Contratos Ágeis - Unidade I

Aula 1 - Conceitos Fundamentais

Definições básicas

Acordos
● É um documento para tratar de relacionamentos internos e externos.

Acordos Internos
● Quando estamos falando de pessoas entre departamentos de uma mesma
organização

Acordos Externos
● Quando falamos de pessoas de fora da organização.

Contrato
● Contato é um documento para estabelecer um vínculo jurídico entre duas
partes.

1. Observações.: Cuidado com as linguagens utilizada, pode gerar ambiguidade

e mal entendimento. Sempre que possível, coloque de maneira objetiva e
quantifique os produtos, serviços ou resultados esperados.

Contratação Centralizada
● É quando uma organização possui um setor responsável por fazer todas as
compras. (Setor de Compras, de uma determinada empresa)
○ Vantagens
■ Tende a ser a mais econômica;
■ Permite um controle maior das contratações;
○ Desvantagens
■ O departamento de contratação pode ser um gargalo;
■ Menor atenção às necessidades individuais dos projetos.

Contratação Descentralizada
● É quando as contratações são feitas especificamente para um determinado
projeto. Cada projeto faz seu contrato.
○ Vantagens:
 ■ O gerente de projetos pode atuar com maior controle e
autoridade sobre as contratações;
■ Os requisitos do projeto são melhores compreendidos pelo
pessoal que trata da contratação;
○ Desvantagens:
■ Duplicação dos esforços de contratação entre os projetos e,
consequentemente, aumento de custos;
■ Falta de processos padronizados entre projetos;

Comprador
● Comprador é aquele que está adquirindo um produto, serviço ou resultado.
Existem diferentes maneiras de se referir a ele, tais como cliente,
contratante ou solicitante.

Fornecedor
● É aquele que está fornecendo produto, serviço ou resultado. Pode ser
chamado de contratado, vendedor ou prestador de serviços.

Contratos Unilaterais
● Este tipo de contrato normalmente aplica-se à compra de produtos
commodities. Um exemplo pode ser um pedido de compras.

Contratos Bilaterais
● Este tipo de contrato é resultado de negociação entre duas ou mais
partes. Cada uma possui direito e deveres após a assinatura.

Contratos sem Concorrência

● Quando um contrato é acordado com um fornecedor sem cotações. Ocorre
quando não existe nenhum fornecedor para o produto, serviço ou resultado
ou caso tenha urgência na entrega.
Aula 2 - Tipos de Contratos
Contratos de Preço Fixo (CPF)
● Apresenta custo fixo total para um determinado produto ou serviço.
● Estes contratos podem dispor de incentivos para melhorar o projeto em
tempo, custo e qualidade na entrega.
● Os fornecedores ficam com a maior parte dos riscos.
○ Ex: Casa, Carro...

Contratos de Preço Fixo Garantido (CPFG)

● Os custos são acordados antes do início do trabalho e não estão sujeitos a
alterações, desde que o projeto não cresça.

Contrato de Preço Fixo com Remuneração de Incentivo (PFRI)

● Um tipo de contrato em que o comprador paga ao fornecedor um valor
determinado (conforme definido pelo contrato) e pelo qual o fornecedor
poderá ganhar um valor adicional se atender aos critérios de desempenho
definidos.
○ Taxa de acertos;
○ Entrega dentro do prazo;

● Neste contrato, um teto de custos deve ser definido e o que exceder fica sob
a responsabilidade do fornecedor.
● Contrato de “Ganha Ganha”.

Contratos de Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)

● São utilizados quando o fornecimento do produto ou serviço pode se
estender por períodos mais longos em que este pode sofrer por influências
econômicas, como inflação, variação cambial, entre outros.
● Podemos utilizar indexadores de preços como IPCA ou IGPM, um dos
mais conhecidos no Brasil, para ajuste de valores.
● Objetivo é proteger tanto o comprador quanto o fornecedor das variações
econômicas.

Contratos de Custos Reembolsáveis (CCR)

● Essa categoria de contrato envolve pagamentos ao fornecedor por todos os
custos reais e legítimos incorridos para o trabalho concluído, acrescidos de
uma remuneração que corresponde ao lucro do fornecedor.

Contratos de Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)

 ● O fornecedor recebe um custo fixo, o reembolso das despesas gastas
permitidas e mais um valor fixo como uma espécie de adicional.
● A remuneração é paga somente para o trabalho concluído e não é alterada
devido ao desempenho do fornecedor.

Contratos de Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)

● Neste contrato, o fornecedor recebe um valor fixo para o custo total mais os
valores reembolsáveis.
● A diferença, o valor recebido é variável, uma espécie de comissão,
permitindo que o fornecedor possa ser beneficiado caso atinja alguma meta
importante.

Contratos de Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)

● O fornecedor recebe um pequeno valor fixo e a grande parte é baseada em
critérios de desempenho.
● Necessário identificar os critérios de desempenho e especificar qual parte do
produto ou serviço será paga de maneira fixa.

Contratos por Tempo e Material (T&M)

● Os contratos por tempo e material são um tipo híbrido de contrato que
contêm aspectos tanto dos contratos de custos reembolsáveis como dos de
preço fixo.
● São utilizados para aumento de pessoa, contratação de especialistas e
qualquer tipo de apoio externo quando uma certa urgência for necessária.
● Incorpora limites máximos e mínimos para proteger tanto o comprador quanto
o fornecedor.
○ Paga o tempo que for trabalhado, no projeto.
○ Bom para o prestador de serviço.
●
Aula 3 - Situações de Contratação
Análise de Fazer ou Comprar
● Pergunta: Preciso contratar ou eu posso fazer?
● Técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho específico
pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes
externas.
● A análise de fazer ou comprar deve considerar todos os custos relacionados, diretos
e indiretos.

Ferramentas Para Decidir Entre Fazer ou Comprar

● Existem diversas delas, algumas de baixa complexidade e outras de alta
complexidade.
● A Matriz ponderada, ferramenta de baixa complexidade, ela compara as informações
do que você deseja comprar ou fazer com um conjunto de critérios.
○ Obs.: As melhores decisões são realizadas de forma estruturada, capturando
informações quantitativas e qualitativas.

Critérios Para a Decisão de Fazer ou Comprar

Core Business.
•• Disponibilidade.
•• Fornecimento especializado.
•• Absorção da tecnologia.
•• Restrições do projeto.
•• Fornecedores confiáveis,
•• Risco.
Contrato Ágeis - Unidade II
Aula 1 - SOLICITANDO INFORMAÇÕES AOS
FORNECEDORES.

Determinar os Prós e Contras da Contratação

● Antes de tomar qualquer decisão entre fazer ou comprar é necessário analisar e
compreender alguns parâmetros como: Identificação do core business,
confiabilidade dos custos internos, vontade política e riscos envolvidos.

Pesquisar Fornecedores
● Antes de contratar produtos ou serviços é necessário avaliar os fornecedores e
verificar se eles são aprovados nos critérios adotados pela empresa.

Especificação do trabalho das aquisições.

● As contratações de projetos ágeis começam com uma Request for Proposal (RFP).
● O documento deve conter o maior número de informações, assim eles podem
oferecer a melhor solução possível.
● A elaboração de um RFP envolve a preparação, definição dos requisitos, definição
de como as informações dos fornecedores devem ser apresentadas, definição dos
requisitos técnicos, definição de como os preços devem ser apresentados e o
processo de avaliação das propostas (VENTURA, 2012).

Solicitar as propostas dos fornecedores

● Via de regra, utilizando os princípios de desenvolvimento ágil, é melhor trazer os
seus fornecedores para sua empresa, mostrar os detalhes do projeto e formalizar
depois com a RFP

Efetuar avaliação
 ● Temos que avaliar as respostas enviadas pelos fornecedores e verificar qual melhor
se adequa ao projeto e empresa.Uma forma simples de efetuar o trabalho é criar
uma matriz ponderada de critérios e opções.

Unidade II - Aula 2

Avaliando os fornecedores
● Para avaliar é necessário criar um modelo de avaliação.
● Podemos criar tabelas para os indicadores a seguir.

Composição dos indicadores de desempenho

● Primeiro definiremos os indicadores que serão utilizado;
● Os mais comuns em contratos ágeis são: Quantidade, prazo, qualidade,
documentos.

Composição da nota do indicador Quantidade

● Este indicador tem como objetivo mostrar se o fornecedor é consistente com as
quantidades acordadas

Composição da nota do indicador Prazo

● O prazo é fundamental para aumento da credibilidade. Dessa forma, avaliar o prazo
de entrega acordado com o seu fornecedor é importante.

Composição da Nota do Indicador Qualidade.

● A qualidade é um indicador com um pouco mais de dificuldade de medir, pois ela
tende a ter um grau de subjetividade.
● O importante é definir bem o que se entende por qualidade antes de iniciar o
trabalho de entregas.

Composição da nota do indicador Documentos

 ● Esse indicador tem a finalidade de comparar se todos os documentos
entregues pelo fornecedor representam a realidade executada.
● É importante deixar claro quais são os documentos que devem ser
apresentados pelos fornecedores.

Índice Geral do Fornecedor (IDF)

● Para o cálculo do IDF, vamos considerar os indicadores de quantidade, prazo,
qualidade e documentos.

IDF= [ Nota(quantidade)+ Nota (Qualidade)+ Nota(Prazo )+ Nota (Documento)

100 ]
● Assim podemos comprar os fornecedores por critérios objetivos classificados
de forma a serem escolhidos para projetos futuros

Unidade II - Aula 3
Como contratar os fornecedores.

Acordos ou Contratos
● Um contrato inclui termos e condições combinados entre comprador e fornecedor.
● Dependendo da área, um acordo também pode ser chamado de contrato,
subcontrato ou, até mesmo, pedido de compra.
● O contrato é uma relação legal sujeita a ações corretivas nos tribunais.

Atualizações no plano de gerenciamento de

projeto.
● Alguns elementos do projeto podem ser atualizados como: Os custos, cronogramas,
escopo, comunicação e aquisições.
Atualizações nos documentos do projeto
● A documentação também pode sofrer modificações ao longo do projeto, incluindo
atualizações em: Requisitos do projeto, matriz de rastreabilidades de requisitos,
registro de riscos, registro das partes interessadas.

Unidade III - Aula 01

Acompanhamento das Entregas

Conceitos Básicos -> Tanto o comprador quanto o fornecedor administram os
contratos com objetivos similares. A relação jurídica entre comprador e fornecedor
torna fundamental que sua equipe esteja ciente das questões legais envolvidas.

Estruturas organizacionais -> Havendo um departamento de compras, em um

processo ágil, o supervisor de compras deve estar envolvido nas aquisições do
projeto. Assim, evitamos relatórios custosos entre o departamento e seu supervisor.

Práticas -> Uma das principais está relacionada com o gerenciamento

da integração entre diferentes produtos, serviços ou resultados de diferentes
fornecedores.

Financeiro -> Além do controle de interface entre seus fornecedores, controlar as

contratações ainda possuem um componente financeiro que envolve o pagamento
dos fornecedores.

Revisão de desempenho -> A revisão do desempenho do fornecedor tem como

objetivo identificar se as entregas estão de acordo com o contrato e estabelecer
possíveis ações corretivas em situações necessárias.

Aula 02 - Controle de Qualidade

A qualidade possui dois conceitos importantes: garantia e controle da qualidade. O
primeiro está relacionado com a qualidade do processo que produz um determinado produto
ou serviço; o segundo está relacionado com a inspeção do produto ou serviço produzido.

Custo de Qualidade ->

Garantir a Qualidade -> Prevenir os defeitos ao invés de consertá-los.
● Verificar o processo do fornecedor;
● Fazer pequenos pontos de revisão antes do produto ou serviço ser entregue;
● Melhorar a comunicação para evitar ruídos e defeitos.

Controlar a Qualidade ->

● Quando não for possível garantir a qualidade, você precisa focar em controlar a
qualidade das entregas.
● O ponto principal aqui é entender que tudo que for entregue deve ser verificado, ou
de maneira totalizada ou por amostragem.

Relatório de Desempenho -> Podemos usar os dados do desempenho dos fornecedores em

suas entregas com relação ao que foi contratado. Isso permite controlar a eficácia do
fornecedor e utilizar essa base histórica para futuras análise de contratação.

Sistema de Pagamento -> O sistema de pagamento deve ser utilizado para controlar os
pagamentos feitos aos fornecedores, estimular os incentivos, caso necessário, e comparar
os pagamentos para verificar o valor agregado das entregas do projeto.

