Gestão de Projetos

Aula 6 – Evitando as Armadilhas Gerenciais

Prof. Gabriel Araújo
Agenda

• O que é sucesso de projeto?

• Problemas de atraso na implementação

• Fatores de sucesso e melhores práticas

O que é sucesso de projeto?

• Trabalhar num projeto bem-sucedido pode ser

uma experiência estimulante e gratificante;
• Existem algumas diferenças sobre o que é
entendido como sucesso dos projetos;
• O critério tradicional é conhecido como tripla
restrição, em que se controla escopo, tempo e
custo.
O que é sucesso de projeto?

• O Project Management Institute (PMI) define

que, para projetos:

“o sucesso é medido pela qualidade do produto

e do projeto, cumprimento de prazos, con-
formidade com o orçamento e grau de
satisfação do cliente”;
O que é sucesso de projeto?

• Já o PRINCE2 define que os projetos têm seis

restrições que devem ser monitoradas
constantemente:

• Escopo, prazos, custos, qualidade, benefícios e

riscos.
O que é sucesso de projeto?
• Podemos ainda avaliar separadamente:
– Sucesso do Projeto e seus benefícios;
– Sucesso do gerenciamento do projeto propri-amente dito;
• O autor apresenta 5 critériospara avaliar o resultado de
um projeto:
1. Conceito;
2. Objetivos;
3. Qualidade do resultado;
4. Custo;
5. Tempo.
O que é sucesso de projeto?
O que é sucesso de projeto?
O que é sucesso de projeto?

• Em quais situações o projeto é terminado,

mesmo?
– Objetivo cumprido;
– Objetivos não são mais necessários;
– Inviabilidade do projeto.
O que é sucesso de projeto?

• O que é o fracasso de um projeto?

1. Conceito;
2. Objetivos;
3. Qualidade do resultado;
4. Custo;
5. Tempo.
• Será?
O que é sucesso de projeto?

• Nem tudo a gente pode controlar ou prever...

• Ópera de Sydney:
– Na época de sua construção, o escopo foi
aumentado significativamente, o custo real foi
maior que o orçado e sua execução levou muito
mais tempo do que se esperava;
• Sucesso ou fracasso?
O que é sucesso de projeto?

• Os adeptos da administração ad hoc recorrem

muito à familiaridade com o processo e à
competência do especialista no trabalho de
rotina para compreender um projeto maior,
geralmente com preparação mínima e alguns
poucos passos básicos de planejamento e
controle sistemáticos;
• Alguns projetos podem funcionar bem assim,
mas não são a regra.
O que é sucesso de projeto?

• Entende-se que, para situações dinâmicas, as

abordagens ágeis sejam ideais;
• Podem existir casos nos quais o projeto seja
bem conhecido e, logo, a abordagem preditiva
seja a mais recomendada;
• Independentemente da situação, sempre
existirá um método de gestão apropriado.
O que é sucesso de projeto?
O que é sucesso de projeto?
• Darcy Prado ainda lista oito principais causas de desvio
da meta de um projeto:
– Liderança ineficiente;
– Escopo incorretamente definido;
– Equipe/fornecedores sem as competências adequadas
para o desafio;
– Indisponibilidade de recursos;
– Falta de um sistema de comunicações;
– Falta de comprometimento das principais partes
envolvidas (interfaces);
– Planejamento e controle não adequados ao tipo e porte do
projeto;
– Existência de itens de alto risco.
O que é sucesso de projeto?

• Ocasionalmente, um projeto fracassará ou

será abandonado devido a circunstâncias
externas que não poderiam ser racionalmente
previstas e que a administração de projeto
não esperaria controlar:
– Instabilidade política;
– Segurança pública deficiente;
– Pandemias
– etc
O que é sucesso de projeto?

• Uma sólida base de viabilidade e estrutura,

desde o início do projeto, é fundamental para
o progresso racional e, por consequência, o
sucesso do projeto;
• A menos que erros ou omissões sejam
corrigidos em uma etapa inicial, torna-se cada
vez mais difícil resgatar um projeto inviável ou
mal estruturado à medida que o projeto
avança.
O que é sucesso de projeto?
• Áreas de fracasso
• Fase de iniciação:
– Fracasso em dedicar tempo e recursos suficientes a um estudo de
viabilidade adequado;
– Falha na identificação das partes interessadas e suas necessidades;
– Termos de referência ou instruções imprecisos ou vagos para o estudo
de viabilidade;
– Pesquisa e avaliação de riscos inadequados na fase do estudo de
viabilidade;
– Fracasso em garantir a cooperação de todos os interessados e o
acordo de órgãos públicos ou indivíduos que, posteriormente, poderão
opor-se ou entravar o projeto;
– Respaldo administrativo e/ou capacidade especializada inadequados
nos estágios iniciais.
O que é sucesso de projeto?

