Gestão de Aquisições

1. PROCESSOS DE GESTÃO DE
AQUISIÇÕES

Gestão de Aquisições Prof. Me. Olavo Cabral Netto

 Conteúdo

! 1. Visão Geral
! 1.1 Introdução
! 1.2 Conceitos Básicos
! 1.3 Processos

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 e o escopo para os quais o projeto foi realizado.
s de execução – Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de
ojeto para o projeto.
1.1 Introdução
s de monitoramento e controle – Mede e monitora regularmente o progresso para
m relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas
do necessário para atender aos objetivos do projeto.
s de encerramento – Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz
e do projeto a um final ordenado. !
Grupos de Processos Iniciação:
! Define e autoriza o projeto ou a fase

! Planejamento:
! Define e refina os objetivos
! Planeja a ação necessária para alcançá-los
! Planeja o escopo para os quais o projeto foi
realizado

! Execução:
! Integra pessoas e outros recursos para
realizar o projeto

! Monitoramento e controle:
! Mede e monitora regularmente o progresso
! Identifica variações em relação ao plano
! Orienta ações corretivas quando necessário

! Encerramento:
! Formaliza a aceitação do produto, serviço ou
resultado e conduz o projeto ou uma fase do
projeto a um final ordenado
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 1.1 Introdução

Processos para assegurar que os diversos elementos do projeto

Integração estão adequadamente coordenados
Processos para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho
Escopo necessário, e tão somente o necessário
Processos para assegurar que o projeto será implementado no
Tempo prazo previsto
Processos para assegurar que o projeto será concluído dentro do
Custos orçamento aprovado
Processos para garantir que o projeto irá satisfazer as
Áreas de Qualidade necessidades para as quais ele foi empreendido
Conhecimento
Processos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas
RH envolvidas com o projeto
Processos para garantir geração, coleta, distribuição,
Comunicações armazenamento e controle das informações do projeto
Processos envolvidos na identificação, análise e resposta aos
Riscos riscos do projeto
Processos necessários à obtenção de bens e serviços externos à
Aquisições organização executora

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 1.1 Introdução

GRUPOS DE PROCESSOS
Monitoramento
Iniciação Planejamento Execução Encerramento
Controle
Integração ☐ ☐ ☐ ☐ ☐
ÁREAS DE CONHECIMENTO

Escopo ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Tempo ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Custo ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Qualidade ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

RH ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Comunicação ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Riscos ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Aquisições ☐ þ þ þ þ

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 1.2 Conceitos Básicos

! Processos de Gestão de Aquisições

! Planejar as aquisições
! Conduzir
! Administrar
Processos para ! Encerrar
comprar ou adquirir
produtos, serviços ou
resultados externos à ! Atividades
equipe do projeto ! Gerenciamento de contratos
! Controle de mudanças
! Adminitrar contratos
! Administrar pedidos de compra

Abrange a administração de todos os contratos

sob a responsabilidade da equipe do projeto.

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 1.2 Conceitos Básicos

! Os principais milestones da gestão de aquisições são:

! Planejar as aquisições: documentar das decisões de compras do projeto

! Análise de terceirização (make-or-buy)
! Identificação dos fornecedores em potencial
! Definição da abordagem de negociação com cada fornecedor

! Conduzir as aquisições: obter de respostas de fornecedores

! Seleção do fornecedor
! Adjudicação do contrato

! Administrar as aquisições: gerenciar das relações de aquisição

! Monitoramento do desempenho do contrato
! Realização de mudanças e correção, quando necessário

! Encerrar as aquisições: finalizar das aquisições do projeto

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 1.2 Conceitos Básicos

! Contratos
! Os processos de gestão de aquisições do projeto envolvem contratos
! São documentos legais entre comprador e fornecedor
! Representa um acordo mútuo que gera obrigações entre as partes e que obriga
! Fornecedor: oferecer produtos, serviços ou resultados especificados
! Comprador: fornecer uma contraprestação (monitária ou de outro tipo)

! As características do contrato dependem das relações e dos esforços

especificados entre as partes

Um contrato de aquisição inclui termos e condições gerais, além

de incorporar itens específicos que regem a relação entre
comprador e fornecedor

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 1.2 Conceitos Básicos

! Contratos - Ponto de Atenção!

! É de responsabilidade da equipe de
gerenciamento do projeto
A maioria das grandes
! Assegurar que todas as aquisições
organizações tem políticas
atendam às necessidades específicas do
projeto e procedimentos
! Assegurar que todas as aquisições documentados
cumpram com as políticas da organização

! As regras de aquisição são definidas por

políticas da empresa e determinam:
! Quem tem autorização para assinar
! Quem deve administrar esses acordos

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 1.2 Conceitos Básicos

! Aprovação e Revisão de Contratos

! O foco principal dos processos de aprovação e
A natureza de
obrigação legal dos
contrato requer que
haja um processo de
aprovação mais
abrangente
revisão de contratos é garantir que as
disposições do contrato:
! Descrevem os produtos, serviços ou resultados que
atenderão à necessidade identificada do projeto
! Não infringem nenhuma lei ou regulamentação
específica do setor
! Minimizem a exposição da empresa aos riscos não
acordados
! Atendem a todas as políticas da empresa

! Recomenda-se que a equipe do projeto tenha o

apoio de especialistas desde o início:
! Setor de compras
! Setor jurídico
! Setor técnico
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 1.2 Conceitos Básicos

