
Art. 216. Constitui patrimônio cultural brasileiro os bens de
natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em
conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memó-
ria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos
quais se incluem:
I. as formas de expressão;
II. os modos de criar, fazer e viver;
III. as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV. as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços des-
tinados às manifestações artístico-culturais;
V. os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artís-
tico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
§1.º O poder público, com a colaboração da comunidade, pro-
moverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio
de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropria-
Expediente
ção, e de outras formas de acautelamento e preservação (EC nº
Fundação Demócrito Rocha (FDR) 42/2003).
Presidente §2.º Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da
João Dummar Neto
documentação governamental e as providências para franquear
Diretor Geral
sua consulta a quantos dela necessitem.
Marcos Tardin
§3.º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conheci-
Universidade Aberta
do Nordeste (Uane) mento de bens e valores culturais.
Coordenadora Geral §4.º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos,
Ana Paula Costa Salmin na forma da lei.
Secretário Escolar §5.º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detento-
Joel Bruno de Lima Silva
res de reminiscências históricas dos antigos quilombos.
Núcleo de Design Editorial (NDE) (Fonte: Sousa R. M. Técnicas de Redação e Arquivo. Brasília: Universidade de Brasília, 2007)
Editor de Design
Amaurício Cortez

Projeto Gráfico
Amaurício Cortez
Giselle Fernandes
Referências
Karlson Gracie
Miqueias Mesquita
LEAL, Guaraciara Barros; PORTO, Veliberto Cavalcante; e FREIRE, Aurila
Maia. O Conselho Estadual e o Sistema de Ensino : Legislação Esta-
Editoração Eletrônica
Giselle Fernandes dual. Fortaleza: SEDUC, 2007.
Miqueias Mesquita
MONTEIRO, Angélica e BORRALHO, Raimunda Alves de Menezes. Manu-
Ilustrações
Karlson Gracie al de credenciamento de Instituições de Educação Infantil. Forta-
Catalogação na Fonte leza: SEDUC, 2006.
Kelly Pereira
SECRETARIA DA EDUCAÇÃO BÁSICA DO ESTADO DO CEARÁ. Instru-
Este fascículo é parte integrante mentos de Gestão Escolar. Fortaleza: SEDUC, 2006.
do Módulo 1 do Curso Técnico em
Secretaria Escolar da Fundação SECRETARIA DE EDUCAÇÃO BÁSICA DO ESTADO DO CEARÁ. Manual
Demócrito Rocha(FDR)/Universidade
do secretário escolar. Fortaleza: SEDUC, 2005.
Aberta do Nordeste(Uane).

ISBN 978-85-7529-820-6
SOUSA, Rosineide Magalhães de. Técnicas de redação e arquivo. Brasí-
978-85-7529-821-3 lia: Universidade de Brasília, 2007.

40 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste