Aula 5 - A Energia Vital de Um Projeto

Gesto de Projetos
A energia Vital de um projeto
A energia vital de um projeto

Sumrio A energia vital de um projeto Listando os recursos os sete grupos de recurso A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno e aprovisionamento de recursos Calculando as necessidades de recursos Quantidade? Quanto custar? O recurso financeiro uma estimativa aproximada Planejamento concorrencial de recursos O cronograma dos recursos Controle de estoque

Sumrio
Controle de estoque Segurana e contabilidade do estoque O custo do atraso na entrega Tempo de resposta, ciclos do pedido e tempos de espera Hedging Estudo de caso: o projeto de navegao area Preciso das especificaes Contratos para o fornecimento de recursos Condies de pagamento
Equilibrando as alternativas
Aula 5 A energia vital de um projeto

Sumrio Aprovisionamento de maquinrio e equipamentos Decises sobre aluguel ou compra Prevendo as necessidades da fora de trabalho Etapas iniciais do planejamento da fora de trabalho Balanceando as necessidades da fora de trabalho Assistncia do computador na programao da fora de trabalho e outras necessidades de recursos Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades de mo-de-obra Levando em conta as condies locais e as caractersticas da fora de trabalho
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A energia vital de um projeto Sucesso do projeto >> Recursos >> Seu fornecimento > Sua administrao Projeto >> Algo novo
Combinao nica de tipo, qualidade e volume de recursos
Projetos >> Precisam de/ou >> Energia vital > Recursos Recursos >> Capital, tecnologia, equipamentos, mo-de-
obra qualificada Recursos necessrios > Cuidadosamente escolhidos, aquisio planejada corretamente especificada Disponvel quando necessrio >> Ser bem controlado
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A energia vital de um projeto Sucesso do projeto >> Recursos Base da Adm Pjt >> Preciso, direo, tempo limitado Importante prever e especificar necessidades do Pjt: corretos Excesso de recursos > Prejudicial e provoca: Desequilbrio, excesso de gastos, controle deficiente e fraude Recursos subdimensionados Estrangulamento. Item essencial? >> Fracasso Eficcia na administrao dos recursos Prever itens menos bvios >>Podem ser aspectos cruciais no processo

Andamento do projeto >> Decises de controle Influenciadas pela disponibilidade e utilizao de
recursos face a aspectos de custo, tempo e qualidade.

Etapa de planejamento Definio das necessidades de recursos
Eliminar dificuldades possveis de ocorrncia no
desenrolar do projeto

Listando os recursos Grupos de recursos Dinheiro Financiamento do projeto e atividades de apoio Materiais MP e produtos manufaturados Mercadorias Bens manufaturados de diversos tipos Maquinrio Inclui equipamento >> Do projeto ou para o Pjt Fora de trabalho Pessoas habilitadas >> Trabalhos especficos

Listando os recursos Grupos de recursos
Administrao, profissionais e especialistas Para administrao do projeto
Movimento
Transporte de pessoal e material