• Fase do planejamento:
– Propósito inválido do projeto, como, por exemplo,
prioridades particulares da parte de políticos,
fornecedores ou outros no sentido de promover o
projeto em função de publicidade ou ganhos pessoais;
– Requisitos mal identificados/coletados;
– Capacidade inadequada de planejamento, objetivos
mal definidos e falta de planejamento das atividades;
– Escopo do projeto e do produto mal definidos;
– Exclusões do projeto mal definidas;
O que é sucesso de projeto?
• Fase do planejamento:
– Estrutura administrativa imprópria – delegação de autoridade
mal definida;
– Falha na escolha da abordagem de gestão;
– Fracasso em consultar aqueles diretamente envolvidos nos
processos, pensar a totalidade dos processos, eventos e
oportunidades e planejar conforme os dados obtidos;
– Fracasso em considerar impedimentos possíveis, analisar riscos
e formular planos de contingência;
– Fracasso em fornecer previsões financeiras, orçamentárias e de
fluxo de caixa, elaborar planos eficazes de recursos ou
especificar corretamente os requisitos técni-cos e de qualidade;
– Falha na identificação dos riscos do projeto, nas suas análises
qualitativas e quantitativas;
– Negociação deficiente do contrato.
O que é sucesso de projeto?
• Execução/implementação do projeto:
– Falha na seleção de especialistas, líderes de equipes e
gerentes;
– Estilos impróprios de liderança;
– Monitoramento e controle inadequados pelos gerentes e
líderes de equipes;
– Coordenação frágil da atividade e incapacidade de
alcançar cooperação plena do pessoal do projeto e/ou dos
fornecedores;
– Descuido com o treinamento e as necessidades de
desenvolvimento de equipes;
– Deficiência na provisão de recursos e atraso na entrega de
materiais ou equipamentos essenciais;
– Materiais ou equipamentos inferiores às especificações
técnicas ou de qualidade;
O que é sucesso de projeto?
• Execução/implementação do projeto:
– Fracassos na comunicação de procedimentos;
– Falha na elaboração e envio de relatórios de
acompanhamento;
– Relutância em tomar medidas corretivas quando os
resultados concretos ficam aquém dos objetivos
planejados;
– Fracasso em realizar revisões regulares e, caso seja
necessário, revisão do projeto;
– Intromissão ou interferência de políticos ou membros mais
velhos da organização;
– Fracasso no alinhamento das informações com a equipe do
projeto;
– Falha no gerenciamento das expectativas das partes
interessadas.
O que é sucesso de projeto?