Administração de Reivindicações -> Evite as disputas judiciais. Isso pode levar anos, custar
muito e, no final, ambas as partes serão prejudicadas.

Sistema de Gerenciamento de Documentos -> Arquive de forma eletrônica todos os

contratos e documentos utilizados. Eles devem ser organizados de forma a recuperar
facilmente e deixar a informação disponível para todos os envolvidos, internos e externos.

Aula 03 - Controle Integrado de

Mudanças
 Ao longo do processo é possível ocorrer mudanças na estrutura do projeto
logo modificações no contrato. Mudanças nem sempre são problemas, mas a falta
de gerenciamento delas sempre é. Para lidar com esse tipo de trabalho, você
precisa de um controle integrado dessas mudanças, desde o momento da
identificação, solicitação, aprovação, execução e arquivamento.

Sistema de Gerenciamento de Registro - Toda modificação deve ser registrada -

desde a identificação da mudança a critérios de aprovação e destinação, se
aprovada ou não.

Atualização no plano de gerenciamento de projeto - O plano de gerenciamento de

projeto pode sofrer alterações como:
● plano das aquisições para registrar o que foi mudado, porque, quando e
por quem no planejamento inicial;
● contratos visando adequar a solicitação e manter o contrato vigente e de
acordo com as questões jurídicas;
● acordos de níveis de serviço para ajustar determinadas métricas para o
aceite de um determinado serviço;
● planejamento de release para alterar os compromissos de datas e re-planejar
caso alguma coisa saia do planejado;
● orçamento para atualizar os custos atuais e permitir a previsão de custos
que a mudança a acarreta.

Atualizações nos ativos de processos organizacionais -

Quando uma solicitação de mudança for aprovada, uma coisa que você
precisa preocupar-se está relacionada com os ativos organizacionais. Esses ativos
são procedimentos, documentos, normas que melhoram o trabalho da organização
e permitem que outras pessoas possam ser orientadas com base nessa informação.
Unidade IV - ASPECTOS GERAIS DO
ENCERRAMENTO DE
CONTRATAÇÃO
Aula 01 - Encerrando os Contratos Com Seus
Fornecedores
Conceitos Fundamentais -
● Encerrar os contratos envolve atividades relacionadas a resolver questões
em aberto, atualizar os registros para refletir os resultados finais e o
arquivamento das informações para uso no futuro.
● Alguns contratos podem recomendar procedimentos específicos para o
encerramento.

Cancelamento de contrato -
● Cancelar um contrato é um tipo especial de encerramento, que pode ter
como origem o acordo entre as partes, a inadimplência ou por um termo
estabelecido em contrato.

Documentos de aquisição -
● Antes do encerramento do contrato, é importante coletar toda a
documentação utilizada. Pode acontecer de o contrato ter sofrido algum
aditivo, modificação ou demais contratos terem sidos firmados para regular
as questões de contratação.

Auditorias de aquisição -
● Esta é uma forma estruturada de avaliar o processo de contratação e os
contratos envolvidos, desde as negociações até o encerramento
● Tem por objetivos identificar acertos e erros, durante o processo.

Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais -

● Quando você encerrar os contratos, uma atividade importante é atualizar os
ativos organizacionais que você possua.

Aula 02 - Liberando Recurso de Maneira

Planejada
Por definição, um projeto é algo único. Dessa forma, você vai alocar vários recursos
a ele, sendo estes humanos ou materiais. Com isso, você precisa planejar como
esses recursos serão alocados e como serão liberados.

Liberação de Recursos -

● liberar um recurso é deixá-lo disponível para a utilização em outros projetos.

● O importante é ter em mente que o planejamento da alocação e da liberação
dos recursos deve ser feito de maneira prévia, visando reduzir o risco e manter
as parcerias com fornecedores

Estratégia de Liberação -

Existem algumas formas de realizar esse trabalho, dentre elas vale a pena falar
sobre a:

Estratégia de liberação programada (ELP): consiste em deixar agendado as datas

de alocação e liberação de cada recurso.

Estratégia de liberação sob demanda (ELD): consiste em manter o

recurso enquanto necessário, mas sem agendamento de datas, e notificar
quando ele não será mais utilizado.