24/08/2022 09:08 Artigo - Lean para escrever melhor

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GERAL

Lean para escrever melhor

Roberto Priolo

Você já se perguntou como as ferramentas e

os princípios lean podem ser aplicados à
escrita? Para inspirá-lo a documentar seus
aprendizados, nosso editor oferece um guia
para os aspirantes a escritores em nossa
comunidade.

N
unca é demais enfatizar a importância de uma comunicação eficaz. Garantir que
nossa mensagem chegue às pessoas pode ser a diferença entre o sucesso e o
fracasso de nossos projetos, campanhas de marketing (para não mencionar as
políticas) e até mesmo nossos esforços de transformação.

Embora a maioria de nós confie quase exclusivamente na palavra falada, em um

momento ou outro seremos chamados a usar a escrita como nosso veículo de
comunicação. Como jornalista, eu sei muito bem disso!

Na Lean Global Network, acreditamos no poder da palavra escrita. É por isso que
apoiamos a disseminação do pensamento e da prática lean em todo o mundo,
publicando artigos e livros. O Planet Lean sozinho publicou mais de 800 artigos nos
últimos seis anos, e espero que eles tenham causado um impacto positivo na
comunidade lean, inspirando os profissionais e apoiando seu trabalho de melhoria.

Na verdade, o compartilhamento de conhecimento (yokoten, em japonês) desempenha

um papel fundamental na disseminação de boas práticas e aprendizagem lean dentro de
uma organização ou entre as organizações. Pode ser um poderoso impulsionador de
mudanças. Entretanto, a menos que o aprendizado seja consistentemente documentado
e apresentado de uma forma envolvente e informativa, sua mensagem não chegará ao

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destinatário. É por isso que estou escrevendo este artigo: para apoiar seus esforços de
compartilhamento de conhecimento e, espero, ajudá-lo a melhorar suas habilidades de
escrita, mostrando como alguns conceitos e ideias lean básicos podem se aplicar à
escrita.

Então, como podemos evitar desperdícios no que escrevemos – seja um e-mail

importante, um relatório ou um artigo?

Em primeiro lugar, vale a pena compartilhar o que acredito ser os cinco pecados
capitais da escrita:

Agora, vamos examinar cada um deles com mais profundidade e ver como podemos
evitá-los.

Falta de clareza
No framework da transformação lean, isso se refere ao telhado da casa e à pergunta
“qual é o problema que estamos tentando resolver?”. Em outras palavras, é importante
esclarecer qual é o propósito de nosso conteúdo e que perspectiva ele está tentando
expressar. Para fazer isso, você precisa de duas informações essenciais:

1. Para quem você está escrevendo? Quem é seu público? Isso permitirá que você
crie um texto que atenda às necessidades do destinatário, tanto em termos de
conteúdo quanto de estilo. Se você está escrevendo para seus colegas em uma
enfermaria de hospital, por exemplo, não usará o mesmo tom, estilo e estrutura que
usará se estiver escrevendo um relatório para seu CEO.
2. Qual é o seu ângulo? O ângulo é a perspectiva a partir da qual você está
analisando ou discutindo seu tópico. Se estiver escrevendo um relatório sobre uma
melhoria em seu departamento, por exemplo, você pode se concentrar tanto no
impacto que ela teve nas pessoas que trabalham para o departamento quanto no
impacto que ela teve no desempenho geral da empresa. Esses são dois ângulos
muito diferentes, que influenciarão muito o tipo de informação que você
compartilhará. Um ângulo bem-sucedido garante que você fornecerá valor ao
leitor.

Verborragia
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Ter um vocabulário rico é importante, mas o contexto é tudo. Sempre que possível, você
deve tentar evitar jargões e termos desnecessariamente longos. A circunlocução é um
caminho pérfido e pode ser bastante deletério. Ser grandiloquente não faz você parecer
competente; é apenas bravata. Entendeu o que quero dizer? Se você não sabe o que
uma palavra significa ou como pronunciá-la, é provável que seu leitor comum também
não saiba. Não há necessidade de usar palavras bonitas o tempo todo. Sempre
pergunte a si mesmo se existe uma maneira mais fácil de dizer algo (só não caia na
armadilha do século 21 de pensar que todo conceito deve ser expresso em 140
caracteres ou menos e com vários OMGs e LOLs).

