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Resumo
1 - Introdução
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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
2 – Apresentação do Caso
- Secretaria, onde vou me aprofundar neste relatório por ser meu local de trabalho
diário.
Apesar do Porte cerca de 40% maior que os 3 Colégios mais próximos (CE
Leopoldina da Silveira, CE João Salim Miguel e CE Daltro Santos), o serviço na secretaria
escolar não é realizado por nenhum funcionário com formação e concurso específico para tal
função e sim por 5 desviados de função: 3 professores em readaptação, 1 assistente executivo
e a secretária escolar que foi aproveitada para a função sendo antes inspetora de alunos.
A secretaria escolar conta com arquivos de alunos desde 1994 até os dias atuais,
incluindo desistentes e concluintes, 7 computadores, sendo apenas 6 com acesso a internet,
tornando um deles pouco útil aos processos relacionados ao sistema escolar, uma impressora
de pequeno porte imprimindo apenas certificados. As atividades realizadas no setor são
estritamente administrativas e operacionais, como a operação do sistema escolar, geração de
documentos como declarações em geral, históricos, diplomas, relatórios de notas, entre outros
documentos relacionados à vida escolar dos alunos.
Atualmente o problema enfrentado é o baixo rendimento da secretaria em não
conseguir nem entregar documentos dentro do prazo, nem dar as informações precisas aos
alunos tampouco cumprir as exigências do setor perante sua supervisão (inspeção escolar),
causando processos administrativos, falta de ordenação na ordem de feitura dos documentos,
grandes filas de espera, servidores estressados e desmotivados, clientes de forma geral
insatisfeitos com o serviço, mau clima organizacional, etc.
Sob uma primeira análise, utilizando os conhecimentos adquiridos durante a
graduação, os problemas relatados são fruto de:
- Falta de infraestrutura adequada;
- Número de servidores lotados pela Secretaria de Educação aquém do necessário;
- Falta de treinamento de pessoal;
- Falta de programas de técnicas de motivação;
- Falta de capacidade de gestão e liderança da chefe do setor;
- Inexistência de qualquer tipo de ferramenta de controle dos processos.
- Má divisão do trabalho e;
- Falta de padronização no serviço.
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Para buscar entender com clareza as causas e efeitos dos processos, utilizaremos uma
ferramenta, chamada de Diagrama de Ishikawa criada pelo engenheiro químico Kaoru
Ishikawa em 1943 e aperfeiçoado ao longo dos anos.
3 – Referencial Teórico
Segundo Longo (1996), a busca pela melhoria da qualidade nos produtos e serviços
não é um tema novo, sua importância já pode ser percebida desde os tempos de trabalho
manual, onde a relação entre cliente e produtor era direta e a garantia de qualidade era o que
fidelizava o cliente ao produtor, passando por todas as fases históricas sempre presente nas
relações de compra e venda e prestação de serviços, porém, no século XX (pós Guerra), surge
uma nova realidade, o chamado controle da qualidade total. Além disto, a administração se
ramificou em áreas como motivação, logística dos processos internos, desenvolvimento de
recursos humanos, liderança, etc.
No mundo atual, pode-se notar rápidas mudanças e é preciso estar atento a todas elas
para não perder espaço. Um dos pilares mais importantes é a capacidade de manter uma boa
visão por parte dos clientes, sendo assim, o trabalho da qualidade é imprescindível. Mas não é
de hoje que os produtores de forma geral (prestadores de serviço, fabricantes, etc.) se
preocupam com este controle. Segundo Longo (1996), a atenção por parte do consumidor vem
desde os tempos onde as relações eram feitas por meio de trocas, e já nesta época o consumir
tinha o cuidado de inspecionar o produto ou serviço recebido. A este período damos o nome
de era da inspeção. Neste período, o controle era feito apenas no produto acabado, e, sendo
assim era impossível controlar a produção a cada passo e somente encontrava-se os produtos
defeituosos.
Ainda segundo Longo (1996), na sequência, surgiu a chamada era do controle
estatístico, na produção em massa. As práticas adotadas nessa era se pautavam na inserção de
procedimentos de base estatística buscando encontrar indícios de falhas no processo
produtivo. Nessa época também, por consequência disso, pôde-se notar a introdução de
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setores nas fabricas para tratar do tema de controle de produção visando a qualidade da
entrega.
Após a segunda Guerra, o Japão, destruído, necessitando se reconstruir, convida W.E.
Deming para treinar empresários e indústrias sobre controle estatístico e produção sob
qualidade. Tal necessidade e nova postura de produção, causaram grande diferença, até
mesmo cultural nos japoneses, criando no Japão uma potencialidade produtiva que gera frutos
e reconhecimento mundial até os dias de hoje. A partir da década de 50, surgiu a preocupação
em nível mundial com o controle da produção. Longo (1996) lembra que a preocupação deixa
de ser apenas com o produto e sim do processo produtivo com um todo, ou seja, o problema
deixava de ser de um setor específico e passava a ser uma questão cultural nas industrias onde
em cada setor, cada fase da produção passava a ter responsabilidade sobre a qualidade do
produto e serviço prestado pela organização.
3.1.1 – Brainstorming
- Gestão de processos;
- Gestão de projetos e;
- Formação de equipes.