Listando os recursos Grupos de recursos Projetos podem necessitar: De itens nicos Recursos dominantes >> Devido a sua quantidade ou complexidade tcnica Escassez ou atraso na entrega >> Itens que so fundamentais resultar em atraso do projeto, aumento dos seus custos ou at em seu fracasso
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A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno e aprovisionamento de recursos Funes de obteno de recursos incluem Clculo das necessidades, quantidades e datas de entregas requeridas pelo projeto O que, quando e onde Definio e confirmao de especificaes e qualidades tcnicas Conferir / Confirmar os pedidos Verificao da melhor forma de fornecimento, mtodo e condies de compra Buscar a melhor opo para o projeto
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A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno e aprovisionamento de recursos Funes de obteno de recursos incluem Contratao e acordo, preos e prazos Entrega no momento certo Organizao de transporte e armazenamento Receber e controlar Confirmao de entregas Quantidades, qualidade, condio etc
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A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno e aprovisionamento de recursos Funes de obteno de recursos incluem Autorizaes de pagamento Aps recebimento do produto / servio Controle de uso, contabilidade e segurana dos depsitos Prevenir desvios Eliminao de excedentes Itens desnecessrios > Sem mais uso
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Calculando as necessidades de recursos Qual a quantidade e quanto custar Preldio: avaliar o escopo e os objetivos do projeto Estudo da viabilidade >> Informaes sobre Custos > Primeiros estudos > $$ Mtodos de operao, disponibilidade e fontes de abastecimento Possveis vantagens de maquinrio X Mo-de-obra Potenciais fornecedores Possibilidade de oferta de cotaes Especificaes iniciais de equipamentos, bens e outros servios
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O recurso financeiro uma estimativa aproximada
Estimativa aproximada do custo total do projeto s ser
avaliada aps a disponibilidade de preos dos itens essenciais adicionada acrescida da fora de trabalho Trabalhar com uma margem de capital Adicionar ao projeto recurso a mais >> Cobrir eventuais despesas
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Quando o projeto comea
Obteno da aprovao? Aps aprovao: Atividades de planejamento
Conduo dos detalhes sobre cada necessidade de recurso

Os detalhes de especificaes Qualidade,
disponibilidade, tempo de entrega, transporte e armazenamento sero esclarecidos Seleo dos fornecedores: Convidados a participar >> Avaliados e os contratos negociados
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Finanas e fluxo de caixa
Definio do quadro de material, maquinrio, mercadorias
e mo-de-obra >> Necessidades financeiras passam a ter um contorno mais ntido

Um exame das atividades do projeto
>> despesas maiores e estimativas de finanas
Confirma as
Detalhamento >> Aumento da preciso dos custos
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Planejamento concorrencial de recursos Planejamento das atividades Necessidades de recursos Desenvolvidos simultaneamente Planejamento possibilita listar recursos Quantidades, especificaes e cronograma Estruturao >> Montagem de planos-mestres Traro os custos totais estimados de cada atividade
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O cronograma dos recursos
Conhecendo necessidades >> Definio de cronograma Abordar cada item
Seu custo e data de entrega esperado

Cronograma ser atualizado medida que cada item
requisitado, seu pedido encaminhado, entregue e pago. Se custos subestimados >> Compensados por economias realizadas em outros itens