Texto muito longo

Não há nada pior do que superprodução. A regra de ouro aqui é simples: vá direto ao
ponto. Ser conciso e ir direto ao ponto é fundamental para evitar alienar o leitor. Se algo
pode ser dito em 10 palavras em vez de 20, esforce-se para dizê-lo em 5! Em muitos
contextos, especialmente em ambientes de trabalho agitados, textos longos desanimam
as pessoas. Descrições e elementos “ornamentais” do texto desempenham um papel
importante, mas nunca devem distrair o leitor – use-os na quantidade certa. Quando o
texto tiver que ser longo, devido à grande quantidade de informações ou por causa de
um requisito externo, certifique-se de que ele seja pelo menos desprovido de qualquer
repetição e tente o máximo que puder usar frases curtas e claras e conectar tudo. É
desnecessário dizer que este conselho não se aplica a você se você é um romancista!

Informações desnecessárias
Todos nós gostamos de ser minuciosos, mas não faz sentido incluir em nosso conteúdo
informações que não tenham utilidade para as pessoas. Pergunte a si mesmo: essa
informação ou dado agrega algum valor para o leitor? Se você não tiver certeza de
quais informações devem ser incluídas, é sempre uma boa ideia organizar o conteúdo
que deseja compartilhar por importância e/ou relevância. Para isso, acho que uma
ferramenta muito útil é a Pirâmide Invertida do Jornalismo, que nos ensina que as
informações essenciais devem estar sempre no topo, seguidas por informações úteis,
mas não essenciais e, eventualmente, por interessantes, mas desnecessárias. A
informação na base da pirâmide é aquela que você pode perder. Na abertura do seu
texto – ou “lead” –, uma forma segura de incluir todas as informações vitais é aplicar a
regra dos 5W+H (O quê, quem, onde, quando, por quê + como). Essa abordagem é
amplamente usada na redação de notícias, mas pode ser aplicada – com algumas
modificações – a resumos ou ao início de um relatório. Exemplo: “A empresa realizou
seu primeiro Lean Day em sua sede em Sydney, Austrália, na semana passada, para
comemorar as melhorias kaizen feitas em toda a organização pelas equipes da linha de
frente”.

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Conteúdo chato
Este é complicado. Em primeiro lugar, porque o que é chato para uma pessoa é
extremamente interessante para outra. Em segundo lugar, porque existem tópicos que
são reconhecidamente mais “secos” do que outros. O segredo aqui – se o contexto
permitir – é tornar o texto mais divertido e envolvente, adicionando exemplos que dão
vida ao conteúdo. É aqui que a descrição se torna importante. Com isso em mente,
nunca se esqueça do princípio jornalístico de mostrar, e não dizer. O romancista russo
Anton Chekhov disse uma vez: “Não me diga que a lua está brilhando; mostre-me o
brilho da luz em um vidro quebrado”. Para isso, você pode contar com descrições,
anedotas, perguntas e até mesmo citações (como acabei de fazer). Use sua escrita para
pintar uma imagem, em vez de uma mera coleção de palavras – isso o ajudará a manter
o leitor envolvido.

Ferramentas lean para uma melhor escrita

O pensamento lean se aplica a qualquer empreendimento humano, e isso inclui a
escrita. Existem algumas ferramentas, em particular, que – ligeiramente adaptadas –
podem ajudar o redator lean: o modelo A3 e os 5S.

O A3 é mais conhecido como uma estrutura de solução de problemas, mas é

frequentemente usado em organizações ao redor do mundo como uma espécie de
dispositivo para contar histórias – graças à sua capacidade de capturar os detalhes
essenciais de um problema e ao espaço que dá para sua análise. É fácil ver o A3 como
um modelo que podemos usar para estruturar nossa redação e garantir que contemos a
história da maneira mais completa e eficaz possível.