3.1.1.2 – Aplicação
DAYCHOUM (2013) diz que a utilização desta ferramenta possui 2 princípios básicos
e 4 regras básicas. Os princípios básicos são o atraso no julgamento, ou seja, para evitar que
haja alguma barreira a construção criativa, o julgamento das ideias deve ser adiado ou
atrasado, e criatividade em quantidade e qualidade, ou seja, quanto mais ideias forem geradas,
maior será a possibilidade de se garimpar boas ideias, além do que se pode tirar vantagem das
relações entre más ideias, assim lapidando uma boa ideia.
As regras são: críticas são rejeitas, criatividade é bem-vinda, Quantidade é necessária e
combinação e aperfeiçoamento são necessários. Todo o processo deve estar pautado nessas
regras, pois evitando críticas a criatividade tem maior presença, tornando assim a tempestade
de ideias mais intensa, possibilitando maiores combinações para aperfeiçoar as ideias.
O grupo será composto por: Líder, membros e um secretário(a) que deverá ter
facilidade de escrita rápida, pois será o responsável por tomar nota das ideias geradas pelos
membros quando conduzidos pelo líder.
Em seu livro, DAYCHOUM (2013), também sugere que após a sessão sejam
assinaladas as ideias mais promissoras, invente um aperfeiçoamento para as ideias, estipule
prazo para avaliar as ideias e decidir e definir as ideias a serem utilizadas.
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A administração teve seu início com engenheiros que buscavam entender e aprimorar
o processo produtivo, visando apenas a maximização do lucro através das produções. Com o
avanço dos estudos, em 1932, o experimento de Hawthorne, realizado pelos pesquisadores
Elton Mayo e Fritz Roethlisberger, demonstrou que a preocupação com a saúde e o tratamento
mais humano dos operários trouxe benefícios a produção, sendo assim, iniciou-se a gestão
com atenção as pessoas, levando assim ao avanço nas pesquisas e teorias de motivação e
gestão de pessoas como conhecemos hoje.
3.2.1 – Liderança.
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- Liberal.
Cabe ao líder, observar o universo ao qual está inserido e o cenário para decidir como
se portar diante da situação e, como conseguinte, optar por qual estilo de liderança utilizar.
Inúmeras teorias surgiram com o avanço dos modelos de administração para tentar
explicar como funciona a motivação e é de extrema valia que um líder tenha conhecimento de
tais teorias para aplica-las como por exemplo a teoria da hierarquia das necessidades ou a
teoria dos dois fatores. A primeira teoria foi proposta pelo psicólogo americano Abraham H.
Maslow e busca entender as necessidades humanas através de níveis, ou seja, dividiu-se as
necessidades em 5 níveis hierárquicos e os avanços entre os eles só se dá quando o nível
anterior está satisfeito (ao menos parcialmente). A segunda teoria foi proposta pelo também
psicólogo Frederick Herzberg e busca entender fatores que lidam diretamente com a
motivação. Na teoria, Herzberg propôs que 2 fatores interferiam na motivação, e os
caracterizou como: Fatores motivacionais e fatores higiênicos. O primeiro fator são as
atividades relacionadas ao cargo, por exemplo, metas alcançáveis, utilização das habilidades
pessoais, etc. Estes fatores são responsáveis por contribuir para a motivação das pessoas. Já os
fatores higiênicos, segundo a teoria, não motivam, mas a inexistência ou má qualidade de tais
fatores desmotiva. São exemplos de fatores higiênicos salários, benefícios (sociais e
financeiros), clima da organização.
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4 – Plano de ação
Com base nos dados recolhidos no diagrama, pode-se propor melhorias que busquem a
reversão de quadros negativos na organização. Em seu livro, DAYCHOUM (2013) propões a
utilização de planilhas para a melhor visualização dos dados colhidos e propostas de soluções.
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5 – Conclusão
O trabalho realizado diretamente com o cliente, muitas vezes é mais difícil e mais
atingido por críticas, pois um processo que gere um gargalo, é percebido diretamente pelo
cliente/usuário.
Observando os fatores indicados, a gestão do fluxo de processos se faz necessária para
que se possa alcançar melhores resultados no setor. Processos estão sem o devido controle e
sendo operados por servidores com pouco treinamento e capacitação. A respostas aos
problemas evidenciados deve ser incisiva e o trabalho de correção deve começar o quanto
antes para que os processos não se acumulem ainda mais, pois com o término ano letivo, mais
alunos formandos entram para a fila de espera de documentos.
Outro fator muito importante é a capacitação dos servidores. A gestão de pessoas
precisa assumir um papel de grande importância como deve ser, além de servidores, são seres
humanos que podem desenvolver doenças como a depressão, por exemplo, por não estarem
sendo bem geridas em seu local de trabalho, causando insatisfação e também um mau
rendimento diário. O gestor, seja de qual área for, deve ter características de diferentes áreas,
entendendo pessoas e saber dar as condições para que se motivem, buscando o melhor layout
para o setor, integrando o pensamento interno com os fatores externos a organização, ou seja,
tendo um olhar holístico e integrado dos processos, não setor público não é diferente, o gestor
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também precisa ser capacitado para exercer suas atividades, principalmente em funções
hierarquicamente mais altas.
A má execução do trabalho não só é prejudicial aos usuários que sofrem diretamente
com o atraso, mas também pode-se notar os prejuízos indiretos e subjetivos, como o
descrédito de adolescentes que já saem da escola com a máxima de que o serviço público não
anda e a conservação da cultura popular que ainda hoje insiste e conservar o ditado de que
“servidor público não trabalha”.
Com a melhoria destes processos, pode-se não somente crescer como organização mas
também crescer como nação, transformando algumas raízes culturais de nosso país.
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6 - Referências
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