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Controle de estoques Possibilitar abastecimento eficiente Objetivo: atender as necessidades de recursos materiais Necessita saber: Onde, quando e como fazer um pedido Levantamento de necessidades Existe histrico? Possibilidade de uso de ferramentas?
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Controle de estoques >> Abastecimento eficiente Grandes estoques: difcil controle > Envolvem variveis Diversos usurios >> Alguns temporrios Importante: Regular os nveis de estoque Conhecer o tempo de resposta operacional entre o pedido Garantir itens que so regularmente utilizados
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Segurana e contabilidade de estoques Ativos fixos do projeto Sujeitos perda e roubos Efeitos Perda de tempo administrativo na investigao Substituio dos itens Possveis atrasos no cronograma
Administrao frouxa >> Conseqncias Influncia no moral da equipe
Desmotivao
Desconfiana
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Segurana e contabilidade de estoques Corrupo ou nepotismo Desconfianas atraindo suspeitas Incio da implementao do projeto Definio clara sobre autoridade do gestor Em relao a desembolsar fundos e firmar contratos de compra Auditagens promovem Transparncia da administrao Benefcio aos funcionrios do projeto
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Atraso na entrega
Conseqncias Quebra do cronograma Fornecedores de recursos fundamentais
Cuidadosamente analisados
Observar Aspecto tcnico
Confiabilidade
Capacidade financeira e de desempenho Responsabilidade s dos fornecedores?
rea financeira fez o pagamento previsto?
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Tempos de resposta
Tempo de resposta Tempo total entre a transmisso do pedido original e o
momento em que os bens so recebidos Tempo de resposta administrativo bens Tempo entre a definio da necessidade e o recebimento Tempo de ciclo Tempo que o fornecedor leva para obter ou produzir Gerente do projeto Confirmar a capacidade do fornecedor em cumprir contratos Recesso X Aquecimento da economia
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Hedging Aes desenvolvidas com o intuito minimizar riscos de fixao de preos Negociao de padro monetrio Compra a preos futuros Tempo de resposta longo Pesados riscos nos custos >> Afetando projeto Diminuio dos riscos dos preos: Comprar os bens e armazen-los at que sejam necessrios Contratar por um preo fixo Contratar a compra em dlares norte-americanos ou outra unidade monetria estvel
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Preciso das especificaes Especificao dos materiais >> Atender as necessidades Qualidade Preo Prazo Para os itens criticos do projeto prever Clusulas de penalidade Obs: Proteo real contra atraso ou falha
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Preciso das especificaes
Para: Os itens principais Qualidade, local e data de entrega, especificao
tcnica, preo, condio de pagamento Todo o trabalho do contrato Qualidade, extenso, data de concluso e custo Todo o suporte tcnico Natureza extenso, qualidade e custo Todos os postos-chave Durao do trabalho, responsabilidades, capacidade, qualificaes, experincias e remunerao
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Preciso das especificaes
Para Todo o treinamento para os funcionrios do projeto
de treinandos e padres mnimos de desempenho Padres de atendimento na manuteno para maquinrio e equipamento alugado ou com garantia de assistncia no contrato Especificao das condies de permanncia do equipamento Padres mnimos de manuteno a serem fornecidos para maquinrio ou equipamento comprado Idem ao alugado
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Nmero