• Fase de conclusão:
– Fracasso em concluir no prazo;
– Fracasso em manter o orçamento do projeto;
– Fracasso em alcançar os padrões de qualidade
requeridos;
– Arranjos de entrega inadequados;
– Avaliação e acompanhamento inadequados do
projeto;
– Falta de sustentação para os objetivos do projeto.
Problemas de atraso na
implementação
• Alguns grandes projetos sofrem atraso considerável no
estágio inicial;
• O atraso na aceitação muitas vezes ocorre entre a
conclusão do estudo de viabilidade e a implementação
do projeto por causa de procedimentos complexos de
aprovação;
– Dificuldade em chegar a um acordo final
– Aceitação e obtenção do compromisso das partes
interessadas;
– Ciclos orçamentários;
– Conflitos políticos;
– Exigência de modificação de algum aspecto da proposta.
Problemas de atraso na
implementação
• Em caso de atrasos significativos, deve-se
verificar novamente:
– A necessidade do projeto ainda existe?
– Mudanças nas circunstâncias;
– Tecnologia e especificação;
– Finanças do projeto;
– Cronograma;
– Objetivos;
– O tempo para recrutamento e treinamento;
– Disponibilidade de know-how.
Fatores de sucesso e melhores
práticas
• As organizações campeãs desperdiçam 21 vezes
menos dinheiro do que as suas concorrentes com
baixo empenho na gestão de projetos;
• Podem ser identificadas três competências em
comum entre elas:
• Patrocinadores executivos ativamente engajados
nos projetos;
• Controle do escopo dos projetos
• Aumento na maturidade de entrega de valor para
as partes interessadas.
Fatores de sucesso e melhores
práticas
• Outra pesquisa, ainda indica os seguintes fatores de
sucesso em projetos:
• Definição detalhada do projeto (fase ou ciclo) antes da
execução
• Alinhamento do time em torno do objetivo do projeto;
• Definição clara de papéis e responsabilidades;
• Participação ativa dos envolvidos;
• Identificação dos riscos;
• Continuidade do time;
• Controle do projeto bem planejado e executado;
• Continuidade do gerente do projeto.
Fatores de sucesso e melhores
práticas
Fatores de sucesso e melhores
práticas
• Pacagnella Jr., Silva e Pacífico indicam uma lista de dezenove fatores
críticos de sucesso:
1. empowerment para os membros da equipe, que facilita o desenvolvimento do
trabalho e tende a aumentar o compromisso dos colaboradores;
2. comunicação eficiente, principalmente para endereçar as mudanças e evitar
trabalho em duplicidade;
3. liderança exercida pelo gerente do projeto, com uma função motivadora;
4. autoridade delegada ao gerente do projeto, tanto para a utilização dos recursos
da organização como para a tomada de decisões;
5. gerenciamento de mudanças, que, quando bem executado, evita riscos e
permite flexibilidade para casos nos quais o escopo é instável;
6. a escolha da estrutura organizacional adequada, visando facilitar a alocação de
recursos e agilizar o processo de decisão;
7. planejamento adequado do projeto, que reduz a incerteza associada,
encaminha o projeto para a meta estabelecida e o prepara para enfrentar os
riscos identificados, além de aumentar a base de conhecimento da organização;
8. o correto gerenciamento dos requisitos dos clientes, que definem melhor o
projeto e reduzem as incertezas, tendo como consequência a redução dos
desperdícios e atrasos;
9. identificação criteriosa dos riscos, que prepara a base para as análises que
serão realizadas;
Fatores de sucesso e melhores
práticas
• Pacagnella Jr., Silva e Pacífico indicam uma lista de dezenove fatores
críticos de sucesso:
10. adequada análise dos riscos do projeto, que permite compreender melhor os
fatores de riscos e provê informações para as decisões que serão tomadas durante a
elaboração do plano de resposta aos riscos;
11. elaboração de um plano de respostas aos riscos, que elimina alguns dos fatores de
riscos e prepara o projeto para os demais eventos incertos que podem ocorrer ao
longo da execução;
12. monitoramento e controle dos eventos de risco endereçados no plano de resposta
aos riscos;
13. orientação e apoio da alta administração;
14. bom relacionamento entre os membros da equipe do projeto, que aumenta o nível
de confiança e a troca de conhecimentos entre os colaboradores;
15. resiliência e flexibilidade da equipe do projeto ao enfrentar as dificuldades de
adaptação às diferentes funções e de suportar as dificuldades técnicas e de rela-
cionamento;
16. tratar adequadamente os conflitos;
17. mecanismos contratuais de incentivo (bônus) relacionados ao bom desempenho
dos fornecedores de bens e serviços;
18. mecanismos contratuais de desincentivo (multas) relacionados ao desempenho
insuficiente dos fornecedores de bens e serviços;
19. experiência do gerente do projeto.
Fatores de sucesso e melhores
práticas
• Uma fórmula que pode ser avaliada para o
sucesso na propriedade e administração de
projetos é:
V × (P + P) × (L + C + C)
• Viabilidade de Objetivos × (Planejamento +
Programação) × (Liderança + Comunicação +
Controle)
Fatores de sucesso e melhores
práticas
• Para finalizarmos a aula, seguem alguns questionamentos antes de
se aceitar a gerência de um projeto:
1. Conceito. O conceito é bom? O projeto tem um propósito válido e é
viável?
2. Objetivos. Os objetivos estão claros e inequívocos?
3. Estrutura. A estrutura administrativa é apropriada e praticável?
4. Planejamento. O projeto foi devidamente planejado em linhas gerais
e com os detalhes aplicáveis até o momento?
5. Programação. Existe uma estratégia em alto nível para a execução
do projeto?
6. Monitoramento e controle. Todas as atividades, eventos e gastos
serão constantemente monitorados?
7. Competência. A equipe do projeto é competente, dedicada,
motivada e bem liderada?
Gestão de Projetos
Grato. Bons estudos!