! Ciclo de Vida do Contrato

! Assim como o projeto, cada contrato de aquisição
do projeto tem começo e fim
! Um contrato pode terminar durante qualquer fase do
ciclo de vida do projeto O relacionamento de
! Projetos complexos envolvem o gerenciamento compradores e
de múltiplos contratos ou subcontratos fornecedores pode
! Simultaneamente
existir em vários
! Sequencialmente
níveis
! O gerenciamento das aquisições deve ser
analisado sob a perspectiva do relacionamento
comprador-fornecedor
! Alguns riscos identificáveis do projeto podem ser
evitados, mitigados ou transferidos para um
fornecedor

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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
! Entradas
! Linha de base do escopo
! Documentação de requisitos
! Acordos de cooperação
! Registro dos riscos
! Decisões contratuais
relacionadas a riscos
! Requisitos de recursos das
atividades
! Linha de base de custos
! Fatores ambientais
! Processos organizacionais
Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições
! Ferramentas
! Análise make-or-buy
! Opiniões especializadas
! Tipos de Contratos
! Saídas
! Plano de gerenciamento
das aquisições
! Declaração de trabalho das
aquisições
! Decisões de fazer ou
comprar
! Documentos de aquisição
! Critérios para seleção de
fontes
! Solicitações de mudança
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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições
! Acordos de Cooperação

! São contratos legais entre duas ou mais entidades para formar uma parceria,
uma joint venture ou algum outro acordo definido entre as elas
! O acordo define as funções de comprador-fornecedor para cada parte
! Quando a oportunidade de negócio termina, geralmente o acordo se encerra junto

! Sempre que um acordo de cooperação estiver em vigor, o planejamento do

projeto será afetado significativamente
! Portanto, sempre que for estabelecido um acordo de cooperação em um projeto,
deve-se delimitar previamente:
! Papéis do comprador e do fornecedor
! Escopo da parceria
! Requisitos de concorrência
! Outras questões críticas (por exemplo: exclusividade, não competição, SLA, etc)

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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições
! Decisões contratuais relacionadas a riscos
! Essas decisões são relevantes para a elaboração do contrato de aquisição
! As principais decisões contratuais relacionadas a riscos são:
! Seguros
! Performance
! Riscos de engenharia
! Outros tipos
Celebrar um contrato é
! Garantias
um método para alocar
! Garantias reais: hipoteca, penhor, alienação fiduciária,
caução de títulos e caução de direitos creditórios ou compartilhar riscos
! Garantias fidejussórias: aval e fiança com o fornecedores
! Serviços
! Monitoramento das atividades
! Outros serviços
! Outros específicos para cada projeto

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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições
! Análise de terceirização (make-or-buy)
! Técnica geral utilizada para determinar se um trabalho específico pode ser
melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser adquirido de fontes
externas
! Às vezes, o recurso existe na organização que está realizando o projeto, mas não
esta disponível para ser alocado ao projeto

! Fatores que influenciam as decisões de fazer ou comprar

! Escopo/Qualidade: capacidade de realizar o serviço de acordo com o especificado
! Custos: restrições de orçamento do projeto
! Tempo: disponibilidade de recursos dentro e fora da organização
! Riscos: todos associados às relações com o fornecedor

! Se for tomada a decisão de comprar, pode ser necessária a análise de

comprar ou arrendar

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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições

! Tipos de Contratos
! O risco compartilhado entre o comprador e o fornecedor é determinado pelo
tipo do contrato.

! Os principais tipos de contrato utilizados em projetos são:

! Contratos de Preço Fixo
! Preço Fixo Garantido (PFG)
! Preço Fixo com Remuneração de Incentivo (PFRI)
! Preço Fixo com Ajuste Econômico (PFAE)
! Contratos de Custos Reembolsáveis
! Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)
! Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)
! Custo Mais Remuneraçãp Concedida (CMRC)
! Contratos por Tempo e Material (T&M)

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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições
! Plano de Gerenciamento das Aquisições
! Descreve como os processos de aquisições serão gerenciados
! Tipos de contratos
! Gerenciamento dos riscos
! Critérios de avaliação e estimativas
! Alçada da equipe do projeto
! Documentos padronizados
! Coordenação das aquisições com os demais aspectos do projeto
! Restrições e premissas
! Decisões de fazer-ou-comprar
! Datas agendadas de cada contrato
! Bônus de desempenho
! Identificar fornecedores pré-qualificados
! Métricas de aquisição
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 1.3 Processos de Gestão de Aquisições
Planejar as Aquisições
! Critérios de Seleção de Fontes
! São, geralmente, incluídos como parte dos documentos das solicitações
como forma de avaliar e classificar as propostas.
! Os critérios de seleção são:
! Preço de compra (incluindo os custos e todas as despesas subordinadas)
! Escopo do trabalho (entendimento da necessidade)
! Capacidade técnica (competência na produção do item especificado)
! Riscos (definição dos riscos assumidos na relação)
! Abordagem de gerenciamento (grau de monitoramento do trabalho)
! Abordagem técnica (metodologia específica para a realização do item)
! Garantias (tipos de garantia da prestação do serviço ou multas compensatórias)
! Capacidade financeira (necessidade de recursos para realização do trabalho)
! Capacidade de produção e interesse (disponibilidade para realização do trabalho)
! Tamanho e tipo de empresa (restrições de categoria – por exemplo, microempresa)
! Desempenho passado (histórico de sucessos)
! Referências (contatos que possam validar o trabalho)
! Direitos de propriedade intelectual (quem terá o direito sobre o produto final)

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