Contrato para o fornecimento de recursos Efetivados aps Convite, tomada de preo ou concorrncia Recomendvel buscar especialista em Direito Prtica contratual em legislao alfandegria Critrios para contratao Manifestao de inteno Oferta e aceitao Considerao Forma de pagamento ou remunerao
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Contrato para o fornecimento de recursos Critrios para contratao Capacidade para contratar Representante legal da empresa? Realidade da inteno Inexistencia de erros ou de coero Legalidade do propsito Contrato destinado ao legal Formalidades Acordo deve seguir todos os requisitos formais legais
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Contrato para o fornecimento de recursos Administrao Pblica Seguir preceitos da Lei 8.666 que regula a aquisio para o fornecimento de bens e servios para rgos pblicos Os contratos para fornecimento dos projetos se baseiam em duas proposies: Preo global >> Por empreitada Preo global com incentivo Cost-plus >> Por administrao (Lei 8666 >> Veta)
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Contrato para o fornecimento de recursos Caractersticas dos contratos Contratos por preo global Mais comum das formas de contratar Adequao >> Se materiais / tarefas claramente especificadas O contratato reembolsado pelo trabalho efetuado Caracterizado por monitoramento rigoroso entre as partes Aps assinatura contratado trocar tempo X recurso Prever salvaguardas >> Dificuldade de aplicao? Mudana no projeto >> Pagamento adicional
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Contrato para o fornecimento de recursos Caractersticas dos contratos Contratos por preo global com incentivo Variante do preo global Partes concordam com: Custo-alvo Lucro-alvo do contratado Se custo for menor que o previsto Contratato recebe bonificao Se o custo extrapola o previsto Diferena bancada pelo contratante e contratado
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Contrato para o fornecimento de recursos Caractersticas dos contratos Contratos por administrao Reembolsa o contratado pelo trabalho efetuado Lucro do contratado Percentagem do custo total Concorrncia pode tomar menos tempo Necessidades do projeto vagamente definidas Evitar aumento de preos >> Monitoramento eficaz
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Condies de pagamento Projetos de menor porte Entregas regulares >> 30 dias Projetos mais sofisticados >> Por etapa ou progresso Entrega de estruturas Grandes maquinrios Preparao do canteiro As formas de pagamento devem estar legalmente aprovadas e expressas no contrato
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Equilibrando as alternativas Avaliao das necessidades >> Atividade complexa Possibilidades oferecidas Mo de obra X Maquinrio Aplicao de prticas em outros locais Atividades que vislubram economia podem ser revestidas de mais gasto e perda de tempo Analisar / estudar todas as variveis que envolvem o projeto Cultura, economia Poltica, seguranaetc
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Maquinrio e equipamentos Decises entre custos de maquinrio e mo-de-obra exigem informaes sobre: Custo inicial do equipamento Durao da vida til Valor estimado de revenda Custos de manuteno e reparo Custos de operao de mquinas Custos de mo-de-obra para a atividade Custo de treinamento especial relativo mquina ou ao mtodo
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Maquinrio e equipamentos Decises entre custos de maquinrio e mo-de-obra exigem informaes Estudos devem considerar Qualidade do trabalho produzido pelas mquinas Valor de revenda da mquina Diminuio de impostos >> Depreciao Incentivos fiscais Verificar ainda Custo ao longo do ciclo de vida Utilizao do maquinrio em outros projetos
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Aluguel ou compra? Aluguel pode ser atraente se a aquisio do equipamento for muito cara Essas decises sero basedas: Disponibilidade de fundos para compra Custo do financiamentoda compra Aplicar $ ou adquirir equipamento Vida til da mquina Custo de possvel quebra e/ou manuteno Valores atuais de pagamentos futuros Valor provvel de revenda do ativo quando o projeto for concludo
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Prevendo as necessidades da fora de trabalho Mo de obra >> Avaliar Disponibilidade, qualidade e custo da fora de trabalho Variaes entre regies Objetivo do Gerente Buscar melhor qualidade com a menor quantidade de fora de trabalho Prever tempo e dificuldades para Recrutamento, testes, seleo e treinamento Atentar para possveis acordos sindicais Tudo deve estar previsto no oramento do projeto
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Etapas iniciais do planejamento da fora de trabalho
S tem como prever a fora de trabalho depois que cada
lista de recurso elaborada de acordo com sua atividade fim Anlisar se a utilizao de determinado maquinrio limitar o custo da mo-de-obra Elaborar planilha para resumir as estimativas iniciais de necessidades de fora de trabalho destacando Categoria, total de homens/dia, custo dirio Custo estimado
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Balanceando as necessidades da fora de trabalho
Reprogramar atividades >> Tarefas sequenciadas Alocar mo-de-obra de acordo com a capacidade tcnica
Aproveitar os recursos humanos em outras frentes do
projeto Trocar tempo por mo de obra Evitar a rotatividade da mo-de-obra Diminuio de despesas adicionais ao projeto Diminuio da necessidade de treinamento Diminuio da rotatividade >> Aumento da satisfao
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Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades de mo-de-obra Baseia-se na Lei de Wright ilustra a relao entre repetio, velocidade e o modo pelo qual a produo aumenta com a prtica ela aplicada para situaes onde a velocidade de resultados fator importante. Seus efeitos podem ser observados em uma gama de tarefas cientficas, escriturais e administrativas, em que a familiaridade e a prtica resultam em reduo do tempo exigido para uma atividade ou operao
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Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades de mo-de-obra Durao da aprendizagem Tempo
Durao da atividade Produo

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Levando em conta as condies locais e caractersticas da fora de trabalho Recrutamento apressado Sinnimo de dificuldades para o projeto Conforme as caractersticas da localidade dever ser formulado plano alternativo de modo a propiciar aos funcionrios do projeto melhores condies de ambientao Habitao, assistncia mdica Adiantamentos, recreao...etc Se uma determinada especialidade ou categoria de fora de trabalho for empregada dever ser observada legislao especfica de maneira a preservar a integridade e prever seus custos
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Concluso
Recursos Responsabilidades do gerente
Clculo das necessidades

Provimento dos meios Cuidados com estoques
Caractersticas da localidade
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