Vejamos as diferentes seções de um A3: Contexto – Situação atual – Objetivo –

Contramedidas – Plano de ação – Acompanhamento. Agora imagine pegar esses itens e
colocá-los na página em que você está escrevendo. Não parece uma maneira bastante
lógica de contar uma história? Abaixo você encontrará alguns exemplos simplificados –
da esquerda para a direita, as seções de um A3, um exemplo nos negócios, um exemplo
de conto de fadas e os elementos de uma história.

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Isso não quer dizer que você deva sempre usar essa sequência, mas se quiser ter a
certeza de que está se comunicando de maneira eficaz – especialmente em um
contexto profissional e de trabalho –, considero o A3 uma abordagem à prova de erros.
Talvez não o use se gostar de escrever ficção, onde a criatividade deve estar sempre
livre de restrições!

Outra ferramenta lean que pode ser útil ao escrever são os 5S. Embora os 5S sejam uma
ferramenta de organização do local de trabalho, com alguns ajustes ele pode ser
adaptado para a escrita. Se você pensar bem, a página é a estação de trabalho do
escritor! Vamos dar uma olhada:

Analisar – quais informações agregam valor para o leitor e quais não agregam?
Classificar – em que ordem essas informações devem aparecer em meu
artigo/história?
Limpar – como posso simplificar o texto?
Padronizar – o texto atende aos meus requisitos padrões? (Por exemplo, o 5W+H).
Sustentar – o texto flui? Em caso afirmativo, uma segunda leitura por outra pessoa
chega à mesma conclusão ou são necessários outros ajustes?

Um exemplo deve nos ajudar a dar vida a tudo isso. Dê uma olhada no parágrafo abaixo
e como ele pode ser editado usando um sistema inspirado nos 5S. Cores diferentes
correspondem aos diferentes S: o vermelho é analisar, o amarelo é classificar, o verde é
limpar, o roxo é padronizar, e o azul é sustentar. O primeiro parágrafo é a transcrição de
uma entrevista, enquanto o segundo é o parágrafo final editado que acabou em um
artigo do Planet Lean.

Começamos a trabalhar no plano de contenção no início de março, final de fevereiro.

Tínhamos dois objetivos: primeiro, setorizar o hospital – o que quer dizer criar uma zona
“limpa” e outra “suja” (com pacientes que testaram positivo); segundo, proteger os
colaboradores. Tivemos a experiência de Igualada, onde, no meio de fevereiro, os
colaboradores do hospital se tornaram o veículo da infecção. E, bem, tivemos que
trabalhar nessas duas coisas.

E aqui está o depois, com contexto adicionado, uma melhor sequência e ordem das
informações:

Todos lemos as notícias sobre a cidade de Igualada, aqui na Catalunha, onde, no meio
de fevereiro, o hospital se tornou um epicentro do surto de Covid-19. Considerando
nossa proximidade a Igualada, começamos a trabalhar em planos de contenção no final
de fevereiro. Aprendendo com a experiência deles, nosso principal objetivo era proteger

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nossos pacientes e nossos colaboradores. Para fazer isso, organizamos nossos dois
hospitais para criar em cada um deles duas áreas completamente separadas – uma
para pacientes com Covid-19 e outra para pacientes que não estavam infectados.

Essas ferramentas simples podem realmente ajudá-lo a montar um conteúdo claro,

conciso e informativo. Como tudo na vida, entretanto, utilize-as com cautela: elas não se
aplicam universalmente a todo tipo de escrita, mas podem fornecer orientações úteis.
Então, o que você está esperando? Pegue uma caneta e uma folha de papel (ou, mais
provavelmente, abra seu notebook) e comece a escrever!

Fonte: Planet Lean

Publicado em 15/12/2020

Autor

Roberto Priolo
Editor-chefe do Planet Lean

Lean through four What’s in a word? Tell me about your metrics

generations Sharon Visser and I’ll tell you who you
Jim Womack, Senior Advisor, Lean are
Enterprise Institute
Flávio Battaglia, Director, Lean Institute
12/08/2022 09/08/2022 Brasil 05/08/2022

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